Business Process Management wie wir es sehen

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1 Business Process Management wie wir es sehen

2 Hintergrund Dynamische Prozesse versus statische Systeme Diskrepanz: Unternehmen denken in Prozessen, werden aber durch funktional organisierte Computersysteme unterstützt. Hauptproblem: Ein Business-Prozess ist nicht statisch, sondern wandelt sich stetig; Computersysteme sind dagegen in Programm- Code gegossen Notlösung: Um die Systeme trotzdem möglichst flexibel zu gestalten, werden sie in der Folge mit Funktionalität aufgeblasen.

3 Zahlreiche Herausforderungen Erhöhter Wettbewerbsdruck (auch Globalisierung) Leistungs- und Produktdifferenzierung mit höherem Serviceanteil -> neue Produkte Preis- und Kostendruck Verschärfte Rahmenbedingungen/Regulatorien (z.b. Sarbanes Oxley Act, Basel II) Industrialisierung und Standardisierung Anteil der Wertschöpfungsaktivitäten erhöhen (auslagern, automatisieren, integrieren) Erhöhte Beweglichkeit / Agilität nach innen und außen Transparenz erhöhen Time-to-Market reduzieren Durchlaufzeiten verkürzen Kundenorientierung erhöhen Qualität erhöhen Ausführungstreue erhöhen (z.b. Compliance Management) Kunden und Geschäftspartner einbinden Ertrag steigern ROI verkürzen Akzeptanz erhöhen Nachhaltigkeit erhöhen Nachvollziehbarkeit erhöhen (z.b. Geschäftsinstanz-Historien, Record Management) Echtzeit-Überwachung und -Steuerung

4 Konzept dynamisch, wechselhaft Markt, Konkurrenz, Wettbewerb, Kunden, Gesetze, Sarbanes Oxley, Basel II etc. Prozessorientierung beweglich, veränderbar Kunde End-to-End Prozesse Kunde Serviceorientierung Organisation (Standorte, Filialen usw.) Applikationen (ERP, EMS, HR, Host, usw.) starr, unbeweglich Datenbanken

5 Was ist neu an BPM? Business Process Management (BPM) reicht zurück in die 90er Jahre und umfasst das Design, die Implementierung / Execution, das Monitoring / Tracking / Analyse und das Optimieren von Geschäftsprozessen, womit der Process-Lifecycle umfassend abgebildet ist. Prozesse werden grafisch erfasst und per Knopfdruck in ablauf-orientierte Applikationen umgesetzt. Prozesse werden ständig auf Effizienz und Qualität überprüft und optimiert Aus statischen Abläufen werden dynamische, sich ständig verbessernde Prozesse

6 Prozesse als Grundlage für ein REAL TIME ENTERPRISE MANAGEMENT Business Process Management (BPM) mit einer Service Oriented Architecture (SOA) bilden in Zukunft die Eckpfeiler der IT-Infrastruktur in den Unternehmen. Erst diese Kombination gibt die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für ein Real Time Enterprise Management. Gartner Group

7 BPM-Quantensprünge Modellierungs-, Workflow- und so genannte Enterprise-Application-Integration- Technologien wachsen zusammen, so dass wertschöpfungsrelevante Geschäftsprozesse in einer Technologie abgebildet werden können. Durch den Independent-Workflow-Ansatz wird Bestandssicherung betrieben. Es ist Investitionsschutz und Nutzenmaximierung getätigter IT-Investitionen gewährleistet. Bestehende Funktionen und Daten werden über den Prozess aus den unterschiedlichsten Applikationen und Datenbanken abgerufen und neu orchestriert. Mit den Beteiligten (Management bis Anwender) wird am Prozessmodell gearbeitet und die Applikation simuliert. Eine hohe Akzeptanz der Anwendung ist das Ergebnis.

