Dienstwagen: steuer-1x1 für Arbeitnehmer und GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer

Transkript

1 Dienstwagen: steuer-1x1 für Arbeitnehmer und GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer

2 Bekommt ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt, ist das eigentlich ein Grund zum Feiern. Denn darf der Arbeitnehmer diesen Dienstwagen auch für Fahrten zur Arbeit und sogar privat nutzen, spart er sich eine Menge Geld, wenn er kein eigenes Privatauto mehr benötigt. Voraussetzung für die finanzielle Entlastung ist, dass die Besteuerung des geldwerten Vorteils bei der Lohnsteuer für die Privatnutzung und für die Fahrten zur Arbeit steueroptimiert ermittelt wird. In dem folgenden Praxis-Ratgeber bekommen Sie zahlreiche Infos rund um die Besteuerung des Dienstwagens, die Sie als Arbeitnehmer kennen sollten und die Ihnen möglicherweise neues Steuersparpotenzial bieten. Erfahren Sie in den folgenden Passagen unter anderem,» dass nicht für jede Dienstwagengestellung Lohnsteuer ans Finanzamt abgeführt werden muss,» nach welchen Methoden der geldwerte Vorteil für die Dienstwagennutzung ermittelt werden kann und» was umsatzsteuerlich auf den Arbeitgeber durch die Dienstwagengestellung zukommt. 2 Dienstwagen

3 Ausnahme 1: Für diese Dienstwagen fällt keine Lohnsteuer an Praxis TIPP Hat Ihr Arbeitgeber trotz der vorliegenden Ausnahmen einen geldwerten Vorteil für die Dienstwagengestellung versteuert und dafür Lohnsteuer von Ihrem Arbeitslohn einbehalten, beantragen Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung die Berichtigung. Legen Sie dem Sachbearbeiter im Zweifel Fotos des Fahrzeugs vor, das Ihnen Ihr Arbeitgeber zur Verfügung gestellt hat. Bevor wir Ihnen die Grundlagen der Ermittlung des geldwerten Vorteils näherbringen, wollen wir erst erläutern, wann Sie als Arbeitnehmer trotz Gestellung eines Firmenwagens keine Lohnsteuer ans Finanzamt abführen müssen. Keine Lohnsteuer für die Privatnutzung wird fällig, wenn» der Arbeitgeber einem Mitarbeiter einen Dienstwagen wegen Rufbereitschaft mit nach Hause gibt, ihm aber die Privatnutzung im Arbeitsvertrag verbietet.» der Dienstwagen zu einer mobilen Werkstatt oder zu einem Warentransporter umgebaut wurde (Rücksitze ausgebaut, Regale angebracht, hintere Fenster verblecht statt verglast). Solche Fahrzeuge eignen sich nicht für Privatfahrten.» dem Mitarbeiter ein Lkw überlassen wird, mit dem er von zu Hause aus seine verschiedenen Einsatzstellen anfahren soll. 3 Dienstwagen

4 Ausnahme 2: Arbeitsrechtliches Privatnutzungsverbot Haben Sie Ihren Dienstwagen tatsächlich nicht zu Privatfahrten genutzt und können das nicht durch ein Fahrtenbuch nachweisen, gibt es dennoch eine Möglichkeit, der Besteuerung der Privatnutzung zu entgehen. Werfen Sie doch mal einen Blick in Ihren Arbeitsvertrag oder in die Vereinbarung zur Dienstwagengestellung. Ist dort ein Privatnutzungsverbot vermerkt, darf das Finanzamt nicht ohne Weiteres unterstellen, dass Sie trotzdem privat gefahren sind. Eine Privatnutzung trotz arbeitsrechtlichen Privatnutzungsverbots darf das Finanzamt nur besteuern, wenn eindeutige Indizien auf eine arbeitsvertragswidrige Privatnutzung des Dienstwagens hinweisen. Die fehlende Überwachung des Privatnutzungsverbots durch den Arbeitgeber führt nicht zu einer automatisch unterstellten Privatnutzung (BFH, Az. VI R 46/11). Ausnahme 3: Dienstwagen für Sammelbeförderung Stellt ein Arbeitgeber mindestens zwei Mitarbeitern einen gemeinsamen Dienstwagen zur Verfügung, mit dem sie gemeinsam zur Arbeit fahren müssen (Privatnutzung arbeitsrechtlich untersagt), liegt eine lohnsteuerfreie Sammelbeförderung vor. Es fällt für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit keine Lohnsteuer an. Dass es sich bei der Dienstwagengestellung um eine Sammelbeförderung handelt, muss den Lohnunterlagen und den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen entnommen werden können. In der Lohnsteuerbescheinigung muss der Arbeitgeber insbesondere durch Setzen des Großbuchstabens F auf die Sammelbeförderung im Rahmen der Dienstwagengestellung hinweisen. 4 Dienstwagen

