KOST. Staatsarchiv Basel-Landschaft Revision SILO1. Analyse und Stellungnahme der KOST Version 1.0,

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1 KOST Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen E i n G e m e i n s c h a f t s u n t e r n e h m e n v o n S c h w e i z e r A r c h i v e n Staatsarchiv Basel-Landschaft Revision SILO1 Analyse und Stellungnahme der KOST Version 1.0, Einleitung Das Staatsarchiv Basel-Landschaft (StABL) hat die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) am um eine Revision (second opinion) seines digitalen Langzeitarchivs SILO1 gebeten. Als Beurteilungsgrundlage wurden die Minimalanforderungen an die digitale Archivierung der KOST gewählt, als Vorgehensmethode die Selbstzertifizierung. Das StABL beschreibt und belegt dabei, wie die Minimalanforderungen erfüllt sind. Die KOST prüft die Vollständigkeit und den Grad der Erfüllung, ergänzt die schriftliche Arbeit mit Interviews mit den zuständigen Mitarbeitern und verfasst eine Gesamtbeurteilung. Diese Gesamtbeurteilung und die Überprüfung zusammen mit den Dokumenten der Selbstdeklaration bilden das Ergebnis dieser Beurteilung. Die Minimalanforderungen an die digitale Archivierung sind implementationsneutral formuliert. Das heisst insbesondere, dass sie in verschiedenen Automatisierungsgraden erfüllt sein können. Die Aufgabe der Beurteilung ist es, die Erfüllung zu bewerten. 2 Analyse gemäss Kriterien Die acht Minimalanforderungen (Ressourcen und institutionelle Verankerung, Policy, Übernahme, Primär- und Metadaten, Bitstream Preservation, Findmittel, Preservation Planning, Benutzung) lassen sich in zwanzig einzelne Kriterien unterteilen. Die Analyse jedes dieser Kriterien ist in der folgenden Dreigliederung aufgebaut: - Wortlaut des Kriteriums und allfällige Erläuterungen und Präzisierungen - Selbstzertifizierung durch das StABL o Dokumentation (abgekürzt zitiert gemäss Anhang) o Erläuterungen o Präzisierungen in einer zweiten Phase - Bewertung durch die KOST mit allfälligen Ergänzungen aus den Interviews und eigenen Recherchen. KOST, Seite 1/15

2 Ressourcen und institutionelle Verankerung 1. Digitale Archivierung erfordert auf lange Frist personelle und finanzielle Ressourcen. Nachgewiesen werden muss insbesondere die Verfügbarkeit von externen Ressourcen. Dokumentation: -. Erläuterungen: Die derzeitige Ressourcenausstattung ist ausreichend: 80% Archivinformatiker, ZID (Provider). Gut ausgebildetes wiss. Archivpersonal (kann digitales wie analoges Archivmaterial gleichermassen bearbeiten). Präzisierung: Als Grundlage reicht die Staatsgarantie. Das StABL sieht sich innerhalb der Kantonsverwaltung nicht in einer Aussenseiterstellung, sondern gut positioniert. Auch wenn die Verfügbarkeit der Ressourcen auf lange Frist nicht nachgewiesen kann, ist schwierig vorstellbar, dass ein Staatsarchiv diese Ressourcen kurzfristig verlieren sollte. Wegen des Fehlens der internen Verrechnung in der basellandschaftlichen Kantonsverwaltung sind weder Zahlen noch aussagekräftige Dokumentation zur Leistungserbringung der ZID vorhanden. Die Einschätzung der institutionellen Verankerung stützt sich deshalb neben der Eigenbeurteilung durch das StABL auf die Tatsache, dass sowohl das StABL als auch die ZID staatliche Funktionen und deshalb keine externen Transfers von Mitteln notwendig sind. 2. Digitale Archivierung muss aus regulären Budgetmitteln finanziert werden. Das Kriterium soll in erster Linie sicherstellen, dass digitale Archivierung nicht aus Projekt- oder anderen befristeten Mitteln finanziert wird. Dokumentation: -. Erläuterungen: Ja, es sind nicht mehr Mittel notwendig (vgl. oben), sollte die interne Verrechnung intensiviert werden (zurzeit nicht spruchreif), ist dies durch Schwerpunktverlagerungen möglich. Kriterium grundsätzlich erfüllt. Im Budget des Archivs ist der Aufwand für die digitale Archivierung nicht direkt sichtbar (wohl aber grundsätzlich im kantonalen Budget). KOST, Seite 2/15

