Anmerkungen zur Excel-Datei Arbeitszeiterfassung Stand: 2012

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1 Anmerkungen zur Excel-Datei Arbeitszeiterfassung Stand: 2012 Die Tabelle zur Erfassung der Arbeitszeit ist wie folgt aufgebaut. Es gibt insgesamt 13 Tabellenblätter (Register-Seiten), davon zwölf für die Monate Januar bis Dezember (Monats-Registerblätter) und ein abschließendes für die Errechnung der Jahressummen sowie für Urlaubseinträge (Jahres-Registerblatt). (siehe Anhang, Seiten 5 und 6) Einträge sollen ausschließlich in den gelb hinterlegten Feldern vorgenommen werden. Alle anderen Felder enthalten Konstanten oder Formeln, die für die Berechnung von Bedeutung sind. Diese Felder sind in der vorliegenden Fassung nicht geschützt, können also gelöscht oder überschrieben werden - Vorsicht! Ist einmal irrtümlich ein Mißgeschick geschehen, korrigiert man es am einfachsten sofort mit der Schaltfläche Bearbeiten > Rückgängig: oder Strg+Z. Die Monats-Registerblätter Die Monatsregister enthalten im Kopfbereich die Eckdaten. Im gelb hinterlegten Feld Name muss nur einmal im Januar-Registerblatt der Name eingetragen werden; er erscheint dann automatisch auf allen folgenden Registern. Ebenfalls nur einmalig zum Jahresbeginn muss ein evtl. vorhandener Zeitübertrag aus dem Vorjahr im Registerblatt Jahr eingetragen werden (vgl. Seite 3) In das gelb hinterlegte Feld Anzahl der Arbeitstage/Monat wird die Anzahl der Arbeitstage eines Monats eingetragen. Diese Tage werden jährlich neu ausgezählt und sind in das Feld rechts neben dem gelben Feld Anzahl der Arbeitstage/Monat sozusagen als Merkposten eingetragen. Sie müssen dann jeweils im aktuellen Monat in das gelbe Feld übertragen werden und fließen erst damit in die Berechnung ein. Würde man diese Einträge schon für zukünftige Monate im berechneten Feld Anzahl der Arbeitstage vornehmen, würde dies die Summenberechnung auf dem 13. Registerblatt verfälschen. Will man eine taggenaue Zwischenauswertung erfassen, muss man in dieses Feld exakt die Anzahl der Arbeitstage eintragen, für die im unteren Teil des Registerblatts bereits Zeiten eingetragen worden sind. Beispiel: Im Monat Januar (22 Arbeitstage) hat jemand zwei Wochen gearbeitet (zwei Wochen = 2 x 5 Arbeitstage) und diese Zeiten eingetragen. Folglich werden die Summen auf Blatt 13 dann richtig berechnet, wenn in das Feld Anzahl der Arbeitstage 10 eingetragen wird. Erfolgt ein weiterer Zeiteintrag für den 11. Arbeitstag des Monats müsste dort eine 11 eingetragen werden, usw. In der Regel wird es aber ausreichen, die Summenberechnung jeweils zum Monatsende auswerfen zu lassen. Die ausgewiesenen monatlichen Arbeitstage müssen für alle Mitarbeiter/innen einheitlich übernommen werden, es sei denn, es existieren besondere vertragliche Vereinbarungen. In der Regel ist daher auch bei Teilzeitverträgen rechnerisch von einer 5-Tage-Woche auszugehen. Bei der korrekten Umrechnung von Teilzeit-Arbeitszeiten in die entsprechenden Tabellenwerte ist bei Bedarf Johann Bohle behilflich. Seite 1

