Add-On. Automatisierung des Erstattungsverfahrens für Arbeitgeberaufwendungen (U1 und / oder U2) in SAP HCM

Transkript

1 Add-On Automatisierung des Erstattungsverfahrens für Arbeitgeberaufwendungen (U1 und / oder U2) in SAP HCM Reduktion des manuellen Aufwands für die Erstattung der U1- und / oder U2-Umlage. & Erhöhung von Sicherheit und Transparenz des Erstattungsprozesses Template mit Einbau und Einweisung je Umlageart (U1 oder U2): Unternehmen bis Mitarbeiter: Euro netto Unternehmen > Mitarbeiter: Euro netto Template mit Einbau und Einweisung als Kombination (U1 und U2): Unternehmen bis Mitarbeiter: Euro netto Unternehmen > Mitarbeiter: Euro netto Ihr finanzieller Vorteil: Angenommen, o Sie erhalten für eine Mitarbeiterin im Mutterschutz pro Monat eine durchschnittliche Erstattung 1) in Höhe von 900 Euro (Umlage 2) und o 1% 2) der abgerechneten Mitarbeiter ist gerade im Mutterschutz und löst somit eine U2-Erstattung aus. Dann können Sie bei abzurechnenden Mitarbeitern eine Erstattungssumme von: * 1% * 900 EUR = EUR pro Monat zurückfordern bzw. direkt mit den fälligen Sozialversicherungsbeiträgen verrechnen. Das Ausfüllen eines U2-Erstattungsantrages nimmt ca. 15 Minuten in Anspruch 3). Darüber hinaus müssen Sie die Forderungen gesondert in das Finanzwesen buchen und den Eingang der Erstattungsbeträge manuell überwachen.

2 Bei 100 Anträgen wäre also einer Ihrer Mitarbeiter mindestens 3 volle Tage beschäftigt. Jeden Monat! 3 Tage nur für das Ausfüllen der Erstattungsanträge und etwaiger Storno- und Neuanträge! Die Kosten für die Implementierung der Lösung sind im Vergleich dazu wesentlich geringer - abhängig von Ihrer Unternehmensgröße und vom benötigten Umlageverfahren (U1 oder / und U2) zwischen und Euro. 1) Die Höhe der Erstattung je Mutterschaftsfall ist individuell vom Entgelt Ihrer jeweiligen Mitarbeiterinnen abhängig. 2) Der Prozentsatz der im Mutterschutz befindlichen Mitarbeiterinnen ist vom Anteil der weiblichen Mitarbeiter an der Gesamtbelegschaft, der Branche und dem Durchschnittsalter der weiblichen Belegschaft abhängig. 3) Abhängig von den Vorarbeiten Ihres SAP HCM-Systems kann dies auch länger dauern. Hintergrund: Mit dem Aufwendungsausgleichsgesetz wurde zum die Verfassungswidrigkeit des zuvor geltenden Ausgleichsverfahrens der Arbeitgeberaufwendungen beseitigt. Wesentliche Neuerungen des Aufwendungsausgleichsgesetzes sind: o Die Teilnahme aller Arbeitgeber am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen für Mutterschaftsleistungen (Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Entgeltfortzahlung im Falle des Beschäftigungsverbots) o Die Einbeziehung der Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung der Angestellten im Arbeitsunfähigkeitsfall sowie bei Maßnahmen der medizinischen Vorsorge und Rehabilitation o Die Festschreibung einer einheitlichen Arbeitnehmergrenze für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren für die Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit o Die Erweiterung der an den Ausgleichsverfahren teilnehmenden Krankenkassen auf die Ersatz- und Betriebskrankenkassen. Die SAP AG hat mit dem Hinweis eine Lösung für die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen ausgeliefert. Dabei wird davon ausgegangen, dass folgende Aktivitäten vom Kunden durchzuführen sind: o Die Erstattungsanträge müssen weiterhin manuell erstellt werden. Mit dem Hinweis wird u. a. eine Ausfüllhilfe in Form eines Reports zur Verfügung gestellt, der jedoch keine Daten zu Abwesenheiten enthält und die Erstattungsbeträge für U1 und U2 als jeweilige Monatssummen ausweist. Auch wird nicht zwischen Zwischen- und Endabrechnungen für die Erstattung unterschieden.

