Erstattungsverfahren. Anwender-Dokumentation. Stand:

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1 Erstattungsverfahren - AAG Anwender-Dokumentation Stand: Telefon Hotline Personalwesen 04261/ Rechnungswesen 04261/ Branchen-Service 04261/ Mobilität & KDW Service 04261/ Fax 04261/

2 Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. AAG-Erstattungsverfahren Seite 2 / 19

3 Inhaltsverzeichnis 1. Erstattungsverfahren nach dem AAG Ausführliche Programmbeschreibung Firmen-Stammdaten Personal-Stammdaten Lohnarten-Stammdaten Kurzaufnahme Arbeitszeit-Tabellen Erstattungsanträge erstellen Programmfunktionen Erstattungsanträge versenden Erstattungsanträge drucken Erstattungsanträge listen Feldbeschreibung Anträge... 9 Erstattungsantrag Entgeltfortzahlung... 9 Erstattungsantrag Mutterschaftsgeld Erstattungsantrag Mutterschutz Beschäftigungsverbot Kurzanleitung AAG...18 AAG-Erstattungsverfahren Seite 3 / 19

4 1. Erstattungsverfahren nach dem AAG Das elektronische Erstattungsverfahren nach dem AAG (Aufwendungsausgleichsgesetz) ist für Arbeitgeber ab verpflichtend. Wenn Sie Fragen zu den Erstattungsanträgen haben oder z.b. zu der Erstattungsfähigkeit von Lohnarten, wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse. 1.1 Ausführliche Programmbeschreibung Firmen-Stammdaten Das Programm Firmen-Stammdaten finden Sie im Bereich Stammdaten, Normallohn Teil I. In der Auswahl Arbeitsagentur/Krankenkasse schlüsseln Sie im Feld BERECHNUNG ENTGELTFORTZAHLUNG eines der folgenden Kennzeichen: 0 = keine Berechnung (es werden keine Erstattungsanträge gestellt, für Entgeltfortzahlung, Mutterschaftsgeld oder Beschäftigungsverbot. 1 = nach Kalendertagen 2 = nach Arbeitstagen 3 = nach Stunden 4 = nach 30 Kalendertagen Diese Schlüsselung kann individuell für jeden Mitarbeiter in den Personal-Stammdaten verändert werden Personal-Stammdaten Das Programm Personal-Stammdaten finden Sie im Bereich Stammdaten, Normallohn Teil I. In der Auswahl SV-Sonstige Daten können Sie im Feld BERECHNUNG ENTGELTFORTZAHLUNG eine von den Firmen-Stammdaten abweichende Schlüsselung vornehmen. Die Voreinstellung ist Kennzeichen 0 = lt. Firmen-Stammdaten. In der Auswahl Arbeitszeit empfehlen wir die Hinterlegung einer Arbeitszeit-Tabelle. Wird die Entgeltberechnung nach Stunden oder Arbeitstagen vorgenommen, kann der Erstattungsantrag nicht ohne Arbeitszeit-Tabelle ausgefüllt werden. Bei Teilzeit-Mitarbeitern (Arbeitstage z.b. nur Montag bis Mittwoch) wird diese unbedingt für die Ermittlung des letzten Arbeitstages vor der Unterbrechung benötigt. Die Felder ARBEITSZEIT PRO WOCHE und ARBEITSZEIT PRO TAG müssen zusätzlich gefüllt sein, um den Antrag korrekt abzustellen. AAG-Erstattungsverfahren Seite 4 / 19

5 In der Auswahl Fehlzeit muss, eine Fehlzeit 1 = Entgeltfortzahlung, 8 = Mutterschaftsgeld oder 25 = Mutterschutz Beschäftigungsverbot hinterlegt werden Lohnarten-Stammdaten Das Programm Lohnarten-Stammdaten finden Sie im Bereich Stammdaten, Normallohn Teil I. Im Feld ERSTATTUNGSFÄHIG NACH AAG? können Sie für alle Lohnarten eines der folgenden Kennzeichen hinterlegen: 0 = nicht erstattungsfähig (Voreinstellung) 1 = Ja 2 = Nein, ist aber Bestandteil des zu meldenden Monatsbruttos Beispiel Bei Stundenlohnempfängern müssen z.b. Feiertags- und Urlaubslohnarten, die im Zeitraum vor der Erkrankung gezahlt wurden mit Kennzeichen 2 geschlüsselt werden damit das korrekte Monatsbrutto ermittelt werden kann. Bei der Berechnung von KUG/S-KUG muss fiktives Sollentgelt, welches mit Symbol 22 SSTD abgerechnet wird, das Kennzeichen 1 = Zurechnung erhalten, damit das Monatsbrutto korrekt ermittelt wird. Für die Berücksichtung des fiktiven Entgelts bei KUG und S-KUG werden auch statische Lohnarten mit Symbol 22 herangezogen, die im Feld ZURECHNUNG SOLLENTGELT mit Kennzeichen 1 = Zurechnung geschlüsselt sind. 1.2 Kurzaufnahme Um Ihre vorhandenen Lohnarten schnell nachpflegen zu können, steht Ihnen nach Anwahl der Lohnarten-Stammdaten im Bereich Kurzaufnahmen ein Punkt Erstattungsfähig nach AAG zur Verfügung. Im Zugriff sind alle Lohnarten. Sie können die Kennzeichen entsprechend der Beschreibung vergeben Arbeitszeit-Tabellen Das Programm Arbeitszeit-Tabellen finden Sie im Bereich Stammdaten, Normallohn Teil II. In der Auswahl Sonderregelungen der Arbeitszeit-Tabellen kann im Feld SOLLSTUNDEN FÜR AAG-ERSTATTUNG die maßgebende Arbeitszeit ausgewählt werden: AAG-Erstattungsverfahren Seite 5 / 19

