Referat: Steuern, Finanzen Stand: Dezember 2012 Ansprechpartner: Jörg Rummel IHK-Service: Tel. 089 / Durchwahl: -1633

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1 MERKBLATT Recht und Steuern REISEKOSTEN INLAND Die IHK informiert über die steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Dienst- und Geschäftsreisen im Inland auf Grundlage der von der Finanzverwaltung veröffentlichten Lohnsteuer-Richtlinien 2011 (LStR 2011). Einleitung... 1 Begriff der Reisekosten... 2 Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit... 2 Regelmäßige Arbeitsstätte... 3 Vorübergehende Tätigkeit... 4 Fahrtkosten... 4 Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel... 5 Benutzung von Firmenfahrzeugen... 5 Benutzung von privaten Fahrzeugen... 5 Verpflegungsmehraufwendungen bei Inlandsreisen... 6 Längerfristige Auswärtstätigkeit Dreimonatsfrist... 7 Unentgeltliche Verpflegung... 8 Übernachtungskosten bei Inlandsreisen... 8 Reisenebenkosten EINLEITUNG Das Merkblatt behandelt sowohl Reisekosten von selbstständigen Unternehmern als auch von Arbeitnehmern. Bei Unternehmern kommt die Geltendmachung der Reisekosten als Betriebsausgaben in Betracht. Arbeitnehmer können die Reisekosten entweder vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet erhalten (Regelfall) oder sie im Rahmen der Referat: Steuern, Finanzen Stand: Dezember 2012 Ansprechpartner: Jörg Rummel IHK-Service: Tel. 089 / Durchwahl: Anschrift: Balanstraße Fax: München rummel@muenchen.ihk.de Homepage:

2 Seite 2 von 11 persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen (Ausnahme: Übernachtungspauschalen). Unternehmer und Arbeitnehmer werden dabei grundsätzlich gleich behandelt. Im Folgenden wird aus Vereinfachungsgründen auf Arbeitnehmer abgestellt, die Ausführungen gelten für Unternehmer entsprechend (vgl. Verweis in R 4.12 Abs. 2 EStR). In beiden Fällen ist zu prüfen, in welchem Umfang die Reisekosten geltend gemacht werden können. Der Ansatz pauschaler Kilometersätze ist bei Unternehmern jedoch nur für private Beförderungsmittel zulässig. BEGRIFF DER REISEKOSTEN Bis einschließlich 2007 wurde bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit unterschieden. Seit 2008 ist diese Differenzierung entfallen und die Tätigkeiten werden unter dem neuen Begriff beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vereinheitlicht. Reisekosten sind danach die so gut wie ausschließlich durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehenden Aufwendungen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Für alle dienstlichen Reisetätigkeiten dürfen künftig dieselben Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Sie liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Erledigt der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in einem mehr als geringfügigen Umfang private Angelegenheiten, sind die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen zu trennen. Ist das nicht auch nicht durch Schätzung möglich, gehören die gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen der Lebensführung.

3 Seite 3 von 11 Regelmäßige Arbeitsstätte Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers. Hierzu zählt insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht, z. B. Betrieb oder Zweigbetrieb. Beachte: In mehreren Urteilen aus dem Jahr 2011 hat der Bundesfinanzhof (BFH) neue Kriterien zur Bestimmung des Arbeitsstättenbegriffs festgelegt. Entgegen seiner bisherigen Rechtsprechung hat der BFH entschieden, dass ein Arbeitnehmer je Dienstverhältnis nicht mehr als eine regelmäßige Arbeitsstätte haben kann. Gleichzeitig kehrt der BFH zu seiner früheren quantitativen und qualitativen Abgrenzung des Tätigkeitsmittelpunktes zurück. Die bisherige 1-Tage-Regelung ist nicht mehr anzuwenden (danach war aus Vereinfachungsgründen von einer regelmäßigen Arbeitsstätte bereits dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer den Betrieb durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche den Betrieb aufsuchte, also 46 Arbeitgeberfahrten im Kalenderjahr durchführte). Die Finanzverwaltung wendet die aktuellen BFH-Urteile in allen noch offenen Fällen an. Nach dem entsprechenden BMF-Schreiben vom 15. Dezember 2011 ist im Hinblick auf diese Urteile bei der Bestimmung der regelmäßigen Arbeitstätte sowie der Anwendung des R 9.4 Absatz 3 LStR bis zu einer gesetzlichen Neuregelung Folgendes zu beachten: In der Regel ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen, wenn der Arbeitnehmer auf Grund der dienstrechtlichen/arbeitsvertraglichen Festlegungen einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist oder in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers - arbeitstäglich, - je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder - mindestens 20 % seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognoseentscheidung). Wird im Einzelfall hiervon abweichend geltend gemacht, dass entsprechend den Grundsätzen der oben genannten Entscheidungen des BFH eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, ist dies anhand des inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunktes der beruflichen Tätigkeit nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.

