Projektphase 1: Schaffung der Voraussetzungen für den Start des Projektes

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1 Detaillierte Anleitung zur Gestaltung, Realisierung, Einführung und produktiven Betreibens eines Projektes / Systems zur Verbesserung und Optimierung der Organisations-, Prozess-, und Kommunikations-Abläufe als Wegweiser Projektphase 1: Schaffung der Voraussetzungen für den Start des Projektes Festlegung der für das Projekt in Frage kommenden Unternehmens-Bereiche. Festlegung der Projektvoraussetzungen wie Regelung des Zeitrahmens / Projektstarts / Projektumfanges / Räumlichkeiten / Ressourcen / Investitionen / Kosten Zusammenstellung des Projektteams / Festlegung der Verantwortlichen im Projekt. Anforderung der erforderlichen fachlichen und personellen (externen) Unterstützung für das Projekt, wenn notwendig. Festlegung der Mitglieder des Projektentscheidungsgremiums und Lenkungsausschusses (wer?, wofür?, wie?) durch die Unternehmensführung. Informationsbeschaffung (Berater, Seminare, ähnlich gelagerte Unternehmen) über sinnvolle Methoden, Techniken und Vorgehensweisen zur Lösung der Problemstellungen (Prozessoptimierung, Neuorganisation Kommunikationsmanagement im Unternehmen). Auswahl der Analyse-Methoden/-Techniken und Vorgehensweisen. Auswahl der Dokumentations-Methoden/-Techniken und Vorgehensweisen. Auswahl der erforderlichen Software/Systeme und Tools zur Projekt- und IT- Realisierung (eventuell erst später). Abhängig von der Entscheidung über die Methoden und Vorgehensweisen, eventuelle Beschaffung von erforderlichen Technologien (z.b. DMADV-Tools, IDS Scheer) und Beratungsunterstützung im Projekt. Erstellung eines verbindlichen Projektplanes (Ziele, Stepps, Invest, Termine, Ressourcen, Kosten, Verantwortungen, kritische Pfade, usw.) für das Gesamtprojekt. Auszug-P-3.doc Seite 1 von

2 Projektphase 2: Analyse und Dokumentation Analyse aller Prozesse in den im Rahmen dieses Projektes festgelegten Unternehmensbereichen, mit einem ausreichenden Detaillierungsgrad nach den festgelegten Methoden. Bereichsübergreifende Koordination/Abstimmung auf Prozessebene. Dokumentation der analysierten Prozesse mit den festgelegten Methoden / Systemen. Analyse aller vorhandenen/praktizierten Organisationsabwicklungen/Organisationssysteme (Aufbau- und Ablauforganisation) und Kommunikationspraktiken (Formulare, Verteiler, Regeln, Methoden, Medien, ) in den festgelegten Unternehmensbereichen und Methoden. Dokumentation der Vorgehensweise und Ergebnisse wie bei der Prozessanalyse. Paralleler Start der Projektphase 3 nach den ersten Ergebnissen aus Projektphase 2. Projektphase 3: Erstellung des Soll-Konzeptes für die Teilprojekte/Projektschwerpunkte Prozessoptimierung und (ergänzend hierzu) Organisations-/Kommunikations-Management und verbindliche Entscheidungen über die weitere Vorgehensweise für die Realisierung des Projektes Teilprojekt Soll-Konzept Prozessoptimierung Reduzierung/Eliminierung von redundanten und nicht effizienten Prozessen. Ermittlung und Festlegung von Kernprozessen. Erarbeitung von alternativen Prozessabwicklungen (Prozessoptimierung) aufgrund der vorausgegangenen Analyse und Beurteilung/Bewertung (Vorgaben von GL/Entscheidungsgremium) der bisherigen Prozesse durch das Projektteam (Vorschläge), in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Bereichsverantwortlichen und ggf. mit dem Projektentscheidungsgremium. Intensive Prüfung der Prozessveränderungen auf deren mögliche bereichsübergreifenden Auswirkungen durch das Projektteam. Auszug-P-3.doc Seite 2 von

3 Prüfung und Bewertung der IT-Abdeckung/IT-Unterstützung der alternativ vorgeschlagenen Prozesse. Wenn erforderlich, Aufwandsermittlung für SW-Modifikation / IT-Investitionen (Software, Datenbanken, ) / interner IT-Aufwand (Programmierung) durch das Projektteam und die IT. Entscheidung über Prozessveränderungen / Reduzierungen / Eliminierungen (Prozessoptimierung, Festlegung der Kernprozesse) in den jeweiligen Unternehmensbereichen, nach Durchführung der vorhergehend genannten Aktivitäten und Ermittlung der zu erwartenden Aufwendungen, auf Basis der Empfehlungen des Projektteams durch das Projektentscheidungsgremium und ggf. die Bereichsverantwortlichen. Realisierung, Testabwicklung und Produktiv-Einsatz der neuen Prozesse in den jeweiligen Bereichen und bereichsübergreifende Synchronisierung der Prozesse. Teilprojekt Soll-Konzept Organisations-/Kommunikations-Management (parallel/ergänzend zu vorhergehend beschriebenem Teilprojekt) Erarbeitung von alternativen oder neuen Organisations- und Kommunikationsrichtlinien/-vorgaben aufgrund von Prozess- und Ablaufänderungen (Parallelprojekt), Optimierung von bereits bestehenden Organisationsabwicklungen und Kommunikationsvereinbarungen sowie Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen aus den Fachbereichen durch das Projektteam. Intensive Prüfung und Bewertung des parallelen Teilprojektes Zentrales Prozessmanagement auf lückenlose organisatorische Untermauerung der neuen/geänderten Prozesse und Abläufe, bereichsübergreifende Kompatibilität der Organisations- und Kommunikationsvorgaben (Vermeidung von Redundanzen) und Ermittlung der ausreichenden IT-Unterstützung/-Abdeckung der geänderten und neuen Organisations- und Kommunikationsrichtlinien und Vorgaben. Wenn erforderlich, Aufwandsermittlung für Softwaremodifikation / IT-Investitionen / interner IT-Aufwand (Programmierung) durch das Projektteam und die IT. Entscheidung über die Annahme und Realisierung des erarbeiteten Soll-Konzeptes, nach Durchführung der vorhergehend genannten Aktivitäten und Aufwandsermittlungen durch das Projektentscheidungsgremium und die Geschäftsführung / Gesellschafter. Priorisierung, Bewertung und terminlich fixierte Realisierungsfreigabe (Zeitrahmen, Endtermine) durch das Projektteam, die Fachbereichsverantwortlichen und ggf. durch das Projektentscheidungsgremium. Auszug-P-3.doc Seite 3 von