6 1.2.2 Erstattungsanträge erstellen Das Programm Erstattungsanträge erstellen finden Sie im Bereich Abrechnung/Auswertungen, Krankenkassen-Auswertungen, Krankenkassen- Erstattungen. Nach Anwahl dieses Programms können Sie entscheiden, ob Sie einen Erstattungsantrag erstellen oder Datenschutzhinweise anzeigen lassen möchten. Nach Anwahl des Punktes Erstattungsantrag erstellen, folgt die Abfrage, ob die Erstattungsbeträge von der Krankenkasse überwiesen oder gutgeschrieben werden sollen. Bei Auswahl 2 = Gutschrift wird der Erstattungsbetrag Ihrem Beitragskonto gutgeschrieben aber PDS-seitig nicht automatisch bei der nächsten Krankenkassen-Zahlung berücksichtigt. Bei Auswahl 1 = Überweisung wird die Bankverbindung für die Erstattung abgefragt. In der nächsten Abfrage wählen Sie die Personal-Nummer aus. Die Mitarbeiter müssen eine Fehlzeit Entgeltfortzahlung, Mutterschaftsgeld oder Mutterschutz Beschäftigungsverbot hinterlegt haben und auch damit abgerechnet worden sein. Nach der Auswahl der Personal- Nummer werden alle Fehlzeiten dieses Mitarbeiters angezeigt. Bitte wählen Sie den für diesen Antrag gewünschten Zeitraum aus. Hinweis Schon an dieser Stelle prüft das Programm, ob alle benötigten Daten vorhanden sind. Sie erhalten einen Hinweis, welche Daten für die Erstellung eines Erstattungsantrages fehlen. Bitte beachten Sie, dass ggf. auch Korrekturabrechnungen für Vormonate vorgenommen werden müssen, wenn z.b. im Abrechnungsmonat April die Meldung kommt, dass die Arbeitszeit-Tabelle für Monat Januar nicht vorhanden ist. Arbeitszeittabellen können rückwirkend nur für das laufende Jahr hinterlegt werden. Eine Vorjahreskorrektur ist nicht möglich. Arbeitszeit pro Woche und Arbeitszeit pro Tag sind für das laufende und das Vorjahr veränderbar. AAG-Erstattungsverfahren Seite 6 / 19

7 1.2.3 Programmfunktionen Die maschinell ermittelten Werte sind grau hinterlegt, nicht überschreibbar und nicht nummeriert. Die überschreibbaren Felder sind weiß hinterlegt, können geändert bzw. überschrieben werden und sind mit einer Nummerierung versehen. Der letzte abgespeicherte Wert steht im Antragsdruck und wird für die Datenübermittlung bereitgestellt. Die ursprünglich vom Programm ermittelten Werte können jederzeit durch erneuten Aufruf des Antrages und der Funktionstaste [Aus Abrechnung] wieder generiert werden. Die gespeicherten Anträge können durch erneutes Aufrufen und Auswahl der Funktionstaste [Löschen] gelöscht werden. Sie sind im System nicht mehr vorhanden, stehen nicht mehr für die Datenausgabe bereit und werden auch bei der Auswertung Erstattungsantrag listen nicht mit aufgeführt. Für den entsprechenden Fehlzeiten-Zeitraum muss der Antrag neu generiert werden. Nach erfolgter Datenausgabe kann der Antrag nicht mehr gelöscht werden. Nach erneutem Aufruf des Antrages steht die Funktion [Storno] zur Verfügung. Nach dem Storno kann ein neuer Antrag generiert und für die Datenausgabe bereitgestellt werden. Das Programm erstellt einen Storno- und einen neuen Datensatz. Hinweis Es darf keine Storno- und Neumeldung erstellt werden, wenn das Wiederbeginn-Datum auf den 1. Tag des Folgemonats fällt und für den vorherigen Erstattungsmonat dadurch statt des Kennzeichens Zwischenabrechnung das Kennzeichen Endabrechnung hätte abgegeben werden müssen! Feld Eingaben OK? : Hier stehen Ihnen in den unterschiedlichen Anträgen Funktionstasten zur Verfügung wie die Beträge in den Feldern vom Programm ermittelt wurden. Die genaue Beschreibung entnehmen Sie bitte den einzelnen Anträgen. Ist der Antrag komplett gefüllt, erfolgt nach Bestätigung des Feldes EINGABEN OK? eine zusätzliche Abfrage: Sollen diese Daten für den Versand gespeichert werden? Bei Schlüsselung JA erfolgt die Speicherung der Daten sowie die Bereitstellung für die Datenausgabe. Bei Schlüsselung NEIN wird der Antrag verworfen und Sie stehen wieder in den Fehlzeiten. AAG-Erstattungsverfahren Seite 7 / 19