3 Policy 3. Für die einzelnen Schritte der digitalen Archivierung (Übernahme, Aufbewahrung, Verzeichnung, Bestandeserhaltung, Benutzung) sind Prozesse und Datenmodelle definiert. Die Minimalanforderungen verwenden den Begriff Policy als Oberbegriff für sämtliche nach innen oder aussen kommunizierten normativen Vorgaben. Diese müssen nicht in einem einzigen Dokument zusammengefasst sein und werden in der Praxis verschieden benannt. Dokumentation: Feinkonzept; Betriebshandbuch. Erläuterungen: Im Sinne eines (internen) Handbuchs für den Betrieb von Silo 1 schon (Zielgruppe: Archiv/ZID). Die Definition der Abläufe/Prozesse hat noch Lücken, z.b. beim Übergang wissenschaftl. Archivar/Technik, oder beim Löschen. Im Sinne einer offiziellen, für den Archivsprengel verbindlichen Policy (RRB o.ä.) (Zielgruppe Verwaltung/Stakeholders) in Planung. Eine Policy ist übrigens nicht der Ort, wo Prozesse und Datenmodelle festgehalten werden sollen. Präzisierung: Stimmt, werden wir anpacken, soll aber in einem konzeptionellen Rahmen (kantonale Strategie) erfolgen (das geeignete politische Gefäss muss noch gefunden werden). Silo1 hat im kantonalen System noch nicht die Verankerung die notwendig ist: zuwenig bekannt, zuwenig anerkannt, keine explizite Verpflichtung. Das gehört u.e. in eine Policy. Unseres Erachtens sollte geklärt werden was unter einer Policy verstanden wird, zudem, was eine Policy sein soll (ein Handbuch ist keine Policy). Die Anforderungen an Trustworthy Digital Repositories enthalten in diesem Punkt weder Datenmodellnoch Prozessdefinitionen. Feinkonzept und Betriebshandbuch erfüllen die Innenwirkung der Policy. Die Aussenwirkung der Policy ist wie erwähnt noch mittels zusätzlicher Dokumente sicherzustellen. Eine Policy zur digitalen Archivierung ist beim StABL in Arbeit. KOST, Seite 3/15

4 4. Es bestehen Mechanismen zur Überprüfung der Erfüllung der obigen Vorgaben. Dokumentation: - Erläuterungen: Nein. Präzisierung: Dieses Kriterium ist unklar. Für die strategische Ebene muss ein funktionierender Rechtsstaat genügen. Die Zuständigkeiten für die Überprüfung sind durch die betriebliche Organisation definiert. Die Natur der digitalen Archivalien erfordert jedoch die explizite Definition von Mechanismen zur Überprüfung. Es wird vorgeschlagen, an einem geeigneten Ort (Betriebshandbuch?) entsprechende Rollen zu definieren. 5. Prozesse und Datenmodelle unterliegen einem stetigen Wandel und regelmässiger Anpassung an neue Entwicklungen. Dokumentation: - Erläuterungen: Zurzeit besonders intensiv, da wir eine Art Prototyping-Phase durchleben. Das Projekt ist abgeschlossen, es ist Normalbetrieb, wir sind aber nun erst dabei, die Normalität auszuloten. Prozesse und Datenmodell müssten ja erst mal wirklich definiert sein, bevor wir den Wandel feststellen und nachtragen können. Präzisierung: Das Kriterium muss anders formuliert werden (so ist es nur eine Feststellung). Die Festlegung von Revisionszyklen haben wir aufgenommen. Es ist selbstverständlich, dass angesichts der erst kurzen Erfahrung mit SILO1 Wandel und Anpassung noch kaum vollzogen worden sein können. Wichtig für die Rechenschaft nach aussen ist jedoch eine Roadmap o.ä., die Revisionszyklen und -anforderungen spezifiziert. KOST, Seite 4/15

