Great Place to Work Benchmarkstudie 2017 Leitfaden für Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern

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1 Great Place to Work Benchmarkstudie 2017 Leitfaden für Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern Der sichere Weg durch die Benchmarkstudie

2 Inhaltsverzeichnis I Durchführung Mitarbeiterbefragung Vorbereitung der Befragung Dokumentation der -Adressen Erforderlicher Rücklauf Test des Online-Fragebogens Technische Voraussetzungen und Einstellungen Ankündigung und interne Kommunikation Richtlinien bei Wettbewerbsteilnahme Kommunikationsverlauf Befragungsphase Rückmeldung der Ergebnisse... 9 II Das Kultur Audit III Anhang (Mustertexte)

3 Sehr geehrte Damen und Herren, wir freuen uns, dass Sie sich entschieden haben in Ihrem Unternehmen eine Great Place to Work Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Mit diesem Leitfaden erhalten Sie alle erforderlichen Informationen, die Sie dabei unterstützen, die Mitarbeiterbefragung und das Kultur Audit erfolgreich durchzuführen. Er ist gegliedert in die Bereiche I. Durchführung der Mitarbeiterbefragung und II. Kultur Audit und darunter in die Kapitel Vorbereitung der Befragung, interne Kommunikation, Befragungsphase, die Rückmeldung der Ergebnisse sowie die Bearbeitung des Kultur Audits. Nehmen Sie an einem unserer regionalen- oder branchenspezifischen Wettbewerbe teil, sind darüber hinaus bestimmte Wettbewerbsregeln verpflichtend einzuhalten. Diese sind ebenfalls in diesem Leitfaden dargelegt und an den entsprechenden Stellen mit dem folgenden Symbol gekennzeichnet. Führen Sie die Mitarbeiterbefragung ohne Wettbewerbsteilnahme durch, empfehlen wir dennoch die vorgeschlagene Vorgehensweise. Bitte schicken Sie uns bis spätestens zwei Wochen vor Befragungsstart die folgenden Unterlagen zurück: die unterschriebene Erklärung zur regelkonformen Durchführung die -Liste mit Angabe von bis zu drei Personen zum Testen des Fragebogens Ich freue mich, Sie im Rahmen der Mitarbeiterbefragung zu betreuen. Für Fragen zum Kultur Audit ist mein Kollege Herr Fritz Bunse (Tel.: ) gerne für Sie da. Mit freundlichen Grüßen Hanna Kern Projektmanagerin Great Place to Work Deutschland Hardefuststraße Köln, Deutschland T: F: E: hkern@greatplacetowork.de 3

4 I Durchführung Mitarbeiterbefragung 1 Vorbereitung der Befragung 1.1 Dokumentation der -Adressen Bei einer Online-Befragung benötigen wir von Ihnen die -Liste mit den - Adressen der zu befragenden Mitarbeiter. Die Anzahl der -Adressen entspricht dann der Gesamtheit der befragten Mitarbeiter. Damit allen Mitarbeitern rechtzeitig und ordnungsgemäß der Fragebogen zugestellt werden kann, ist außerdem wichtig, dass diese Liste rechnerisch und inhaltlich richtig, aktuell und vollständig ist. Nachträglichen Änderungen der zu befragenden Mitarbeiter und Änderungen an - Adressen sind nur in begründeten Ausnahmefällen möglich. 1.2 Erforderlicher Rücklauf an Fragebogen Für eine Teilnahme am Wettbewerb ist ein Rücklauf von 80% der Befragten erforderlich. Wird in Ihrem Unternehmen dieser Mindestrücklauf nicht erreicht, können Sie leider nicht an dem Wettbewerb teilnehmen. Unabhängig davon, erhalten Sie alle mit Ihrem Teilnahme-Paket in Auftrag gegebenen Leistungen. 1.3 Test des Online-Fragebogens Um einen störungsfreien Ablauf Ihrer Befragung zu gewährleisten, führen wir vorab einen technischen Test durch. Dazu erhalten Sie und die von Ihnen ausgewählten Testpersonen zwei Wochen vor Befragungsstart von uns eine mit einem Link zum Online- Fragebogen (Absender: befragung@greatplacetowork.de). Bitte teilen Sie uns die -Adresse dieser Person zusammen mit der -Liste der zu befragenden Mitarbeiter mit. Wir empfehlen, dass mindestens ein EDV-Mitarbeiter unter den Testern ist. Bitte beachten Sie beim Testen des Online-Fragebogens etwaige unterschiedliche Servereinstellungen an verschiedenen Standorten Ihres Unternehmens. Bitte überprüfen Sie: den Erhalt der (kein Hindernis z.b. durch Firewalls oder Spam-Filter) die Funktionalität des Links den Zugriff auf den Online-Fragebogen 4