5 Normalfall: Geldwerter Vorteil für Dienstwagengestellung Praxis TIPP Liegt keine der geschilderten Ausnahmen vor, stellt die Gewährung eines Dienstwagens durch Ihren Arbeitgeber für private Fahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit einen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Der geldwerte Vorteil, den der Arbeitgeber Ihrem Arbeitslohn hinzurechnen muss, kann durch die beiden folgenden Methoden ermittelt werden:» Schätzmethode: Der geldwerte Vorteil kann aus dem inländischen Bruttolistenpreis des Dienstwagens zum Zeitpunkt der Erstzulassung ermittelt werden (sog. 1%-Regelung). Diese Methode eignet sich meist, wenn der Dienstwagen sehr umfangreich privat genutzt wird.» Fahrtenbuch: Alternativ kann der zu versteuernde geldwerte Vorteil auch anhand der Aufzeichnungen eines Fahrtenbuchs ermittelt werden. Die Fahrtenbuchmethode ist immer dann empfehlenswert, wenn Sie Ihren Dienstwagen so gut wie nie privat nutzen. Während des Jahres kann für ein und denselben Dienstwagen nicht zwischen den einzelnen Methoden zur Ermittlung des Privatanteils gewechselt werden. Eine Methode muss für ein Kalenderjahr angewandt werden. Im nächsten Jahr kann die Methode jedoch gewechselt werden. Beispiel: Arbeitnehmerin Huber verwendet ihren Dienstwagen von Januar bis Juli ausschließlich privat. In der zweiten Jahreshälfte wird der Pkw überhaupt nicht mehr privat genutzt. Frau Huber möchte für Halbjahr 1 die 1%-Regelung anwenden und für Halbjahr 2 die Fahrtenbuchmethode. Folge: Das ist leider nicht zulässig. Frau Huber muss sich für dieses Jahr für eine der beiden Methoden entscheiden. 5 Dienstwagen

6 Grundzüge zur Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der 1%-Regelung Privatfahrten & 1%-Regelung Die 1%-Regelung zur Ermittlung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung des Dienstwagens ist eine reine Schätzmethode. Dabei wird 1% des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Firmenwagens als monatlicher geldwerter Vorteil herangezogen. Ermittlungsschema des geldwerten Vorteils für Privatfahrten Inländischer Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung x 1% x 12 Monate. Euro Praxis TIPP Auch die Kosten für beim Kauf bereits vorhandene Sonderausstattungen sind mit ihrem Bruttolistenpreis in den inländischen Bruttolistenpreis einzubeziehen. Das gilt jedoch nicht, wenn die Sonderausstattung nachträglich angeschafft wird. Beispiel: Arbeitnehmer Müller bekommt einen Dienstwagen von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, den er auch privat nutzen darf. Der Dienstwagen kostete Euro, hatte aber vor Jahren zum Zeitpunkt der Erstzulassung einen inländischen Bruttolistenpreis von Euro. Folge: Der zu versteuernde geldwerte Vorteil für die Privatnutzung ist folgendermaßen zu ermitteln Daten Beispielsfall Ihre Daten Inländischer Bruttolistenpreis Euro Davon 1% 300 Euro x 12 Monate = zu versteuernder Jahreswert Euro Fazit: Dieses Beispiel verdeutlicht, dass es völlig egal ist, wie teuer der Dienstwagen zum Zeitpunkt des Kaufs war. Es zählt einzig und alleine der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs in Deutschland zum Zeitpunkt der Erstzulassung. 6 Dienstwagen

