Leseprobe. Textverarbeitung. Modul 3 mit Word 2003 Syllabus 5.0. Heini Gächter. Wings Software Developments Tel

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1 Textverarbeitung Modul 3 mit Word 2003 Syllabus 5.0 Heini Gächter Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autor 5.0 / 2008 A Heini Gächter Art. Nr SG SL gebunden lose, 4-fach gelocht Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Approbation ECDL Diese Unterlagen sind offiziell von der ECDL approbiert und werden für die Ausbildung zum ECDL empfohlen. Ausführliche Informationen zu ECDL und eine Übersicht der ECDL Prüfungszentren finden Sie hier: ECDL-Grusswort Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, Sie haben eine gute Entscheidung getroffen. Mit dem Erwerb dieses Buches sind Sie auf dem richtigen Weg, Ihre bisherigen PC-Kenntnisse zu optimieren. Denn die nachfolgenden Lerninhalte stellen einen ersten wichtigen Baustein im Zertifizierungsprogramm des Europäischen Computer Führerscheins (ECDL ) dar. In nahezu allen Berufszweigen werden solide IT-Kenntnisse vorausgesetzt. Dass der Erwerb des ECDL die richtige Antwort auf diese Anforderung ist, beweisen die mehr als 4 Millionen TeilnehmerInnen, die dieses in 138 Ländern anerkannte Zertifikat besitzen oder anstreben. Wer über den ECDL als Nachweis fundierter IT- Kompetenz verfügt, hat einen klaren Wettbewerbsvorsprung auf dem Arbeitsmarkt. Möchten Sie wissen, wie es um Ihre bisherigen IT-Fähigkeiten bestellt ist? Über die ECDL Diagnosetests bzw. Demotests können Sie bequem via Internet von zu Hause aus prüfen, wo Ihre Stärken liegen, wo es aber auch Defizite gibt. Auf den oben angeführten Homepages finden Sie einen kostenlosen Selbsteinschätzungstest. Über dieses Verfahren gewinnen Sie Klarheit darüber, welche Anforderungen für den ECDL -Erwerb notwendig sind. Sie haben die Möglichkeit, in mehr als Prüfungszentren bzw. Test Center in Deutschland, Österreich, der Schweiz und dem Fürstentum Liechtenstein Ihr erworbenes IT-Wissen zu vertiefen und zertifizieren zu lassen. Nach dem Ablegen aller sieben Modulprüfungen in einem der ECDL Prüfungszentren haben Sie den ECDL bestanden. Impressum Das ECDL Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL Foundation. Wings Software ist ein von der DLGI, der OCG und ECDL Switzerland AG unabhängiges Unternehmen und insbesondere nicht gesellschaftsrechtlich mit diesen verbunden. Das Lehrmittel kann genutzt werden, um Schulungsteilnehmer bei der Vorbereitung auf die ECDL (European Computer Driving Licence) Prüfung zu unterstützen. Weder der Lizenzgeber, noch Wings Software gewährleisten, dass durch die Verwendung dieses Lehrmittels das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von den Lizenzgebern genehmigten Lernmaterial-Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben genehmigt worden ist: Das Produkt enthält in ausreichendem Mass das gesamte Lernmaterial in Hinblick auf den ECDL Syllabus Version 4.0. Alle in diesem Lehrmittel enthaltenen Einstufungstests und/oder leistungsbezogene Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die Lizenzgeber für die ECDL Prüfungen. Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG INHALT Inhaltsverzeichnis 1 Textverarbeitung mit Word Erläuterungen zum Inhalt Grundlagen der Textverarbeitung Die Bedeutung der Textverarbeitung Schwerpunkte der Textverarbeitung Die Philosophie von Word Textverarbeitung starten und beenden Das Word-Fenster Neues Dokument erstellen Datei speichern Ein Dokument öffnen und schliessen Umgang mit mehreren Dokumenten Bildschirm-Ansichten Übung: «Dokument-Handling» Elemente des Word-Fensters Funktionsleisten Dialogfelder Aufgabenbereich Hilfefunktionen Übung: «Word-Desktop» Übung: «Word-Grundlagen» Word-Umgebung Menü Extras, Optionen Anpassungen, Menü Extras Dokumenteigenschaften Übung: «Wordumgebung» Repetitionsfragen Text editieren Einen Text schreiben Allgemeines Unsichtbare Formatierungs-Zeichen Mehrfachbelegung von Tasten Text eingeben, ändern Rückgängig machen, Wiederherstellen Im Text bewegen Spezialitäten einfügen Felder Funktionen Übung: «Text eingeben, korrigieren» Übung: «Fliesstext» Übung: «Spezielle Zeichen und Felder» Auswählen, markieren Kopieren oder verschieben Übung: «Kopieren, Verschieben intern» Übung: «Kopieren, Verschieben extern» Suchen und Ersetzen Übung: «Suchen, Ersetzen»... 42

