Kundenleitfaden SEPA-Konvertierung in SFirm Überweisung

Transkript

1 SFirm-Voraussetzungen 1.1 Kundenleitfaden SEPA-Konvertierung in SFirm Überweisung Ausgabe September 2013 SFirm-Version 2.5 (PL12) Kasseler Sparkasse

2 Inhalt 1 Vorbereitende Tätigkeiten SFirm-Voraussetzungen IBAN & BIC SEPA-Überweisung Übertragungsverfahren HBCI Übertragungsverfahren EBICS SEPA-Konvertierung SEPA-Überweisung Weitere Informationsquellen & Support Die Onlinehilfe zu SFirm Der Internetauftritt von SFirm SFirm-KnowledgeBase Kontaktinformationen...9 Copyrights Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt gearbeitet. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder juristische Verantwortlichkeit noch irgendeine Haftung übernehmen. Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieser Dokumentation darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der Kasseler Sparkasse reproduziert oder vervielfältigt werden. Da SFirm ständig weiterentwickelt wird, bitten wir um Verständnis dafür, dass sich Abweichungen von diesem Kundenleitfaden zum Produkt ergeben können. Copyright 2013 Kasseler Sparkasse, Electronic Banking, Wolfsschlucht 9, Kassel Kasseler Sparkasse 2

3 Vorbereitende Tätigkeiten 1 1 Vorbereitende Tätigkeiten 1.1 SFirm-Voraussetzungen Um in SFirm SEPA-Zahlungen tätigen zu können, müssen Sie zunächst prüfen, ob Ihre SFirm-Installation SEPA-fähig ist. Klicken Sie hierzu bitte in der Symbolleiste von SFirm auf das Symbol. Es öffnet sich das Fenster Info über SFirm. Bitte schauen Sie dort auf den Versionsstand. Dieser sollte 2.5 (9/9) lauten (oder höher). Unter installierte Module muss SEPA aufgeführt sein. Die Kürzel entsprechen den SEPA-Zahlungsinstrumenten 1 TRF = SEPA-Überweisung CORE = SEPA-Basis-Lastschrift B2B = SEPA-Firmen-Lastschrift 1 lizenzabhängig Sollte die Versionsnummer geringer als 2.5 sein, führen Sie bitte zunächst ein Online-Update durch (Menü Extra Online-Update). 1.2 IBAN & BIC Um SEPA Zahlungen (Überweisungen & Lastschriften) tätigen zu können, müssen IBAN & BIC sowohl in den Empfängerdaten wie auch in Ihren Auftraggeberdaten hinterlegt sein. IBAN steht für International Bank Account Number und ist eine international standardisierte Bankkontonummer, die im Rahmen von SEPA für nationale und internationale Zahlungen verwendet wird. BIC steht für Business Identifier Code (ehemals Bank Identifier Code) und ist eine international standardisierte Bankleitzahl. SFirm weist bei jedem Programmstart auf fehlende IBANs in den Auftraggeber- und Empfängerbankverbindungen hin. Die fehlenden IBANs und BICs können automatisch für diese Konten aus den vorhandenen Kontonummern und BLZ errechnet und gespeichert werden. Kasseler Sparkasse 3

4 Vorbereitende Tätigkeiten 1 Mit einem Klick auf hier startet die automatische Berechnung von IBAN und BIC. Bei der Berechnung der IBAN werden die aktuellen und gültigen Verfahren verwendet. Aufgrund von technischen Einschränkungen innerhalb dieser Verfahrensweisen kann jedoch nicht gewährleistet werden, dass die Berechnung der IBAN unter allen Bedingungen eindeutig und korrekt funktioniert. Wir empfehlen daher vor der Verwendung der automatisch erstellten Daten eine Überprüfung der IBAN und der BIC. Für alle mittelbaren und/oder unmittelbaren Schäden, die durch die Verwendung der IBAN und der BIC verursacht werden, übernimmt der Programmhersteller keine Haftung. 1.3 SEPA-Überweisung Ist das SEPA-Modul in Ihrer SFirm-Installation enthalten, sind weiter keine vorbereitenden Tätigkeiten in SFirm notwendig. Sie können direkt mit der Konvertierung der Zahlungsordner beginnen. 1.4 Übertragungsverfahren HBCI Per HBCI (chiptan, smstan, HBCI-Chipkarte) können Sie bereites heute SEPA-Überweisungen uneingeschränkt übertragen. 1.5 Übertragungsverfahren EBICS Per EBICS können Sie bereites heute SEPA-Überweisungen uneingeschränkt übertragen. Bitte rufen Sie das Menü Wechseln zu EBICS Bankparameter auf und klicken doppelt auf den Bankparameter der Kasseler Sparkasse. Prüfen Sie, ob die Option für das SEPA Format auf Standard (CCT/CDD) eingestellt ist. Ansonsten aktivieren Sie diese. Anschließend speichern Sie die Änderung mit Klick auf das Symbol und schließen das Fenster wieder. Kasseler Sparkasse 4

