Kapitel 3 s schreiben und versenden

Transkript

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2 65 Kapitel 3 s schreiben und versenden Dieses Kapitel beschreibt eine der wesentlichsten Aufgaben von Outlook 2007: das Erstellen und Versenden von Nachrichten. Bevor Sie es in Angriff nehmen, machen Sie sich kurz mit der Formularoberfläche vertraut. Anschließend mache ich Sie mit einem neuen Element des Programmpakets Office 2007 bekannt der Multifunktionsleiste. Auch Outlook verfügt darüber zwar nicht im Programmbereich, aber in nahezu allen Formularen zum Erstellen einer neuen Nachricht, einer Aufgabe, eines Kontakts. Anschließend erfahren Sie, was es mit den verschiedenen Mail-Formaten auf sich hat. Danach beginnen Sie auf zunächst einfache Weise, die Felder des Nachrichtenformulars mit Inhalten zu füllen, den Text der Nachricht einzugeben eventuell Anlagen hinzuzufügen und zu guter Letzt die Nachricht zu versenden.

3 Der Bereich 66 Kapitel 3 Der Bereich s zu senden und zu empfangen, ist das zentrale Einsatzgebiet von Outlook. Deswegen ist standardmäßig auch der Bereich nach dem Starten von Outlook 2007 aktiviert. Ist das nicht der Fall beispielsweise weil Sie gerade in einem anderen Programmbereich von Outlook gearbeitet hatten, müssen Sie diesen Bereich zuerst anwählen. 1 Wechseln Sie falls notwendig zum Bereich , indem Sie auf im Navigationsbereich klicken. Tipp Zur Anzeige des Bereichs können Sie auch den Befehl im Menü Wechseln zu wählen oder einfach die Tastenkombination + drücken. 2 Nachdem Sie wie im ersten Kapitel beschrieben Outlook Heute angepasst haben, wird das Ihnen schon bekannte Outlook Heute angezeigt. Im oberen Teil des Navigationsbereichs werden alle zum -Bereich gehörenden Ordner aufgelistet. Einige davon lernen Sie in diesem und im folgenden Kapitel noch intensiv kennen.

4 Das Formular zur Eingabe anzeigen 67 Tipp Falls nach einem Klick auf im Navigationsbereich Outlook Heute nicht angezeigt wird, klicken Sie auf den Eintrag Persönliche Ordner im Navigationsbereich. Das Formular zur Eingabe anzeigen Für alles, was man schriftlich ausfüllen muss, gibt es heutzutage Formulare, natürlich auch in Outlook. Das gilt für alle Aufgaben, die man mit diesem Programm erledigt auch für das Schreiben einer -Nachricht. In diesem Formular befinden sich sämtliche Felder und Optionen, die Sie für eine Nachricht an eine oder mehrere Personen benötigen. Sie müssen nur noch die Felder mit den richtigen Informationen ausfüllen und die eine oder andere Option festlegen. Und das sollen Sie jetzt tun 1 Klicken Sie im Bereich auf die Schaltfläche Neu in der Standard-Symbolleiste. Tipp Auch aus jedem anderen Outlook-Bereich heraus können Sie das Formular zur Eingabe einer neuen anzeigen lassen. Dazu klappen Sie das Menü zur Schaltfläche Neu durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze auf und wählen dort den Befehl -Nachricht.

5 Das Arbeiten mit Multifunktionsleisten 68 Kapitel 3 2 Das aufgerufene Formular präsentiert sich vorerst komplett leer und trägt den Titel Unbenannt Nachricht. Beachten Sie hier auch die Multifunktionsleiste, über die Sie sämtliche Optionen für dieses Formular einstellen können. Das Arbeiten mit Multifunktionsleisten Wenn Sie sich das Fenster genauer anschauen, mit dem sich das Eingabeformular für eine neue Nachricht auf dem Bildschirm präsentiert, sind Sie vielleicht etwas überrascht: Die übliche Leiste mit den aufklappbaren Menüs ist verschwunden. Wie Sie gleich noch sehen werden, wurde hier die Funktion der Menübefehle durch die sogenannte Multifunktionsleiste ersetzt. Microsoft hat es mit der Generation 2007 seines Office-Pakets also wieder einmal geschafft, seine Kunden mit einigen neuen Programmelementen so zu verwirren, dass diese zunächst nur sagen:»was soll denn das nun wieder?«wie Sie in den vorherigen Kapiteln sehen konnten, ist die oberste Ebene der Programmoberfläche von Outlook von diesem Neuerungswahn eher verschont geblieben. Sobald Sie aber daran gehen, eine Nachricht zu erstellen, zeigt sich diese Multifunktionsleiste in ihrer ganzen Größe. Der Grund dafür liegt darin, dass Outlook zum Erstellen von Nachrichten ein Werkzeug einen sogenannten Editor benutzt, der auf dem Programm Microsoft Word 2007 aufbaut, und dieses Programm benutzt solche Elemente. Aber es gibt auch hier keinen Grund, sich zu fürchten: Für den Anwender, der sich vorher schon mit den anfangs ungewohnten Menüs und Sym-

