Vorgaben zur Erstellung der Kostenrechnung in Alters- und Pflegeheimen des Kantons Basel-Landschaft vom 24. März 2014

Transkript

1 Vorgaben zur Erstellung der Kostenrechnung in Alters- und Pflegeheimen des Kantons Basel-Landschaft vom 24. März 2014 Genehmigt durch die Vorstände des BAP am VBLG am Gültig rückwirkend ab Erarbeitet von der Arbeitsgruppe Finanz- und Leistungscontrolling in Zusammenarbeit mit REDI AG Treuhand Freiestrasse 11 / PF Frauenfeld Tel info@redi-treuhand.ch

2 Seite 2 Vorgaben zur Kostenrechnung in Alters- und Pflegeheimen des Kantons Basel-Landschaft 1. Ausgangslage Die Kostenrechnungen 2012 der BAP-Mitgliederinstitutionen wurden auf Qualität und Vollständigkeit überprüft mit dem Ziel, dass die Auswertungen für die Taxberechnung 2015 sowie für die Berechnung der Restfinanzierung verwendet werden können. Die Auswertungen zeigten zum Teil Unterschiede in der Berechnung der Kosten der einzelnen Leistungsbereiche. Die Details wurden in einem Bericht an den Verband Baselbieter Alters-, Pflege- und Betreuungseinrichtungen BAP zusammengefasst. Im Bereich der Erhebung der KVG-pflichtigen Kosten bestehen im Kanton Baselland detaillierte Empfehlungen, diese werden jedoch nicht von allen Heimen einheitlich angewendet. Im Bereich der Pensions- und Betreuungskosten bestehen grosse Unterschiede vor allem bei den verwendeten Abschreibungen und Zinsen. Zudem wurden noch weitere Punkte festgestellt, welche die Heime uneinheitlich angewendet haben. Mit diesen Richtlinien sollen einheitliche Grundlagen für die Erstellung der Kostenrechnungen definiert werden. Grundsätzlich gelten die Empfehlungen von CURAVIVA. Diese werden wo notwendig für den Kanton Baselland konkretisiert. 2. Gesetzliche Grundlagen Verordnung über die Kostenermittlung und Leistungserfassung durch Spitäler, Geburtshäuser und Pflegeheime in der Krankenversicherung VKL vom 3. Juli 2002 Gesetz über die Betreuung und Pflege im Alter (GeBPA) des Kantons Baselland vom Weisungen / Empfehlungen der Verbände Handbuch Kostenrechnung und Leistungsstatistik für Alters- und Pflegeheime, CURAVIVA Schweiz Handbuch Anlagebuchhaltung für Pflegeheime, Forum stationäre Altersarbeit Schweiz Umlageschlüssel für die Umlagen der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen (Empfehlung der Koordinationsgruppe Finanzen vom , revidiert per ) Umlageschlüssel Kostenverteilung Pension, Betreuung und Pflege (Empfehlung der Koordinationsgruppe Finanzen an den Verband vom , revidiert per und ) Abschreibungsrichtlinien für Alters- und Pflegeheime (Empfehlung der Koordinationsgruppe Finanzen an den BAP vom , revidiert per ) Sämtliche Unterlagen sind für BAP Mitglieder unter folgendem Link erhältlich:

