Kostensenkung in der IT

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1 Kostensenkung in der IT Kostenpotenziale identifizieren und nutzen Ratingen, Dipl.-Ing. Jürgen Pak, MBA conlab Management Consultants Unternehmerverbund Milanstr. 45 * Ratingen 1 conlab Management Consultants C:/ /Senkung der IT-Kosten

2 Überblick 1 Ausgangslage und Zielsetzung 2 Management Summary 3 Kostensenkung in der IT der Firma.. Der Projektablauf conlab Beratungsmodule Lieferanten und Providermanagement IT- Leistungs- und Kostenverrechnung Beispiel: Kosteneinsparungen mit einem IT Energiekostenmanagement 4 Warum conlab? 5 über uns 2 conlab Management Consultants

3 1 Ausgangslage und Zielsetzung

4 Ausgangslage Kostensenkung in der IT Der Anteil der IT-Kosten am Umsatz beträgt je nach Branche ein bis zehn Prozent des Umsatzes und stellt damit einen der wesentlichen Gemeinkostenblöcke in Unternehmen dar. (Quelle: PWC, 2009) Da es hinsichtlich der Kosten und Leistungen der IT häufig an Transparenz fehlt, entsteht hier ein hohes Kostensenkungspotential. Potenziale in der Ergebnisverbesserung durch Senkung der IT- Kosten liegen in der Regel zwischen 14 und 25 % bereits im ersten Jahr nach der Durchführung entsprechender Maßnahmen. In Einzelfällen wurden im darauffolgenden Geschäftsjahr bis zu 37% der ursprünglichen Kosten eingespart, parallel dazu konnten häufig messbare Verbesserungen der von der IT direkt oder indirekt beeinflussten Prozesse im Unternehmen erzielt werden. 4 conlab Management Consultants

5 Zielsetzungen Kostensenkung in der IT Ergebnisverbesserung Optimierung der Prozessabläufe Kosteneffiziente IT zur Unterstützung der Unternehmensziele Unterstützung der IT-Leitung zur optimalen Performance im Tages- und Projektgeschäft Vorantreiben von Innovationen, um damit Qualitätsansprüche und Wettbewerbsvorteile zu gewinnen Benchmarking mit den Besten in Ihrer Branche Erarbeitung eines umsetzungsreifen Fahrplans, der die IT Kosten nachhaltig senkt und die Effizienz verbessert 5 conlab Management Consultants

6 2 Management Summary

7 Management Summary In fast allen Fällen konnten nachhaltige Ergebnisverbesserungen erzielt werden. Nach unseren Erfahrungen wurden dabei in die Prozessabläufe optimiert. Wir bieten eine aktive Unterstützung der IT-Leitung, zur optimalen Performance im Tagesund Projektgeschäft. conlab erarbeitet gemeinsam mit ihnen ein Konzept für ein Lieferanten- und Providermanagement aus, um ein optimales Preis/Leistungsverhältnis zu erzielen. Wir schaffen Kostenstellentransparenz durch eine interne Leistungs- und Kostenverrechnung, und erkennen so Plan- und Ist Abweichungen schneller. Gemeinsam mit ihnen erarbeiten wir einen umsetzungsreifen Fahrplan, der die IT Kosten nachhaltig senkt und die Effizienz verbessert. 7 conlab Management Consultants

8 3 Kostensenkung in der IT

9 Der Projektablauf Unsere Arbeit beginnt mit einer Kompaktanalyse. Sie entscheiden dann, ob das Projekt mit einer definierten Zielsetzung und möglichen Einsparungspotenzialen in einem definierten Zeitraum umgesetzt wird. Die geschieht in fünf Schritten. 2 Benchmarking, Vergleich mit den Besten der Branche Kompaktanalyse. Hier werden Potenziale aufgezeichnet und der Handlungsbedarf ermittelt. Danach werden Ziele definiert, die sich aus Ihren persönlichen Einsparungspotenzialen und den bereits umgesetzten Maßnahmen der Besten Ihrer Branche ergeben Anschließend werden die Module festgelegt, die umgesetzt werden sollen und die Reihenfolge der Umsetzung wird festgelegt. Daraus ergibt sich ein Fahrplan, um die IT Kosten zu senken. Die Maßnahmen werden durchgeführt und kontinuierlich deren Erfolg überprüft. 9 conlab Management Consultants

