E POST Administratoren-Handbuch für Kleinunternehmer. Version 2.3

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1 E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer

2 Impressum Handbcher und Software sind urheberrechtlich geschtzt und drfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, bersetzt oder anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch fr Auszge. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankndigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentmer Deutsche Post AG E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer

3 Inhalt 1 Überblick 1 2 E POST Portal nutzen Posteingang des Administratorkontos öffnen Administrationssicht öffnen 5 3 Selbstadministration nutzen Mitarbeiter verwalten Mitarbeiter hinzufgen Mitarbeiter bearbeiten Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E POST Unternehmensadresse anlegen Firmenstammdaten verwalten Daten veröffentlichen Unternehmensdaten veröffentlichen E POST Adresse veröffentlichen Vertrag verwalten Zahlungsweise ändern Einzelverbindungsnachweis einstellen Zahlungsdaten bearbeiten Rechnungen herunterladen Tarif-Details einsehen E POSTIDENT verwalten E POSTIDENT: Überblick E POSTIDENT beauftragen Datennutzung verwalten Entsperrpasswort neu beantragen Entsperrpasswort: Überblick Entsperrpasswort ber den Selbstadministrationsbereich beantragen Entsperrpasswort ber das E POST Portal beantragen Entsperrpasswort außerhalb Ihres E POST Kontos beantragen Entsperrpasswort ber Kundenservice beantragen 36 4 Kundenservice 37 Glossar 38 E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer

4 1 Überblick 1 Überblick Ihr Unternehmen nutzt die E POST Anwendung und hat Ihnen die Verwaltung des Unternehmenskontos bertragen. Sie wurden somit als Administrator bestimmt. Sie haben dadurch umfangreiche Rechte, die in dieser Dokumentation beschrieben werden. Aufgaben im E POST Portal Standard- Administratorpostfach zum Einloggen im E POST Portal Navigation Als Administrator haben Sie im E POST Portal im Wesentlichen folgende Aufgaben: Pflegen der Stamm- und Vertragsdaten Ihres Unternehmens Anlegen und Pflegen der Mitarbeiterpostfächer Prfen von Rechnungen und eventueller Einzelverbindungsnachweise Gehen Sie mit allen Änderungen gewissenhaft um. Sollten Sie Fragen haben, die im Administratoren-Handbuch nicht beantworten werden, kontaktieren Sie den Kundenservice der Deutschen Post AG. Mindestens ein Administrator-Administratorpostfach, mit dessen E POSTBRIEF Sie sich im E POST Portal einloggen, wird standardmäßig bei der Registrierung nach dem Schema vorname.nachname@firmenname.epost.de von der Deutschen Post AG angelegt. Entweder bereits bei der Registrierung Ihres Unternehmens oder nachträglich können bis zu drei Administratoren bestimmt werden. Die Zugangsdaten erhalten Sie per Post. Sie können die Funktionen der Selbstadministration ber die Navigation im Browser steuern. Nachfolgend sind die Steuerungselemente fr die Selbstadministration aufgefhrt (siehe Abbildung 1-1 auf Seite 1): Position 1: Navigation Position 2: Registerkarte Position 3: Symbolleiste Position 4: Hauptfenster Abbildung 1-1 Selbstadministration: Überblick Administrator anlegen auf Seite Postfach löschen auf Seite Administratorrechte entziehen auf Seite 19 E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 1

5 1 Überblick 4. Kundenservice auf Seite 37 E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 2

6 2 E POST Portal nutzen 2 E POST Portal nutzen Das E POST Portal ist die zentrale Anlaufstelle fr alle administrativen Aufgaben. Ihr Unternehmen ist fr die E POST Anwendung registriert. Es wurde mindestens ein Administrator-Konto bei der Registrierung von der Deutschen Post AG fr Sie angelegt. Die Anmeldung am E POST Portal erfolgt fr den Zweck der Selbstadministration immer zweistufig: 1. Zunächst melden Sie sich mit Passwort an Ihrem E POST Nutzerkonto an. 2. Durch eine weitere Autorisierung per HandyTAN bestätigen Sie, dass Sie die Administrationsberechtigung besitzen. 2.1 Posteingang des Administratorkontos öffnen Die Anmeldung am E POST Portal erfolgt mit Ihrer E POSTBRIEF Adresse und Ihrem Passwort. Auf normalem Authentifizierungsnbiveau haben Sie dann Zugang zum Posteingang. Optional können Sie sich auf hohem Authentifizierungsniveau mit HandyTAN anmelden, um administrative Tätigkeiten auszufhren. Wenn Sie sich auf hohem Authentifizierungsniveau anmelden wollen, haben Sie Ihr Mobiltelefon fr das Empfangen von mtans bereitliegen. 1. Rufen Sie unter das E POST Portal auf. 2. Optional: Wenn Sie administrative Tätigkeiten ausben wollen (z. B. Stammdaten pflegen), können Sie sich direkt als Administrator mit hohem Authemtifizierungsniveau anmelden. Wählen Sie unter Ident-Nachweis: normal die Schaltfläche Wechseln (Abbildung auf Seite 4, Position 1). E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 3

7 2 E POST Portal nutzen Abbildung Am E POST Portal anmelden Die Option Ident-Nachweis: hoch ist gesetzt. 3. Wählen Sie bei Login als Privatkunde die Schaltfläche Wechseln. Die Angabe Login als Geschäftskunde erscheint (Abbildung auf Seite 4, Position 2). 4. Geben Sie Ihre E POSTBRIEF Adresse und Ihr Passwort ein, und bestätigen Sie mit Einloggen (siehe Abbildung auf Seite 4, Position 3). 5. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden: a. Geben Sie Ihr Initialpasswort an und bestätigen Sie mit Einloggen. Die Eingabemaske TAN-Eingabe erforderlich erscheint und eine HandyTAN wird per SMS an Ihr Mobiltelefon gesendet. b. Geben Sie die erhaltene HandyTAN ein und wählen Sie Bestätigen. Die Eingabemaske Neues Passwort erscheint. c. Geben Sie bei Altes Passwort das Passwort aus dem Begrßungsschreiben an. d. Geben Sie sowohl bei Neues Passwort als auch bei Neues Passwort bestätigen Ihr neues Passwort ein. Das Anmeldepasswort muss aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $,!,?, #) Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung. e. Wählen Sie Bestätigen. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 4