7 Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit & 1%-Regelung Ein geldwerter Vorteil wird nicht nur bei Privatnutzung des Dienstwagens fällig, sondern auch für die Nutzung des Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Bei Anwendung der 1%-Regelung wird der Wert nach folgendem Schema ermittelt: Inländischer Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung x 0,03% x einfache Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz x 12 Monate. Euro Nutzt ein Arbeitnehmer seinen Dienstwagen nachweislich einen ganzen Monat nicht für Privatfahrten (Krankheit, Auslandsentsendung etc.), muss für diesen Monat ausnahmsweise kein geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ermittelt werden. Praxis TIPP Nutzen Sie Ihren Dienstwagen in einem Jahr nachweislich zu maximal 180 Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, darf der geldwerte Vorteil ausnahmsweise mit 0,002% des inländischen Bruttolistenpreises x der Anzahl der Tage pro Monat x der einfach gefahrenen Kilometer ermittelt werden. Beispiel: Arbeitnehmer Müller nutzt seinen Dienstwagen (Bruttolistenpreis Euro) nicht nur privat (siehe Ausgangsbeispiel zur 1%-Regelung), sondern auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Entfernung einfach 20 km). Der zu versteuernde geldwerte Vorteil für diese Fahrten ermittelt sich folgendermaßen: Daten Beispielsfall Ihre Daten Inländischer Bruttolistenpreis Euro zum Zeitpunkt der Erstzulassung x 0,03% x einfache Entfernung 180 Euro 20 km x 12 Monate = zu versteuernder Euro Jahreswert 7 Dienstwagen

8 Beispiel: Arbeitnehmer Müller nutzt seinen Dienstwagen (Bruttolistenpreis Euro) nur an 10 Tagen pro Monat für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit (einfache Entfernung 20 km). In diesem Fall ermittelt sich der geldwerte Vorteil für diese Fahrten folgendermaßen: Daten Beispielsfall Ihre Daten Inländischer Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung x 0,002% x einfache Entfernung 20 km x 10 Tage x 12 Monate = zu versteuernder Jahreswert Euro 120 Euro Euro 8 Dienstwagen

9 Gestaltungstipp zur 1%-Regelung aufgrund der Reisekostenreform 2014 Die Änderung des steuerlichen Reisekostenrechts 2014 macht es möglich, den geldwerten Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mit dem Dienstwagen auf ein Minimum zu reduzieren. Beispiel: Ein Manager betreut zwei Filialen. In Filiale A (50 km von zu Hause entfernt) ist er ausschließlich tätig. In Filiale B (10 km von zu Hause entfernt) war er bislang nicht eingesetzt. Der Manager benutzt für seine Fahrten zur Arbeit einen Dienstwagen mit einem Listenpreis von Euro. Ein Fahrtenbuch wird nicht geführt. Keine Filiale ist dem Manager als erste Tätigkeitsstätte zugeordnet. Der Arbeitgeber ändert 2014 an dieser Konstellation a) nichts oder b) ordnet dem Manager arbeitsrechtlich die Filiale B als erste Tätigkeitsstätte zu und schreibt vor, dass der Manager an einem Tag im Monat in Filiale B erscheinen und dort an Besprechungen teilnehmen muss. Das hat 2014 für den geldwerten Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte folgende steuerliche Konsequenzen: Variante a) Keine Änderung Tätigkeitsstätte Filiale A Filiale B Variante b) Filiale B als erste Tätigkeitsstätte Geldwerter Vorteil pro Monat 600 Euro ( Euro x 0,03% x 50 km) 8 Euro ( Euro x 0,002% x 10 km) Fazit: Durch Variante b erreicht der Arbeitgeber, dass die erste Tätigkeitsstätte an weniger als 15 Tagen im Monat angefahren wird. Dadurch wird der geldwerte Vorteil für die Nutzung des Dienstwagens für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit der 0,002%-Methode ermittelt (BMF, Schreiben v , Az. IV C 5 S 2334/08/10010). 9 Dienstwagen