4 INHALT ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG 3 Text formatieren Schriftgestaltung Ein wenig Typografie Zeichen formatieren Übung: «Zeichenformatierung» Übung: «Protokoll» Absatzformatierung Was ist ein Absatz? Einzüge Ausrichtung Abstände Absatzschaltung und Zeilenschaltung Übung: «Einfache Absatzformatierungen» Übung: «Hängender Einzug» Übung: «Zeilen- und Absatzschaltung» Tabulatoren Übung: «Tabulatoren» Übung: «Tabulator mit Füllzeichen» Rahmen, Linien und Schattierungen Übung: «Rahmenmuster» Übung: «Formular» Formate übertragen Übung: «Formate übertragen» Nummerierungen und Aufzählungszeichen Nummerieren von Absätzen Aufzählungszeichen Übung: «Nummerierung» Übung: «Aufzählungszeichen» Formatvorlagen Übung: «Formatvorlagen 1» Übung: «Formatvorlagen 2» Repetitionsfragen Dokument formatieren Umgang mit Seiten Seite einrichten Seitenränder und Format Kopf- und Fusszeilen Übung: «Dokument einrichten» Silbentrennung Übung: «Silbentrennung» Dokument prüfen und drucken Rechtschreib- und Grammatikprüfung Thesaurus, Synonyme Übung: «Dokument prüfen» Drucken Vorbereitung Druckoptionen wählen und drucken Übung: «Dokumentation drucken» Repetitionsfragen... 87

5 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG INHALT 6 Grafikobjekte einfügen und gestalten Grafik einfügen Grafische Objekte gestalten Umgang mit Objekten Objekte einfügen Objekte kopieren und verschieben Übung: «Grafik im Text 1» Übung: «Grafik im Text 2» Übung: «Diagramm-Objekt» Tabellen einfügen und gestalten Eine Tabelle erstellen Tabellen Entwurf Tabellen-Layout Mausmanipulationen Umwandlungen Übung: «Notizformular» Übung: «Personalblatt» Übung: «Text in Tabelle» Übung: «Universelle Tabellen» Repetitionsfragen Seriendruck Die Seriendruck-Philosophie Einen Serienbrief erstellen Datenquelle oder Datenliste Übung: «Serienbrief» Etiketten Übung: «Adress-Etiketten» Repetitionsfragen Daten Import/Export Datei-Import Datenintegration aus Webseiten Übung: «Importieren» Datei-Export Übung: «Dateien exportieren» Anhang Tastenkombinationen Index

6 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG 1 1 Textverarbeitung mit Word 1.1 Erläuterungen zum Inhalt Das vorliegende Lehrmittel ist auf das Modul 3 «Textverarbeitung» abgestimmt und basiert auf dem Syllabus Version 5.0. Es dient zur Erarbeitung der Modulziele, welche in Kategorien und Fähigkeiten aufgeteilt sind, und des dazu nötigen Fachwissens. Modulziele Das Modul Textverarbeitung erfordert von den Kandidatinnen und Kandidaten den Nachweis ihrer Fähigkeit beim Einsatz eines Textverarbeitungsprogramms. Sie müssen die grundlegenden Arbeitsschritte, die für das Erstellen, Formatieren und Fertigstellen eines kurzen Textverarbeitungsdokuments erforderlich sind, ausführen können und in der Lage sein, Text innerhalb eines Dokuments und zwischen verschiedenen Dokumenten zu kopieren und zu verschieben. Sie müssen ihre Kompetenzen beim Einsatz von Funktionen der Textverarbeitung nachweisen, wie das Erstellen von Tabellen, die Verwendung von Bildern und Grafiken in einem Dokument, den Einsatz von Serienbrieffunktionen und das Drucken von Dokumenten. Kategorien 3.1 Programm verwenden 3.2 Erstellung von Dokumenten 3.3 Formatierung 3.4 Objekte 3.5 Seriendruck 3.6 Ausgabevorbereitung Symbole im Lehrmittel Fragen Sie dienen zur Repetition und zur Festigung von wichtigen Begriffen. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken ausmerzen. Begriffe Wichtige Fachausdrücke, die immer wieder in der Computerpraxis auftauchen. Sie sollten diese interpretieren können. Tipps, Hinweise Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Zusatzinfos Wertvolle Hintergrundinformationen, die zum erweiterten Verständnis beitragen. Praxis Praktische Übungen am PC. Diese sind sehr wichtig, denn Sie müssen effizient und sicher mit dem Computer umgehen können.

