- FallabschlieSSende Bearbeitung bei Credit Suisse, Helvetia und Unicredit - Peter Brandner. Freitag, 24. Juni 2011

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1 - FallabschlieSSende Bearbeitung bei Credit Suisse, Helvetia und Unicredit - Peter Brandner

2 Anforderungen an Versicherer Schneller sein Weniger Fehler machen Kooperationspartner tiefer einbinden Neue Produkte effizient managen und schnell im Markt platzieren Höhere Anforderungen bei gleichen oder sinkendenden Ressourcen umsetzen Vergrößerung der Wertschöpfung durch weniger administrative und mehr qualifizierte Arbeiten

3 Herausforderung Komplexe Prozesse Strukturiert Regulierte Prozesse Strukturiert mit ad hoc Ausnahmen Back Office Transaktionen Adaptiv mit strukturierten Fragmenten Schadenfall Industriekunde Kundenservice VIP Adaptiv Investigative Prozesse Fließband Manufaktur Dunkelbearbeitung durch Technologie Automatisierung der Fallabschliessenden Bearbeitung Ziel: Effiziente, integrierte Prozesse Handarbeit durch fachliche Experten Unterstützung durch Technologie Ziel: Schneller qualifizierte Entscheidungen treffen

4 Herausforderung Hohe Interne Erwartungen Die Produktivität und die schnellere fallabschließende Bearbeitung ist das Ziel - Technologie sollte kein Thema sein. Alle Geschäftsbereiche wollen digitale Akten, für uns ist es wichtig, neue Aktentypen schnell um zu setzen. Für alle Beteiligten muss die digitale Fallbearbeitung so einfach sein wie der Umgang mit ein Leitz-Ordner. Agilität ist wichtig für Evolutionen ohne Projekt-Charakter. Wir müssen bestehende Systeme erhalten, aber wie können wir diese integrierter nutzen.

5 Folge Erfolgsentscheidend: Menschen, Prozesse, Systeme und Inhalte effizient vereinen - Abteilungsübergreifend - Unternehmensübergreifend - Systemübergreifend - Medienübergreifend Anforderungen an Technologie - Hohe Agilität - Schnelle Umsetzung von Integrationen

6 - elemente der lösungen auf basis der csp -

7 InfoRMATIONS-Chaos

8 InfoRMATIONS-Chaos

9 Integration & KONSOLIDIERUNG

10 Integration & KONSOLIDIERUNG

11 User Experience

12 User Experience

13 Content Automation

14 Compliance & Analytics

15 CASE MANAGEMENT

16 - Die lösung: Content Service Platform (CSP) -

17 Schneller mehrwert Stolpern, aber nicht Falllen (...) Wir wissen jetzt genau was wir als Erstes (Eingangsrechnung) und Zweites (elektronische Akte) brauchen, welche Schwerpunkte wir setzen müssen und welchen Nutzen wir am Ende haben werden. Was soll da noch schiefgehen? Parallel zur Erstellung der Feinkonzepte und Pflichtenhefte fingen wir also an und machten uns auf die Suche nach einem geeigneten DMS-System mit einem mächtigen Workflow und einer guten Umsetzung einer elektronischen Akte. Viele Termine und Vorführungen später hatten wir uns dann für das passende System entschieden und legten los. So richtig zum Laufen kamen wir bei der Umsetzung aber eigentlich nie. Acht Wochen lang wurde programmiert, konfiguriert, installiert, telefoniert, wurden Meetings abgehalten und Protokolle verschickt. Nach acht Wochen mussten wir uns dann aber eingestehen, dass wir eine falsche Entscheidung getroffen hatten. Wir zogen die Reißleine, das Projekt wurde sofort gestoppt. (...) Was dann kam, wird von allen Projektbeteiligten noch heute unter dem Begriff die Wette gern weitererzählt. Braintribe wettete, dass beim nächsten 2-Tages Vorort-Termin, neben der Basisinstallation auf unserer Hardware, der Workflow prototyphaft implementiert wird. (...) Über den Termin gibt es nicht viel zu erzählen, außer, dass aus dem 2-tages Termin ein eintägiger Termin wurde. Der Prototyp wurde innerhalb von wenigen Stunden fertig implementiert. Unsere Mitarbeiter gaben Ihre Einschätzung zur Technik und den Personen ab. Unser neuer Dienstleister war gefunden! Was nun folgte ist die übliche Success-Story, natürlich in time, in budget und above user expectation. Wir waren back on track! Christian Will, stellv. Leiter ICT, Unicredit Leasing, Auszug aus CIO- und Pentadoc Radar-Artikel: Technik war nie ein Thema. Die E-Akte-Lösung auf Basis von CSP funktioniert technisch so zuverlässig und zukunftssicher, dass wir in der Lage sind, Evolutionen (wie z.b. neue E-Akten-Typen) sofort umzusetzen, ohne ein Projekt aufsetzen zu müssen. Trotz der Komplexität der integrierten Systeme sind alle Projekte sind so benutzerfreundlich, dass kurze Schulungsvideos zur Einarbeitung ausreichen. Christian Will, stellv. Leiter ICT, Unicredit Leasing