4 Seite 4 von 11 Vorübergehende Tätigkeit Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer voraussichtlich an die regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird. Ist nach dem Gesamtbild der Verhältnisse anzunehmen, dass die auswärtige Tätigkeitsstätte vom ersten Tag an regelmäßige Arbeitsstätte geworden ist (beispielsweise bei einer Versetzung), so ist die auswärtige Tätigkeit nicht vorübergehend. Damit können von vornherein keine Reisekosten anerkannt werden. Eine zeitliche Grenze, wie lange eine Auswärtstätigkeit noch als vorübergehend gilt, enthalten die LStR 2011 nicht. Bei einer längerfristigen vorübergehenden Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte war bis 2007 nur für die ersten drei Monate eine Dienstreise anzuerkennen; nach Ablauf der Dreimonatsfrist war die auswärtige Tätigkeitsstätte als neue regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen. Diese Frist ist ab 2008 entfallen. Danach kann auch bei beispielsweise einer Abordnung für 10 Monate in eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine Reisetätigkeit vorliegen. Ob die neue Tätigkeitsstätte zur regelmäßigen Arbeitsstätte geworden oder nur vorübergehend ist, muss im Einzelfall anhand der Gesamtumstände beurteilt werden. Tipp: Aus Nachweisgründen halten Sie die zeitliche Befristung einer Auswärtstätigkeit vor Beginn in schriftlicher Form fest. FAHRTKOSTEN Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Für folgende Fahrten können die Aufwendungen als Reisekosten angesetzt werden: Fahrten von der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte (bzw. einer von mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten), innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes, Fahrten von der Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort zur auswärtigen Arbeitsstätte, Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück.

5 Seite 5 von 11 Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Taxi etc.) anlässlich einer Auswärtstätigkeit ist der nachgewiesene oder glaubhaft gemachte tatsächlich entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen. Der Ersatz der Kosten für die Bahncard ist steuerfrei, wenn die Kosten der Bahncard und der ermäßigte Fahrpreis für die Dienstfahrten unter den Kosten liegen, die für die Dienstfahrten ohne Bahncard angefallen wären. Benutzung von Firmenfahrzeugen Wird ein betriebliches Fahrzeug benutzt, sind die anteiligen Fahrtkosten über die Gesamtkosten des Fahrzeugs in den Betriebsausgaben enthalten. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit einen Firmenwagen zur Verfügung, bleibt die Gestellung des Firmenwagens für diese Fahrten unbesteuert. In diesem Fall darf der Arbeitgeber jedoch nicht zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten. Benutzung von privaten Fahrzeugen Benutzt der Arbeitnehmer bei Auswärtstätigkeiten sein eigenes Fahrzeug (Pkw, Motorrad, Mofa, Fahrrad etc.), so ist unter Nachweis der Gesamtkosten entweder ein Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Jahresfahrleistung oder ein auf der Basis der Gesamtkosten eines Jahres ermittelter Kilometersatz anzusetzen. Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen, u. a. für Haftpflicht- oder Kaskoversicherung, Abschreibung, Benzin, Reparaturen, Inspektionen etc. in einfachen Aufzeichnungen festgehalten werden. Bei der Gesamtkostenermittlung ist für Personenkraftwagen und Kombifahrzeuge grundsätzlich eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen (AfA). Bei einer hohen Fahrleistung kann auch eine kürzere Nutzungsdauer anerkannt werden. Tipp: Nach einem vorangegangenen Einzelnachweis darf der für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelte Kilometersatz auch in den Folgejahren verwendet werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraumes.

