ELO Kundenreferenz. CAD Zeichnungen sicher aufbewahren DBE. Große Datenmengen übersichtlich im Griff

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1 ELO Kundenreferenz DBE >> Große Datenmengen übersichtlich im Griff CAD Zeichnungen sicher aufbewahren Die DBE hat mit ELOprofessional ihre CAD-Zeichnungen im Griff und kann sie den Mitarbeitern standortübergreifend zur Verfügung stellen. Auch gestaltet sich die Suche nach den Zeichnungen jetzt um ein Vielfaches schneller. Mit ELO haben wir die einzelnen Bausteine unserer Unternehmens IT zu einem Ganzen zusammen gefügt. Dadurch sind die Prozesse transparenter und durchgängiger geworden. Die Deutsche Gesellschaft zum Bau und Betrieb von Endlagern plant, errichtet und betreibt Anlagen des Bundes zur Endlagerung von radioaktiven Abfällen im Auftrag des Bundesamtes für Strahlenschutz (BfS). Die DBE führt zurzeit den Offenhaltungsbetrieb des Erkundungsbergwerkes Gorleben. Sie bereitet nach den Vorgaben des Bundes die Umrüstung der Schachtanlage Konrad in ein Endlager für radioaktive Abfälle vor und ist Betriebsführer des ehemaligen Endlagers für radioaktive Abfälle in Morsleben (ERAM).

2 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Strukturierte Ablage inklusive Referenzen Shortcuts Land: Branche: Die strukturierte Ablage der CAD-Zeichnungen inklusive der Referenzzeichnungen. Die standortübergreifende Verfügbarkeit der Informationen sowie die Einbindung aller Informationen aus Anwendungen wie SAP, MS Office und den unternehmenseigenen Programmen. Lösung Das CAD Modul wurde an ELOprofessional angebunden ebenso wie SAP, die MS Office- und unternehmenseigenen Anwendungen. Die Standorte sind miteinander über eine Standleitung vernetzt. Nutzen Deutschland Entsorgung Das Unternehmen Die Deutsche Gesellschaft zum Bau und Betrieb von Endlagern plant, errichtet und betreibt Anlagen des Bundes zur Endlagerung von radioaktiven Abfällen im Auftrag des Bundesamtes für Strahlenschutz (BfS). Die Herausforderung Zeichnungen stehen allen Mitarbeitern jetzt zentral zur Verfügung. Die CAD-Zeichnungen plus Referenzierungen sind revisionssicher archiviert. Insgesamt sind die Prozesse durchgängiger und transparenter. Kriterien für die richtige Entscheidung Rund um die Planung, den Bau und Betrieb eines Endlagers in der Zentrale der DBE in Peine (Niedersachsen) fallen eine Menge von CAD-Zeichnungen an. Diese gilt es zu verwalten, zu bearbeiten und weiter zu entwickeln. Besonders komplex bei der DBE sind hierbei die tiefen Referenzierungen der einzelnen CAD-Zeichnung, die eine 16- bis 20-fache Tiefe erreichen kann. Die DBE suchte daher ein Dokumentenmanagement-System (DMS), dass vor allem die strukturierte Ablage der CAD-Zeichnungen inklusive der Referenzen ermöglicht. Die standortübergreifende Verfügbarkeit der Informationen und die Einbindung aller Informationen aus Anwendungen wie SAP, MS Office und den unternehmenseigenen Programmen sollten hierbei selbstverständlich sein. Aufgrund der möglichen Anbindung des CAD Moduls an ELOprofessional entschloss sich die DBE für den Einsatz der DMS Lösung aus Stuttgart. Vor allem die komfortable und revisionssichere Verwaltung der Zeichnungen einschließlich externer Referenzen sowie die unternehmensweite Verfügbarkeit überzeugten die DBE. Durchdachte Strukturierung Seit den 90er Jahren haben sich bei der DBE ca Zeichnungen plus Zusatzdateien angesammelt. Bisher hat ein fremdes Zeichnungssystem diese verwaltet. Im April 2006 wurden die Daten aus diesem System ins ELO übernommen.

