ZUKUNFT GESTALTEN Herzlich willkommen
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- Susanne Dittmar
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1 Herzlich willkommen 06. Juni 2011 Seite: 1
2 Handeln mit System Erfahrungsbericht SAP Einführung auf Basis csshop bei der SAGAFLOR AG 06. Juni 2011 HIS-Tagung Westfälische Wilhelms-Universität Münster 06. Juni 2011 Seite: 2
3 Agenda 1. Vorstellung der Referenten 2. Vorstellung der SAGAFLOR AG 3. Ausgangssituation 4. Anbieterauswahl 5. Vorstellung des Projektes 6. Vorgehensweise 7. Aufwand 8. Schnittstellen 9. Erfolge 10. Ausblick auf die Zukunft 11. Fragen 06. Juni 2011 Seite: 3
4 Referenten Jörg Panthöfer Seit 2007 IT-Leiter der SAGAFLOR AG in Führungspositionen von diversen IT-Systemhäusern SAP-Erfahrung seit Juni 2011 Seite: 4
5 Referenten Bernd Hellgardt Seit 1999 Vorstand der ComSol AG Commercial Solutions Ab 2007 zusätzlich Vorstand SynPrax AG Davor ab 1994 IT-Leiter bei Lekkerland als SAP-Retail-Pilot SAP-Erfahrung seit Juni 2011 Seite: 5
6 ComSol / SynPrax: Partner im Projekt 06. Juni 2011 Seite: 6
7 SAGAFLOR Die größte deutsche Fachhandelskooperation im Garten- und Heimtierbereich Vom Franchisesystem bis hin zur losen Partnerschaft Ein Zusammenschluss zukunftsorientierter, selbstständiger Garten- und Zoofachhandelsunternehmen Das Fundament ist der stationäre Handel 06. Juni 2011 Seite: 7
8 SAGAFLOR: Fakten Gründung 1965 in Frankfurt Seit 1990 in Baunatal 140 Mitarbeiter 200 Aktionäre (Mitglieder) 2 Branchen Garten und Heimtier 309 Mio. Verrechnungsumsatz 715 Vertragslieferanten 06. Juni 2011 Seite: 8
9 SAGAFLOR: Partner Rund 650 Partner an knapp 900 Standorten Im deutschsprachigen Raum (D-A-CH) 06. Juni 2011 Seite: 9
10 06. Juni 2011 Seite: 10 ZUKUNFT GESTALTEN SAGAFLOR: Leistungen Vertriebssysteme Vertriebssysteme Vertriebssysteme Vertriebssysteme SAGAFLOR SAGAFLOR SAGAFLOR SAGAFLOR Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen IT IT IT IT Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Marketing Marketing Marketing Marketing Ladenbau Ladenbau Ladenbau Ladenbau Sortimentsgestaltung Sortimentsgestaltung Sortimentsgestaltung Sortimentsgestaltung Modulgenerierung Modulgenerierung Modulgenerierung Modulgenerierung Expansion Expansion Expansion Expansion Beratung Beratung Beratung Beratung Eigenmarken Eigenmarken Eigenmarken Eigenmarken Fernost Fernost Fernost Fernost-Importe Importe Importe Importe
11 SAGAFLOR: Vertriebssysteme System-Partnerschaft Fachgruppen-Partnerschaft Basis-Partnerschaft 06. Juni 2011 Seite: 11
12 SAGAFLOR: Besonderheiten Abwicklung des Fernost-Importes über einen externen Lagerdienstleister Eigenmarken Sehr unterschiedliche Partner (selbstständige Unternehmer, Franchise-Partner, eigener Standort Frankfurt am Main) Berichtswesen je Profitcenter Umfangreiche Berechtigungsstruktur 06. Juni 2011 Seite: 12
13 SAGAFLOR Besonderheiten SAGAFLOR hat einen hochoptimierten IT-Systemverbund auf Basis vielfältiger Open-Source-Produkte Die Zentralregulierungsdaten der Mitglieder müssen in das Typo3-basierte Webportal eingebunden werden Spezielle Sortimente von Zoofachmärkten und Gartencentern Zentralregulierung mit Belegen pro Jahr Unterschiedliche Zahlungsbedingungen mit Berechnung der durchschnittlichen Fälligkeit 06. Juni 2011 Seite: 13
14 Ausgangssituation Nach knapp zehn Jahren war das alte IT-System (Navision) an seine Kapazitätsgrenzen gestoßen Aufgrund des starken Wachstums der SAGAFLOR AG wurde ein geschlossenes IT-System für alle relevanten Prozesse benötigt: Schlanke und transparente Zentralregulierung Voll integrierte EDI- und Scan-Belege Einheitliche Stammdaten Anschauliches und interaktives Berichtswesen 06. Juni 2011 Seite: 14
15 Ausgangssituation Zahlreiche Schnittstellen für Stamm- und Finanzdaten sowie Individualprogrammierungen verursachten Aufwand und Fehler Focus auf OpenSource-Software Basistechnologien RedHat Linux = OS (wenn möglich, ansonsten Windows) TYPO3 = Internet, Extranet, Intranet Oracle = Datenbank Lobster = Datendrehscheibe SER = Archiv & Scan-Workflow SEP = Datensicherung incl. BMR 06. Juni 2011 Seite: 15