8 2 E POST Portal nutzen Das Passwort wurde geändert und das Initialpasswort hat keine Gltigkeit mehr. Sie werden aus Sicherheitsgrnden ausgeloggt. 6. Wenn Sie sich mit hohem Authentifizierungsniveau angemeldet haben, geben Sie die HandyTAN ein, die Sie erhalten haben. Ergebnis Sie befinden sich im Posteingang des E POST Administratorkontos. 2.2 Administrationssicht öffnen Um z. B. die Stammdaten Ihrer Organisation zu pflegen oder Mitarbeiter anzulegen oder ihre Daten zu bearbeiten, öffnen Sie die Administrationssicht. Sie haben sich mit der E POST Adresse des Administrators am E POST Portal angemeldet (2.1 Posteingang des Administratorkontos öffnen). 1. Wählen Sie die Schaltfläche Administration (siehe Abbildung auf Seite 5, Position 1). Abbildung Als Administrator anmelden Wenn Sie sich bei der Anmeldung mit Ident-Nachweis: normal angemeldet haben, wird Ihnen eine HandyTAN zugesendet. Andernfalls wird die Administrationsoberfläche direkt geöffnet, da Sie bereits mit hohem Ident-Nachweis angemeldet sind. 2. Bei Aufforderung zur Eingabe der HandyTAN geben Sie diese ein und wählen die Schaltfläche Bestätigen. 3. Wählen Sie die Schaltfläche Administration. Ergebnis Es öffnet sich die Mitarbeiterbersicht. Die Anmeldung mit hohem Ident-Nachweis wird nach 15 Minuten Inaktivität auf normal zurckgesetzt. Wenn Sie in diesem Fall die Selbstadministration nutzen wollen, mssen Sie erneut eine HandyTAN eingeben. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 5

9 3 Selbstadministration nutzen Über die Selbstadministration können Sie Informationen zu Ihren Mitarbeitern, Ihrem Unternehmen, Ihrem Vertrag, Ihren gespeicherten Daten sowie weiteren E POST Funktionen verwalten. 3.1 Mitarbeiter verwalten Sie können Mitarbeiter Ihres Unternehmens hinzufgen und bearbeiten. Das Anlegen von Mitarbeitern im E POST Portal dient zwei Zielen: Die Mitarbeiter können E POSTBRIEFE senden und empfangen. E POST Adressen von Mitarbeitern oder Funktionspostfächern können im öffentlichen Adressverzeichnis veröffentlicht werden Mitarbeiter hinzufgen Legen Sie Postfächer fr Mitarbeiter an und legen die Art des Zugangs fr die E POST Anwendung fest. Sie können bis zu zehn Mitarbeiter fr das E POST Portal anlegen Geben Sie zunächst die Mitarbeiterdetails an. 2. Legen Sie ein Mitarbeiterkonto an, damit der Mitarbeiter auf das E POST Portal Zugriff erhält. Mitarbeiterdetails angeben Über die Mitarbeiterdetails geben Sie persönliche Daten, Rechte und Rollen sowie ein optionales Profilbild eines Mitarbeiters an. Sie sind als Administrator angemeldet. 1. Wählen Sie in der Navigation Mitarbeiter (Abbildung auf Seite 7, Position 1). 2. Wählen Sie die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter (Abbildung auf Seite 7, Position 2). E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 6

10 Abbildung Neuen Mitarbeiter anlegen Sie gelangen auf die Registerkarte Mitarbeiter anlegen. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 7

11 Abbildung Eingabemaske zum Anlegen eines Mitarbeiters 3. Geben Sie die Anrede, Vorname, Nachname und Position an (Abbildung auf Seite 8, Position 5). 4. Geben Sie optional Akademischer Grad, Weitere Vornamen, Standort, Abteilung und Telefonnummer an (Abbildung auf Seite 8, Position 3). 5. Legen Sie optional unter Rechte und Rollen eine Funktion des Mitarbeiters fest (Abbildung auf Seite 8, Position 4). Option Administrator Gesetzlicher Vertreter Beschreibung Legen Sie den Mitarbeiter als weiteren Administrator fest, der dieselben Rechte hat, wie der initial von der Deutschen Post AG angelegte Administrator. Legen Sie den Mitarbeiter als gesetzlichen Vertreter fest (z. B. Vorstand oder Geschäftsfhrer), um ihn als Stellvertreter fr das Vertragskonto einzurichten. Tabelle Rechte und Rollen E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 8

12 6. Laden Sie optional ein Profilbild hoch (Abbildung auf Seite 8, Position 2). Das Profilbild des Mitarbeiters wird bei Freigabe im öffentlichen Adressverzeichnis dargestellt. a. Wählen Sie Durchsuchen. b. Wählen Sie eine Grafikdatei aus. Die erlaubte Maximalgröße der Bild-Datei fr ein Profilbild beträgt 2 MB. Die Auflösung der Bilddatei muss mindestens 140 Pixel x 185 Pixel betragen. Zulässig sind die Datei-Formate JPG, GIF und PNG. Das Hochladen eines Bilds ersetzt ein vorhandenes Bild. c. Bestätigen Sie mit Bild bernehmen. 7. Wenn Sie den Mitarbeiter als Administrator festlegen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: a. Wählen Sie bei Administrator das Optionsfeld ja (Abbildung auf Seite 10, Position 1). Die Eingabemaske zum Anlegen des Nutzerkontos fr den Administrator erscheint. b. Legen Sie den local part der E POSTBRIEF Adresse fest (Abbildung auf Seite 10, Position 2). c. Geben Sie die Mobilfunknummer des Mitarbeiters ein (Abbildung auf Seite 10, Position 3). Die Mobilfunknummer wird fr die Verifizierung mit einer HandyTAN bei der ersten Anmeldung und zum Versenden von elektronischen E POSTBRIEFEN benötigt. d. Legen Sie das Anmeldepasswort fest (Abbildung auf Seite 10, Position 4). Das Anmeldepasswort muss aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $,!,?, #) Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung. e. Legen Sie optional fest, ob eine Anmeldung nur mit hohem Ident-Nachweis möglich sein soll (Abbildung auf Seite 10, Position 5). Wenn Sie einen hohen Ident-Nachweis fr die Anmeldung festlegen, ist eine Anmeldung ohne Mobiltelefon (HandyTAN) solange nicht möglich, bis Sie die Einstellung wieder deaktivieren. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 9

13 8. Wenn Sie den Mitarbeiter als gesetzlichen Vertreter festlegen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: a. Wählen Sie bei Gesetzlicher Vertreter das Kontrollkästchen ja (Abbildung auf Seite 10, Position 6). b. Geben Sie das Geburtsdatum, den Wohnort und das Land an (Abbildung auf Seite 10, Position 7). Abbildung Anlegen von Administrator und/oder gesetzlichem Vertreter 9. Bestätigen Sie alle Angaben mit Speichern. Ergebnis Der Mitarbeiter wird angelegt und der Reiter Mitarbeiterdetails erscheint. In einem weiteren Prozess legen Sie das Mitarbeiterkonto an. Wenn Sie einen Mitarbeiter bei Rechte und Rollen als Administrator festgelegt haben, sind keine weiteren Schritte notwendig, da das zugehörige Mitarbeiterkonto bereits angelegt worden ist Administrationssicht öffnen auf Seite Mitarbeiterkonto anlegen auf Seite E POST Adresse veröffentlichen auf Seite 25 Mitarbeiterkonto anlegen Durch das Anlegen eines Mitarbeiterkontos ermöglichen Sie es einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens, Funktionen des E POST Portals zu nutzen. Sie können standardmäßig bis zu 50 Mitarbeiter anlegen. Sie sind als Administrator angemeldet. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 10