6 Das Arbeiten mit Multifunktionsleisten 69 bolleisten herumplagen musste, ist das neue Erscheinungsbild zwar etwas ungewohnt, mit der Zeit wird es aber immer logischer und sinnvoller; man kann sich schnell daran gewöhnen. Tipp: Es ist nicht möglich, die Multifunktionsleiste zu entfernen oder durch die Symbolleisten und Menüs aus den früheren Versionen von Microsoft Office zu ersetzen. Sie müssen sich mit dieser neuen Oberfläche anfreunden oder sollten die Generation 2007 vergessen. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Eine übrig gebliebene Symbolleiste nennt sich Symbolleiste für den Schnellzugriff. Diese beinhaltet standardmäßig nur wenige Schaltflächen, über die Sie durch einen einzigen Mausklick sofortigen Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Befehle haben wie beispielsweise Speichern und Rückgängig. Für das Erstellen von Nachrichten sind hier eigentlich nur zwei Schaltflächen wichtig. Machen Sie sich kurz mit deren Bedeutung vertraut: Wenn Sie später eine Eingabe vornehmen und anschließend feststellen, dass Sie diese nicht benötigen, können Sie die Eingabe durch einen Klick auf Rückgängig wieder rückgängig machen. Sollten Sie dann die eben rückgängig gemachte Eingabe doch noch benötigen, klicken Sie auf Wiederholen. Eine weitere Schaltfläche sollten Sie auch noch kennen, auch wenn sie beim Erstellen von Nachrichten oder für die Arbeit in Outlook allgemein nicht die Bedeutung hat, wie in anderen Programmen der Office Familie: die Schaltfläche Office. Ein Klick darauf öffnet eine Liste, über deren Elemente Sie alle Befehle ansprechen können, die sich auf das gesamte Dokument beziehen, ein-

7 Das Arbeiten mit Multifunktionsleisten 70 Kapitel 3 schließlich Befehle zum Speichern, Drucken oder der gemeinsamen Verwendung mit anderen Benutzern. Mehr brauchen Sie im Zusammenhang mit Outlook darüber aber eigentlich nicht zu wissen. Die Multifunktionsleiste Unterhalb der Symbolleiste für den Schnellzugriff wird die eigentliche Multifunktionsleiste angezeigt, die nun die wichtigste Befehlschnittstelle in der Mehrzahl der Programme der Office 2007-Familie darstellt. Der Hauptvorteil dieser Multifunktionsleiste besteht wohl darin, dass sie die Aufgaben und Einstiegspunkte vereint, die früher über verschiedene Menüs, Symbolleisten, Aufgabenbereiche und andere Komponenten der Benutzeroberfläche angesprochen werden mussten. Nun müssen Sie nach einiger Zeit der Gewöhnung nur noch an einer Stelle nach Befehlen suchen und nicht mehr an verschiedenen Orten. Der wesentliche Nachteil dieser neuen Idee von Microsoft besteht darin, dass wohl jeder Anwender einige Zeit brauchen wird, bis er sich in dieser neuen Struktur so gut zurechtfindet, dass er keine Zeit mehr mit dem Suchen nach bestimmten Befehlen und Funktionen verbringen

8 Das Arbeiten mit Multifunktionsleisten 71 muss. Nach einiger Zeit der Arbeit mit den Programmen der Office- Generation 2007 stellt sich aber ein intuitives Verständnis ein. Die Registerkarten Am oberen Rand der Multifunktionsleiste finden Sie mehrere Registerkarten. Die Namen der wichtigsten Befehlsregisterkarten für den Editor zum Erstellen von Nachrichten lauten Nachricht, Einfügen, Optionen und Text formatieren. Jede Registerkarte bezieht sich auf eine Art von Aktivität. Beispielsweise liefert im Formular zum Erstellen neuer Nachrichten die Registerkarte Nachricht (fast) alle Werkzeuge, die Sie zum Erstellen einer Nachricht benötigen. Welche Registerkarte beim Einstieg in einem mit einer Multifunktionsleiste ausgestatteten Bereich automatisch angezeigt wird, wird meist vom Programm geregelt. Standardmäßig wird beim Öffnen des Formulars zum Erstellen einer neuen Nachricht immer die Registerkarte Nachricht angezeigt. 1 Wenn Sie zu einer anderen Registerkarte wechseln wollen, klicken Sie auf die entsprechende Lasche. Beispielsweise können Sie durch einen Klick auf Optionen zur Anzeige der Werkzeuge wechseln, die Sie vielleicht zum Einstellen spezieller Optionen für die aktuelle Nachricht benötigen. 2 Wechseln Sie zurück zum Register Nachricht. Klicken Sie dazu auf die gleichnamige Lasche.