3 Seite 3 4. Zurechnung Kosten und Erlöse auf die Kostenstellen Bei der Analyse wurde festgestellt, dass die Kosten zum Teil nicht einheitlich auf die Hilfsund Hauptkostenstellen zugewiesen wurden. Folgende Empfehlungen sollen Klarheit verschaffen: 4.1. Bereich Hauswirtschaft Betrifft die Kostenstellen: Hauswirtschaft allgemein 040, Reinigung 041, Wäscherei 042 Die Kosten sollen so detailliert wie möglich auf die Bereiche Hauswirtschaft allgemein, Reinigung, Wäscherei zugewiesen werden. Grund dafür sind die unterschiedlichen Umlageschlüssel für diese Kostenstellen. Die Umlageschlüssel sind in den Heimen sehr detailliert ermittelt. Es kann aber zu Verzerrungen führen, wenn die Kosten auf den Kostenstellen nicht korrekt erfasst sind Aktivierung Die Kosten für die Aktivierung sind der Betreuung zuzuweisen. Somit wird ein Vergleich der Kosten pro Leistungsbereich zwischen den Heimen ermöglicht Restaurant / Cafeteria Viele Heime führen das Restaurant / Cafeteria in den Nebenbetrieben. Nach Belastung der Umlagen bleibt oft ein ungedeckter Verlust hängen. Empfehlung: Das Restaurant soll in der Kostenrechnung innerhalb des Verpflegungsdienstes, allenfalls auf einer separaten Hilfskostenstelle geführt werden. Nur öffentliche Restaurants, welche als Profit-Center geführt werden und ein Cash Flow-Ziel oder ein Gewinnziel haben, sollen als Nebenbetrieb geführt werden.

4 Seite 4 5. Umlageschlüssel / Umlagetechnik Empfehlungen CURAVIVA Schweiz Berücksichtigt sind die Empfehlungen der Koordinationsgruppe Finanzen vom Hilfskostenstelle Umlageschlüssel Bemerkungen 010 Gebäude m2 KVG-relevante Einheiten sind nur: Stationszimmer, Leitungsbüro, Arztzimmer, Bäder, Therapieräume, Lager für Pflegematerial, Lager für Krankenmobilien, Lager Apotheke (sofern nicht über eigene Kostenstelle abgerechnet) 011 Energie m2 wie Gebäude 020 Technischer Dienst m2 wie Gebäude 021 Transportdienst km-rapport / Individuell pro Heim Std.-Rapport 030 Leitung / Verwaltung Umlagestelle: Anzahl der entsprechenden Mitarbeiter Anzahl Bewohner Hilfskostenstellen sowie Kostenstelle Pflege und Betreuung Pension 040 Hauswirtschaft allg. Nach Anzahl Köpfen über den Führungsbereich In der Regel werden auf dieser Kostenstelle nur Kosten der Leitung Hauswirtschaft erfasst. 041 Wäscherei kg Bewohner- und Flachwäsche (Grundbedarf) gehört zur Hotellerie. Mehrwäsche infolge Pflegebedürftigkeit sowie Personalwäsche des Pflegepersonals sind KVG-relevant. 042 Reinigung m2 wie Gebäude spezieller medizinischer Reinigungsaufwand ist KVGrelevant 060 Verpflegung Verpflegungstage 100% Pension 061 Cafeteria (fakultativ) Verpflegungstage wie Verpflegungsdienst 090 Zentralmagazin nach Bezügen 095 Apotheke nach Bezügen Hauptkostenstelle Bemerkungen 100 Pension Alle Aufwendungen, die die Pension betreffen und nicht einer der obgenannten Hilfskostenstellen zugeordnet werden können, werden hier erfasst. 110 Pflege und Betreuung Alle Aufwendungen, die die Pflege und Betreuung betreffen, werden hier erfasst. 150 Material MiGeL Material-Einkäufe gemäss MiGeL-Liste werden hier erfasst (Rest über Pflege/Betreuung). 151 Medikamente SL Medikamenten-Einkäufe gemäss Spezialitätenliste werden hier erfasst.

