Bedienungsanleitung. Arbeitszeiterfassung v 6.5 passend zu Version 6. für die. persönliche. Uwe Schöler Seite 1

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1 Bedienungsanleitung für die persönliche Arbeitszeiterfassung v 6.5 passend zu Version 6 Uwe Schöler Seite 1

2 Uwe Schöler 2006 Inhaltsverzeichnis 1.Allgemeines Beschreibung Höhe der zulässigen Arbeitszeit: Arbeitszeit an Wochen-Feiertagen: Arbeitszeit an freien Tagen: Hinweise für Benutzer: Tabellenblatt Allgemeines Tabellenblätter Januar bis Dezember Tabellenblatt Statistik Tabellenblatt Auswertung Lizenz...14 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Tabellenblatt Allgemeines...6 Abbildung 2: Wochenarbeitszeit...7 Abbildung 3: Urlaubstage...7 Abbildung 4: Name_Vorname...7 Abbildung 5: Feiertage1...7 Abbildung 6: Feiertage2...7 Abbildung 7: Pausenabzug...8 Abbildung 8: 10 Stunden Begrenzung/Weitere Einstellungen...8 Abbildung 9: freie Tage...8 Abbildung 10: Tabellenblätter Januar bis Dezember...9 Abbildung 11: Überträge...9 Abbildung 12: Statistik...10 Abbildung 13: Bemerkungen...10 Abbildung 14: Druckkopf...10 Abbildung 15: Arbeitsblatt unterer Abschnitt...11 Abbildung 16: Tabellenblatt Statistik...12 Abbildung 17: Tabellenblatt Auswertung...13 Uwe Schöler Seite 2

3 1. Allgemeines Die Arbeitszeiterfassung dient der Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit. In der Regel berechnet jeder Mitarbeiter einer Firma täglich eigenverantwortlich die Differenz zwischen Soll- und Istarbeitszeit und führt darüber Aufschreibungen. Die tägliche Arbeitszeitdifferenz wird ermittelt, indem die tatsächlich geleistete bzw. anzurechnende Arbeitszeit - Istarbeitszeit - der Sollarbeitszeit gegenübergestellt wird. Aus den sich daraus jeweils ergebenden Differenzen wird der Saldo gebildet. Die Calcdatei Paze_v6.odt erleichtert das Ermitteln der täglichen Arbeitszeitdifferenz und das Bilden des Saldo. 2. Beschreibung Die Arbeitszeiterfassungsdatei enthält 15 Arbeitsblätter: In Blatt 1 - Allgemeines - werden eingegeben Persönliche Daten (Firma, Standort, Name, Vorname, Rufnummer), Angaben, die für die Arbeitszeitberechnung erforderlich sind (Wochenarbeitszeit, Pausenabzug, Urlaub, Resturlaub) und Feiertage (Bundeslandabhängig). Wochentage frei/nicht frei. 10 Stunden Arbeitszeitbegrenzung Die 12 Blätter Januar bis Dezember dienen der Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitberechnung (für jeden Monat ein Blatt). In dem Blatt Statistik werden die von Ihnen in die Monatsblätter Jan Dez in Spalte 12 Stichworte eingetragenen Angaben ausgewertet. In dem Blatt Auswertung werden die Summen der Monatsblätter zu einer Gesamtübersicht zusammengestellt. Hierbei wird der Mehrarbeitszeitausgleich nur erfasst, nicht jedoch mit eingerechnet. Uwe Schöler Seite 3