8 1.2.4 Erstattungsanträge versenden Das Programm Erstattungsanträge versenden finden Sie im Bereich Abrechnung/Auswertungen, Krankenkassen-Auswertungen, Krankenkassen- Erstattungen. Nach Anwahl dieses Programms können Sie entscheiden, ob die neu erstellten Erstattungsanträge versendet werden sollen (Auswahl Datenausgabe) oder ob Sie bereits vorgenommene Datenausgaben wiederholen möchten. Nach einer Sicherheitsabfrage, ob die Ausgabe der Daten erfolgen soll, erfolgt die Abfrage der Datei-Nummern für den Vorlaufsatz. Bitte beginnen Sie bei der ersten Erstattungsantrags-Ausgabe pro Annahmestelle mit der Dateinummer 1. Hinweis Die Ausgabe erfolgt DEÜV-konform, d.h. wenn z.b. DEÜV-seitig alle Firmen mit der gleichen Betriebsnummer zusammen ausgegeben werden sollen, werden auch alle Erstattungsanträge aus Firmen mit der gleichen Betriebsnummer zusammen ausgegeben Erstattungsanträge drucken Das Programm Erstattungsanträge drucken finden Sie im Bereich Abrechnung/Auswertungen, Krankenkassen-Auswertungen, Krankenkassen- Erstattungen. Hier können Sie im Vorlauf wählen, für welche Monate Sie die Erstattungsanträge drucken möchten. Im Feld ALLE MITARBEITER? können Sie durch Auswahl NEIN hinterlegen, welche Mitarbeiter gedruckt werden sollen Erstattungsanträge listen Das Programm Erstattungsanträge listen finden Sie im Bereich Abrechnung/Auswertungen, Krankenkassen-Auswertungen, Krankenkassen- Erstattungen. In diesem Programm erhalten Sie eine Auflistung aller Erstattungsanträge, die im Vorlauf durch Eingabe der gewünschten Monate und Mitarbeiter, eingegrenzt wurden. Aufgeführt werden Personal-Nummer, Name, Erstattungszeitraum, Hinweis (z.b. Storno oder Korrektur), Abgabegrund, Ausgabe-Datum und Zeit sowie Dateinummer und Erstattungsbetrag. Diese Liste kann auch als Buchungsbeleg an die Finanzbuchhaltung gegeben werden. Es erfolgt keine automatische Buchung der Erstattungsbeträge aus dem Lohn in die Finanzbuchhaltung. AAG-Erstattungsverfahren Seite 8 / 19

9 1.2.7 Feldbeschreibung Anträge Erstattungsantrag Entgeltfortzahlung Die grau hinterlegten Felder werden aus den Stammdaten-Schlüsselungen und der Lohn- /Gehaltsabrechnung generiert und können nur durch Stammdaten-Änderungen und erneute Abrechnung verändert werden. Feld Abgabegrund : Dieses Feld generiert sich aus der hinterlegten Fehlzeit aus dem Personalstamm des Mitarbeiters. Feld Erstattungszeitraum : Das Feld wird aus der im Vorlauf getroffenen Auswahl gefüllt. Feld Abrechnungsart : Ist ein Wiederbeginn-Datum in den Personal-Stammdaten hinterlegt und umfasst der Erstattungszeitraum dieses Datum, wird hier automatisch das Kennzeichen 2 = Endabrechnung gesetzt. Fehlt das Wiederbeginn-Datum oder liegt es in folgenden Erstattungszeiträumen, wird das Kennzeichen 1 = Zwischenabrechung gemeldet. Feld Letzter Arbeitstag am : Es wird der letzte Arbeitstag vor der Fehlzeit ausgewiesen. Feld Art der Ausfallzeit Diese Schlüsselung wird aus den Firmen-Stammdaten, Auswahl Arbeitsagentur/ Krankenkasse oder abweichend aus den Personal-Stammdaten, Auswahl SV-Sonstige Daten, Feld BERECHNUNG ENTGELTFORTZAHLUNG generiert. Feld Ausgefallene Kalender-/Arbeitstage oder Ausgefallene Stunden : Je nachdem, wie die Entgeltfortzahlung ermittelt werden soll (Kalendertage, Arbeitstage oder Stunden), wird hier die Anzahl der ausgefallenen Einheit ausgewiesen. AAG-Erstattungsverfahren Seite 9 / 19