14 Sie haben die Mitarbeiterdetails angegeben. Sie haben die Mitarbeiterdetails des entsprechenden Mitarbeiters aufgerufen. 1. Wählen Sie auf der rechten Seite bei Kontoeinstellungen die Schaltfläche Mitarbeiterkonto anlegen (Abbildung auf Seite 11, Position 1). Abbildung Mitarbeiterkonto anlegen Die Eingabemaske Mitarbeiterkonto / E-POSTBRIEF Adresse anlegen erscheint. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 11

15 Abbildung Mitarbeiterkonto / E-POSTBRIEF Adresse anlegen 2. Legen Sie den Namen der E POSTBRIEF Adresse fest (Abbildung auf Seite 12, Position 1). 3. Legen Sie fest, ob die Adresse im öffentlichen Adressverzeichnis veröffentlicht werden soll (Abbildung auf Seite 12, Position 2). TIPP Um Wartungsaufwand zu vermeiden, empfehlen wir, nur E POST Adressen zu veröffentlichen, die keinen Änderungen unterworfen sind. Veröffentlichen Sie z. B. keine persönlichen Adressen von Mitarbeitern. Mitarbeiter können aus dem Unternehmen ausscheiden. Veröffentlichen Sie ausschließlich nicht-personenbezogene Adressen, z. B. die Adresse eines Gruppenpostfachs wie info@<firmenname>.epost.de. Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E POSTBRIEF Unternehmensadresse anlegen. 4. Markieren Sie bei Nutzerkonto anlegen das Optionsfeld ja (Abbildung auf Seite 12, Position 3). Die Eingabemaske erweitert sich. 5. Geben Sie die Mobilfunknummer des Mitarbeiters an (Abbildung auf Seite 12, Position 4). Die Mobilfunknummer wird fr die Verifizierung mit einer HandyTAN bei der ersten Anmeldung und zum Versenden von elektronischen E POSTBRIEFEN benötigt. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 12

16 6. Legen Sie ein initiales Passwort fest (Abbildung auf Seite 12, Position 5). Das Anmeldepasswort muss aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $,!,?, #) Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung. 7. Legen Sie mit dem Kontrollkästchen bei Ident-Nachweis Einstellung fest, ob sich der Mitarbeiter mit hohem Ident-Nachweis, das heißt mit HandyTAN, anmelden muss (Abbildung auf Seite 12, Position 6). Wenn Sie einen hohen Ident-Nachweis fr die Anmeldung festlegen, ist eine Anmeldung ohne Mobiltelefon (HandyTAN) solange nicht möglich, bis Sie die Einstellung wieder deaktivieren. 8. Optional: Um eine Vertreterregelung einzurichten, legen Sie unter Mitarbeiter / Berechtigung fest, wer eine Zugriffsberechtigung auf das Konto haben soll (Abbildung auf Seite 12, Position 7). ACHTUNG Briefgeheimnis Auch elektronische Post unterliegt dem Briefgeheimnis. Richten Sie eine Vertreterregelung nur in Absprache mit den betroffenen Mitarbeitern ein. 9. Bestätigen Sie mit Speichern (Abbildung auf Seite 12, Position 8). Fr den Mitarbeiter wird ein Nutzerkonto angelegt. 10. Teilen Sie dem Mitarbeiter seine E POST Adresse und das initiale Passwort mit, das Sie festgelegt haben. Beim ersten Anmelden in seinem Portal-Postfach wird der Mitarbeiter aufgefordert, ein neues Passwort zu erfassen Administrationssicht öffnen auf Seite Mitarbeiterdetails angeben auf Seite Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 15 Administrator anlegen Legen Sie weitere Administratoren fr die E POST Anwendung Ihres Unternehmens an. Bei der Registrierung wird mindestens ein Administrator standardmäßig angelegt. Wir empfehlen, mindestens einen weiteren Administrator anzulegen. Sie können bis zu 3 Administratoren anlegen. Wenn Sie einen Administrator anlegen, erhält die Geschäftsfhrung per Post eine Bestätigung. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 13

17 Sie sind als Administrator angemeldet. Falls Sie keinen Zugriff auf ein bestehendes Administrator-Konto haben und einen neuen Zugang einrichten möchten, wenden Sie sich mit Ihrer MasterTAN an den Kundenservice. Sie haben unter Mitarbeiter > Angelegte Administratoren geprft, ob Sie noch einen weiteren Administrator anlegen können. Sie können maximal 3 Administratoren festlegen. Wenn Sie einen neuen Administrator anlegen möchten und die maximale Anzahl bereits erreicht haben, können Sie einem bestehenden Administrator die Administrationsrechte entziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Administratorrechte entziehen. 1. Wählen Sie Mitarbeiter > Neuer Mitarbeiter und machen Sie die erforderlichen Eingaben. 2. Wählen Sie unter Rechte und Rollen bei Administrator das Optionsfeld Ja. Eine Eingabemaske zum Anlegen eines Portal-Postfachs fr den Administrator erscheint (Abbildung auf Seite 14). Abbildung Anlegen von Administrator und/oder gesetzlichem Vertreter 3. Legen Sie den local part der E POSTBRIEF Adresse fest (Abbildung auf Seite 14, Position 2). 4. Geben Sie die Mobilfunknummer des Mitarbeiters ein (Abbildung auf Seite 14, Position 3). E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 14

18 Die Mobilfunknummer wird fr die Verifizierung mit einer HandyTAN beim Anmelden als Administrator benötigt. 5. Legen Sie das Anmeldepasswort fest (Abbildung auf Seite 14, Position 4). Das Anmeldepasswort muss aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $,!,?, #) Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung. 6. Empfehlung: Legen Sie fest, ob eine Anmeldung nur mit hohem Ident-Nachweis (mit HandyTAN) möglich sein soll (Abbildung auf Seite 14, Position 5). Wenn Sie einen hohen Ident-Nachweis fr die Anmeldung festlegen, ist eine Anmeldung ohne Mobiltelefon (HandyTAN) solange nicht möglich, bis Sie die Einstellung wieder deaktivieren. Ergebnis Der Administrator erhält per SMS die E POST Adresse seines Portal-Postfachs und per Post das Passwort. Die Geschäftsfhrung erhält eine Bestätigung, dass der Administrator angelegt wurde. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite Mitarbeiterdetails angeben auf Seite Administratorrechte entziehen auf Seite 19 Mitarbeiter bearbeiten Sie können Detailinformationen eines Mitarbeiters sowie Angaben zu dem angelegten Mitarbeiterkonto ändern. Zum Bearbeiten eines Mitarbeiters gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rufen Sie zunächst die Mitarbeiterdetails auf. 2. Nehmen Sie danach die gewnschten Änderungen vor. Mitarbeiter bearbeiten Sie können die gespeicherten Informationen eines Mitarbeiters nachträglich ändern. Sie sind als Administrator angemeldet. Die änderbaren Informationen umfassen: die Mitarbeiterdetails, d. h. alle Informationen zur Person, die Angaben zum E POST Konto oder zur E POSTBRIEF Adresse. Zum Bearbeiten dieser Informationen gehen Sie so vor: 1. Wählen Sie Mitarbeiter (siehe Abbildung auf Seite 17, Position 1). E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 15