3 Geschützte Freigabeprozesse Die Anbindung von ELO an das CAD Modul wurde von CSC Deutschland Solutions GmbH realisiert. Neben der Hauptzeichnung und deren Referenzen archiviert ELO auch weitere Zusatzdateien und Informationen automatisch. Dabei handelt es sich in der Regel um Steuerdateien wie z.b. *.stb, *.lay, *.pcp und Schriftfeldinhalte sowie die Ausgabedatei PLT (Patent Lay Treaty). Gemeinsam mit CSC hat die DBE dann eine strukturierte Ablage der Zeichnungen im ELO definiert. So befinden sich im CAD 1 die Zeichnungsdateien, die einer steten Bearbeitung unterliegen. Unter CAD 2 liegen die Zeichnungen, die freigegeben sind und sich nicht mehr verändern dürfen, und CAD 3 enthält Zeichnungen, die nach der Freigabe in ein PDF-Format gewandelt wurden und somit allen zur Verfügung stehen. Beim Starten des Befehls zur Archivierung wird eine Zeichnungsdatei ausgewählt. Im Hintergrund laufen das Auslesen der Schriftfeldinformationen und die Sichtung externer Referenzen. ELO sucht hierbei als Merkmal nach Dateien mit identischen Namen, jedoch unterschiedlicher Datei-Endung, denn die CAD-Zusatzdateien haben alle denselben Dateinamen. Vor der endgültigen Ablage wird vom System zudem eine Dublettenprüfung durchgeführt. ELO befüllt bei der Archivierung die CAD-Maske automatisch mit den Informationen aus dem Schriftfeld der Zeichnungen. Zwecks einfachem Zugriff wurden im ELO Client fünf Buttons mit folgenden Funktionen angelegt. Der erste Button startet die Neuablage von Zeichnungen ins ELO. Der zweite Button zeigt dem Nutzer Referenzen und alle weiteren Informationen zur Zeichnung an. Der dritte Button sammelt die jeweilige Zeichnung inklusive der Zusatzdateien, verpackt diese in eine ZIP-Datei und bedient damit den Client. Der vierte Button stellt die gewählte Zeichnung und alle Zusatzdateien außerhalb von ELO als Kopie zur Verfügung und der fünfte ermöglicht ein Verfahren zur Sicherung von Zeichnungen während der Freigabephase innerhalb von ELO. Am Freigabeprozess sind viele Personen beteiligt, daher kann sich der Prozess über Wochen hinziehen. In diesem Zeitraum ist es sehr wichtig, die Zeichnung vor weiterer Bearbeitung zu schützen, erklärt Anja Teschke, Projektleiterin bei der DBE, die wichtige Funktion des fünften Buttons. Beim Auschecken wird die Zeichnung im ELO gegen Bearbeitung geschützt und die weiteren Zusatzdateien werden nur als Kopie zur Verfügung gestellt. Wird die Zeichnung wieder eingecheckt, führt ELO eine Kollisionskontrolle durch, um eine redundante Ablage zu vermeiden. Die CAD-Maske im ELO wird dann bei jedem Einchecken automatisch befüllt.

4 Verschlagwortung mit eingebauter Logik Innerhalb der Verschlagwortungsmaske hat die CSC Sicherheitsabfragen programmiert. So gibt es z.b ein Pflichtfeld, welches die korrekte Eingabe des Projektnamens verlangt. Anja Teschke erklärt die Funktion: Gibt der Nutzer statt dem Projekt Gorleben z.b. Gurleben ein, übernimmt ELO das Wort nicht, sondern lässt das Feld leer und der Nutzer sieht, dass es hier einer Korrektur bedarf. Diese Funktion ist sehr wichtig, um später alle Informationen zu einem Projekt auch wieder zu finden. Optimale Druckergebnisse Uns war es wichtig, dass die CAD- Zeichnungen inklusive der tiefgehenden Referenzierung revisionssicher abgelegt werden - mit ELOprofessional konnten wir das realisieren. Die Zusammenarbeit mit der CSC Deutschland Solutions GmbH war sehr intensiv. Die grundlegende Einstellung war, die Prozesse bei der DBE zu verstehen und dementsprechend abzubilden. Das korrekte Drucken von Zeichnungen wurde seitens der CSC angepasst. Um Fehlplots zu vermeiden, ist es wichtig, dass zu den Zeichnungen für den Druck auch der richtige Plotter angegeben wird. In der Vergangenheit ist es bei der DBE beim Drucken oft zu technischen Problemen und Fehldrucken gekommen, da nicht alle Plotdateien auf jedem Plotter druckbar sind. Dank der Anpassung macht das System jetzt eine Abfrage, für welchen Plotter die Datei geschrieben worden ist und stellt dann den entsprechenden Drucker zur Verfügung. Standortübergreifendes Arbeiten Eines der wichtigsten Kriterien bei der Einführung von ELO war zudem, dass die Mitarbeiter an den drei Standorten in Morsleben (Sachsen- Anhalt), Gorleben (Niedersachsen) und der Schachtanlage Konrad (Salzgitter-Bleckenstedt, Niedersachsen) denselben Zugriff auf die gewünschten Informationen haben, wie die Mitarbeiter in Peine.