10 Feld Erstattungs-Bruttoentgelt: Die Berechnung geht konform mit dem Feld Fortgezahltes Bruttoentgelt. Wird in dem Feld Fortgezahltes Bruttoentgelt der Wert verändert, schreibt sich der Wert automatisch in dieses Feld. Feld Fortgezahlte AG-Anteile : Anhand der Krankenkassenstammdaten, wird geprüft, ob die Satzung der Krankenkasse eine Erstattung der Arbeitgeberanteile vorsieht. Ist das nicht der Fall, wird dieses Feld nicht aufgeführt. Feld Entgelterstattung : Aufgrund des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgeltes und des Erstattungssatzes der Krankenkasse (z.b. 80%) wird die Höhe der Entgelterstattung errechnet und ausgewiesen. Feldbeschreibung (überschreibbar, weiß hinterlegt): Feld Wöchentliche Arbeitszeit und Tägliche Arbeitszeit : Diese Arbeitszeiten werden aus den Personal-Stammdaten, Auswahl Arbeitszeit/Urlaub generiert. Sind dort keine Arbeitszeiten hinterlegt, werden sie aus den Firmen-Stammdaten, Auswahl Arbeitszeit/Sonderzahlungen herangezogen. Feld Fortgezahltes Bruttoentgelt : Es werden alle Lohnarten herangezogen, die in den Lohnarten- Stammdaten im Feld ERSTATTUNGSFÄHIG AAG mit Kennzeichen 1 = Ja und 2 = nein, ist aber Bestandteil des zu meldenden Monatsbruttos geschlüsselt wurden. Im Feld EINGABEN OK? steht Ihnen über die Funktion [Fortgezahltes Brutto] ein Berechnungsprotokoll zur Verfügung die über die Funktion [Drucken] gedruckt werden kann. Hinweis Abhängig von der Krankenkasse ist das fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt ggf. auf die Beitragsbemessungsgrenze zu kürzen. Diese Information wird aus der neuen Beitragssatzdatei 4.1 herangezogen und kann auf dem Stammdaten-Ausdruck der Krankenkassen-Stammdaten nachvollzogen werden. Umrechnung bei Lohnarten mit Berechnungsart 0= Betrag Erstattung bei Stundenlohn-Empfängern Alle anderen Lohnarten die erstattungsfähig sind: Entsprechend der Eingabe in den Firmenbzw. Personal-Stammdaten werden die Bezüge durch Monatssoll (Kalendertage, Arbeitstage oder Stunden) geteilt und mit der Entgeltfortzahlungszeit multipliziert (die Berechnung erfolgt pro Lohnart). Die Kranktage können wie gewohnt mit einer separaten Lohnart (Symbol Krank/Krank- Unfall) erfasst werden. Wird durchgängig die Lohnart normaler Stundenlohn erfasst, werden nur die Tage der Entgeltfortzahlung (lt. Eintrag in der Fehlzeit) für die Erstattung herangezogen. Unter Tag 0 erfasst, erfolgt die Aufteilung wie bei Lohnarten mit Berechnungsart 0, wurden sie direkt auf einen bestimmten Tag erfasst, werden nur die Tage des Zeitraumes Entgeltfortzahlung berücksichtigt. AAG-Erstattungsverfahren Seite 10 / 19

11 Feld Art des Entgelts : Hier schlüsseln Sie, ob der Mitarbeiter Stundenlohn (Kennzeichen 1), Monatslohn (Kennzeichen 2) oder Akkordlohn (Kennzeichen 3) bezieht. Feld Stundenlohn/Monatslohn/Akkordlohn : Je nach Schlüsselung im Feld Art des Entgelts wird hier abgefragt, wie hoch der Stundenlohn, Monatslohn oder Akkordlohn ist. Wenn Sie einen von der Abrechnung abweichenden Betrag hinterlegt haben, kann über die Funktion [Aus Abrechnung] der Betrag, der sich aus der Lohn-/Gehaltsabrechnung ergibt, wieder voreingestellt werden. Feld Ursache Arbeitsunfähigkeit : Handelt es sich bei dieser Arbeitsunfähigkeit um eine normale Arbeitsunfähigkeit ist das Kennzeichen 1 zu hinterlegen, bei einer Schädigung durch Dritte das Kennzeichen 2 und bei Arbeitsunfall/Berufskrankheit das Kennzeichen 3. Feld Verwendungszweck für Zahlung : Die Hinterlegung des Verwendungszweck erleichtert Ihnen die automatische Verbuchung der Kontoauszüge in der Finanzbuchhaltung. Feld Eingaben OK? : Hier stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung: [Fortgezahltes Brutto] Sie erhalten eine Berechnungsanzeige wie sich das fortgezahlte Monatsbrutto ermittelt. [Monatsbrutto] Über die Funktion erhalten Sie Informationen über die Berechnung. Bei Stundenlohnempfängern wird z.b. der ausgefallene Tagesverdienst pro Ausfalltag angezeigt. [Beitrag] Erstattet die Krankenkasse lt. Satzung auch Beiträge, steht Ihnen die Funktion zur Verfügung. Es ist das Protokoll abgestellt, wie sich der im Feld BEITRAG ausgewiesene Betrag ermittelt. [Drucken] Über diese Funktion wird die Berechnung gedruckt, wenn Sie in der Protokoll- Anzeige stehen. Hinweis Wenn Sie einen Datensatz erneut aufrufen, können Sie auf manuell geänderten Feldern über die Funktion [aus Abrechnung] die programmseitig vorgeschlagenen Werte aufrufen. Wurde ein Antrag komplett gefüllt erfolgt nach Bestätigung des Feldes EINGABEN OK? eine zusätzliche Abfrage: Sollen diese Daten für den Versand gespeichert werden? Bei Schlüsselung JA erfolgt die Abspeicherung der Daten. Nach erneutem Aufruf werden diese Werte angezeigt. Bei Schlüsselung NEIN wird der Antrag verworfen und Sie stehen wieder in den Fehlzeiten. AAG-Erstattungsverfahren Seite 11 / 19

