Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

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1 Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht 2 Datenschutz im Unternehmen Umgang mit Mitarbeiterdaten Neuregelung, Folgen, Praxisrelevante Fälle 1

2 3 Personenbezogene Daten Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmtem oder bestimmbaren natürlichen Person ( 3 Abs. 1 BDSG) Alle Informationen, die einer bestimmten Person zuzuordnen sind Beispiele: Name, Geburtsdatum, Ausbildung, Aufgabe im Betrieb, Verhalten als Beschäftigter, Meinungsäußerungen 4 Anwendungsbereich im Beschäftigungsverhältnis Beschäftigte ( 3 Abs. 11 BDSG) Alle in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis stehende Personen - Arbeitnehmer und hierfür Auszubildende (Arbeiter, Angestellte, Auszubildende) - Arbeitnehmerähnliche Personen (Heimarbeiter, Journalisten, Rehabilitanden etc.) - Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis und daraus Ausgeschiedene - Beamte, Richter Soldaten, Zivildienstleistende 2

3 5 Erweiterung des Anwendungsbereichs: 32 Abs. 2 BDSG 32 Abs. 1 BDSG findet auch bei nicht automatisierter Verwendung (Verarbeitung und Nutzung) von Personaldaten Anwendung sowie bei deren Erhebung für die Speicherung in nicht dateimäßig oder automatisiert geführten Akten. Beispiele: Protokoll über Vorstellungsgespräch, Personalfragebogen, handschriftliche Notiz 6 Verhältnis des 32 Abs. 1 BDSG zu 28 BDSG (1) 32 Abs. 1 BDSG ist die datenschutzrechtliche lex specialis für den Umgang mit personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis. Er verdrängt den bisher geltenden 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Abs. 1 Satz 2 BDSG. Er ist genauso zu verstehen wie 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BDSG 3

4 7 Verhältnis des 32 Abs. 1 BDSG zu 28 BDSG (2) Nach wie vor gelten jedoch die weiteren Regelungen des 28 BDSG, u. a. Abs. 1 Satz 1 Nr. 2, Abs. 2 Nr. 2a (bisher Abs. 3 Nr. 1), Abs. 6 Auch eine Datenerhebung oder -verwendung aufgrund einer Einwilligung des Beschäftigten ist weiterhin prinzipiell möglich, dürfte aber in den meisten Fällen wegen der fehlenden Freiwilligkeit nicht in Betracht kommen 8 Rechtsgrundlage 32 Abs. 1 Satz 2 BDSG (1) Der Satz 2 des 32 Abs. 1 BDSG enthält gegenüber dem Satz 1 eine Spezialregelung für den Fall, dass es um die Aufdeckung einer konkreten Straftat bzw. von konkreten Straftaten geht. 4

5 9 Rechtsgrundlage 32 Abs. 1 Satz 2 BDSG (2) Zur Aufdeckung von Straftaten darf nur dann mit personenbezogenen Daten eines Beschäftigten umgegangen werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, es um eine im Beschäftigungsverhältnis begangene Straftat des Betroffenen geht, die Verwendung zur Aufdeckung erforderlich ist, schutzwürdige Interessen des Beschäftigten nicht überwiegen, der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet wird 10 Rechtsgrundlage 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG Satz 1: Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies erforderlich ist - für die Entscheidung, ob der Betroffene eingestellt wird, oder - für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, insbesondere für die klassische Personalarbeit oder - für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses 5

6 11 Erforderlichkeit des Umgangs mit Mitarbeiterdaten Wenn dieser sich unmittelbar aus dem Arbeitsvertrag ergibt (z. B. Daten für Gehaltsabrechnung) Sofern sich die Verarbeitung nicht unmittelbar aus dem Vertrag ergibt, bedingt Erforderlichkeit eine Interessensabwägung unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips 12 Allgemeine Kontrollmaßnahmen können im Rahmen des 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG auch ohne konkreten Tatverdacht zulässig sein, z. B Leistungskontrollen Verhaltenskontrollen Zeiterfassung Offene Videoüberwachung Datenscreening zur Aufdeckung von Straftaten ohne konkreten Tatverdacht 6