2 In das gelb hinterlegte Feld "Durchschn. Arbeitszeit/Tag" müssen die entsprechenden Zeiten nach dem Muster h:mm (Stunden - Doppelpunkt! - Minuten) eingetragen werden. Für eine Vollzeitkraft beträgt die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit seit dem Stunden, 48 Minuten, hier einzutragen in der Form 7:48. Der entsprechende Zahlenwert, der in die Berechnung einfließt, wird links daneben im Feld C6 grau ausgeworfen. Er darf nicht gelöscht werden, denn er wird in allen verbundenen Feldern, auch auf dem Registerblatt "Jahr", in die Berechnung übernommen. Die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit muss auf jedem Monatsblatt erneut eingetragen werden. Das deshalb, weil sich die Zeiten bei Teilzeitkräften gelegentlich im Jahresverlauf ändern. Die unter dem gelben Feld Durchschn. Arbeitszeit/Tag befindlichen Felder Tarif-Zeit/Monat, Ist- Zeit (Monatssumme), Mehrstunden akt. Monat und Aufgelaufene Mehrstunden enthalten Formeln. Sie dürfen nicht überschrieben werden! Im Feld Tarif-Zeit/Monat ist die Summe aus der Anzahl der Arbeitstage multipliziert mit der durchschnittlichen Arbeitszeit/Tag hinterlegt. Im Feld Ist-Zeit (Monatssumme) erscheint die Zeitsumme, die auch im unteren Teil des Registerblattes gezogen wird. Die Mehrstunden akt. Monat (oder Minusstunden) werden aus der Differenz von Tarif- und Ist-Zeit ermittelt. Die Aufgelaufenen Mehrstunden (oder Minusstunden) werfen die seit Jahresbeginn aufgelaufene Summe einschließlich des Übertrags aus dem Vorjahr im Register Jahr aus. Hinweis: Die Fußnote *) weist darauf hin, dass in Excel unter Extras -> Optionen -> Berechnung Arbeitsmappenoption die 1904-Datumswerte eingeschaltet sind. Nur über diese Option war es mit vertretbarem Aufwand möglich, auch negative Zeitwerte (Minusstunden) darzustellen. Beim Laden der Arbeitszeit-Datei wird diese Option in Excel automatisch aktiviert, sodass die Berechnung im Regelfall richtig erfolgt. Es ist jedoch darauf zu achten, dass nicht auf die Datumswerte (Excel Standard-Zeitwerte) umgestellt wird. Es gibt sonst völlig falsche Ergebnisse! Im unteren Teil der Monatsregisterblätter ist für jeden Tag eine Zeile vorgesehen, in die wie in der oberen Beispielzeile ein Stichwort zur Tätigkeit, die Anfangs- und Ende-Zeit sowie die Pausen-Zeit eingetragen werden. Die Zeitangaben müssen mit Doppelpunkt getrennt nach dem Muster hh:mm erfolgen. Die Berechnung erfolgt minutengenau in der Spalte Stunden, wird unten summiert und oben im Feld Ist-Zeit (Monatssumme) wieder ausgeworfen. Zeilen, die auf einen dienstfreien Wochenend- oder Feiertag fallen, sollten nicht gelöscht, sondern einfach leer gelassen werden. Reicht es nicht aus, mit nur einer Zeile die Tagesarbeitszeit darzustellen, kann unterhalb der entsprechenden Tageszeile eine oder mehrere Zeile(n) in das Registerblatt eingefügt werden. Zusätzlich muss lediglich die Summenformel in der Spalte Stunden mit Strg+U in die neue(n) Zeile(n) übertragen werden. Im vorstehenden Beispiel wurden hier die Zeilen 16 und 17 zusätzlich eingefügt und die Summenformel aus Zeile 15 nach unten übertragen. Seite 2