19 2. Sie können den Mitarbeiter, den Sie bearbeiten möchten, auf zwei verschiedene Weisen auswählen: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Mitarbeiters und wählen Sie auf der Symbolleiste die Schaltfläche Bearbeiten (siehe Abbildung auf Seite 16, Position 2). Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters (siehe Abbildung auf Seite 16, Position 3). Abbildung Mitarbeiter auswählen Der Reiter Mitarbeiterdetails öffnet sich. 3. In dieser Auswahl können Sie alle Änderungen an einem Mitarbeiter vornehmen: Mitarbeiterdetails bearbeiten (siehe Abbildung auf Seite 17, Position 1) Mitarbeiterkonto bearbeiten (siehe Abbildung auf Seite 17, Position 3) Mitarbeiterkonto sperren (siehe Abbildung auf Seite 17, Position 2) Postfach löschen Administratorrechte entziehen E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 16

20 Abbildung Mitarbeiter bearbeiten Administrationssicht öffnen auf Seite 5 Mitarbeiterdetails bearbeiten Sie sind als Administrator angemeldet. Sie haben die Mitarbeiterdetails aufgerufen. Wenn Sie Änderungen an Mitarbeiterdetails vornehmen, unterliegen diese denselben Bedingungen wie beim Angeben von Mitarbeiterdetails. Sie gehen dazu folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie in auf der Symbolleiste die Schaltfläche Bearbeiten. Der Reiter Mitarbeiter bearbeiten öffnet sich. 2. Nehmen Sie die Änderungen vor. 3. Speichern können Sie Ihre Angaben auf zwei verschiedene Weisen: Bestätigen Sie auf der Symbolleiste mit der Schaltfläche Speichern. Bestätigen Sie mit Speichern unter der Eingabemaske. Ihre Eingaben werden bernommen und der Reiter Mitarbeiterdetails öffnet sich. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite Mitarbeiterdetails angeben auf Seite Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 15 E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 17

21 Mitarbeiterkonto bearbeiten Sie sind als Administrator angemeldet. Sie haben die Mitarbeiterdetails aufgerufen. Wenn Sie Änderungen an einem Mitarbeiterkonto vornehmen, unterliegen diese denselben Bedingungen wie beim Anlegen des Mitarbeiterkontos. 1. Wählen Sie auf der rechten Seite im Hauptfenster bei Kontoeinstellungen die Schaltfläche Bearbeiten. Die Eingabemaske Mitarbeiterkonto / E-POSTBRIEF Adresse bearbeiten öffnet sich. 2. Nehmen Sie die Änderungen am Mitarbeiterkonto vor. 3. Bestätigen Sie mit Speichern. Ihre Eingaben werden bernommen und der Reiter Mitarbeiterdetails öffnet sich. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite Mitarbeiterkonto anlegen auf Seite Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 15 Mitarbeiterkonto sperren Sie sind als Administrator angemeldet. Sie haben die Mitarbeiterdetails aufgerufen. Ergebnis 1. Wählen Sie auf der rechten Seite Konto sperren. Die Einblendung Zustand Mitarbeiterkonto ändern erscheint. 2. Geben Sie eine Begrndung fr die Sperrung an. 3. Wählen Sie Kontozustand ändern. Das Nutzerkonto wird gesperrt. Administratoren lassen sich nicht sperren. Sie mssen, wenn Sie ein Administrator-Konto sperren möchten, zunächst in den Mitarbeiterdetails die Administrator-Berechtigung entziehen und danach die Löschung vornehmen Administrationssicht öffnen auf Seite Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 15 Postfach löschen Sie sind als Administrator angemeldet. Sie haben die Mitarbeiterdetails aufgerufen. Zum Löschen eines Mitarbeiters gehen Sie so vor: 1. Sie entfernen das Mitarbeiter-Postfach 2. Sie löschen Sie die Mitarbeiter-Stammdaten. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 18

22 1. Wählen Sie auf der rechten Seite Konto sperren. 2. Erfassen Sie den Grund fr das Sperren des Kontos, und bestätigen Sie mit Kontozustand ändern. 3. Wählen Sie auf der rechten Seite Konto löschen. Eine Sicherheitsabfrage erscheint:. 4. Wählen Sie Bestätigen. Das Mitarbeiterkonto ist entfernt. Der Reiter Mitarbeiterdetails öffnet sich. 5. Um die Stammdaten des Mitarbeiters zu löschen, wählen Sie das Löschen-Symbol. Ergebnis Sie gelangen in die Mitarbeiterbersicht. Postfach und Stammdaten des Mitarbeiters sind gelöscht. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 15 Administratorrechte entziehen Sie können einem im E POST Portal als Administrator angelegten Mitarbeiter die Administratorrechte entziehen. Sie können sich selbst nicht die eigenen Administratorenrechte entziehen. Der Vorgang muss immer ber ein weiteres Administratorenkonto durchgefhrt werden. Sie sind als Administrator angemeldet. 1. Markieren Sie das Postfach des Administrators und wählen Sie Bearbeiten. 2. Wählen Sie die Registerkarte Mitarbeiterdetails. 3. Wählen Sie in auf der Symbolleiste die Schaltfläche Bearbeiten. Der Reiter Mitarbeiter bearbeiten öffnet sich. 4. Wählen Sie unter Rechte und Rollen bei Administrator das Optionsfeld Nein. 5. Bestätigen Sie mit Speichern. Ergebnis Die Administratorrechte sind dem Mitarbeiter entzogen. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite Mitarbeiter bearbeiten auf Seite Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E POST Unternehmensadresse anlegen Ermöglichen Sie es Interessenten, Ihre Organisation im öffentlichen E POSTBRIEF Adressverzeichnis zu finden. Dieses Kapitel richtet sich an die Zielgruppe GK. Um die Adresse festzulegen, mit der sich Ihr Unternehmen im öffentlichen E POSTBRIEF Adressverzeichnis darstellt und zu finden ist, legen Sie auf der Seite Mitarbeiter anlegen E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 19