4 a) Die Arbeitszeiterfassung ist vorrangig für den Verwaltungsbereich gedacht in dem eine Kernarbeitszeit erforderlich ist und jeder seine Stunden individuell erfasst. b) In den 12 Monatsblättern sind jeweils die Spalten Tätigkeitsbeginn und Tätigkeitsende sowie ggf. Zusätzliche Zeiten und Stichworte auszufüllen. Aus diesen Angaben werden dann automatisch in jeder Zeile errechnet: die Istarbeitszeit (Anwesenheitszeit abzüglich der gesetzlich vorgeschriebenen Pause und der Vorgabe der wöchentlichen Arbeitszeit), die Differenz zwischen Soll- und Istarbeitszeit des jeweiligen Arbeitstages, der Saldo (Gesamt-Differenz zwischen Soll- und Istarbeitszeit immer ab Jahresbeginn), die noch für das laufende Jahr zu leistende Restliche Jahres-Arbeitszeit. die Anzahl der Ausfalltage (Urlaub, Krankheit usw.) und der sonstigen Abweichungen (wie z. B. Lehrgänge, Unterrichte, Seminare, Geschäftsreisen, Bereitschaften usw.). Die in den Kopf der Monatsblätter einzutragenden Angaben Firma, Name, Vorname und Telefonnummer werden selbstständig aus dem Blatt Allgemeines in die einzelnen Monatsblätter übertragen. c) Bei der Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeit werden folgende Kriterien berücksichtigt: Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz: bis 6 Stunden Arbeitszeit: keine Pause mehr als 6 Stunden bis 9,5 Stunden (einschl) Arbeitszeit: 30 Minuten Pause und mehr als 9 Stunden Arbeitszeit: 45 Minuten Pause. Der dynamische Pausenabzug kann ausgeschaltet und dafür der feste Pausenabzug eingeschaltet werden. Natürlich können Sie auch kein Pausenabzug einstellen. Dann werden in der Spalte G keine Werte angezeigt und zur Berechnung herangezogen. Nachfolgende Tabelle verdeutlicht den Unterschied zwischen dynamischen und festen Pausenabzug: Uwe Schöler Seite 4

5 Dynamischer Pausenabzug Fester Pausenabzug Anwesenheitszeit Von der Anwesenheit abzuziehende Pause Anrechenbare Arbeitszeit Von der Anwesenheit abzuziehende Pause Anrechenbare Arbeitszeit Stunden Stunden Stunden Stunden Stunden 06:00 00:00 06:00 00:00 06:00 06:15 00:15 06:00 00:30 05:45 06:29 00:29 06:00 00:30 05:59 06:30 00:30 06:00 00:30 06:00 09:30 00:30 09:00 00:30 09:00 09:31 00:45 09:00 00:45 08:46 09:45 00:45 09:00 00:45 09:00 Der Pausenabzug kann auch ganz weggelassen werden Höhe der zulässigen Arbeitszeit: Mehr als 10 Stunden Arbeitszeit am Tag sind gemäß Arbeitszeitgesetz nicht zugelassen. Die Zeit, die darüber hinausgeht, wird automatisch abgeschnitten ausgenommen, Sie haben das Kontrollkästchen im Blatt Allgemein deaktiviert ( ): Dann wird die gesamte Zeit zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende als Ist-Arbeitszeit angerechnet. Ist das Kästchen aktiviert, wird die abgeschnittene Zeit im Blatt Auswertung entsprechend eingetragen Arbeitszeit an Wochen-Feiertagen: An Wochen-Feiertagen werden in den Spalten Ist-Arbeitszeit (Spalte 8) und Soll- Arbeitszeit (Spalte 9) zwar keine Zeiten als geleistete/ zu leistende Arbeitszeit angezeigt, in der Spalte 13 Restliche Arbeitszeit werden aber 7:42 Stunden, 7:36 Stunden oder die an diesem Wochentag zu erbringenden Sollarbeitsstunden als geleistete Arbeitszeit berücksichtigt. Wenn Sie an den Wochenenden arbeiten müssen, deaktivieren Sie im Tabellenblatt Allgemeines die jeweiligen Kästchen Arbeitszeit an freien Tagen: Im Registerblatt Allgemein können Sie entgegen normalen Arbeitstagen und Wochenenden auch andere Tage als frei markieren, die dann in den jeweiligen Monatstabellenblättern farblich markiert werden. Gleichfalls werden die entsprechenden Zeitwerte angepasst. Sollten Sie jedoch an einem freien Tag Arbeitsstunden abgeleistet haben, können Sie diese in die Zellen für Arbeitsbeginn und Arbeitsende eintragen. Diese fließen dann in die Berechnung mit ein. Uwe Schöler Seite 5

