100 TIPPS & TRICKS. Rund um die Lexware Programme. Marc Ruoß

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1 100 TIPPS & TRICKS Rund um die Lexware Programme Marc Ruoß

2 100 Tipps & Tricks Rund um die Lexware Programme Marc Ruoß ISBN: Auflage 2010 copyright 2010 hö ma GmbH Waldkircherstr. 12 / Alter Zollhof Freiburg Lektorat: Friederike Scharrel Umschlaggestaltung: Sabine Klimek Satz und Layout: Yvonne Meyer Druck und Bindung: Die vorliegende Puplikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und und Abbildungen, auch auszugsweise, ist ohne die schriftliche Zustimmung des Verlags urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen. Weder Autoren noch Herausgeber noch Verlag können jedoch für Schäden haftbar gemacht werden, die im Zusammenhang mit der Verwendung dieses Buches stehen. In diesem Buch werden eingetragene Warenzeichen, Handelsnamen und Gebrauchsnamen verwendet. Auch wenn diese nicht als solche gekennzeichnet sind, gelten die entsprechenden Schutzbestimmungen.

3 Vorwort Die Idee zu dem Buch entstand aufgrund zahlreicher Gespräche mit geprüften Lexware Programmberatern*, die mir von ihrem Arbeitsalltag mit den Lexware Produkten sowie den Erfahrungen von Kundenberatungsgesprächen oder Supportunterstützungen vor Ort berichteten. Es hat sich im Laufe der Zeit heraus kristallisiert, dass es immer wieder sehr nützliche Tipps und Tricks gibt, mit denen man dem Anwender das Arbeiten in den Lexware Programmen wesentlich vereinfachen kann. Das umfangreiche Fachwissen im Umgang mit der Lexware financial line oder Lexware professional line wurde allerdings nie gesammelt bzw. zusammengestellt. Vielmehr hat jeder Programmberater seine Kenntnisse zwar seinen eigenen Kunden vermittelt aber nie gemeinsam mit anderen in einem Buch veröffentlicht. Das haben wir nun nachgeholt. Ich hoffe, wir können Ihnen vielfältige Hilfestellungen mitgeben und Ihnen damit den Arbeitsalltag erleichtern. Sollten Sie selbst einen guten Tipp kennen, würden wir uns selbstverständlich freuen, wenn Sie uns diesen mitteilen. Für Anregungen stehen wir oder einer unserer Programmberater Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Lektüre und zahlreiche neue Erkenntnisse. Ihr Marc Ruoß *Geprüfte Lexware Programmberater sind ausgewählte Lexware Fachhändler, die durch regelmäßige inhaltliche und technische Schulungen sowie ihre langjährige Erfahrung zu recht als Spezialisten rund um die Lexware Produkte gelten.

4 INHALTSVERZEICHNIS VORWORT 16 TEIL 1: LEXWARE FINANCIAL LINE 17 Allgemeine Tipps 17 Die fünf wichtigsten Tipps zur Datensicherung 20 Neu-Installation des Produktes und Umgang mit alten Programm-CDs 21 Suchen und filtern in verschiedenen Formularansichten 23 Zahlungsverkehr: Übergabe Zahlungen an das Bankprogramm Star Money 25 Windows für Lexware optimieren 26 Wieso stimmen die Werte meiner Forderungen/Verbindlichkeiten im Business Cockpit nicht mit den aus meiner OPOS-Liste überein? 26 Installationsabbruch: Windows 7 wird als Windows Vista ohne SP 1 erkannt 28 Lexware lohn+gehalt, Lexware lohn+gehalt plus 28 Lohnsteuerbescheinigung für den Mitarbeiter 29 Was ist beim Jahresabschluss zu beachten? 30 Benötigen Sie mehrere Zertifikate, um aus einem Datenbestand unterschiedliche Firmen mit Dakota versenden zu können? 30 Kein Versand aus Dakota mit Hinweis auf Fehler 4 oder gar keinen Fehler im Versandprotokoll 31 Was tun, wenn eine Lohnart unerwünscht aber automatisch auf den Folgemonat vorgetragen wird? 32 Lohnabrechnung erscheint im falschen Format 32 Lohnarten und Berufsgenossenschaftsliste 35 Berufgenossenschaften und Gefahrtarife verwalten 36 Ändern der Dakota-Dateifolgenummer, Wiederholen von SV-Meldungen 36 Nettolohn-Berechnung, Bruttorisierung 39 Termin setzen bei erster Mahnung (Frist) 40 Dakota- Versand: Outlook Express nicht auswählbar, obwohl Outlook benutzt wird. 41 Beitragsnachweise werden nicht im Acrobat Reader angezeigt und können nicht ausgedruckt werden. 42 Mitarbeiter wird nicht abgerechnet, aber Lohn wurde eingegeben

