Kurzanleitung WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU)

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1 Kurzanleitung WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU) Dokumentenhistorie Version Datum Beschreibung der Änderungen Erstellung Beschäftigtenstand Verwendungszweck beim AGH-Auftragnehmerkonto, Einstieg über USP möglich max. 200 Konten, max. 200 Beschäftigungen Erweiterung nach Kontostatus in der Kontoübersicht, Umstellung SEPA Anpassungen: Support, Identitätsauswahl, Berechtigungsgruppen, AGH Auftragnehmerkonto, Beschäftigtenstand, AGH-Auftragnehmerkonto, Link AGH hinzugefügt SEPA-Lastschrift erteilen, Geldadresse ändern, Buchungssuche optimieren, Umbenennung von "Organisationsauswahl" auf "Identitätsauswahl" Entfernung der EPU Bestätigungen, Anzeige der Wirtschaftsklasse in den Kontoinformationen Zahlungsbestätigung Anpassungen des Layouts an Design Mehrauswahl bei der Zahlungsbestätigung, Anzeige BVK-Leitzahl in den Kontoinformationen, SEPA-Lastschrift erteilen und Geldadresse ändern ist nur mehr für Dienstgeber/innen möglich AGH - Auftragnehmerkonto anzeigen: Buchungszeilen leserlicher gestalten SEPA-Lastschrift beenden, Vollmacht beenden Anzeige Beitragsfälle und Betriebsort in den Kontoinformationen, Anzeige eines Scheinunternehmens nach 8 SBBG max. 300 Konten Anzeige Beschäftigung älterer Arbeitnehmer, Schaffung eines einheitlichen Blocks Partnerdaten Vorbedingungen für Anträge aufgenommen Erweiterung Dokumentation zu Beschäftigung älterer Arbeitnehmer Beschäftigtenstand für einzelne Dienstnehmer Versicherungsnummer abfragen, Anzeige der Berechtigungen im Menü, Anzeige von Fremdidentifikationen (z.b. Kennziffer des Unternehmensregisters) im Partnerdatenblock

2 Versicherungsnummer abfragen Anzeige von unterschiedlichen Layouts Anzeige von Fachschlüsseln in der Identitätsauswahl, Buchungszustand M wird zu MA, Verständigung über neue WEBEKU Box Nachrichten via WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 2/44

3 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG VORTEILE VORAUSSETZUNGEN SUPPORT ALLGEMEINE AUSKÜNFTE REGISTRIERUNG FÜR DIENSTGEBER/INNEN UND BEVOLLMÄCHTIGTE IM USP VERFAHRENSABLAUF ANMELDUNG Anmeldung für Dienstgeber/innen und Bevollmächtigte Anmeldung für Versicherte ALLGEMEIN LOGIN VIA UNTERNEHMENSSERVICEPORTAL LOGIN VIA PORTAL DER SOZIALVERSICHERUNG LOGIN VIA MEINESV IDENTITÄTSAUSWAHL Berechtigungsgruppen KONTOÜBERSICHT KONTOINFORMATIONEN BUCHUNGEN AGH AUFTRAGNEHMERKONTO ANZEIGEN ANTRÄGE UNBEDENKLICHKEITSBESCHEINIGUNG ANFORDERN Vorbedingungen GUTHABENAUSZAHLUNG ANFORDERN Vorbedingungen SEPA-LASTSCHRIFT ERTEILEN Vorbedingungen SEPA-LASTSCHRIFT BEENDEN Vorbedingungen GELDADRESSE ÄNDERN Vorbedingungen ZAHLUNGSBESTÄTIGUNG ANFORDERN Vorbedingungen VOLLMACHT BEENDEN Vorbedingungen WEBEKU BOX BESCHÄFTIGTENSTAND DOKUMENTERSTELLUNG PDF (Beispiel) CSV (Beispiel) BESCHÄFTIGUNG ÄLTERER ARBEITNEHMER VERSICHERUNGSNUMMER ABFRAGEN...42 WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 3/44

4 1 Einleitung Die Kundenfreundlichkeit im Bereich der elektronischen Kommunikation innerhalb der Sozialversicherung soll verbessert werden, indem wichtige Funktionalitäten für die Kunden und Kundinnen (Dienstgeber/innen, Versicherte und Bevollmächtigte) im Web angeboten werden. Dieses Projekt stellt das Hauptmodul für die Web basierenden Dienstleistungen für Dienstgeber/innen und Versicherte dar. Im Projekt WEBEKU erfolgte die Umsetzung der online Kontoinformation. Kunden und Kundinnen erhalten eine aktuelle Sicht auf die Beitragskonten bei allen Gebietskrankenkassen sowie der Versicherungsanstalt für Eisenbahnen und Bergbau. Unternehmen, die der "AuftraggeberInnenhaftung" unterliegen, können zusätzlich ihr Auftragnehmerkonto einsehen. Eine elektronische Antragstellung (z. B. Guthabenauszahlung, Unbedenklichkeitsbescheinigung, Erteilung bzw. Änderung SEPA-Lastschrift) wurde ebenso wie die Abfrage des Beschäftigtenstandes umgesetzt. 1.1 Vorteile Orts- und zeitunabhängiger Zugriff Tagesaktuelle Daten Abfrage des Beschäftigtenstandes Benutzerfreundliche Anwendung Einfache Administration Rasche Möglichkeit zur Reaktion Verminderung von Rückfragen Verringerung der Papierflut 1.2 Voraussetzungen Zur Authentifizierung gibt es folgende Möglichkeiten: Authentifizierung mit Handy-Signatur oder Bürgerkarte Authentifizierung mit Zugangsdaten des Unternehmensserviceportals (USP) WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 4/44