10 Besonderheiten zur 1%-Regelung im Überblick Gegenwehr gegen 1%-Regelung zwecklos Wer sich gegen den Ansatz des Bruttolistenpreises bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wehren möchte, weil dieser Wert meist deutlich höher ist als der Kaufpreis des Dienstwagens, hat Pech. Der Bundesfinanzhof hat nämlich klargestellt, dass an dem inländischen Bruttolistenpreis als Ausgangsgröße für den geldwerten Vorteil nicht gerüttelt wird. Wem das nicht passt, der soll einfach ein Fahrtenbuch führen. Minderung des Bruttolistenpreises bei Elektrofahrzeugen Handelt es sich bei dem Dienstwagen eines Arbeitnehmers um ein Elektrofahrzeug, mindert sich der Bruttolistenpreis wegen der hohen Kosten für das Batteriesystem. Die Minderung beträgt je nach Anschaffungszeitpunkt: Anschaffung bis Minderung pro Kilowattstunde der Batteriekapazität Höchstbetrag der Minderung Euro Euro Euro Euro Euro Euro usw. 350 Euro usw Euro usw. Werbungskostenabzug: Umwegfahrt absetzbar Bei Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist dem Arbeitgeber die kürzeste einfache Entfernung mitzuteilen, selbst wenn eine verkehrstechnisch günstigere, aber längere Umwegstrecke genutzt wird. Bei Einreichung einer Einkommensteuererklärung darf die Entfernungspauschale im Rahmen der Werbungskosten für diese längere Strecke dennoch berücksichtigt werden. 10 Dienstwagen

11 Grundzüge zur Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuch- Regelung Praxis TIPP Die Fahrtenbuchmethode fordert zwar viel Disziplin vom Arbeitnehmer. Doch bei kaum nennenswerter Privatnutzung des Dienstwagens lohnt sich diese Mühe steuerlich. Da sich die Fahrtenbuchmethode an den tatsächlichen Fahrten orientiert, wird der geldwerte Vorteil bei nur geringer Privatnutzung meist deutlich niedriger ausfallen als bei Anwendung der 1%-Regelung. Alternativ zur Ermittlung des zu versteuernden geldwerten Vorteils für die Privatnutzung und für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nach der 1%-Regelung kann der geldwerte Vorteil auch nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Die Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode erfolgt in folgenden Schritten:» Es ist von Beginn an der Nutzung des Dienstwagens bis zum des betreffenden Jahres ein Fahrtenbuch zu führen.» Das Fahrtenbuch muss laufend, zeitnah und lückenlos geführt werden.» Es sind die Gesamtkosten des Dienstwagens zu ermitteln.» Anhand der monatlichen Gesamtposten des Dienstwagens können im Verhältnis zur monatlichen Gesamtfahrleistung die tatsächlichen Pkw- Kosten pro Kilometer ermittelt werden.» Diese tatsächlichen Kosten sind bei Ermittlung des geldwerten Vorteils mit den privat gefahrenen Kilometern zu multiplizieren.» Der geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit wird ermittelt, indem die tatsächlichen Kosten mit den Kilometern zwischen Wohnung und Arbeit (Hin- und Rückfahrt) multipliziert werden). 11 Dienstwagen

