LEITFADEN. Produktbildung und Produktbeschreibung. in den Landratsämtern. zur. 2. aktualisierte Fassung. in Zusammenarbeit mit

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1 Bayerischer Innovationsring Pilotprojekt Verwaltungsreform des Bayer. Landkreistags LEITFADEN zur Produktbildung und Produktbeschreibung in den Landratsämtern in Zusammenarbeit mit 2. aktualisierte Fassung Bayerischer Landkreistag Oktober

2 Inhaltsverzeichnis 1. Grundsätzliche Überlegungen zu Produkten 2. Kriterien für die Produktbildung 3. Örtliche Umsetzung der Produktbildung 4. Beschreibung der Produkte/Produktformblatt 5. Produktpflege 6. Interkommunaler Vergleich von Produkten Anlagen Anlage 1.1. Produktformblatt Anlage 1.2 Ausfüllanleitung Anlage 2 Produktkatalog S. S. S. S. S. S. S Der Leitfaden zur Produktbildung und Produktbeschreibung basiert auf dem (Gesamt-) Leitfaden des Bayerischen Innovationsrings zur Einführung betriebswirtschaftlicher Elemente in den Landratsämtern. Diese überarbeitete zweite Auflage des Leitfadens zur Produktbildung und Produktbeschreibung schreibt den Leitfaden des Bayerischen Innovationsrings zur Produktbildung in den Landratsämtern vom Februar 2000 fort. 2

3 1. GRUNDSÄTZLICHE ÜBERLEGUNGEN ZU PRODUKTEN Bisher erfolgte die Steuerung der Verwaltung hauptsächlich über die zentrale Zuteilung von Mitteln (Ressourcen). Die Haushaltspläne sagen an zahllosen Stellen, wie viel Geld die Verwaltung ausgeben darf, aber nirgends präzise, welche Leistungen sie mit diesem Geld erbringen soll. Die Frage, welche Kosten zur Erstellung einzelner Leistungen anfallen, wurde meist als zweitrangig angesehen. Die Zielsetzung der ganzheitlichen Verwaltungsmodernisierung im Bayerischen Innovationsring ist es, eine ergebnis- und bürgerorientierte Verwaltung zu schaffen, die sich von außen nach innen organisiert, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als die wichtigste Ressource begreift und den Vergleich zu anderen Verwaltungen nicht scheut. Ferner ist der Zusammenhang zwischen den Leistungen der Verwaltung (= Produkten) und den damit angestrebten Wirkungen (= outcome) wichtig. Um zukünftig die Diskussion über die angestrebten Wirkungen auf einem qualifizierten Niveau führen und entsprechende Steuerungsmaßnahmen ergreifen zu können, müssen die bislang erstellten Leistungen mit ihren Mengen, Qualitätsmerkmalen und Kosten bekannt sein. Produkte fassen die Ergebnisse des Verwaltungshandelns zusammen und sind somit ein geeignetes Bindeglied zwischen der politischen und bürgerorientierten Zielfindung, der Organisation der Geschäftsprozesse und der Ressourcenverteilung. Zielfindung (Strategische) Ziele Kreistag Geschäfts- Prozesse Produkte Bürger Kunden Kosten und Erlöse Organisation ( Ressourcen) - Personalkosten - Sachkosten - Kosten der Vermögensnutzung INNENSICHT - Umlagen (für Räume, Kfz, EDV,...) Abbildung: Produkte als Bindeglied zwischen der Innen- und Außensicht 3