5 42 Eingabe Stundenerfassung mit Zuordnung des richtigen Lohns 43 Lexware buchhalter, Lexware buchhalter plus 43 Neues Buchungsjahr anlegen - Ohne Jahresabschluss im neuen Geschäftsjahr buchen 45 Wo finde ich den Export an DATEV? 46 Erhaltene Anzahlungen mit Personenkonten korrekt buchen 48 Auswertung Bilanz: Eine Bilanz nach steuerrechtlichen Vorschriften erstellen 49 Buchen von Debitoren Gutschriften bei Firmen mit Ist Versteuerung Besonderheit der OP- Verwaltung 50 Sachkonten-Anlage durch Kopieren / Duplizieren, damit die Einstellungen (USt., Auswertungen etc.) korrekt übernommen werden 52 Buchungsvorlagen für Wiederkehrende Buchungen mit Terminierung zur Buchung von Abgrenzungen, laufenden Fälligkeiten etc. mit Serieneinrichtung, damit nichts mehr vergessen wird 54 Vielfache Offene Posten des gleichen Kunden im gleichen Betrag jedoch unterschiedlichem Vorzeichen auf einen Schlag aus der OP-Liste entfernen (Sollversteuerung) 55 Die Turbo-Taste in der Buchungsmaske 55 Welche Einstellungen Sie vor dem DATEV-Export vornehmen sollten 57 Checkliste zum Jahresabschluss zur Übergabe der Daten an den Steuerberater 61 Lexware faktura+auftrag, Lexware faktura+auftrag plus 61 Was kann Lexware erechnung? 62 Wie kann ich die Bezeichnung für Auftragsarten verändern? 62 Übernehmen Sie Ihr Original-Briefpapier in Ausdrucke für Aufträge, um diese auch per versenden zu können 63 Mahnwesen mit Zahlungserinnerung vor erster Mahnung einrichten 65 Wie kann die Anzeige der Auftragsliste bezüglich der Spalten optimiert angezeigt werden? 67 TEIL 2: LEXWARE PROFESSIONAL LINE UND LEXWARE PREMIUM LINE 68 Allgemeine Tipps 68 Gesamtsicherung und Firmensicherung - was ist der Unterschied? 69 Programmstart schlägt fehl: Hinweis auf Datensicherung