10 conlab Beratungsmodule Die Module sind praxiserprobt und können als Gesamtprozess oder einzeln durchgeführt werden. Energieverbrauch Maßnahmen zur Verringerung des Energieverbrauchs IT Sicherheit Kostensenkung durch gezielte Maßnahmen bei Störungen Benchmark Vergleich mit den Besten. IT Landschaft Katalogisieren der vorhandenen Architektur, Soft- und Hardware Make or Buy Standardisieren von Leistungen. Z.B.: Festdefinierte Hardware für jeden Fachbereich. Zur Verfügung stellen von Anwendungen. Leistungsverrechnung Kostenstellen genaue Umlageschlüssel. Definiert von den Stakeholdern. IT Personal Mitarbeiter effizient einsetzen IT Strategie Überprüfung der wirklich notwendigen Projekte IT-Services und Anwendungen Kostensenkung durch SaaS, Virtualisierung und Cloudlösungen Lizenzmanagement Erstellen einer Lizenzbilanz um wirklich notwendige Lizenzen zu ermtteln 10 conlab Management Consultants

11 Lieferanten- und Providermanagement Aufgrund unserer Projekterfahrung haben wir umfangreiche Kenntnisse über den Einkauf von IT- Leistungen aufgebaut. Durch unsere Unterstützung können Sie auch bei mangelnden Ressourcen und Fachkräften Innovationen im Unternehmen fördern und die Leistung steigern. Fokus Warum? Erreichen einer Kostentransparenz Kostenoptimale Hard- und Software für alle Fachabteilungen Bestes Preis- / Leistungsverhältnis Vorgehen Wie? Analysieren des Lieferantenportfolios Definition von Standards (Hard-und Software) Verhandlungen mit den Lieferanten / Providern geplantes Ergebnis Was? Optimale Konditionen und Leistungen Bessere Performance Ergebnisverbesserung 11 conlab Management Consultants

12 IT Leistungs- und Kostenverrechnung Voraussetzung für die Planung, Steuerung und Kontrolle der IT Kosten ist eine IT Leistungs- und Kostenverrechnung. Ist Zustand bei Unternehmen ohne Leistungsverrechnung Ist Zustand bei Unternehmen mit Leistungsverrechnung In vielen Unternehmen werden die IT Leistungen und Kosten gar nicht erfasst und/oder nicht verteilt. Die IT Leistungen und Kosten werden umgelegt nach Anzahl der Mitarbeiter und/oder dem erzielten Umsatz. Die IT Leistungen und Kosten werden unterschieden nach Leistungs- und Kostenarten. Die Bezugsgrößen dazu werden von den Stakeholdern geplant, kontrolliert und beeinflusst. Keine Planung, Steuerung und Kontrolle der IT Kosten Aktive Planung, Steuerung und Kontrolle der IT Kosten Quelle: Vgl. IT Controlling conlab Management Consultants

13 IT- Leistungs- und Kostenverrechnung Vorgehensweise zur Umsetzung einer IT Leistungs- und Kostenverrechnung. Analyse / Kennzahlen Kostenverteilung Controlling Potenzialanalyse Kostensteuerung Frühwarnsystem Fokus Vorgehen geplantes Ergebnis Warum? Verursachergerechte Kostenverteilung Kostenbewusstsein steigern Planungs-, Kosten- und Investitionssicherheit erhöhen Wie? Ermitteln der Kosten aus verbrauchsabhängiger Nutzung und den Fixkosten Ermitteln der Kostentreiber Erkennen von Abweichungen der Planvon den Ist Kosten Was? Kostenkontrolle Kosteneffektivität Planungssicherheit 13 conlab Management Consultants

14 Beispiel: Kosteneinsparungen durch IT Energiekostenmanagement Durch ein systematisches Energiekostenmanagement lassen sich gerade in mittelständischen Unternehmen dauerhafte Ergebnisreserven realisieren. Fokus Warum? Optimierung Energieverbrauch im RZ Senkung der IT Energiekosten pro Arbeitsplatz Optimaler Energieverbrauch der Peripheriegeräte (Drucker usw.) Ein durchschnittlicher PC-Arbeitsplatz mit Monitor verbraucht etwa 120 W * 8 Std. * 220 Tage = ca. 211 kwh. Bei einen Preis von 0,19 pro kwh sind das 40 p. a. Ein sogenannter Green PC bei gleicher Rechnerleistung und fast identischen Anschaffungspreis 19 W * 8 Std * 220 Tage ca. 33 kwh = ca. 6,35 p. a. Vorgehen Wie? Nicht mehr benötigte Server entfernen Anschaffung von Green Hardware Standby - Fallen entdecken Differenz ca. 33 pro PC Arbeitsplatz. Bei 100 Arbeitsplätzen sind das p. a. geplantes Ergebnis Was? Das Einsparungspotenzial beim Betrieb und Kühlung von eigenen Standardservern und Verwendung von Peripheriegeräten (Drucker, Kopierer usw.) um 100 Arbeitsplätze zu versorgen, liegt erfahrungsgemäß bei noch einmal p. a. Betriebskosten senken Niedrige Energiekosten, Imagegewinn für das Unternehmen Unnötige Stromverbräuche meiden. 14 conlab Management Consultants

