Gliederung - Vortrag. Grundzüge der ergebnisorientierten Verwaltungssteuerung. Produkte und Produktbeschreibungen

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1 Gliederung - Vortrag Grundzüge der ergebnisorientierten Verwaltungssteuerung Produkte und Produktbeschreibungen Leistungsdaten und Kennzahlen als Grundlage der Steuerung Der Produkthaushalt Berichtswesen

2 Leitfragen zur ergebnisorientierten Steuerung Was sind unsere strategischen Ziele???? Bieten wir die richtigen Leistungen an? Stimmen Qualität und Quantität? Wie hoch sind die Kosten unserer Leistungen?? Erreichen unsere Erfolgt unsere Leistungen ihr? Leistungserbringung? Ziel? wirtschaftlich?

3 Leitfragen beim kameralen Haushalt Kann der kamerale Haushalt als bisheriges zentrales Steuerungsinstrument uns diese Informationen auch bieten? Nein!

4 Steuerung mit Hilfe des kameralen Haushaltsplanes Ressourceneinsatz Produktion Ergebnis Planung Ausführung Jahresrechnung Rat, VA Verwaltungsspitze Einzeleingriffe Vorgabe Haushaltsplan Einsatz von - Finanzen - Personal - Betriebsmittel Fachbereiche Dezernate Fachämter Produkte / Dienstleistungen Fazit: Einfluß der Politik / Verw-Spitze auf Ergebnis ist schwach oder gar nicht vorhanden

5 Schlussfolgerung Informationen über Leistungen/Produkte... fehlen! treffen nicht den tatsächlichen Informationsbedarf! sind unvollständig! haben nicht die gleiche Systematik! sind nicht zusammengeführt bzw. zusammenhanglos werden aus besonderen Anlässen erhoben, aber nicht kontinuierlich fortgeschrieben!

6 Angestrebter Zustand - wie sollte gesteuert werden? Produktion Ergebnis Wie? Was? Fachbereiche verantwortlich für Fachentscheidungen Ressourceneinsatz Fachbereiche Fachabteilungen berichten Steuerungsdienst Kontrakt über Dienstleistungen Kosten/Preis Menge Qualität Wirkung Rat, VA Verwaltungsspitze Ressourceneinsatz Haushaltsplan Einsatz von - Finanzen - Personal - Betriebsmitteln Fazit: standardisiertes unterjähriges Berichtswesen Kontrakteinhaltung Politik und Verwaltungsführung haben Einfluß auf Ressourcen und Ergebnis

7 2. Produkte und Produktbeschreibungen was sind Produkte?

8 Grundlage der Produkte sind Leistungen Leistung ist jedes Arbeitsergebnis eines Fachbereiches oder einer Abteilung, das zur Erfüllung einer Aufgabe erzeugt wird und für das außerhalb der eigenen Organisationseinheit ein Bedarf besteht. Für Steuerungszwecke ist es nicht erforderlich, jede Leistung einzeln zu beschreiben. Die wäre zu aufwendig und nicht zu überschauen. Leistungen werden zu Produkten zusammengefaßt Leistung A Leistung B Leistung C Leistung D eispiel: Ausweis Sozialpaß Steuerkarte Ummeldung Produkt Bürgerservice

9 Produkte und Produktbeschreibungen sind der gemeinsame Bezugspunkt für Organisation Fachplanung Haushaltsplanung Personalmanagement Berichtswesen/Controlling Leistungs- und Finanzvorgaben Produkt

10 Steuerungs- und Produkthierarchie Steuerungsebene Steuerungsinformation Gesamtverwaltung Produktbereiche Fachbereiche Produktgruppen Abteilungen Produkte ereiche/ achgebiete Leistunge

11 Produktbeschreibungen Produktbeschreibungen sollen die Frage beantworten: Sind wir gut oder schlecht? Darum müssen sie: - hinreichend informativ - systematisch - prägnant sein.

12 Inhalt einer Produktbeschreibung 1. Art des Produkts (Name) 2. Kurzbeschreibung des Produkts 3. Rechtsgrundlage 4. Produktverantwortlicher 5. Kunden/Abnehmer des Produkts (innerhalb und außerhalb der Behörde 6. Ziele, die mit der Produkterstellung verfolgt werden 7. Produktquantität auf einen Zeitraum 8. Aussagen zur Qualität 9. Kosten der Erstellung

13 3. Leistungsdaten und Kennzahlen als Grundlage der Steuerung was ist das?

14 Leistungsumfang/ Leistungsdaten z.b.: Die Mengen einer Leistung in Einheiten sind wesentlicher Bestandteil einer Produktbeschreibung Fallzahlen Stückzahlen Beratungsstunden Reinigungskilometer aber auch Strukturdaten: Einwohnerzahlen Anzahl Betriebe Anzahl Parkplätze Anzahl Beschäftigte

15 Kennzahlen Wie erfolgt eine zielorientierte Steuerung? Durch eine messbare Zielbeschreibung Wie können Ziele messbar gemacht werden? Durch die Definition von Kennzahlen

16 Kennzahlen Zweck der Kennzahlenbildung Interne Perioden- und Leistungsvergleiche Externe Leistungsvergleiche (Interkommunale Vergleiche)

17 Kennzahlenarten und Leistungen Beispiel: Bücherei Leistungen/Strukturdaten Beispiel: Entleihen/Jahr Einwohner Medien/Stück Kennzahlen Qualität Quantität Wirtschaftlichkeit Kundenzufriedenheit Medien/Einwohner Medienumschlag Kosten/Entleihe Ausleihen/Einwohner 1,25 1,6 5,70 Euro 2

18 Steuern mit Kennzahlen K e n n z a h l e n Unterschiede werden sichtbar Analyse und Bewertung der Unterschiede Zielorientierte Maßnahmen U m s e t z u n g

19 4. Der Produkthaushalt was ist das?