7 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG Absatzformatierung Was ist ein Absatz? Sie schreiben Fliesstext und möchten nun die Passage abschliessen, um mit etwas Neuem weiterzufahren. Dazu drücken Sie die Taste <Return> und beenden so den Absatz mit seinem Format. Das Absatzende wird mit einer Absatzmarke gekennzeichnet. Merksätze der Absatzformatierung Zur Absatzformatierung verwenden Sie das Menü FORMAT, ABSATZ oder das Kontextmenü ABSATZ. Ein Absatzformat ist für einen ganzen Absatz gültig. Dieser kann nur eine Zeile oder beliebig viele Zeilen umfassen. Die Absatzmarke enthält das Absatzformat. Seien Sie deshalb vorsichtig beim Löschen! Um einen einzelnen Absatz zu formatieren, müssen Sie den Text darin nicht markieren. Es genügt, wenn Sie die Einfügemarke irgendwo im Absatz platzieren! Achtung beim Löschen von Absatzmarken Dieser Text hat zwei Absätze mit unterschiedlicher Absatz-Formatierung. Nach dem Löschen der ersten Absatzmarke hat der zweite Absatz das Format des ersten. Dieser Text hat zwei Absätze mit unterschiedlicher Absatz-Formatierung. Nach dem Löschen der ersten Absatzmarke hat der zweite Absatz das Format des ersten. In der Absatzmarke wird das Absatzformat gespeichert. Beim Löschen der Marke verschwindet auch das Absatzformat. Deshalb Vorsicht! Was gehört alles zur Absatzformatierung? Einzüge Ausrichtung Absatzabstand vor/nach Tabulatoren Rahmen und Schattierung Nummerierungen und Aufzählungen Einzüge Erstzeilen-Einzug Linker Einzug Rechter Einzug Mit einem Einzug können Sie den Textrand eines Absatzes einrücken. Verwenden Sie dazu das Absatzlineal oder das Kontextmenü ABSATZ, Register Einzüge und Abstände, aber nie Leerzeichen. Solcher Text lässt sich nicht mehr formatieren!

8 48 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG Vorgänge Linker und rechter Einzug Um einen linken Einzug zu erhalten, müssen Sie am rechteckigen Teil des Stellers ziehen. Wenn Sie beim Ziehen gleichzeitig die Taste <Alt> drücken, wird die Rastrierung ausgeschaltet (Feinpositionierung). Menü Format Erstzeileneinzug Als Menüoption heisst er Sondereinzug, Erste Zeile. Ziehen Sie am Steller Erstzeileneinzug. Menü Format Hängender Einzug Als Menüoption heisst er Sondereinzug, Hängend. Um einen hängenden Einzug zu erhalten, müssen Sie am Dachteil des Stellers ziehen. Menü Format Der hängende Einzug wird bei Listen und Aufzählungen eingesetzt. Die erste Zeile steht links vor. Dort erscheint dann das Aufzählungszeichen oder die Nummer. Nummerierte Liste 1. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy 2. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, Aufzählung Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, Notizen

9 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG Übung: «Zeilen- und Absatzschaltung» Zeilen- und Absatzschaltung unterscheiden Übungsschritte 1. Starten Sie mit einem neuen Dokument. Markieren Sie die Absatzmarke und formatieren Sie diese so: 2. Schriftart Arial 11 pt, Absatzabstand Nach: 1 cm. 3. Geben Sie ein paar Adressen ein. Verwenden Sie innerhalb einer Adresse die Zeilenschaltung. Erst am Ende einer Adresse beenden Sie den Absatz mit <Return>. 4. Beachten Sie das Resultat und den daraus abgeleiteten Merksatz: Ein Absatz stellt eine Zusammenhängende Einheit dar. Ein erzwungener Zeilenwechsel darf nicht mit <Return> gemacht werden, da diese Manipulation den Absatz vorzeitig beendet. 5. Speichern Sie das Dokument unter Empfängeradressen.doc. Ahmed Alimi Alemannenstrasse Zollikofen Andrea Bartok Ausserdorf Basel Ivo Steiner Sonnenheimstrasse Zürich Claudia Bösch Tödistrasse Schindellegi Notizen