9 Das Arbeiten mit Multifunktionsleisten 72 Kapitel 3 Die Gruppen Innerhalb eines solchen Registers sind die einzelnen Werkzeuge in Gruppen zusammengefasst. Beispielsweise finden Sie im Register Nachricht die Gruppen Zwischenablage, Basistext, Namen, Einschließen, Optionen und Dokumentprüfung. Die Namen dieser Gruppen werden unterhalb der Schaltflächen angezeigt. Gruppe Aufgaben Beinhaltet die typischen Werkzeuge zum Arbeiten mit der Windows- und der Office-Zwischenablage also beispielsweise die Instrumente zum Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Elementen. Über diesen Bereich können Sie einen vorher markierten Textbereich in der Nachricht mit den gewünschten Formaten versehen. Hierin stehen Werkzeuge für Absatz- und Zeichenformate zur Verfügung. Über diese beiden Schaltflächen können Sie eines der vorhandenen Adressbücher öffnen oder die bereits eingegebenen Adressen der Empfänger überprüfen lassen. Diverse Elemente, wie beispielsweise Dateien, Visitenkarten, Kalender, andere Outlook-Elemente oder Signaturen, können Sie über die Schaltflächen dieses Bereichs der Nachricht hinzufügen. Dieser Bereich dient zum Einstellen zusätzlicher Optionen. Sie können darüber beispielsweise die Wichtigkeit einer Nachricht festlegen oder sie zur Nachverfolgung kennzeichnen. Erlaubt die Durchführung einer Rechtschreibprüfung und diverser anderer Recherchefunktionen beispielsweise der Übersetzung in eine andere Sprache.

10 Das Arbeiten mit Multifunktionsleisten 73 Die einzelnen Befehle Innerhalb dieser Gruppen finden Sie meist mehrere Schaltflächen, die von Microsoft auch als Befehle bezeichnet werden. Durch einen Klick auf eine der Schaltflächen innerhalb einer Gruppe führen Sie einen Befehl aus. Beachten Sie dabei die folgenden Punkte: Welche Bedeutung ein solcher Befehl hat, wird in vielen Fällen durch die zusätzliche Beschriftung angegeben. Außerdem können Sie eine zusätzliche Hilfeinformation zu einem Befehl anzeigen lassen, indem Sie den Mauszeiger auf der Schaltfläche ruhen lassen. Manche Optionen lassen sich direkt durch Anklicken ausführen. Sie werden dann als aktiv in einer anderen Farbe gekennzeichnet. Ein nochmaliger Klick auf eine solche Schaltfläche deaktiviert sie wieder. Zu anderen Optionen wählen Sie entweder durch Aufklappen eines Drop-down-Listenfelds die Option aus oder Sie rufen ein Dialogfeld auf, über das Sie weitere Einstellungen treffen können. Tipp Im Gegensatz zu den Menübefehlen gibt es übrigens optisch keine Unterscheidung mehr zwischen den Fällen, in denen ein solcher Klick einen Befehl direkt ausführt oder erst ein Dialogfeld angezeigt bzw. ein Assistent gestartet wird.

11 Das Arbeiten mit Multifunktionsleisten 74 Kapitel 3 Weitere Hinweise Um sich schnell an die Arbeit mit der neuen Multifunktionsleiste zu gewöhnen, sollten Sie auch die folgenden Punkte im Gedächtnis behalten: Manche Steuerelemente in der Multifunktionsleiste sind beschriftet, andere nicht. Welche Elemente beschriftet sind, hängt auch von der Breite des Fensters ab. Wenn Sie diese verringern, verschwinden einige der Beschriftungen. Verringern Sie die Breite des Formularfensters. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf den rechten Rand des Fensters, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und bewegen Sie die Maus nach links. Das Fenster wird schmaler und die Anzeigen in der Multifunktionsleiste ändern sich. Lassen Sie dann die Maustaste los. Einige Einzelsymbole verschwinden in dieser Form der schmalen Darstellung ganz und werden durch einzelne Schaltflächen ersetzt. Klicken Sie auf eine solche Schaltfläche, um die Bestandteile wieder anzuzeigen.

12 Das Arbeiten mit Multifunktionsleisten 75 Mit derselben Technik, die Sie gerade zum Verringern der Breite des Fensters eingesetzt haben, können Sie das Fenster auch wieder verbreitern: Setzen Sie den Mauszeiger auf den rechten Rand des Fensters, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und bewegen Sie die Maus nach rechts. Das Fenster wird breiter und die Elemente der Multifunktionsleiste werden wieder in vollständiger Form angezeigt. Lassen Sie dann die Maustaste los. Interessant sind auch die kleinen Schaltflächen mit dem Pfeilsymbol, die Sie bei einigen Gruppen neben dem Gruppennamen finden. Klicken Sie auf einen solchen Pfeil, um sich die zu diesem Bereich verfügbaren Optionen anzeigen zu lassen.