5 1.4 Technische Voraussetzungen und Einstellungen Bitte leiten Sie folgende Informationen an die IT-Verantwortlichen weiter! Um technischen Problemen bei der Online-Mitarbeiterbefragung vorzubeugen, müssen die folgenden technischen Voraussetzungen gegeben sein: Ein Internetzugang für alle an der Befragung teilnehmenden Mitarbeiter Das Befragungsportal, über das die Mitarbeiterbefragung durchgeführt wird, verwendet zum Zweck des Datenschutzes das Sicherheitszertifikat SSL. Dieses Zertifikat dient der Verschlüsselung und Authentifizierung. Bitte prüfen Sie, ob dieses Sicherheitszertifikat oder aber die Vergabestelle Thawte, Inc. in Ihrer Organisation als vertrauenswürdig eingestuft ist. Sollte dies nicht der Fall sein, kann beim Aufruf des Fragebogens ein Sicherheitshinweis erscheinen, der Ihre Mitarbeiter bei der Beantwortung des Fragebogens eventuell behindert. Der Fragebogen ist in HTML und JavaScript programmiert somit muss bei den Mitarbeitern im Browser JavaScript aktiviert sein. Die Mitarbeiter benötigen einen modernen Browser wie z.b. Internet Explorer, Google Chrome, Safari oder Mozilla Firefox. Hat Ihr Unternehmen auf dem Mailserver einen Spam-Filter aktiviert, setzen Sie folgende Adressen auf die White List Sollten einzelne Mitarbeiter eigene Spam-Filter einstellen können, bitten wir Sie, ihnen die relevanten White List -Informationen mit entsprechenden Anweisungen zukommen zu lassen. Lässt Ihre Firewall nur einen eingeschränkten Zugriff auf das Internet zu, bitten wir Sie, folgende Einstellungen vorzunehmen: Internet-Adresse: IP Adresse Online-Befragung: IP Adresse Mailserver:

6 2 Ankündigung und interne Kommunikation Die Kommunikation ist ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Sie informiert über Ablauf, Ziele und Nutzen der Befragung und erhöht so die Motivation zur Teilnahme. Wir empfehlen Ihnen am besten bereits zwei Wochen vor Befragungsstart mit der Kommunikation zu beginnen. Dies kann beispielsweise durch ein persönliches Ankündigungsschreiben an die Mitarbeiter, durch den Aushang von Plakaten, durch die Ankündigung in einer Mitarbeiterversammlung o. ä. erfolgen. Ein Begleitschreiben an die teilnehmenden Mitarbeiter einen Tag vor Befragungsstart ist verpflichtend. Die im Folgenden genannten Punkte sind verpflichtend für alle Wettbewerbsteilnehmer. Aber auch, wenn Sie nicht am Wettbewerb teilnehmen, ist eine gute, nicht beeinflussende Kommunikation entscheidend, um aussagekräftige Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter zu erhalten. 2.1 Richtlinien bei Wettbewerbsteilnahme Damit der Wettbewerb für alle teilnehmenden Unternehmen fair und nach einheitlichen Bedingungen verläuft, müssen alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die Fragen offen und ehrlich zu beantworten. Dazu ist es besonders wichtig, dass Ihre Kommunikation keinerlei Einflussnahme auf die Bewertungen der Mitarbeiter beinhaltet, wie etwa die Aussage dass es wichtig für das Unternehmen ist zu gewinnen. Um einen Ausschluss aus dem Wettbewerb zu vermeiden, überprüfen wir Ihre Kommunikationsunterlagen im Vorfeld der Befragungsphase. Bitte senden Sie uns sämtliche Unterlagen daher per zu. Beachten Sie bitte, dass wir für die Überprüfung und Freigabe bis zu drei Tage benötigen. Es ist unabdingbar, dass Sie eine freiwillige und anonyme Teilnahme Ihrer Mitarbeiter an der Befragung sicherstellen. Jegliche Einflussnahme auf das Antwortverhalten der Mitarbeiter ist nicht erlaubt und führt zu einem Ausschluss aus dem Wettbewerb. 6

