M a t t h i a s B a l b i e r z Bad Tölz, 1. August 2008 Klammergasse 2. Neues Reisekostenrecht. Steuerberater Postfach

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1 M a t t h i a s B a l b i e r z Bad Tölz, 1. August 2008 Klammergasse 2 Steuerberater Postfach 1509 Telefon / Telefax / info@steuerkanzlei-balbierz.de Neues Reisekostenrecht 1. Überblick Das steuerliche Reisekostenrecht zeichnete sich bisher durch eine Fülle von Einzelregelungen und Ausnahmetatbeständen aus, die in ihrer Gesamtheit kaum mehr zu überblicken waren. Insbesondere die Differenzierung der Reisetätigkeiten nach Dienstreise, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit und die sich hieran anschließenden unterschiedlichen Erstattungsmöglichkeiten waren in der Praxis mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden. Der Bundesfinanzhof hat bereits mit Wirkung ab dem Jahr 2006 seine Rechtsprechung zur Berücksichtigung von Reisekosten an Arbeitnehmer erheblich weiter entwickelt. Die Finanzverwaltung hat darauf reagiert und die aktuelle BFH-Rechtsprechung zum Anlass genommen, das steuerliche Reisekostenrecht im Rahmen der Lohnsteuer-Richtlinien 2008 insgesamt neu zu ordnen. Von der zum in Kraft getretenen grundlegenden Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ist jedes Unternehmen betroffen, das seinen Arbeitnehmern Reisekosten erstattet. Im Folgenden werden deshalb die wichtigsten Grundzüge der Neuausrichtung des Reisekostenrechts und deren Praxisauswirkungen behandelt. Hinweis Die nachfolgenden Ausführungen können jedoch nur einen Überblick über die neuen Reisekostengrundsätze geben. Bei Rückfragen steht Ihnen Ihr Steuerberater als kompetenter Ansprechpartner für eine individuelle Beratung jederzeit zur Verfügung. 2. Bisherige Unterscheidung im Reisekostenrecht Die bisherige und über Jahrzehnte gewachsene Differenzierung in die verschiedenen Reisetätigkeiten Dienstreise, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit...

2 - 2 - und die sich hieran anschließenden unterschiedlichen Erstattungsmöglichkeiten von Reisekosten wird ab dem nicht mehr fortgeführt. Die bisher verschiedenen Reisetätigkeiten werden durch die Finanzverwaltung ab dem Jahr 2008 zu einer einheitlichen beruflichen Auswärtstätigkeit zusammengeführt. Höhe und Dauer des steuerfreien Reisekostenersatzes durch den Arbeitgeber hängt zukünftig nicht mehr davon ab, welche Art der beruflichen Auswärtstätigkeit der Arbeitnehmer durchführt. Hinweis Durch die Abschaffung der unterschiedlichen Reisetätigkeiten entfällt für den Arbeitgeber zukünftig die Prüfung und anschließende Zuordnung, welche Reisetätigkeit der Arbeitnehmer ausführt. 3. Die neue, einheitliche berufliche Auswärtstätigkeit Durch die neuen Lohnsteuer-Richtlinien 2008 wird die bisherige Dreiteilung des Reisekostenrechts vollständig aufgegeben. Erstmals wird in R 9.4 Abs. 1 LStR 2008 der Begriff Reisekosten einheitlich wie folgt definiert: Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Anstelle der bisher unterschiedlichen Reisetätigkeiten wird zukünftig nur noch der einheitliche Begriff der "beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit" verwendet. Führt der Arbeitnehmer eine berufliche Reise durch, gelten ab erstmals einheitliche Grundsätze für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtund Übernachtungskosten. 4. Weitestgehende Aufhebung der zeitlichen Beschränkung Der Bundesfinanzhof hat zuletzt in mehreren Urteilen entschieden, dass die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht durch bloßen Zeitablauf von drei Monaten zur weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers wird. Die Finanzverwaltung ist der Ansicht des BFH nun gefolgt und hat durch die Aufnahme der Begrifflichkeit der "vorübergehenden Abwesenheit" in R 9.4 Abs. 2 Satz 1 LStR 2008 die Grundlage geschaffen, dass auch bei längerfristigen Beschäftigungen an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, der Beschäftigungsort nach Ablauf von drei Monaten nicht zur neuen regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers wird. Hinweis Lediglich für den Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen hält die Finanzverwaltung an der Dreimonatsregelung fest.