16 Anbieterauswahl Jul 08-Sep 08 3 Monate Long-List mit 16 Produkten incl. OpenSource- Lösungen Okt 08 - Mär 09 6 Monate Short- List mit 2 Produkten incl. Referenzbesuchen April 2009 SAP Machbarkeitsstudie mit ComSol Mai 2009 Entscheidung für SAP 06. Juni 2011 Seite: 16
17 csshop: SAP All-In-One Basis 06. Juni 2011 Seite: 17
18 Projektziele Ein führendes System, in dem alle Stammdaten geführt und neben der Zentralregulierung alle warenwirtschaftlichen Prozesse abgewickelt werden: Agenturgeschäft/Zentralregulierung mit Belegen/Jahr Abwicklung der Direktimporte aus Fernost Eigenmarken Zentralregulierungsdaten im Webportal einbinden Alle Auswertungen über das SAP BI-System Berichtswesen Marken in eigenen Profit-Centern organisieren 06. Juni 2011 Seite: 18
19 Projektziele Berechtigungsstruktur für alle Mitarbeiter Alle Anforderungen im Standard oder mittels releasefähigen User-Exits realisieren Das Projekt durfte keinerlei störende Außenwirkungen haben Alle Daten (Formulare, Extranet, etc.) die das Haus verlassen mussten die gleiche Optik und den gleichen Aufbau wie zuvor haben Das Budget musste eingehalten werden 06. Juni 2011 Seite: 19
20 Realisierung Juli 2009 Kick-Off August 2009 Schulung der Teilprojektleiter /Key-User Sept Workshops mit den Fachbereichen Okt 09 - Apr 10 Umsetzung im Entwicklungsund Testsystem 06. Juni 2011 Seite: 20
21 Test & Going-Live März - Mai 10 Intensive Testphase Mai - Juni 10 Parallelphase Navision / SAP 1. Juli 2010 Big-Bang Juli 2010 Parallelphase SAP / Navision 06. Juni 2011 Seite: 21
22 Fernost-Import & Bonus-Abrechnung Okt 10 - Feb 11 Umsetzung im Entwicklungsund Testsystem März - April 11 Intensive Testphase Mai 2011 Parallelphase Navision / SAP Juni 2011 Going- Live 06. Juni 2011 Seite: 22
23 Installation SAP Retail csshop ECC 6.0 EHP3 FI o incl. FI-AA (Anlagenbuchhaltung) CO o incl. CO-CCA (Kostenstellenrechnung) o incl. CO-PCA (Profit-Center Abrechnung) LO-AB (Agenturgeschäft / Zentralregulierung) MM SD BW/BI 06. Juni 2011 Seite: 23
24 Systemlandschaft SAP-User in der Zentrale: 122 Betrieb im eigenen Rechenzentrum (24x7, >10TB, 100 CPU s) 06. Juni 2011 Seite: 24
25 Mandant 06. Juni 2011 Seite: 25
26 Projektaufwand PT ComSol SAP SAGAFLOR Customizing 286,0 User-Exits 14,0 Programmierung 75,0 Schnittstellen-Unterstützung 65,0 Schulung 22,5 10,0 Schnittstellen X Formulare X Test X Dokumentation X Innenauftragsfindung 3,0 CO Berichte Periodenerfolgsrechnung 5,0 Zahllauf & Provision 5,0 idoc für Inhouse-Datei 3,0 Lieferanten Zahlungstermine 1,0 Testunterstützung 11,0 Summe 490,5 10,0 Planung CR 06. Juni 2011 Seite: 26
27 Schnittstellen Anbindung von Fremdprodukten: SER Archiv SER Scan-Workflow EDI Konverter o zunächst Seeburger WinElke o dann Lobster DataWizzard TYPO3 Extranet 06. Juni 2011 Seite: 27
28 Erfolge Durchgängige Abläufe zwischen Vertrieb, Einkauf und Finanzen Performanceverbesserung in der Zentralregulierung Investitionssicheres System Effektives Stammdatenmanagement für mehr Übersicht Zentrales Belegarchiv für klare Rechnungszuweisung 06. Juni 2011 Seite: 28
29 Erfolge Umfangreiche Berechtigungsstruktur für jedes Profit-Center eines Shopkonzepts Im Reporting werden die Zahlen der einzelnen Profit-Center nun sauber getrennt, Redundanzen sowie Diskrepanzen der Daten werden vermieden Daten aus Navision, Excel und weiteren Systemen wurden integriert und konsolidiert 06. Juni 2011 Seite: 29
30 Erfolgsfaktoren prozessorientierte, strukturierte Vorgehensweise engagierte, verbindliche Zusammenarbeit Orientierung an der Machbarkeitsstudie und dem SAP-Standard Termineinhaltung Sicherstellung Stammdatenqualität Schulung und Testen wurden absolut ernst genommen 06. Juni 2011 Seite: 30
31 Ausblick in die Zukunft EDI EHP 5 Durchgängiger automatischer Artikelstammdaten-Workflow (Lieferanten -> SAGAFLOR -> Mitglieder) Anbindung der Partner / Warenwirtschaft für die Fläche Komplett elektronischer Rechnungsprozess (Lieferanten -> SAGAFLOR -> Mitglieder) Automatische Rechnungsprüfung für die Mitglieder bei der SAGAFLOR Komplett elektronische Bestellung (Mitglieder -> SAGAFLOR -> Lieferanten) 06. Juni 2011 Seite: 31
32 Fragen 06. Juni 2011 Seite: 32
33 06. Juni 2011 Seite: 33
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