12 Erstattungsantrag Mutterschaftsgeld Nach Anwahl des Erstattungsantrages für die jeweilige Personal-Nummer werden zunächst das Nettoarbeitsentgelt und die jeweiligen Kalendertage der letzten 3 Monate angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit, die Kalendertage zu verändern. Das kalendertägliche Nettoarbeitsentgelt berechnet sich aus dem Nettoarbeitsentgelt der letzten 3 Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist geteilt durch die Kalendertage (90, 91 oder 92 Tage). Bei gleich bleibendem Monatsarbeitsentgelt ist jedoch jeder Monat mit 30 Tagen anzusetzen, wenn die Beschäftigung jeweils für den vollen Monat bestand. Hier muss zur Ermittlung des kalendertäglichen Nettoarbeitsentgeltes das Nettoarbeitsentgelt der letzten 3 Monate vor Beginn der Mutterschutzfirst generell durch 90 Tage geteilt werden. Das Programm kann nicht erkennen, ob es sich um gleich bleibendes Monatsarbeitsentgelt handelt (z. B. im letzten Monat vor Beginn der Schutzfrist erhält die Arbeitnehmerin eine Erhöhung ihrer Bezüge). Es besteht die Möglichkeit, die Berechnung des kalendertäglichen Nettoarbeitsentgeltes zu beeinflussen. Nach Bestätigung oder Änderung dieser Werte erhalten Sie folgende Anzeige: AAG-Erstattungsverfahren Seite 12 / 19

13 Die grau hinterlegten Felder werden aus den Stammdaten-Schlüsselungen und der Lohn- /Gehaltsabrechnung generiert und können nur durch Stammdaten-Änderungen und erneute Abrechnung verändert werden. Felder Abgabegrund und Schutzfrist vom : Dieses Feld wird aus der hinterlegten Fehlzeit im Personalstamm des Mitarbeiters gefüllt. Felder Erstattungszeitraum : Die Erstattungszeiträume werden aus der Fehlzeit generiert. Jeder Kalendermonat der Fehlzeit ist ein eigener Erstattungszeitraum. Es wird der im Vorlauf ausgewählte Zeitraum angezeigt. Feld Abrechnungsart : Ist ein Wiederbeginn-Datum in den Personal-Stammdaten hinterlegt und umfasst der Erstattungszeitraum dieses Datum, wird hier automatisch das Kennzeichen 2 = Endabrechnung gesetzt. Fehlt das Wiederbeginn-Datum oder liegt es in folgenden Erstattungszeiträumen, wird das Kennzeichen 1 = Zwischenabrechung gemeldet. Feld Schutzfrist bis : Ist ein Wiederbeginn-Datum in den Personal-Stammdaten hinterlegt, wird dieses Datum herangezogen. Fehlt dieses Datum, wird ein voraussichtliches ermittelt, indem 99 Tage zu dem Fehlzeiten-Beginn gerechnet werden. Achtung! Verlängert sich die Schutzfrist nach dem Entbindungstag, muss das Wiederbeginn- Datum von Ihnen neu gefüllt werden. Das Programm erkennt eine Verlängerung nicht automatisch. Es darf keine Storno- und Neumeldung bereits versendeter Datensätze erfolgen, wenn sich das tatsächliche Ende der Schutzfrist ändert. Stattdessen muss im allerletzten Erstattungsantrag das endgültige Ende der Schutzfrist angegeben werden. AAG-Erstattungsverfahren Seite 13 / 19

