Leitfaden zur Befragung

Transkript

1 Leitfaden zur Befragung

2 Sehr geehrte Damen und Herren Mit diesem Leitfaden erhalten Sie Informationen, die Sie dabei unterstützen, am Prix Balance ZH teilzunehmen. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen. Bei allfälligen Fragen sind wir gerne für Sie da. Ihr Great Place to Work Team Cornelia Schättle, Manuela Caduff, Great Place to Work Schweiz Ottikerstrasse Zürich Ihre Ansprechpartnerin bei der Fachstelle für Gleichstellung von Frau und Mann des Kantons Zürich Maya Ziegler, , maya.ziegler@ji.zh.ch 2

3 1 Der Prix Balance ZH Mit dem Prix Balance ZH zeichnen die Fachstelle für Gleichstellung und die Standortförderung des Kantons Zürich zum dritten Mal die vereinbarkeitsfreundlichsten Arbeitgebenden aus. 2 Befragungsmethodik Die Befragung kombiniert zwei Sichtweisen. Beide fliessen zu 50% in die Bewertung ein. 1. Die Arbeitgebenden beschreiben in einem Fragebogen, welche Angebote sie den Mitarbeitenden bieten (Audit). 2. Die Mitarbeitenden füllen einen kurzen online Fragebogen zur Betriebskultur aus (max. 10 Minuten). 3

4 3 Prozessdarstellung 4 Interne Kommunikation Sie erhalten von uns ein Einladungsschreiben, sowie ein Erinnerungsschreiben. Wir möchten Sie bitten, diese Schreiben zusammen mit dem Befragungslink, den wir Ihnen zur Verfügung stellen, an Ihre Mitarbeitenden (bzw. die zufällige Stichprobe) zu senden. Wenn Sie das Einladungsschreiben im Namen der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes, gegebenenfalls in erweiterter Zusammenarbeit mit Personalleitung und Mitarbeitenden- Vertretung, verfassen, erhöht dies erfahrungsgemäss den Rücklauf deutlich. 5 Ziehung einer Zufallsstichprobe Sofern in Ihrer Organisation mehr als 50 Mitarbeitende mit Arbeitsort Kanton Zürich arbeiten, steht es Ihnen frei, nicht die gesamte Belegschaft, sondern lediglich einen repräsentativen Teil der Mitarbeitenden zu befragen. Damit die Ergebnisse der Great Place to Work Mitarbeitenden-Befragung in Ihrer Organisation für Sie aussagekräftig sind, bedarf es unbedingt einer Zusammenstellung der Stichprobe nach dem Zufallsprinzip. In der unten folgenden Tabelle sehen Sie anhand der Gesamtgrösse Ihrer Belegschaft, wie viele Mitarbeitende Ihrer Organisation Sie zur Befragung einladen müssen, um eine repräsentative Stichprobe zu befragen. 4

5 Hinweis: Für die Vergabe des Prix Balance ZH werden lediglich die Stimmen der Mitarbeitenden im Kanton Zürich einbezogen; in Ihrer Auswertung erhalten Sie die Werte von allen Mitarbeitenden. Bitte stellen Sie sicher, dass sich in Ihrer Stichprobe genügend Personen mit Arbeitsort Kanton Zürich befinden. Gesamtbelegschaft Stichprobe Gesamtbelegschaft Stichprobe 100 Mitarbeitende 80 Mitarbeitende 450 Mitarbeitende 210 Mitarbeitende 150 Mitarbeitende 110 Mitarbeitende 500 Mitarbeitende 220 Mitarbeitende 200 Mitarbeitende 130 Mitarbeitende 750 Mitarbeitende 255 Mitarbeitende 250 Mitarbeitende 150 Mitarbeitende 1000 Mitarbeitende 285 Mitarbeitende 300 Mitarbeitende 170 Mitarbeitende 1500 Mitarbeitende 310 Mitarbeitende 350 Mitarbeitende 185 Mitarbeitende 2000 Mitarbeitende 325 Mitarbeitende 400 Mitarbeitende 200 Mitarbeitende 3000 Mitarbeitende 350 Mitarbeitende Empfohlene Vorgehensweise zur Ziehung der Stichprobe in Excel: 1. Die Gesamtbelegschaft der Organisation sollte in Excel mit Nachname und Vorname, z.b. in Spalte A, aufgelistet sein (siehe Beispiel unten) 2. Spalte B mit Random Sample beschriften 3. Spalte C mit sortierte Daten beschriften 4. In Spalte B beim ersten Name die Funktion =ZUFALLSZAHL() einfügen 5. Die Funktion bis zum letzten Namen anwenden 6. Spalte B kopieren und nur die Werte in Spalte C einfügen (Einfügen -> Werte einfügen), dies ist notwendig, da die Zufallszahl sich bei jeder Veränderung neu berechnet 7. Spalte B kann gelöscht werden 8. Spalte A und B markieren und nach Spalte B in aufsteigender Reihenfolge sortieren 9. Stichprobe ziehen: Für eine Belegschaft von 100 Mitarbeitenden können nun die ersten 80 Datensätze als Stichprobe gezogen werden. 5