7 Für die Kommunikation im Vorfeld gelten dementsprechend folgende Richtlinien: DO Darstellung der Vorteile der Befragung für die Mitarbeiter. Mitarbeiter zu offenen und ehrlichen Antworten ermuntern. Betonung der Anonymität der Befragung. Betonung der Freiwilligkeit der Befragung. DON T Keine Aufforderung bei der Bearbeitung des Fragebogens ein Auge zuzudrücken und positiver zu bewerten. Kein Hinweis darauf, dass die Mitarbeiterbefragung wichtig für das Unternehmen ist, weil eine Auszeichnung als sehr guter Arbeitgeber wichtig ist, um z.b. kompetente Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen. Im Vorfeld nicht als Ziel formulieren, von Great Place to Work als sehr guter Arbeitgeber prämiert zu werden. Siegerlogo des aktuellen Wettbewerbs nicht in der internen Kommunikation verwenden. Keine Nennung von Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. 7

8 2.2 Kommunikationsverlauf Vorankündigung Unsere Empfehlung: Informieren Sie alle Mitarbeiter mindestens zwei bis vier Wochen im Vorfeld der Befragung. Begleitschreiben (Pflicht für Wettbewerbsteilnehmer) Gemäß den Wettbewerbsbedingungen müssen Sie die zu befragenden Mitarbeiter mindestens mit einem Begleitschreiben über Ihre Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung informieren. Unsere Empfehlung: Verfassen Sie das Begleitschreiben im Namen der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes (ggf. aber auch in erweiterter Zusammenarbeit mit Personalleitung und Betriebsrat). Das erhöht erfahrungsgemäß deutlich den Rücklauf. Wichtig: Bei einer Online-Befragung senden Sie am Tag vor Befragungsstart ein Begleitschreiben per an die teilnehmenden Mitarbeiter. Erinnerungsschreiben Unsere Empfehlung: Setzen Sie ein Erinnerungsschreiben nach der Hälfte der Befragungszeit ein, um Ihre Mitarbeiter zur Teilnahme zu motivieren. Poster Gerne können Sie auch auf Poster zugreifen, um Sie in Ihrem Unternehmen auszuhängen. Die Poster liegen als PDF-Datei vor und können, in gewünschter Anzahl und Größe (max. DIN A0) ausgedruckt werden. Wählen Sie hier das für Sie passende Motiv aus: Musterschreiben haben wir im Anhang für Sie zusammengestellt. Unsere Poster finden Sie unter dem folgenden Link: 8

9 3 Befragungsphase Die Dauer der Befragungsphase beträgt zwei Wochen. Der erste Tag der Befragung ist der in der Anmeldung von Ihnen angegebene Termin. Die Mitarbeiter erhalten von uns (Absender: am ersten Tag der Befragungsphase eine mit einem personalisierten Link zum Online-Fragebogen. Dieser Link ist nur für den Empfänger bestimmt und darf nicht weiter geleitet werden. Die Mitarbeiter können die Bearbeitung des Fragebogens jederzeit unterbrechen. Wenn sie den Fragebogen später weiterbearbeiten möchten, muss lediglich erneut auf den Link geklickt werden. Dann kommt man direkt zu der Stelle im Fragebogen, wo die Befragung unterbrochen wurde. Per Doppelklick können Antworten rückgängig gemacht werden. Nach Abschluss der Bearbeitung werden die Antworten durch Klicken des Buttons Bearbeitung abschließen automatisch gespeichert. 4 Rückmeldung der Ergebnisse Ca. 4 Wochen nach Ende der Befragung erhalten Sie Ihren Ergebnisbericht. Dieser beinhaltet neben den Ergebnissen Ihres Unternehmens Vergleichswerte. Dazu beinhaltet der Bericht hilfreiche Hinweise und Handlungsanleitungen für die Arbeit mit den Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter zu den bewerteten Aspekten Ihrer Arbeitsplatzkultur. 9

