Handbuch zum. Oberhofer Managementsystem nach EN ISO 9001:2008. Handbuch zum Managementsystem (OMS)

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1 Handbuch zum Oberhofer Managementsystem nach EN ISO 9001:2008 Handbuch zum Managementsystem (OMS)

2 Inhaltsverzeichnis Inhalt 0 Dokumenteninformation Änderungsprotokoll Freigabeinformation Geistiges Eigentum Geschlechterspezifische Formulierungen und Verzeichnis verwendeter Begriffe Abbildungsverzeichnis Begriffe aus dem Qualitätsmanagement Oberhofer Stahlbau Managementhandbuch Gültigkeit Qualitätsmanagementsystem OMS Oberhofer Management System Dokumentenstruktur und arten Freigabe von Dokumenten Anwendungsbereich und Gültigkeit Dokumentenlenkung Unternehmenspolitik Was soll der Zweck von Oberhofer Stahlbau sein? Mission Leitbild Selbstverpflichtung der Leitung Organisation - Organigramm Ableitung von Firmen- und Qualitätszielen Interne Kommunikation Management Review Management von Ressourcen Personalressourcen Strategisches Personalmanagement Operatives Personalmanagement Sachressourcen Seite: 2

3 6.2.1 Betriebsmittel und Infrastruktur Umgang mit Kundeneigentum Produktrealisierung Prozesslandkarte Produktrealisierung Beschaffungsprozess Prüfmittel Qualitätsmanagementprozesse (MAV-Prozesse) Ermittlung von Kundenanforderungen und Kundenzufriedenheit Internes Audit Datenanalyse und Berichtswesen Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Reklamationsmanagement, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen Analyse- und Verbesserungsprozess Seite: 3

4 0 Dokumenteninformation 0.1 Änderungsprotokoll Datum: Bemerkung: Name: Neuerstellung F. Himmler 0.2 Freigabeinformation Das jeweils aktuellste Exemplar des Managementhandbuches ist im OMS (Oberhofer- Managementsystem) abrufbar. Ausgedruckte Versionen sind von der Geschäftsführung durch Unterschrift freizugeben. Datum Unterschrift der Geschäftsführung 0.3 Geistiges Eigentum Dieses Managementhandbuch ist und bleibt im Eigentum von Oberhofer Stahlbau. Dieses Handbuch oder Teile davon dürfen nicht kopiert oder ohne ausdrückliche Genehmigung durch die Geschäftsführung Dritten zugänglich gemacht werden. 0.4 Geschlechterspezifische Formulierungen und Verzeichnis verwendeter Begriffe Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf eine geschlechterspezifische Differenzierung, wie z.b. Mitarbeiter/Innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter. 0.5 Abbildungsverzeichnis Abb. 1) Organigramm Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H. Abb. 2) Prozesslandkarte Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H Abb. 3) Darstellung des OMS als Intranet-Lösung 1 Begriffe aus dem Qualitätsmanagement Nachfolgend sind die für das Qualitätsmanagementsystem und für dieses Dokument wichtigsten Begriffe nach Norm kurz erklärt [u.a. Quelle: EN ISO ] Qualität: Gesamtheit von Merkmalen einer Einheit bezüglich ihrer Eignung, festgelegte und vorausgesetzte Erfordernisse zu erfüllen. Seite: 4

5 Qualitätspolitik: Schriftliche Festlegung der Grundlagen, was im Unternehmen unter Qualität verstanden wird. Die Ausrichtung des gesamten QMS erfolgt an der Qualitätspolitik und wird regelmäßig überprüft und bewertet. Auf der Qualitätspolitik bauen die Qualitätsziele auf (siehe Qualitätsziele ). Qualitätsmanagement: Alle Tätigkeiten, welche die Qualitätspolitik, Ziele und Verantwortungen festlegen, sowie diese durch Mittel wie Qualitätsplanung, Qualitätslenkung, Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems verwirklichen. Anmerkung: Beim Qualitätsmanagement geht es darum, ein System zu schaffen, das keine Qualitätslücken offen lässt, dieses System laufend zu überprüfen und zu verbessern. Qualitätsmanagementsystem (QMS): Die Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten, Verfahren, Prozesse und erforderliche Mittel für die Verwirklichung des Qualitätsmanagements. Qualitätsplanung (QM-Plan): Die Tätigkeiten, welche die Zielsetzungen und die Qualitätsforderungen sowie die Forderungen für die Anwendung der Elemente des Qualitätsmanagementsystems festlegen. Qualitätssicherung: Alle geplanten und systematischen Tätigkeiten, die innerhalb des QM-Systems verwirklicht sind und die wie erforderlich dargelegt werden, um angemessenes Vertrauen zu schaffen, dass eine Einheit die Qualitätsforderung erfüllen wird. Qualitätsverbesserung: Überall in der Organisation ergriffene Maßnahmen zur Erhöhung der Effektivität und Effizienz von Tätigkeiten und Prozessen zur Erzielung von zusätzlichem Nutzen sowohl für die Organisation als auch für ihre Kunden. Produkt: Ergebnis von Tätigkeiten und Prozessen. (Der Begriff Produkt kann Dienstleistung, verfahrenstechnische Produkte oder Kombinationen daraus einschließen. Ein Produkt kann materiell, immateriell oder eine Kombination daraus sein). Dienstleistung: An der Schnittstelle zwischen Lieferant und Kunde sowie durch interne Tätigkeiten des Lieferanten erbrachtes Ergebnis zur Erfüllung der Erfordernisse des Kunden dies gilt natürlich auch vor allem für interne Prozesse! Prozess: Satz von in Wechselbeziehung stehenden Mitteln (z.b. Personal, Finanzen, Anlagen, Einrichtungen, Techniken und Methoden) und Tätigkeiten, die Eingaben in Ergebnisse umgestalten. Beschreibung: Eine Methode, um Abläufe durch Eingabe (Input) Verarbeitung (Processing) und Ergebnis (Output) zu beschreiben. Audit: Die Überprüfung von Systemen oder Produkten. Diese Überprüfung führt ein Auditor (ev. auch mehrere) durch. Management System: Ein Managementsystem reicht über ein Qualitätsmanagementsystem hinaus, weil es sämtliche, nicht nur qualitätsrelevante Unternehmensprozesse berücksichtigt. Typische Erweiterungen umfassen ein Seite: 5