3 o Die Erweiterung der Abrechnungsfunktionalität, die mit diesem Hinweis ausgeliefert wird, beschränkt sich auf die Ermittlung der jeweiligen SV- Arbeitgeberanteile. Es wird davon ausgegangen, dass die Bemessungsgrundlagen (= fortgezahlte Entgelte) durch den Kunden im Rahmen der Personalabrechnung bereitgestellt werden. Hierzu ist ergänzendes Customizing bzw. ergänzende Programmierung für die Berechnung dieser Beträge unumgänglich. Beispielsweise muss die 4- Wochen-Frist zu Beginn einer Beschäftigung nach 3 Abs. 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG), in der kein Anspruch auf Entgelfortzahlung und damit auch kein Erstattungsanspruch entstehen kann, beachtet werden. o Eine schrittweise Aktivierung dieser Funktionalität für verschiedene Unternehmensbereiche zu unterschiedlichen Zeitpunkten ist nur mit zusätzlichen Anpassungen in der Personalabrechnung möglich. Die iprocon GmbH hat eine branchenneutrale Lösung entwickelt, die auf der Standardlösung der SAP aufsetzt und diese erweitert. Mit dieser Lösung können die U1- und/oder U2-Erstattungsanträge vollautomatisch erstellt werden. Diese Lösung bietet folgende Vorteile: o Anwendbarkeit für die Erstattungen der U1 und/oder U2 o Unterstützung der U2-Erstattung im Rahmen eines Beschäftigungsverbotes o Vollautomatische Erstellung der Erstattungsanträge o Vollautomatische Stornoverwaltung o Liquiditätsgewinn durch Verrechnung mit offenen Beitragszahlungen o Risikominimierung, da die Erstattungsfälle automatisch erkannt werden o Integration der bisherigen Fälle ab möglich Leistungen: Nach einer telefonischen Vorabstimmung wird die Lösung innerhalb eines Tages durch einen Berater auf einem System (ein Test- oder Entwicklungssystem) in Ihrem Hause eingebaut. Dabei werden fertige Templates (Report, Funktion für die Personalabrechnung und SmartForm-Formular) genutzt. Die Funktionalität und Handhabung wird durch den Berater erklärt. Eine detaillierte Anwenderdokumentation wird übergeben.

4 Inhalt der Lösung: Die Lösung basiert auf den SAP -Standardfunktionalitäten zu diesem Themenkomplex (siehe Hinweis ). Sie umfasst eine Funktion für die Personalabrechnung, einen Auswertungsreport und ein SmartForm-Formular und verfügt über die folgenden Funktionalitäten: Automatische Erkennung: o ob ein Erstattungsfall vorliegt o ob eine Zwischen- oder Endabrechnung vorzunehmen ist o ob eine Korrektur (Stornierung der alten und Erstellung einer Neumeldung) aufgrund von Rückrechnungen vorzunehmen ist (z. B. Änderung der Mutterschutzfrist) o an welche Krankenkasse der Antrag zu senden ist Automatische Ermittlung der relevanten Erstattungsbeträge Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen mit Ausgabe einer Fehlerliste Darstellung der Fälle im SAP-Listviewer in Form einer Gesamtliste mit Excel- Download (siehe Abbildung 1). Dieser kann auch für die Prüfung der Überleitungsergebnisse in die Finanzbuchhaltung genutzt werden. Abbildung 1: Ausführliche Erstattungsliste Ausgabe auf einem standardisierten Formular (SmartForm, siehe Abbildung 2) o o o passt sich je nach Erstattungsart und Customizing dynamisch an enthält alle relevanten Informationen für die Erstattung muss nicht mehr unterschrieben werden

5 Abbildung 2: Erstattungsantrag als SmartForm (hier U1)

6 o Wahlweise Direktausgabe der Druckerzeugnisse oder alternativ Druckausgabe aus SAP-Listviewer heraus o Problemlose Einbindung in Jobsteuerung möglich Für den Einsatz der Lösung ist es nicht erforderlich, dass der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld maschinell berechnet wird 4). 4) Im Übrigen besteht aber unabhängig von dieser Lösung die Möglichkeit, auch für Unternehmen der Privatwirtschaft die automatische Funktion zur Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld zu implementieren. Bei Interesse fragen Sie uns einfach. Voraussetzungen und Einschränkungen: Personalabrechnung mit SAP ERP HCM oder SAP R/3 auf Release 4.6c oder höher Hinweis eingespielt (mit entsprechendem Support-Package) Testumgebung zum Test am Einbautag Festpreisangebot: Der Festpreis je Umlage (U1 oder U2) einschl. Vorbereitung beträgt: o für Unternehmen bis Mitarbeiter: o für Unternehmen > Mitarbeiter: Euro (netto) Euro (netto) Der Festpreis als kombiniertes Paket (U1 und U2) einschließlich Vorbereitung beträgt: o für Unternehmen bis Mitarbeiter: o für Unternehmen > Mitarbeiter: Euro (netto) Euro (netto) Im Festpreis sind die Implementierung sowie eine Wartungspauschale für das erste Jahr enthalten. Es gelten ferner die Software-Lizenz- und Wartungsbedingungen der iprocon, die wir Ihnen auf Anfrage zusenden. Kontakt: kontakt@iprocon.de Telefon: +49 (700)