6 6 Vorbereitung der Online-Befragung Für die Online-Befragung ist für alle betreffenden Mitarbeitenden ein Internetzugang erforderlich. Um einen störungsfreien Ablauf Ihrer Befragung zu gewährleisten, führen wir vorab einen technischen Test durch. Dazu erhalten Sie vor Befragungsstart von uns eine mit einem Link zum Online-Fragebogen (Absender: Wir bitten Sie, den in der enthaltenen Link zu testen. Um technischen Problemen bei der Online-Befragung vorzubeugen, bitten wir Sie, folgende Informationen an Ihre IT-Abteilung weiterzuleiten: Zur Durchführung der Online-Befragung arbeiten wir mit unserem Kooperationspartner OneManyAny (OMA) zusammen. Mit unserem Partner bestehen Datenschutzvereinbarungen. Das genutzte Portal verwendet zum Zweck des Datenschutzes entsprechende Sicherheitszertifikate. Diese Zertifikate dienen auch der Verschlüsselung und Authentifizierung. Bitte prüfen Sie, ob diese Sicherheitszertifikate in Ihrer Organisation als vertrauenswürdig eingestuft sind. Sollte dies nicht der Fall sein, kann beim Aufruf des Fragebogens ein Sicherheitshinweis erscheinen, der Ihre Mitarbeitenden bei der Beantwortung des Fragebogens eventuell behindert. Bitte beachten Sie, dass der Datenschutz in jedem Fall gewährleistet ist. Die Mitarbeitenden benötigen einen modernen Browser wie z.b. Internet Explorer, Google Chrome, Safari oder Mozilla Firefox, welcher JavaScript unterstützt. Cookies dürfen nicht blockiert werden. Lässt Ihre Firewall nur einen eingeschränkten Zugriff auf das Internet zu, bitten wir Sie, folgende Einstellungen vorzunehmen: o Aufrufbare Internet-Adressen: o IP Adresse Online-Befragung: o IP Adresse Mailserver: Befragungsphase Die Befragungsphase beträgt zwei Wochen. Sie teilen uns mit, für welche der drei Befragungsphasen Sie sich anmelden möchten. Jede Organisation kann nur an einer Befragungsphase teilnehmen. 25. April Mai 2017 (Einreichefrist Audit: 10. Mai) 23. Mai Juni 2017 (Einreichefrist Audit: 07. Juni) 20. Juni Juli 2017 (Einreichefrist Audit: 27. Juni) Bitte senden Sie Ihren Mitarbeitenden am Morgen des ersten Befragungstages das von uns zur Verfügung gestellte Einladungsschreiben inklusive Befragungslink. Der Befragungslink ist spezifisch für Ihre Organisation erstellt. Alle Ihre Mitarbeitenden erhalten den gleichen Befragungslink. Mitarbeitende dürfen den Link nicht weiter teilen (Facebook etc. nicht gestattet) Bitte senden Sie eine Woche nach Beginn der Befragung allen eingeladenen Mitarbeitenden das von uns zur Verfügung gestellte Erinnerungsmail. 6