5 Übernahme 6. Die Übernahme von Unterlagen ins Archiv erfolgt gemäss einem dokumentierten Prozess (ingest). Entscheidend ist, dass der generische Prozess nachvollziehbar beschrieben ist. Als selbstverständlich vorausgesetzt wird, dass jede einzelne Übernahme dokumentiert wird, insbesondere in ihren Besonderheiten. Dokumentation: Feinkonzept; Ablieferungsablauf. Erläuterungen: Übernahmen ins Archiv sind grundsätzlich dokumentiert (state of the art). Es gibt Unterschiede je nach Provenienz / Art. Für die Übernahme von Unterlagen aus der Verwaltung (80% der Ablieferungen) besteht ein definierter Prozess (Ablieferungsablauf). Der Ingest (SIP AIP) stellt nur einen Teil dieses Ablaufes dar und ist im Feinkonzept Silo1 vom generisch festgelegt. Präzisierung: Da sind wir eigentlich schon weiter. Für uns ist das nicht relevant, da wir von einem heterogenen Pre-Ingest ausgehen und von Fall zu Fall entscheiden. Ob wir davon gelegentlich abkommen, wissen wir noch nicht, das wird sich (ev. im Rahmen eines späteren Revisionszyklus) weisen. Die Dokumentation dieser Heterogenität ist anspruchsvoll und hat Verbesserungspotential. Wir sind daran. Für das StABL ist die automatische SIP- Generierung gegenwärtig nicht prioritär. Kriterium nicht erfüllt. Für analoge Unterlagen existiert mit dem Ablieferungsablauf ein detailliert dokumentierter Prozess. Für digitale Unterlagen fehlen entsprechende Vorgaben in vergleichbarer Detaillierung. Grundsätzlich gilt der gleiche Ablieferungsablauf; insbesondere ist der Ingest SIP AIP detailliert. Nicht spezifiziert ist jedoch der Prozess, wie aus ungeordneten Daten im Pre-Ingest ein SIP erzeugt wird. Dies kann durchaus von Fall zu Fall unterschiedlich sein; ein generischer Ablauf sollte dennoch festgehalten werden. Der Ablieferungsablauf ist für digitale Unterlagen zu ergänzen. Einschränkend ist festzuhalten, dass es sich gemäss Feinkonzept, pp. 1, 4, bei den zu archivierenden Datenbeständen gegenwärtig ausschliesslich um solche handelt, die bereits im Staatsarchiv liegen. Der Ablieferungsablauf findet darauf offensichtlich keine Anwendung. 7. Es ist in verifizierbarer Weise definiert, in welcher Form und mit welchen Metadaten Unterlagen übernommen werden (SIP). Dokumentation: Anforderungskatalog Erläuterungen: Wir unterscheiden zwischen einem proto -SIP (preingest) und einem SIP. Das SIP wird mit Docupack erstellt und ist definiert. Dieses SIP wird durch das StABL erstellt, an das proto - Die SIP-Definition liegt vor und wird angewendet. Angetönt ist hier eine grundsätzliche Divergenz zwischen dem OAIS und den realen Er- KOST, Seite 5/15