15 4 Warum conlab?

16 Warum conlab? IT Kostensenkung Nachweisbare Ergebnisverbesserung in Unternehmen Erprobte Fahrpläne, die die IT Kosten nachhaltig senken und die Effizienz verbessern Erfolge bei der Unterstützung der IT-Leitung zur optimalen Performance im Tages- und Projektgeschäft Belegbare Wettbewerbsvorteile durch Vorantreiben von Innovationen und Qualität Alle Consultants sind langjährig erfahrene und erfolgreiche ehemalige Manager aus Topunternehmen. Gemeinsam bilden unsere Consultants ein interdisziplinäres Kompetenzteam aus unterschiedlichen Fachbereichen. 16 conlab Management Consultants

17 5 - über uns

18 über uns conlab Consultants haben teilw. über 20 Jahre Management- und Beratungserfahrung. Zielgruppen Großunternehmen mittelständische Unternehmen aus Handel, Industrie, Dienstleistung Mission Statement conlab berät und begleitet seine Mandanten mit der zentralen Zielsetzung Erfolg durch Erfahrung unser Anspruch sind Spitzenleistungen für unsere Mandanten Was uns unterscheidet langjährig erfahrene Manager aus nationalen und internationalen Top- Unternehmen die interdisziplinäre Kompetenz von conlab Umsetzungsbegleitung, Top-Referenzen aus Industrie, Handel etc. conlab nutzt das Wissen und die Kompetenz erfahrener Manager und Wissenschaftler für Projektberatung und Begleitung von Großunternehmen und Mittelstand. Knowhow von Praktikern für Praktiker. Vorteile für unsere Kunden: Professionalität und Methodenkompetenz, Umsetzungserfahrung sowie Authentizität 18 conlab Management Consultants

19 über uns Unsere Consultants Unsere Consultants Funktionale Kompetenzen / Capabilities Marketing, Vertrieb, Dienstleistungen Mitarbeiter, Führung Kosten, Kalkulation, Preis Organisation, Prozesse, IT Kommunikation intern und extern Liquidität, Finanzen, Controlling Handel Industrie Dienstleistung Sonstige ca. 40 conlab Consultants decken Ihren Beratungsbedarf in vielen Themenfeldern professionell ab. Unser breites Fach- und Branchen- Knowhow bedeutet für unsere Mandanten Praxiserfahrung, ganzheitliches Arbeiten sowie Professionalität und Methodenkompetenz. praxiserfahren interdisziplinär professionell 19 conlab Management Consultants

20 Beratung und Umsetzungsbegleitung über uns UNSER LEISTUNGSSPEKTRUM (AUSZUG) 1 Projekt- Beratung Themenfelder z. B. Strategie Markenaufbau Omni-Channel-Handel Beacons z. B. Marketing Wettbewerbspositionierung z. B. Rentabilität Liquidität und Rentabilität Kostensenkung z. B. Einkauf Category Management Konditionen z. B. Personal Recruiting Führung z. B. Finanzierung Finanzierungsstruktur Bankenreporting Sicherheiten z. B. Produktion Industrie 4.0 Fertigungsoptimierung z. B. Organisation IT-Kosten senken Prozesse z. B. Controlling Externes Controlling Berichtswesen 2 Business- Coaching Erfahrene conlab Consultants begleiten Unternehmer, Geschäftsführer oder Vorstände quasi als Sparringspartner in Fragen des General Management sowie in spezifischen Unternehmensthemen 3 Interim- Management conlab Consultants stehen bei Bedarf auch als Manager auf Zeit zur Verfügung und Begleiten die Unternehmen bei der Umsetzung von Beratungsprojekten bis hin zur Übernahme von temporärer Organverantwortung 20 conlab Management Consultants