23 ein gesondertes Postfach fr einen fiktiven Mitarbeiter mit einer nichtpersonengebundenen E POST Adresse an. 1. Öffnen Sie im E POST die Administratorsicht (2.2 Administrationssicht öffnen). 2. Wählen Sie Mitarbeiter > Neuer Mitarbeiter. 3. Weil das Gruppenpostfach wie ein Mitarbeiter angelegt wird, erfassen Sie beliebige Daten in den folgenden Pflicht-Feldern. Vorname: ein beliebiger Text, der etwa den Namen des Gruppenpostfachs beschreibt, z. B. Info Nachname: ein beliebiger Text, etwa der Name des Mitarbeiters, der fr das Überwachen des Postfachs hauptsächlich zuständig sein soll, z. B. Mustermann Position: ein beliebiger Text, der etwa die Funktion des fiktiven Mitarbeiters beschreibt, z. B. Gruppenpostfach Service 4. Wählen Sie Speichern. 5. Wählen Sie Mitarbeiterkonto anlegen. Das Dialogfenster Mitarbeiterkonto/E POSTBRIEF Adresse anlegen erscheint. Abbildung Mitarbeiterkonto / E-POSTBRIEF Adresse anlegen 6. Erfassen Sie folgenden Daten: Legen Sie im Feld E POSTBRIEF Adresse den local part der Adresse des Gruppenpostfachs fest, in unserem Beispiel info (Abbildung auf Seite 10, Position 1). Markieren Sie unter Freigabe öffentliches Adressverzeichnis die Option ja. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation unter der E POSTBRIEF Adresse Ihres Gruppenpostfachs im öffentlichen E POSTBRIEF Adressverzeichnis gefunden werden kann (Abbildung auf Seite 10, Position 2). E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 20

24 Geben Sie die Mobilfunknummer eines Mitarbeiters an. (Abbildung auf Seite 10, Position 4). Die Mobilfunknummer wird fr die Verifizierung mit einer HandyTAN bei der ersten Anmeldung und zum Versenden von E POSTBRIEFEN benötigt. Legen Sie ein initiales Passwort fest (Abbildung auf Seite 10, Position 5). Es muss aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $,!,?, #) Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung. Legen Sie unter Mitarbeiter / Berechtigung fest, welche Mitarbeiter welche Art von Zugriffsberechtigung auf das Konto haben sollen (Abbildung auf Seite 10, Position 7). 7. Speichern Sie Ihre Eingaben (Abbildung auf Seite 10, Position 8). 8. Damit Sie nicht eventuelle Fristen versäumen, stellen Sie organisatorisch sicher, dass die zugeordneten Mtarbeiter das Gruppenpostfach regelmäßig berwachen. ACHTUNG Die zugeordneten Mitarbeiter erhalten keine SMS, wenn ein E POSTBRIEF im Gruppenpostfach eingegangen ist. Ergebnis Ein Mitarbeiter, der dem Gruppenpostfach zugeordnet ist, kann sich in sein Postfach einloggen und von dort ins Gruppenpostfach wechseln (Abbildung auf Seite 22, Position 1). E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 21

25 Abbildung Gruppenpostfach anzeigen 3.3 Firmenstammdaten verwalten Über die Verwaltung der Firmenstammdaten können Sie die gespeicherten Angaben, die bei der Registrierung Ihrer Firma erfasst wurden, einsehen und bei Bedarf aktualisieren. Sie sind als Administrator angemeldet. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 22

26 Abbildung Firmenstammdaten verwalten 1. Wählen Sie in der Navigation Firmenstammdaten (siehe Abbildung auf Seite 23, Position 1). Die Übersicht mit den bereits angelegten Firmenstammdaten öffnet sich. 2. Wählen Sie auf der Symbolleiste die Schaltfläche Bearbeiten (siehe Abbildung auf Seite 23, Position 2). Die Eingabemaske zum Ändern der Daten öffnet sich. 3. Nehmen Sie die Änderungen vor. Änderung Berufsgeheimnisträger Hauptsitz/Hauptniederlassung Ansprechpartner im Unternehmen Auswirkung Wenn Sie die Option aktivieren, erhalten Sie Informationen ber Rechte und Pflichten bei der Nutzung der E POST Anwendung. Beim Ändern der postalischen Adresse erhält Ihr Unternehmen eine neue AdressTAN zur Verifizierung postalisch zugesandt. Der Ansprechpartner wird im öffentlichen Adressverzeichnis bei Ihrem Unternehmenseintrag dargestellt. Es handelt sich dabei um den öffentlichen Hauptansprechpartner. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 23

27 Änderung Administratoren Firmenlogo Auswirkung Die Reihenfolge der Administratoren legt fest, in welcher Reihenfolge der Kundenservice der Deutschen Post AG bei Bedarf mit den Administratoren kommuniziert. Das Firmenlogo wird im öffentlichen Adressverzeichnis bei Ihrem Unternehmenseintrag dargestellt. Tabelle Auswirkungen von Änderungen Änderungen der Bereiche Allgemeine Daten, Hauptsitz/Hauptniederlassung, Angaben zum Register und Gesetzlicher Vertreter der juristischen Person ziehen eine Überprfung des Kundenservices der Deutschen Post AG nach sich. Sollte Ihr Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen sein (beispielsweise bei der Rechtsform GbR oder bei internationalen Rechtsformen wie Inc., LLP oder S.P.R.L.), werden Sie nach der Änderung der Bereiche Allgemeine Daten oder Gesetzlicher Vertreter der juristischen Person auf eine Folgeseite geleitet, auf der Sie eine neue Identifikationsbestätigung herunterladen mssen. Die Identifikationsbestätigung muss unterschrieben an unseren Kundenservice geschickt werden. Änderungen von Firmendaten, die im öffentlichen Adressverzeichnis freigegeben sind, werden durch den Kundenservice der Deutschen Post AG verifiziert. Solange die Verifizierung durchgefhrt wird, sind diese Daten im Adressverzeichnis mit einem roten X gekennzeichnet. Nach erfolgter Verifizierung werden die Daten mit einem grnen Haken versehen. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite Unternehmensdaten veröffentlichen auf Seite Daten veröffentlichen Sie können Unternehmens- und Mitarbeiterdaten fr Nutzer des E POST Portals freizugeben Unternehmensdaten veröffentlichen Sie können Ihr Unternehmen im E POSTBRIEF Adressverzeichnis freigeben. Sie sind als Administrator angemeldet. Ihre Geschäftsleitung hat einen Brief mit einer AdressTAN erhalten, die zur Verifikation Ihrer Firmenadresse im E POST Portal eingetragen werden muss. Der Nutzereintrag im öffentlichen Adressverzeichnis ist zwar auch ohne die Verifikation der AdressTAN möglich, allerdings wird die postalische Adresse erst nach einer erfolgreichen Verifikation veröffentlicht. Sie haben mindestens einen Mitarbeiter als Ansprechpartner mit E POSTBRIEF Adresse angelegt Weitere Informationen finden Sie unter 3.1 Mitarbeiter verwalten. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 24

