Business Process Management

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1 Business Process Management Einführung in der Praxis Dr. oec. Clemente Minonne Lead Principal Business Architekt und VRP iprocess AG Zürich, 26. August 2015 Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 1

2 iprocess AG Wir sind unabhängigen Business Architekten und unterstützen Organisationen bei der effektiven Umsetzung strategischer und operativer Massnahmen zwecks Optimierung ihrer Business Architektur zur Erreichung Ihrer Operational Excellence. Unsere Dienstleistungen werden durch die folgenden strategischen Geschäftsbereiche repräsentiert: iprocessadvisory iprocessresearch iprocessacademy iprocesstools Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 2

3 Was ist bei der Einführung von BPM zu beachten? Change Management - Vorgehen und Methodik Zürich, 26. August 2015 Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 3

4 Betriebsleistung & wahrgenommene Eigenkompetenz Veränderungsmanagement ist..... Leadership und Bezug zu Strategie gewährleisten 7. Integration Kommunikation fördern und Unternehmenskultur etablieren Ressourcen sicherstellen (Finanzen, Personal, Infrastruktur, ) 6. Erkenntnis 1. Schock 2. Ablehnung Prozesse verbessern oder erneuern 5. Neugier & Lernen 3. Einsicht Organisationsstruktur anpassen und Entscheidungskompetenzen gewährleisten IT-Systeme verbessern oder erneuern U N F R E E Z 4. Loslassen «Tal der Tränen» T R A N S I T I O N Fachkompetenzen aufbauen F R E E Z Quelle: Change Management Modell nach der iprocesstrans-methode (Minonne, 2014) Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 4

5 Einführung von BPM In fünf Schritten zur strukturierten Einführung von BPM Zürich, 26. August 2015 Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 5

6 5 Schritte zur Einführung von BPM 1. Schritt: Durchführen einer Standortbestimmung 2. Schritt: Handlungsoptionen erarbeiten (Delta Ist-Soll) 3. Schritt: Wirtschaftlichkeitsprüfung der Handlungsoptionen 4. Schritt: Handlungsoptionen priorisieren und Umsetzungsplan erstellen 5. Schritt: Umsetzen der Handlungsoptionen Schritte 1 bis 4 werden üblicherweise in einem Analyse-Projekt (absolute Grundlage) und Schritt 5 in einem oder mehreren Umsetzungsprojekten durchgeführt. Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 6

7 Schritt 1: Durchführen einer Standortbestimmung Anwendung des Reifegradmodells ipm 3 Zieldefinition und Fragestellung Definition des Anwendungsbereichs und des Untersuchungsobjektes Bestimmen des Profils der Befragten Dokumente sammeln Einstellen der Befragung auf organisationsspezifische Eigenschaften Online-Selbsteinschätzung Durchführen der Fremdeinschätzung Durchführen Dokumentenanalyse Zusammenführen der Bewertungen und der Analyse Definieren von Handlungsoptionen Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 7

8 Schritt 1: Durchführen einer Standortbestimmung Das Reifegradmodell ipm 3 5. Prozess- Überwachun g /- Steuerung 1. Prozessmanagement -Strategie 2. Prozess- Analyse ipm 3 (iprocess Management Maturity Model) als Grundlage für die gesamte Analyse 2 Dimensionen: Einführungs- und Kontrollgrad 5 Hauptfaktoren mit je 4-5 Subfaktoren 69 Prozessleistungsindikatoren (PLI) 4. Prozess- Einführung 3. Prozess- Modellierun g Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 8

9 Handlungsoptionen erarbeiten und Wirtschaftlichkeit prüfen 2. Schritt: Handlungsoptionen erarbeiten (Delta Ist-Soll) Aus der Standortbestimmung werden verschiedene Handlungsoptionen erarbeitet (z.b. Weiterbildung, BPM-Software, Restrukturierung, Automatisierung), um die Organisation dem Soll-Zustand näher zu bringen. 3. Schritt: Wirtschaftlichkeitsprüfung Für jede Handlungsoption den Return on Investment (ROI) berechnen Gegebenenfalls anhand eines Referenzprozesses eine Prozesskostenrechnung durchführen. Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 9

