Internes Kontrollsystem bei kommunalen Finanzinstrumenten. 23. September Dr. Gerhard Pircher WP/Stb

Transkript

1 Internes Kontrollsystem bei kommunalen Finanzinstrumenten 23. September 2014 Dr. Gerhard Pircher WP/Stb 1

2 IKS Allgemein Planung/Ziel Wofür werden welche Finanzinstrumente verwendet Festlegung der Regeln, Verantwortlichkeiten Steuerung/laufende Kontrolle Einhaltung der rechtlichen Regeln (z.b. NÖ GO 1973) Einhaltung der wirtschaftlichen Vorgaben 2

3 IKS bei kommunalen Finanzinsturmenten Berichte Laufend Jahresabschluss Projektende 3

4 Festlegung der Ziele am Beispiel Kreditfinanzierung eines Straßenneubaues 1. Was wird finanziert: Immobilien -> Lange Nutzungsdauer -> Keine Einnahmen 2. Wie wird finanziert: Fristigkeit, Laufende Belastung, Sicherheiten -> Instrument (fixes oder variables Darlehen ) 4

5 Festlegung der Ziele am Beispiel Kreditfinanzierung eines Straßenneubaues 3. Entscheidungsfindung: Ausschreibung (Allgemeine Regeln des Vergaberechts) 4. Festlegung der wirtschaftlichen Vorgaben - Fristenkongruenz - Erhaltung der laufenden Liquidität (Fälligkeit der Tilgung) - (Gleichmäßige) laufende Belastung (fix, variabel, etc.) 5

6 Kreditaufnahme Kontrollziel 1.Kreditaufnahme wurde Gemeinde - intern korrekt bewilligt (v.a. 69d NÖ GO 1973) 2.Ausschreibung korrekt durchgeführt 3.Aufsichtsbehördliche Genehmigung 4.Zweck, wirtschaftliche Ziele sind definiert 5.Vollständige Dokumentation (Kreditvertrag + Beilagen, Ausschreibungsunterlagen, Aufsichtsgenehmigung etc.) 6

7 Kreditaufnahme Kontrollen 1. Festlegung der Verantwortlichkeit (lt. Organigramm) 2. Vorlage GR- Beschluss 3. Vorlage Genehmigung 4. Abstimmung von mit Kreditvertrag + Nebenunterlagen 5. Abstimmung Kreditvertrag/Tilgungsplan mit: - zu finanzierendem Geschäft (z.b. Ankauf Immobilie) v.a. betreffend Fristenkongruenz ( 69d NÖ GO 1973) - Liquiditätsplan - Marktumfeld (z.b. Zinsen) - etc. 6. Ablage/Führung eines zentralen Kreditregisters 7

8 Laufend Kontrollziele 1.Einhaltung der betriebswirtschaftlichen Ziele 2.Einhaltung Liquiditätsplan 3.Einhaltung der laufenden Anpassungen 4.Einhaltung der Kontrollmechanismen 8

9 Laufend Kontrolle 1. Verbuchung der Tilgung/Zinsen/Abschlussposten 2. Abstimmung der Banksalden mit Buchhaltung 3. Kontrolle der Zinsanpassungen 4. Kontrolle von Veränderungen von Nebenbedingungen (z.b. Wegfall von Sicherheiten) 5. Zusammenfassung der Einzelkredite und Abstimmung mit Liquditätsplan 9

10 Laufend 7. Kontrolle der Rahmenbedingungen/Wirtschaftlichen Ziele (z.b. Fristenkongruenz, Gleichmäßige Belastung, Zinsenentwicklung) 8. Laufende Risikobeurteilung 9. Aufgabentrennung zwischen Zahlungsfreigabe/Verbuchung 10. Laufende Wartung der Kreditverwaltung 10

11 Rechnungsabschluss Kontrollziele 1.Richtiger und vollständiger Ausweis im Rechnungsabschluss 2.Einhaltung der rechtlichen Voraussetzungen (z.b. Fristenkongruenz) 3.Einhaltung der betriebswirtschaftlichen Vorgabe Kontrollen 1.Abstimmung Bankkonto/Buchhaltungskonto 2.Soll/Ist Vergleich z.b. Zinsauswirkung, Liquidität 11

12 Beendigung Kontrollziele 1. Korrekte Beendigung in Bezug auf: Zahlungsverpflichtungen Sicherheitenbestellungen Zeichnungsberechtigung oä 2. Erreichung der ursprünglichen Ziele 12

13 Beendigung Kontrollen 1.Abstimmung Bankkonto/Buchhaltungskonto 2.Abstimmung geleistete Zahlung/Tilgungsplan (v.a. als Soll/Ist Vergleich) 3.Abstimmung der Beendigungsunterlagen der Bank mit Kreditvertrag z.b.: Kontolöschung Löschung von Zeichnungsberechtigung Auflösung/Wegfall von Sicherheiten, Haftungen.. 13

14 Berichts/Informationswesen Grundlage für Entscheidungsträger Laufend (unterjährig- monatlich) Ereignisabhängig: Zeit (z.b. Rechnungsabschluss) Veränderungsbedarf (z.b. wesentliche Änderung Zinslandschaft, Störung Liquiditätsplan) Abgestuft nach Wertigkeit im aktuellem Organigramm 14

15 Sie erreichen uns unter NÖ. Gemeinde Beratungs & SteuerberatungsgesmbH 3100 St. Pölten Neue Herrengasse 10/4 Tel / , Fax DW 44 office@noegbg.at 15