6 71 Installation nur mit abgeschalteten Virenscanner 72 Fehlermeldung bei Start: Es läuft eine Datensicherung 73 Buisness Cockpit: Was fange ich mit der Auswertung Offene Belege an Betriebssteuerungshilfe an? 75 Mein Benutzername wird in der Anmeldung nicht angezeigt 76 Umgang mit Benutzer SUPERVISOR 77 Installationsabbruch: Windows 7 wird als Windows Vista ohne SP 1 erkannt 79 Lexware startet mit Hinweis, dass der Datenbankserver nicht gestartet ist 80 Datenexport: Was Sie beachten sollten 82 Benutzername SUPERVISOR wurde geändert, und man kann sich nicht mehr daran erinnern 82 Zahlungsverkehr: Übergabe Zahlungen an das Bankprogramm Star Money 85 Schulungsfirma mit Echtdaten gestalten und parallel zur Echtfirma betreiben 85 Datenbank wächst übermäßig durch Dokumentensicherung 86 Tipps rund um Import & Export 87 Die richtigen Strategien für die Datensicherung 88 Suchen und Filtern in verschiedenen Formularansichten 90 Lexware lohn+gehalt pro, Lexware lohn+gehalt premium 90 Abrechnung von Kurzarbeit 91 Voraussetzungen für kurzfristige Beschäftigung 92 Was tun, wenn eine Lohnart unerwünscht aber automatisch auf den Folgemonat vorgetragen wird? 93 Wie setzt sich der Betrag für den Dienstwagen zusammen? 94 Lohnabrechnung erscheint im falschen Format 95 Lohnarten und Berufsgenossenschaftsliste 97 Ändern der Dakota-Dateifolgenummer, Wiederholen von SV-Meldungen 98 Nettolohn-Berechnung, Bruttorisierung 101 Den Fehler die falsche Anzahl Steuertage im Lohnkonto mit einer Neuberechnung korrigieren 101 Beitragsnachweise werden nicht im Acrobat Reader angezeigt und können nicht ausgedruckt werden 103 Korrekter Import von Arbeitszeiten, z.b. aus Zeiterfassungsprogrammen 104 Berufgenossenschaften und Gefahrtarife verwalten

7 105 Lexware buchhalter pro, Lexware buchhalter premium 105 Auswertung Einnahmenüberschussrechnung unvollständig - was sind die Ursachen? 108 Auswertung Bilanz: Eine Bilanz nach steuerrechtlichen Vorschriften erstellen 109 Nicht nachvollziehbare Differenzen in verschiedenen Auswertungen bei Summen und Salden 109 Im Kontenplan stehen jede Menge Konten, die Sie nicht benötigen. Wie Sie diese löschen können 111 Erhaltene Anzahlungen mit Personenkonten korrekt buchen 112 Buchen von Debitoren Gutschriften bei Firmen mit Ist V ersteuerung Besonderheit der OP- Verwaltung 114 Sachkonten-Anlage durch Kopieren / Duplizieren, damit die Einstellungen (USt., Auswertungen etc.) korrekt übernommen werden 115 Buchungsvorlagen für Wiederkehrende Buchungen mit Terminierung zur Buchung von Abgrenzungen, laufenden Fälligkeiten etc. mit Serieneinrichtung, damit nichts mehr vergessen wird 117 Vielfache Offene Posten des gleichen Kunden im gleichen Betrag jedoch unterschiedlichem Vorzeichen auf einen Schlag aus der OP-Liste entfernen (Sollversteuerung) 118 In der Buchungsmaske stört die Autovervollständigung 118 DATEV Export-Daten kontrollieren 119 Die Turbo-Taste in der Buchungsmaske 119 Welche Einstellungen Sie vor dem DATEV-Export vornehmen sollten 121 Termin setzen bei erster Mahnung (Frist) 123 Checkliste zum Jahresabschluss zur Übergabe der Daten an den Steuerberater 126 Neuanlage von Konten - Wichtige Hinweise 127 Lexware warenwirtschaft pro, Lexware warenwirtschaft premium 127 Kopf- und Fußzeilenbereiche im Auftragsformular 128 Kleine Dokumentenverwaltung mit PDF - Anpassen der Ansichten und Voraussetzungen 129 Löschen von Bearbeitern, Einheiten und Versandarten 131 Wie kann man wiederkehrende Textbausteine innerhalb der Auftragstabelle erstellen? 132 Bearbeiten von gespeicherten Aufträgen