6 Seite 6 von 11 Ohne Einzelnachweis der Gesamtkosten können die Fahrtkosten pauschal höchstens angesetzt werden mit einem Kilometersatz je gefahrenem Kilometer von 0,30 Euro bei einem Pkw, erhöht um 0,02 Euro für die Mitnahme jeder weiteren Person, von 0,13 Euro bei einem Motorrad oder Motorroller, erhöht um 0,01 Euro bei Mitnahme einer Person, von 0,08 Euro bei einem Moped oder Mofa, von 0,05 Euro bei einem Fahrrad. Mit den Pauschalen werden grundsätzlich sämtliche, üblicherweise mit dem Betrieb eines Fahrzeuges verbundenen Aufwendungen abgegolten, z. B. für Kfz-Steuern, Haftpflichtversicherungsprämien, übliche Reparaturkosten, Abschreibung, Garagenkosten etc. Neben den Kilometersätzen können etwaige außergewöhnliche Kosten, die auf Dienstfahrten mit dem eigenen Pkw entstanden sind, lohnsteuerfrei erstattet werden (beispielsweise nicht voraussehbare Aufwendungen für Reparaturen, die nicht auf Verschleiß beruhen, Aufwendungen zur Beseitigung von Unfallschäden oder Aufwendungen infolge eines Schadens durch den Diebstahl des Fahrzeugs). VERPFLEGUNGSMEHRAUFWENDUNGEN BEI INLANDSREISEN Die aus Anlass einer Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge ersetzen. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig. Die Verpflegungsmehraufwendungen können pauschal für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend ist, mit folgenden Pauschbeträgen angesetzt werden: bei einer Abwesenheit von 24 Stunden bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden bei einer Abwesenheit von unter 8 Stunden 24 Euro 12 Euro 6 Euro 0 Euro Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere Auswärtstätigkeiten durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen. Maßgebend für die Bestimmung der Höhe des Tagegeldsatzes ist ausschließlich die Abwesenheit je Kalendertag, d. h. es wird nicht zwischen eintägigen und mehrtägigen Auswärtstätigkeiten

7 Seite 7 von 11 differenziert. Eine Ausnahme ist lediglich für Auswärtstätigkeiten vorgesehen, die nach 16:00 Uhr begonnen und vor 8:00 Uhr des Folgetages beendet werden, ohne dass eine Übernachtung stattfindet (z. B. Güterfernverkehr). In diesen Fällen wird die Auswärtstätigkeit als zusammenhängende Tätigkeit des Kalendertags mit der längeren Abwesenheitsdauer behandelt. Beispiel: Ein Arbeitnehmer tritt am ersten Tag um 15:00 Uhr eine Inlandsauswärtstätigkeit an und kehrt am dritten Tag um 18:00 Uhr zurück. Steuerfrei ersetzt werden können: am ersten Tag: 6 Euro (Abwesenheit 9 Stunden) am zweiten Tag: 24 Euro (Abwesenheit 24 Stunden) am dritten Tag: 12 Euro (Abwesenheit 18 Stunden). Soweit der Arbeitgeber aufgrund arbeitsrechtlicher oder sonstiger Vorschriften seinen auswärts tätigen Arbeitnehmern höhere Beträge erstattet bzw. bei einer Abwesenheitsdauer von weniger als acht Stunden an einem Kalendertag Tagegelder auszahlt, ist der Differenzbetrag zwischen den steuerfreien Pauschbeträgen und den tatsächlichen Erstattungsbeträgen dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zuzurechnen. Es ist zulässig, die Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen mit Fahrtkostenvergütungen und Übernachtungskostenvergütungen zusammenzurechnen; in diesem Fall ist nur die Summe der Erstattungen steuerpflichtig, die die Summe der steuerfreien Einzelvergütungen übersteigt. Als Alternative zur individuellen Hinzurechnung zum steuerpflichtigen Arbeitslohn kann mit dem Betriebsstättenfinanzamt eine Pauschalbesteuerung unter Anwendung eines abgestimmten Steuersatzes vereinbart werden ( 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Einkommensteuergesetz). Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Pauschbeträge um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen ( 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 Einkommensteuergesetz). Längerfristige Auswärtstätigkeit Dreimonatsfrist Die steuerfreie Verpflegungspauschale bei derselben Auswärtstätigkeit ist weiterhin nur für die ersten drei Monate ansetzbar. Eine Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt, am gleichen Ort und in zeitlichem Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit ausübt. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