8 BPM-Quantensprünge Monitoring erlaubt Echtzeit-Steuerung und weitere Optimierung. Frühwarnsysteme sorgen für rechtzeitige Eskalationen; das Management kann umgehend reagieren. Die Prozessmodelle lassen sich schnell und ohne großen Aufwand verändern, insofern ist Agilität und Flexibilität gewährleistet. Paradigmenwechsel für die Anwender: Der Anwender bedient nicht mehr die Systeme sondern er wird bedient und mit den entsprechenden Informationen schrittweise versorgt.

9 Business Process Management Potentiale für BPM Strategische Bedeutung hoch Commodity Kernprozesse Zahlungsverkehr Wertpapierabwicklung etc. Infrastrukturprozesse Rechenzentren Telephonie Netzwerke etc. Kerngeschäftsprozesse Kreditgenehmigung Schadensfälle Risikomanagement Produktionsablauf Vertrieb Antragsbearbeitung etc Unternehmensprozesse Unterstützende Prozesse Beschwerdemanagement Mitarbeiterqualifikation Personalmutation Ablaufverfolgung Monitoring/Eskalation etc. tief tief Differenzierungspotential hoch

10 Business Process Management Potentiale für BPM Strategische Bedeutung hoch Business Process Outsourcing (BPO) = Konzentration auf die Kernkompetenzen Business Process Management (BPM) = Optimierung des Kerngeschäfts tief tief Differenzierungspotential hoch

11 Positionierung und Aufbau Xpert.ivy Für die Durchführung eines aktiven Business Process Management bei unseren Kunden schlagen wir Xpert.ivy vor.

12 BPM-Phasenablauf mit Xpert.ivy Design/ Modellierung Prozesse werden grafisch erfasst und per Knopfdruck in ablauforientierte Applikationen umgesetzt. Optimierung/ Anpassung/ KVP Medienbruchfrei mit Xpert.ivy Implementierung/ Ausführung/ Execution Prozesse werden ständig auf Effizienz und Qualität überprüft und optimiert Business Monitoring / Intelligence Aus statischen Abläufen werden dynamische, sich ständig verbessernde Prozesse

13 Klassischer BPM-Phasenablauf Wie schaffen wir Nachhaltigkeit? Phase 1 Phase 2 Kunden/ Wettbewerb Phase 3 Phase 4 Phase 5 Produktivitätsentwicklung Zielproduktivität vergangenes Jahr Prozessmengenentwicklung Folgejahr Zielproduktivität / Monat realisierte Produktivität Zielerreichung 4000 kumuliert Ziel-Prozessmenge Aktuelle Prozessmenge STRATEGIE Geschäftsmodell Prozess-Struktur, Kontinuierliche Verbesserungen Prozess- Prozess- DESIGN EXECUTION Prozess- ENTWICK- LUNG Prozess- Prozess- CONTROLING CONTROLLING MONITORING

14 Ohne Prozess Layer Presentation layer SCM ERP CRM Application layer DB-Layer Files Database layer

15 Der Prozess Layer zwischen Application- und Presentation Layer Presentation layer Process layer SCM ERP CRM Application layer DB-Layer Files Database layer

16 Einzelne Stufen der Prozessentwicklung Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Prozess- STRATEGIE Prozess- DESIGN Prozess- ENTWICK- LUNG Prozess- EXECUTION Prozess- ÜBER- WACHUNG

17 Integration der Prozessentwicklung Phase 1 Phasen 2 bis 5 integriert Phase 3 Phase 4 Phase 5 Prozess- STRATEGIE Vorteile: Prozess- Kürzere Projektlaufzeiten DESIGN Dynamische Prozessentwicklung Prozess- ENTWICKLUNG Prozess- Prozess- Prozess- DESIGN EXECUTION ENTWICK- Niedrigere EXECUTION Kosten ÜBER- ÜBERWACHUNG LUNG WACHUNG Automatische Dokumentation Beste Wartbarkeit Integrierter BPM-Ansatz Das Prozess-Modell ist die Applikation

18 Vom Prozess über das Design zur Ausführung (Execution) Prozess-Monitoring/Controlling Historien Vorgangsdaten Real-Time- Kennzahlen Xpert.ivy Kunde Kunde XML DB-Element Programm- Interface-Element (PI) Web Service- Element HR DB ERP DMS Design = Dokumentation = Execution