5 2 Support 2.1 Allgemeine Auskünfte IT-Services der Sozialversicherung GmbH Customer Care Center Telefon: Registrierung für Dienstgeber/innen und Bevollmächtigte im USP USP Service Center Telefon: Verfahrensablauf Anmeldung Anmeldung für Dienstgeber/innen und Bevollmächtigte Für eine Erstanmeldung ist eine Registrierung im Unternehmensserivceportal erforderlich Anmeldung für Versicherte Für eine Erstanmeldung mittels Bürgerkarte oder Handy-Signatur sind keine weiteren Schritte erforderlich. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 5/44

6 3 Allgemein Derzeit gibt es drei Möglichkeiten, zu WEBEKU zu gelangen: Unternehmensserviceportal Portal der Sozialversicherung MeineSV Das Unternehmensserviceportal (kurz USP) ist ein Internetportal der österreichischen Bundesregierung für Unternehmen und bietet direkten Zugang zu zahlreichen E-Government-Anwendungen. Im Portal der Sozialversicherung bieten wir Ihnen einen schnellen Zugang zum Serviceangebot Ihrer Sozialversicherung. Hier finden Sie die Organisation der Institutionen, die mit der Durchführung der Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung betraut sind. In Ihrem personalisierten Portal (meinesv) können Sie mittels Profil jene Online-Services, Online- Formulare und Online-Ratgeber auswählen, welche Sie auf Ihrer meinesv-startseite immer angezeigt haben möchten. Zur Systemanmeldung (Authentifizierung) benutzen Sie die Handy Signatur bzw. Bürgerkarte. Für die Nutzung von WEBEKU ist ein Login via Bürgerkarte oder Handysignatur erforderlich! WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 6/44

7 3.1 Login via Unternehmensserviceportal Dienstgeber/innen und Bevollmächtigte haben hier die Möglichkeit, sich mittels Bürgerkarte/Handysignatur über das Unternehmensserviceportal in WEBEKU einzuloggen. Mobiltelefonnummer, Signatur Passwort und (darauf folgend) TAN werden eingegeben: Falls diesem Benutzer bzw. der Benutzerin mehere Unternehmen im USP zugeordnet sind, kann hier das gewünschte Unternehmen ausgewählt werden: WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 7/44

8 Ebenfalls ist es möglich, im Unternehmensserviceportal Rechte für einzelne Benutzer zu verwalten. Eine genauere Beschreibung finden Sie unter: Login via Portal der Sozialversicherung Wollen Sie WEBEKU über das Portal der Sozialversicherung nutzen, haben Sie hier die Möglichkeit, sich mittels Bürgerkarte/Handysignatur einzuloggen. Des Weiteren gibt es hier auch eine Verlinkung zum Login über das Unternehmensserviceportal. Nach erfolgreichem Login gelangen Sie automatisch zum Identitätsauswahlschirm. Dort wählen Sie die Identität aus - sofern Sie die Berechtigung für mehrere Organisationen haben - mit der Sie die Applikation WEBEKU benutzen möchten. Dieser Login ist nur mehr für Dienstgeber/innen zu verwenden, die als Unternehmer nicht am Wirtschaftsleben teilnehmen und daher keine Registrierung am Unternehmensserviceportal durchführen können (z.b. Privatpersonen, die eine Haushaltshilfe beschäftigen). WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 8/44

9 3.3 Login via meinesv Wollen Sie WEBEKU über meinesv Bürgerkarte/Handysignatur einzuloggen. nutzen, haben Sie hier die Möglichkeit, sich mittels WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 9/44

10 3.4 Identitätsauswahl Ist der Login Vorgang abgeschlossen, gelangen Sie zur Identitätsauswahl. Je nachdem, welche Identitäten Ihrem Benutzer/Unternehmen zugeordnet sind, können Sie hier auswählen, mit welcher Identität Sie gegenüber WEBEKU auftreten möchten: Nachdem im Unternehmensserviceportal pro Fachschlüssel unterschiedliche Rechte gespeichert werden können, wird in der Identitätsauswahl der jeweilige Fachschlüssel zusätzlich zur Identität angezeigt Berechtigungsgruppen Folgende Berechtigungsgruppen können Ihren Identitäten zugeordnet sein: Versicherte(r) Es werden Beitragskonten im Rahmen der Selbst-/Sonderversicherung angezeigt. DienstgeberIn Es werden jene Beitragskonten bzw. AGH-Auftragnehmerkonten angezeigt, bei denen Sie mit der ausgewählten Identität als Kontoinhaber bzw. Kontoinhaberin auftreten. Bevollmächtigte(r) Es werden jene Beitragskonten bzw. in weiterer Folge die zum Kontoinhaber bzw. zur Kontoinhaberin zugehörigen AGH-Auftragnehmerkonten präsentiert, für die Ihre ausgewählte Identität bevollmächtigt oder als Zahlungspflichtiger bzw. Zahlungspflichtige eingetragen ist. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 10/44