21 über uns Authentizität conlab Consultants sind erfahrene Manager und Wissenschaftler. Dies bedeutet Expertise von Praktikern für Praktiker. Interdisziplinarität Die Zusammenarbeit von Branchen- und Funktionsspezialisten garantiert Praxisorientierung und Methodenkompetenz. Professionalität Kundennutzen, Systematik Qualität und Kompetenz sind unsere Leitlinien. Unsere Maxime: Erfolg durch Erfahrung. Integrität Wertschätzung, Vertrauen und Partnerschaftlichkeit sind die Basis unserer Arbeit. 21 conlab Management Consultants Transparenz und Messbarkeit Mit unseren Mandanten vereinbaren wir klare Ziele und lassen uns an diesen messen.

22 Ausgewählte Referenzen Großunternehmen * Mittelstand BMW / Mini Canon Caritas Centro Oberhausen Coca-Cola Deutsche Post Dodenhof Douglas Draeger Dr. Oetker Eismann Eurobaustoff Fresh Start Bakeries Galeria Kaufhof Gates Genobank Hella Henkel Henkel & Schwarzkopf Hochtief Holzland InnovationCity Ruhr Karstadt Kellogg s Knorr / Unilever Kraft Foods Linpac Lion Japan Mars Metro Group Multi Mall Management Philip Morris Plus Corporation Senvion Siemens SMS Meer TÜV Nord TÜV Rheinland TUI Unicblue Vestino Sahinler Volksbank Widetech WGZ Bank... ABK Assima Baunataler Diakonie BCR Building Components Beromin Brandit BLF Gruppe Cospar EGE EK/servicegroup Fachverband Metall NRW FSA Armaturen GEB Genobank Grün Erleben Haufe Verlag Kaufhaus Görlitz Katag Lock8 Mattern Consult MT Treuhand NRW Bank Oscar RSB Bank SAB Sagaflor ServiCon Sportschloss Velen Stahlteam SSN Group Terraguide Tifa Zoo & Co.... *conlab und business lab 22 conlab Management Consultants

23 conlab über uns Team Cross Competence Team Dipl.-Kfm. Adrian Beesley Albrecht Prinz von Croy Dipl.-Ing (FH) Klaus-P. Daedelow Thomas Eggert Dr. Dieter Feustel Dipl.-Kfm. Jürgen Fitting Dipl.-Kfm. Volkmar Görgen Jörg Gogarn Dipl.-Wi.geogr. Markus Graw Thomas Haase Dipl.-Vw. Hans-J. Hagen Friedo Hannemann Rüdiger Heck Dipl.-Ing. Ralf Heinemann Dipl.-Sozialw. Harald Hesper Hans Hesse Holger Kellermann Mathias Klein Thorsten Klossner Dr. Christine König Dipl.-Kfm. Stefan Konen, MBA Dr. Ulrich Krahn Susanne Kremeier Dipl.-Ök. Michael Kuchenbuch Dipl.-Ing. Harro Lehmann Dipl.-Wirtsch. Ing. Bernd Müller Dr. Harald Müller, MBA Dipl.-Kfm. Bert Overlack, MBA Mark Anthony O Sullivan Dipl.-Ing. Jürgen Pak, MBA Dipl.-Ing. Michael Pesenacker Angela Recino Dr. Cliff Rehr Dipl.-Kfm. Ingo Saar Elmar Sairally Dipl.-Ing. Walter Schillings Dipl.-Kfm. Kai Schirmer Dipl.-Kfm. Heinz Schulz Dipl.-Kfm. Roland Schwerdtfeger Dipl.-Inf. Gerhard J. Thusek Siegfried Vogel Dipl.-Kfm. Rainer Zech Bernd Zöller-Lueg Dipl.-Kfm. Rainer Becker Dr. jur. Jürgen Heinrichs Dipl.-Kfm. Elmar Kunigk Prof. Dr. med. Jobst Nitsch Dr. Josef Schaber Prof. Dr. Claudius A. Schmitz Dipl.-Ing. Andreas Steinke Prof. Dr.-Ing. Josef Stettmer Dipl.-Kffr. Trudis Weber, MBA Prof. Dipl.-Phys. Jürgen Wittmann 23 conlab Management Consultants

24 Management Consultants Unternehmerverbund Dipl.-Ing. Jürgen Pak, MBA Milanstr Ratingen Tel.: / Fax: Mobil.: / jpak@conlab.de 24 conlab Management Consultants