18 Aufwertung bestehender Investments Unsere Archivierungslösung konnte die aktuellen und zukünftigen Anforderungen an ein übergreifendes DMS nicht mehr erfüllen. Die Kriterien für die Auswahl der neuen Lösung waren vor allem die Integrationsfähigkeit und die Möglichkeit der einfachen Umsetzung benutzerfreundlicher Arbeitsprozesse. Die Content Service Plattform deckt diese Anforderungen hervorragend ab. Wolfgang Schiebel, Organisationsleiter Bei der CLAL wurde für die Schadensbearbeitung bislang ein proprietäres Altsystem eingesetzt, das keine ganzheitliche Sicht auf die zu bearbeitenden Fälle und den dazugehörenden Dokumenten und Prozessinformationen erlaubte. Diese stand einer raschen Vorgangsbearbeitung entgegen. Mit einem robusten BPM und automatisiertem Information-Management sollten die Organisation optimiert, Regulierungszeiten verkürzt und den Sachbearbeitern eine ganzheitliche Sicht auf die Schadensfälle geboten werden. Die neue Lösung, die gesucht wurde, sollte zwar vieles besser machen, aber auf der bestehenden Infrastruktur aufsetzen, da zahlreiche Geschäfts-Applikationen bei der CLAL miteinander vernetzt sind. Die Content Service Platform von Braintribe mit integrierten Analyse- und BPM-Funktionalitäten der Software AG hat die Anforderungen bestens erfüllt. CLAL plant die Plattform auch für weitere Prozesse in anderen Bereichen einzusetzen.

19 Bessere VekNÜpfung von Prozessen und informationen Mit CSP realisieren wir eine 70% höhere Effizienz in den Arbeitsabläufen und eine Minimierung von Millionenrisiken in zeitkritischen Platzierungen. von Hedge Fund Ordern. Intelligente Dokumente erlauben STP Quelle: Finance Forum 2008 Vortrag Rene Koller Credit Suisse 70% Effizienz Steigerung durch den Einsatz einer Content Service Plattform in Kombination mit SWIFT orientierten Meta-Daten Rene Koller, IT Architect, Credit Suisse Copyright Teconomic AG März Seite 14 In einer fachlich und technologisch herausfordernden Projektsituation wie dieser, hat sich die serviceorientierte Architektur keinen bestens bewährt! Seit Inbetriebnahme gab es einzigen Wartungsfall! Dr. Christian Foidl, technische Leitung amsbg Referenzen Versicherungsbranche Die von Braintribe in der haben uns überzeugt. Neben Flexibilität der dem ausgewiesenen Know-how war es aber auch die Lösung, die eindeutig zugunsten der Content Service Plattform gesprochen hat Uwe Warnecke, Betriebsorganisation

20 Enterprise-Ready Case Management Auf Basis von CSP wird die automatisierte, digitalisierte Postzustellung mit Integration komplexer Kundensysteme umgesetzt. Im Umsetzung kundenindividueller Vordergrund steht die Agilität für die zeitnahe Transparenz, Sicherheit Lösungen, höchste sowie die Prozessierung großer Datenmengen (z.b Dokumente in 6 Service Level Agreements über Stunden). Unser Echttest endete nicht nur funktional mit einer Punktlandung, sondern auch was die Terminplanung anging. Und das ist für ein Projekt dieser Größenordnung durchaus bemerkenswert. Ing. Peter Steiner, Projektmanager, Betriebsorganisation Durch die standortübergreifende Automatisierung wurden Erfassungs- und Freigabe-Prozesse erheblich beschleunigt. Mit der daraus resultierenden verbesserten Skonto-Nutzung und die schnelleren Buchung der Vorsteuer hat sich das Projekt im ersten Jahr rentiert. Projektleiter Wir haben uns für CSP entschieden, da sie sich durch ihr durchgängiges und serviceorientiertes Konzept selbst gegenüber großen etablierten Anbietern durchsetzen konnten und überzeugten. Wolfgang Gmünd, Geschäftsleitung

21 - CSP ARCHITEKTUR - 13:30-13:45

22 ZUSAMMENSPIEL Integration von Prozessen, Daten & Dokumenten Tasks Case Management DMS / Archiv BPM EAI ECI DataSources IndexStore(s) ObjectStore(s) Data- Repositories Content- Repositories

23 ZUSAMMENSPIEL Integration von Prozessen, Daten & Dokumenten Tasks Case Management DMS / Archiv strukturiert EAI DataSources BPM IndexStore(s) ECI ObjectStore(s) unstrukturiert Data- Repositories Content- Repositories

24 CSP ARCHITEKTUR User Experience process start step 1 step 2 step n process end System Services Content Service Platform (CSP) Integration (ECI Adapters) Content Automation Compliance IndexStore(s) DataSources ObjectStore(s) BPM Repositories CSP ERP 3rd ECM Fileserver Database XML LDAP BPM others

25 ERWEITERUNG / INTEGRATION User Experience process start step 1 step 2 step n process end System Services Content Service Platform (CSP) Integration (ECI Adapters) Content Automation Compliance IndexStore(s) DataSources ObjectStore(s) BPM Repositories CSP ERP 3rd ECM Fileserver Database XML LDAP BPM others

26 ERWEITERUNG / INTEGRATION JAVA-API(s) COM-API WebServices Messaging (JMS, MQ,...) Modules System Services process start User Experience step 1 step 2 step n Content Service Platform (CSP) Integration (ECI Adapters) Content Automation process end Compliance Client-Components (WIN, WEB, JAVA) IO-Queue PlugIns Conversion Custom-Events log-extender IndexStore(s) DataSources ObjectStore(s) BPM Content-Connectors DataSources Repositories CSP ERP 3rd ECM Fileserver Database XML LDAP BPM others

27 - USE CASES - 11:30-12:15

28 USECASE HELVETIA KUNDE Helvetia Deutschland BRANCHE Versicherung KEYFACTS In Deutschland seit mehr als 140 Jahren am Markt - aktuell mit mehr als 900 Mitarbeitern und 300 Generalagenten. In einer Exklusiv-Studie des bekannten Wirtschaftsmagazins Focus Money wurde die Helvetia Gruppe zu den 50 besten Unternehmen der Welt gezählt und unter Aktiengesellschaften ausgewählt. HIGHLIGHTS BRAINTRIBE Stufenweiser Ausbau vom einfachen Archiv zum umfassenden ECM- System mit digitalem Posteingang und voller Einbindung externer Generalagenten.

29 USECASE HELVETIA BUSINESS DRIVERS - Umstellung auf elektronisches Archiv - Einführung eines DMS über verteilte Standorte und mehrere Mandanten zur Beschleunigung der Geschäftsprozesse - direkte Integration Makler - bessere Arbeitsverteilung zwischen zur Verfügung stehenden Personalressourcen - Speichermanagement im Bereich Mailserver KEYFACTS - Kunde seit Useranzahl: Dokumente: über 15 Mio. - Plattformen: Windows, DB/2 (Linux, mysql für Mailarchivierung) CUSTOMER STATEMENT - zentrales und dezentrales Scanning - Office-Dokumente und s - COLD-Archivierung - Konvertierung / PDF Export - Aktenbildung - Document LifeCycle - Dokumentenrouting - Postkorb - Automatisierung Geschäftsprozesse mit Generalagenten - automatisierte Abwicklung von Anträgen - MQ-Series - Domino-Server - TSM - Webservices zur Anbindung externer Scandienstleister - Process Monitoring - Records Management - Reporting Die Referenzen von Braintribe in der Versicherungsbranche haben uns überzeugt. Neben dem ausgewiesenen Know-how war es aber auch das Preis-Leistungsverhältnis, das eindeutig zugunsten der Braintribe Content Service Plattform gesprochen hat Uwe Warnecke, Betriebsorganisation

30 ARCHITEKTUR Scan Clients Windows Client (intern & Makler) Hostanwendungen Notes Prozess Start Schri0 1 Schri0 2 Schri0 n Prozess Ende System Services BT Content Service Pla1orm (CSP) Services (ECI Adapters) Content Services Business Services Enterprise Services IndexStore(s) ObjectStore(s) DataSources Repositories CSP TSM DB/2 MQ LDAP mysql

31 HELVETIA POSTKORB - AUTOMATISIERUNG DER EINGANGSPOST -

32 Postkorb

33 STEP I Erfassung durch externen Scandienstleister inkl. Klassifizierung und Datenextraktion

34 STEP II Import & Zuteilung Postkorb

35 STEP III Bearbeitung in Hostanwendung

36 STEP IV Übergabe der Indexdaten an Dokument und Archivierung

37 Client bei Generalagenten

38 SCREENS Suche aus Host

39 SCREENS Postkorb

40 ! Suche im Postkorb nach den vom Scandienstleister extrahierten Daten!

41 Anzeige der vom Scandienstleister extrahierten Daten!

42 Weiterleitung an persönlichen Postkorb!

43 direkter Umstieg in Hostanwendung!!

44 USECASE CREDIT SUISSE CUSTOMER Credit Suisse BRANCH Finance KEYFACTS Founded in 1856, Credit Suisse can call upon a long tradition and many years of experience in the banking business. Credit Suisse is active in over 50 countries and employs more than 47,000 people from approximately 100 different nations. HIGHLIGHTS BRAINTRIBE Life-Cycle Management for Hedge Funds process with FileNet as Document Archive Repository

45 USECASE CREDIT SUISSE BUSINESS DRIVERS -Provide an intermediate document management system for Hedge Fund documentation -Built on existing Document archive platform for endarchiving -Provide virtual views on Hedge Fund files -Increase efficiency by process automation -Integration of Topcall import channel -Central/Decentral scanning -Office and Mail integration -Check-In / Check-Out -Versioning -Conversion -Hedge Funds Archive -MQ -NTIP-FAX -FileNet -SWIFT -weblogic -Document routing -Document inboxes -Automation of standard process flows and related client communication -Process Monitoring -LifeCycle-Management

46 CASE MANAGEMENT FOR HEDGE-FONDS Host WS80 ELAR long term archive NTIP Fax Server Mutual Fund Server

47 CASE MANAGEMENT FOR HEDGE-FONDS Host WS80 ELAR long term archive NTIP Fax Server Mutual Fund Server Fax Inbound

48 CASE MANAGEMENT FOR HEDGE-FONDS Host WS80 ELAR long term archive NTIP Fax Server Mutual Fund Server Fax Inbound

49 CASE MANAGEMENT FOR HEDGE-FONDS Host WS80 ELAR long term archive NTIP Fax Server Mutual Fund Server Fax Inbound

50 CASE MANAGEMENT FOR HEDGE-FONDS Host WS80 ELAR long term archive NTIP Fax Server Fileserver Office Mutual Fund Server Fax Inbound

51 CASE MANAGEMENT FOR HEDGE-FONDS Host WS80 JAP (Java Application Plattform) based on weblogic ELAR long term archive NTIP Fax Server Fileserver Office Mutual Fund Server Fax Inbound

52 CASE MANAGEMENT FOR HEDGE-FONDS Case Management Host WS80 ELAR long term Archive

53 CASE MANAGEMENT FOR HEDGE-FONDS Case Management Host WS80 ELAR long term Archive

54 CASE MANAGEMENT FOR HEDGE-FONDS Case Management Host WS80 ELAR long term Archive

55 MULTI-CLIENT CAPABILITY Case Management ELAR long term Archive

56 RETURN OF INVESTMENT Elektronisches Dossier Hedge Funds Zusammenfassung 70% increase of Effizenz by using a Content Service Platform Intelligente Dokumente erlauben STP 70% Effizienz Steigerung durch den Einsatz einer Content Service Plattform in Kombination mit SWIFT orientierten Meta-Daten 1 3 Quelle: 1 2 Finance Forum 2008 Vortrag Rene Koller Credit Suisse 4 2 Source: Finance Forum 2008; Speach Rene Koller; Credit Suisse Copyright Teconomic AG März Seite 14

57 USECASE UNICREDIT KUNDE Unicredit Leasing BRANCHE Finance KEYFACTS Die HVB Leasing Gruppe gehört zu den führenden Anbietern von Leasing- & Finanzierungslösungen für mobile Wirtschaftsgüter. In der Ausgabe 7/2007 des Unternehmermagazins Impulse wurde festgestellt, dass die HVB Leasing in der Sparte Maschinenleasing mit eindrucksvollem Vorsprung den ersten Platz belegt. HIGHLIGHTS BRAINTRIBE Sehr rasche Umsetzung eines Eingangsrechnungsprozesses unter Anbindung von SAP/R3 und eines Bestandsarchivs (IBM CM).

58 USECASE UNICREDIT BUSINESS DRIVERS - Automation wesentlicher Elemente des Leasingprozesses - deutliche Kosteneinsparungen durch kürzere Bearbeitungs- und Reaktionszeiten - höhere Kundenbindung durch verbesserte Auskunftsqualität KEYFACTS - Kunde seit rasche Umsetzung eines Projekts an dem zwei Mitbewerber scheiterten - Plattformen: Solaris, Windows (CITRIX) - zentrales und dezentrales Scanning - Aktenbildung - Document-LifeCycle - Konvertierung - Rechnungsprozesse - Leasingprozesse - Dokumentenrouting - Postkorb - SAP/R3 - HVB-Leasing Bank-Applikation ( BALEA ) - IBM Content Manager - TIBCO iprocess (Workflow) - Process Monitoring - Reporting

59 USECASE UNICREDIT BUSINESS DRIVERS - Automation wesentlicher Elemente des Leasingprozesses - deutliche Kosteneinsparungen durch kürzere Bearbeitungs- und Reaktionszeiten - höhere Kundenbindung durch verbesserte Auskunftsqualität KEYFACTS - Kunde seit rasche Umsetzung eines Projekts an dem zwei Mitbewerber scheiterten - Plattformen: Solaris, Windows (CITRIX) - zentrales und dezentrales Scanning - Aktenbildung - Document-LifeCycle - Konvertierung - Rechnungsprozesse - Leasingprozesse - Dokumentenrouting - Postkorb - SAP/R3 - HVB-Leasing Bank-Applikation ( BALEA ) - IBM Content Manager - TIBCO iprocess (Workflow) - Process Monitoring - Reporting CUSTOMER STATEMENT Wir standen vor dem Dilemma, eine bisher unentdeckte Software finden zu müssen, die auch noch viel besser war, als alles was wir bisher gefunden hatten. Christian Will, Projektleiter DMS

60 ARCHITEKTUR Windows Client Java Client BALEA Prozess Start Schritt 1 Schritt 2 Schritt n Prozess Ende System Services BT Content Service Platform (CSP) Integration Services (ECI Adapters) IndexStore(s) ObjectStore Content Services Business Services Enterprise Services DataSources BPM Repositories CSP BALEA SAP Oracle 3rd ECM AD LDAP FTP SFTP TIBCO

61 SCREENS

62 SCREENS

63 SCREENS

64 - Screens -

65 Case Management

66 Case Management

67 Content Centric BPM

68 Content Centric BPM

69 Compliance & Analytics

70 Compliance & Analytics (Audit-Trail)

71 Compliance & Analytics

72 Compliance & Analytics

73 Content Integration & Federation

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