6 Strategiesystem, die Berücksichtigung kaufmännischer Prozesse (Geschäftsplanung, Buchhaltung, und Controlling). Bei Oberhofer Stahlbau wird dies in Form der intranet-basierenden Lösung, dem OMS Oberhofer Management System dargestellt. Qualitätsziele Auf Basis der Qualitätspolitik werden Qualitätsziele erarbeitet, welche die Umsetzung der Qualitätspolitik unterstützen. Auf Bereichsebene gibt es sehr detaillierte Ziele, die dazu dienen, eine Aussage über die wesentlichen Qualitätskenngrößen im Bereich bzw. im Unternehmen zu geben. Qualitätsziele sollten quantitativ messbar, zumindest überprüfbar sein, um einen Soll-/Ist-Vergleich zu ermöglichen. OVP Oberhofer Verbesserungsprozess OVP bedeutet Oberhofer Verbesserungsprozess und beschreibt den seit 2009 eingeschlagenen Weg der ständigen und gemeinsamen Verbesserung in kleinen Schritten. OVP nutzt dabei vor allem das Know-how aller Mitarbeiter im Unternehmen. OVP ist deshalb so wichtig, um die Arbeitsplätze langfristig zu sichern und das Traditionsunternehmen Oberhofer Stahlbau als selbständiges Unternehmen zu erhalten. OVV Oberhofer Verbesserungsvorschlag Formular zur Mitteilung und Dokumentation von Kundenreklamationen, Fehlern, potentiellen Fehlern und Verbesserungsvorschlägen (internes Vorschlagswesen). 2 Oberhofer Stahlbau Oberhofer Stahlbau wurde 1984 in Saalfelden von Alexander Oberhofer als Schlosserei gegründet. Heute setzen wir unsere Lösungskompetenz vor allem in den Bereichen Brückenbau, Alpines Bauen, Historische Stahlbauten, Hochbau, Anlagenbau, Stahl- /Glaskonstruktionen, Baugrubenaussteifungen, Errichtung von Seilbahnstationen und Aussichtsplattformen, Konzeption und Umsetzung von Erlebnisprojekten usw. ein. Die Stärke von Oberhofer liegt in der kompletten Durchgängigkeit von der Projektberatung und -entwicklung über Konstruktion, Fertigung bis hin zur Errichtung und Montage vor Ort im In- und Ausland. Unser Kunde hat damit einen kompetenten Ansprechpartner für eine zukunftsorientierte, durchdachte und umsetzbare Lösung für sein Anliegen. 3 Managementhandbuch Gültigkeit In diesem Handbuch wird das Qualitätsmanagementsystem der Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H. (OMS Oberhofer Management System) beschrieben. Damit geben wir allen unseren Interessenspartnern Auskunft, wie die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen realisiert und sichergestellt wird. Die hier beschriebenen Forderungen finden in der Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H. ihre Anwendungen. Seite: 6