3 - 3 - Ein Angestellter, der seine regelmäßige Arbeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers in Frankfurt hat, wird für die Betreuung eines Projekts vom an eine Niederlassung des Arbeitgebers nach München abgeordnet. Anschließend kehrt er nach Frankfurt zurück. Ergebnis: Während nach alter Rechtslage die Niederlassung in München nach Ablauf von drei Monaten (ab ) zur neuen regelmäßigen Arbeitsstätte geworden wäre, handelt es sich nach neuer Rechtslage für den gesamten Zeitraum der Beschäftigung in München um eine vorübergehende Auswärtstätigkeit. Folge: Der vorübergehende Tätigkeitsort in München wird nicht nach Ablauf von drei Monaten zur weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers. Für den gesamten Zeitraum der Beschäftigung in München kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die angefallenen Fahrt- und Übernachtungskosten steuerfrei ersetzen. Lediglich die steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate der Tätigkeit und somit nur bis möglich. 5. Neuauslegung des Begriffs der "regelmäßigen Arbeitsstätte 5.1 Allgemein Neben der Vereinheitlichung der bisher unterschiedlichen Reisetätigkeiten wird im Zuge der Neukonzeption des steuerlichen Reisekostenrechts auch der für die Reisekostenerstattung wichtige Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" neu definiert. Nach R 9.4 Abs. 3 Satz 1 LStR 2008 stellt die regelmäßige Arbeitsstätte den ortsgebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers dar, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Für die Begründung einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist ab dem Jahr 2008 maßgebend, dass der Arbeitnehmer einer ortsfesten und dauerhaften betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers zugeordnet ist und er diese mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Nicht mehr maßgebend sind, die Art und der (zeitliche) Umfang sowie der Inhalt der dort ausgeführten Tätigkeit. 5.2 Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers Durch die Neudefinition des Begriffs der "regelmäßigen Arbeitsstätte" stellt sich zwangsläufig für den Arbeitgeber die Frage, wann die Tatbestandsvoraussetzung des "Aufsuchens des Betriebs mit einer gewissen Nachhaltigkeit" in der betrieblichen Praxis gegeben ist. Die Antwort darauf liefert die in R 9.4 Abs. 3 Satz 4 LStR 2008 festgelegte Vereinfachungsregelung. Diese sieht vor, dass von einer regelmäßigen Arbeitsstätte bereits dann auszugehen ist, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird.

4 - 4 - Alte Rechtslage bis 2007: Ein Außendienstmitarbeiter musste sich nach alter Rechtslage einen (kompletten) Arbeitstag in der Woche im Betrieb des Arbeitgebers aufhalten, um dort seine regelmäßige Arbeitsstätte zu begründen. Hierbei konnte es sich auch um den Tag mit der kürzesten Arbeitszeit (z. B. Freitag) handeln. Neue Rechtslage ab 2008: Ab dem Jahr 2008 ist es bereits ausreichend, wenn der Außendienstmitarbeiter lediglich einmal je Woche den Betrieb des Arbeitgebers nur kurz aufsucht, um dort z. B. Aufträge oder Waren in Empfang zu nehmen. Ein ganztätiger Verbleib im Betrieb des Arbeitgebers ist somit nicht mehr Voraussetzung, um dort seine regelmäßige Arbeitsstätte zu begründen. Der Betrieb des Arbeitgebers stellt neuerdings bereits dann die regelmäßige Arbeitsstätte dar, wenn der Arbeitnehmer diesen Ort nur aufsucht, um dort Aufträge entgegenzunehmen oder Bericht zu erstatten. Selbst wenn der Arbeitnehmer lediglich ein Dienstfahrzeug am Betriebssitz übernimmt um anschließend weiterzufahren, begründet er seine regelmäßige Arbeitsstätte am Betrieb des Arbeitgebers, wenn er die betriebliche Einrichtung nachhaltig aufsucht. Hinweis Die neue, erheblich erweiterte Begriffsauslegung hat für die Reisekostenerstattung ab dem Jahr 2008 zur Folge, dass weit aus mehr Arbeitnehmer als bisher ihre regelmäßige Arbeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers begründen. Folgen können sich beispielsweise für Arbeitnehmer ergeben, die nach alter Rechtslage keine regelmäßige Arbeitsstätte begründeten und denen ein Firmenfahrzeug zur Verfügung steht. Ein Polier, der an ständig wechselnden Einsatzstellen (Baustellen) tätig ist und dem ein Dienstfahrzeug zur uneingeschränkten Nutzung zur Verfügung steht, sucht