6 3. Hinweise für Benutzer: Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Calc-Datei vom Typ Vorlage (Kennung *.ots). Vorlagen haben folgenden Vorteil: Jedes Mal, wenn Sie eine als Vorlage gespeicherte Mappe öffnen, wird nicht diese Mappe geöffnet, sondern es wird eine vollkommen identische Kopie erzeugt. In diese Kopie können Sie als Anwender Ihre Daten eintragen. Die Vorlagendatei (in diesem Fall paze_v6.ots) selbst bleibt in ihrer ursprünglichen Fassung erhalten. Sie können daher von dieser Vorlagendatei auch in den folgenden Jahren immer wieder «leere» Arbeitsmappen erzeugen. Bitte kopieren Sie deshalb die Datei in den Ordner für Vorlagen. Das Dokument und die einzelnen Tabellenblätter sind geschützt. Es wurde ein leeres Kennwort genommen. Nachfolgend werden die einzelnen Tabellenblätter ausführlich beschrieben. 1. Tabellenblatt Allgemeines Abbildung 1: Tabellenblatt Allgemeines Uwe Schöler Seite 6

7 Unter 1 tragen Sie die entsprechende Jahreszahl ein (für dieses Jahr 2008 :)) In Punkt 2 tragen Sie Ihre wöchentliche Arbeitszeit im Format 00:00 ein. Daraus ergibt sich automatisch die entsprechende Jahresarbeitszeit. Abbildung 2: Wochenarbeitszeit Im Punkt 3 tragen Sie Ihre für das angegebene Jahr zur Verfügung stehenden Urlaubstage ein, sowie ensprechenden Resturlaub aus dem vorangegangenen Jahr. Abbildung 3: Urlaubstage In Punkt 4 tragen Sie Firma, Standort, Name, Vorname und evtl. Rufnummer ein. Diese Angaben werden dann auf die einzelnen Monatsblätter übernommen und sind für den jeweiligen Ausdruck vorgesehen. Abbildung 4: Name_Vorname Punkt 5 ist die Feiertagsauswahl. Hier setzen Sie ein Häkchen für die Feiertage, die in Ihrem Bundesland gelten. Abbildung 5: Feiertage1 Abbildung 6: Feiertage2 Punkt 6 ist für den Pausenabzug zuständig. Hier wählen Sie den entsprechenden Uwe Schöler Seite 7

8 Umgang mit den Pausenzeiten aus. Dynam. Pausenabzug, siehe Tabelle Seite 4/5. Kein Pausenabzug bedeutet ohne Pause. Fester Pausenabzug bedeutet eine entsprechende Staffelung der Pausenzeiten. Die Pausenzeiten können so übernommen werden, oder durch eigene Werte ersetzt werden. Bei Änderung auf eine andere Pausenart werden die Zeiten zurückgesetzt. Abbildung 7: Pausenabzug Im Punkt 7 geben Sie an, ob die 10-Stunden-Begrenzung ein- oder ausgeschaltet werden soll. Wenn die Option eingeschaltet ist, werden Zeiten über 10 Stunden auf 10 Stunden gekürzt. Diese Zeiten werden im Registerblatt Auswertung pro Monat aufgelistet. Weitere Einstellungen ist noch nicht aktiv. Abbildung 8: 10 Stunden Begrenzung/Weitere Einstellungen Im Punkt 8 legen Sie fest, welches Ihre freien Tage sind. Standardmäßig sind Samstag und Sonntag als Wochenende markiert. Die Einstellung dieses Bereiches hat Auswirkung auf die wöchentliche Arbeitszeit. Die Zahlen rechts geben die Anzahl der Tage für das entsprechende Jahr ausgerechnet. Abbildung 9: freie Tage Punkt 9 ist neu und dient lediglich der Information, auf welcher Vorlagendatei Ihre aktuelle Arbeitszeitdatei basiert. Uwe Schöler Seite 8

9 2.3.Tabellenblätter Januar bis Dezember Abbildung 10: Tabellenblätter Januar bis Dezember Im Punkt 1 weden im farbig hinterlegten Feld die Stunden eingetragen, die aus dem Vorjahr stammen. Negative Stunden werden mit einem Minus davor eingetragen. Im Punkt 2 werden im ebenfalls farbig hinterlegten Feld die Minuten eingetragen, die aus dem Vorjahr stammen. Die Minuten werden positiv oder negativ eingetragen. Siehe Bild... Abbildung 11: Überträge Punkt 3: Hier wird in der Spalte 3 der Tätigkeitsbeginn und in der Spalte 4 das Tätigkeitsende eingetragen. Spalte 5 errechnet die Anwesenheitszeit. Punkt 4: Hier wird die Pause automatisch eingetragen, nach der Maßgabe, welcher Pausenabzug eingestellt wurde. Punkt 5: In Spalte 7 können zusätzliche Zeiten erfasst werden. Auch hier sind negative Zeiten mit einem Minus zu versehen und im Format -00:00 einzutragen. Uwe Schöler Seite 9