7 Das Managementhandbuch stellt für unsere Mitarbeiter einen Leitfaden zur Verfügung, mit dem wir sie beim qualitätsbewussten Arbeiten unterstützen und motivieren. Alle Mitarbeiter unseres Unternehmens sind dazu angehalten, die Wirksamkeit unseres OMS zu unterstützen und ihren Beitrag zu leisten, um die Anforderungen der externen wie die beschriebenen Vorgaben mit Leben zu füllen. Ziel dieses Handbuches ist es, die bestehenden Prozesse, Abläufe und Geschäftsgebarungen für unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner zusammenzufassen. Es bietet damit die Ausgangsbasis für die Realisierung, Aufrechterhaltung und Fortentwicklung unseres lebenden Managementsystems. Mit Wirkung vom erlangt das Handbuch seine Gültigkeit. Es stellt einen verbindlichen Teil der Pflichten der Geschäftsführung, aber auch aller Mitarbeiter dar. Mit der Unterzeichnung des Handbuches auf Seite 4 veranlasst die Geschäftsführung die konsequente Umsetzung der Unternehmens- und Qualitätspolitik und stellt für diese Mittel und Personal zur Verfügung. 4 Qualitätsmanagementsystem OMS Oberhofer Management System 4.1 Dokumentenstruktur und arten Um eine bessere Übersicht im OMS zu erlangen, haben wir folgende Dokumentarten eingeführt, welche auch durch eine einheitliche Namenskonvention als solche gekennzeichnet sind. Diese stehen im OMS in den jeweiligen Kästen "Formulare & Checklisten", Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Normen und Präsentationen und Schulungsunterlagen auf der rechten Seite zur direkten Auswahl zur Verfügung. Die Dokumente werden im OMS und nur dort aktuell gehalten für die Aktualisierung ist der jeweilige Dokumentinhaber bzw. der, der eine Änderung einbringt verantwortlich. Um die Verwendung von alten Dokumenten zu verhindern, dürfen keinerlei Versionen dieser Dokumente lokal oder in den eigenen Dateien gespeichert werden. Formulare und Checkliste (FB, CL) Formulare (Formblätter), Checklisten, etc. sind sehr wesentliche Qualitätsdokumente, die jeweils genau an den Verwendungszweck angepasst werden. Sie enthalten (im Bereich der Kopf- bzw. Fußzeilen) Informationen, die Auskunft über den vorliegenden Stand (Ausgabedatum, Bezeichnung, File- Bezeichnung) Prozessbeschreibungen (P) Prozessorientierte Beschreibungen/Anweisungen legen die Abläufe, Verantwortungen und Schnittstellen zu anderen Prozessen fest. Arbeitsanweisungen (AA) Arbeitsanweisungen sind detaillierte Arbeitsunterlagen, die sich auf qualitätsrelevante Tätigkeiten aus Sicht eines einzelnen Arbeitsplatzes (einer bestimmten Stelle) beziehen. Anmerkung: Fallweise werden auch Vorgänge, die von der Definition her mittels Arbeitsanweisung beschrieben werden sollten, als Prozessanweisung bezeichnet, weil die Unterscheidung im Allgemeinen nicht wesentlich ist. Normen (FB-Norm) Sämtliche für uns geltende Normen Präsentationen und Schulungsunterlagen (S-) Seite: 7

8 Schulungsunterlagen aus den unterschiedlichsten Bereichen Prüf- und Verfahrensanweisungen (PA) Prüfanweisungen enthalten Informationen, Durchführungsanweisungen und Prüfkriterien für die Prüfung. 4.2 Freigabe von Dokumenten Dokumente werden nach dem 4-Augen-Prinzip erarbeitet. Das heisst, bevor ein Dokument seine Gültigkeit erlangt, wird es von einer zweiten fachlich befugten Person oder der Geschäftsführung freigegeben. Dies ist auch in der Fußzeile des jeweiligen Dokumentes zu dokumentieren. 4.3 Anwendungsbereich und Gültigkeit Im OMS (Oberhofer-Management-System) sind auf der Grundlage der Anforderung der Norm EN ISO 9001:2008 Festlegungen und Methoden hinsichtlich der unten erwähnten Punkte dargestellt; Ausgenommen aus der ISO 9001 ist der Punkt 7.3 Entwicklung, weil diese im klassischen Sinne bei Oberhofer Stahlbau nicht betrieben wird. Beschreibung der erforderlicher Prozesse (Kernprozesse) und ihrer Anwendung Abfolge bzw. Abläufe und die Wechselwirkung der einzelnen Prozesse Die Werkzeuge und Methoden, um das wirksame Durchführen und Lenken der Prozesse sicherzustellen Überwachung, Messung und Analyse dieser Prozesse (intern und extern) Festlegung von Maßnahmen, um die geplanten Ergebnisse sowie eine ständige Verbesserung dieser Prozesse zu erreichen 4.4 Dokumentenlenkung Um die Dokumentenhistorie (Vorlagen, Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, ) inkl. Änderungen sicherzustellen, ist auf jedem dieser Dokumente die oben erwähnte einheitliche Fußzeile mit dem Änderungsindex und der Freigabe zu führen. Sämtliche nicht allgemein gültige Dokumente sind im jeweiligen Projekt- oder Abteilungsordner zu speichern bzw. in Papierform den Projektunterlagen beizulegen. Die Abteilungsleiter sind für die Einhaltung dieser Vereinbarung verantwortlich. Dabei müssen die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden (z.b. Aufbewahrungsfrist, ). Qualitätsrelevante Aufzeichnungen und Dokumente sind lt. Kap.11 des WPK-Handbuches nach EN 1090 zu lenken. Seite: 8