10 Dauer zur Umsetzung Nutzen für Mitarbeitende Priorisieren der Handlungsoptionen & Umsetzungsplan 4. Schritt Potenzialanalyse als Mittel zum Zweck Rentabilität (ROI) Nutzen für die Organisation Quick Wins Nachhaltiger Benefit Nice to have 1. Priorität 2. Priorität 3. Priorität Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 10

11 Umsetzen priorisierter Handlungsoptionen 5. Schritt Die Umsetzung der priorisierten Handlungsoptionen erfolgt üblicherweise in einzelnen Projekten und erfahrungsgemäss über einen längeren Zeitraum. Die Umsetzung der Handlungsoptionen hebt wichtige Defizite auf. Durch eine erneute Reifegraderhebung kann der neue Standort bestimmt und die gesetzten Ziele überprüft werden. Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 11

12 Vielen Dank für Ihre Einladung..... iprocess AG Schlossstrasse 3 CH-6005 Luzern info@iprocess.ch +41 (0) Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 12

13 ANHANG Dr. oec. Clemente Minonne Lead Principal Business Architekt und VRP iprocess AG Zürich, 26. August 2015 Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 13

14 Status quo des BPM Aktuelle Situation in der Praxis Zürich, 26. August 2015 Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 14

15 Beschreibung der Befragten Position der Befragten Verwaltungsrat/Aufsichtsrat n=446 Entwickler/in Sachbearbeiter/in Forscher/in Programmleiter/in Dozent/in Andere Geschäftsleitung Leiter/in Stabstelle Leiter/in Fachbereich/Business-Unit Requirements Engineer Teamleiter/in Abteilungsleiter/in Prozessverantwortliche/r Business Analyst Projektleiter/in Prozess Manager Leiter/in Geschäftsprozessmanagement Prozessberater/in 0% 5% 10% Mehrfachauswahl Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 15

16 Beschreibung der Befragten Funktion der Befragten Kundendienst Beschaffung/Einkauf Rechtsdienst Verkauf/Vertrieb Produktmanagement Marketing/Kommunikation Logistik Produktion Human Resources Management Finanzen/Controlling Forschung und Entwicklung/Lehre Andere Qualitätsmanagement Dienstleistungserbringung Informatik Prozessmanagement n=216 0% 10% 20% 30% Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 16

17 Einführungsgrad Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements nach Hauptfaktoren 100% 4. Stufe 5. Stufe 75% 3. Stufe Prozessmanagement-Strategie Prozess-Analyse 50% Prozess-Modellierung 2. Stufe Prozess-Einführung 25% Prozess-Überwachung/-Steuerung 1. Stufe 0% 0% 25% 50% 75% 100% Kontrollgrad Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 17

18 Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements Prozessmanagement-Strategie n=216 Strategische Vorgaben 100% 75% Ableitungsansatz 50% 25% Richtlinien 0% Prozesslandkarte Methodologie Einführungsgrad Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 18

19 Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements Prozess-Analyse Wissensträger 100% n=216 75% Beschreibung 50% 25% Abgrenzung 0% Zerlegung Definition Einführungsgrad Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 19

20 Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements Prozess-Modellierung n=216 Grafische Darstellung 100% 75% 50% Workflow 25% 0% Schnittstellen Modellierungswerkzeuge Einführungsgrad Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 20

21 Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements Prozess-Einführung Verantwortung 100% n=216 75% Zusammenarbeit 50% 25% Kommunikation 0% Wissenstransfer Implementierung Einführungsgrad Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 21

22 Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements Prozess-Überwachung/-Steuerung Leistungsindikatoren 100% n=216 75% 50% Aktualität 25% 0% Bezug zur Organisationsstrategie Verantwortung Einführungsgrad Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 22