4 Der zentrale Informationsträger "Produkt" enthält alle entscheidungsrelevanten Informationen. Aussagen zu Qualität, Wirkung etc werden mit Finanz- und Budgetangaben vor allem aus der Kosten- und Leistungsrechnung verknüpft. So wird für Kreistag und Bürger ersichtlich, was die Verwaltung leistet und wofür sie die öffentlichen Gelder aufwendet. Im Innenverhältnis werden die Geschäftsprozesse an ihrem Ergebnis, d.h. an den Produkten ausgerichtet, was wiederum Auswirkungen auf die Organisation haben kann. Was ist nun ein Produkt? Die wohl gängigste Definition des Produkt- Begriffes stammt von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung in Köln (KGSt): Ein Produkt ist eine Leistung oder eine Gruppe von Leistungen, die von Stellen außerhalb des jeweils festzulegenden Fachbereichs (innerhalb oder außerhalb des Landratsamtes) benötigt werden (Nr Abs.1 des Berichts Nr. 8/1994 der KGSt, Das Neue Steuerungsmodell: Definition und Beschreibung von Produkten). Dabei ist es unerheblich, ob der Adressat des Produkts dieses "beantragt" hat oder ob es ihm -ggf, sogar gegen seinen Willen - "aufgezwungen" wird. Die Produkte werden je nach Empfänger unterschieden in verwaltungsexterne (das sind die das Landratsamt verlassenden) und verwaltungsinterne (das sind die in eine andere Organisationseinheit des Landratsamtes mündenden) Produkte. Diese grundsätzlichen Überlegungen zu den Produkten führten in der gemeinsamen Projektarbeit des Bayerischen Innovationsrings zu der Erstellung eines Produkt- Katalogs für die Landratsämter in Bayern. In diesem Werk werden Produkte für die typischen Leistungen eines bayerischen Landratsamtes dokumentiert. Die Landkreise der Projektgruppe Betriebswirtschaft empfehlen die Nutzung dieser Ergebnisse auch den Landkreisen außerhalb des Pilotprojekts. Die derzeit aktuelle Fassung des Produktkatalogs ist diesem Leitfaden als Anlage 2 beigefügt. 2. KRITERIEN FÜR DIE PRODUKTBILDUNG Die Landkreise des Bayerischen Innovationsrings standen bei der gemeinsamen Projektarbeit vor der Frage, welche Leistungen der Landratsämter nun als Produkte definiert werden sollten. Nach der oben angeführten Definition könnte grundsätzlich jedes Arbeitsergebnis, das außerhalb einer Organisationseinheit nachgefragt oder dorthin geliefert wird, ein Produkt sein. Dies würde aber zu einer nahezu unüberschaubaren Vielzahl von Produkten führen, was unter dem Aspekt der Steuerung jedoch als nicht zweckmäßig erscheint und ferner einen unverhältnismäßig hohen Aufwand erzeugen würde. Mit den selben Argumenten werden z.b. nicht die einzelnen Baugenehmigungen als separate Produkte geführt, sondern insgesamt zu einem Produkt zusammengefasst. Wegen des unterschiedlichen Aufwands bei den nach dem Baurecht vorgesehenen unterschiedlichen Verfahren wurde allerdings in die Produkte Baugenehmigungen im vereinfachten Verfahren und Baugenehmigungen im normalen Verfahren differenziert. 4

5 Produkte sind daher nach der Vorstellung der Landkreise im Innovationsring die Endergebnisse der Verwaltungsarbeit, nicht aber schon Zwischentätigkeiten, die erst zu einem Ergebnis führen. Erst der Abschluss einer Vielzahl von einzelnen Tätigkeiten, die für den Bürger aber auch für interne Stellen erbracht werden und insgesamt eine konkrete Problemlösung darstellen, macht die bis dahin geleistete Arbeit zum Produkt, z.b.: Erteilung von Baugenehmigungen Hilfe zum Lebensunterhalt (Sozialhilfe) Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen Winterdienst EDV- Schulungen Erläuterung: extern Abbildung: typische Produkte eines bayerischen Landratsamts intern In dem Produktkatalog des Bayerischen Innovationsrings sind in der Regel mehrere Leistungen zu einem Produkt zusammengefasst. Eine solche Zusammenfassung sollte grundsätzlich vorrangig nach den folgenden beiden Gesichtspunkten erfolgen: Welche Leistungen fragen Kunden gemeinsam nach? Welche Leistungen dienen einem gemeinsamen Ziel? Welche Leistungen sind so eng miteinander verknüpft, dass sie in der Regel gemeinsam betrachtet werden? Welche Leistungen werden zur Umsetzung des gesetzlichen Auftrages und im Interesse einer zukunftsorientierten Entwicklung des Landkreisgebietes erwartet? Während der erste Gesichtspunkt die Kundensicht betont, dient der zweite Gesichtspunkt vorrangig der politisch-strategischen Steuerung und soll die Vorstellungen der Bürgerinnen und Bürger abdecken, die nicht selbst bestimmte Leistungen nachfragen. Die Erfahrungen in den Landkreisen des Bayerischen Innovationsrings haben aber auch gezeigt, dass - jedenfalls in der Einführungsphase die Bildung von Produkten nicht losgelöst von der Organisation des jeweiligen Landratsamtes erfolgen kann und auf die gegebenen Organisationseinheiten Rücksicht zu nehmen ist (z.b. durch eigene interne Produkte für Stellungnahmen zu Verfahren anderer Organisationseinheiten). 5