13 Das Nachrichtenformat wählen 76 Kapitel 3 Das Nachrichtenformat wählen Wir sollten jetzt nach diesem etwas theoretischen, aber notwendigen Ausflug in die Arbeit mit der Multifunktionsleiste wieder zu unserer eigentlichen Aufgabe zurückkehren: dem Verfassen einer -Nachricht. Bevor Sie mit dem Schreiben einer solchen Nachricht beginnen, sollten Sie sich kurz mit den unterschiedlichen Mail-Formaten und deren Bedeutung vertraut machen. Outlook verfügt über drei verschiedene Formate für HTML, Rich-Text und Nur-Text. Die Unterschiede zwischen diesen Formaten betreffen im Wesentlichen die Möglichkeiten, die Sie bei der optischen Gestaltung der Formatierung der Nachricht haben. Das Format HTML bietet die größte Zahl an Möglichkeiten. Sie können in diesem Format praktisch alle Formate benutzen, die Sie vielleicht von Seiten aus dem Internet her kennen: Sie können verschiedene Schriftarten, -größen und -farben verwenden, Absätze unterschiedlich ausrichten und mit verschiedenen Aufzählungszeichen versehen, Bilder einfügen und vieles mehr. Leider schätzen es manche Empfänger gar nicht, Mails im HTML-Format zu erhalten, und schalten aus Sicherheitsgründen in ihrem Mail-Programm die Anzeige von HTML-Nachrichten aus. Während der Absender Freude über das Webseiten-ähnliche Design hat, werden bei einigen Mail-Programmen solche Nachrichten ohnehin nicht richtig angezeigt bzw. der gesamte HTML-Text wird als Beilage angefügt. Sie machen sich also vielleicht mit einem gelungenen Design Ihrer Nachrichten im HTML-Format unnötige Mühe. Das Format Rich-Text ist ein Microsoft-Format und verfügt auch über viele Formatierungsmöglichkeiten. Ein wesentlicher Nachteil ist aber, dass eine Nachricht in einem solchen Format nur über die neueren Versionen von Outlook korrekt empfangen werden kann. Das Format Nur-Text ist das einzig zuverlässige und einigermaßen vertrauenswürdige Nachrichtenformat, Der Vorteil dieses Formats liegt darin, dass es von allen bekannten -Programmen erkannt wird. Sie können also sicher sein, dass Ihre Nachricht beim Empfänger korrekt ankommt. Es unterstützt jedoch keinerlei Textformatierungen, wie beispielsweise unterstrichenen oder kursiv hervorgehobenen Text. Diese Aspekte sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie daran gehen, eine Nachricht zu verfassen. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich vor allem

14 Der Empfänger und die Betreffzeile 77 wenn Sie eine an Personen verschicken, die mit älteren Versionen des Programms arbeiten, immer das Format Nur-Text einzustellen. 1 Zur Wahl des Formats wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zum Register Optionen. 2 Klicken Sie im Feld Format auf das gewünschte Format. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Nachricht vom Mail-Programm des Empfängers richtig angezeigt wird, klicken Sie auf Nur-Text. Tipp Nachdem Sie das Format Nur-Text gewählt haben, kann die Mehrzahl der Befehle zum Formatieren von Text auf der Registerkarte Text formatieren in der Multifunktionsleiste nicht mehr angewählt werden, da Nur-Text so gut wie keine Formatierungen erlaubt. Wenn Sie mehr über die volle Funktionsbandbreite einer Nachricht im Format HTML erfahren wollen, führen Sie das Beispiel in Kapitel 7 aus. Der Empfänger und die Betreffzeile Eigentlich spielt es keine Rolle, ob Sie zuerst den Text der Nachricht, dann die Daten des Empfängers und die Betreffzeile eingeben oder in umgekehrter Reihenfolge vorgehen. Beginnen Sie einfach mit den Adressdaten und dem Betreff.

15 Der Empfänger und die Betreffzeile 78 Kapitel 3 Um eine Nachricht zu versenden, benötigen Sie die Adresse des Empfängers. Eine solche Adresse setzt sich meist aus drei Teilen zusammen: dem vom Empfänger gewählten Namen, dem Server, über den der Empfänger die an ihn gerichteten Nachrichten erhält, und nach einem Punkt einem Regionalcode. Zwischen den ersten beiden Teilen steht in der Regel das das mit dem englischen Wort at für bei bezeichnet und manchmal auch»klammeraffe«genannt wird. Der Regionalcode wird von den davor stehenden Angaben durch einen Punkt getrennt. Der Code de steht beispielsweise für Deutschland. Die Empfängeradressen eintippen In den Feldern im oberen Bereich des Formulars Unbenannte Nachricht direkt unter der Multifunktionsleiste geben Sie die Adresse des Empfängers Ihrer Nachricht ein. Standardmäßig finden Sie hier zur Eingabe die Zeilen An und Cc. Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, dem bzw. denen die Nachricht zugeschickt werden soll. Cc steht für Carbon Copy also Durchschlag. Den in diesem Feld eingegebenen Empfängern lassen Sie eine Kopie der zur Kenntnisnahme zukommen. Tipp Zusätzlich können Sie mit Bcc eine weitere Zeile zur Adresseingabe anzeigen lassen. Den Befehl Bcc finden Sie im Register Optionen unter Felder in der Multifunktionsleiste. Bcc steht für Blind Carbon Copy also Blindkopie und funktioniert ähnlich wie Cc: Auch hier können Sie Empfänger auflisten, die eine Kopie erhalten sollen. Diese Zeile ist aber insofern»blind«, als dass sie den unter An und Cc aufgelisteten Empfängern nicht angezeigt wird. Die unter Bcc aufgeführten Empfänger bleiben also den eigentlichen Adressaten der Nachricht verborgen.

