Workshop. Buchführung für Schülerfirmen

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1 Schüler- und Juniorfirmen Beratungsstelle c/o IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg Romäusring Villingen-Schwenningen Melanie John Fon: / Fax: / john@villingen-schwenningen.ihk.de Dozent: Rolf Karl, staatl. gepr. Betriebswirt Workshop Buchführung für Schülerfirmen

2 Workshop: Buchführung für Schülerfirmen Buchführung in der Schülerfirma Die Pflicht zur einfachen Buchführung Die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen Die einfache und die doppelte Buchführung Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Buchhaltung Aufgaben der Buchhaltung Anlegen der Bücher Belege Belegarbeit / Bücher führen Jahresabschluss Praktische Übungen

3 Die Pflicht zur einfachen Buchführung Schülerfirmen sind als reale Unternehmen und anerkannte Schulprojekte im rechtlich geschützten Raum der Schule zur einfachen Buchführung verpflichtet. Je nach gewählter Rechtsform müssen Schülerfirmen nachweisen, dass sie die Gemeinnützigkeitsgrenzen bzw. die steuerlichen Geringfügigkeitsgrenzen nicht überschreiten. Ermittlung des unternehmerischen Erfolgs der Schülerfirma Wie groß ist unser Vermögen? Wie viele Schulden haben wir? Macht unsere Firma Gewinn oder Verlust?... Ordnungsgemäßer und kontrollierter Ablauf der Tätigkeiten in der Schülerfirma Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten (mit Lieferanten, Kunden, Behörden...) Ermittlung durch Buchführung Kontrolle durch Buchführung

4 Die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen Alle Geschäftsvorfälle, d. h. sämtliche Einnahmen und Ausgaben eurer Firma, sind genau aufzuzeichnen. Geschäftsvorfälle stellen Wertänderungen dar. Sie enstehen durch: Wareneinkauf (Anzahl und Gesamtwert eurer Lagerware erhöht sich) Warenverkauf (Anzahl und Gesamtwert eurer Lagerware verringert sich) Kasseneinzahlung (z. B. Bargeld eingenommen und in die Kasse gelegt»»» ergo, mehr Geld in der Kasse) Kassenauszahlung (z. B. Geld aus der Kasse genommen»»» ergo, weniger Geld in der Kasse) Auszahlungen / Überweisungen vom Bankkonto (z. B. Lieferantenrechnung per Überweisung gezahlt»»» ergo, weniger Geld auf eurem Konto) Einzahlungen / Überweisungen auf das Bankonto (z. B. Kunde hat eure Rechnung durch Überweisung gezahlt»»» ergo, mehr Geld auf eurem Konto)... Früher wurde alles in Büchern aufgeschrieben. Heute werden vorrangig EDV-gestützte Systeme genutzt. Der Sprachgebrauch ist geblieben: Wir sprechen von Buchführung, nehmen Buchungen vor, buchen Geschäftsvorfälle...

5 Die einfache und die doppelte Buchführung Man unterscheidet zwischen einfacher Buchführung und doppelter Buchführung. Nicht buchführungpflichtige Firmen (kleine Unternehmen mit leicht überschaubaren Geschäftsvorfällen, z. B. Schülerfirmen) kommen mit der einfachen Buchführung aus. Dabei werden Einnahmen und Ausgaben einfach gegenübergestellt, erfolgt die Auswertung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, gelten die Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung. Zur doppelten Buchführung sind Aktiengesellschaften und GmbHs verpflichtet sowie sonstige Firmen, die jährlich mehr als Umsatz oder Gewinn erzielen. Man spricht von doppelter Buchführung, weil jeder Geschäftsvorfall in zweifacher Weise erfaßt wird. Es gelten die Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung.

6 Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Übersichtlich Ein Dritter muß sich in eurer Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage eurer Firma verschaffen können. Vollständig Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle, d. h. alle Ein- und Ausgaben, müssen vollständig (lückenlos) erfasst sein. Richtig Eintragungen in Büchern dürfen weder unleserlich sein noch korrigiert* oder überschrieben werden. *(Fehlerhafte Eintragungen sind sauber durchzustreichen. Der richtige Eintrag wird daneben geschrieben und mit Namenskürzel versehen.) Zeitgerecht Alle Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen, d. h. möglichst am selben Tag oder spätestens innerhalb einer Woche. Geordnet Geschäftsvorfälle müssen immer richtig zugeordnet sein. Alle Eintragungen bzw. Belege sind nach Datum zu sortieren und bestimmten Bereichen zuzuordnen. Belege müssen immer im Original vorliegen. Nachprüfbar Alle Buchungen müssen durch Belege, z. B. durchnumerierte Rechnungen und Quittungen, nachgewiesen werden. Keine Buchung ohne Beleg!

7 Buchhaltung Verschiedene Aufgabenbereiche»»» Verschiedene Abteilungen Geschäftsführung Buchhaltung Einkauf Produktion Vertrieb Marketing Personal Erstellt die Buchführung Das heißt, die sachlich geordnete und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens anhand von Belegen. Ermittlung des Materialbedarfs, Herstellung und Pflege von Lieferantenkontakten, Einholen von Angeboten, Führen von Preisverhandlungen, Materialeinkauf... Herstellung von Produkten, Erbringung von Dienstleistungen, Ablauforganisation, Qualitätskontrolle... Identifikation von Abnehmern, Kontaktaufnahme zu potentiellen Kunden, Angebotsverfolgung, Auftragsabwicklung, Verkauf, Kundenbetreuung... Förderung des Absatzes von Produkten oder Dienstleistungen, Produktpolitik, Verkaufsförderung durch Werbung, Messeauftritte... Personalplanung, Personalsuche, Personalauswahl, Neueinstellungen, Arbeitsverträge, Kündigungen... Weitere Aufgaben der Buchhaltung sind: die sachlich geordnete und lückenlose Aufzeichnung aller Veränderungen des Vermögens und der Schulden die Ermittlung des Unternehmenserfolgs (Gewinn oder Verlust, Vermögens- und/oder Schuldenstand) Lieferung der Zahlen für die Kalkulation (z. B. für die Preisberechnung) Nachweis über die Unterschreitung der Steuerfreigrenzen bzw. Bereitstellung der Zahlen für die Steuerberechnung...