einmal in der Woche den Betriebssitz des Arbeitgebers für max. 1-2 Stunden auf, um dort Pläne und Aufträge abzugeben und entgegenzunehmen. Ergebnis: Obwohl sich der Polier nur kurz am Betriebs sitz aufhält, begründet er nach neuer Rechtslage dort seine regelmäßige Arbeitsstätte. Dies hat für die Firmenwagenbesteuerung ab dem Jahr 2008 zur Folge, dass ein zusätzlicher geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung Arbeitsstätte anzusetzen ist. Abwandlung: Würde der Arbeitnehmer nur alle 14 Tage den Betrieb des Arbeitgebers aufsuchen, würde er dort nach neuer Rechtslage keine regelmäßige Arbeitsstätte begründen. Der Ansatz des zusätzlichen geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte könnte dann unterbleiben. Da die Vereinfachungsregelung zur Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte auf die durchschnittliche Zeitdauer von einem Arbeitstag je Arbeitswoche im Kalenderjahr abstellt, führt auch eine zusammenhängende Tätigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb von mehr als 46 Arbeitstagen (52 Kalenderwochen abzüglich sechs Wochen Urlaub) zu der Begründung einer regelmäßigen Arbeitsstätte.

5 - 5 - Ein überwiegend im Außendienst beschäftigter Arbeitnehmer hält sich in der auftragsschwächeren Herbst und Winterperiode von Mitte Oktober bis Ende 2008 an 52 Tagen ausschließlich im Betrieb des Arbeitgebers auf. Ergebnis: Obwohl der Außendienstmitarbeiter im Jahr 2008 den überwiegenden Teil seiner Arbeitszeit auswärts tätig war, ist der Betrieb des Arbeitgebers als regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen, da er dort zusammenhängend an mehr als 46 Arbeitstagen im Kalenderjahr anwesend ist. 5.3 Mehrere regelmäßige Arbeitsstätten innerhalb eines Arbeitsverhältnisses Nach dem neuen Lohnsteuer-Richtlinientext liegt eine Auswärtstätigkeit vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und "an keiner seiner regelmäßige(n) Arbeitsstätte(n)" beruflich tätig wird. Hierdurch wird klargestellt, dass ein Arbeitnehmer innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses mehrere regelmäßige Arbeitsstätten haben kann, wenn er diese nachhaltig und dauerhaft immer wieder aufsucht. Ein Filialleiter betreut gleichzeitig zwei Filialen in Frankfurt und Offenbach. In der Filiale in Frankfurt ist er regelmäßig an drei Tagen, in der Niederlassung in Offenbach an zwei Tagen in der Woche nachhaltig und immer wieder tätig. Ergebnis: Da der Filialleiter beide Niederlassungen mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht, hat er an beiden Filialen seine regelmäßigen Arbeitsstätten. Er führt keine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit durch, wenn er die Filialen von der Wohnung aus aufsucht. Ein Reisekostenersatz hierfür ist nicht möglich. Bei den Fahrten zwischen seiner Wohnung und der jeweiligen Filiale handelt es sich um (steuerpflichtige) Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. 5.4 Regelmäßige Arbeitsstätte an nicht arbeitgebereigenen Einrichtungen Ebenfalls präzisiert hat die Finanzverwaltung ab dem Jahr 2008, dass Arbeitnehmer auch an einer nicht arbeitgebereigenen Einrichtung ihre regelmäßige Arbeitsstätte begründen können. Nach R 9.4 Abs. 3 Satz I LStR 2008 ist die regelmäßige Arbeitsstätte der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Die regelmäßige Arbeitsstätte kann deshalb z. B. der Betrieb des Entleihers sein, wenn die Tätigkeit des Arbeitnehmers dort auf Dauer angelegt ist. Eine bei einer Zeitarbeitsfirma angestellte Sekretärin wird das ganze Jahr und ausschließlich an ein mittelständisches Unternehmen entliehen. Die Arbeitnehmerin sucht die Zeitarbeitsfirma bei der sie angestellt ist, nur einmal im Monat auf, um dort ihre Arbeitszeitnachweise abzugeben. Ergebnis: Da die Tätigkeit der Arbeitnehmerin im Entleiherbetrieb auf Dauer angelegt ist, führt sie keine berufliche Auswärtstätigkeit durch, wenn sie den Entleiherbetrieb jeden Tag direkt von ihrer Wohnung aus aufsucht. Die nichtarbeitgebereigene Einrichtung ist vielmehr als regelmäßige Arbeitsstätte der Leiharbeitnehmerin anzu-