9 5 Unternehmenspolitik Die Unternehmenspolitik von Oberhofer Stahlbau sorgt dafür, dass das Unternehmen richtig und gut geführt wird. Sie bestimmt somit den grundlegenden Kurs des Unternehmens den Geschäftszweck und die unternehmenspolitischen Leitlinien. 5.1 Was soll der Zweck von Oberhofer Stahlbau sein? Jedem Unternehmen steht es frei, den Zweck des eigenen Unternehmens frei zu definieren. Der Zweck von Oberhofer Stahlbau ist die Schaffung zufriedener Kunden. Dabei werden Ressourcen vor allem unser angesammeltes Wissen aus über 30 Jahren im Projektgeschäft in Nutzen für unsere Kunden verwandelt. Nutzen sind somit alle Arten von Problemlösungen, für die unsere Kunden bereit sind, Rechnungen zu bezahlen. Selbstverständlich kann ein Unternehmen nicht ohne Gewinn auskommen. Der Gewinn ist aber kein vordergründiges Ziel, sondern das Ergebnis für die Erfüllung unseres Unternehmenszwecks. Der Gewinn der daraus entsteht, zeigt uns an, ob wir das Richtige tun und ob wir das Richtige gut tun. Bei der Umsetzung unserer Unternehmenspolitik bzw. ziele stellt die Geschäftsführung sicher, dass alle geltenden behördlichen und gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. 5.2 Mission Die (Business) Mission von Oberhofer Stahlbau umfasst drei Elemente: der Bedarf, unser Können sowie unsere Überzeugung. Die Mission bestimmt den Auftrag, den wir auf der Sachebene erfüllen müssen oder mit anderen Worten die Entscheidung für die Geschäftstätigkeit. Um zur Mission von Oberhofer Stahlbau zu gelangen, ist es notwendig, drei Hauptfragen zu beantworten: 1. Wofür bezahlt uns der Kunde? Oder: Was ist der Bedarf? 2. Was können wir besser als andere und wo sind wir daher überlegen? Oder: Was sind unsere Stärken? 3. Woher kommt unsere Kraft? Oder: Woran glauben wir? 5.3 Leitbild Unternehmenszweck Wir sind Problemlösungsspezialisten für die Planung, Fertigung und Montage von Stahlbau- Projekten in den Bereichen Brückenbau, Alpines Bauen, Anlagenbau, Sanierung von historischen Stahlbauten, Hochbau und Sonderprojekte wie z.b. die Überdachung der Salzburger Felsenreitschule oder die Errichtung des Bunyodkor Stadions in Tashkent. Wir erarbeiten für und mit unseren Kunden die bestmöglichen Lösungen und setzen diese um. Wir orientieren uns an Resultaten und am Nutzen für unsere Kunden. Nutzen sind alle Seite: 9

10 Arten von Problemlösungen, für die unsere Kunden bereit sind, unsere Rechnungen zu bezahlen. Wir wollen mit unserer Tätigkeit kommerziell erfolgreich sein und sehen darin den Beweis für die Richtigkeit unserer Aufgabe und ihre professionelle Erfüllung. Grundlagen Die Grundlage unseres Denken und Handelns ist unser Wissen aus 30 Jahren Projektgeschäft. Dieses angesammelte Wissen wird konsequent weiterentwickelt. Organisation und Führung Unser Unternehmen hat zwei Basiseinheiten, die Person und das Projekt. Wir möchten die Führung unseres Unternehmens breit abstützen. Durch unsere organisatorische Ausrichtung machen wir Gebrauch von Prinzipien wie Selbstregulierung und Selbstorganisation. Mitarbeiter Das Wichtigste in unserem Unternehmen sind unsere Mitarbeiter. Sie sind, unabhängig von der konkreten Tätigkeit, unserer Aufgabe verpflichtet. Unsere Mitarbeiter werden unabhängig von Bereichsgrenzen in Projektteams eingesetzt. Das Projektteam orientiert sich ausschließlich am Problem des Kunden. Wir wollen ein Unternehmen sein, auf deren Projekte und Reputation die Mitarbeiter stolz sein können. Wir sichern unsere Leistungsfähigkeit, Kompetenz und Qualität durch umfassende Aus- und Weiterbildung. Wir streben an, dass unsere Mitarbeiter dadurch Selbstverwirklichung und persönliche Erfüllung finden, dass sie zur Realisierung unserer Aufgabe beitragen. Jeder Mitarbeiter trägt durch kontinuierliche Verbesserungen und sein Engagement zur Effektivität unserer Prozesse bei und sichert dadurch Qualität und Zuverlässigkeit entlang der gesamten Prozesskette. 5.4 Selbstverpflichtung der Leitung Die Geschäftsführer legen in der Qualitätspolitik fest und bewerten jährlich das QMS. Die Leitung und Pflege unterliegt einem dafür benannten Qualitätsmanagementbeauftragten (siehe Organigramm, Bereich QM). Er hat sicherzustellen, dass die erforderlichen Prozesse eingeführt und gelebt werden, dass die Geschäftsführung jederzeit über die Leistungen des OMS informiert wird und dass sich unser gesamtes Unternehmen den Kundenanforderungen bewusst ist. Seite: 10