6 SIP stellen wir bewusst wenig Anforderungen und folglich keine explizite Definition. Wir befinden uns nach wie vor in einer Experimentier-Phase (vgl. oben). Wir überprüfen Minimalanforderungen an SIP, z.b. sind wir nicht überzeugt, dass es sinnvoll ist, die archivtauglichen Formate in jedem Fall durch die abliefernde Stelle erstellen zu lassen. Im Sinne des Records Continuums streben wir eine aktivere Rolle des Archivs im gesamten Übernahmeprozess an. fahrungen mit digitaler Archivierung: Es hat sich gezeigt, dass vor allem in einer ersten Zeit ein wesentlicher Teil des Aufwandes für die Übernahme digitaler Unterlagen bei der SIP-Bildung, d.h. vor dem Ingest und damit ausserhalb des OAIS anfällt. Dafür wurde der Begriff Pre-Ingest geprägt. 8. Die Übernahme ist abgeschlossen, wenn das Archiv die physische und offizielle Kontrolle über die Unterlagen übernommen hat. Dokumentation: - Erläuterungen: Wir leben die Philosophie der shared custody. Der Grad der Kontrolle über die Unterlagen wird jeweils mit den Dienststellen vereinbart. Das Konzept von SILO lässt mehrere Betriebsformen - bis zur autonomen Archivierung - zu. Präzisierung: Solange alle Daten durch das StABL in SILO1 archiviert werden, ist die physische Kontrolle durch das Archiv gegeben und die Übernahme damit abgeschlossen. Weitere Betriebsmodelle (SILO<n>) sind angedacht. Aus der Dokumentation geht nicht hervor, wie verschiedene Betriebsformen (mit verschiedenen Graden der Kontrolle) implementiert werden sollen. Beim gegenwärtigen Stand ist das Kriterium durch die physische Kontrolle des Archivs über die Daten jedoch erfüllt. KOST, Seite 6/15

7 Primär- und Metadaten 9. Zusammen mit den Primärdaten wird ein Mindestsatz von deskriptiven und technischen Metadaten abgespeichert (AIP). Das Archiv muss ein AIP-Format spezifiziert haben. Dokumentation: Anforderungskonzept, Metadaten Erläuterungen: Es werden zunächst nur die Stufe (Serie, Dossier, Item, Klasse) und Akzessionsnummer abgespeichert. Die übrigen archivischen (deskriptiven) Metadaten sind definiert; offen ist noch, wie sie in das AIP gelangen. Die technischen Metadaten werden von Docupack generiert. Präzisierung: Wir haben die beschreibenden Metadaten in der Zwischenzeit definiert. Offen ist noch, wie sie in das AIP gelangen. Die Grundsätze für die Definition des AIP sind vorhanden. Offen sind noch Fragen der konkreten Implementierung. 10. Der Zusammenhang von Primär- und Metadaten wird in geeigneter Art sichergestellt. Dokumentation: - Erläuterungen: In CMISTAR ist jeweils auf der untersten verzeichneten Ebene die PID des AIP festgehalten. Da wir die archivischen Metadaten noch nicht definiert haben, ist auch der Zusammenhang zwischen Primär- und Metadaten innerhalb des SILO1 nicht sichergestellt. Offen ist vor allem die Frage, wo die Metadaten, die die jeweils übergeordneten Objekte umschreiben, abgespeichert werden. Momentan werden, wenn wir das richtig verstehen, die Metadaten hauptsächlich im CMISTAR geführt. Die PID des AIP stellt den Zusammenhang zwischen Primär- und Metadaten sicher. KOST, Seite 7/15

8 11. Es wird verifiziert, dass die Metadaten der definierten Struktur entsprechen. Dokumentation: Feinkonzept, p. 6. Erläuterungen: Die Übernahme funktioniert auch im Sinne eines Qualitygates, Metadaten müssen konsistent sein. Es gibt keine explizite Validierung der Metadatenspezifikation. Von einer impliziten Validierung durch den Ingestprozess gemäss Feinkonzept kann ausgegangen werden. Problematisch dabei ist, dass die METS-Struktur nicht unabhängig validiert wird. Das METS-File wird von Docuteam-Tools erstellt und weiterverarbeitet. Eine unabhängige Validierung der METS- Struktur und der technischen Metadaten ist anzustreben. 12. Die Dateien, welche die archivierten digitalen Unterlagen repräsentieren, werden in archivtauglichen Formaten gespeichert. Dokumentation: KaD Erläuterungen: Daten werden beim Ingest in archivtaugliche Formate gemäss Katalog archivwürdiger Dateiformate konvertiert. Präzisierung: Wir treffen eine Auswahl aus KaD. Diese Auswahl ist noch nicht festgelegt. Die bisher verwendeten Formate listen wir auf. Der KaD kann nicht tel quel eingesetzt werden, sondern muss als Grundlage für eine Formatauswahl des Archivs dienen. Aus der Dokumentation geht nicht hervor, welche Formatauswahl das StABL getroffen hat und auf welcher Basis. Als Minimum sollte eine Liste der bisher verwendeten Formate erstellt werden. 13. Die Archivalien können eindeutig identifiziert werden. Dokumentation: - Erläuterungen: Ja (PID) KOST, Seite 8/15