6 sehen. Die Zeitarbeitsfirma kann der Sekretärin keine steuerfreien Reisekosten z. B. für die Fahrten von der Wohnung zum Entleiherbetrieb erstatten Tätigkeit auf einem Fahrzeug oder an wechselnden Einsatzstellen Die Beschränkung der regelmäßigen Arbeitsstätte auf ortsfeste Einrichtungen des Arbeitgebers oder nichtarbeitgebereigene Einrichtungen bedeutet jedoch nicht, dass Arbeitnehmer die ihre Tätigkeit überwiegend auf einem Fahrzeug oder an ständig wechselnden Einsatzstellen ausüben, keine regelmäßige Arbeitsstätte begründen können. In diesen Fällen wird häufig der Betrieb des Arbeitgebers oder eine betriebliche Einrichtung (z. B. Fahrzeugdepot) als regelmäßige Arbeitsstätte des Arbeitnehmers in Frage kommen. Ein Kraftfahrer fährt täglich von seiner Wohnung zum Betrieb des Arbeitgebers und übernimmt dort seinen Lkw für Fahrten im gesamten Großstadtbereich. Ergebnis: Obwohl der Arbeitnehmer seine Tätigkeit auf dem Lkw ausübt, begründet er am Betrieb des Arbeitgebers seine regelmäßige Arbeitsstätte, weil er die betriebliche Einrichtung nachhaltig immer wieder aufsucht. Ein Bauarbeiter wird regelmäßig auf verschiedenen Baustellen des Arbeitgebers eingesetzt. Er fährt täglich mit seinem Privat-Pkw zum Betrieb des Arbeitgebers, um von dort mit einem Kleinbus des Arbeitgebers zu den jeweiligen Baustellen weiter befördert zu werden. Ergebnis: Obwohl der Arbeitnehmer an ständig wechselnden Einsatzstellen seine Arbeit ausübt, begründet er am Betrieb des Arbeitgebers seine regelmäßige Arbeitsstätte, weil er den Betriebssitz nachhaltig und dauerhaft immer wieder aufsucht. Dass er an der betrieblichen Einrichtung lediglich das Firmenfahrzeug besteigt ohne dort seine eigentliche Tätigkeit auszuüben, ist nicht von Bedeutung. 6. Erstattungsfähige Reisekosten ab Allgemein Während die zentralen Begriffe des Reisekostenrechts im Zuge der Neuausrichtung ab 2008 zum Großteil neu definiert wurden, sind bei den erstattungsfähigen Reisekostenaufwendungen keine grundlegenden Änderungen in Kraft getreten. Zu den vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzbaren Aufwendungen zählen somit weiterhin Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten sowie... Reisenebenkosten,

7 - 7 - sofern diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers, die Reisedauer und der Reiseweg sind aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. 6.2 Fahrtkosten Fahrtkosten des Arbeitnehmers, die für die Durchführung einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen, können in Höhe der tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Fahrzeugkosten oder in Form von pauschalen Kilometersätzen vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Da die Erstattung der tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen anteiligen Gesamtkosten des Privat- Fahrzeugs sehr verwaltungsintensiv ist, erfolgt der Ersatz von Fahrtkosten in der Regel anhand der pauschalen Kilometersätze. Bei Benutzung eines Arbeitnehmer-Fahrzeugs (Pkw) für eine berufliche Auswärtstätigkeit, kann der Arbeitgeber pauschal 0,30 Euro für jeden beruflich zurückgelegten Kilometer steuerfrei ersetzen. Hinweis Durch die Neuausrichtung des Reisekostenrechts können ab Fahrtkosten für eine beruflich veranlasste vorübergehende Auswärtstätigkeit dem Arbeitnehmer zeitlich unbegrenzt steuerfrei erstattet werden. 6.3 Abschaffung der 30 km-grenze Nach alter Rechtslage konnten Arbeitnehmer, die eine Einsatzwechseltätigkeit ausübten Fahrtkosten nur dann als Reisekosten steuerfrei erhalten, wenn die Entfernung zwischen ihrer Wohnung und der auswärtigen Einsatzstelle mehr als 30 km betrug. Diese, die betriebliche Reisekostenerstattung erheblich erschwerende Sonderregelung wird ab dem nicht mehr fortgeführt. Für die Erstattung von Fahrtkosten anlässlich einer Auswärtstätigkeit kommt es somit nicht mehr auf die Entfernung zwischen Wohnung und auswärtiger Einsatzstelle an. Ein Bauarbeiter fährt mit seinem Privat-Pkw direkt von seiner Wohnung zu verschiedenen Baustellen des Arbeitgebers ohne den Betrieb des Arbeitgebers nachhaltig aufzusuchen. Die Baustellen befinden sich überwiegend in der näheren Umgebung (bis ca. 30 km) seines Wohnortes. Ergebnis: Bis war kein steuerfreier Ersatz von Fahrtkosten für die Fahrten zu den Baustellen möglich, wenn die Entfernung zwischen Wohnung und den Einsatzstellen 30 km nicht überstieg. Ab dem Jahr 2008 ist die steuerfreie Erstattung von Fahrtkosten ohne Prüfung der 30-km-Grenze und zeitlich uneingeschränkt möglich.