3 Das Jahres-Registerblatt Auf dem 13. Registerblatt werden die Jahres-Zeitsummen gezogen. Dies erfolgt mit Ausnahme der gelb hinterlegten Felder in der Zeile Übertrag aus dem Vorjahr automatisch. In diese gelb hinterlegten Felder muss ein eventueller Übertrag aus dem Vorjahr manuell vorgenommen werden. Sowohl ein Zeitüberhang (Mehrarbeit) wie auch ein Zeitdefizit (Minderarbeit) muss als positiver Wert (kein Minuszeichen davor bei Minderarbeit, siehe Abbildung unten) nach dem Muster hh:mm erfolgen. In der Spalte Mehrarbeit (Std.) werden jeweils die entsprechenden Werte aus den Monats- Registerblättern ausgelesen und automatisch summiert. Alle Zellen enthalten Formeln, die nicht überschrieben werden dürfen. Die Jahresgesamtsumme wird als positiver (Mehrarbeit) oder negativer (Minderarbeit) Wert im Feld E 21 ausgewiesen und kann, wenn er nicht Null ist, ins darauf folgende Jahr wieder manuell übertragen werden. Die offizielle Verwaltung des Urlaubsanspruchs erfolgt im Mitarbeiterportal Für eine optionale, persönliche Dokumentation findet sich im unteren Teil des 13. Registerblattes eine Urlaubstage-Übersicht. In das Feld Urlaubsantrag-Datum wird das Datum eingetragen, an dem der Urlaubsantrag eingereicht wurde. In die beiden folgenden Spalten kommen der Urlaubsbeginn (Spalte vom ) und das Urlaubsende (Spalte bis ). Die Zahl der Urlaubstage in einem Antragszeitraum wird nicht berechnet. Sie müssen manuell in die Spalte Anzahl Urlaubstage eingetragen werden. Ebenso die Zahlen für den Übertrag von nicht verbrauchtem Resturlaub aus dem Vorjahr als auch die Zahl der Urlaubstage im laufenden Jahr (Urlaubsanspruch). Der verbleibende Resturlaub wird sodann jedoch berechnet. Quartalsabrechnung erstellen Für die Einreichung eines Arbeitszeitnachweises sollte nicht die Excel-Tabelle selbst weiter gegeben werden, weil sie zu dynamisch ist (Datumsfelder, Datumswerte, etc.). Die Gefahr, dass sie auf einem anderen Rechner zu einer falschen Zeit geöffnet falsche Werte produziert, ist m. E. zu hoch und würde nur zu Irritation und Unstimmigkeiten führen. Vielmehr ist es empfehlenswert, die jeweiligen Zeitabschnitte (i.d.r. ein Quartal) i. V. m. dem Registerblatt 13 (Summen-Blatt) als pdf-datei auszudrucken. Dazu können die betreffenden Register als Gruppe markiert und über den bekannten Weg als pdf abgespeichert werden. Man darf jedoch nicht vergessen, unmittelbar nach erfolgter pdf-erstellung die Gruppenmarkierung der Registerblätter wieder zurück zu nehmen (Klick auf ein nicht markiertes Registerblatt), sonst kann es passieren, dass man mit weiteren Einträgen gleichzeitig alle markierten Registerblätter beschreibt. Das ist so eine kleine Excel-Falle, in die man leicht hinein tappt. Seite 3

4 Beispiele: Für die Abrechnung des ersten Quartals eines Jahres werden die Monats-Registerblätter Januar, Februar, März sowie das Summenregisterblatt Jahr markiert und über FreePDF ausgedruckt. Zu beachten ist in diesem Beispiel jedoch, dass die Monats- Registerblätter nur Einträge bis zum enthalten. Sobald auch schon April-Einträge enthalten sind, stimmt die Gesamtsumme auf Register 13 nicht mehr mit dem Stichtag überein. Will man z.b. eine Ausgabe vom bis erstellen, so ist zunächst darauf zu achten, dass die Zeiteinträge und die Anzahl der Arbeitstage im Registerblatt April korrekt übereinstimmen. Erst dann kann das Ergebnis wie oben beschrieben durch Gruppen- Markierung der Registerblätter Januar bis April plus Summenregister Jahr als pdf erstellt werden. Seite 4

5 Hinweise zur Handhabung bei Urlaubs- und Krankheitstagen Urlaubs- und Krankheitstage zählen als Arbeitstage und sind deshalb mit den durchschnittlichen Arbeitsstunden aufzulisten. Sie werden nicht von der Anzahl der Arbeitstage/Monat subtrahiert, sondern mitgezählt und in der Spalte Tätigkeitsbeschreibung entsprechend definiert. Die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit wird entsprechend eingefügt (siehe folgendes Beispiel für eine Vollzeitstelle mit 39 Std./Woche bzw. 7:48 Std./Tag hier mit insgesamt 14 dokumentierten Dienst-Tagen, davon vier Arbeitstage, eine Woche Krankheit und eine Woche Urlaub): Seite 5

6 Anhang Monats-Registerblatt Januar Seite 6

7 Jahres-Registerblatt Seite 7