9 Bitstream Preservation 14. Die archivierten digitalen Unterlagen werden auf einer archivtauglichen Speicherinfrastruktur abgelegt, welche mindestens drei Kopien an zwei verschiedenen Standorten vorhält. Dokumentation: Betriebshandbuch Erläuterungen: Ja. 15. Die Datenintegrität der auf der Speicherinfrastruktur abgelegten archivierten digitalen Unterlagen wird regelmässig kontrolliert. Dokumentation: SLA ZID B File Service. Erläuterungen: Ja. Repository: Storage-System wird überwacht, fehlerhafte Speicherkomponenten werden gemeldet und ausgetauscht. Externe Harddisks: 1x jährlich Verify der MD5- Summen. Präzisierung: Das schiesst übers Ziel hinaus. Wir können auch beim Archivgebäude nicht zu 100 Prozent garantieren, dass nicht doch einmal ein Wasser- oder Feuerschaden auftritt, treffen aber Massnahmen um dies zu verhindern oder zumindest den Schaden zu begrenzen. Es ist nicht ersichtlich, inwiefern die externen Harddisk zum Perimeter von SILO1 gehören. Aus dem SLA geht nicht hervor, wie und in welchen Intervallen die Datenintegrität kontrolliert wird. Die regelmässige Kontrolle der Datenintegrität (Scrubbing) ist integraler Bestandteil der archivischen Speicherung, zumal eine De-Facto-Kontrolle durch die Benutzung in der Regel nicht stattfindet. Wir gehen davon aus, dass Fedora Scrubbing-Mechanismen zur Verfügung stellt. Das Verständnis dafür sollte durch vertieftes Studium von Fedora erhöht werden. KOST, Seite 9/15

10 16. Auf die Speicherinfrastruktur sind nur kontrollierte Zugriffe möglich. Gemeint sind ausschliesslich die konkreten Zugriffe auf die Speicherinfrastruktur, nicht die Dokumentation auf der Ebene der Archivbenutzer. Dokumentation: Betriebshandbuch SILO1, p.16. Erläuterungen: Zugang mit spezieller Benutzer-ID und Passwort. Interessant wäre zu wissen, wer wann auf welche Unterlagen zugegriffen hat. Als Erweiterung kann festgehalten werden, dass manuelle Zugriffe gegenüber automatisierten Zugriffen stärker risikobehaftet und deshalb nach Möglichkeit einzuschränken sind. Idealerweise würden die Zugriffe nur aus anderen Applikationen heraus erfolgen. Dies ist wegen der noch fehlenden Automatisierung des Access nicht machbar. Es ist nicht vollständig klar, wie Zugriffe protokolliert werden und welche Logs Fedora schreibt. Insbesondere ist unklar, wie die Löschung von AIP protokolliert wird. Das Verständnis dafür sollte durch vertieftes Studium von Fedora erhöht werden. Findmittel 17. Zu den archivierten digitalen Unterlagen wird in einem Findmittel bzw. Archiv- Informationssystem ein Mindestsatz von deskriptiven Metadaten verzeichnet, welche der Einordnung in die Archivtektonik sowie der Auffindbarkeit der Primärdaten dienen (data management). Dokumentation: - Erläuterungen: In CMISTAR ist jeweils auf der untersten verzeichneten Ebene die PID des AIP festgehalten und ist so in die Archivtektonik eingebettet. Zugang zu AIP erfolgt primär über Archivverzeichnungssystem. Die Verzeichnung in einem verbreiteten AIS ist Best Practice für den Funktionsbereich Data Management. Idealerweise werden für die Verzeichnung digitaler Unterlagen deskriptive Metadaten aus dem Ursprungssystem in das AIS übernommen. Dies läuft in SILO1 nicht über das SIP bzw. den Ingest-Prozess, sondern separat. KOST, Seite 10/15