10 54 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG Tabulatoren Tabulatoren sind Hilfsmittel, um Text horizontal an definierte Positionen zu bringen. Tabulatoren verwenden Sie für einfachere Tabellendarstellungen. Arbeiten Sie direkt im Absatzlineal oder verwenden Sie das Dialogfeld ABSATZ, TABSTOPPS für numerische Eingaben und Füllzeichen. Aufwändigere Tabellen gestalten Sie mit Vorteil mit Tabellen. Die Positionen, an denen sich der Text ausrichtet, heissen Tabstopps. Mit der Tabulatortaste <Tab> steuern Sie die TabStopps an. Drücken Sie pro Schritt die Taste nur einmal! Verwenden Sie nie Leerzeichen an Stelle von TabStopps. Solcher Text lässt sich nicht mehr formatieren. Häufig verwendete Tabulatoren Linksbündiger Tabstopp Zentrierter Tabstopp Rechtsbündiger Tabstopp Dezimal Tabstopp A AB ABC A AB ABC A AB ABC Vorgänge Tabstopp setzen 1. Wählen Sie im Absatzlineal links den gewünschten Typ. 2. Klicken Sie im Absatzlineal an die gewünschte Position. Typenwahl Auf Position setzen Stopp verschieben 1. Markieren Sie sämtliche Absätze der Tabelle. 2. Ziehen Sie mit der Maus den Stopp an eine Position. 3. Wenn Sie dabei die Taste <Alt> drücken, erhalten Sie eine Positionsanzeige und Sie können fein positionieren. TabStopp entfernen Entfernen Sie überflüssige Stopps, indem Sie diese mit der Maus nach unten aus dem Lineal ziehen. Dezimal Tabstopp Der Dezimal-Tabstopp wird selten eingesetzt. Er macht nur dann Sinn, wenn Dezimalzahlen mit verschiedenen Nachkommastellen anzuordnen sind. Bei den viel verwendeten Währungsformaten mit zwei Nachkommastellen wird mit Vorteil ein rechtsbündiger Tabstopp angewendet.

11 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG 55 Füllzeichen Füllzeichen sind ein TabStopp-Attribut. Verwenden Sie nie die Punkttaste, um den Füllzeicheneffekt zu erhalten. Solche Textpassagen lassen sich nicht formatieren und die Textausrichtung ist falsch! Füllzeichen Markieren Sie zuerst die Absätze, für die Sie die TabStopps einrichten möchten. Verwenden Sie dann das Menü FORMAT, TABSTOPPS. Geben Sie eine Tabstopp-Position ein, wählen Sie dazu die Ausrichtung und allfällige Füllzeichen. Klicken Sie auf Festlegen. Wiederholen Sie die Vorgänge für weitere Stopps. Diese erscheinen in der Liste und können bei Bedarf gelöscht oder verändert werden. Notizen _

12 56 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG Übung: «Tabulatoren» Verschiedene TabStopps und Füllzeichen anwenden Symbol einfügen Übungsschritte 1. Öffnen Sie das Dokument Personalliste.doc. Aktivieren Sie ALLE ANZEIGEN. 2. Markieren Sie den Tabellenteil und erteilen Sie der Markierung folgende Tabstopps: linksbündig 3.2 cm, 7.8 cm; rechtsbündig 7.0 cm und 13.5 cm. 3. Fügen Sie nacheinander zwischen den Wörtern beim Wortbeginn einen Tabschritt ein und beobachten Sie, wie sich die Tabelle entwickelt. 4. Ergänzen Sie die Tabelle mit den zwei fehlenden Personen am Anfang. 5. Am Tabellenende soll eine Abtrennlinie erscheinen. Verwenden Sie zwei Tabstopps mit Füllzeichen und fügen Sie dazwischen das Scherensymbol (aus Wingdings) ein. 6. Speichern Sie das Dokument unter Liste_formatiert.doc. Personalliste Name Vorname PLZ Ort Salär CHF Amrein Fredi 8050 Zürich 5' Braun Mary 8610 Uster 6' Braun Joas 8610 Uster 4' Briefer Robert 8400 Winterthur 7' Zopfi Susanne 8400 Winterthur 5' Nachträge Es sind momentan keine Personalmutationen vorhanden. TabStopps mit Füllzeichen Notizen