19 Agile Prozessentwicklung Präsentation und Abstimmung mit den Anwendern Vorteile: Erhöhung der Akzeptanz Verbesserte Kommunikation Verkürzte Lernphasen Rapid Prototyping Test und Analyse Agile Applikationsentwicklung Umsetzung in Xpert.ivy Aufnahme der Anforderungen

20 Von welcher Technologie reden wir? Presentation und Prozesslayer sind komplett Webbasiert Java basierend: Java 2 Standard Edition (J2SE) (Keine teure J2EE Infrastruktur notwendig) plus J2EE features wie JSP Servlets Web Services...

21 Xpert.ivy Designer und Server Client Web Browser Aufrufen der Applikation Application Server Microsoft Internet Information Server Designumgebung Apache Web Server Xpert.ivy Designer Web Browser Up- und Download der Applikation Xpert.ivy Server

22 Architektur des Servers Presentation Layer Business Logic Layer Client (Browser) Apache Tomcat Process Engine Drittsysteme CSS Content Object Layouts Process Modell Persistency Layer Content DB Workflow DB

23 Xpert.ivy als Integrationsplattform Clients Middle Tier Integrated Systems Web Browser Drittsysteme HTTP Web Services Xpert.ivy Technologie JDBC Web Services SOAP LDAP 3rd Party Datenbanken Webfähige Drittsysteme Verzeichnis- Server Andere Drittsysteme

24 Das Prozessdesign mit Xpert.ivy Grafische Oberfläche Intuitiv bedienbare grafische Oberfläche zur Modellierung der Prozesse Mit dem umfangreichen Satz von Prozesselementen lassen sich alle betriebswirtschaftlichen Abläufe abbilden Palette lässt sich beliebig erweitern Integration von Drittsystemen über Eingabeassistenten Xpert.ivy ist völlig offen gestaltet und unterstützt gängige EAI-Standards wie Web Services, Natives SOAP, JDBC, JAVA API, Mail, LDAP etc. Anbindung von Drittsystemen erfolgt über Eingabeassistenten Content Management System Mit dem integrierten CMS ist die Mehrfachverwendung von Inhalten möglich Verwaltung mehrsprachiger Inhalte Trennung von Inhalt und Layout Online-Pflege der Seiteninhalte Problemlos auswechselbare Layouts usw.

25 Das Prozessdesign mit Xpert.ivy Simulation und Modellverifizierung Komplette Simulationsumgebung ermöglicht jederzeitige Überprüfung der erstellten Anwendung. Resultat ist sofort sichtbar. Modell-Verifikations-Funktionen (Modell Checker) Dokumentation Dokumentation entsteht medienbruchfrei auf Knopfdruck In den Formaten HTML oder RTF

26 Die Implementierung mit Xpert.ivy Vollautomatisierte Umsetzung der Prozesse Einfache Umsetzung der Ablaufmodelle in Applikationen Per Knopfdruck werden die aufgezeichneten Prozesse an den Server übergeben Agile und flexible Anpassung von Prozessen innerhalb kürzester Zeit Skalierbarkeit und Betriebssicherheit Kernstück jeder Xpert.ivy-Installation ist der Server Er verwaltet sowohl die Prozesse als auch die Inhalte und setzt diese zur Laufzeit in Applikationen um. Der Server ist in einer einfachen Standard -Edition erhältlich Darüber hinaus gibt es erweiterbare Failover- und Cluster-fähige Versionen, um höchste Betriebssicherheit und Skalierbarkeit zu garantieren

27 Das Monitoring mit Xpert.ivy Geschäftsprozesse bieten generell Optimierungspotenzial Auswertung von aktuellen und historisierten Daten zeigen Optimierungsmöglichkeiten auf Real Time Business Activity Monitoring In Echtzeit werden alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt Aktuelle Bearbeitungszustände Fallzahlen Bearbeitungsverläufe Zeitfensterüberschreitungen Liege-, Durchlauf- und Bearbeitungszeiten Process History und Record Management Detaillierte Aufzeichnung fallbezogener Prozessdaten Formulararchivierung mit lückenloser, optisch aufbereiteter Offenlegung aller Formulare und Dateneingaben Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit zur Unterstützung von Kontrollmechanismen ( SOx-Act) Grundlagen für die Optimierung von Abläufen, Berechnung von Kennzahlen, internes und externes Benchmarking etc.