28 Sie haben die Daten der Mitarbeiter, die als Ansprechpartner fungieren sollen, im öffentlichen Adressverzeichnis freigegeben. Weitere Informationen finden Sie unter E POST Adresse veröffentlichen. Sie haben sie Firmenstammdaten gepflegt. Weitere Informationen finden Sie unter 3.3 Firmenstammdaten verwalten. 1. Wählen Sie in der Navigation Firmenstammdaten. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Freigabe Adressverzeichnis. Die Maske Datenfreigabe fr das öffentliche Adressverzeichnis erscheint. 3. Markieren Sie das Kontrollkästchen bei Daten fr das öffentliche Adressverzeichnis freigeben. Wenn bei der Registrierung Ihres Unternehmens die Freigabe bereits erteilt wurde, ist das Kontrollkästchen bereits markiert und es sind keine weiteren Schritte erforderlich. 4. Prfen Sie die Angaben. Wenn Sie Angaben anpassen möchten, nehmen Sie dies bei den Firmenstammdaten vor. 5. Bestätigen Sie mit Speichern. Die Maske schließt sich. Ergebnis Die angegebenen Daten werden fr das öffentliche Adressverzeichnis innerhalb weniger Minuten bernommen. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite Firmenstammdaten verwalten auf Seite E POST Adresse veröffentlichen auf Seite 25 E POST Adresse veröffentlichen Sie können die Daten von Mitarbeiter- oder Gruppenpostfächern im E POSTBRIEF Adressverzeichnis veröffentlichen. Folgende Daten werden beim Eintrag Ihres Unternehmens im öffentlichen Adressverzeichnis angezeigt: Vorname und Name des Mitarbeiters E POSTBRIEF Adresse Position und Profilbild des Mitarbeiters, wenn erfasst. Typischerweise veröffentlichen Sie nur die Daten eines oder mehrerer Gruppenpostfächer. Weitere Informationen finden Sie unter Gruppenpostfach mit öffentlicher EPB anlegen Sie sind als Administrator angemeldet. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 25

29 Ergebnis 1. Rufen Sie die Mitarbeiterdetails des Mitarbeiters auf, dessen Daten Sie veröffentlichen wollen. 2. Wählen Sie im Hauptfenster bei Kontoeinstellungen die Schaltfläche Bearbeiten. 3. Wechseln Sie bei Freigabe öffentliches Adressverzeichnis das Kontrollkästchen auf ja. 4. Bestätigen Sie mit Speichern. Mitarbeiterdaten und E POST Adresse sind im E POSTBRIEF Adressverzeichnis bei Ihrem Unternehmenseintrag sichtbar. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite Mitarbeiter bearbeiten auf Seite Vertrag verwalten Sie können wesentliche Merkmale Ihres Vertrages ber den Selbstadministrationsbereich verwalten. Sie haben die Möglichkeit, alle Änderungen ber eine zentrale Übersicht vorzunehmen. 1. Wählen Sie in der Navigation Vertrags- und Kontodaten E POST (siehe Abbildung auf Seite 26, Position 1). Abbildung Vertrags- und Kontodaten E POST 2. Nehmen Sie die gewnschte Änderung vor: Option Funktion zur Änderung Zahlungsweise ändern Abbildung auf Seite 26, Position Einzelverbindungsnachweis einstellen Abbildung auf Seite 26, Position 4 E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 26

30 Option Funktion zur Änderung Zahlungsdaten bearbeiten Abbildung auf Seite 26, Position Rechnungen herunterladen Abbildung auf Seite 26, Position Tarif-Details einsehen Abbildung auf Seite 26, Position 2 Tabelle Vertragsmerkmale ändern Zahlungsweise ändern Sie können die Zahlungsweise fr Ihren Tarif ber die Selbstadministration ändern. Sie sind als Administrator angemeldet. Sie haben die Übersicht Vertrags- und Kontodaten E POST geöffnet. 1. Wählen Sie im Hauptfenster bei Zahlungsweise den Link Jetzt ändern (siehe Abbildung auf Seite 26, Position 3). 2. Wählen Sie unter Zahlungsweise im Auswahlmen die gewnschte Zahlungsart. Sie können folgende Optionen als Zahlungsweise wählen: Lastschriftverfahren Rechnung Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Option Lastschriftverfahren eine Bankverbindung mit Einzugsermächtigung angeben mssen. 3. Wählen Sie auf der Symbolleiste die Schaltfläche Speichern. Ergebnis Ihre Zahlungsweise wird geändert Administrationssicht öffnen auf Seite 5 Einzelverbindungsnachweis einstellen Sie können einstellen, ob Sie Einzelverbindungsnachweise erhalten möchten und wie diese ausgeprägt sind. Sie sind als Administrator angemeldet. Sie haben die Übersicht Vertrags- und Kontodaten E POST geöffnet. 1. Wählen Sie bei Einzelverbindungsnachweis Jetzt ändern (siehe Abbildung auf Seite 26, Position 4). Ein Auswahlmen mit den verfgbaren Optionen erscheint. 2. Wählen Sie die gewnschte Option: kein Einzelverbindungsnachweis anonymisierter Einzelverbindungsnachweis vollständiger Einzelverbindungsnachweis 3. Lesen Sie die Erklärung zur Informationspflicht und markieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 27

31 4. Bestätigen Sie im Hauptfenster mit der Schaltfläche Speichern. Ergebnis Ergebnis Die geänderte Art des Verbindungsnachweises wird bernommen. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5 Zahlungsdaten bearbeiten Sie können Ihre Zahlungsdaten ber den Selbstadministrationsbereich ändern. Sie sind als Administrator angemeldet. Sie haben die Übersicht Vertrags- und Kontodaten E POST geöffnet. Sie können folgende Informationen zu den Zahlungsdaten ändern: Bankverbindung(en), Zustimmung zum Lastschriftverfahren (Einzugsermächtigung), Rechnungsadresse, Rechnungsempfänger. 1. Wählen Sie bei Abrechnungskonto E-POST Jetzt ändern (siehe Abbildung auf Seite 26, Position 5). Sie gelangen zu Zahlungsdaten bearbeiten. 2. Geben Sie Ihre Änderungen an. 3. Wählen Sie auf der Symbolleiste die Schaltfläche Speichern. Ihre Zahlungsdaten werden angepasst. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5 Rechnungen herunterladen Sie können alle Rechnungen, die ber das E POST Portal einsehbar sind, herunterladen. Sie sind als Administrator angemeldet. Sie können die empfangenen Rechnungen der letzten sechs Monate herunterladen. Dies umfasst Gesamtrechnungen und ggf. Rechnungen mit Einzelverbindungsnachweis. 1. Wählen Sie in der Navigation Vertrags- und Kontodaten E POST > Rechnungshistorie (siehe Abbildung auf Seite 26, Position 6). E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 28