8 132 Individuelle Filter anlegen wie Lieferscheine/Auftragsbestätigungen noch nicht abgerechnet 133 Standard-Formulargestaltung mit Logoeinbindung in Kopf- und Fußbereich sowie ganzseitig hinterlegten Grafiken 135 Ausgabe von Telefonlisten und anderen Listen aus Lexware warenwirtschaft pro / premium 136 Kleine Außen-Lager (z.b. Fahrzeug- Lager von Technikern oder Außendienstlern) verwalten. Ist Artikel x noch bei einem Techniker im Fahrzeug- Lager verfügbar? 139 Einschränkungen der Listenansicht und beste Zeitraumauswahl in der Auftragsübersicht 140 Shortcuts in Listen zum effektiven Arbeiten und schnellen Filtern 141 Sinnvolle Listeneinstellungen mit Hover-Effekt 141 Massendatenpflege für Artikel mit Microsoft Excel 142 Die Option Formulare der Warenwirtschaft mitsichern fehlt 144 Erweiterung des Info-Feldes um Telefon/Fax/ 146 Warum werden bei mir im Auftragsassistenten immer nur drei Zeilen des Artikels angezeigt? 147? bei Auftragserfassung (Kunde neu) 147 Mahnwesen mit Zahlungserinnerung vor erster Mahnung einrichten 150 Wie kann man mit Hilfe der Infolasche schnell den Auftrag wechseln? 152 Übernehmen Sie Ihr Original-Briefpapier in Ausdrucke für Aufträge, um diese auch per versenden zu können 154 TEIL 3: EXKURS: LEXWARE WARENWIRTSCHAFT UND HANDWERK PREMIUM 154 Lexware warenwirtschaft premium 154 Kassenverwaltung: Bondrucker - Kassenschublade - Kundenanzeige (Display) auswählen 156 Informationen zur Preisglättung 157 Barcodescanner für Kasse einstellen 160 Rückgabe von Artikeln mit Serien- oder Chargennummer erfassen und Lagerbestand korrigieren 161 Nachträgliches Drucken von Kassenjournal, Kassenabschluss und Kassenrechnung 162 Barzahlungen von Kundenrechnungen im Kassenmodul

9 163 Lexware handwerk premium 163 Abschlagsrechnungen erzeugen und in Schlussrechnung abziehen 164 Die Formulare der Auftragsbearbeitung können individuell angepasst werden 165 Servicebericht für Aufträge nutzen 166 Welchen Vorteil bieten Standardleistungen? 169 ADRESSLISTE ALLER AUTOREN

10 TEIL 1 LEXWARE FINANCIAL LINE Auswertung Bilanz: Eine Bilanz nach steuerrechtlichen Vorschriften erstellen Siegfried Schiekel, S. Schiekel Soft- u. Hardware, Ostrach Mit Lexware buchhalter / plus erstellen Sie eine Bilanz nach handelsrechtlichen Grundlagen. Den steuerlichen Gewinn ermitteln Sie durch Hinzurechnung der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben zum Gewinn lt. Handelsbilanz. Antwort/Lösung: Die Berechnung für die steuerliche Erfolgsermittlung im Rahmen des Betriebsvermögensvergleichs führen Sie durch wie folgt: Beispiel: Der Unternehmer, U weist gemäß Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Lexware buchhalter zum einen Gewinn von EUR aus. Die gebuchten, steuerlich nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben, nach 4 Abs 5 und Abs 5a EStG Überleitungsrechnung gem. 60 Abs. 2 EStDV Fügen Sie diese Berechnung der Bilanz zur Steuererklärung hinzu. 48