11 Preservation Planning 18. Das Archiv plant und implementiert geeignete Massnahmen, um die dauerhafte Lesbarkeit der archivierten digitalen Unterlagen sicherzustellen. Das Kriterium Preservation Planning meint die inhaltliche Lesbarkeit und Verstehbarkeit der digitalen Unterlagen. Die Lesbarkeit des Bitstroms ist von den Kriterien zur Bitstream Preservation abgedeckt. Dokumentation: Feinkonzept. Erläuterungen: Geplant, spezifischer Prozess noch nicht definiert. Da das Langzeitarchiv in die kantonale Speicherinfrastruktur eingebettet ist, ist die dauernde Lesbarkeit der digitalen Unterlagen sichergestellt. Migrationen erfolgen im normalen Rhythmus durch die ZID. Keine Planung betr. Konvertierung von obsolet gewordenen Formaten. Hier erwarten wir den Input der KOST. Sie soll uns aufgrund internationaler Erfahrung sagen, wann Dateiformate in Gefahr geraten, nicht mehr lesbar zu sein. Präzisierung: Sichergestellt ist zur Zeit eine gewisse Planbarkeit in Form einer aufmerksamen veille technologique. Das Problem wird nicht aus heiterem Himmel auftauchen. Ressourcen auf Vorrat kann man nicht ansparen. Es kann als Good Practice gelten, dass bei der Einführung von Systemen und Tools zur digitalen Archivierung etappenweise vorgegangen wird. Der Bereich Preservation Planning wird dabei gewöhnlich niedrig priorisiert, und zwar aus einem überzeugenden Grund: Für die allermeisten der aktuellen Dateiformate, und erst recht für die in der Regel als archivtauglich bezeichneten, ist die Lesbarkeit mindestens mittelfristig nicht in Frage gestellt. Entsprechende Massnahmen wären zum heutigen Zeitpunkt deswegen eine diskutable Allozierung von Ressourcen. Voraussetzung dafür ist freilich, dass beim Ingest archivtaugliche Formate akzeptiert und auch validiert werden. Die Migration in archivtaugliche Formate durch Documill ist im Feinkonzept beschrieben (p. 6), die Validierung nicht explizit. Ein entscheidender Baustein für das Preservation Planning ist die in der Antwort nicht erwähnte aktive Mitarbeit des StABL in der Preservation- Planning-Expertengruppe der KOST. Im schweizerischen Archivkontext ist diese u.e. das gegenwärtig wichtigste Organ zum Preservation Planning. Die Frage der Validierung der übernommenen Dateiformate sollte angegangen werden. Im Übernahmeworkflow ist ein Validierungsschritt einzubauen. KOST, Seite 11/15

12 Benutzung 19. Das Archiv bietet seinem Publikum im Rahmen der rechtlichen Vorgaben Lesezugang zu den archivierten digitalen Unterlagen (access). Dokumentation: - Erläuterungen: Öffentlich zugängliche digitale Unterlagen hauptsächlich digitalisierte Karten und Pläne, Fotos, Dias etc - sind via zugänglich. Restliche Unterlagen im Rahmen der normalen Arbeit und gewohntem Ablauf (Anfrage, Klärung Berechtigungen, Recherche, Export aus Fedora). Siehe auch folgendes Kriterium. Interessant zur Einschätzung wäre die Angabe, in welchem Umfang ein Zugang bereits jetzt stattfindet. 20. Es sind Zugangsprozesse und -formate (DIP) definiert. Dokumentation: Detailkonzept, p.11. Erläuterungen: In Entwicklung (Prototyping). Im Detailkonzept ist ein funktionierender, aber nicht automatisierter Access-Workflow definiert, der auf Prozessen für analoge Archivalien beruht. Ebenso sind Inhalt (Granularität) und Format des DIP definiert. Prozess und DIP müssen in weiteren Schritten präzisiert werden. KOST, Seite 12/15