28 Process - Monitoring / -Tracking Der Steuerungsdialog liefert Echtzeit-Daten in die integrierte Datenbank und bietet den Prozessbearbeitern und verantwortlichen unmittelbare Hilfestellung Kennzahlen Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten Fallzahlen, Prozesskosten Termintreue Qualitäts- und Risikoindikatoren Workflow Kunde Prozess-Controlling Vorgangs- Historien daten Real-Time- Kennzahlen Kunde Analysen und Optimierung Trendanalysen/statistische Verteilungen Best Practices internes und externes Benchmarking Entwicklung einer Prozess-Excellence Frühwarnsystem Anzeige kritischer Überschreitungen Unmittelbare Eingreifmöglichkeit Automatische -information Eskalationsstaffeln Informationssystem für operative Bearbeiter Management/Top-Management Statusinformationen für Kunden (auch über das Internet) DB-Element DB Programm- Interface-Element (PI) ERP Web Service- Element DMS Mit Hilfe des Prozessmanagers lässt sich ein aktiv eingreifendes Prozessmanagement aufbauen, und ein unmittelbares Qualitätsmanagement, Wissensmanagement und Produktivitätsmanagement betreiben.

29 Anpassungen mit Xpert.ivy Die Weiterentwicklung und Optimierung kann medienbruchfrei und innerhalb kürzester zeit erfolgen Prozess-Versionsmanagement Geschäftsfälle dauern manchmal nur Minuten oder Stunden. Oft dehnen sie sich auch über Monate oder Jahre hinweg aus. Je nach Startdatum müssen womöglich unterschiedliche Prozessschritte durchlaufen werden Durch die Prozess-Versionsverwaltung wird jeder Geschäftsfall nach dem richtigen Modell abgearbeitet. Prozessanpassungen während des laufenden Betriebs Systemunterbrechungen sind teuer Mit Xpert.ivy sind Prozessanpassungen während des laufenden Betriebs möglich ( Effizienzsteigerung)

30 Herausforderungen in BPM-Projekten

31 Herausforderungen für die Beteiligten Die differenzierte Echtzeit-Steuerung und ständige Optimierung von Geschäftsprozessen unter Einbeziehung aller IT-Applikationen gehört heute mit zu den Königsdisziplinen von weitsichtigen Unternehmen. Firmeninterne und übergreifende Prozessintegration zu verbundenen Wertschöpfungsketten wird zu einem zentralen Wettbewerbsvorteil in den kommenden fünf Jahren. Dabei kommen modernen BPM-Technolgien wie Xpert.ivy Schlüsselfunktionen zu. In einem wirtschaftlich schwierigen Gesamtumfeld wird verstärkt nach Lösungen gesucht, die bestehende IT-Investitionen nutzen und in ihrer Gesamtwirkung verstärken. Darüber hinaus verleihen Themen wie Qualitätssicherung, Compliance, Tranzparenz und Effizienz dieser Technologie einen gesicherten Aufschwung.

32 Herausforderungen für die Beteiligten Management Widerstände gegen Veränderungen auflösen (Resistance to Change) Alle Beteiligten einbinden, Kommunikation! Change Management Process driven Business verinnerlichen Real Time Management ist Verhandlungssache Komplexität und Abhängigkeiten überblicken Kunden und Partner (ein-) anbinden (z.b. Customer Self Service) Fachabteilung Serviceorientierung in Bezug auf Prozesse, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten Transparenz, Agilität, Real Time Management Permanentes Changemanagement IT-Abteilung Aufbau und Unterstützung einer Service Oriented Architecture Konzentration auf die Funktionsfähigkeit der Applikationen Prozesse laufen außerhalb der Applikationen Serviceorientierung für die beteiligten Fachabteilungen Anwender/Nutzer Konzentration auf die Fachaufgabe Veränderte Bedienung der Systeme und Applikationen Ständige Veränderungen Erhöhte Kontrolle, gelebtes Qualitätsmanagement