32 Abbildung Rechnungshistorie: Überblick Die Rechnungshistorie mit allen bisherigen Rechnungen erscheint. Es werden pro Seite 12 Rechnungen angezeigt. 2. Unter Herunterladen können Sie je nach gewnschtem Rechnungstyp und Ausgabeformat wählen: Zum Herunterladen der Gesamtrechnung als PDF-Datei wählen Sie die linke Schaltfläche (siehe Abbildung auf Seite 29, Position 1). Zum Download der Rechnung mit Einzelverbindungsnachweis als CSV-Datei wählen Sie die mittlere Schaltfläche (siehe Abbildung auf Seite 29, Position 2). Zum Download der Rechnung mit Einzelverbindungsnachweis als PDF-Datei wählen Sie die rechte Schaltfläche (siehe Abbildung auf Seite 29, Position 3). Ergebnis Die Rechnung wird heruntergeladen. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5 Tarif-Details einsehen Sie können die Merkmale Ihres Tarifs ber die Selbstadministration einsehen. Sie sind als Administrator angemeldet. Sie haben die Übersicht Vertrags- und Kontodaten E POST geöffnet. Ergebnis 1. Wählen Sie im Hauptfenster neben Aktiver Tarif Ihren Tarif aus (siehe Abbildung auf Seite 26, Position 2). Der Reiter Tarif öffnet sich und Sie sehen die wesentlichen Merkmale Ihres Tarifs. 2. Wählen Sie Detailansicht Produktpaket. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie alle Leistungen Ihres Tarifs einsehen können. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5 E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 29

33 3.6 E POSTIDENT verwalten Sie können den Dienst E POSTIDENT ber die Selbstadministration beauftragen und kndigen E POSTIDENT: Überblick Der E POSTIDENT Service der Deutschen Post AG ermöglicht es Ihnen als Diensteanbieter im Internet (z. B. Webshop-Betreiber), die Identität und das Alter Ihrer Kunden online zu prfen. Ihre Kunden identifizieren sich Ihnen gegenber mit Daten, die im Rahmen der E POSTBRIEF Registrierung von der Deutschen Post AG erhoben und verifiziert wurden. Sie können den E POSTIDENT Service beispielsweise fr folgende Zwecke nutzen: Erstidentifikation von Kunden, die einem Diensteanbieter unbekannt sind, z. B. bei der Registrierung oder vor Abschluss eines Online-Einkaufs. Authentifizierung eines Kunden zur Wiedererkennung in einem Geschäftsprozess. Überprfung des Mindestalters, z. B. ob ein Kunde das vorgeschriebene Alter fr die beabsichtigte Transaktion erreicht hat (Ü18, Ü21). Vergabe eines speziellen Kundenstatus an E POSTIDENT geprfte Kunden durch den Diensteanbieter, z. B. durch ein E POSTIDENT Gtesiegel im Profil des Kunden, das die geprfte Identität und damit die höhere Verlässlichkeit gegenber anderen Kunden sichtbar macht. Alle im Handbuch verwendeten Parameter unterscheiden Groß- und Kleinschreibung E POSTIDENT beauftragen Sie können den Dienst E POSTIDENT ber den Selbstadministrationsbereich beauftragen. Sie sind als Administrator angemeldet. 1. Wählen Sie im Auswahlmen auf der linken Seite E POSTIDENT (siehe Abbildung auf Seite 31, Position 1). E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 30

34 Abbildung E POSTIDENT im Selbstadministrationsbereich beauftragen 2. Klicken Sie im oberen Bildschirmbereich auf das Symbol E POSTIDENT beauftragen (siehe Abbildung auf Seite 31, Position 2). Ein Dialogfenster erscheint. 3. Markieren Sie das Kontrollkästchen zum Bestätigen der AGB, und wählen Sie die Schaltfläche E POSTIDENT beauftragen. Ein kostenfreier E POSTBRIEF wird an den Kundenservice der Deutschen Post AG versendet, in dem die Beauftragung von E POSTIDENT enthalten ist. Diesen E POSTBRIEF finden Sie in Ihrem Gesendet -Ordner. Der Kundenservice der Deutschen Post AG schaltet Sie innerhalb von 3 Werktagen fr den Dienst E POSTIDENT frei. Sie erhalten einen E POSTBRIEF, sobald der Dienst freigeschaltet ist. Den aktuellen Status Ihres Auftrags können Sie jederzeit unter Administration > E POSTIDENT anzeigen (siehe Abbildung auf Seite 31, Position 3). 4. Konfigurieren Sie nach Ihrer Freischaltung den Dienst. Die Informationen zur Konfiguration finden Sie in der Dokumentation zu E POSTIDENT ( Sie können E POSTIDENT jederzeit im Selbstadministrationsbereich des E POST Portals kndigen. Der Vertrag wird innerhalb von drei Werktagen beendet. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5 E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 31

35 3.7 Datennutzung verwalten Bei der Nutzung der E POST Anwendung werden von der Deutschen Post AG Bestandsdaten sowie Verkehrsdaten gespeichert und weiterverwendet, deren Nutzung Sie verwalten können. Sie sind als Administrator angemeldet. Abbildung Datennutzung auswählen 1. Wählen Sie in der Navigation Firmenstammdaten (siehe Abbildung auf Seite 32, Position 1). Im Hauptfenster öffnet sich die Übersicht ber die gespeicherten Daten. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Datennutzung (siehe Abbildung auf Seite 32, Position 2). Die Übersicht zu den Einstellungen zur Verkehrsdaten- und Bestandsdatenutzung wird angezeigt. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 32

36 Abbildung Übersicht zu Verkehrsdaten- und Bestandsdatenutzung 3. Markieren oder entfernen Sie zur Zustimmung oder zum Widerspruch zur Datennutzung das entsprechende Kontrollkästchen (siehe Abbildung auf Seite 33, Position 1 und Position 2). 4. Bestätigen sie mit Speichern (siehe Abbildung auf Seite 33, Position 3). Ergebnis Ihre Angaben zur Änderung der Datennutzung werden innerhalb weniger Minuten bernommen. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite Entsperrpasswort neu beantragen Wenn Ihnen das Entsperrpasswort aus dem Begrßungsschreiben nicht mehr vorliegt, können Sie es neu beantragen Entsperrpasswort: Überblick Sie haben im Zuge der Registrierung fr die E POST Anwendung das Entsperrpasswort erhalten, das Sie in verschiedenen Situationen verwenden können. Verwenden Sie das Entsperrpasswort: wenn Sie Ihr Passwort fr das E POST Portal vergessen haben, wenn Sie eine neue Mobilfunknummer erhalten haben und Ihre vorherige Nummer nicht mehr nutzbar ist, zum Entsperren Ihres E POST Postfachs. Das Entsperrpasswort ist ein Einmalpasswort und somit nur einmal gltig. Nach erfolgreicher Verwendung des Entsperrpassworts wird dieses ungltig und Sie bekommen automatisch ein neues Entsperrpasswort per Post zugeschickt. Sie können das Entsperrpasswort je nach Situation unterschiedlich beantragen: E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 33