11 LEXWARE LOHN+GEHALT PRO / PREMIUM Schließen Sie das Abrechnungsfenster. Die Vorbelegung dieser Lohnart mit 0,00 verhindert den unerwünschten Vortrag. Der Grund: Die Inhalte der vorbelegten Felder haben Vorrang gegenüber den Inhalten, die aus dem Vormonat vorgetragen werden. Wie setzt sich der Betrag für den Dienstwagen zusammen? Monika Prophet, EDV Dienstleistungen, Pönitz am See Sie haben einen Dienstwagen zum Listenpreis (inkl. Zubehör) für ,00 angeschafft. Der PKW wird auch privat genutzt und ist als geldwerter Vorteil mit 1% zu versteuern. Sie erfassen die nötigen Daten beim Mitarbeiter im Programmteil Jahresübersicht / Mitarbeiter öffnen / Register Dienstwagen. Beispiel: Wir nehmen an, dass regelmäßige Fahrten zur Arbeit als einfache Strecke 20 km gefahren werden und der Arbeitgeber die pauschale Steuer dafür übernimmt. Der monatliche geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet sich mit 0,03 % von ,00 x 20 km = 150,00 der geldwerte Vorteil in Höhe von 150,00 soll pauschal versteuert werden 15 Arbeitstage x 20 km x 0,30 = 90,00 der Betrag für die Pauschalversteuerung beträgt somit 90,00 die Differenz von 90 zu 150 = 60 ist individuell zu versteuern und zu verbeitragen In der Lohnart 9011 Dienstwagen erscheinen die 250,00 (1% von ) In der Lohnart 9012 Dienstwagen (km) erscheinen die 60,00 ( St = L / SV = L) In der Lohnart 9015 Dienstwagen km pauschal AG erscheinen die 90,00 (St = P / SV =F). Weil es sich um einen geldwertern Vorteil handelt, erscheinen die Beträge sowohl als Netto-Bezug als auch als Netto-Abzug. 93

12 TEIL 2 LEXWARE PROFESSIONAL / PREMIUM LINE Shortcuts in Listen zum effektiven Arbeiten und schnellen Filtern Oliver Menzel, Bome GmbH, Hessisch Lichtenau Wertvolle Tastenkombinationen erleichtern Ihnen die Arbeit. Um schnell die Auswahl der durchsuchten Auftragsarten einzuschränken, können Sie z.b. STRG + A verwenden. STRG + F öffnet Ihnen das Suchfenster. Die wichtigsten Tastenkombinationen auf einen Blick: STRG + L oder F12 STRG + F12 STRG + P STRG + A STRG + E STRG + R Lieferantenansicht öffnen Neuen Lieferanten anlegen Projektliste öffnen Auftragsliste (Verkauf) mit Auswahl öffnen Auftragsliste (Einkauf) mit Auswahl öffnen Artikelverwaltung öffnen STRG + K Kundenliste / Kundenverwaltung öffnen oder F11 STRG + F11 STRG + N Neuen Kunden anlegen Neuen Verkaufsauftrag anlegen. Steht man hier auf einem Kunden, wird auch gleich der Kunde im Auftragsassistenten eingetragen. 140

13 100 TIPPS & TRICKS Rund um die Lexware Programme Marc Ruoß Nutzen Sie die langjährige Erfahrung der geprüften Lexware Programmberater und lernen Sie praktische Alltags-Tipps rundum Ihr Lexware Programm kennen. Für die Themenbereiche Buchhaltung, Lohn & Gehalt und Warenwirtschaft. Erfahren Sie unter anderem, wie Sie die Dakota-Dateifolgenummer ändern, Berufgenossenschaften und Gefahrtarife verwalten oder Debitoren-Gutschriften bei Firmen mit Ist Versteuerung buchen. Darüber hinaus bietet Ihnen das Buch hilfreiche Checklisten, z.b. für den Jahresabschluss. Kundenstimmen: Selbst als langjährige Anwenderin habe ich noch einige sehr nützliche Tipps gefunden, die mir den Arbeitsalltag erleichtern. Andrea Schillinger, s.it Informationstechnik. Beim Lesen habe ich viel Neues gelernt und die Tipps auszuprobieren hat richtig Spaß gemacht. Tolles Buch! Oliver Menzel, BOME GmbH. 14,99 ISBN: