Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management

Transkript

1 Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

2 Gliederung 1. Was ist Records Management? 2. Welche Ziele verfolgt das Records Management? 3. Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? 4. Was sind Akten und Aufzeichnungen? 5. Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? 2

3 1. Was ist Records Management? 3 Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

4 Was ist Records Management? Unterstützungsprozess 4

5 Was ist Records Management? Definition nach DIN ISO Records Management ist die effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung Entgegennahme Aufbewahrung Nutzung Aussonderung von Aufzeichnungen (Records) einschließlich der Prozesse zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von papierbasierten und elektronischen Akten die Verantwortung der Führungskräfte für einen reibungslosen Prozessablauf (DIN ISO 15489) 5

6 Was ist Records Management? Abgrenzung zu anderen Begrifflichkeiten Wissensmanagement Records Management Schriftgutverwaltung Wird in der Praxis nicht als Führungsaufgabe verstanden nicht auf elektronische Aufzeichnungen bezogen ein Teilbereich des Records Managements 6

7 2. Welche Ziele verfolgt das Records Management? 7 Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

8 Welche Ziele verfolgt das Records Management? Zielursprung Schriftlichkeit Gebot der Nachvollziehbarkeit und der Transparenz des Verwaltungshandelns Aktenmäßigkeit Zuverlässigkeit Aufbewahrungspflicht 8

9 Welche Ziele verfolgt das Records Management? Ziele des Records Management Verwaltungshandeln transparent machen Bearbeitung unterstützen Aufzeichnungen sichern Vollständige Bearbeitung ermöglichen 9

10 3. Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? 10 Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

11 Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? Vorschriften des Grundgesetzes Art. 3 Abs. 1 GG Grundsatz der Gleichbehandlung Art. 20 Abs. 3 GG Rechtsstaatsgebot Bindung der Verwaltung an Recht und Gesetz Gebot der Aktenmäßigkeit Transparenz des Verwaltungshandelns 11

12 Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? Vorschriften des HmbVwVerfG 26 Abs. 1 HmbVwVerfG Akten dienen als Beweismittel zur Sachverhaltsermittlung 29 HmbVwVerfG Recht auf Akteneinsicht für Verfahrensbeteiligte 12

13 Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? Vorschriften aus Fachgesetzen Fachgesetze - Aufzeichnungspflichten - Einsichtsrechte - Löschungspflichten - Pflichten ggü. dem Staatsarchiv Hamburgisches Transparenzgesetz Prinzip der Aktenöffentlichkeit Trennungsgebot zur Wahrung des Personendatenschutz es Informationspflicht (Auskunft & Veröffentlichung) Hamburgisches Datenschutzgesetz Verarbeitung personenbezogener Daten Vertraulichkeit Vor Löschung / Vernichtung: Anbietung ggü. Staatsarchiv Hamburgisches Archivgesetz Verpflichtung zur stetigen Aussonderung von Aufzeichnungen an das Staatsarchiv Vernichtung / Löschung von Aufzeichnungen nur nach Genehmigung des Staatsarchivs Vernichtungsgebot 13

14 Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management? Folgen der Missachtung Verwahrungsbruch 133 Abs. 1 StGB Wer Schriftstücke oder andere bewegliche Sachen, die sich in dienstlicher Verwahrung befinden zerstört, beschädigt, unbrauchbar macht oder der dienstlichen Verfügung entzieht, wird mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft. 14

15 4. Was sind Akten und Aufzeichnungen? 15 Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

16 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Die Akte abc deg Ʃ behördliche Akte gedankliche ( virtuelle ) Verknüpfung 16

17 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Die Akte als ab cd eg hc Ʃ Akte (= Stand der Sache) fasst Aufzeichnungen zusammen. Record Record Record Record = Aktenzeichen Die Verknüpfung einzelner Aufzeichnungen erfolgt durch die Angabe des Aktenzeichens und die Anbringung von Verweisen bezüglich anderer Aufzeichnungen der Akte 17

18 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Die Aktenarten nach Medium papierbasierte Akten erfordern Raumkapazitäten kein gleichzeitiger Zugriff möglich hoher Aufwand bei Falschablage Hybridakten erhöhter Aufwand für den Erhalt der Vollständigkeit elektronisch geführte Akten erleichtert Ablegen elektronsicher Aufzeichnungen vermeiden Medienbrüche weniger Aufwand bei Falschablage orts- und zeitunabhängig Mehrfachzugriff möglich 18

19 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Funktionen der Akte Höchstrichterliche Funktionen Sicherung Prävention Organisatorische Funktion Wirtschaftliche Funktion Planung und Steuerung Dokumentation Weiterverwendung behördliche Akte 19

20 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Anforderungen an die Akte Eine Akte kann ihre Funktionen jedoch nur erfüllen, wenn sie den Anforderungen entspricht Authentizität Zuverlässigkeit Integrität Benutzbarkeit 20

21 Was sind Akten und Aufzeichnungen? Die Aufzeichnung / Record 21

22 Akten und Aufzeichnungen? Lebensweg einer Akte Zugang nach HmbTG, HmbVwVfG, besonderen Vorschriften Zugang nach HmbArchG Aufbewahrung Bearbeitung a) papierbasiert b) elektronisch a) Altregistratur Aufbewahrungsfrist für die Akte b) ELDORADO Aufbewahrungsfrist für die Akte Stichtag für den Aktenschnitt von bleibendem Wert Archivierung Staatsarchiv Prinzip der Trennung von Archiv und Verwaltung Löschung der Aufzeichnungen ohne bleibenden Wert in der Behörde 22

23 5. Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? 23 Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

24 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Verantwortlichkeiten für das Records Management Fachleute des Records Manangements zuständig für alle Fragen des Records Managements Führungskräfte Durchsetzung von Grundsätzen und Zielvorgaben in der gesamten Organisation IT-Fachleute Technische Funktionen des Systems Sachbearbeitende rechenschaftspflichtig und verantwortlich für das Führen zutreffender und vollständiger Akten über eigene Arbeit 24

25 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Mitwirkungspflicht beim Records Management Damit Records Management funktioniert, muss ich Grundkenntnisse des Records Management haben die Bedeutung von Akten anerkennen dokumentieren und verfügen mit der Registratur zusammenarbeiten loslassen und Aussonderung zulassen 25

26 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? ab cd eg hc Ʃ Bewertung der Geschäftsrelevanz: Wurde ein Arbeitsschritt ausgelöst oder dokumentiert? relevant nicht relevant Record Record Record Record Akte 26

27 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Vermerke Wozu werden Vermerke angefertigt? als Zusammenfassung eines Vorgangs als Nachweis von nichtschriftlichen Handlungen und Sachverhalten als Vorbereitung und Begründung einer Entscheidung als Nachweis für abweichende Meinungen Was sind die formalen Bestandteile? Kopf Textkörper Schluss Behördenbezeichnung Geschäftszeichen (= Leitzeichen + Aktenzeichen) Datum und Ort Datum des Gesprächs, Art des Gesprächs Anwesende/ Gesprächspartner Gegenstand des Gesprächs Unterschrift Verfügungsleiste 27

28 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Beispiel eines Vermerkes Geschäftszeichen (=Leitzeichen + Aktenzeichen) ) Vermerk Betr.: Widerspruch vom 7. Dezember 2014 Heute rief Herr W. (Tel.: ) an und begehrte wegen eines bevorstehenden Kuraufenthaltes eine Verlängerung der ihm gesetzten Frist zur Begründung seines Widerspruchs ( ) um einen Monat. Ich habe ihm tel. Fristverlängerung gewährt. 2) Verfügung Wv (Eingang Begründung?) Handzeichen 28

29 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Verfügungen Geschäftsgangverfügungen: Verfügung Bedeutung Wirkung z.k.: zur Kenntnis dient der Unterrichtung anderer Stellen und Sachbearbeitende über einen Vorgang z.w.v. zur weiteren Veranlassung Abschlussverfügungen: eine enthaltene Anweisung oder Fragen sollen umgesetzt oder beantwortet werden Verfügung Bedeutung Wirkung Wv./Wvl. Wiedervorlage Vorerst keine weitere Bearbeitung möglich/nötig. Weitere Überwachung des Verlaufs zum Wiedervorlagetermin z.v. zum Vorgang Abschließende Bearbeitung eines Vorgangs; allerdings nicht der Akte. Wiedervorlagen bleiben erhalten. Akte erhält weiterhin Zuwachs an Aufzeichnungen. z.d.a. zu den Akten Abschließende Bearbeitung einer Akte. Wiedervorlagen werden gelöscht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt zu laufen. Akte erhält keinen Zuwachs mehr. wgl. weglegen Für Aufzeichnungen mit geringer Bedeutung für den Dienstbetrieb. Aufbewahrungsfrist höchstens ein Jahr. 29

30 Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r? Verantwortung gegenüber Dritten Rechtsstaatlicher Nutzen: - Dokumentation - Sicherung - Prävention Record Record behördliche Akte Organisatorischer Nutzen: - Planung - Steuerung Record Wirtschaftlicher Nutzen: - Weiterverwendung - Innovation Partizipation an der staatlichen Information durch: Parlamente Gerichte Rechnungshöfe Innenrevisionen Führungskräfte Leitungshierarchie politisch Interessierte Forschende Lehrende Medien Unternehmen Gewerbetreibende 30

31 Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management Kulturbehörde Staatsarchiv Kattunbleiche Hamburg Handbuch: Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management: Ein Handbuch für die hamburgische Verwaltung. FHHportal: Staatsarchiv/RecMa/SitePages/Homepage.aspx 31