8 Verpflegungsmehraufwendungen Neben Fahrtkosten können dem Arbeitnehmer für die Durchführung einer beruflichen Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei ersetzt werden. Bereits seit dem Jahr 1996 können Verpflegungsmehraufwendungen ausschließlich in Form von Pauschbeträgen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Die Verpflegungspauschbeträge sind nach der Dauer der Abwesenheit gestaffelt. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand betragen bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden mindestens 14 Stunden 24 Euro 12 Euro mindestens 8 Stunden 6 Euro Üben Arbeitnehmer eine vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, die über die Dauer von drei Monaten hinausgeht, ist für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ab grundsätzlich die Dreimonatsfrist zu beachten. Ein Arbeitnehmer wird für sechs Monate von seiner regelmäßigen Arbeitsstätte in Berlin zu einer Niederlassung nach Stuttgart abgeordnet. Ergebnis: Der Arbeitgeber kann lediglich für die ersten drei Monate der vorübergehenden auswärtigen Tätigkeit in Stuttgart Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten. Nach Ablauf von drei Monaten ist kein steuerfreier Ersatz von Verpflegungspauschbeträgen mehr möglich. Ab neu zu beachten ist, dass ein nur gelegentliches Aufsuchen einer auswärtigen Tätigkeitsstätte dazu führt, dass auch nach Ablauf von drei Monaten dort keine neue regelmäßige Arbeitsstätte begründet wird und die Dreimonatsfrist somit keine Anwendung findet. Dieser Grundsatz findet Anwendung, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte vom Arbeitnehmer an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Durch ein nur gelegentliches Aufsuchen der auswärtigen Arbeitsstätte wird keine weitere (gleichwertige) regelmäßige Arbeitsstätte begründet. Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber den Auftrag neben seiner Beschäftigung am Betriebssitz ein Projekt in einer 100 km entfernten Niederlassung zu betreuen. Die Dauer des Projekts soll 8 Monate betragen. Der Mitarbeiter sucht die Niederlassung des Arbeitgebers für die Projektarbeiten regelmäßig an einem Tag in der Woche auf. Ergebnis: Die Tätigkeit an der Niederlassung des Arbeitgebers ist auf Grund des nur gelegentlichen Aufsuchens im Vergleich zu den am Betriebssitz verrichteten Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung. Da der Arbeitnehmer die Niederlassung nur an einem Arbeitstag in der Woche aufsucht, ist der auswärtige Beschäftigungsort auf Grund Dauer und Gewicht der Tätigkeit nicht der regelmäßigen Arbeitsstätte am Betriebssitz gleichgeordnet. Für die wöchentlichen Projektsitzungen können dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen für den gesamten Zeitraum von 8 Monaten steuerfrei gewährt werden.