6 3. ÖRTLICHE UMSETZUNG DER PRODUKTBILDUNG Ausgangspunkt der örtlichen Produktbildung sind die im Produktkatalog des Bayerischen Innovationsrings enthaltenen Produkt- Raster. Damit werden einerseits einheitliche Vorgaben für eine spätere Vergleichbarkeit geschaffen. Andererseits bleibt den beteiligten Landkreisen auch weiterhin ein Spielraum für individuelle Gestaltungsmöglichkeiten. Deshalb ist der Produktkatalog des Bayerischen Innovationsrings auf die örtlichen Gegebenheiten anzupassen und kann nicht einfach gedankenlos ü- bernommen bzw. abgeschrieben werden. Ein Produktraster definiert den äußeren Rahmen des Produkts verbindlich. Innerhalb dieses Rahmens ist es beispielsweise zulässig, das Produkt in einzelne Teilprodukte zu zerlegen, um so den individuellen, örtlichen Verhältnissen Rechnung zu tragen. So kann beispielsweise das Produkt EDV-Schulungen untergliedert werden in Schulungen für Office-Anwendungen, spezielle Anwenderprogramme, etc... Andererseits kann auf örtlicher Ebene auch eine Zusammenfassung von Produkten zu sogenannten Produktgruppen erfolgen, wenn die zusammengefassten Produkte aus Kundensicht oder politisch-strategischer Sicht eng zusammenhängen. Ein wesentliches Kriterium für die Bildung von Produktgruppen ist u.a. der Informationsbedarf der Politik und Verwaltungsführung. Produkt- Bereich Produkt- Gruppe Produkt Abbildung: Mögliche Ebenen der Produkt- Hierarchie Teil- Produkt Der abgestimmte Produktkatalog des Bayerischen Innovationsringes umfasst alle wesentlichen Leistungen eines Landratsamtes für die Bürger. Ausgangspunkt für die Produkt- Raster sind die Geschäfts - Bereiche wie etwa das Jugendamt, Immissionsschutz, Tiefbauverwaltung, Ernährungsberatung, Ausländeramt.... 6