14 Feld Gezahltes Mutterschaftsgeld : Es wird der Betrag der Lohnarten ausgewiesen, die mit Symbol 24 = Mutterschaftsgeld abgerechnet wurden. Dieser Betrag kann nur über die Erfassung und Lohnabrechnung geändert werden. Feld Entgelterstattung : Hier wird der Betrag ausgewiesen, der erstattet werden kann. Feldbeschreibung (überschreibbar, weiß hinterlegt): Feld Monatliches Bruttoentgelt : Es wird der Durchschnitt der letzten drei Monate aller Lohnarten herangezogen, die in den Lohnarten-Stammdaten im Feld ERSTATTUNGSFÄHIG AAG mit Kennzeichen 1 = Ja und 2 = nein, ist aber Bestandteil des zu meldenden Monatsbruttos geschlüsselt wurden. Hinweis Abhängig von der Krankenkasse ist das Bruttoarbeitsentgelt ggf. auf die Beitragsbemessungsgrenze zu kürzen. Diese Information erhält das Programm aus der Beitragssatzdatei 4.1. und ist aus den Krankenkassen-Stammdaten ersichtlich.. Feld Monatliches Nettoentgelt : Das ausgewiesene Nettoentgelt ergibt sich aus dem Durchschnitt der letzten 3 Monate. Feld Tägliches Nettoentgelt : Das tägliche Nettoentgelt berechnet sich aus dem monatlichen Nettoentgelt der letzten 3 Monate dividiert durch die Beschäftigungstage der letzen drei Monate. (Zur Ermittlung des Tagessatzes für das Mutterschaftsgeld, muss dieser Tagessatz um die 13 EURO Krankenkassen-Zuschuss reduziert werden). Feld Weiteres Tagesnettoentgelt : Hat der Mitarbeiter weitere Beschäftigungsverhältnisse bei anderen Arbeitgebern, hinterlegen Sie das daraus resultierende Tagesnettoentgelt. Bitte wenden Sie sich für die Berechnung an die zuständige Krankenkasse der Mitarbeiterin. Feld Verwendungszweck für Zahlung : Die Hinterlegung des Verwendungszweck erleichtert Ihnen die automatische Verbuchung der Kontoauszüge in der Finanzbuchhaltung. Feld Eingaben OK? : Hier stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung: [Bruttoentgelt] Sie erhalten eine Berechnungsanzeige, wie sich das Bruttoentgelt ermittelt. [Nettoentgelt] es ist ein Protokoll abgestellt, wie das Nettoentgelt ermittelt wurde. [Beitrag] Erstattet die Krankenkasse lt. Satzung auch Beiträge, ist ein Protokoll abgestellt, wie sich der im Feld BEITRAG ausgewiesene Betrag ermittelt. [Löschen] Wenn ein bereits gespeicherter Antrag mit der Funktion [Löschen] gelöscht wird, ist dieser nicht mehr im System und wird bei der Auswertung Erstattungsantrag listen nicht aufgeführt. Für den entsprechenden Fehlzeiten-Zeitraum muss der Antrag erneut generiert werden. [Stornieren] Der Antrag wurde bereits übermittelt. Nach erneutem Aufruf des Antrages kann dieser storniert werden. Es wird ein Storno Datensatz erstellt. Danach kann ein neuer Antrag erstellt werden. AAG-Erstattungsverfahren Seite 14 / 19

15 [Drucken] Innerhalb der Funktionen in der Protokollanzeige kann das Berechnungsprotokoll ausgedruckt werden. Hinweis Wenn Sie einen Datensatz erneut aufrufen, können Sie auf manuell geänderten Feldern über die Funktion [aus Abrechnung] die programmseitig vorgeschlagenen Werte aufrufen. Wurde ein Antrag komplett gefüllt erfolgt nach Bestätigung des Feldes EINGABEN OK? eine zusätzliche Abfrage: Sollen diese Daten für den Versand gespeichert werden? Bei Schlüsselung JA erfolgt die Abspeicherung der Daten. Nach erneutem Aufruf werden diese Werte angezeigt. Bei Schlüsselung NEIN wird der Antrag verworfen und Sie stehen wieder in den Fehlzeiten. Erstattungsantrag Mutterschutz Beschäftigungsverbot Die grau hinterlegten Felder werden aus den Stammdaten-Schlüsselungen und der Lohn- /Gehaltsabrechnung generiert und können nur durch Stammdaten-Änderungen und erneute Abrechnung verändert werden. Feld Abgabegrund : Das Feld wird aus der ausgewählten Fehlzeit des Mitarbeiters gefüllt. Felder Erstattungszeitraum : Diese Felder werden aus der im Vorlauf getroffenen Auswahl gefüllt. Feld Abrechnungsart : Ist ein Wiederbeginn-Datum in den Personal-Stammdaten hinterlegt und umfasst der Erstattungszeitraum dieses Datum, wird hier automatisch das Kennzeichen 2 = Endabrechnung gesetzt. Fehlt das Wiederbeginn-Datum oder liegt es in folgenden Erstattungszeiträumen, wird das Kennzeichen 1 = Zwischenabrechung gemeldet. AAG-Erstattungsverfahren Seite 15 / 19