11 Um die Wirksamkeit und das ständige Verbessern des QMS zu gewährleisten sind alle Mitarbeiter dazu aufgefordert, aktiv dabei zu unterstützen. 5.5 Organisation - Organigramm Die Aufstellung des Unternehmen Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H Die Organisation (Struktur) eines Unternehmens muss der Strategie folgen und diese möglichst effizient umsetzen. D.h., erst wenn man weiß, wohin man will (Strategie), kann man ableiten, wie man sich organisieren soll, um dorthin zu kommen. Durch die Organisation werden die für die Strategieumsetzung notwendigen Sachaufgaben immer feiner ausdifferenziert, bis sie letztlich als Beiträge vorliegen, die von einzelnen Mitarbeitern erbracht werden können. Im Management müssen allerdings auch Rahmenbedingungen geschaffen werden, die es Führungskräften und Mitarbeitern ermöglicht, sich selbst zu organisieren. Es gilt, drei Grundfragen des Organisierens zu beantworten: 1. Wie müssen wir uns organisieren, damit das, wofür der Kunde uns bezahlt, im Zentrum der Aufmerksamkeit steht und von dort nicht wieder verschwinden kann? 2. Wie müssen wir uns organisieren, damit das, wofür wir unsere Mitarbeiter bezahlen, von diesen auch wirklich getan werden kann? 3. Wie müssen wir uns organisieren, damit das, wofür die Geschäftsführung bezahlt wird, von dieser wirklich getan werden kann? Die Organisation bei Oberhofer Stahlbau ist natürlich ganz stark durch das Projektgeschäft geprägt. In der Prozessbeschreibung Projektmanagement wird auch die Organisation entsprechend behandelt. Die Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten sind in folgender grafischer Darstellung auch namentlich festgehalten: Seite: 11

12 Abb. 1) Organigramm Oberhofer Stahlbau GmbH In Funktionsbeschreibungen (FB_) sind darüber hinaus Tätigkeitsbereich, Anforderungsprofil, Stellvertreterregelung sowie eventuell spezifische Rechte, Pflichten und Ressourcenerfordernisse einer Funktion bzw. Stelle im Detail beschrieben. 5.6 Ableitung von Firmen- und Qualitätszielen Im Zuge des Planungsprozesses werden die Ziele für die einzelnen Abteilungen abgeleitet. Diese enthalten auch Qualitätsziele und dienen allen Mitarbeitern als Leitlinie für die Ausführung der Arbeiten. Die Unterstützung des Oberhofer-Verbesserungs-Prozesses ist ausdrücklicher Bestandteil dieser Ziele. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, zum Wohle unseres Unternehmens und unserer Kunden nach den Vorgaben des OMS zu arbeiten. Jahresziele werden im Zuge der Mitarbeitergespräche beginnend bei den Abteilungsleitern - aber auch für jeden einzelnen Mitarbeiter definiert, dokumentiert und geprüft; Vorlagen zur Vorbereitung und Dokumentation für das jährliche MA-Gespräch befinden sich im OMS. 5.7 Interne Kommunikation Wir sind in der internen Zusammenarbeit um ein ausgezeichnetes Kommunikationsklima und einwandfreien Informationsfluss bemüht. Als Informationsmedium nutzen wir das OMS (in der intranet-version), das monatliche Infoblatt (zusätzlich zum Gehaltszettel) und Seite: 12

13 diverse Besprechungen. Als regelmäßige Besprechungen sind z.b. der wöchentliche jour fixe, die Produktionsbesprechung oder auch die jährlichen Mitarbeitergespräche definiert. Es gilt immer das Motto: Wir gehen miteinander auch in schwierigen Fragen partnerschaftlich und respektvoll um. Dazu gehört auch, dass wir höflich sind und grüßen. 5.8 Management Review Die Unternehmensziele werden in regelmäßigen Abständen (1 x jährlich) im Rahmen einer Management-Systembewertung von der Geschäftsführung hinsichtlich ihres Erfüllungsgrades kontrolliert und (neu) festgelegt. Die Ziele und die damit verbundenen Kennzahlen bilden die Grundlage für die regelmäßige Beurteilung der Strategie-Umsetzung im Zuge sogenannter Management-Reviews. Dazu werden regelmäßig Daten erhoben und der Geschäftsführung zur Bewertung vorgelegt. Die Analyse dieser Daten ist der Ausgangspunkt für die Ableitung von Korrektur-, Vorbeugeund Verbesserungsmaßnahmen. Für die Management-Bewertungen werden als Input verwendet: Interne und externe Auditergebnisse Rückmeldungen von Kunden Prozessleistung und Produktkonformität Status der Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen Folgeaktionen vergangener Managementmeetings Änderungen, die sich auf das QMS auswirken könnten und Verbesserungsvorschläge Diese Bewertungen, Ergebnisse und Maßnahmen werden schriftlich mit dokumentiert siehe Dokumente Management review. 6 Management von Ressourcen 6.1 Personalressourcen Unsere Mitarbeiter stellen die wesentliche wirtschaftliche Kraft des Unternehmens dar. Diese Kraft wird durch folgende Schwerpunkte geprägt: Hohes Niveau in der beruflichen Qualifikation ausschließlich Fachpersonal Große Motivation und Identifizierung mit dem Unternehmen Umfangreiches know-how und Erfahrungsschatz durch lange Firmenzugehörigkeiten Gut ausgeprägte Teamzugehörigkeit und Respekt vor den Kollegen Strategisches Personalmanagement Das strategische Personalmanagement hat vor allem 3 Hauptaufgaben: Personalplanung Personalentwicklung Recruting Seite: 13