16 Der Empfänger und die Betreffzeile 79 3 Tippen Sie jetzt die Empfängeradresse über die Tastatur ein. Klicken Sie dazu in das Textfeld An und geben Sie die vollständige Adresse des Empfängers ein. Nachdem Sie die Adressen eingegeben haben, werden Sie feststellen, dass sie unterstrichen dargestellt werden. Das heißt, dass sie von Outlook auf korrekte Schreibweise und Vollständigkeit überprüft wurden. Tipp Wenn Sie die Nachricht gleich an mehrere Empfänger senden wollen, können Sie auch die anderen Adressen in der Zeile eingeben. Mehrere Empfänger werden immer durch ein Semikolon getrennt. 4 Wenn Sie eine Kopie Ihrer an einen anderen Empfänger verschicken wollen, klicken Sie in das Feld Cc und geben Sie darin ebenso die vollständige Adresse ein. Tipp Vom Feld An können Sie auch durch Drücken der Taste schnell zum Feld Cc wechseln. Die Adressen aus den Kontakten wählen Wenn Sie die Daten des Empfängers schon im Outlook-Ordner Kontakte eingegeben haben, können Sie die gewünschten Adressen für die Felder An und Cc schnell aus diesem Ordner wählen. 1 Um die Adresse des Empfängers auszuwählen, klicken Sie im Formular zur Eingabe der Nachricht auf die Schaltfläche An. Daraufhin wird das Dialogfeld Namen auswählen:kontakte angezeigt.

17 Der Empfänger und die Betreffzeile 80 Kapitel 3 2 Markieren Sie in diesem Dialogfeld den Namen des gewünschten Empfängers, indem Sie darauf klicken. 3 Klicken Sie dann auf die Schaltfläche An im Dialogfeld Namen auswählen: Kontakte. Die Adresse wird in dem daneben stehenden Feld angezeigt. Tipp Wenn Sie die Nachricht an mehrere Empfänger versenden wollen, wiederholen Sie den Vorgang für die anderen Empfänger. Das Semikolon wird automatisch zwischen die einzelnen Adressen gesetzt. 4 Auf dieselbe Weise verfahren Sie beim Einfügen von Empfängeradressen, denen Sie eine Kopie zukommen lassen wollen. Markieren Sie sie in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Cc.

18 Der Empfänger und die Betreffzeile 81 5 Nachdem Sie alle gewünschten Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld wird geschlossen und die Adressen erscheinen in den entsprechenden Feldern des Formulars. Den Betreff eingeben Die Zeile mit dem Vermerk Betreff dient dazu, Informationen aufzunehmen, die beim Empfänger neben Ihrem Namen praktisch bei jedem - Programm angezeigt werden. 1 Klicken Sie in das Feld Betreff und geben Sie einen Hinweis dazu ein, worum es in der Nachricht geht. 2 Nach einer Eingabe im Feld Betreff wird der eingegebene Text automatisch auch als Titel des Formulars angezeigt.

19 Den Text der Nachricht eingeben 82 Kapitel 3 Tipp Theoretisch ist die Eingabe im Feld Betreff nicht zwingend notwendig. Es empfiehlt sich aber, einen Betreff einzugeben, da der Empfänger sonst meist nicht erkennt, worum es bei der Nachricht geht. Möglicherweise löscht er die Mail ungelesen, weil er sie des Virenbefalls verdächtigt. Den Text der Nachricht eingeben Der eigentliche Text der Nachricht wird im großen unbenannten Feld des Formulars eingegeben. Den Text eingeben Die Grundregeln für die Texteingabe und -bearbeitung sind Ihnen aus Programmen für die Textverarbeitung vermutlich schon bekannt: 1 Klicken Sie in das Feld zur Texteingabe. Von der Betreffzeile aus gelangen Sie auch durch Drücken der Taste dorthin. Der Mauszeiger erscheint im Feld als Schreibmarke in der Form von zwei zusammengesetzten eckigen Klammern. 2 Beginnen Sie dann mit der Texteingabe für die Nachricht an der durch die blinkende Einfügemarke gekennzeichneten Stelle. Durch die fortlaufende Eingabe des Textes werden die Schreibmarke und damit das Ende des Dokuments automatisch nach hinten verschoben.