9 Übernachtungskosten Fallen im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit Übernachtungskosten an, kann der Arbeitgeber diese Aufwendungen dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten und zwar mit den tatsächlich nachgewiesenen Kosten der Übernachtung oder mit einem Pauschbetrag von 20 Euro je Übernachtung im Inland bzw. bei Übernachtungen im Ausland mit länderweise unterschiedlichen Übernachtungspauschbeträgen. Ersetzt der Arbeitgeber die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung sind diese grundsätzlich anhand von Einzelnachweisen (z. B. Hotel- oder Pensionsrechnungen etc.) zu belegen. Gewährt der Arbeitgeber den Pauschbetrag für Übernachtung von 20 Euro je Übernachtung im Inland, muss auf Grund der Entfernung des Reiseortes oder anhand anderer Belege glaubhaft gemacht werden, dass eine Übernachtung stattgefunden hat. Bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers am selben Beschäftigungsort konnte der Arbeitgeber bis nach Ablauf von drei Monaten Übernachtungskosten nur im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung steuerfrei ersetzen. Durch die Neuausrichtung des Reisekostenrechts geht jedoch ab dem Jahr 2008 eine vorübergehende berufliche Auswärtstätigkeit nicht nach Ablauf von drei Monaten in eine doppelte Haushaltsführung über. Dies hat zur Folge, dass der Arbeitgeber für die gesamte Dauer der vorübergehenden beruflichen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers und damit auch über drei Monate hinaus Übernachtungsaufwendungen des Arbeitnehmers entweder nach Einzelnachnachweis oder mit der Übernachtungspauschale ii1 Höhe von 20 Euro steuerfrei erstatten kann. Neuer Abzugsbetrag bei Übernachtung inklusive Frühstück Erfolgt die Erstattung der Aufwendungen für Übernachtung nach den tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und weist der Zahlungsbeleg des Hotels oder der Pension nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung aus, muss der Arbeitgeber für die Erstattung der "reinen" Übernachtungskosten einen Kürzungsbetrag in Abzug bringen. Der Gesamtpreis ist zur Ermittlung der erstattungsfähigen Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für Frühstück um 20 %, für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden. Damit ergibt sich bei Übernachtungen im Inland anstelle des bisherigen Abzugsbetrags für ein in der Rechnung enthaltenes Frühstück von 4,50 Euro (Jahr 2007), ab dem ein Kürzungsbetrag in Höhe von 4,80 Euro (20 % von 24 Euro).

10 Ein Arbeitnehmer führt eine zweitägige berufliche Auswärtstätigkeit durch und übernachtet in einern Hotel. Die Hotelrechnung führt nur einen Gesamtpreis für Übernachtung inklusive Frühstück auf. Übernachtung inkl. Frühstück 120,00 Euro zur Ermittlung der reinen Übernachtungskosten sind abzuziehen 4,80 Euro Der Arbeitgeber kann steuerfrei erstatten 115,20 Euro Die neue Kürzungsregelung ist insbesondere für sog. Seminar- oder Tagungspauschalen von Bedeutung, bei denen häufig nur ein Gesamtbetrag für Übernachtung inklusive Verpflegung der Seminarteilnehmer ausgewiesen wird. Ein anderer - in der Regel günstigerer - Bewertungsabschlag ist jedoch auch weiterhin möglich, wenn der Arbeitgeber vor Antritt der jeweiligen Auswärtstätigkeit für den Arbeitnehmer eine Unterkunft einschließlich Frühstück z. B. in einem Hotel bucht. Da in diesem Fall die Übernachtung als vom Arbeitgeber direkt veranlasst anzusehen ist, kann der Frühstücksanteil mit dem amtlichen (günstigeren) Sachbezugswert (Jahr 2008: 1,50 Euro) erfasst werden und zwar unabhängig davon, ob der Preis für das Frühstück einzeln auf der Rechnung ausgewiesen ist oder nicht. Ein Arbeitnehmer mit Wohnsitz und regelmäßiger Arbeitsstätte in München muss sich für einen Geschäftstermin zwei Tage beruflich in Berlin aufhalten. Der Arbeitgeber bucht im Voraus für den Arbeitnehmer in Berlin ein Hotelzimmer. Die Hotelrechnung beinhaltet nur einen Gesamtbetrag für Übernachtung inklusive Frühstück von 110 Euro/Tag. Ergebnis: Da die Übernachtung inkl. Mahlzeitengewährung vom Arbeitgeber veranlasst wurde, ist der Wert der unentgeltlich gewährten Verpflegung (hier Frühstück) mit den maßgebenden Sachbezugswert als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Beim Arbeitnehmer ist der Betrag von 1,50 Euro (Sachbezugswert Frühstück) als geldwerter Vorteil dem Arbeitslohn zuzurechnen. Dem Arbeitnehmer können durch den Ansatz des Sachbezugsbezugswertes für Frühstück, die jeweils zutreffenden Verpflegungspauschalen ungekürzt steuerfrei gewährt werden.