Ein Institut leiten Gebäude und Infrastruktur

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August Straub
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1 Ein Institut leiten Gebäude und Infrastruktur

2 Inhalt 1) Abteilungsstruktur / Organigramm 2) Zahlen und Fakten 3) Dienstleistungen der Gebäude und Infrastruktur 4) Weitere Tätigkeitsfelder der Gebäude und Infrastruktur 5) Vorgehensweise für Nutzeranträge 6) Kostenabgrenzung zu Forschung & Lehre 7) Prinzipien der Raumverwaltung an der LFUI

3 1) Abteilungsstruktur Abteilungsleitung (HR Ing. Mag. Klaus Miller) Bau, Raum und Sanierung (Michael Hofstädter) Gebäudebetrieb und Werkstätten (Martin Krickl) Gebäudebewirtschaftung (ADir. Markus Tschenett)

4 1) Organigramm

5 2) Zahlen und Fakten 47 MitarbeiterInnen gesamt, davon: 16 VerwaltungsmitarbeiterInnen 7 Gebäudeaufsichten 6 Gebäudetechniker 18 Werkstättenmitarbeiter Mehr als 60 Gebäude Betreute Fläche: über m² (NGF)

6 3) Dienstleistungen der Gebäude und Infrastruktur Grundsätzlich ist die GI unmittelbar für die Gebäudeerhaltung und den laufenden Betrieb zuständig: Reparaturen Kleinere bauliche Adaptierungen Transporte Reinigung Parkraumbewirtschaftung Schlüsselverwaltung Schadensfälle (Versicherung) Abfallentsorgung Größere Bauvorhaben sind im Wege über das Vizerektorat gesondert zu beantragen und vom Antragsteller selbst zu finanzieren: Umbauvorhaben (Änderungen Raum, Nutzung, Haustechnik ) Berufungsprojekte

7 4) Weitere Tätigkeitsfelder der Gebäude und Infrastruktur Facility Management Miet- und Betriebskosten Energie Gebäudebetreuung Abfallwirtschaft Bewachung Koordination von Fremdfirmen Sonstige Tätigkeiten Schnittstelle zwischen LFUI und BIG (Vermieter) Raumdatenbank CAD-Plandatenbank Notfallteam der LFUI Hochwasserschutz Bautätigkeiten Projektentwicklung und Planung Neu-, Um-, Zubauten Sanierungen Haustechnikprojekte Energiesparprojekte

8 5) Vorgehensweise für Nutzeranträge Derzeit noch mehrere Anlaufstellen: VIS-Online Auftragsverwaltung Reparaturen Kleinere bauliche Adaptierungen Transporte Instandhaltungsprogramm (derzeit noch in Planung) Direkter Kontakt mit Sachbearbeiter Reinigung Parkraumbewirtschaftung Schlüsselverwaltung Schadensfälle (Versicherung)

9 5a) VIS-Online Auftragsverwaltung Annahme, Verwaltung und Abwicklung von Nutzeranträgen an die Werkstätte über das Auftragsverwaltungsprogramm im VIS-Online ( ) Geplant: Überarbeitung des Programmes um jegliche Anfragen der Gebäude und Infrastruktur damit entgegen zu nehmen. Die Zuteilung an die zuständigen MitarbeiterInnen erfolgt automatisch.

10 5b) Instandhaltungsprogramm Sammlung aller Instandhaltungserfordernisse für das Folgejahr durch die zuständige Abteilung der Universitäten. Abgabetermin für die Fakultäten, Institute und Organisationseinheiten: 31. MAI Konkrete Abstimmung zum Instandhaltungsprogramm für das Folgejahr mit erster Termineinschätzung IM DEZEMBER Sichtung, Prüfung und Filterung aller Anträge durch die zuständige Abteilung der Universitäten (z.b. LFUI GI) Prüfung der BIG auf Zuständigkeit, erste grobe Abstimmung mit dem Assetmanagement, Prognose über mögliche Teilungsvorhaben, Instandhaltungskosten und erste RÜCKMELDUNG AN DIE LFUI BIS 15. SEPTEMBER Zusammenfassung als jährliches Instandhaltungsprogramm und WEITERLEITUNG AN DIE BIG BIS 30. JUNI

11 5c) Direkter Kontakt mit Sachbearbeiter Reinigung Zusätzliche Sonderreinigungen für z.b. Veranstaltungen sind selbst zu finanzieren. Kontaktadresse: oder Parkraumbewirtschaftung Parkplatzanträge sind per Formular einzureichen, alle Informationen dazu auf Schlüsselverwaltung Schlüsselbestellungen oder Schließanlagen/-zylinder sind bei den jeweiligen Gebäudeaufsichten zu beantragen. Änderungen (z.b. bei elektronischer Schließanlage) bitte schriftlich an oder

12 5c) Direkter Kontakt mit Sachbearbeiter Schadensfälle (Versicherung) Im Schadensfall umgehende Kontaktaufnahme mit der GI (DW 2151) oder Die Industrie-Versicherung der LFUI hat je nach Anlass einen Selbstbehalt von bis Kosten für die Schadensbegrenzung übernimmt die GI. Eine sofortige Reparatur des Schaden muss im Vorfeld mit der Versicherung durch die GI abgeklärt werden.

13 6) Kostenabgrenzung zu Forschung und Lehre Grundregelung: (raum)verwendungs-unabhängige Aufwände / Investitionen (z. B. Boden, Beleuchtung ) => ZENTRAL (GI) (raum)verwendungsspezifische Aufwände / Investitionen (z. B. Installation für Laborgerät) => DEZENTRAL (FAK / INST)

14 7) Prinzipien der Raumverwaltung an der LFUI Kaum spürbarer Flächenzuwachs zukünftig möglich Die Fakultät ist selbst für die Verwaltung der zugewiesenen Raumressourcen verantwortlich und sollte grundsätzlich die fakultären Entwicklungen innerhalb der eigenen Raumgrenzen durch zukunftsschauendes Handeln abdecken können. Das Vizerektorat für Infrastruktur muss in fakultätsinterne Raumrochaden nicht eingebunden werden, wenn sämtliche arbeitnehmerinnenschutzrechtlichen Bestimmungen erfüllt sind (Problem: Nichtfortschreibung der personenbezogenen Daten)

15 7) Prinzipien der Raumverwaltung an der LFUI Eine Änderung von Raumbelegungen sollte nach Abschluss an das Vizerektorat für Infrastruktur zur Sicherstellung einer geordneten Datenbasis gemeldet werden => Problem: Nichtfortschreibung der personenbezogenen Daten In den Zielvereinbarungen sind dem Vizerektorat für Infrastruktur die räumlichen Anforderungen aus den Umsetzungen des Entwicklungsplans darzulegen. In den Zielvereinbarungen sind ein/e Bau- und Raumbeauftragte/r sowie ein/e Laborbeauftragte/r zu melden (Schnittstelle zur Fakultät) In den Zielvereinbarungen wird der personenbezogene und widmungstechnische Abgleich in der Raumdatenbank durchgeführt.

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