7 Innerhalb dieser Geschäftsbereiche orientiert sich die Systematik der Produktbildung grundsätzlich an den Verfahren. Keine Darstellung als Produkt bzw. keine Produktbeschreibung erfolgt in den sogenannten echten Gemeinkostenbereichen (siehe hierzu die Ausführungen zur Kosten- Leistungsrechnung). Die Überzeugung des Bayerischen Innovationsringes ist es, dass dort die Steuerung über Produkte nicht sehr wahrscheinlich ist. Eine entsprechende Zuordnung von Leistungsdaten in der Praxis erfolgt kaum, weshalb davon Abstand genommen wird, hier zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu produzieren. Das Ziel für die örtliche Umsetzung in einem Landratsamt sollte daher ebenfalls eine weitgehend flächendeckende Einführung von Produkten sein. Dabei ist zuerst zu entscheiden, ob eine gleichzeitige Einführung in allen Produkt- Bereichen oder ein zeitlich abgestuftes Vorgehen mit ausgewählten Pilotbereichen gewählt wird. Als Vorteile einer gleichzeitigen Einführung können genannt werden: Alle Organisationseinheiten werden gleichermaßen und von Anfang an am Prozess beteiligt. Zuordnungsprobleme von Leistungen zu Produkten können zeitnah mit den Beteiligten gelöst werden. Auswirkungen auf die Aufbau- und Ablauforganisation können frühzeitig mit allen Betroffenen erörtert werden. Die Vorteile einer stufenweisen Umsetzung liegen in folgenden Aspekten: Man kann freiwillige Pilotbereiche auswählen, die in der Regel eine hohe Motivation haben und eine Vorbildfunktion einnehmen. Positive wie auch negative Erfahrungen in den Pilotbereichen können bei der Einbeziehung weiterer Bereiche berücksichtigt werden. Die Bewältigung der mit dem Prozess der Produktbildung verbundenen Tätigkeiten ist einfacher (Frage der Personalkapazitäten). Aus der Erfahrung der Landkreise im Bayerischen Innovationsring muss die Produktbildung und die Beschreibung der gebildeten Produkte (sowie die Bildung von Produkthierarchien) gemeinsam mit den jeweiligen Mitarbeitern erfolgen. Sie verfügen zweifellos über die besten Detailkenntnisse der operativen Verwaltungsarbeit. Auch aus Akzeptanz- und Motivationsgründen sollte es vermieden werden, die Erarbeitung künftiger Steuerungsgrundlagen an den Mitarbeitern vorbei vorzunehmen. Als zielführend haben sich örtliche, moderierte Workshops (ggf. in Kombination mit Einführungsschulungen) bestens bewährt. Dabei können auch Sinn und Zielsetzungen erläutert und Fragen beantwortet werden. In diesem Rahmen kann den Mitarbeitern ferner verdeutlicht werden, welcher Mehraufwand dabei auch für sie bei einer zu starken Differenzierung bei der Produktbildung entsteht. TIPP: Es ist vor Ort zu überlegen, ob die Moderation der Einführungsveranstaltungen aus Akzeptanzgründen extern eingekauft werden sollte. 7

8 Die folgende Übersicht zeigt am Beispiel der Bauverwaltung, welche Schrittabfolge bei der Produktbildung und beschreibung unter Zugrundelegung des Produktrasters des Bayerischen Innovationsrings sinnvoll ist: Grundlage ist jeweils eine Bestandsaufnahme aller Tätigkeiten der Organisationseinheit. Die Bearbeitung eines Bauantrags besteht wiederum aus einer Vielzahl einzelner Tätigkeiten (Entgegennehmen des Antrags, Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität, Klärung von Sachverhalten, Einholung von Stellungnahmen, Gespräche mit dem Antragsteller und anderen Verfahrensbeteiligten und vieles mehr bis zur abschließenden Entscheidung über den Antrag). Alle diese Tätigkeiten werden zum Produkt Baugenehmigungen zusammengefasst. Ebenso ist mit anderen Leistungen der Bauverwaltung zu verfahren. Die Vorgehensweise im Detail könnte so aussehen: Beispiele von Tätigkeiten einer Bauverwaltung Prüfung von Bauanträgen Einholung von Stellungnahmen in Genehmigungsverfahren Erteilung von Baugenehmigungen Erlass von Anordnungen wegen Baumängel Beratung von Bürgern Planfertigerbesprechungen außerhalb von anhängigen Verfahren Stellungnahmen zu Wasserrechtsverfahren Stellungnahmen in abfallrechtlichen Verfahren Pfandfreigabe Tätigkeit W Tätigkeit X Tätigkeit Y Tätigkeit Z Bau- Genehmigungen Keinem Produkt aus dem Produktraster Bauverwaltung zuordenbar Prüfung, ob andere Produkt-Raster passen Produkte aus dem Produktraster Bauverwaltung Baugenehmigungen im vereinfachten Verfahren Baugenehmigungen im normalen Verfahren Verfahren bei Baurechtsverstössen Allgemeine Bauberatung und Auskünfte Stellungnahmen, Beratungen Und Begutachtungen zu förmlichen Verfahren Nein Ja Produktbeschreibung aus dem anderen Geschäftsbereich verwenden Prüfung, ob Tätigkeit nicht nur kurzzeitig und auch nur unbedeutendes Ausmaß annimmt Höhere Bedeutung, dann Produkt bilden! Ohne besondere Bedeutung, kein eigenes Produkt bilden, ggfs. mit anderen Tätigkeiten Produkt bilden! Nach der Bildung der Produkte entsprechend dem Produktraster ist von jeder Organisationseinheit zu prüfen, ob weitere Leistungen erbracht werden, für die im Produktraster keine Produkte vorgegeben sind und dafür weitere, eigene Produkte zu bilden sind. Dazu sind zunächst die Leistungen zu erfassen und für die Zusammenfassung in Produkten die in Kapitel 2 aufgeführten allgemeinen Kriterien zu Grunde zu legen. 8