10 Punkt 6: Die Spalte 12 ist für Stichworte vorgesehen, die dann im Registerblatt Statistik (siehe Abbildung 13) entsprechend ausgewertet werden. Abbildung 12: Statistik Abbildung 13: Bemerkungen Punkt 7: Reststliche Arbeitszeit. Hier wird die restliche Arbeitszeit bis zum Jahresende ausgerechnet. Punkt 8: Mit Klick auf die Schaltfläche Drucken wird das aktuelle Monatsblatt sofort auf dem eingestellten Standarddrucker ausgedruckt. Hierbei werden die ersten 9 ausgeblendeten Zeilen mit ausgedruckt. Abbildung 14: Druckkopf Uwe Schöler Seite 10

11 Abbildung 15: Arbeitsblatt unterer Abschnitt Punkt 9: Hier wird für den aktuellen Monat die Abweichung von der Sollarbeitszeit ausgerechnet. In Punkt 10 werden die Arbeitstage für den entsprechenden Monat errechnet. Dabei finden die angehakten Feiertage, sowie die als frei markierten Wochentage Berücksichtigung. Punkt 11: Hier hat man die Möglichkeit auf dem Ausdruck zu unterschreiben. Das aktuelle Datum wird entsprechend eingetragen. Uwe Schöler Seite 11

12 2.4.Tabellenblatt Statistik Abbildung 16: Tabellenblatt Statistik Punkt 1: Hier werden die Stichworte aus den einzelnen Tabellenblättern der Monate statistisch erfasst und den einzelnen Monaten zugeordnet. Punkt 2: Hier werden die Urlaubstage gezählt und entsprechend abgezogen. Punkt 3: Die Istarbeitstage errechnen sich aus den Ausfalltagen für Mehrarbeitszeit, Urlaub, Resturlaub, Kur, Sonderurlaub und Krank der jeweiligen Monate. Die Stichworte sind in den entsprechenden Monatsblättern unter Bemerkung zu erfassen. Punkt 4: Hier sind ein paar Beispiele für Stichworte angegeben. Sie können weitere mögliche Begriffe eintragen. Diese werden dann ebenfalls monatlich Uwe Schöler Seite 12

13 erfasst und dargestellt. Punkt 5: Hier wird jeweils die Summe der einzelnen Tätigkeiten erfasst, sowie eine Gesamtsumme der Tätigkeiten in Tagen 2.5.Tabellenblatt Auswertung Abbildung 17: Tabellenblatt Auswertung Punkt 1: Für die einzelnen Monate werden die Anwesenheit, Pause sowie zusätzliche Zeiten in Stunden erfasst. Ist die 10 Stunden Kürzung aktiviert, wird dies hier ebenfalls pro Monat dargestellt. Punkt 2: Die Zeiten für Urlaub usw. werden hier in Stunden erfasst. Punkt 3: Hier wird die anrechenbare Arbeitszeit ausgerechnet, sowie Mehr-/ Minderzeit ausgewertet. Der Kontostand wird aus den jeweiligen Monatsblättern übernommen und die Feiertage ebenfalls über die einzelnen Monate erfasst und in Stunden Uwe Schöler Seite 13

14 angegeben. Der Mehrarbeitszeitausgleich wird hier ebenfalls erfasst, geht aber in keine berechnung ein.. 4. Lizenz Die Arbeitszeiterfassung inkl. der Bedienungsanleitung sind freie Software, stehen unter der GNU LGPL Lizenz und dürfen entsprechend dieser verwendet und verbreitet werden. Der Urheber dieser Vorlage ist Uwe Schöler, Copyright Alle Rechte vorbehalten. Der Lizenztext ist zu finden unter Eine deutsche Übersetzung unter Die Vorlage wird verteilt in der Hoffnung, dass sie Nutzen für den Anwender bringt, aber OHNE JEDE GARANTIE. Es bestehen weder Gewährleistungsansprüche irgendwelcher Art noch die Zusicherung irgendwelcher Eigenschaften. Bitte lesen Sie den Lizenztext der GNU LGPL für detailierte Informationen. Uwe Schöler Seite 14