20 Säulen der produktorientierten Steuerung Haushalt Ergebnisorientierter Ziel- Vereinbarungen Budgetswerden vereinbart

21 Kosten Erlöse Ergebnisorientierter Haushalt Produkt Was (geleistet) Warum (Auftrag) Ressourcen Wieviel (Leistung) Qualität (Leistung) Über- / Unterdeckung Kostendeckungsgrad Informationen: Ergebnis: was soll geleistet werden, wie viel, wie gut was mehr, was weniger, was gar nicht

22 Zielvereinbarungen Durch das so aufgebaute Instrumentarium können nun Ziele auf den verschieden Ebenen definiert und vereinbart werden E b e n e: Politik - Verwaltungsführung oder Fachbereichsleiter - Amtsleister

23 Budget Auf der Grundlage a) ergebnisorientierter Haushalt und b) abgeschlossenen Zielvereinbarungen werden nun Budget gebildet Fachbereich Abtl. Produkt

24 Gesamtstruktur eines produktorientierten Haushalts Gesamthaushalt (Gesamtbudget) Allgemeiner Zentralhaushalt Budget der Fachbereiche/Ämter FB I Abtl. Abtl.

25 Aufbau einer Produktbeschreibung 1. Produktkopf 1. Produktkopf Der Produktkopf enthält den Produktnamen sowie die Verwaltungseinheiten, denen das Produkt zugeordnet ist. Die folgende, kurze Beschreibung des Produktes soll aufzeigen, welche verwaltungsinterne oder externe Leistung dieses Produkt erbringt. In Blöcken werden die aktuellen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten dargestellt, die allen Beteiligten eine entsprechende Identifikation mit dem jeweiligen Produkt ermöglicht. Der Block Ziele/Leistungsumfang gibt an, welches Ziel oder welcher Leistungsauftrag mit dem Produkt erfüllt werden soll. Weitere Blöcke sind Aufgabenserfüllung (Pflichtausgaben / freiwillige Ausgaben) und Zielgruppe.

26 2. Leistungen / Steuerungsinformationen 2. Leistungen / Steuerungsinformationen Dieser Bereich beinhaltet die relevanten Leistungsmengen und Steuerungsinformationen dieses Produkts (getrennt nach den einzelnen Kostenstellen des Produktes). Diese Daten bilden die Grundlage für die unter 3. benannten Kennzahlen. Diese Informationen sind im herkömmlichen Haushaltsplan nicht enthalten. 3. Kennzahlen 3. Kennzahlen Die Kennzahlen ermöglichen als komprimiertes Steuerungselement Aussagen über Wirtschaftlichkeit und die Erfüllung des Leistungsauftrages. Sie bilden als Kombination von erwarteter Leistung und zur Verfügung gestelltem Budget, den Kontrakt zwischen Verwaltung und Politik.

27 4. Verwaltungsausgaben und -einnahmen 4. Verwaltungsausgaben und -einnahmen Das produktive Budget zeigt die dem Produkt zugeordneten Finanzdaten (Einnahmen und Ausgaben des Verwaltungshaushaltes). Der Zu- oder Überschuß wird als Saldo dargestellt. 2. Leistungen / Steuerungsinformationen 2. Leistungen / Steuerungsinformationen Dieser Bereich beinhaltet die relevanten Leistungsmengen und Steuerungsinformationen dieses Produkts (getrennt nach den einzelnen Kostenstellen des Produktes). Diese Daten bilden die Grundlage für die unter 3. benannten Kennzahlen. Diese Informationen sind im herkömmlichen Haushaltsplan nicht enthalten.

28 5. Das Berichtswesen was ist das?

29 Das Berichtswesen Das Berichtswesen transportiert Informationen, die für die Planung Kontrolle und Steuerung Entscheidungen benötigt werden.

30 Voraussetzung für das Berichtswesen vorgeben Budgetund Ressourcenverantwortung Leistungsziele Berichtswesen aufbauen

31 Anforderung an ein Berichtswesen Aktualität Lesbarkeit Adres. Berichtsverdichtung nur Abteilungsbezogen

32 Das Berichtswesen Die Gestaltung des Berichtswesens erfordert die Beantwortung folgender Frage: Wer berichtet Wem Wann Wozu Was und Wie? Adressant Adressat Zeitpunkt, Zeitraum Intention Inhalt Aufbau, Struktur, Form

33 Das Berichtswesen Elemente des Berichtswesens Zeit Zielgruppe Gegenstand monatlich, quartalsweise, halbjährlich,jährlich Produktverantwortliche, Entscheidungsträger, Politik, Kunde/Bürger Personal, Produkte, Investitionen wirtschaftliche Entwicklung

34 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!