9 Bei den im Produktraster vorgegebenen Produkten ist zu prüfen, ob z.b. aufgrund der Organisationsstruktur des Landratsamtes oder wegen der besonderen örtlichen Bedeutung von Teilleistungen innerhalb von Produkten diese als Teilprodukte geführt werden sollen. Ebenso ist die Bildung von örtlichen Produktgruppen zu erwägen (s.o.). 4. BESCHREIBUNG DER PRODUKTE/PRODUKTFORMBLATT Die Produkte werden komprimiert textlich beschrieben. Dazu wird ein Produktformblatt verwendet. Dieses enthält im wesentlichen neben der Bezeichnung des Produkts und der zugehörigen Produktnummer und einer Kurzbeschreibung der mit dem Produkt zusammenhängenden Leistungen die für die Steuerung wichtige Angaben - zu den verantwortlichen Organisationseinheiten und Personen, - zu den Auftragsgrundlagen und der Aussage, ob es sich um Pflichtaufgaben oder freiwillige Aufgaben handelt - zu den mit dem Produkt verfolgten Zielen - zur Quantität (Fallzahlen Maßgrößen) - zur Qualität - zur Erlös- und Kostensituation - zu künftigen Entwicklungen, Rahmenbedingungen usw. Für jedes Produkt wird ein Produktformblatt ausgefüllt. Ein Musterproduktformblatt ist zusammen mit einer Ausfüllanleitung als Anlage 1 zu diesem Leitfaden abgedruckt. Dort sind die einzelnen Schritte dargestellt, die die Reihenfolge der Bearbeitung für die jeweiligen Organisationseinheiten angeben. In das Produktformblatt fließen die Ergebnisse aus der Umsetzung der weiteren betriebswirtschaftlichen Elemente ein. Zum Beispiel führt die Ausweisung der Produktverantwortung auch zu der Frage der konkreten Ressourcenverantwortung (vgl. hierzu Leitfaden zur Budgetierung und dezentralen Ressourcenverantwortung). Mit der Festlegung der örtlichen Produkte sind auch die für die Bewertung des jeweiligen Produkts entscheidenden Maßgrößen und ggf. Zusatzinformationen für die interne Steuerung und einen etwa angestrebten interkommunalen Vergleich zu bestimmen und mit deren Aufzeichnung zu beginnen. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist mit der Einführung von Produkten neben der Erfassung von Leistungsmengen auch die Zuordnung der eigenen Arbeitszeit auf die Produkte verbunden. Diese Zeitanteile werden für die Zuordnung der Kosten auf die Produkte benötigt. Die Vorgehensweise hierzu ist im Leitfaden zur Kosten- und Leistungsrechnung beschrieben. Parallel dazu oder im zeitlichen Anschluss beginnt der Prozess der Zielvereinbarung, d.h. der Beschäftigung mit dem Thema "Qualität der Leistungen". Der Leitfaden zur Zielbeschreibung und Zielvereinbarung gibt Hilfestellungen für die Zielbeschreibung zu den Produkten. Eine weitere Bedeutung der produktbezogenen Planwerte (=Soll- Vorgaben) liegt in der Betrachtungsbasis im Rahmen des Controllings (siehe Leitfaden zur Einführung von Verwaltungscontrolling). 9