5 Seite 5 6. Verteilung Kostenträger Pflege / Betreuung Für die Berechnung der Pflegenormkosten ist für alle Heime der folgende Schlüssel für die Aufteilung der Personalkosten verbindlich: 65% KVG-Pflege 35% Betreuung Für interne Auswertungen können eigene Verteilschlüssel angewendet werden. Es werden folgende %-Zuteilungen empfohlen: 210 Betreuung 220 Pflege KVG Direkte Kosten 300 Lohn Ärzte und Akademiker 0% 100% 311 Lohn Pflegefachpersonal 35% 65% 312 Lohn Pflegeassistenzpersonal 35% 65% 313 Lohn Pflegepersonal in Ausbildung 35% 65% 320 Lohn andere medizinische Fachbereiche 0% 100% 321 Lohn Aktivierung 100% 0% 33 Lohn Leitung und Verwaltung 100% 0% 34 Lohn Ökonomie und Hausdienst 100% 0% 35 Lohn Technischer Dienst 100% 0% 37 Sozialleistungen in % der Besoldung in % der Besoldung Honorare für Leistungen Dritter 35% 65% 39 Personalnebenaufwand 35% 65% 390 Qualitätssicherung 35% 65% 391 Aus- und Fortbildung 35% 65% 40 Medizinischer Bedarf (SL/MiGeL KTR ) 100% 0% 41 Lebensmittel und Getränke 100% 0% 42 Haushalt 100% 0% 43 Unterhalt und Reparaturen Rest für KVG-relevante Anlagen gemäss ABH 44 Aufwand für Anlagenutzung Rest für KVG-relevante Anlagen gemäss ABH 442 Abschreibungen Rest für KVG-relevante Anlagen gemäss ABH 45 Energie und Wasser 100% 0% 46 Kapitalzinsen Rest für KVG-relevante Anlagen gemäss ABH 47 Büro und Verwaltung 100% 0% 48 übriger bewohnerbezogener Aufwand 100% 0% 49 übriger Sachaufwand 100% 0%

6 Seite 6 Kostenminderungen und Nebenerlöse 609 Ertragsminderungen 100% 0% Medizinische Nebenleistungen 100% 0% übrige Leistungen für Heimbewohner 100% 0% Erlöse aus Miet- und Kapitalzinsen 100% 0% 670 Erlöse aus Nebenbetrieben 100% 0% Leistungen an Personal und Dritte 100% 0% Umlagen U10 Umlage Gebäude 35% 65% U11 Umlage Energie 35% 65% U20 Umlage Technischer Dienst 35% 65% U21 Umlage Transportdienst 35% 65% U30 Umlage Leitung und Verwaltung 35% 65% U40 Umlage Hauswirtschaft 35% 65% U41 Umlage Wäscherei 35% 65% U42 Umlage Reinigung 35% 65% U60 Umlage Verpflegung 100% 0% U90 Umlage Zentralmagazin 100% 0% U95 Umlage Apotheke 100% 0% Für die Umlagen wurde der Verteilschlüssel an die Empfehlungen von CURAVIVA angepasst. Die Umlagen werden neu gemäss dem Verteilschlüssel für die Personalkosten verteilt. 7. Abwesenheitstage Abwesenheitstage werden für die Berechnung der Pensionskosten pro Aufenthaltstage berücksichtigt, bei der Berechnung der Betreuungskosten werden die Abwesenheitstage nicht eingerechnet. Zum Teil wurden durch die Heime die Abwesenheitstage nicht erfasst, was zu Fragen bei der Berechnung der Auslastung beim Verband geführt hat. In der neuen Kostenrechnungsvorlage von CURAVIVA Schweiz wird eine Unterscheidung zwischen Abwesenheitstagen und Stufe 0 resp. nicht eingestuften Bewohner gemacht. Somit stellt sich diese Frage nicht mehr. 8. Vollkosten / Kalkulatorische Abschreibungen und Zinsen / Anlagebuchhaltung Die Kostenrechnung wird nach Vollkosten ermittelt. Das bedeutet, dass kalkulatorische Abschreibungen und Zinsen zu berechnen sind. Die kalkulatorischen Abschreibungen und Zinsen sind ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt in der Kostenrechnung zu berücksichtigen. Es wird empfohlen, die Tarifgestaltung und Anpassung der Taxen in den Heimen mit einer Übergangsfrist von maximal 5 Jahren umzusetzen. Wenn die Taxen nicht nach Vollkosten erhoben werden besteht die Gefahr, dass zukünftig notwendige Investitionen nicht finanziert werden können.