33 Nutzen, Vorteile und Ziele von BPM-Projekten

34 Nutzen von BPM Unterstützt die Implementierung prozessorientierter Organisationen Closed Loop, Auflösung von Konzept- und Medienbrüchen Entscheidungsbasis für kontinuierliche Prozessentwicklung durch Prozessmonitoring und -überwachung Kurze Änderungszyklen

35 Dynamisches ganzheitliches Prozessmanagement Prozess- Produktivitäts-Audit*) *) Prüfung von Kennzahlen und Bestimmung möglicher Optimierungsmaßnahmen real ablaufender Prozess Workflow / Live-Daten und Kennzahlen Prozess-Monitoring Steuerung und Messung der Live-Prozesse mit Xpert.ivy Kennzahlensystem/ Zielgrößen/ Prozesse Maßnahmen und Lösungsansätze Prozess-Anpassung flexible und zeitnahe Anpassung der Prozesse im Prozessmanager real ablaufender Prozess Workflow / real ablaufender Prozess Workflow / Umsetzung/Implementierung der Maßnahmen

36 Benefits Ablauflogik ist visualisiert Anwenderlogik versus Entwicklerlogik! Die Prozess-Engine versteht das Prozessmodell, das wiederum die klassische Programmlogik in Form von Sourcecode ersetzt HTML-Dokumentation per Knopfdruck Die Prozessapplikation ist das Prozessmodell und umgekehrt. In den Prozesselementen werden zusätzliche Beschreibungen mit dokumentiert. Kurze Entwicklungszeit Wegfall von Medienbrüchen > nur ein Tool für Design und Implementierung, komplexe Prozessapplikationen lassen sich in sehr kurzer Zeit from scratch realisieren Einfache Wartung Grafisches Prozessmodell lässt sich schneller modifizieren als viele einzelne, hart codierte JSP-Seiten oder verschiedene XML Pipeline Komponenten für XML-Daten. Durch Trennung von Applikationslogik (Prozess-modell), Layout (Layoutvorlagen u. Stylesheets) und Inhalt (Content Objekte) lässt sich z.b. Layout und Inhalt auf dem Server zur Laufzeit ändern

37 Eine Ergänzung bestehender Systeme Lediglich Internet-Browser am Arbeitsplatz erforderlich Keine redundante Datenhaltung Schnelle Anpassung und Entwicklung Plattformunabhängig, offen Geringe Belastung im Datennetz Investitionsschutz die Applikationen werden nicht verändert Es werden Synergien geschaffen, indem Basis-Anwendungen verbunden werden

38 Xpert.ivy Vorteile auf einen Blick Geschlossener integrierter BPM-Regelkreis vom Design über die Execution bis hin zum Monitoring Simulation im Split-Screen-Modus / Rapid Prototyping / Akzeptanz Modell-Verifikations-Funktionen (Modell-Checker) Parametrisierte Entwicklung durch intuitiv bedienbare Eingabeassistenten Integriertes Contentmanagement System Integrierte Dokumentation (HTML-, RTF- oder JPG-Format) Integrationsplattform in heterogenen Systemlandschaften durch zahlreiche EAI- Standards (Web Services, SOAP, JDBC, JAVA API, Mail, LDAP etc.) Real-Time Business Activity Monitoring, Process History, Reporting Prozessmodell-Versionsmanagement Höchste Betriebssicherheit und Skalierbarkeit durch Failover- und Cluster-Server deckt alle Bereiche ab. Auf Wunsch des Kunden hin, lässt sich Xpert.ivy einfach durch andere Tools erweitern. Xpert.ivy setzt voll auf offene Standards

39 Xpert.Ivy im BPM-Markt

40 BPM Matrix von NewMediaSales