8 Aufgaben der Buchhaltung Erfassen der Ausgangssituation Inventur durchführen Inventar anlegen Eröffnungsbilanz* erstellen (Vermögenswerte und Schulden ermitteln) (Verzeichnis über Vermögen und Schulden mit Wertangaben) (Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital) Anlegen der Bücher Kassenbuch Bankbuch Eingangsrechnungsbuch Formularvorlagen besorgen oder selbst erstellen Ausgangsrechnungsbuch Belegarbeit Führen der Bücher Kontrolle der Bücher Ermittlung des Erfolgs Sammeln - Prüfen - Sortieren - Nummerieren - Erfassen - Aufbewahren Laufende, lückenlose, sachlich und zeitlich geordnete Erfassung und Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. ( = Erfassung der Wertänderungen anhand von Belegen) Regelmäßige Durchführung von Inventuren (Kassenaufnahme, Warenbestand im Verkaufsbereich und im Lager, Kontrolle der Kontoauszüge) Ermittlung der Veränderung zur Ausgangssituation (Inventur, Inventar, Schlussbilanz*) * Die Erstellung von Eröffnungs- und Schlussbilanz ist nicht vorgeschrieben aber ratsam. Eine einfache Bestandsermittlung zu Beginn des Geschäftsbetriebs gefolgt von einer jährlichen Einnahmen - Überschuss - Rechnung genügt.

9 Anlegen der Bücher In der Buchhaltung wird je nach Herkunft der Belege zwischen externen Belegen (Fremdbelege) und internen Belegen (Eigenbelege) unterschieden. Inventarbuch informiert über Vermögens- und Schuldenstand sowie die Höhe des Eigenkapitals (sehr hilfreich für die Erfolgsermittlung) Kassenbuch Bankbuch / Kontoauszüge Eingangsrechnungsbuch Ausgangsrechnungsbuch zur Erfassung aller Bargeldeinnahmen und Bargeldausgaben umfasst alle Umsätze, die über ein Konto getätigt werden (Ein- & Auszahlungen, Überweisungen & Gutschriften) zur Erfassung aller Lieferantenrechnungen (Schulden, die die Schülerfirma bei Lieferanten hat) zur Erfassung aller Kundenrechnungen (Forderungen, die die Schülerfirma ihren Kunden gegenüber hat)

10 Belege In jeder Schülerfirma sollte zumindest ein Kassenbuch geführt werden (Minimalanforderung). Darüber hinaus sind jedoch weitere Bücher sinnvoll. Keine Buchung ohne Beleg!* * (Wenn Originalbelege verloren gehen, sind Ersatzbelege auszustellen. Auf ihnen müssen mindestens das Datum, der Grund und die Höhe der Ausgabe bzw. Einnahme vermerkt sein.) Externe Belege Eingangsrechungen Quittungen und Kassenbons Bankbelege (Kontoauszüge, Überweisungsscheine, Einzahlungsbelege...) Interne Belege Kopien der Ausgangsrechnungen Quittungsdurchschriften Belege über Privatentnahmen... Alle Bücher und Belege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden!

11 Belegarbeit / Bücher führen Sammeln der Belege Sortieren der Belege Alles externen und internen Belege (inklusive der Eigenbelege) sammeln. Alle Belege sachlich, d. h. ihrer Art nach (Kasse, Bank, Lieferant, Kunde), sortiert. Kassenbelege Bankbelege Eingangsrechnungen Ausgangsrechnungen Die gruppierten Belege werden nach Datum sortiert und fortlaufend nummeriert. Buchen der Belege und Ablage Anschließend werden die sortierten Belege in die entsprechenden Bücher eingetragen und ebenso sortiert in die entsprechenden Ablagen eingeordnet. Eintrag ins Kassenbuch & Belegablage Eintrag ins Bankbuch & Belegablage Eintrag ins ER - Buch & Belegablage Eintrag ins AR - Buch & Belegablage

12 Jahresabschluss a) Inventar Das Inventar bildet die Grundlage für einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss. Es ist ein Verzeichnis, in dem die Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens vollständig, detailliert und unter Angabe eines Wertes aufgeführt sind. Es gliedert sich in die drei Teile: Vermögensgegenstände Schulden Reinvermögen. b) Einnahmen - Überschuss - Rechnung Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung dient der Auswertung des Geschäftsjahres. Die Einnahmen des Geschäftsjahres werden dabei den Ausgaben des Geschäftsjahres gegenüber gestellt. c) Bilanz Eine Bilanz ist eine auf einen bestimmten Stichtag bezogene Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital eines Unternehmens. Die Bilanz wird aus dem Inventar abgeleitet. Im Gegensatz zum Inventar enthält eine Bilanz ausschließlich Wertangaben, auf Mengenangaben und die Auflistung von Einzelpositionen wird verzichtet.

13 Praktische Übungen Inventur Inventar Kassenbuch Bankbuch Eingangsrechnungsbuch Ausgangsrechnungsbuch Einnahmen- Überschuss- Rechnung Bilanz