13 3 Erkenntnisse und Empfehlungen Zertifizierung im staatlichen Umfeld Einleitend ein Hinweis auf die Limiten eines kriterienbasierten Reviews: Die Idee eines solchen Reviews stammt aus der Privatwirtschaft und aus dem angelsächsischen Raum. Ihr Grundgedanke ist es, durch strikte Regeln und die präzise Dokumentation derer Einhaltung Gewissheit über die korrekte Betriebsführung zu erlangen und so auch Ausbildungsdefizite und/oder grosse Fluktuation bei den Mitarbeitenden zu kompensieren. Dieses Prinzip kann grundsätzlich auf andere kulturelle Räume und auf den staatlichen Bereich übertragen werden, passt sich dieses aber unter Umständen nicht nahtlos an. Beispielsweise kann vom langfristigen Bestehen eines Staatswesens und folglich von der kontinuierlichen Erfüllung seiner Aufgaben grundsätzlich ausgegangen werden, weswegen eine Notfallplanung für den Fall der Geschäftsaufgabe wenig sinnvoll erscheint. Diese Einschränkungen müssen bei der Bewertung von SILO1 nach dem Kriterienkatalog der Minimalanforderungen berücksichtigt werden. Dokumentation Eine wichtige Funktion eines Reviews ist es, implizites Wissen explizit zu machen und zu dokumentieren. Damit wird die Nachvollziehbarkeit erhöht und werden Risiken vermindert oder eliminiert; zugleich ermöglicht eine vollständige Dokumentation ein präzises Review. Deswegen wird zu jedem Kriterium auf entsprechende Dokumente verwiesen und werden Fehlstellen in der Dokumentation identifiziert. Bei diesen Dokumenten kann es sich um technische Dokumentation im engeren Sinne handeln (wie z.b. das Betriebshandbuch oder das Feinkonzept), aber auch um Gesetze und Reglemente, Verträge und Aktennotizen. Die gesamte in das Review einbezogene Dokumentation ist im Anhang verzeichnet. Empfehlung 1: Die Dokumentation zu SILO1 ist gegenwärtig sehr heterogen. Wir gehen davon aus, dass das StABL von einer Vereinheitlichung der Dokumentation profitieren könnte. Es sollte insbesondere versucht werden, die Anzahl der Dokumente sinnvoll zu reduzieren. Empfehlung 2 (Kriterien 4, 5, 6, 12): Gemäss den detaillierten Analysen im Review fehlen gegenwärtig die folgenden Dokumente oder Dokumentbestandteile: - Policy (ist in Arbeit) - Definition von Rollen und Mechanismen für die Überprüfung der Erfüllung normativer Vorgaben - Roadmap für Revisionszyklen und -anforderungen (siehe auch Empfehlung 8) - Ablieferungsablauf für digitale Unterlagen - Liste der für die Archivierung erlaubten Formate (allenfalls als Minimalversion Liste der bislang archivierten Formate) Empfehlung 3 (Kriterien 1, 2): Das Fehlen weiterer Dokumente kann mit organisatorischen oder anderen Gründen schlüssig erklärt werden. Das StABL sollte sich dieser Fehlstellen jedoch bewusst sein und bei Veränderung der Rahmenbedingungen diese nach Möglichkeit schliessen. Es handelt sich um die folgenden Dokumente: - Vertrag und Pflichtenheft für die Leistung von Ressourcen durch die ZID - Budgetärer Aufwand für die digitale Archivierung KOST, Seite 13/15