10 II Das Kultur Audit Das Kultur Audit ist nur bei einer Teilnahme am Wettbewerb auszufüllen. Wenn Sie die Befragung ohne Wettbewerbsteilnahme durchführen, ist dieses Kapitel für Sie nicht relevant. Der Kultur Audit Fragebogen dient dazu, Ihre Arbeitsplatzkultur anhand der von Ihnen eingesetzten Maßnahmen und anhand von Beispielen zu erfassen. Die Ergebnisse der Bewertung fließen mit einem Gewicht von einem Drittel in das Endergebnis ein, das zur Ermittlung der besten Arbeitgeber genutzt wird. Bei der Anmeldung haben Sie sich für einen Starttermin des Kultur Audits entschieden. An dem gewünschten Termin erhalten Sie von uns eine mit einem Link zu dem Online-Fragebogen des Kultur Audits, in dem Sie Ihre Angaben bitte eintragen. Sie haben insgesamt acht Wochen Zeit, das Kultur Audit zu bearbeiten. Aus Ihrem individuellen Starttermin ergibt sich Ihr Abgabetermin. Bei Anmeldung ab September kann sich die Bearbeitungszeit verkürzen, da am 25. Oktober 2016 der letztmögliche Abgabetermin ist. 10

11 III Anhang (Mustertexte) Vorankündigung Sehr geehrte Mitarbeiterin, sehr geehrter Mitarbeiter, unser Unternehmen nimmt (auch in diesem Jahr wieder) an der Great Place to Work Befragung teil. Die Studie wird von Great Place to Work Deutschland, einem unabhängigen Befragungsinstitut, durchgeführt. Es geht dabei um die Qualität und Attraktivität der Unternehmen als Arbeitgeber. Die besten Unternehmen werden Anfang nächsten Jahres veröffentlicht. Im Rahmen dieser Studie findet in unserem Unternehmen eine Befragung statt. Die Mitarbeitenden erhalten am (1. Tag der Befragung) eine mit einem Link zu dem Online-Fragebogen. Die Befragung ist völlig anonym. Es werden keine Namensangaben gemacht und niemand aus unserem Hause wird die Angaben einzelner Personen einsehen können. Wir bitten wir Sie herzlich an der Befragung teilzunehmen und die Fragen offen und ehrlich zu beantworten. Über die Ergebnisse unseres Unternehmens werden wir Sie nach den Auswertungen informieren. Mit herzlichen Grüßen, UNTERSCHRIFT/EN

12 Begleitschreiben Sehr geehrte Mitarbeiterin, sehr geehrter Mitarbeiter, unser Unternehmen nimmt (auch in diesem Jahr wieder) an der Great Place to Work Benchmarkstudie teil. Es geht dabei um die Qualität und Attraktivität der Unternehmen als Arbeitgeber. Morgen erhalten Sie von dem unabhängigen Befragungsinstitut Great Place to Work Deutschland per (Absender: Betreff: Great Place to Work Befragung 2016/2017) ein Einladungsschreiben mit einem Link zu einem Online- Fragebogen, den wir Sie herzlich bitten auszufüllen. Bitte beantworten Sie die gestellten Fragen offen und ehrlich, äußern Sie Lob und Kritik, wo es Ihnen jeweils angemessen erscheint. Ihre Angaben werden anonym behandelt und niemand im Unternehmen wird Einsicht in Ihre Antworten erhalten. Wenn Sie den Online-Fragebogen vollständig ausgefüllt haben, schließen Sie bitte durch Anklicken des Buttons "Bearbeitung abschließen" die Eingabe ab. Die Daten sind somit gespeichert und können nachträglich nicht mehr verändert werden. Bitte füllen Sie den Online-Fragebogen bis spätestens (letzter Tag der Befragung) aus. Sollten Sie technische Probleme bei der Bearbeitung haben, wenden Sie sich bitte per oder per Telefon ( ) an das Great Place to Work -Team. (Es ist möglich, auch interne Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen/Organisation anzugeben). Vielen Dank für Ihre Teilnahme! UNTERSCHRIFT/EN

13 Erinnerungsschreiben Sehr geehrte Mitarbeiterin, sehr geehrter Mitarbeiter, am (1. Tag der Befragung) haben Sie per vom unabhängigen Befragungsinstitut Great Place to Work Deutschland (Absender: einen Link zu dem Online-Fragebogen der Great Place to Work Befragung erhalten. Bei allen, die den Online-Fragebogen zwischenzeitlich bereits ausgefüllt haben, bedanken wir uns sehr herzlich. Alle, die bisher noch nicht dazu gekommen sind, möchten wir heute noch einmal bitten, den Online-Fragebogen auszufüllen (Zugang erhalten Sie über den Fragebogenlink in der Einladungs- ) und die Bearbeitung spätestens bis (letzter Tag der Befragung) durch Anklicken des Buttons Bearbeitung abschließen am Ende des Fragebogens abzuschließen. Vielen Dank für Ihre Teilnahme! UNTERSCHRIFT/EN