10 5. PRODUKTPFLEGE Die Produktangebote der Verwaltung sind die Basis ihrer Existenzberechtigung und ihrer Akzeptanz in der Bevölkerung. Deshalb ist die Pflege der Produkte besonders wichtig. Dies bedeutet, dass Bürgerwünsche und bedürfnisse ermittelt, ggf. Produktideen gesucht und vorhandene Produkte den neuen Erfordernissen angepasst werden. Die Produktpflege ist im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Daueraufgabe. Zumindest von Jahr zu Jahr sind die Rahmenbedingungen der gebildeten Produkte auf ihre Stimmigkeit zu prüfen. Rechtsänderungen erzeugen oft Modifikationen, den Wegfall oder die Neuaufnahme von Produkten 1. Das Nachdenken über Art und Umfang angebotener Produkte ist eine wesentliche Aufgabenstellung des Landratsamtes insgesamt und der Organisationseinheiten des jeweiligen Produktbereiches. 6. INTERKOMMUNALER VERGLEICH VON PRODUKTEN Die Teilnahme an einem überörtlichen Vergleich setzt einheitliche Grundlagen voraus. Für die Landkreise des Bayer. Innovationsrings bedeutet dies, dass die Produktabgrenzungen sowie die Maßgrößen den gemeinsamen Produktrastern entsprechen sowie die Daten zu Kosten und Erlösen nach dem Leitfaden des Bayer. Innovationsrings zur Kosten- und Leistungsrechnung ermittelt wurden. Auf der Basis der definierten Produkte erfolgt überörtlich die Festlegung von Kennzahlen für die interne Steuerung und den externen Leistungsvergleich. Kennzahlen bilden sowohl die Kosten (ggf. gegliedert nach ihren Bestandteilen) als auch Qualitätsindikatoren ab und werden individuell festgelegt (siehe hierzu den Leitfaden zur Einführung von Verwaltungscontrolling). Immer wieder herausgestellt werden muss, dass sich der Vergleich nicht nur auf Kosten beziehen darf, sondern qualitative Kennzahlen ebenfalls (und gerade als Begründung für ein unterschiedliches Kostenniveau) erfasst und verglichen werden müssen. Die Landkreise im Bayerischen Innovationsring verfolgen mit der Vergleichsarbeit nicht das Ziel, "Hitlisten" aufzustellen, sondern den Gedanken des Benchmarking ("von den Besten lernen ) zu nutzen. In einem kontinuierlichen Prozess werden Produkte und insbesondere die dahinterstehenden betrieblichen Abläufe und Methoden über mehrere Landratsämter hinweg verglichen, um für das eigene Landratsamt Verbesserungen herauszuarbeiten. Hierbei werden die Leistungsunterschiede zu den anerkannt "Besten" sichtbar. Anhand einer Analyse werden die Ursachen für die Unterschiede ermittelt und Möglichkeiten zur Verbesserung der eigenen Leistungen gefunden. 1 Selbstverständlich müssen diese Veränderungen auch in den Produktkatalog des Bayerischen Innovationsrings eingepflegt werden. 10