20 Den Text der Nachricht eingeben 83 3 Um einen neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie die Taste. Einen zusätzlichen Zeilenvorschub also eine Leerzeile erzielen Sie durch ein zusätzliches Drücken der Taste. Den Text ändern 4 Wird ein Wort am Ende einer Zeile so lang, dass es nicht mehr in die Zeile passt, wird es automatisch in die nächste Zeile gesetzt. An eine Zeilenschaltung brauchen Sie also nicht zu denken. Wenn Sie den eingegebenen Text nach der Eingabe ändern wollen, müssen Sie die Schreibmarke an die entsprechende Stelle setzen. 1 Wenn Sie beispielsweise ein zusätzliches Wort einfügen wollen, klicken Sie zunächst die Stelle im Text an, an der das Wort erscheinen soll. 2 Tippen Sie dann das Wort ein, das Sie einfügen wollen. 3 Um anschließend mit dem Text am Ende der bisherigen Eingabe fortzufahren, klicken Sie nach dem letzten Buchstaben und fahren Sie mit dem Tippen fort.

21 Den Text der Nachricht eingeben 84 Kapitel 3 Tipp Einzelne Zeichen können Sie mit den Tasten oder löschen. Klicken Sie zuerst an die Stelle, die Sie korrigieren wollen. entfernt das Zeichen nach der Schreibmarke, löscht das Zeichen vor der Schreibmarke. Die Rechtschreibung prüfen Während Ihrer Texteingabe ist im Hintergrund eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung standardmäßig automatisch aktiv. Fehler werden durch eine rote bzw. grüne geschlängelte Linie auf dem Bildschirm kenntlich gemacht. 1 Rechtschreibfehler werden durch eine rote geschlängelte Linie gekennzeichnet. Um eine Korrektur durchzuführen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das markierte Wort. Im oberen Bereich des angezeigten Kontextmenüs werden Korrekturvorschläge angezeigt. Wählen Sie hier den geeigneten aus. Tipp Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wurde, es dem Programm aber unbekannt ist, können Sie es über den Befehl Hinzufügen zum Wörterbuch in das aktuelle Wörterbuch aufnehmen.

22 Die Nachricht versenden 85 2 Eine grüne geschlängelte Linie kennzeichnet einen Grammatikfehler. Zur Korrektur verfahren Sie genauso wie bei Rechtschreibfehlern: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Wort und wählen Sie im Kontextmenü den Korrekturvorschlag aus. Tipp Sollte die Grammatikprüfung bei Ihnen nicht angezeigt werden, müssen Sie sie erst über das Dialogfeld Optionen zum Befehl Extras einschalten. Im Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte Rechtschreibung. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Rechtschreibung und AutoKorrektur. Aktivieren Sie dort im unteren Bereich die Option Grammatikfehler während der Eingabe markieren. Die Nachricht versenden Nachdem Sie eine Nachricht verfasst haben, können Sie sie absenden. Dabei wird gleichzeitig das Formular zur Eingabe automatisch geschlossen.

23 Die Nachricht versenden 86 Kapitel 3 Abschicken Abhängig von der Konfiguration Ihres Systems wird die Nachricht dann entweder automatisch übermittelt oder Sie müssen in einem separaten Schritt die Übermittlung das heißt das Senden der ausgehenden und den Empfang der eingehenden Nachrichten vornehmen. 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden innerhalb des Formulars. Das Formular mit der Nachricht verschwindet vom Bildschirm und der Programmbereich, von dem aus Sie das Formular aufgerufen hatten, wird wieder angezeigt. 2 Was mit der Nachricht passiert ist, hängt in der Grundeinstellung des Programms davon ab, ob Sie gerade mit dem Internet verbunden sind oder nicht. Wenn aktuell eine Verbindung zum Internet besteht, wird die Nachricht darüber zu Ihrem Postausgangsserver und weiter zum Posteingangsserver des Empfängers auf den Weg gebracht. Besteht derzeit keine Verbindung, wird die Nachricht zunächst einmal im Ordner Postausgang zwischengelagert. In Outlook Heute wird das beispielsweise im Bereich Nachrichten durch die Zahl nach dem Wort Postausgang angezeigt. Tipp Das Übermitteln von Nachrichten an das Internet kann nur dann erfolgen, wenn ein funktionierendes -Konto vorhanden ist. Hinweise zum Einrichten eines solchen Kontos finden Sie in Kapitel 2.