8 Seite 8 von 11 Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung ist unbeachtlich. Andere Unterbrechungen z. B. durch eine vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte führen nur bei einer Unterbrechungsdauer von mindestens vier Wochen zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist. Unentgeltliche Verpflegung Erhält der Arbeitnehmer während seiner Auswärtstätigkeit unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten, so ist keine Kürzung der Verpflegungspauschbeträge vorzunehmen. Allerdings ist der Wert der kostenlosen oder verbilligten Verpflegung mit den amtlichen Sachbezugswerten (2012: Mittag- oder Abendessen: 2,87 Euro; Frühstück: 1,57 Euro, 2013: Mittag- oder Abendessen: 2,93 Euro; Frühstück: 1,60 Euro) als Arbeitslohn zu versteuern, wenn die Mahlzeit(en) zur üblichen Beköstigung der Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit bzw. einer doppelten Haushaltsführung (= Wert der Mahlzeit übersteigt nicht 40 Euro) entweder vom Arbeitgeber selbst oder auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten abgeben wurde(n). Dabei werden die Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers durch einen Dritten gewährt, wenn der Arbeitgeber die Aufwendungen dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. In der Lohnsteueränderungsrichtlinie 2011 räumt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber rückwirkend zum 1. Januar 2010 jedoch die Möglichkeit ein, Aufwendungen für Mahlzeiten, die zur üblichen Beköstigung der Arbeitnehmer abgegeben werden, mit den tatsächlichen Werten und nicht mit den Sachbezugswerten anzusetzen. Der Arbeitgeber hat insoweit ein Wahlrecht. Dieses Wahlrecht ist jeweils für den einzelnen Arbeitnehmer gültig und ist für alle in einem Kalendermonat gestellten Mahlzeiten einheitlich auszuüben. Ein als Arbeitslohn zu erfassender geldwerter Vorteil entfällt, wenn der Arbeitnehmer mindestens einen dem Sachbezugswert entsprechenden Betrag als Entgelt für die Mahlzeit zahlt oder der Arbeitgeber diesen Betrag von der steuerfreien Reisekostenvergütung oder vom Nettoarbeitslohn einbehält. ÜBERNACHTUNGSKOSTEN BEI INLANDSREISEN Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Die aus Anlass einer Auswärtstätigkeit entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen

9 Seite 9 von 11 in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen oder ohne Einzelnachweis bis zur Höhe eines Pauschbetrages von 20 Euro, sofern der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich erhalten hat. Achtung: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar, für den Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug sind die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung des Pauschbetrages nicht zulässig. Ein Wechsel zwischen der Erstattung der tatsächlich entstandenen Aufwendungen für Übernachtung und der Pauschbetragszahlung ist innerhalb derselben mehrtägigen Auswärtstätigkeit grundsätzlich zulässig. Der Einzelbeleg zum Nachweis der Übernachtungskosten (Hotelrechnung) muss die Anschrift des Hotels, den Namen des Übernachtenden und die Tage enthalten, an denen übernachtet wurde. Exkurs: Für den Vorsteuerabzug aus der Rechnung ist wichtig, dass als Leistungsempfänger immer der Unternehmer nicht der Arbeitnehmer in der Rechnung bezeichnet ist. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro; aber auch hier darf der Arbeitnehmer allenfalls als Übernachtender genannt sein. Wies die Hotelrechnung bis Ende 2009 nur einen Gesamtpreis für Übernachtung und Verpflegung aus und ließ sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, so war der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für Frühstück um 20 Prozent, für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden. D. h. für Auswärtstätigkeiten im Inland lagen die Kürzungsbeträge bei Frühstück: 4,80 Euro (20 Prozent von 24 Euro), Mittag- und Abendessen: je 9,60 Euro (40 Prozent von 24 Euro).