13 58 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG 3.3 Rahmen, Linien und Schattierungen Sie können einen Absatz mit einem Rahmen einfassen (Kontur). Anstelle einer Kontur können Sie den Absätzen auch nur einzelne Linien oder Kombinationen davon hinzufügen. Achten Sie auf die Option Übernehmen für: Absatz. Eine Schattierung hinterlegt den Text mit einer wählbaren Farbe oder einem Füllmuster. Dabei ist die Option Übernehmen für zu beachten: Text hinterlegt markierten Text wie mit einem Marker auf dem Papier, Absatz füllt den ganzen Absatz rechteckig bis zu den Einzügen aus. Grundsätzlich starten Sie den Vorgang, indem Sie einen Absatz oder eine Absatzgruppe markieren und dann das Symbol Rahmen oder besser das Menü FORMAT, RAHMEN UND SCHATTIERUNG wählen. Dialogfeld Rahmen, Linien Hinterlegen mit Farbmustern Linienart Zwischenlinie Einzellinien mit variablen Breiten Einzelne Linien setzen Abstand zum Text Vorgänge Kontur 1. Wählen Sie im Register Rahmen zuerst Kontur, dann die Linienart, die Linienfarbe und Linienstärke. 2. Kontrollieren Sie die Vorschau, bestätigen Sie mit OK. Einzelne Linien 1. Wählen Sie zuerst die Linienstärke und Linienart. 2. Klicken Sie auf Anpassen. 3. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche für einzelne Linien.

14 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG 59 Zwischenlinie bei mehreren Absätzen 1. Wählen Sie zuerst die Linienstärke für die Kontur, dann klicken Sie auf Kontur. 2. Klicken Sie auf Anpassen. 3. Wählen Sie die Linienstärke für die Zwischenlinie und klicken Sie auf die Schaltfläche Zwischenlinie. Schattierung 1. Wählen Sie im Register Schattierung die Farbe der Schattierung. 2. Klicken Sie auf Übernehmen für: und legen Sie fest, ob die Schattierung absatzbezogen oder für den Textbereich bzw. für ganze Tabellenzellen gelten soll. Rahmen entfernen Klicken Sie auf die entsprechenden Linien-Schaltflächen in der Vorschau, um einzelne Linien aufzuheben. Zur gesamthaften Entfernung wählen Sie Einstellung: Ohne. Beachten Sie die Reaktion in der Vorschau! Beispiele Dieser Textabsatz besitzt eine schattierte Kontur. Kopfzeile mit Linie unten Seite 1 Absatz mit Linien unten und rechts. Schattierung 1. Wählen Sie unter Schattierung die gewünschte Farbe. 2. Legen Sie eine Farbe fest und wählen Sie Übernehmen für: Absatz bzw. Text. Beachten Sie dabei die Vorschau. Beispiele: Schattierung, auf eine Textpassage angewendet. Eine absatzbezogene Schattierung. Sie geht vom linken bis zum rechten Einzug.

15 60 ECDL-MODUL3 TEXTVERARBEITUNG Übung: «Rahmenmuster» Rahmen und Schattierung anwenden Übungsschritte 1. Öffnen Sie das Dokument Rahmen.doc. 2. Gestalten Sie die einzelnen Absätze gemäss Muster. 3. Speichern Sie das Dokument in Ihren Übungsordner unter Rahmenmuster.doc. Rahmen, Linien und Schattierungen, zentriert Rahmen und Konturen gelten immer für den ganzen Absatz, unabhängig ob er eine Zeile oder mehrere Zeilen umfasst. Ziehen Sie an den Stellern «Linker Einzug» und «Rechter Einzug», dann sehen Sie, wie sich die Breite ändert. Ausrichtung Blocksatz. Kopfzeile mit Doppellinie unten Seite 1 Zwischenlinien Diese können Sie nur zwischen einzelne Absätze setzen. Dieser Rahmen ist also eine Kontur mit Linie 1 pt und einer Zwischenlinie. Die Ausrichtung ist zentriert. Das Wort «Absätze» ist mit einer textbezogenen Schattierung in Blau, Akzent 1 versehen. Ein Text mit absatzbezogener Schattierung in Hellgrau. Wählen Sie Hellgrau (weiss mit 15% Schwarzanteil), das ergibt die besten Werte beim Schwarz/Weiss-Druck. Helle Farben wie Gelb sind auch ganz gut. Ein Probedruck ist nötig, denn je nach Druckerauflösung (300 dpi, 600 dpi) sind die Resultate verschieden. Notizen