7 8 Audit zur Vereinbarkeit Neben der Sicht der Mitarbeitenden fliesst in die Bewertung ein, welche Massnahmen Ihre Organisation ergriffen hat und welche Instrumente und Prozesse genutzt werden, um die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben in der Organisation zu etablieren und sicher zu stellen. Im Teil 1 des Audits werden Sie um allgemeine Informationen zu Ihrer Organisation und Ihren Mitarbeitenden gebeten. Im Teil 2 beschreiben Sie, was Ihre Arbeitsplatzkultur in den dargestellten Bereichen der Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben auszeichnet und welche Massnahmen dazu beitragen. Auf bis zu fünf Seiten können Sie darlegen, welche Instrumente und Prozesse in Ihrer Organisation zu einer guten Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben beitragen. Die Basis der Bewertung für die Vergabe des Prix BalanceZH sind die von Ihnen beschriebenen Massnahmen, Instrumente und Prozesse, unter Berücksichtigung Ihrer Branche und Ihrer Organisationsgrösse. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass in grossen Organisationen andere Strukturen und Voraussetzungen gegeben sind als in kleineren Organisationen und dass verschiedene Branchen vor unterschiedlichen Herausforderungen stehen. Folgende Aspekte werden bei der Bewertung insbesondere beachtet: Wie gross ist die Vielfalt der Massnahmen, mit denen Vereinbarkeit gestaltet wird? Haben die Massnahmen einen für die Organisation typischen Charakter bzw. eine persönliche Note? Wird der unterschiedliche Bedarf der verschiedenen Mitarbeitendengruppen berücksichtigt und werden die Mitarbeitenden bei der Entwicklung von Massnahmen einbezogen? Veranschaulichen die Massnahmen, dass die Mitarbeitenden für die Organisation nicht nur als Arbeitskraft, sondern auch als Personen wichtig sind? Wird die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers resp. der Arbeitgeberin deutlich? Bitte schicken Sie uns den vollständig ausgefüllten Vereinbarkeitsaudit fristgerecht per E- Mail oder mittels USB-Stick per Post (Anschrift unten). Auch aus ökologischen Gründen machen wir Sie darauf aufmerksam, dass wir alle Dokumente in elektronischer Form benötigen. Great Place to Work z.hd. Manuela Caduff Ottikerstrasse Zürich manuela.caduff@greatplacetowork.com 7

8 9 Befragungsphase Die Befragungsphase beträgt zwei Wochen. Sie teilen uns mit, für welche der drei Befragungsphasen Sie sich anmelden möchten. Jede Organisation kann nur an einer Befragungsphase teilnehmen. 25. April Mai 2017 (Einreichefrist Audit: 10. Mai) 23. Mai Juni 2017 (Einreichefrist Audit: 07. Juni) 20. Juni Juli 2017 (Einreichefrist Audit: 27. Juni) Bitte senden Sie Ihren Mitarbeitenden am Morgen des ersten Befragungstages das von uns zur Verfügung gestellte Einladungsschreiben inklusive Befragungslink. Der Befragungslink ist spezifisch für Ihre Organisation erstellt. Alle Ihre Mitarbeitenden erhalten den gleichen Befragungslink. Mitarbeitende dürfen den Link nicht weiter teilen (Facebook etc. nicht gestattet) Bitte senden Sie eine Woche nach Beginn der Befragung allen eingeladenen Mitarbeitenden das von uns zur Verfügung gestellte Erinnerungsmail. 10 Rückmeldung der Befragungsergebnisse Mitte September informieren wir Sie darüber, ob wir Sie mit dem Prix Balance ZH auszeichnen. Gleichzeitig erhalten alle teilnehmenden Organisationen einen Best Practice- Bericht, basierend auf den anonymisierten Aussagen der Audits. Und einen excelbasierten Ergebnisbericht. Dieser beinhaltet: Ihre Ergebnisse im Vergleich mit den anderen Teilnehmenden sowie ein Great Place to Work Benchmark eine Auswertung nach der Variablen Geschlecht eine Auswertung nach der Variable Arbeitsort (Kanton Zürich oder ausserhalb des Kantons Zürich) 11 Preisverleihung Wir laden Sie alle herzlich zur Preisverleihung am 26. Oktober 2017 ein. Jacqueline Fehr, Regierungsrätin und Vorsteherin der Direktion der Justiz und des Innern, wird Sie begrüssen. 8