10 Seite 10 von 11 Hinweis: Die Kürzung um die fiktiven Verpflegungskosten diente ausschließlich der Ermittlung der auf die Übernachtung anfallenden Aufwendungen. Die Kürzung ist deshalb unabhängig davon vorzunehmen, in welcher Höhe der Arbeitnehmer für diesen Tag Anspruch auf (steuerfreie) Verpflegungssätze hat. Die Kürzungspauschale ist also auch dann anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer weniger als 8 Stunden unterwegs war und keine Verpflegungsmehraufwendungen ersetzt bekommt. Beachte: Neuerung ab 2010 Wegen der seit dem 1. Januar 2010 geltenden unterschiedlichen Steuersätze für Beherbergungs- und Frühstücksleistungen und der daraus resultierenden Verpflichtung, dem Normalsteuersatz unterliegende Frühstücksleistungen gesondert auszuweisen, gibt es im Inland keine Inklusivrechnungen Übernachtung mit Frühstück mehr. Die oben dargestellte Vereinfachungsregelung ist daher bei Hotelübernachtungen im Inland insoweit nicht mehr anwendbar. Der Preis für das Frühstück muss nunmehr grundsätzlich in voller Höhe bei der Erstattung der Hotelrechnung abgezogen werden oder im Falle der vollen Erstattung vom Arbeitnehmer versteuert werden. Ist jedoch in der Rechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen (sogenanntes Business-Package ) und liegt keine Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber vor, kann die oben dargestellte Vereinfachungsregel nach Ansicht des Bundesfinanzministeriums auf den Sammelposten angewendet werden. D. h. für Auswärtstätigkeiten im Inland ist der für den Sammelposten ausgewiesene Betrag um 4,80 für das Frühstück zu kürzen. Der nach Kürzung des Sammelpostens um die fiktiven Verpflegungskosten verbleibende Betrag ist grundsätzlich als Reisenebenkosten zu behandeln. Erhält der Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten ein Frühstück unentgeltlich oder teilentgeltlich gestellt (z. B. bei Zimmerreservierung inklusive Frühstück durch den Arbeitgeber), so sind die oben unter Unentgeltliche Verpflegung dargestellten Grundsätze anzuwenden. Das heißt, dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers ist ein geldwerter Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts zuzurechnen (2012: Mittag- oder Abendessen: 2,87 Euro; Frühstück: 1,57 Euro, 2013: Mittagoder Abendessen: 2,93 Euro; Frühstück: 1,60 Euro). Ein geldwerter Vorteil entfällt, wenn der Arbeitnehmer einen mindestens den Sachbezugswert entsprechenden Betrag an den Arbeitgeber zahlt. Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist eine Arbeitgeberveranlassung auch gegeben, wenn die Aufwendungen dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Diese Regelung gilt bereits rückwirkend ab dem 1. Januar 2010.

11 Seite 11 von 11 REISENEBENKOSTEN Reisenebenkosten sind die anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstandenen tatsächlichen Aufwendungen z. B. für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck (einschließlich Reisegepäckversicherung, soweit diese sich auf Dienstreisen beschränkt), Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern, Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten (vgl. oben) als Reisekosten anzusetzen sind. Hierzu zählt auch der Wertverlust aufgrund eines Schadens an mitgeführten Gegenständen, die der Arbeitnehmer auf seiner Reise verwenden musste, wenn der Schaden auf einer reisespezifischen Gefährdung beruht und nicht nur während der Reise eingetreten ist. Danach ist ein Ersatz nur unter engen Voraussetzungen möglich und jedenfalls bei Gegenständen des persönlichen Bedarfs, wie z. B. beim Verlust einer Geldbörse ausgeschlossen. Aufwendungen, die nicht so gut wie ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind, wie beispielsweise Bekleidungskosten, Aufwendungen für die Anschaffung von Koffern u. a. Reiseausrüstung, können nicht als Reisenebenkosten steuerlich geltend gemacht werden. Die Reisenebenkosten können bis zur nachgewiesenen Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen angesetzt und lohnsteuerfrei ersetzt werden. Hinweis: Die Veröffentlichung von Merkblättern ist ein Service der IHK für München und Oberbayern für ihre Mitgliedsunternehmen. Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die nur erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Es kann eine steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.