7 Screening von Daten der Beschäftigten zur Aufklärung von Straftaten ohne konkreten Tatverdacht (1) 13 Beurteilungsmaßstab für ein flächendeckendes Screening von Beschäftigtendaten zur Aufdeckung von Straftaten ohne konkreten Tatverdacht ist 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG Das Screening ist zulässig, wenn es für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist Es reicht zunächst aus, wenn das Unternehmen allgemeine Korruptionsbekämpfung betreibt und die korruptionsgefährdeten Mitarbeiter überprüft Screening von Daten der Beschäftigten zur Aufklärung von Straftaten ohne konkreten Tatverdacht (2) Darüber hinaus sind folgende Maßgaben einzuhalten: Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, d. h. es darf kein weniger einschränkendes Mittel zur Verfügung stehen, Soweit es für die Ziele des Unternehmens vertretbar ist, sind die Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, Es ist eine Abwägung der Interessen des Arbeitgebers und des Beschäftigten vorzunehmen 14 7

8 Screening von Daten der Beschäftigten zur Aufklärung von Straftaten ohne konkreten Tatverdacht (3) 15 Transparente Darstellung gegenüber den Mitarbeitern Einbindung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten Beteiligung der Mitarbeitervertretung gemäß 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und 32 Abs. 3 BDSG 16 Zulässigkeit der Übermittlung von Mitarbeiterdaten im Konzern (1) - Zulässigkeit beurteilt sich weiterhin nach 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG - Maßgaben für die Übermittlung im Arbeitsrecht der Arbeitsgruppe Konzerninterner Datentransfer des Düsseldorfer Kreises 8

9 17 Zulässigkeit der Übermittlung von Mitarbeiterdaten im Konzern (2) -Für die Zulässigkeit der Übermittlung ist notwendig: Transparenz gegenüber Mitarbeitern Der deutsche Arbeitgeber muss Ansprechpartner für seine Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Ansprüche auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Schadensersatz bleiben Dies muss Rechtsverbindlichkeit erlangen, z. B. durch Abschluss einer Betriebsvereinbarung oder durch Zusage des Arbeitgebers Auch sensitive Daten können in diesem Zusammenhang übermittelt werden 18 Auswirkungen der BDSG-Novelle II auf die Befugnisse der Datenschutzaufsichtsbehörde 9

10 19 Neufassung des 38 Abs. 5 Sätze 1 und 2 BDSG Zur Gewährleistung der Einhaltung dieses Gesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz kann die Aufsichtsbehörde Maßnahmen zur Beseitigung festgestellter Verstöße bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten oder technischer oder organisatorischer Mängel anordnen. Bei schwerwiegenden Verstößen oder Mängeln, insbesondere solchen, die mit einer besonderen Gefährdung des Persönlichkeitsrechts verbunden sind, kann sie die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung oder den Einsatz einzelner Verfahren untersagen, wenn die Verstöße oder Mängel entgegen der Anordnung nach Satz 1 trotz der Verhängung eines Zwangsgeldes nicht in angemessener Zeit beseitigt werden. 20 Was bedeutet das? (1) Die Anordnung kann sich beziehen auf die Beseitigung festgestellter Verstöße bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten oder technische oder organisatorische Mängel und die Untersagung der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung oder des Einsatzes einzelner Verfahren Es handelt sich um verwaltungsrechtliche Maßnahmen in der Form von sog. Verwaltungsakten mit den auf dem folgenden Bild aufgezeigten Konsequenzen. 10

11 21 Was bedeutet das? (2) 1. Es besteht in der Regel Kostenpflicht (Gebühren und Auslagen) 2. Die Aufsichtsbehörde kann eine Anordnung mit den Mitteln des Verwaltungszwangs durchsetzen: Zwangsgeld Ersatzvornahme Ersatzzwangshaft Unmittelbarer Zwang Zwangsmittel können beliebig oft wiederholt werden. 3. Die verantwortliche Stelle kann auf dem Verwaltungsrechtsweg eine gerichtliche Entscheidung herbeiführen. 22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 11

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