37 Beantragung Situation Entsperrpasswort ber den Selbstadministrationsbereich beantragen Entsperrpasswort ber das E POST Portal beantragen Entsperrpasswort außerhalb Ihres E POST Kontos beantragen Entsperrpasswort ber Kundenservice beantragen Sie können sich mit HandyTAN als Administrator anmelden. Sie können sich mit Ihrem Anmeldepasswort am E POST Portal anmelden. Sie können keine HandyTAN ber die im E POST Portal hinterlegte Mobilfunknummer erhalten. Sie haben Ihr Anmeldepasswort vergessen. Sie können eine HandyTAN ber die im E POST Portal hinterlegte Mobilfunknummer erhalten. Sie haben Ihr Anmeldepasswort vergessen. Sie haben keinen Zugriff auf die im E POST Portal hinterlegte Mobilfunknummer und können keine HandyTAN erhalten. Tabelle Passende sweise fr die Beantragung eines neuen Entsperrpassworts Entsperrpasswort ber den Selbstadministrationsbereich beantragen Sie sind als Administrator angemeldet. Wenden Sie diese sweise an, wenn Ihnen Ihr Anmeldepasswort vorliegt und Sie eine HandyTAN empfangen können. Bei der Beantragung eines neuen Entsperrpassworts ber den Selbstadministrationsbereich bleibt Ihr Anmeldepasswort gltig und Sie haben weiterhin Zugriff auf Ihr Konto. Ergebnis Wählen Sie in der Mitarbeiterbersicht Ihren eigenen Namen aus. Ihre Mitarbeiterdetails werden geöffnet. 2. Wählen Sie auf der rechten Seite unter Neues Entsperrpasswort die Schaltfläche Anfordern. Die Maske Neues Entsperrpasswort anfordern erscheint. 3. Geben Sie Ihr Passwort ein. 4. Wählen Sie Bestätigen. Es wird ein neues Entsperrpasswort generiert und Ihnen per Post zugesandt. 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5 Entsperrpasswort ber das E POST Portal beantragen Sie sind an Ihrem E POST Nutzerkonto angemeldet. Wenden Sie diese sweise an, wenn Ihnen Ihr Anmeldepasswort vorliegt, Sie aber keine HandyTAN empfangen können. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 34

38 Bei der Beantragung eines neuen Entsperrpassworts ber das E POST Portal bleibt Ihr Anmeldepasswort gltig und Sie haben weiterhin Zugriff auf Ihr Konto. Ergebnis Wählen Sie auf der rechten oberen Seite Mein Konto. Die Kontobersicht öffnet sich. 2. Wählen Sie in der Navigation Zugangsdaten. Die Übersicht ber alle Zugangsdaten öffnet sich. 3. Wählen Sie Entsperrpasswort neu anfordern. Die Eingabemaske zum Beantragen eines neuen Entsperrpassworts öffnet sich. 4. Geben Sie bei Passwort Ihr Anmeldepasswort ein. 5. Wählen Sie Bestätigen. Es wird ein neues Entsperrpasswort generiert und Ihnen per Post zugesandt. 2.1 Posteingang des Administratorkontos öffnen auf Seite 3 Entsperrpasswort außerhalb Ihres E POST Kontos beantragen Ihre aktuelle Mobilfunknummer muss in Ihrem E POST Konto hinterlegt sein. Wenden Sie diese sweise an, wenn Ihnen weder Ihr Anmeldepasswort vorliegt und Ihre Mobilfunknummer korrekt in Ihrem E POST Konto hinterlegt ist. ACHTUNG Bei der Beantragung eines neuen Entsperrpassworts außerhalb Ihres E POST Kontos im ausgeloggten Bereich wird Ihr Anmeldepasswort ungltig und Sie haben keinen Zugriff mehr auf Ihr Konto. Erst mithilfe des neuen Entsperrpassworts können Sie sich wieder einloggen. 1. Rufen Sie die Webseite des E POST Portals auf ( 2. Wählen Sie auf der oberen Menleiste bei Login als Privatkunde die Schaltfläche Wechseln. Abbildung Login als Geschäftskunde 3. Wählen Sie Passwort vergessen. Die Eingabemaske Passwort vergessen erscheint. 4. Geben Sie Ihre E POSTBRIEF Adresse ein. 5. Wählen Sie im unteren Bereich der Eingabemaske Entsperrpasswort neu anfordern. Die Auswahlmaske Neues Entsperrpasswort erscheint. 6. Wählen Sie Weiter. Ihnen wird eine HandyTAN zugesendet. 7. Geben Sie die HandyTAN ein. 8. Wählen Sie Bestätigen. E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 35

39 Ergebnis Es wird ein neues Entsperrpasswort generiert und Ihnen per Post zugesandt. Entsperrpasswort ber Kundenservice beantragen Wenden Sie diese sweise an, wenn Sie Ihr Anmeldepasswort vergessen haben und Sie keinen Zugriff auf die im E POST Portal hinterlegte Mobilfunknummer haben. ACHTUNG Bei der Beantragung eines neuen Entsperrpassworts außerhalb Ihres E POST Kontos im ausgeloggten Bereich wird Ihr Anmeldepasswort ungltig und Sie haben keinen Zugriff mehr auf Ihr Konto. Erst mithilfe des neuen Entsperrpassworts können Sie sich wieder einloggen. Ergebnis Kontaktieren Sie den Kundenservice und schildern Sie den Sachverhalt. Telefon: (Mo. bis Fr. 08:00 20:00 Uhr) E Mail: E Post@deutschepost.de Es wird ein neues Entsperrpasswort generiert und Ihnen per Post zugesandt. 4. Kundenservice auf Seite 37 E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 36

40 4 Kundenservice 4 Kundenservice Wenn Sie Fragen haben, steht Ihnen unser Kundenservice sowohl online als auch telefonisch zur Verfgung. Kontakt Telefon E Mail E POSTBRIEF Adresse Information (Mo. bis Fr. 08:00 20:00 Uhr) E Post@deutschepost.de Kundenservice@dpdhl.epost.de Deutsche Post AG Kundenservice E POST Postfach Bielefeld Tabelle 4-1 Kontakt zum Kundenservice E POST Administratoren-Handbuch fr Kleinunternehmer 37