14 Überprüfung und Nachvollziehbarkeit von Aktionen Weil digitale Daten dem Menschen nicht unmittelbar zugänglich sind, kann im Umgang mit ihnen viel weniger als bei analogen Daten auf implizite Kontrollen abgestellt werden. Vielmehr ist eine explizite Überprüfung der Einhaltung von Vorgaben unabdingbar. Dieser Aspekt durchzieht den gesamten Kriterienkatalog. Dies gilt sowohl für Dateiformate und Schnittstellen als auch für die Resultate von Tools. Um eine blinde Abhängigkeit von diesen zu vermeiden, sind ihre Resultate bis zu einem bestimmten Grad unabhängig zu validieren. Empfehlung 4 (Kriterium 4): Das StABL hat schlüssig dargelegt, dass die fachliche Aufsicht und damit die Zuständigkeit für die Überprüfung der Einhaltung einschlägiger Vorgaben aus der Betriebsorganisation und dem Organigramm hervorgeht. Ergänzend dazu schlagen wir vor, an einem geeigneten Ort (Betriebshandbuch?) diese Überprüfung explizit im Workflow zu verankern und gegebenenfalls entsprechende Rollen zu definieren. Empfehlung 5 (Kriterium 11): Das METS-File für das AIP und die entsprechenden technischen Metadaten werden gegenwärtig von Tools eines einzigen Anbieters (Docuteam) erstellt und (implizit) geprüft. Wir empfehlen deswegen, eine unabhängige Validierung der METS-Struktur und der technischen Metadaten in den Workflow einzubauen. Empfehlung 6 (Kriterien 15, 16): Das Open-Source-Repository Fedora kann als State of the Art und damit grundsätzlich als unproblematisch gelten. Wir empfehlen jedoch, im Archiv selber ein möglichst weitgehendes technisches Verständnis von Fedora zu entwickeln. Das Review identifizierte die folgenden konkreten Fragen zur Funktionsweise von Fedora: - Welche Scrubbing-Mechanismen stellt Fedora zur Verfügung, und wie werden sie implementiert? - Wie protokolliert Fedora Zugriffe, welche Logs werden geschrieben, insbesondere bei der Löschung von AIPs? Es besteht ein Potenzial für gemeinsame Weiterbildungsaktivitäten zu Fedora mit anderen Trägern der KOST sowie weiteren verwandten Institutionen. Empfehlung 7 (Kriterium 18): Im Workflow der Datenübernahme fehlt die Validierung der Archivformate. Wir empfehlen die Formatvalidierung als entscheidende Vorstufe des Preservation Plannings und schlagen deshalb vor, einen Validierungsschritt einzubauen. Dazu kann beispielsweise das Tool KOST-Val verwendet werden. Weiterentwicklung der Lösung SILO1 ist ein Work in Progress und gegenwärtig in sehr dynamischer Entwicklung. Dabei darf jedoch nicht vergessen werden, dass einmal Erreichtes regelmässig revidiert und bei Bedarf weiterentwickelt werden muss. Empfehlung 8 (Kriterium 5): Es sollen zu allen Teilen der Dokumentation explizit festgehalten werden, in welchen Intervallen und nach welchen Anforderungen sie revidiert und gegebenenfalls aufdatiert werden. KOST, Seite 14/15

15 4 Anhang: Dokumentation Die Dokumentation umfasst die folgenden Dokumente. Ablieferungsablauf Anforderungskatalog Betriebshandbuch Feinkonzept Ablieferungsablauf_V Ablieferungsablauf_V2012 Anforderungskatalog digitale Langzeitarchivierung / Entwurf Anforderungskatalog V 0.4.pdf Betriebshandbuch SILO Betriebshandbuch SILO1.pdf Feinkonzept Silo Konz_Silo1_ pdf KaD Katalog archivischer Dateiformate, Version 3.0 KOST, Metadaten SLA File Service Metadaten im AIP Metadaten im AIP.doc Service Level Agreement B File Service B File Service.pdf KOST, Seite 15/15