23 Reifegrad des Geschäftsprozessmanagement Einige allgemeine Erkenntnisse Die Hauptfaktoren Prozess-Analyse und Prozess-Modellierung erzielten die höchsten Reifegrade. Die Konzentration auf eine gesamtheitliche GPM-Methodik in einer frühen Phase kann zu einem mehrjährigen Zeitvorsprung in der GPM-Entwicklung führen. Die Massnahmen zur GPM-Entwicklung sind oft nicht mit der Organisationsstrategie abgestimmt. Oftmals werden Wissensträger frühzeitig bei der Prozess-Analyse miteinbezogen hier divergieren die Erkenntnisse der Empirie mit der Wahrnehmung in der Praxis. Bei der Prozess-Einführung werden vielfach verantwortliche Personen definiert hier wurde aus der Vergangenheit gelernt. Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 23

24 Einführungsgrad Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements nach Branchen 100% 4. Stufe 5. Stufe 75% 50% 25% 3. Stufe 2. Stufe 1. Stufe Andere Banken Versicherungen Grundversorgung Transport Öffentlicher Sektor Technologie Produktion Immobilien/Handel Aus- und Weiterbildung Dienstleistungen 0% 0% 25% 50% 75% 100% Kontrollgrad Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 24

25 Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements Einige branchenbezogene Erkenntnisse Den höchsten Reifegrad erreichen Organisation, welche im Handel oder dem «Immobiliensektor» tätig sind. Volumengeschäft tiefen Margen Volumengeschäft hoher Automatisierungsgrad im Supply Chain Management Tiefer Reifegrad von Organisation im Branchen-Cluster «Produktion» Hohe Reifegrade bei Wertschöpfungsprozessen Eher tiefe Reifegrade bei Unterstützungs- und Führungsprozessen Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 25

26 Einführungsgrad Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements nach Organisationsgrösse 100% 4. Stufe 5. Stufe 75% 3. Stufe 50% 25% 2. Stufe kleiner als '000 9'999 grösser als 10' Stufe 0% 0% 25% 50% 75% 100% Kontrollgrad Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 26

27 Reifegrad des Geschäftsprozessmanagements Einige Organisationsgrösse-bezogene Erkenntnisse Keine grundsätzlichen Unterschiede zwischen grossen und kleinen Organisationen bezüglich Reifegrad KMU folgen voraussichtlich einer anderen Logik in der Entwicklung des Geschäftsprozessmanagement In KMU gezielter Fokus auf bestimmte Prozesse Grosse Organisationen entwickeln gesamtheitlich, um die interne Verständigung zu optimieren, um Prozesse über eine hohe Anzahl an Aussenstellen zu standardisieren Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 27

28 Diskussion der Erkenntnisse Einige Beobachtungen aus der Praxis Mit steigender Organisationsgrösse definiert sich die für das Geschäftsprozessmanagement verantwortliche Person. Anfänglich sind Personen mit direktem Kundenkontakt verantwortlich, später Spezialistinnen und Spezialisten aus der Informatik und schlussendlich GPM-Expertinnen und GPM-Experten. Die GPM Entwicklung ist Chef-Sache. Fast die Hälfte der Befragten hat eine Führungsposition inne und nimmt die Verantwortung von GPM wahr. Der Aufbau von explizitem GPM-Wissen erfordert viele Jahre Berufserfahrung. Eine ganzheitliche Methodologie bildet das Fundament zukünftiger GPM Entwicklungen erfolgskritisch Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 28

29 Diskussion der Erkenntnisse Einige Beobachtungen aus der Praxis Der Kontrollgrad wird generell tiefer bewertet als der Einführungsgrad, sowohl bezüglich Branche als auch bezüglich Organisationsgrösse. Der Hauptfaktor Prozess-Überwachung/-Steuerung wird in sämtlichen Branchen und Organisationsgrössen tief bewertet. Es besteht kein signifikanter Zusammenhang zwischen der Organisationsgrösse und dem Reifegrad. Die Entwicklung des GPM ist demnach nicht per se an die Grösse einer Organisation gekoppelt. Vielmehr spielen dabei Faktoren wie die Häufigkeit der Durchführung von Geschäftsprozessen oder die Ressourcenintensität in einem Geschäftsprozess Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 29