12 Schritt 1: Ermittlung der Gesamtkosten des Dienstwagens Im ersten Schritt sind bei Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Dienstwagennutzung die Gesamtkosten des Dienstwagens zu ermitteln. Insbesondere folgende Pkw-Kosten sind hier einzubeziehen: Kostenarten Ihre Daten Betriebskosten (Benzin, Reinigung). Euro Wartungs- und Reparaturkosten Kosten für Garage oder Stellplatz Kfz-Steuer Kfz-Versicherung Abschreibung (ohne die 20%ige Sonderabschreibung); Besonderheit: Abschreibung bei Ermittlung der Lohnsteuer für geldwerten Vorteil bei Dienstwagennutzung auf 8 Jahre zulässig Zinsen zur Finanzierung des Dienstwagens Unfallkosten Leasing-Raten (Sonderfall bei Leasing-Sonderzahlung). Euro. Euro. Euro. Euro. Euro. Euro. Euro. Euro = Gesamte Kosten für Dienstwagen. Euro Sonderfall Leasing-Sonderzahlung Ermittelt ein Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil für die Privatnutzung seines Dienstwagens nach der Fahrtenbuchmethode, ermittelt er die Gesamtkosten des Pkws und den prozentualen Anteil der Privatfahrten im Verhältnis zur Gesamtfahrleistung. Die Ermittlung des prozentualen Anteils der Privatfahrten stellt meist kein Problem dar. Die Ermittlung der Gesamtkosten dagegen schon. Probleme tauchen bei der Ermittlung der Gesamtkosten auf, wenn es sich bei dem Dienstwagen um ein Leasing-Fahrzeug handelt und im Erstjahr eine hohe Leasing-Sonderzahlung geleistet wird. Das Finanzamt bezieht diese Leasing-Sonderzahlung im Erstjahr in voller Höhe in die Gesamtkosten ein. Die Richter des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg erlauben jedoch die Verteilung der Leasing-Sonderzahlung auf die Laufzeit des Leasing- Vertrags und nur die Einbeziehung des Anteils in die Gesamtkosten (Urteil v , Az. 9 K 9224/10). 12 Dienstwagen

13 Beispiel: Die Leasing-Sonderzahlung beträgt Euro, die Laufzeit des Leasing- Vertrags fünf Jahre. Folge: Im ersten Jahr werden in die Gesamtkosten laut Finanzamt Euro miteinbezogen, laut der Berliner Finanzrichter aber nur Euro. Nach dem aktuellen Urteil sinken die Kosten für den Nutzer des Dienstwagens im ersten Jahr. Ob dieses steuerzahlerfreundliche Urteil jedoch Bestand haben wird, ist fraglich. Denn nun haben die Richter des Bundesfinanzhofs in einem Revisionsverfahren das letzte Wort. Schritt 2: Ermittlung der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens Nach Ermittlung der Gesamtkosten steht im zweiten Schritt nun die Gesamtfahrleistung auf dem Plan. Dabei ist vom Kilometerstand am Ende des Jahres der Kilometerstand zu Beginn des Jahres abzuziehen. Diese beiden Kilometerstände können dem Fahrtenbuch entnommen werden Ihre Daten Kilometerstand laut Fahrtenbuch am Ende des Jahres. km abzgl. Kilometerstand laut Fahrtenbuch am Anfang. km des Jahres = Gesamtfahrleistung des Dienstwagens. km Schritt 3: Ermittlung der Dienstwagen- Kosten je Kilometer Aus den Daten zu Schritten 1 und 2 lassen sich nun die tatsächlichen Kosten des Dienstwagens je Kilometer ermitteln. Ihre Daten Gesamtkosten. Euro :. Euro/km Gesamtfahrleistung. km 13 Dienstwagen

14 Schritt 4: Ermittlung der privat gefahrenen Kilometer und der Kilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit Im vorletzten Schritt entnehmen Sie den Aufzeichnungen Ihres Fahrtenbuchs die für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zurückgelegten Kilometer. Ihre Daten Zurückgelegte Kilometer für Privatfahrten laut Fahrtenbuch. km Zurückgelegte Kilometer für Fahrten zwischen Wohnung. km und erster Tätigkeitsstätte Gesamte Kilometer, die Auswirkung auf den geldwerten. km Vorteil haben 14 Dienstwagen