16 Feld Erstattungs-Bruttoentgelt: Dieses Feld ist identisch mit dem Feld Fortgezahltes Bruttoentgelt. Wird in dem Feld Fortgezahltes Bruttoentgelt der Wert verändert, schreibt sich dieser Wert automatisch in das Erstattung-Bruttoentgelt. Feld Arbeitgeberbeitragsanteil : Hier wird der Betrag der Arbeitgeberanteile ausgewiesen, die sich aus dem im Feld Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt ergibt. Feld Entgelterstattung : Aufgrund des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgeltes und dem Erstattungssatz der Krankenkasse (z.b. 80%) wird die Höhe der Entgelterstattung errechnet und ausgewiesen. Feld Beitragserstattung : Anhand der Beitragssatzdatei wird geprüft, ob eine Erstattung der Arbeitgeberanteile bei der entsprechenden Krankenkasse erfolgt. Erfolgt keine Erstattung, wird dieses Feld nicht aufgeführt. Ob Arbeitgeberanteile bei dieser Krankenkasse erstattet werden, können Sie dem Stammdaten-Ausdruck der Krankenkasse entnehmen. Feldbeschreibung (überschreibbar, weiß hinterlegt): Feld Fortgezahltes Bruttoentgelt : Hier werden alle Lohnarten herangezogen, die in den Lohnarten-Stammdaten im Feld ERSTATTUNGSFÄHIG AAG mit Kennzeichen 1 = Ja und 2 = nein, ist aber Bestandteil des zu meldenden Monatsbruttos geschlüsselt wurden. Im Feld EINGABEN OK? steht Ihnen über die Funktion [Fortgezahltes Brutto] eine Berechnungsanzeige zur Verfügung die über die Funktion [Drucken] gedruckt werden kann. Hinweis Abhängig von der Krankenkasse ist das fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt ggf. auf die Beitragsbemessungsgrenze zu kürzen. Diese Information wird aus der neuen Beitragssatzdatei 4.1 herangezogen und kann auf dem Stammdaten-Ausdruck der Krankenkassen-Stammdaten nachvollzogen werden. Umrechnung bei Lohnarten mit Berechnungsart 0= Betrag Erstattung bei Stundenlohn-Empfängern Alle anderen Lohnarten die erstattungsfähig sind: Entsprechend der Eingabe in den Firmenbzw. Personal-Stammdaten werden die Bezüge durch Monatssoll (Kalendertage, Arbeitstage oder Stunden) geteilt und mit der Entgeltfortzahlungszeit multipliziert (die Berechnung erfolgt pro Lohnart). Die Kranktage können wie gewohnt mit einer separaten Lohnart (Symbol Krank/Krank- Unfall) erfasst werden. Wird durchgängig die Lohnart normaler Stundenlohn erfasst, werden nur die Tage der Entgeltfortzahlung (lt. Eintrag in der Fehlzeit) für die Erstattung herangezogen. Unter Tag 0 erfasst, erfolgt die Aufteilung wie bei Lohnarten mit Berechnungsart 0, wurden sie direkt auf einen bestimmten Tag erfasst, werden nur die Tage des Zeitraumes Entgeltfortzahlung berücksichtigt. AAG-Erstattungsverfahren Seite 16 / 19

17 Feld Beschäftigungsverbot : Hier schlüsseln Sie, ob es sich um ein individuelles Beschäftigungsverbot durch ein ärztliches Attest (Kennzeichen 1) oder um ein generelles durch Sie als Arbeitgeber (Kennzeichen 2) handelt. Feld Verwendungszweck für Zahlung : Die Hinterlegung des Verwendungszweck erleichtert Ihnen die automatische Verbuchung der Kontoauszüge in der Finanzbuchhaltung. Feld Eingaben OK? : Hier stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung: [Fortgezahltes Brutto] Sie erhalten eine Berechnungsanzeige, wie sich das fortgezahlte Monatsbrutto ermittelt. [Beitrag] Erstattet die Krankenkasse lt. Satzung auch Beiträge, ist ein Protokoll abgestellt, wie sich der im Feld BEITRAG ausgewiesene Betrag ermittelt. [Löschen] Wenn ein bereits gespeicherter Antrag mit der Funktion [Löschen] gelöscht wird, ist dieser nicht mehr im System und wird bei der Auswertung Erstattungsantrag listen nicht aufgeführt. Für den entsprechenden Fehlzeiten-Zeitraum muss der Antrag erneut aufgerufen werden. [Stornieren] Der Antrag wurde bereits übermittelt. Nach erneutem Aufruf des Antrages kann dieser storniert werden. Es wird ein Storno Datensatz erstellt. Danach kann ein neuer Antrag ausgefüllt werden. [Drucken] Innerhalb der Funktionen in der Protokollanzeige kann das Berechnungsprotokoll ausgedruckt werden. Hinweis Wenn Sie einen Datensatz erneut aufrufen, können Sie auf manuell geänderten Feldern über die Funktion [aus Abrechnung] die programmseitig vorgeschlagenen Werte aufrufen. Wurde ein Antrag komplett gefüllt erfolgt nach Bestätigung des Feldes EINGABEN OK? eine zusätzliche Abfrage: Sollen diese Daten für den Versand gespeichert werden? Bei Schlüsselung JA erfolgt die Abspeicherung der Daten. Nach erneutem Aufruf werden diese Werte angezeigt. Bei Schlüsselung NEIN wird der Antrag verworfen und Sie stehen wieder in den Fehlzeiten. AAG-Erstattungsverfahren Seite 17 / 19