11 4 Kontoübersicht Das Fenster Kontoübersicht präsentiert auf Basis der ausgewählten Identität eine Liste an Beitragskonten. Übersteigt die Anzahl der Konten eine gewisse Größe, (derzeit werden max. 300 Konten angezeigt) können Suchkriterien (Beitragskontonummer, Name des Kontoinhabers bzw. der Kontoinhaberin, Sozialversicherungsträger oder Kontostatus) zur Einschränkung eingegeben werden. Wird das Konto in einer grauen Schrift dargestellt, handelt es sich hierbei um ein inaktives Konto. Eine genaue Beschreibung des jeweiligen Suchkriteriums kann mit Klick auf die Schaltfläche werden. erfragt Durch Betätigen der Buttons bzw. gelangen Sie in das Fenster Kontoinformationen bzw. Buchungen. Darüber hinaus können Sie durch Klick auf die Beitragskontonummer auch in die Kontoinformationen navigieren. Mittels Button kann auf das AGH-Auftragnehmerkonto (sofern vorhanden) des Kontoinhabers bzw. der Kontoinhaberin Einsicht genommen werden. Der Berechtigungsgruppe DienstgeberIn steht zusätzlich im Applikationsmenü der Link Auftragnehmerkonto zur Verfügung. Mittels Menüpunkt Identitätsauswahl können Sie die Identität innerhalb WEBEKU wechseln (siehe Fenster Identitätsauswahl ). WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 11/44

12 5 Kontoinformationen Das Fenster Kontoinformationen bietet eine detaillierte Information zum ausgewählten Beitragskonto. Es steht die Funktionalität Druckansicht bzw. Aufruf der Buchungsdetails zum Konto zur Verfügung. Ist ein SEPA-Lastschrift-Mandat bzw. eine betriebliche Vorsorge vorhanden, werden die dazugehörigen Daten angezeigt. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 12/44

13 6 Buchungen WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 13/44

14 Das Fenster Buchungen zeigt die Buchungsliste zum gewählten Beitragskonto an. Standardmäßig werden die Buchungen der letzten 3 Monate angezeigt. Zur Anzeige bestimmter Buchungen werden folgende Suchkriterien angeboten: Buchungszeitraum Buchungsdatum von und bis Beitragszeitraum Buchungstext Buchungsbetrag (in EUR) Eine genaue Beschreibung des jeweiligen Suchkriteriums kann auch hier mit Klick auf die Schaltfläche entnommen werden. Über die Funktionalität Als CSV speichern wird der Inhalt des Fensters als CSV-Datei angezeigt. Über die Funktionalität Als PDF speichern wird der Inhalt des Fensters als PDF-Datei angezeigt. Über die Funktionalität Druckansicht wird der Inhalt des Fensters zur Druckansicht geöffnet. Achtung NEU: Wird eine Firma vom Finanzamt als Scheinunternehmen nach 8 SBBG qualifiziert, ist der Aufruf dieses Fensters nicht möglich. Die diesbezüglichen Informationen werden im Fenster Kontoinformationen angezeigt. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 14/44

15 7 AGH Auftragnehmerkonto anzeigen Mit dem Auftraggeber/innen-Haftungsgesetz soll dem Ausfall der Sozialversicherungsbeiträge durch Sozialbetrug entgegengewirkt werden. Sofern sich das beauftragte Unternehmern nicht in der HFU- Gesamtliste befindet, haftet das Auftrag gebende Unternehmen für alle Beiträge und Umlagen, die das beauftragte Unternehmen an österreichische Krankenversicherungsträger abzuführen hat, bis zum Höchstausmaß von 20 % des geleisteten Werklohnes. Nähere Informationen finden Sie hier. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 15/44

16 Das Fenster AGH-Auftragnehmerkonto anzeigen zeigt die AGH-Buchungen zum AGH- Auftragnehmerkonto des betroffenen Kontoinhabers bzw. der Kontoinhaberin. Bei Klick auf die Zahlung eines Auftraggebers bzw. einer Auftraggeberin öffnet sich die Detailinformation zu den KVT- Weiterleitungen (inkl. Verwendungszweck) bzw. Weiterleitungen an das Bundesministerium für Finanzen. Standardmäßig werden die Buchungen des letzten Monats angezeigt. Zur Anzeige bestimmter Buchungen werden folgende Suchkriterien angeboten: Buchungszeitraum Buchungsdatum von und bis Buchungstext Buchungsbetrag (in EUR) Offener Betrag (in EUR) Eine genaue Beschreibung des jeweiligen Suchkriteriums kann auch hier mit Klick auf die Schaltfläche entnommen werden. Über die Funktionalität Als CSV speichern wird der Inhalt des Fensters als CSV-Datei angezeigt. Über die Funktionalität Als PDF speichern wird der Inhalt des Fensters als PDF-Datei angezeigt. Über die Funktionalität Druckansicht wird der Inhalt des Fensters zur Druckansicht geöffnet. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 16/44

17 8 Anträge Über die Funktionalität Anträge können über WEBEKU beitragskontobezogene Anträge an den jeweiligen Sozialversicherungsträger gestellt werden. Diese Anträge beinhalten antragsspezifische Daten, die von Ihnen vorausgefüllt werden können. Der Antragsstatus kann überwacht werden: Bei einem Wechsel des Antragsstatus wird eine Nachricht in Ihrer WEBEKU Box abgelegt. 8.1 Unbedenklichkeitsbescheinigung anfordern Vorbedingungen Kontoinhaber ist Dienstgeber/innen WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 17/44

