Prozessmanagement. 5.3 Prozessatrukturierung. Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe Dr.

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1 Prozessmanagement 5.3 Prozessatrukturierung

2 Übersicht über die Vorgehensweise Teil A Zielfindung Teil B Makro-Struktur finden Teil C Prozesse identifizieren Teil D Prozessstrukturen festlegen Folie 2

3 Teil A: Zielfindung Rahmenbedingungen klären und Ziele formulieren finanzielle, techn., organisator., arbeitsrechtl. Restriktionen Vorgaben der Share-Holder Ziele der Organisation definieren Ziele der Mitarbeiter klären Materielle und immaterielle Ziele Zielabgleich vornehmen Konfliktbereiche überprüfen Materielle und immaterielle Anreize schaffen Macht- und Fachpromotoren einbinden Ziele formulieren Inhalt Ausmaß Zeithorizont Ziele der Reorganisation Folie 3

4 Teil B: Makrostruktur finden Marktorientierte Sicht auf das Unternehmen Positionierung des Unternehmens in der Branche Verhalten der Wettbewerber Wettbewerbsstrategie des Unternehmens Ressourcenorientierte Sicht auf das Unternehmen Identifikation von Kernkompetenzen des Unternehmens Integration und Festlegung von strategischen Einheiten Konfliktbereiche überprüfen Materielle und immaterielle Anreize schaffen Macht- und Fachpromotoren einbinden Effizienzziele der Einheiten festlegen z.b. Kostenführerschaft, Durchlaufzeit, Qualität Makrostruktur Folie 4

5 Orientierung an Kernkompetenzen Kernkompetenzen: ermöglichen es, grundlegenden Nutzen für den Kunden zu schaffen sind oft Kombinationen von Einzelfähigkeiten sind innerhalb des Wettbewerbsfeldes überlegen oder einzigartig können von vorhandenen Produkten/Märkten gelöst werden sind relativ dauerhaft und nicht kurzfristig imitierbar Kernkompetenz Kernkompetenz Kernprodukt Kernprodukt Kernprodukt Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 Produkt a Produkt b Produkt c Produkt d Folie 5

6 Teil C: Prozess identifizieren Ansatz auswählen Verwendung von Referenzmodellen prüfen Leistungsziele und Prozesse identifizieren Kern- und Stützprozesse definieren Identifikation von Leistungszielen Retrograde Beschreibung der Prozesse (Ziele, Auslösung, Grenze) Vorläufige Sammlung aus Kunden- und Organisationsicht Kern- und Stützprozesse unterscheiden Kern- und Stützprozesse Folie 6

7 Leitfragen zur Prozessidentifikation Kundensicht: Welche Leistungen werden dem Kunden angeboten? Welche Schnittstellen zu den Kunden bestehen noch? Welche Schnittstellen zu Dritten existieren? Was erwarten die Kunden in der Zukunft? Unternehmenssicht: Welche Aktivitäten unterstützen die Leistungserstellung für Kunden? Was kann den Kunden in Zukunft angeboten werden? Welche Aktivitäten sind zur Kontrolle und Koordinierung notwendig? Folie 7

8 Unterscheidung Kern- und Stützziele Prozessziele Kernprozessziele Stützprozessziele direkter Bezug zu Kernkompetenzen Begründung nachhaltiger Wettbewerbsvorteil strategisch entscheidende Bedeutung Herstellung wahrnehmbarer Kundennutzen Nicht-Imitierbarkeit durch Wettbewerber Nicht-Ersetzbarkeit durch andere Ansätze Ausrichtung auf externe Leistungsempfänger überschreitet traditionelle Organisationsgrenzen Unterstützung und Sicherung der Kernprozesse Administration der Ressourcen für Kernprozesse Ausrichtung auf interne Kunden Aktivitäten nicht vom Kunden wahrnehmbar Eigenerstellung ist nicht zwingend notwendig Folie 8

9 Teil D: Prozessstrukturen festlegen Begriffsklärung vornehmen Konsens unter Beteiligten herstellen Leistungsanforderung an den Prozess festlegen eventuell weitere Präzisierung angebracht Entscheidung über Prozessobjekt treffen Organisationsziele für den Prozess festlegen welche Aktivitäten sind aus Organisationssicht wichtig auf welche Aktivitäten kann vielleicht verzichtet werden Prozessgrenzen bestimmen vorläufige Abgrenzung anhand anderer Prozesse/Einheiten Retrograde Analyse der Prozessfunktionen und -objekte alle Funktionen, die das Prozessobjekt bearbeiten Optimierung der Funktionsanordnung Effizienzziele des Bereiches geben Kriterien vor Dokumentation im Prozessmodell entsprechend Modellierungsnormen entsprechend Designvorgaben Prozessmodell Folie 9

10 Leitfragen zur Prozessstrukturierung Analyse einer Funktion im Prozess: trägt die Funktion zur Leistungserstellung bei? Dient die Funktion einem der Organisationsziele? In welcher zeitlichen Beziehung steht die Funktion zu bereits analysierten Funktionen? Welche von der Funktion benötigten Objekte sind relevant? In welcher Beziehung stehen diese Objekte zu der Funktion? Ergeben die Objekte neue Teilprozessobjekte, die weiter zu verfolgen sind? Welche Funktionen müssen retrograd als nächstes analysiert werden? Objekt Aktivität Aktivität Ziel Folie 10

11 Hierarchisierung und Variantenbildung 1. Prozessebene 2. Prozessebene frühe Prozessvariante n. Prozessebene = Aufgabenebene späte Prozessvariante ( ) Arbeitsschrittebene Folie 11

12 Hierarchisierung: Kriterien der Gliederungstiefe Anzahl der erforderlichen Qualifikationen Ganzheitliche Bearbeitung Wiederverwendbarkeit von Prozessschritt-Folgen Prozess- schritt X Anzahl der artverschiedenen Startereignisse und Ergebnisse Anzahl und Komplexität der zugeordneten Fachbegriffe, Methoden und Informationen Anteil des Prozessschrittes an Prozesskosten Höhe des Leistungsbeitrags des Schrittes am Prozess Folie 12

13 Vor- und Nachteile von Variantenbildung Prozessvarianten: stellen grundsätzlich die gleichen Abläufe dar, weisen jedoch durch Beschreibung dieser Abläufe für spezifische Prozessobjekte oder Aufgabenträger Unterschiede in den Prozessstrukturen im Detail auf. frühe Variantenbildung späte Variantenbildung + Lesbarkeit - Synergie - Ressourcen + Synergie + Änderungen - Individualität Folie 13

14 Heuristiken der Prozessgestaltung Parallele Bearbeitung im Prozess: Soviel Prozessökonomie wie möglich, so viel Ressourcenökonomie wie nötig Holistische Bearbeitung: Eine Person (Gruppe) bearbeitet einen Prozess möglichst vollständig Selbstkontrolle in Prozessen: nachgelagerte Qualitätssicherung vermeiden Für jeden Prozess einen Kunden: Kundenorientierung und Vergleichbarkeit stärken Lerneffekte bei Mitarbeitern: Aufgaben und Leistungsbeitrag für jeden Mitarbeiter transparent machen und kommunizieren Quelle: nach Speck & Schnetgöcke, S. 198 (2002) Folie 14