18 2 Kurzanleitung AAG 2. Kurzanleitung AAG Nachfolgend möchten wir Ihnen das Vorgehen zur Übermittlung eines Erstattungsantrages beschreiben. Im Anschluss finden Sie dann die ausführliche Programm-Beschreibung. So gehen Sie vor, wenn Sie einen Erstattungsantrag übermitteln wollen: 1. Firmen-Stammdaten Auswahl Arbeitsagentur/Krankenkasse Feld BERECHNUNG ENTGELTFORTZAHLUNG-> Kennzeichen Berechnung hinterlegen 2. Personal-Stammdaten Auswahl SV Sonstige Daten Feld BERECHNUNG ENTGELTFORTZAHLUNG evtl. von den Firmenstammdaten abweichendes Kennzeichen Berechnung hinterlegen Auswahl Arbeitszeit/Urlaub -> Hinterlegung einer Arbeitszeittabelle, einer wöchentlichen und täglichen Arbeitszeit 3. (Die Arbeitszeittabelle muss hinterlegt werden wenn die Erstattung nach Arbeitstagen oder Stunden erfolgen soll) Hinweise zur Arbeitszeit Die hinterlegte Arbeitszeit wird monatlich abgespeichert und kann über eine Korrekturabrechnung für Vormonate geändert werden (hierdurch wird jedoch kein neuer Antrag ausgelöst). Die Erstattungsstunden werden immer aus der Arbeitszeit-Tabelle ermittelt, die wöchentlichen und täglichen Arbeitszeiten sind nur eine Information für die Krankenkasse. Auswahl Fehlzeit - > Hinterlegung einer Fehlzeit Entgeltfortzahlung, bzw. Mutterschutz oder Beschäftigungsverbot 4. Lohnarten-Stammdaten Kurzaufnahmen -> Erstattungsfähig nach AAG -> Auswahl Kennzeichen welche Lohnarten erstattungsfähig sind Erstattungsfähig sind die Lohnarten, die während der Fehlzeit fortgezahlt werden. Bestandteil des zu meldenden Monats-Brutto sind die Lohnarten, die der Mitarbeiter außer der Entgeltfortzahlung in diesem Monat noch erhalten hat (hierzu gehört auch das fiktive Sollentgelt während des KUG/S-KUG-Zeitraums) 5. Krankenkassen-Erstattungen Abrechnung/Auswertung -> Krankenkassen-Auswertungen-> Krankenkassen- Erstattungen - > Auswahl des Fehlzeitenzeitraums - > Erstattungsantrag ausfüllen Erstattungsantrag erstellen -> Hinterlegung der Bankverbindung für den Erstattungsbetrag -> Auswahl der Personalnummer -> Auswahl des Erstattungszeitraumes -> Antrag ausfüllen Erstattungsantrag speichern und für die Datenausgabe bereitstellen -> AAG-Erstattungsverfahren Seite 18 / 19

19 2 Kurzanleitung AAG Bestätigung der Abfrage Sollen diese Daten für den Versand gespeichert werden? mit JA Der Antrag wird als PDF-Druck in den Druckspooler gestellt und die Daten stehen bereit für die Datenausgabe. Bestätigung der Abfrage mit NEIN Der Antrag wird verworfen und es werden keine Daten für den Versand bereitgestellt. Erstattungsantrag löschen -> Erneuter Aufruf des Antrages, wie unter Antrag erstellen -> Funktionstaste Taste Löschen Der Antrag und der bereitgestellte Datensatz sind gelöscht d.h. es kann ein neuer Antrag erstellt werden. Der alte Antrag existiert nicht mehr im System. Erstattungsantrag versenden -> Datenausgabe -> Frage: Sollen die Krankenkassen-Erstattungen versendet werden mit JA bestätigen Das Programm arbeitet DEÜV-Konform laut Hinterlegung in den Firmenstammdaten > DEÜV-Daten-> Ausgabeform Erstattungsantrag stornieren -> erneuter Aufruf des Antrages, wie unter Antrag erstellen-> Funktionstaste Stornieren Nach der Datenausgabe ist das Löschen des Antrags nicht mehr möglich. Dieser muss storniert werden, damit ein Storno- und ein neuer Datensatz generiert wird Überschreibbare Felder Die maschinell ermittelten Werte können teilweise von Ihnen geändert bzw. überschrieben werden. Diese Felder sind mit einer Nummerierung versehen und weiß hinterlegt. Folgende Felder können geändert werden: Erstattungsantrag Lohnfortzahlung: ausgefallene Stunden, Wöchentliche Arbeitszeit, Tägliche Arbeitszeit, Fortgezahltes Bruttoentgelt. Erstattungsantrag Mutterschaftsgeld: Monatliches Brutto, Monatliches Netto, Tägliches Netto. Erstattungsantrag Beschäftigungsverbot: Fortgezahltes Bruttoentgelt Der letzte abgespeicherte Wert steht im Antrag und wird für die Datenübermittlung bereitgestellt. Bei erneutem Aufruf des Antrags ist dieser Wert ausgewiesen. Die ursprünglich vom Programm ermittelten Werte können jederzeit durch erneuten Aufruf des Antrages und der Funktionstaste Aus Abrechnung wieder generiert werden. AAG-Erstattungsverfahren Seite 19 / 19