18 Sie können in diesem Fenster eine Unbedenklichkeitsbescheinigung beim jeweiligen SV-Träger anfordern. Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger haben Sie nochmals die Möglichkeit, die eingegebenen Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Sie können zwischen mehreren Typen auswählen: 1. Standard (es wird eine allgemeine Unbedenklichkeitsbescheinigung ausgestellt) 2. mehrsprachig (in folgenden Sprachen kann die Unbedenklichkeitsbescheinigung ausgestellt werden) a. Deutsch b. Englisch c. Italienisch d. Französisch 3. mit Dienstnehmeranzahl (es wird eine Unbedenklichkeitsbescheinigung mit einer Bekanntgabe der aktuell gemeldeten Dienstnehmer/innen-Anzahl erstellt) 4. Bestätigung Beitragsentrichtung für Zeitraum (es wird eine Unbedenklichkeitsbescheinigung erstellt, in der bestätigt wird, dass Beiträge bis zu einem bestimmten Monat bezahlt wurden) 5. Bestätigung keine Dienstnehmer (es wird eine Unbedenklichkeitsbescheinigung erstellt, in der mitgeteilt wird, dass momentan keine Dienstnehmer/innen angemeldet sind) Über die Funktionalität Anmerkung können Sie dem SV-Mitarbeiter bzw. der SV-Mitarbeiterin eine frei formulierbare Anmerkung hinterlassen. Über die Funktionalität Versand können Sie auswählen, auf welche Weise die Unbedenklichkeitsbescheinigung versendet wird: WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 18/44

19 Post (Bei dieser Auswahl kann angegeben werden, wie oft Sie das Dokument als Original haben wollen. Derzeit ist die maximale Anzahl auf 5 beschränkt.) WEBEKU Box (Das angeforderte Dokument wird dann in der WEBEKU Box abgelegt.) Fax Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger hat der Benutzer bzw. die Benutzerin nochmals die Möglichkeit, die von ihm bzw. ihr eingegeben Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Nach betätigen der Schaltfläche Weiter >" gelangen Sie zu einem Kontrollfenster (Antragsdaten), welches eine Überprüfung der angegebenen Daten ermöglicht. Nach betätigen der Schaltfläche Senden" wird der Antrag an den jeweiligen SV-Träger geschickt. Sie erhalten eine Meldung, dass dieser erfolgreich gesendet wurde. 8.2 Guthabenauszahlung anfordern Vorbedingungen Auf dem gewählten Beitragskonto ist ein Guthaben vorhanden WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 19/44

20 Es ist zu beachten, dass Guthaben aus AGH-Haftungsbetragszahlungen nicht über WEBEKU angefordert werden können, sondern ausschließlich schriftlich beim Dienstleistungszentrum - Auftraggeber/innen- Haftung (DLZ-AGH), Wienerbergstraße 15-19, 1100 Wien, einzubringen sind. Sie können in diesem Fenster eine Guthabenauszahlung an den jeweiligen SV-Träger senden. Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger haben Sie nochmals die Möglichkeit, die eingegebenen Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Teil der Anforderung ist die Geldadresse (Bankkonto), auf welches ein Guthaben ausgezahlt werden soll: Bankkontoinhaber Als Bankkontoinhaber bzw. Bankkontoinhaberin gilt, wer Träger von Rechten und Pflichten des einem Bankkonto zugrunde liegenden Girovertrags ist. Für die Eingabe des Bankkontoinhabers bzw. der Bankkontoinhaberin sind max. 50 Zeichen möglich. Bankinstitut Ein Bankinstitut ist ein Unternehmen, das Bankgeschäfte gewerbsmäßig oder in einem Umfang betreibt, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Geben Sie den Namen der Bank des Bankkontoinhabers bzw. der Bankkontoinhaberin an. Für diese Eingabe sind max. 50 Zeichen möglich. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 20/44

21 IBAN Hier ist die IBAN der Geldadresse einzugeben. Eine österreichische IBAN umfasst Ländercode, Prüfziffer und Kontenidentifikation und besteht aus max. 30 Stellen. z.b.:atpp bbbbb kkkkk kkkkkk AT = Länderkennzeichen für Österreich pp = 2-stellige Prüfziffer bbbbb = 5-stellige Bankleitzahl kkkkkkkkkkk = 11-stellige Kontonummer BIC Geben Sie hier den BIC des Bankinstituts ein. Beim BIC (Bank Identifier Code) oder auch SWIFT-Code genannt, handelt es sich um einen international standardisierten Bankcode, mit dem ein Kreditinstitut weltweit eindeutig identifiziert wird. Der BIC hat eine Länge von 8 oder 11 alphanumerischen Zeichen. Ab 1. Februar 2016 ist eine Angabe des BICs zusätzlich zur IBAN für internationale Zahlungen nicht mehr notwendig. Für nationale Zahlungen gilt diese Regelung bereits ab dem 1. Februar Beispiel: BBBBCCLLbbb BBBB = 4-stelliger Bankcode (nur Alphazeichen) CC = 2-stelliger Ländercode (nur Alphazeichen) LL = 2-stellige Codierung des Ortes (alphanumerische Zeichen) bbb = 3-stellige Kennzeichnung der Filiale (optional, alphanumerische Zeichen) Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger hat der Benutzer bzw. die Benutzerin nochmals die Möglichkeit, die von ihm bzw. ihr eingegeben Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Nach betätigen der Schaltfläche Weiter >" gelangen Sie zu einem Kontrollfenster (Antragsdaten), welches eine Überprüfung der angegebenen Daten ermöglicht. Nach betätigen der Schaltfläche Senden" wird der Antrag an den jeweiligen SV-Träger geschickt. Sie erhalten eine Meldung, dass dieser erfolgreich gesendet wurde. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 21/44