14 Entsprechend des Einsatzgebietes ist das Anforderungsprofil für eine Funktion in der jeweiligen Funktionsbeschreibung beschrieben. Dadurch wird sichergestellt, dass die jeweilige Funktion nur durch entsprechend qualifiziertes Personal (ausgebildet und/oder geschult) ausgeführt wird. Auf dieses im FB angeführte Anforderungsprofil ist auch bei der Rekrutierung von neuen, aber auch bei der Weiter und Fortbildung von bestehendem Personal Rücksicht zu nehmen. Planung: Die Personalplanung wird in Abstimmung mit der Geschäftsleitung in Abhängigkeit der entsprechenden Auftragslage vorgenommen. Basis für die Bedarfsermittlung und die Weiterbildungsplanung ist die Erhebung der Kompetenzen (Mitarbeiter-Qualifikationsübersicht) der Mitarbeiter und der input aus den Mitarbeitergesprächen. Die daraus resultierenden Maßnahmen werden in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung geplant und mit Hilfe interner oder externer Schulungen umgesetzt (siehe Qualifikationsmatrix/Schulungsplan). Die Wirksamkeit der Schulungen wird ebenfalls überprüft/dokumentiert. Neue Mitarbeiter werden in der Verantwortung der jeweiligen Abteilung auf die Aufgaben und die abteilungsinternen Richtlinien geschult und eingewiesen. Durch diese Einschulung neuer Mitarbeiter werden die Unternehmensrichtlinien (Betriebsanweisungen), der Sicherheitsaspekt (Arbeitsanweisungen, ) und die Dokumentation zum OMS durch den leitenden Angestellten zur Kenntnis gebracht. Ziel von Oberhofer Stahlbau ist es, ein Team zu bilden, welches über die zur Ausübung der Aufgaben erforderlichen Qualifikationen verfügt. Darüber hinaus stellt auch die Entwicklung der Mitarbeiter in fachlicher und sozialer Hinsicht ein zentrales Anliegen dar Operatives Personalmanagement Das operative Personalmanagement beschäftigt sich mit der Sammlung und Abrechnung von Zeitaufzeichnungen, Reise- und sonstigen Personalkosten. Neben den administrativen Personalfragen kümmert sich der Personalverantwortliche auch um das Erstellen von Dienstverträgen und das Aktuell-Halten der Personalakten. Die Durchführung der Lohnverrechnung ist an den Steuerberater (Amerhauser & Partner) ausgelagert. 6.2 Sachressourcen Betriebsmittel und Infrastruktur Generell erfolgt die Planung der Anschaffung von Betriebsmitteln, Anlagen und Geräten im Zuge der jährlichen Investitionsplanung. Falls es im Zuge von Projekten/Aufträgen zu einem frühzeitigen oder außerordentlichen Bedarf kommt, sind die Investitionen durch einen Investitionsantrag bei der Geschäftsleitung zu beantragen und genehmigen zu lassen. Die Auswahl von Lieferanten erfolgt nach definierten Kriterien. Bestehende Lieferanten, die für uns von strategischer Bedeutung sind, werden regelmäßig nach einem festgelegten Verfahren bewertet (siehe Lieferantenbewertung). Seite: 14

15 Die zur Erfüllung unserer Kundenprojekte notwendige Infrastruktur wird von der Geschäftsführung zur Verfügung gestellt. Dass diese zur Verfügung gestellten Mittel und Infrastruktur sämtlichen geatzlichen Vorschriften entspricht, wird jährlich von unseren Sicherheitsvertrauenspersonen (SVP) und einer Sicherheitsfachkraft (SFK) überprüft. Die Dokumentation dieser Evaluierung erfolgt im Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument. Dieses ist sowohl online, als auch als Ausdruck im Sekretariat verfügbar Umgang mit Kundeneigentum Eigentum, welches unseren Kunden aber auch Partnern wie Lieferanten uns zur Verfügung stellen ist als solches entsprechend zu kennzeichnen. Für den sorgfältigen Umgang mit diesem hat jeder Mitarbeiter zu sorgen. 7 Produktrealisierung 7.1 Prozesslandkarte Die nachfolgende Prozesslandkarte gibt einen Gesamtüberblick über die Abläufe in unserem Unternehmen. Abb. 2) Prozesslandkarte Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H. Wir sehen uns sowohl als Entwicklungs-, Planungs-, Fertigungs- und Montagebetrieb. Bei Oberhofer Stahlbau wird jeder Auftrag als Projekt abgewickelt. Daher steht bei uns das Projektmanagement als zentraler Prozess im operativen Vordergrund. Auf der Seite: 15