5 SEPA-Konvertierung 2 2 SEPA-Konvertierung Die SEPA-Konvertierung der Zahlungsbestände lässt sich nicht rückgängig machen. Führen Sie daher bitte unbedingt vorab eine Datensicherung durch (Menü Extra Datensicherung Daten sichern). Die im Folgenden beschriebenen Konvertierungsvorgänge für Überweisungen bzw. Lastschriften müssen für jeden angelegten Zahlungsordner einzeln durchgeführt werden. 2.1 SEPA-Überweisung Starten Sie die SEPA-Konvertierung über das Menü Extra SEPA-Konvertierung. Wählen Sie den umzustellenden Überweisungsordner aus und klicken auf OK Kasseler Sparkasse 5

6 SEPA-Konvertierung 2 Die IBAN und BIC werden automatisch aus der Kontonummer und BLZ errechnet. Sind die Daten korrekt, klicken Sie bitte auf OK. Alternativ können Sie über Ändern die korrekten Daten für IBAN und BIC eingeben. In SEPA-Zahlungen sind maximal vier Verwendungszweck-Zeilen à 35 Zeichen möglich. Bei der SEPA-Konvertierung werden daher nur die ersten vier Zeilen Ihrer alten Zahlungen übernommen. Anschließend werden Sie gefragt ob der alten Ordner erhalten bleiben soll. Dies ist grundsätzlich nicht notwendig, da zukünftig alle Zahlungen per SEPA erfolgen. Es bleibt nur der leere Ordner erhalten. Die Zahlungen werden konvertiert! Kasseler Sparkasse 6

7 SEPA-Konvertierung 2 Als nächstes erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung über die erfolgreiche Konvertierung. Der neu angelegte SEPA-Ordner befindet sich nun an der Stelle des bisherigen Zahlungsordners. Kasseler Sparkasse 7

8 Weitere Informationsquellen & Support 3 3 Weitere Informationsquellen & Support Neben den Kundenhandbüchern und -leitfäden stellen die Onlinehilfe und die Inhalte des Internetauftritts weitere Quellen dar, Informationen rund um SFirm zu erhalten. Mit den angebotenen Seminaren haben Sie außerdem die Möglichkeit, themenbezogen das eigene Wissen in Theorie und Praxis zu vertiefen. Zusätzlich dazu hilft Ihnen die technische Hotline des Herstellers bei allen technischen Fragen und Problemen. Im letzten Abschnitt finden Sie alle Kontaktdaten im Überblick. 3.1 Die Onlinehilfe zu SFirm Die Onlinehilfe ist ein Bestandteil der Anwendung SFirm. Diese Hilfe ist mit den jeweiligen Programmteilen bzw. Funktionen verbunden und zeigt Ihnen je nachdem, wo Sie sich gerade befinden nach dem Aufruf mit der F1-Taste die entsprechend zugehörige Beschreibung und Hilfe an. Ein Aufruf ist auch über den Menüweg? Hilfethemen möglich. Die Hilfe ist überwiegend nach Programm- Bereichen und Programmfunktionen strukturiert und gibt Ihnen somit auch die Möglichkeit, sich über diese Hilfe in SFirm einzuarbeiten. 3.2 Der Internetauftritt von SFirm Über die Adresse haben Sie einen Zugang zum SFirm-Internetauftritt. Die SFirm-Website ist in zwei Bereiche eingeteilt: Einen allgemein zugänglichen Teil, der auch den Großteil der aktuellen Informationen zu den Produkten und Modulen enthält und einen exklusiven Bereich für die Berater der Sparkassen und Landesbanken. Im öffentlichen Teil sind mehrere Rubriken zu sehen, über die Sie aktuelle Informationen, Leitfäden, Modulbeschreibungen und Schulungsangebote sowie Downloads von Updates und Tools erreichen können. Kasseler Sparkasse 8

9 Weitere Informationsquellen & Support SFirm-KnowledgeBase Die SFirm-KnowledgeBase ist eine Wissensdatenbank, die Informationen, Hinweise und Problemlösungen zu den aktuellen, freigegebenen Versionen von SFirm strukturiert zur Verfügung stellt. Der Aufruf der KnowledgeBase erfolgt über die Rubrik FAQ Hilfedatenbank. 3.3 Kontaktinformationen Allgemeine Angaben: Anschrift Internetauftritte: Produktseite Firmenseite Kasseler Sparkasse Electronic Banking Wolfsschlucht Kassel SFirm-Hotline der Kasseler Sparkasse: Rufnummer (0561) Fax (0561) electronic-banking@kasseler-sparkasse.de Kasseler Sparkasse 9