22 8.3 SEPA-Lastschrift erteilen Vorbedingungen Keine SEPA Lastschrift aktiv Vollmachtsinhaber können diesen Antrag nicht stellen WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 22/44

23 Sie können in diesem Fenster eine SEPA-Lastschrift an den jeweiligen SV-Träger senden. Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger haben Sie nochmals die Möglichkeit, die eingegebenen Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Teil der Anforderung ist die Geldadresse (Bankkonto), von welchem die Sozialversicherungsbeiträge eingezogen werden soll: Bankkontoinhaber Als Bankkontoinhaber bzw. Bankkontoinhaberin gilt, wer Träger von Rechten und Pflichten des einem Bankkonto zugrunde liegenden Girovertrags ist. Für die Eingabe des Bankkontoinhabers bzw. der Bankkontoinhaberin sind max. 50 Zeichen möglich. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 23/44

24 Anschrift In diesem Feld muss die Anschrift des Bankkontoinhabers bzw. der Bankkontoinhaberin eingetragen werden. Bankinstitut Ein Bankinstitut ist ein Unternehmen, das Bankgeschäfte gewerbsmäßig oder in einem Umfang betreibt, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Geben Sie den Namen der Bank des Bankkontoinhabers bzw. der Bankkontoinhaberin an. Für diese Eingabe sind max. 50 Zeichen möglich. IBAN Hier ist die IBAN der Geldadresse einzugeben. Eine österreichische IBAN umfasst Ländercode, Prüfziffer und Kontenidentifikation und besteht aus max. 30 Stellen. z.b.:atpp bbbbb kkkkk kkkkkk AT = Länderkennzeichen für Österreich pp = 2-stellige Prüfziffer bbbbb = 5-stellige Bankleitzahl kkkkkkkkkkk = 11-stellige Kontonummer BIC Geben Sie hier den BIC des Bankinstituts ein. Beim BIC (Bank Identifier Code) oder auch SWIFT-Code genannt, handelt es sich um einen international standardisierten Bankcode, mit dem ein Kreditinstitut weltweit eindeutig identifiziert wird. Der BIC hat eine Länge von 8 oder 11 alphanumerischen Zeichen. Ab 1. Februar 2016 ist eine Angabe des BICs zusätzlich zur IBAN für internationale Zahlungen nicht mehr notwendig. Für nationale Zahlungen gilt diese Regelung bereits ab dem 1. Februar Beispiel: BBBBCCLLbbb BBBB = 4-stelliger Bankcode (nur Alphazeichen) CC = 2-stelliger Ländercode (nur Alphazeichen) LL = 2-stellige Codierung des Ortes (alphanumerische Zeichen) bbb = 3-stellige Kennzeichnung der Filiale (optional, alphanumerische Zeichen) Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger hat der Benutzer bzw. die Benutzerin nochmals die Möglichkeit, die von ihm bzw. ihr eingegeben Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Nach betätigen der Schaltfläche Weiter >" gelangen Sie zu einem Kontrollfenster (Antragsdaten), welches eine Überprüfung der angegebenen Daten ermöglicht. Nach betätigen der Schaltfläche Senden" wird der Antrag an den jeweiligen SV-Träger geschickt. Sie erhalten eine Meldung, dass dieser erfolgreich gesendet wurde. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 24/44

25 8.4 SEPA-Lastschrift beenden Vorbedingungen SEPA Lastschrift aktiv Vollmachtsinhaber können diesen Antrag nicht stellen WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 25/44

26 Sie können in diesem Fenster einen Antrag auf SEPA-Lastschrift beenden an den jeweiligen SV-Träger senden. Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger haben Sie nochmals die Möglichkeit, die eingegebenen Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Teil der Anforderung ist die Geldadresse (Bankkonto), von welchem die Sozialversicherungsbeiträge eingezogen wurden, zu löschen. Bankkontoinhaber Als Bankkontoinhaber bzw. Bankkontoinhaberin gilt, wer Träger von Rechten und Pflichten des einem Bankkonto zugrunde liegenden Girovertrags ist. Für die Eingabe des Bankkontoinhabers bzw. der Bankkontoinhaberin sind max. 50 Zeichen möglich. Anschrift In diesem Feld muss die Anschrift des Bankkontoinhabers bzw. der Bankkontoinhaberin eingetragen werden. Bankinstitut Ein Bankinstitut ist ein Unternehmen, das Bankgeschäfte gewerbsmäßig oder in einem Umfang betreibt, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Geben Sie den Namen der Bank des Bankkontoinhabers bzw. der Bankkontoinhaberin an. Für diese Eingabe sind max. 50 Zeichen möglich. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 26/44