15 Schritt 5: Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode Im fünften und letzten Schritt zur Ermittlung des geldwerten Vorteils im Zusammenhang mit einem Fahrtenbuch multiplizieren Sie die gesamten Kilometer für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit den ermittelten tatsächlichen Kosten pro Kilometer. Das Ergebnis ist der zu versteuernde geldwerte Vorteil für die Dienstwagennutzung nach der Fahrtenbuchmethode. Ihre Daten Gesamte Kilometer aus Schritt 4 x Kilometerpreis aus. Euro Schritt 3 = zu versteuernder geldwerter Vorteil Beispiel Arbeitnehmerin Huber darf einen Dienstwagen nutzen. Sie führt ein Fahrtenbuch. Die Gesamtfahrleistung des Pkws beträgt km, davon werden km für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zurückgelegt. Die Pkw-Kosten setzen sich folgendermaßen zusammen: Benzin Euro Versicherung 600 Euro Reparatur Euro Abschreibung Euro ( Euro verteilt auf 6 Jahre Nutzungsdauer) Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode Daten Beispielsfall Ihre Daten Schritt 1: Gesamte Pkw-Kosten (Benzin Euro, Versicherung 600 Euro, Reparatur Euro, Abschreibung Euro ( Euro verteilt auf 8 Jahre)) Schritt 2: Gesamtfahrleistung laut Fahrtenbuch Schritt 3: Kosten des Dienstwagens je Kilometer Schritt 4: Zurückgelegte Kilometer für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Schritt 5: zu versteuernder geldwerter Vorteil Euro km 0,75 Euro/km (7.550 Euro : km) km Euro (3.800 km x 0,75 Euro/km) 15 Dienstwagen

16 Besonderheiten bei Führung eines Fahrtenbuchs Bei Führung eines Fahrtenbuchs ist das Finanzamt besonders streng. Erfüllt das Fahrtenbuch nicht die erwarteten Voraussetzungen, ist es steuerlich unwirksam und der geldwerte Vorteil ist stets nach der 1%-Regelung zu ermitteln. Für ein steuerlich wirksames Fahrtenbuch sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:» Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden (spätestens am Ende des Tages).» Das Fahrtenbuch muss in einer gebundenen oder jedenfalls in sich geschlossenen Form geführt werden.» Es müssen zu jeder Fahrt Aufzeichnungen zum Datum, zur Fahrtstrecke zum Reisezweck und zum Kilometerstand festgehalten werden.» Das Fahrtenbuch muss lesbar sein. 16 Dienstwagen

17 Typische Stolpersteine beim Führen eines Fahrtenbuchs Hier einige Stolpersteine, wegen denen das Fahrtenbuch trotz der mühsamen und disziplinierten Aufzeichnungen nicht anerkannt wird. Fahrtenbuch in Exceltabelle Ein Fahrtenbuch, das im Excel-Format geführt wird, ist unzulässig. Hier handelt es sich um kein in sich geschlossenes System. Die Aufzeichnungen können jederzeit nachträglich manipuliert werden, ohne dass es auffallen würde. Praxis TIPP In der Praxis empfiehlt sich die Führung eines professionellen Fahrtenbuchs in Papierform oder in Dateiform. Die Aufzeichnungen sollten immer kurz vor Feierabend geführt werden und nach dem Vier-Augen-Prinzip von mindestens zwei Mitarbeitern im Betrieb auf Plausibilität überprüft werden. So lassen sich böse Überraschungen beim Finanzamt in puncto Fahrtenbuch verhindern. Loseblattsammlung schädlich Wer seine Aufzeichnungen auf einzelnen DIN-A-4-Blättern führt und diese ordentlich in einem Ordner abheftet, hat kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, weil kein in sich geschlossenes, gebundenes Fahrtenbuch vorliegt. Neuerstellung nicht erlaubt Wird ein Fahrtenbuch neu geschrieben, weil sich ein Prüfer des Finanzamts ankündigt, führt das zum Verlust der steuerlichen Wirksamkeit des Fahrtenbuchs. Das Fahrtenbuch ist hier nicht zeitnah geführt worden. Zudem besteht die Möglichkeit der Manipulation. 17 Dienstwagen