16 fertigungstechnischen Seite ist die WPK (werkseigene Produktionskontrolle) aus der EN 1090 ein ebenso wichtiger Kernprozess. In der vorigen Darstellung (Abb.2) ist neben dem Prozess der Produktrealisierung dargestellt, dass dieser Prozess bei den Kundenanforderungen beginnt und bei der Kundenzufriedenheit endet. Weiters gibt es Prozesse, die den Hauptprozess unterstützen: o Führungsprozesse (im Hauptprozess: Verantwortung der Leitung dargestellt, darunter sind sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit Organisation, Strategie, Zielsetzung und Führung zu verstehen) o Ressourcen-Prozesse (Mitarbeiter, Maschinen, Anlagen) o Messung, Analyse und Verbesserung (QM-Prozesse) hat die Sicherung der Prozessqualität und die Überwachung der Umsetzungsaktivitäten als Aufgabe. o Unterstützungsprozesse nehmen die zentralen Unterstützungsaufgaben wahr und gewährleisten somit eine reibungslose Leistungserbringung (EDV, Materialwirtschaft, ) Die genaue Abfolge und die Wechselwirkungen dieser einzelnen Prozesse ist in den jeweiligen Prozessbeschreibungen ersichtlich siehe Prozessbeschreibungen. Die moderne Qualitätsstrategie berücksichtigt, dass qualitativ hochwertige Produkte und Leistungen nur aus qualitativ hochwertigen Unternehmensprozessen entstehen. Prozesse sind Vorgänge. Es fließt etwas in diese Vorgänge ein (Input), dann erfolgt eine Verarbeitung (meist unter Verwendung von Energie, Arbeitskraft oder Hilfsmitteln) und es entsteht ein Ergebnis (Output), das dann an den nächsten Prozess weitergeleitet wird. Prozesse gehen oft quer durchs Unternehmen, sie kennen keine Abteilungsgrenzen. Beispiele: Beschaffung, Angebotslegung, Projektabwicklung. Der Vorteil des Prozess-Modells ist, dass wir die Zusammenhänge zwischen Teilprozessen sehen und erkennen, und dass es wichtig ist, die Verbindung zu anderen Prozessen optimal zu gestalten. Jeder Teilprozess ist gewissermaßen Kunde seines Vorprozesses und Lieferant für den Nachfolgeprozess. Die Schnittstelle zwischen Prozessen wird wesentlich vom Anforderungsprofil des Kunden und vom Leistungsprofil des Lieferanten bestimmt. Die optimale Abstimmung wandelt Schnittstellen in verbindende Nahtstellen um. Nur wenn dies geschieht, laufen die Prozesse optimal ab, das muss immer unser Ziel sein. Die Prozessdarstellung findet sich auch in unserem intranet-basierten Managementsystem, siehe folgende Abbildung 3): Seite: 16

17 Abb. 3) Darstellung des OMS als Intranet-Lösung 7.2 Produktrealisierung Der Prozess der Produktrealisierung ist ein Kernprozess des Unternehmens und wird, wie in der Prozesslandkarte dargestellt, abgearbeitet. 7.3 Beschaffungsprozess Der Beschaffungsprozess bei Oberhofer Stahlbau erfolgt auftragsbezogen. Siehe dazu auch Prozessbeschreibung Einkauf. Seite: 17

18 7.4 Prüfmittel Alle qualitätsbeeinflussenden Mess- und Prüfmittel (wie Messschieber, Messlehren, ) sind eindeutig gekennzeichnet und können rückverfolgt werden. Diese werden in regelmäßigen Abständen nach festgelegten Prüfverfahren auf die notwendige Genauigkeit überprüft. Dabei wird intern ein Kalibrierprotokoll ausgefüllt und extern ein entsprechendes Zertifikat angefordert und abgelegt siehe auch Prozessbeschreibung. 8 Qualitätsmanagementprozesse (MAV-Prozesse) 8.1 Ermittlung von Kundenanforderungen und Kundenzufriedenheit Wie in der ISO 9001 gefordert, richten wir unsere Abläufe auf unsere Kunden aus und überprüfen diese auch. Wir verstehen im Sinne von ISO 9001 unter Qualität: Qualität ist die Erfüllung vereinbarter (bzw. zu Recht erwarteter) Anforderungen des Kunden. Wir werden unsere wichtigsten Kunden regelmäßig befragen, um aus der professionellen Durchführung und Auswertung Anregungen für Verbesserungen zu erhalten. Selbstverständlich sind alle Informationen wichtig, die dazu beitragen. Reklamationen egal, ob deutlich oder dezent geäußert, sind sehr wichtig, um konkrete und, wenn erforderlich, generelle Maßnahmen zu ermöglichen. 8.2 Internes Audit Wir führen interne Audits durch, um zu prüfen, ob die Qualitätsabläufe verstanden und genau so angewendet werden, wie wir sie beschrieben haben. Dies dient der Sicherstellung der Übereinstimmung zwischen festgelegten Normforderungen (Theorie) und der Praxis. Außerdem werden Audits verwendet um: die Aktualität der Dokumentation im OMS zu gewährleisten zu prüfen, ob gesetzte Korrekturmaßnahmen wirksam sind das OMS auf seine Norm-Konformität zu überprüfen die Effektivität und Effizienz der angewandten Verfahren zu prüfen der Geschäftsführung Ergebnisse hinsichtlich der Wirksamkeit des QM-Systems zu liefern. Das Audit läuft nach einem vorgegebenen Auditplan ab, in dem auch die Dauer, Häufigkeit, usw. geregelt ist. Die Ergebnisse, Abweichungen und Korrekturmaßnahmen werden in einem Auditbericht dokumentiert und beim nächsten Audit zur Wiedervorlage gebracht. 8.3 Datenanalyse und Berichtswesen Der QM-Beauftragte trägt dafür Verantwortung, dass sämtliche Informationen und Daten aus allen Leitungsebenen zusammengeführt, analysiert und bewertet werden. Aus diesen Kennzahlen sind Tendenzen, betriebliche Leistungen, Zufriedenheit (Kunde und Mitarbeiter), Wirksamkeit und Effizienz der Organisation und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. 8.4 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess OVP bedeutet Oberhofer Verbesserungsprozess und beschreibt den seit 2009 eingeschlagenen Weg der ständigen und gemeinsamen Verbesserung in kleinen Schritten. OVP nutzt dabei vor allem das Know-how aller Mitarbeiter im Unternehmen. OVP ist deshalb Seite: 18