27 IBAN Hier ist die IBAN der Geldadresse einzugeben. Eine österreichische IBAN umfasst Ländercode, Prüfziffer und Kontenidentifikation und besteht aus max. 30 Stellen. z.b.:atpp bbbbb kkkkk kkkkkk AT = Länderkennzeichen für Österreich pp = 2-stellige Prüfziffer bbbbb = 5-stellige Bankleitzahl kkkkkkkkkkk = 11-stellige Kontonummer BIC Geben Sie hier den BIC des Bankinstituts ein. Beim BIC (Bank Identifier Code) oder auch SWIFT-Code genannt, handelt es sich um einen international standardisierten Bankcode, mit dem ein Kreditinstitut weltweit eindeutig identifiziert wird. Der BIC hat eine Länge von 8 oder 11 alphanumerischen Zeichen. Ab 1. Februar 2016 ist eine Angabe des BICs zusätzlich zur IBAN für internationale Zahlungen nicht mehr notwendig. Für nationale Zahlungen gilt diese Regelung bereits ab dem 1. Februar Beispiel: BBBBCCLLbbb BBBB = 4-stelliger Bankcode (nur Alphazeichen) CC = 2-stelliger Ländercode (nur Alphazeichen) LL = 2-stellige Codierung des Ortes (alphanumerische Zeichen) bbb = 3-stellige Kennzeichnung der Filiale (optional, alphanumerische Zeichen) Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger hat der Benutzer bzw. die Benutzerin nochmals die Möglichkeit, die von ihm bzw. ihr eingegeben Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Nach betätigen der Schaltfläche Weiter >" gelangen Sie zu einem Kontrollfenster (Antragsdaten), welches eine Überprüfung der angegebenen Daten ermöglicht. Nach betätigen der Schaltfläche Senden" wird der Antrag an den jeweiligen SV-Träger geschickt. Sie erhalten eine Meldung, dass dieser erfolgreich gesendet wurde. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 27/44

28 8.5 Geldadresse ändern Vorbedingungen SEPA Lastschrift aktiv Vollmachtsinhaber können diesen Antrag nicht stellen WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 28/44

29 Sie können in diesem Fenster einen Antrag auf Änderung einer bestehenden Geldadresse zum SEPA- Lastschrift an den jeweiligen SV-Träger senden. Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger haben Sie nochmals die Möglichkeit, die eingegeben Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Teil der Anforderung ist die Geldadresse (Bankkonto), von welchem die Sozialversicherungsbeiträge eingezogen werden soll: Bankkontoinhaber Als Bankkontoinhaber bzw. Bankkontoinhaberin gilt, wer Träger von Rechten und Pflichten des einem Bankkonto zugrunde liegenden Girovertrags ist. Für die Eingabe des Bankkontoinhabers bzw. der Bankkontoinhaberin sind max. 50 Zeichen möglich. Bankinstitut Ein Bankinstitut ist ein Unternehmen, das Bankgeschäfte gewerbsmäßig oder in einem Umfang betreibt, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Geben Sie den Namen der Bank des Bankkontoinhabers bzw. der Bankkontoinhaberin an. Für diese Eingabe sind max. 50 Zeichen möglich. IBAN Hier ist die IBAN der Geldadresse einzugeben. Eine österreichische IBAN umfasst Ländercode, Prüfziffer und Kontenidentifikation und besteht aus max. 30 Stellen. z.b.:atpp bbbbb kkkkk kkkkkk AT = Länderkennzeichen für Österreich pp = 2-stellige Prüfziffer bbbbb = 5-stellige Bankleitzahl kkkkkkkkkkk = 11-stellige Kontonummer WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 29/44

30 BIC Geben Sie hier den BIC des Bankinstituts ein. Beim BIC (Bank Identifier Code) oder auch SWIFT-Code genannt, handelt es sich um einen international standardisierten Bankcode, mit dem ein Kreditinstitut weltweit eindeutig identifiziert wird. Der BIC hat eine Länge von 8 oder 11 alphanumerischen Zeichen. Ab 1. Februar 2016 ist eine Angabe des BICs zusätzlich zur IBAN für internationale Zahlungen nicht mehr notwendig. Für nationale Zahlungen gilt diese Regelung bereits ab dem 1. Februar Beispiel: BBBBCCLLbbb BBBB = 4-stelliger Bankcode (nur Alphazeichen) CC = 2-stelliger Ländercode (nur Alphazeichen) LL = 2-stellige Codierung des Ortes (alphanumerische Zeichen) bbb = 3-stellige Kennzeichnung der Filiale (optional, alphanumerische Zeichen) Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger hat der Benutzer bzw. die Benutzerin nochmals die Möglichkeit, die von ihm bzw. ihr eingegeben Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Nach betätigen der Schaltfläche Weiter >" gelangen Sie zu einem Kontrollfenster (Antragsdaten), welches eine Überprüfung der angegebenen Daten ermöglicht. Nach betätigen der Schaltfläche Senden" wird der Antrag an den jeweiligen SV-Träger geschickt. Sie erhalten eine Meldung, dass dieser erfolgreich gesendet wurde. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 30/44