11 Auf der Ebene der Kosten und Erlöse hat sich eine standardisierte Struktur (siehe folgende Abbildung) als hilfreich erwiesen. Beispiel für einen Produktvergleich Landratsamt A Landratsamt B Produkt: / IST IST IST IST Baugenehmigungen im vereinfachten Verfahren Gesamt DM Stück / DM % Gesamt DM Stück / DM % Maßgröße: Stück Kosten: Produkteinzelkosten , ,49 0 Anteilige Personalkosten , ,07 59 Anteilige Sachkosten , ,44 5 Umlage Gemeinkosten , ,85 36 Gesamt , , Erlöse: DM DM % DM DM % Erlöse gesamt , , Davon Direkte Produkterlöse , , Davon Indirekte Produkterlöse , ,00 0 Kostendeckung , ,22 4 Hinweis: Beim LRA A sind Interne Leistungsbeziehungen i.h.v DM eingerechnet; im LRA B sind diese noch nicht enthalten. Im Bayerischen Innovationsring wurden bislang Kennzahlen für einen überörtlichen Vergleich vorerst bei ausgewählten Produkten (in den Bereichen Jugendhilfe, Sozialhilfeverwaltung und Bauverwaltung) erarbeitet. Eine Ausweitung der Vergleichsrunden ist derzeit in der Diskussion. Fest steht jedoch bereits jetzt, dass überörtliche Vergleiche jedenfalls nicht für alle im Produktkatalog enthaltenen Produkte sinnvoll sind. * * * Anlagen Anlage Produktformblatt 1.2. Ausfüllanleitung Anlage 2 Produktkatalog 11

12 ANLAGE 1.1 Produktbezeichnung: MUSTER - Produktbeschreibung Stand: Produkt-Nr.: Produktgruppe: Verantwortliche Organisationseinheit: (wirtschaftliche Einheit) - Bezeichnung ( SG / A) (SG) Verantwortliche Person(en): Gesetzliche Auftragsgrundlage / Beschluß (KT/KA/...) vom... Pflichtaufgaben Rechtsbindungsgrad: muss soll kann Freiwillige Aufgaben des Landkreises Kurzbeschreibung: (Inhalt und Art der Leistung) Ziele: (Zielbeschreibung, Zielgruppe) Quantität: IST 2001 ANSATZ 2002 PLAN 2003 Qualität:. Erlöse: (direkte und indirekte Produkterlöse) Produkteinzel- Kosten: Gesamtkosten: (inkl. Gemein-/ Personalkosten etc.) DM 0,00 DM DM Kostendeckung: DM Stück-/Fallkosten: (brutto pro St.) DM Künftige Entwicklung, Rahmenbedingungen, Aufgabenkritik, Sonstiges: 12

13 ANLAGE 1.2 Ausfüllhinweise für das Formblatt Produktbeschreibung Nachfolgend wird anhand des Aufbaus eines Produktformblatts schrittweise der Einstieg in die Produktbeschreibung erläutert (dunkle Markierung). Die einzelnen Nummernsymbole werden nacheinander, entsprechend der Nummernfolge, behandelt. Es empfiehlt sich bei der Beschreibung der einzelnen Produkte jeweils den aktuellen Stand zu notieren, damit es bei Fortschreibungen oder Anpassungen keine Verwechslung gibt (oben rechts). Produktbezeichnung: Produktbeschreibung 1 Stand:... Produkt-Nr.: 3 Produktgruppe: 2 verantwortliche Organisationseinheit: (wirtschaftliche Einheit) - Bezeichnung (SG/A) (SG ) verantwortliche Person(en): 4 5 gesetzliche Grundlage/Beschluss (KT/KA/...) vom... Pflichtaufgaben Rechtsbindungsgrad: muss soll kann 6 Freiwillige Aufgabe des Landkreises Leistungsbeschreibung: (Inhalt und Art der Leistung) 7 Ziele: (Zielbeschreibung, Zielgruppe) Quantität: Qualität: Ist a 9a Ansatz 2002 Plan b 9b Erlöse (dir.+ indirekte Produkterl.) DM Produkteinzelkosten: Gesamtkosten: (inkl. Gemein-/Personalkosten etc.) DM DM Kostendeckung: DM Stück-/Fallkosten (brutto) Künftige Entwicklung, Rahmenbedingungen, Aufgabenkritik, Sonstiges: DM 13