4 Erstellung, Veröffentlichung und Einführung der genehmigten, neuen Organisationsund Kommunikationsrichtlinien und Vorgaben in den einzelnen Unternehmensbereichen und bereichsübergreifend, federführend durch das Projektteam und unterstützt durch die jeweiligen Bereichsverantwortlichen / Unternehmensverantwortlichen. Projektphase 4: Realisierung und Einführung des Projektes laut Soll-Konzept / Pflichtenheft und Vorgaben der Entscheider (Gesamtprojekt) Umstellung der Prozesse/Kernprozesse in den Unternehmensbereichen. Parallele Einführung/Ergänzung der neuen Organisation, Abläufe und Kommunikationsregeln. Einsetzung einer zentralen Prozesskoordinierungsstelle mit bereichs- und unternehmensübergreifender Durchführungs- und Entscheidungs-Kompetenz, zuständig für alle in den Unternehmensbereichen durchgeführten/geplanten Prozessänderungen/Organisationsänderungen. Einrichtung einer zentralen, unternehmensweiten Informations- und Beratungsstelle für Prozess-, Organisations- und Kommunikationsprobleme und Fragen (in Personalunion mit der vorgehend genannten Stelle sinnvoll). Dokumentation und Veröffentlichung neu eingeführter Abläufe/Prozesse und der daraus resultierenden neuen/anderen Aufgaben, IT-Programme, Zuständigkeiten, Verantwortungen, Organisation, Kommunikationsbedarf usw. Integration / Einbindung / Zusammenführung der aus dem Teilprojekt zentrales Organisations- und Kommunikations-Management resultierenden Veränderungen (Informationsverbesserungen, Kommunikationsvorgaben, Organisationsmaßnahmen) und der aus dem Teilprojekt Zentrales Prozessmanagement entstandenen Veränderungen (z. B. neue Funktions- und Stellenbeschreibungen, Organigramme usw.) in ein Gesamtprojekt. Klare, detaillierte und allgemein verständliche Festlegung und Veröffentlichung der Aufgaben und Verantwortungen des zentralen Organisations-, Prozess- und Kommunikations-Managements, als neue Stabstelle für diverse bereichsübergreifende Regelungen, Vorgaben, Beratungen und Problemlösungen in allen Unternehmen durch die Unternehmensleitung. ISO-9001-Zertifizierung des Unternehmens für genormte Prozesse und Qualität, wenn dieses bei der Projektdurchführung berücksichtigt werden soll (sinnvoll, aber höherer Aufwand). Auszug-P-3.doc Seite 4 von

5 Projektphase 5: Management und Praktizierung der neuen Aufgaben und Systeme für Prozess-Koordination, Organisation und Kommunikation bereichsübergreifend (nicht zeitlich befristet) Kreative und informative Zusammenarbeit der (aller) Unternehmensbereiche und der neuen Stabstelle. Sicherstellung der erforderlichen IT- und Organisations-Unterstützung für alle (bereichsübergreifend abgestimmten) Prozess-Veränderungen/-Optimierungen in den Unternehmensbereichen. Lückenlose, kontinuierliche Dokumentation aller Prozessmodifikationen und neu eingeführten Prozesse (Kernprozesse) in allen Unternehmensbereichen (Pflichtmeldungen aller Bereichsverantwortlichen). Permanente Beratung und Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeiter bei allen Prozess- und Organisationsaufgaben. Zentrale Anlaufstelle für alle Prozess-, Ablauf-, Organisations- und nicht direkt zuzuordnenden Probleme und Fragen, welche bereichsintern nicht gelöscht werden können. Kontinuierliche Überwachung der Nutzung und des Einsatzes der vergebenen Normen und Methoden (Organisation und Kommunikation), der Prozessveränderungen in den Unternehmensbereichen (Auswirkungen auf tangierende Bereiche) und der ständigen Verbesserung der nicht optimalen Prozesse sowie der Beseitigung der heutigen Defizite. Bedarfsorientierte Abstimmung und Informationsübermittlung mit den Bereichsleitern, Geschäftsführern und der Unternehmensführung bezüglich aktueller/entscheidungsrelevanter Fragen/Probleme/Themen, im Rahmen eines Effektivitätsberichtes in bestimmten Zeiträumen. Auszug-P-3.doc Seite 5 von

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