24 Die Nachricht versenden 87 Der Postausgang Die von Ihnen gesendeten Nachrichten werden in der Standardeinstellung des Programms zunächst im Ordner Postausgang in die Sendewarteschlange gestellt. Sie können dort noch einmal kontrolliert werden, bevor sie zum Mailserver übertragen werden. 1 Klicken Sie im mittleren Bereich der -Ordner auf Postausgang, um den Inhalt dieses Ordners anzuzeigen. Dass sich noch Nachrichten darin befinden, erkennen Sie an der fett dargestellten Anzeige der Ordnerbezeichnung. Die Anzahl der Nachrichten darin wird dann in eckigen Klammern wiedergegeben. 2 Der Inhalt des Ordners Postausgang wird nun angezeigt. Sollten Sie eine Nachricht im Postausgang nochmals überprüfen oder bearbeiten wollen, können Sie sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile wieder öffnen. 3 Nachdem Sie die Nachricht im Postausgang geöffnet haben, müssen Sie auf die Schaltfläche X in der Titelleiste des Nachrichtenformulars klicken, um Sie wieder zu schließen. Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, werden Sie abschließend gefragt, ob Sie die Änderungen speichern wollen. Bestätigen Sie mit Ja.

25 Die Nachricht versenden 88 Kapitel 3 Nachrichten übermitteln Wenn sich die Nachricht noch im Ordner Postausgang befindet beispielsweise weil zum Zeitpunkt des Sendens keine Verbindung zum Internet bestand, müssen Sie sie von dort aus noch an den Mailserver übermitteln. 1 Klicken Sie dazu im Programmbereich auf die Schaltfläche Senden/Empfangen in der Standard- Symbolleiste. 2 Wenn Sie nicht über eine permanente Verbindung zum Internet verfügen, sondern über eine Wählverbindung arbeiten, werden Sie anschließend aufgefordert, die Verbindung zum Internet herzustellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Wählen. 3 Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, werden die Nachrichten ausgetauscht. Was dabei passiert, können Sie in der Statusleiste am unteren Rand des Programmfensters und im Dialogfeld Outlook-Nachrichtenübermittlung verfolgen.

26 Die Nachricht versenden 89 Tipp In der Standardeinstellung des Programms werden bei der Verbindung zum Internet sowohl Ihre Nachrichten gesendet als auch an Sie gerichtete Nachrichten empfangen. Wollen Sie nur Nachrichten senden, wählen Sie den Befehl Alle senden im Menü zur Schaltfläche Senden/Empfangen. 4 Dass nach dem Senden Ihr Ordner Postausgang leer ist, wird im Ordner Outlook Heute im Bereich Nachrichten durch die Zahl 0 nach dem Wort Postausgang angezeigt. 5 Damit Sie nicht vergessen, Nachrichten abzusenden, werden Sie darauf hingewiesen, wenn sich beim Beenden von Outlook noch ungesendete Nachrichten im Ordner Postausgang befinden. Wenn Sie die Nachricht noch senden wollen, klicken Sie auf Nein, senden Sie die Nachricht(en) und beenden Sie dann erst Outlook. Gesendete Objekte In der Grundeinstellung des Programms werden automatisch Kopien der von Ihnen gesendeten Nachrichten im Ordner Gesendete Objekte abgelegt. In diesem Ordner können Sie kontrollieren, ob Sie eine Nachricht schon gesendet haben und welchen Inhalt diese Nachricht hatte.

27 Anlagen zur Nachricht hinzufügen 90 Kapitel 3 1 Klicken Sie in der -Ordnerliste auf Gesendete Objekte. 2 Der Inhalt dieses Ordners wird dann angezeigt. 3 Um den Ordner Outlook Heute wieder anzuzeigen, klicken Sie auf Persönliche Ordner in der Ordnerliste. Anlagen zur Nachricht hinzufügen Neben dem Text der können Sie einer Nachricht auch Dateien oder Elemente aus Outlook hinzufügen, z. B. Urlaubsfotos oder umfangreichere Textdokumente. Der Empfänger einer solchen Nachricht kann die Anlagen öffnen, anschauen und benutzen.

28 Anlagen zur Nachricht hinzufügen 91 1 Dazu erstellen Sie zunächst die Nachricht wie gewohnt geben Sie den oder die Empfänger, den Betreff und den gewünschten Text ein. 2 Klicken Sie im Nachrichtenformular auf die Schaltfläche Datei anfügen auf dem Register Einfügen in der Multifunktionsleiste. 3 Wählen Sie aus dem Dialogfeld Datei einfügen zuerst den Ordner in der linken Spalte, in dem die Bilder abgelegt worden sind, und markieren Sie dann die gewünschte Datei oder geben Sie ihren Namen falls bekannt im Feld Dateiname ein. 4 Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Einfügen. 5 Die eingefügte Datei wird im neu angezeigten Feld Angefügt angezeigt.