31 8.6 Zahlungsbestätigung anfordern Vorbedingungen Kontoinhaber ist Selbst-/Sonderversicherter Sie können in diesem Fenster eine Zahlungsbestätigung für geleistete Sozialversicherungsbeiträge zur Vorlage beim Finanzamt an den jeweiligen SV-Träger anfordern. Vor dem endgültigen Senden an den SV- WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 31/44

32 Träger haben Sie nochmals die Möglichkeit, die eingegebenen Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Sie können hier mehrere Jahre gleichzeitig auswählen, für die eine Zahlungsbestätigung benötigt wird. Über die Funktionalität Anmerkung können Sie dem SV-Mitarbeiter bzw. der SV-Mitarbeiterin eine frei formulierbare Anmerkung hinterlassen. Über die Funktionalität Versand können Sie auswählen, auf welche Weise er die Zahlungsbestätigung ausgestellt bekommt: Post WEBEKU Box (Das angeforderte Dokument wird dann in der WEBEKU Box abgelegt.) Fax Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger hat der Benutzer bzw. die Benutzerin nochmals die Möglichkeit, die von ihm bzw. ihr eingegeben Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Nach betätigen der Schaltfläche Weiter >" gelangen Sie zu einem Kontrollfenster (Antragsdaten), welches eine Überprüfung der angegebenen Daten ermöglicht. Nach betätigen der Schaltfläche Senden" wird der Antrag an den jeweiligen SV-Träger geschickt. Sie erhalten eine Meldung, dass dieser erfolgreich gesendet wurde. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 32/44

33 8.7 Vollmacht beenden Vorbedingungen Es ist mindestens eine Vollmacht am Beitragskonto vorhanden WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 33/44

34 Der Benutzer bzw. die Benutzerin kann in diesem Fenster einen Antrag auf Beenden einer bestehenden Vollmacht an den jeweiligen SV-Träger stellen. Es darf nur ein Antrag pro SV-Träger und Beitragskontoinhaber bwz. Beitragskontoinhaberin auf Beenden einer Vollmacht angefordert werden, bis dieser vom SV-Träger positiv oder negativ erledigt wurde, auch wenn die Anträge von unterschiedlichen Benutzern bzw. Benutzerinnen gestellt wurden. Hat ein Dienstgeber bzw. eine Dienstgeberin mehrere Bevollmächtigte, kann ein Bevollmächtigter bzw. eine Bevollmächtigte nur einen Antrag auf Beenden seiner Vollmacht stellen. Hingegeben hat der Dienstgeber bzw. die Dienstgeberin die Möglichkeit, eine Auswahl zu treffen, von welchem Bevollmächtigten eine Vollmacht beendet werden soll. Über die Funktionalität Anmerkung können Sie dem SV-Mitarbeiter bzw. der SV-Mitarbeiterin eine frei formulierbare Anmerkung hinterlassen. Vor dem endgültigen Senden an den SV-Träger hat der Benutzer bzw. die Benutzerin nochmals die Möglichkeit, die von ihm bzw. ihr eingegeben Daten zu kontrollieren bzw. auszudrucken (Druckansicht). Nach betätigen der Schaltfläche Weiter >" gelangen Sie zu einem Kontrollfenster (Antragsdaten), welches eine Überprüfung der angegebenen Daten ermöglicht. Nach betätigen der Schaltfläche Senden" wird der Antrag an den jeweiligen SV-Träger geschickt. Sie erhalten eine Meldung, dass dieser erfolgreich gesendet wurde. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 34/44

35 9 WEBEKU Box Sie können in diesem Fenster die für Sie abgelegten Nachrichten abrufen und auch löschen. Diese werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht, sofern sie einmal gelesen wurden. Eine manuelle Löschung der Nachricht ist erst möglich, sobald diese einmal geöffnet wurde (ungeöffnete Nachrichten werden fett angezeigt). Die in der WEBEKU Box ersichtlichen Nachrichten werden pro Identität/Berechtigungsgruppe angezeigt. Beispiel: Jeder Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin einer Steuerberaterkanzlei, sofern er/sie eine Berechtigung hat, kann auf die Nachrichten in der WEBEKU Box zugreifen. Eine Hinweismeldung, dass sich eine neue Nachricht in der WEBEKU Box befindet, erhält jeder Benutzer bzw. jede Benutzerin pro Identität/Berechtigungsgruppe. Zu dieser Hinweismeldung kommt es, wenn Sie sich neu einloggen bzw. auch wenn zwischen Fenstern gewechselt wird. Diese wird im oberen Bereich der Seite angezeigt. Über die Funktionalität Druckansicht wird der Inhalt des Fensters zur Druckansicht geöffnet. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 35/44

36 Über die Funktionalität Anzeigen WEBEKU Box geöffnet: werden bei Textnachrichten die Nachrichten direkt unterhalb der Über die Funktionalität öffnet sich die PDF-Datei bzw. über eine CSV-Datei. Über die Funktionalität Löschen wird die Nachricht endgültig gelöscht. Achtung NEU ab 2. Quartal 2018: Gibt es eine neue Nachricht in der WEBEKU Box, wird eine Verständigung ausgelöst, sofern im Fenster -Adressen verwalten eine -Adresse hinterlegt ist. Die Verständigung passiert nicht, wenn es sich um einen Antrag im Status übermittelt handelt. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 36/44