7 Seite Bewertung / Abschreibungsgrundlagen Es gelten folgende Bewertungsgrundsätze: Bewertung Lineare Abschreibung Verzinsung Neubauten 33 Jahre basiert auf dem Bruttobetrag gemäss Bauabrechnung, d.h. vor Beiträgen aus öffentlicher Hand, Stiftungen usw. wertvermehrende Sanierungen werden aktiviert Referenzzinssatz des Bundesamts für Wohnungswesen Zins auf Restwert gemäss Anlagebuchhaltung nach CURAVIVA Ersatzlösung, wenn Bauabrechnung nicht vorhanden ist: Bewertung Gebäude gemäss Gebäudeversicherungswert, bei Sanierungen wird der wertvermehrende Anteil über die Anpassung des Versicherungswertes berücksichtigt. Land Keine Abschreibungen Referenzzinssatz des Bundesamts für Wohnungswesen Wenn Land geschenkt wurde: kein kalkulatorischer Zins zulässig. Wenn Land gekauft wurde, kalkulatorischer Zins auf Kaufpreis gemäss Kaufvertrag. Baurechtszins wird als Aufwand anerkannt Mobilien (Betten, Stühle, Apparate) 10 Jahre Referenzzinssatz des Bundesamts für Wohnungswesen Zins auf Restwert gemäss Anlagebuch- haltung nach CURAVIVA Informatik/Fahrzeuge 4 Jahre Referenzzinssatz des Bundesamts für Wohnungswesen Zins auf Restwert gemäss Anlagebuchhaltung nach CURAVIVA 8.2. Zinssatz für die Berechnung der kalkulatorischen Zinsen Basis für die Berechnung des kalkulatorischen Zinses ist der hypothekarische Referenzzinssatz bei Mietverhältnissen des Bundesamtes für Wohnungswesen. Für das Berichtsjahr gilt jeweils der Durchschnitt des per 1. Januar sowie per gültigen Zinssatzes (Zins Zins ) / 2 Der Referenzzinssatz wird regelmässig veröffentlicht unter:

8 Seite Überabschreibungen Überabschreibungen sind von CURAVIVA empfohlen und werden generell akzeptiert. Diese Möglichkeit wird nicht in allen Heimen im Kanton Baselland angewendet. Die Überabschreibungen sind grundsätzlich Bestandteil der Kalkulation. Sie sind ein wichtiges Instrument zur Sicherung des Fortbestandes des Betriebes. Überabschreibungen sind insbesondere für werterhaltende Massnahmen zu verwenden. Diese sind als Aufwand zu verbuchen. Empfehlung: Überabschreibungen sollen als Rücklage in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. Dies ist nur für nicht steuerpflichtige Einrichtungen möglich. Buchung der Überabschreibung: Buchung bauliche Massnahme: Aufwand an Baurücklagen (im EK) Baurücklagen (im EK) / Ertrag 8.4. Investitionen Wertvermehrende Massnahmen sind zu aktivieren und werden entsprechend abgeschrieben (gemäss KORE CURAVIVA). Bei jeder Ersatzbeschaffung (Sanierung von Gebäuden, Ersatz von Betriebseinrichtungen) werden die werterhaltenden bzw. wertvermehrenden Massnahmen ausgeschieden. 9. Behandlung eines allfälligen Gewinnes in der Finanzbuchhaltung Empfehlung: Die Differenz zwischen kalkulatorischen Abschreibungen in der Kostenrechnung und den Abschreibungen gemäss Finanzbuchhaltung soll in eine Baurücklage im Eigenkapital gebucht werden. Der zusätzliche Gewinn kann entweder ins freie Eigenkapital gebucht oder als Gewinnvortrag auf die neue Rechnung vorgetragen werden. Hinweis: Die Verbuchung von Rücklagen über den Aufwand ist nur für steuerbefreite Institutionen möglich. Ist das Unternehmen steuerpflichtig, ist eine Zuweisung ins Eigenkapital nur über die Gewinnverwendung und die entsprechende Versteuerung des Gewinnes zulässig. Arbeitsgruppe Finanz- und Leistungscontrolling