29 Einige Optionen zum Schreiben und Senden von s 92 Kapitel 3 6 Um eine Nachricht mit einer Anlage abzusenden, verfahren Sie wie gewohnt: Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden im Formular. Wenn gerade keine Verbindung zum Internet besteht, wird die Nachricht im Postausgang abgelegt, andernfalls wird sie direkt auf den Weg gebracht. Einige Optionen zum Schreiben und Senden von s Der Bereich verfügt über eine große Zahl von Möglichkeiten zur individuellen Anpassung an Ihre persönlichen Präferenzen. Die Anzahl der Möglichkeiten für diesen Programmbereich ist überwältigend groß und nur ein kleiner Teil kann hier erwähnt werden. Achtung! Die in diesem Buch beschriebenen Verhaltensweisen des Programms werden von den Einstellungen zu den Optionen beeinflusst. Ändern Sie diese Optionen erst dann, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben. 1 Wie schon in Kapitel 1 erwähnt, können Sie diese Möglichkeiten anzeigen lassen, indem Sie den Befehl Optionen im Menü Extras wählen. Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt. Mehrere Registerkarten sind für das Schreiben und Senden von s interessant.

30 Einige Optionen zum Schreiben und Senden von s 93 2 Klicken Sie auf die Lasche für die Registerkarte -Setup. Im Dialogfeld wird eine Übersicht der für das Verfassen von s verfügbaren Optionen angezeigt. 3 Ist die Option Bei bestehender Verbindung sofort senden auf dieser Registerkarte aktiviert, werden Ihre Nachrichten bei einer bestehenden Verbindung sofort an den Mailserver im Netz weitergeleitet. Besteht die Verbindung nicht, wird versucht, sie aufzubauen. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden die Nachrichten generell zunächst im Ordner Postausgang gespeichert, von wo aus sie erst nach Anklicken von Senden/Empfangen weitergeleitet werden. 4 Um weitere Optionen zum Senden und Empfangen anzuzeigen, klicken Sie in diesem Dialogfeld auf die Schaltfläche Senden/Empfangen.

31 Einige Optionen zum Schreiben und Senden von s 94 Kapitel 3 5 Sie öffnen damit das Dialogfeld Übermittlungsgruppen. Darin können Sie unter anderem festlegen, wann eine Übermittlung der Nachrichten vorgenommen werden soll. Durch Aktivieren von Automatische Übermittlung alle... Minuten sorgen Sie dafür, dass in den angegebenen Zeitabständen regelmäßig eine Übermittlung vorgenommen wird. Entsprechend können Sie durch Automatische Übermittlung beim Beenden des Programms dafür sorgen, dass beim Schließen von Outlook eine abschließende Übermittlung vorgenommen wird. 6 Blenden Sie das Dialogfeld wieder aus, indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken. 7 Über die Registerkarte -Format im Dialogfeld Optionen können Sie Einstellungen für das -Format vornehmen, die dann standardmäßig zugewiesen werden.

32 Einige Optionen zum Schreiben und Senden von s 95 8 Im Bereich Nachrichtenformat legen Sie das Standardformat für ausgehende -Nachrichten fest. Sie können mit Microsoft Outlook Nachrichten in drei Formaten senden und empfangen: HTML, Rich-Text und Nur-Text. 9 Nach einem Klick auf die Lasche der Rechtschreibung können Sie die Optionen festlegen, die für die Rechtschreibprüfungen gelten sollen. Im oberen Bereich unter Allgemeine Optionen finden Sie Optionen für die Prüfung der eigentlichen Rechtschreibung. Mittels Rechtschreibprüfung vor dem Senden können Sie eine solche automatisch nach einem Klick auf die Schaltfläche Senden starten lassen.

33 Einige Optionen zum Schreiben und Senden von s 96 Kapitel 3 Über die Schaltfläche Rechtschreibung und AutoKorrektur rufen Sie ein Dialogfeld auf den Bildschirm, wo Sie weitere Einstellungen zur Rechtschreibung vornehmen können. Die meisten Optionen darin erklären sich selbst. Lesen Sie sie aber einmal durch, um zu verstehen, welche Möglichkeiten bestehen. Aktivieren Sie die gewünschten und schalten Sie die unerwünschten aus. 10 Verlassen Sie das Dialogfeld, indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.

34 Erfolgskontrolle 97 Erfolgskontrolle Zum Abschluss des Kapitels sollten Sie sich wieder den Fragen und Aufgaben der Erfolgskontrolle stellen. Schreiben Sie dazu eine -Nachricht an einen Bekannten. Sie brauchen dazu nur seine -Adresse: Schalten Sie Ihren Computer ein und starten Sie Outlook Zeigen Sie das Formular zur Eingabe einer neuen Nachricht an. Wählen Sie Nur-Text als Nachrichtenformat. Geben Sie die einzelnen Bestandteile der Nachricht die Empfängeradresse, die Betreffzeile und den eigentlichen Text ein. Fügen Sie eine Datei vielleicht ein Foto als Anlage hinzu. Senden Sie die Nachricht ab. Vergessen Sie nicht, dass sich die Mail eventuell zunächst nur im Postausgang befindet. Beenden Sie Outlook 2007.