19 so wichtig, um die Arbeitsplätze langfristig zu sichern und das Traditionsunternehmen Oberhofer Stahlbau als selbständiges Unternehmen zu erhalten. 8.5 Reklamationsmanagement, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen Viele Fehler sind vermeidbar, wenn sie an der Wurzel bekämpft werden. Dazu ist es erforderlich, den Fehler bis zur Wurzel zurückzuverfolgen. Die Grundüberlegung dabei ist, dass viele Fehler durch organisatorische und technische Vorkehrungen vermeidbar sind. Eine regelmäßige Behandlung der Themen findet im wöchentlich Jour-fixe statt. Als internes Instrument zur Erfassung von Fehlern dient das Formular mit der Bezeichnung Kundenreklamation. 8.6 Analyse- und Verbesserungsprozess Qualitätssicherung im Fertigungs- und Montageprozess Qualität in der Fertigung und Montage wird gezielt geplant und produziert und nicht erprüft! Fertigungs- und Montageprozesse sind im Vorfeld bereits so zu gestalten, daß gleichbleibende Qualität sichergestellt ist und Fehler erst gar nicht entstehen können. Treten trotzdem Fehler auf, sind deren Ursachen zu analysieren und dauerhaft zu beseitigen. Durch den Einsatz einer Reihe von Methoden und Werkzeugen wird die Fertigung und Montage ständig in Richtung Null Fehler weiterentwickelt. Qualität wird also durch beherrschte, qualitätsgesicherte Prozesse umfassend gewährleistet! Zertifizierungen sind für viele Projekte die Voraussetzung, um überhaupt anbieten zu dürfen. Zertifizierungen dokumentieren und beweisen die Kompetenz eines Unternehmens. Zertifizierungen sind aber nur dann sinnvoll, wenn sie aus der Sicht des Kunden und des Unternehmens einen Nutzen stiften: wenn also unsere Produkte und Dienstleistungen besser werden bzw. unsere Mitarbeiter dadurch eine höhere Qualifikation (Ausbildung) erlangen. Um die erforderliche Qualität für unsere Kunden sicherzustellen, haben wir bei Oberhofer Stahlbau folgende Maßnahmen ergriffen: Prozessanalyse und -beschreibung Durch die Analyse und Beschreibung vor allem unserer Kernprozesse wurde ein wichtiger Schritt gesetzt, gewisse Standards für die Abarbeitung von Aufgaben zur Verfügung zu stellen. Neben den Prozessbeschreibungen sind es vor allem die noch mehr ins Detail gehenden Arbeitsanweisungen, die eine entsprechende Qualität sicherstellen sollen. Werkseigene Produktionskontrolle (WPK) Werkseigene Produktionskontrolle (WPK) bedeutet, dass die Fertigung von Oberhofer Stahlbau ständig überwacht wird. Die werkseigene Produktionskontrolle (WPK) wurde bei Oberhofer Anfang 2009 eingerichtet, um sicherzustellen, dass die gefertigten und gelieferten Produkte die vereinbarten Leistungsmerkmale aufweisen. Die WPK-Arbeiten werden schriftlich dokumentiert und entsprechend ausgewertet. Die regelmäßigen Kontrollen und Überprüfungen werden durch die QS/IWE durchgeführt. Nicht nur die Überwachung der Herstellprozesse, sondern auch die Ermittlung der Kundenanforderungen/Bauteilspezifikation, Bemessung, die Konstruktionsmaterialien (Beschaffung, Prüfung, Rückverfolgbarkeit) wird die WPK eingesetzt. Die Weiterentwicklung der WPK zwecks Erfüllung der Anforderungen der EN 1090 ist gegenwärtig (Juni2012) in Arbeit. Seite: 19

20 Schweiss-Zertifikate von Oberhofer Stahlbau Oberhofer Stahlbau verfügt über folgende Schweißzulassungen: Eignungsnachweis nach DIN (SLV München GesmbH) Bestätigung des TÜV nach ÖNORM M 7801 Teil1, Güteklasse 1 DIN EN ISO :2006 (bis ) Die DIN EN ISO :2006 wurde vor dem Hintergrund der Einführung der neuen EN 1090 nicht mehr verlängert. Dennoch sind die mit der Norm verbundenen Unterlagen wie z.b. das Handbuch umfassende Qualitätsanforderungen nach DIN EN ISO : weiterhin gültig. Die Unterlagen befinden sich im QS-Bereich im 1.OG. Oberhofer Schweisswerksnorm Die Oberhofer Werksnorm für Schweißnähte und Nahtvorbereitung wurde 2010 erarbeitet und ist seit gültig. EN 1090 Die EN 1090 betrifft alle Unternehmen, die mit der Ausführung von Stahl- oder Aluminiumtragwerken befasst sind. Um die Berechtigung selbst hergestellte Produkte mit dem CE-Kennzeichen versehen zu dürfen, bedarf es einer Zertifizierung durch eine Zertifizierungsstelle. Die Übergangsfrist besteht bis Juli Seite: 20