14 1 Produktbezeichnung: Die Produktbezeichnung umfasst die Kurzbezeichnung des Produkts. Beispiele beim Jugendamt: Förderung von Kindern in Tagespflege, Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen (vgl. Spalte Produktbezeichnung im Produkt- Katalog 6 Rechtsbindungsgrad: muss: Leistung, deren Erbringung vom Gesetz zwingend vorgeschrieben ist. Gebundene Entscheidung ohne Ermessensspielraum. soll: Leistung, deren Erbringung vom Gesetz in der Regel gefordert wird. 2 Produktgruppe: Einzelne Produkte können zu einer Produktgruppe zusammengefasst werden (vgl. S.6). kann: Leistung, deren Erbringung im Ermessen der Behörde steht Produkt-Nr.: Die Vergabe von Produktnummern ist abhängig von den individuellen Gegebenheiten (Softwarelösung zur Kosten- und Leistungsrechnung, Unterabschnitt, etc.). Verantwortliche Organisationseinheit (Kostenstelle): Kostenstellen zeigen, wo (in welcher Organisationseinheit/Sachgebiet/Abteilung - wirtschaftlichen Einheit) die Verantwortung und die Kosten für das Produkt liegen. Hier ist immer die Bezeichnung der Organisationseinheit und in Klammern die Nummer anzugeben. Beispiel: Kreisjugendamt (SG 23) Verantwortliche Person(en): Ergebnis- und Kostenverantwortlicher. Beispiel: Name der/des Sachbearbeiter(s) und / oder des Sachgebietsleiters 7 8 Kurzbeschreibung: In der Beschreibung muss jedem (auch Außenstehenden) klar werden, was das Produkt bedeutet. Dazu sollen kurz Inhalt und Art der Leistung dargestellt werden. Quantität - Mengen: Hier muss die Menge der zu erstellenden Produkte/ Dienstleistungen pro Jahr angegeben werden. Die Ist-Spalte bezieht sich auf das abgelaufene (8a), die Ansatzspalte (8b) auf das laufende Haushaltsjahr. Die im Produktraster angegebene Maßgröße ist hierbei diejenige Mengenangabe, die für den interkommunalen Vergleich als Basis dient. Für die interne Steuerung können aber auch zusätzliche Informationen nötig sein. Beispiel Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen : - Vergleichsgröße: Anzahl der geförderten Kinder in Einrichtungen - Zusatzinformation: Anzahl der Einrichtungen Nr. 9 siehe Folgeseite 14

15 9 Qualitätskriterien: Idealerweise sind dies messbare Kriterien, die das Wie der Produkterstellung beschreiben. Also konkrete Angaben wie - Beratungsdauer, Durchlauf- bzw. Bearbeitungszeiten etc., - die Bedürfnisbefriedigung der Bürger (Reklamationen, Beschwerden, Qualifikation für bestimmte Aufgaben,...) oder - die Qualifikation der Ressourcen (Ausbildung der Mitarbeiter, Ausstattung,...). Beispiele: 1. Beratungsdauer von durchschnittlich 25 Min. 2. Wie viele Sozialpädagogen in der Jugenderziehung? 3. Durchschnittliche Bearbeitungsdauer 4. Rückläufe von Bescheiden aufgrund von Bearbeitungsfehlern Die Spalten 9a und 9b beziehen sich analog zu Punkt 8 auf das vergangene und laufende Haushaltsjahr. Hinweis: Sofern das Produktformblatt zu Controlling- Zwecken eingesetzt wird, empfiehlt es sich, die Belegung der Spalten im unteren Teil wie folgt zu verändern: Ist Vorjahr Ansatz (Soll) aktuelles Jahr Lfd. Ist aktuelles Jahr Quantität Qualität Erlöse Kosten

16 ANLAGE 2 Bayerischer Innovationsring Pilotprojekt Verwaltungsreform des Bayerischen Landkreistags PRODUKT- KATALOG für die Landratsämter in Bayern 3. AKTUALISIERTE AUFLAGE (STAND: September 2002) in Zusammenarbeit mit Bayerischer Landkreistag September