18 Umsatzsteuerpflicht des Arbeitgebers für die Dienstwagengestellung Bei Gestellung eines Dienstwagens muss nicht nur der Arbeitnehmer für die Privatnutzung sowie für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Lohsteuer abführen. Auch der Arbeitgeber muss Steuern für die Dienstwagenbesteuerung abführen und zwar Umsatzsteuer. Besteht ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen der Überlassung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber und der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers, liegt umsatzsteuerlich ein tauschähnlicher Umsatz vor ( 3 Abs. 12 Satz 2 UStG). Hierbei gilt Folgendes: Der Wert jedes Umsatzes gilt als umsatzsteuerpflichtiges Entgelt für den anderen Umsatz. Der Wert kann anhand der Pkw-Kosten geschätzt werden. Zu diesem Wert rechnet auch der geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Es wird aber nicht beanstandet, wenn für Umsatzsteuerzwecke aus Vereinfachungsgründen die lohnsteuerlichen Werte für die Gestellung des Dienstwagens herangezogen werden (BMF, Schreiben v , Az. IV D 2 S 7300/07/10002:001; Tz. II.2.a). Beispiel: Arbeitnehmer Müller bekommt von einem Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt. Der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung beträgt Euro. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit werden einfach 30 km zurückgelegt. Ein Fahrtenbuch wird nicht geführt. Ermittlung der Umsatzsteuer für die Dienstwagennutzung Daten Beispielsfall Ihre Daten Privatanteil Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer Umsatzsteuer 19% Euro ( Euro x 1% x 12 Monate) Euro ( Euro x 0,03% x 30 km x 12 Monate) Euro Euro 18 Dienstwagen

19 Praxis TIPP Ein Sonderfall besteht, wenn der Dienstwagen einem GmbH- Gesellschafter-Geschäftsführer nicht in seiner Eigenschaft als Arbeitnehmer (= Geschäftsführer) zur Verfügung gestellt wird, sondern in seiner Person als Gesellschafter. In diesem Fall kann die Umsatzsteuer vorteilhafter ermittelt werden (BFH, Urteil v , Az. XI R 2/12). Sonderfall: Dienstwagengestellung an GmbH-Gesellschafter Findet die Gestellung eines Dienstwagens statt, ohne dass dafür eine Arbeitsleistung erwartet wird, unterstellt das Finanzamt eine Dienstwagengestellung an den Gesellschafter der GmbH und nicht an den GmbH- Geschäftsführer. Folge: Es liegt umsatzsteuerlich eine unentgeltliche Wertabgabe vor ( 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG). Als ein Indiz für die Gestellung des Dienstwagens für Gesellschafter-Zwecke kann gewertet werden, dass im Arbeitsvertrag ein Mittelklassewagen als Dienstwagen zugesagt wird und der GmbH-Gesellschafter tatsächlich ein höherwertigeres Fahrzeug zur Verfügung gestellt bekommt. Bemessungsgrundlage sind wiederum die lohnsteuerlichen Werte, mit den Besonderheiten, dass pauschal 20% um nichtvorsteuerbelastete Kosten gekürzt werden dürfen und dass der geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz in die Bemessungsgrundlage zur Ermittlung der Umsatzsteuer nicht einbezogen werden muss. Beispiel: GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer Müller bekommt von einem Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt. Der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung beträgt Euro. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit werden einfach 30 km zurückgelegt. Ein Fahrtenbuch wird nicht geführt. Im Arbeitsvertrag steht, dass Müller einen Mittelklassewagen zur Verfügung gestellt bekommen soll. Folge: Da aber ein deutlich teureres Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird, muss die Umsatzsteuer nach folgendem Schema ermittelt werden. Ermittlung der Umsatzsteuer für die Dienstwagennutzung Daten Beispielsfall Ihre Daten Privatanteil Abzüglich 20% für nicht vorsteuerbelastete Kosten Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer Umsatzsteuer 19% Euro ( Euro x 1% x 12 Monate) Euro Euro Euro 19 Dienstwagen

20 Impressum Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Small Business & Consumer M. Reinert Munzinger Straße Freiburg ebook@lexware.de Web: verantwortlich für den redaktionellen Inhalt: CONTENTmanufaktur GmbH, München Elisabeth Matejka, Eric Kubitz info@contentmanufaktur.net Web: 20 Dienstwagen