5 Die Lösung ein praktischer Mehrwert >> Standortunabhängig an Zeichnungen arbeiten Dank ELO ist das gemeinsame und standortunabhängige Arbeiten an CAD-Zeichnungen jetzt möglich. Dadurch können Projekte schneller umgesetzt werden. Die DBE hat sich hier bewusst gegen die Replikation entschieden, da die aktuelle Zeichnung zu jeder Tageszeit an allen drei Standorten greifbar sein muss. Anja Teschke begründet die Entscheidung folgendermaßen: Die Replikation müsste gewährleisten, dass an allen Betriebsstätten rund um die Uhr die Dateien gleich sind. Es gibt bei uns allerdings Zeichnungen, die sind mehrere hundert Megabyte groß, eine Standleitung wäre innerhalb kürzester Zeit überlastet, deswegen haben wir uns entschieden, dass die Daten jeweils vor Ort gehalten werden und nur die Metadaten zu den Dokumenten liegen auf dem zentralen Server. In Peine steht der Access Manager in direkter Kommunikation mit dem jeweiligen Access Manager der anderen Standorte, dies ermöglicht eine zeitnahe Bearbeitung. Erstellt also z.b. ein Mitarbeiter in Gorleben eine Zeichnung für ein Fahrzeug und parallel dazu erstellt ein Mitarbeiter in Morsleben die Zeichnung für eine Gebäudedarstellung, so hat der Mitarbeiter in Peine die Möglichkeit, beide Zeichnungen zeitnah in Relation zueinander zu sehen. Zur Sichtung wurde ELO an den Viewer RxHighlight der Firma Grafex angebunden. Dadurch können die Mitarbeiter auch CAD-Zeichnungen einsehen, ohne dass ein CAD Programm auf dem jeweiligen Arbeitsplatz installiert sein muss. Sichtbarer Nutzen Mittlerweile verwaltet das ELO DMS ganze 279,3 GB ( Dateien) auf alle vier Standorte verteilt. Die DBE hat ihre Dokumente jetzt zentral und übersichtlich zur Verfügung. Standortunabhängig können Mitarbeiter an Zeichnungen arbeiten.

6 >> Prozesse transparent und durchgängig Die Suche nach Zeichnungen hat sich um ein Vielfaches beschleunigt. Dokumente und Informationen laufen aus allen Applikationen des Unternehmens zentral in ELO zusammen und können dadurch auch sehr schnell gefunden werden. Die Mitarbeiter schätzen vor allem die zentrale Ablage. Dazu Anja Teschke: Wir hatten vorher an etlichen Stellen Zeichnungen, Dokumente in Papierform oder Dokumenten in digitaler Form liegen. An jeder Geschäftsstelle stehen mehrere Server, allein in Peine sind es 14, daher kann man sich leicht vorstellen, wo überall Dokumente und wichtige Informationen verstreut lagen. Mit ELO profitieren wir vor allem davon, dass jetzt alles an einer Stelle geschützt abgelegt - und auch dementsprechend wieder gut auffindbar ist. Die redundante Datenhaltung hat sich erheblich verringert. Die Mitarbeiter schicken z.b. Links auf die Dokumente weiter und es fliegen keine Kopien mehr durch die Gegend. Zusammenfassend sind die Prozesse bei der DBE durch ELO durchgängiger, transparenter und sicherer geworden.