37 10 Beschäftigtenstand Im Fenster Beschäftigtenstand können Sie eine Statistik der Beschäftigungen (gemeldet zu diesem Beitragskonto) zu einem bestimmten Stichtag einsehen. *1 Zu diesem Stichtag werden die Statistikdaten ermittelt. *2 Mit dem Button Suchen wird eine (erneute) Suche zum definierten Stichtag angestoßen. *3 Der Statistikblock zeigt die Daten zum Stichtag, aufgeteilt nach Beschäftigungsausmaß und Berufsgruppen. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 37/44

38 10.1 Dokumenterstellung Bei der Dokumenterstellung kann der Beschäftigtenstand in Form eines PDFs oder einer CSV Datei erstellt werden. *1 Wird diese Checkbox gewählt, kann eine genaue Auflistung der Beschäftigungen zu diesem Stichtag in das Dokument aufgenommen werden. Nur mit dieser Option ist die Erstellung einer CSV Datei möglich. *2 Auf Wunsch können die Dienstnehmer, die in das Dokument aufgenommen werden, eingeschränkt werden. Diese Einschränkung ist im PDF vermerkt. *3 Mit diesem Button wird die Erstellung als amtssigniertes PDF mit folgendem Inhalt angefordert: Informationen zum Kontoinhaber Beschäftigtenstand Statistik Beschäftigtenstand Beschäftigungen (bei PDF durch Maximalanzahl begrenzt) *4 Mit diesem Button wird die Erstellung als CSV Datei mit folgendem Inhalt angefordert: Beschäftigtenstand Beschäftigungen In jeder der beiden Varianten (*3/*4) wird die Datei/das Dokument erstellt und in der WEBEKU Box abgelegt. Über den Eingang der WEBEKU Box Nachricht werden Sie mit einer Hinweismeldung informiert: WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 38/44

39 PDF (Beispiel) WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 39/44

40 CSV (Beispiel) WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 40/44

41 11 Beschäftigung älterer Arbeitnehmer Ziel der Bundesregierung ist es, die Beschäftigungsquoten älterer Arbeitnehmer (ab 55 Jahren) bis zum Jahr 2018 anzuheben. Um eine entsprechende Bewusstseinsbildung herbeizuführen, wurde per Gesetz festgelegt, dass der Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger bis zum 30. September eines jeden Jahres alle Unternehmen mit durchschnittlich 25 vollversicherten Dienstnehmern sowie die gesetzlichen Interessensvertretungen der Dienstgeber und Dienstnehmer über den Stand der vollversicherten älteren Dienstnehmer auf elektronischem Wege zu informieren hat. Dieser Verpflichtung wird durch die Darstellung der entsprechenden Quoten der beschäftigten älteren Arbeitnehmer in WEBEKU nachgekommen. Ersichtlich ist der Anteil der älteren Beschäftigten innerhalb des jeweiligen Unternehmens (Dienstgeberquote), im Vergleich zu den Dienstnehmern in der jeweiligen Branche dieser Unternehmen (Branchenquote) sowie im Vergleich zu allen Dienstnehmern der erwähnten Unternehmen in der Gesamtwirtschaft (Gesamtquote). Erreicht ein Unternehmen den Anteil älterer Dienstnehmer im Branchendurchschnitt nicht, so ist es Aufgabe der jeweiligen Interessenvertretung der Dienstgeber, das betroffene Unternehmen zu beraten. Die Kontaktaufnahme erfolgt automatisch Eine grüne Hinweismeldung informiert über die Erreichung der Branchenquote. Eine gelbe Hinweismeldung informiert über die Nicht-Erreichung der Branchenquote. Für Support Themen wurde ein eigener Kanal bei der Sozialversicherung geschaffen, siehe Hinweismeldung. Mit dem i Symbol wird eine Beschreibung zu diesem Thema geöffnet. Die Seite ist in die Blöcke Dienstgeberquote, Branchenquote und Gesamtquote unterteilt. In der Überschrift zur Branchenquote wird der Name der Branche ausgegeben. Die Seite ist für Dienstgeber und Dienstgeberinnen selbst im Hauptmenü unter Beschäftigung älterer Arbeitnehmer erreichbar. Für gesetzliche Vertreter ist dieser Menüpunkt sichtbar, wenn zuvor in der Kontoübersicht ein vertretenes Klientenkonto ausgewählt wurde. WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 41/44

42 12 Versicherungsnummer abfragen Im Fenster Versicherungsnummer abfragen kann der Benutzer eine Versicherungsnummer abfragen. Damit eine Suche ausgeführt werden kann, müssen alle Felder ausgefüllt werden und die Checkbox bezüglich des Datenschutzgesetzes bei jeder Suche aktiviert werden. Erst danach kann über den Button Abfragen eine Suche durchgeführt werden. Standardmäßig sind nur die Felder "Nachname", "Geburtsdatum" und "Vorname" auszufüllen. Gibt es aufgrund dieser Suchkriterien keinen eindeutigen Treffer, kann noch die Postleitzahl (Wohnort) für einen eindeutigen Treffer eingegeben werden. Layout eindeutiger Treffer WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 42/44

43 Layout kein eindeutiger Treffer WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 43/44

44 Layout kein eindeutiger Treffer Suche zusätzlich mit Postleitzahl WEBEKU_Kurzanleitung.docx Stand: Seite 44/44