Inhaltsverzeichnis. CRM-Project ab Rollup 14

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2 Inhaltsverzeichnis 0 Bevor Sie starten Vorwort Informationen vorab Wie viel Struktur macht Sinn? Projektdetaillierung Ressourcenplanung Aktualität im Projekt Tipps für effiziente Zeiterfassung (Buchen) Begriffsdefinitionen Arbeit Dauer Kosten Budget Erträge Projektknoten Systemvoraussetzungen 8 1 Das Projektmanagement-Modul in Microsoft CRM Projektmanagement-Funktionen innerhalb von Microsoft CRM Projekte Gantt Ressourcenauslastung Teamkalender Aufträge Leistungsnachweise Firmen Kontakte Vorgaben Support Aktivitäten Reisen Urlaubsanträge Arbeitsplan Zeiterfassung Mitarbeiter Cockpit Nutzung der Projektmanagement Funktionen im persönlichen Arbeitsbereich Projektmanagement-Einstellungen in der Systemverwaltung Grundsätzliche Einstellungen zum Projektmanagement-Modul Kompetenzen Produkt-Service Zuordnung Regionen xrm1 Lizenzzuordnungen xrm1 Lizenztypen Abwesenheitsverwaltung Produkt Regions Steuerschlüssel, Steuerschlüssel und Steuerwerte 13 2 Projekterstellung Projekt anlegen Projektinformationen Unterscheidung Interne / Externe Projekte Automatische Aktualisierung von Informationen 14 3 Nutzung von Projektvorlagen Grundsätzliche Funktionsweise Erstellung einer Projektvorlage Erzeugen eines Projekts aus einer Vorlage Beispiel für die Neuberechnung der Termine 19 4 Microsoft Project Import & Export Microsoft Project Import Import vorbereiten Import durchführen Microsoft Project Export 23 5 Rund um das Projekt Projektinformationen Projekthistorie Allgemein Dauer Arbeit Kosten Budget Vertrieb Umsatz Beschreibung & Notizen Einstellungen Bereich Aktivitäten Aktivitäten Geschlossene Aktivitäten 34 CRM-Project ab Rollup 14

3 5.2.3 Dokumente (falls Share Point Einbindung vorhanden) Reisen Belege Anfragen Bereich Planung Projektstrukturplan (PSP) Gantt Darstellung Funktionen Plantafel Projekteinlastung Teammitglieder Verbindungen Bereich Abrechnung Aufträge Abrechnung Leistungsnachweise Bereich Controlling Vorgaben Überwachungsverlauf 44 6 Projekte strukturieren Untergeordnete Projektelemente anlegen Projekt strukturieren Projektknoten umhängen Vererben von Statusgründen Vorgänger- / Nachfolgerbeziehungen Projekte neu berechnen Budgetierung 48 7 Planung Plantafel Teammitglieder Effizienzfaktor 51 8 Ressourcenauslastung Voraussetzungen Arbeitszeiten der Mitarbeitern Abwesenheit Kapazitäten für Services / Leistungen Darstellung für die Ressourcenauslastung Organisationsweite Ressourcenauslastung Projektbezogene Ressourcenauslastung Persönliche Ressourcenauslastung Der Arbeitsplan 56 9 Leistungs- und Zeiterfassung Zeiterfassung über CRM Standardaktivitäten Aufgaben, Telefonanrufe, Briefe, Faxe s Termine und Serviceaktivitäten Zeiterfassung über die Schnellerfassungsmaske Zeiterfassung über das Mitarbeiter Cockpit Zeiterfassung mit dem New Button Zeiterfassung mit Stoppuhr Graphische Stunden Übersicht Navigation, Sichten und Filter Modifikationen des Mitarbeiter Cockpits Erfassung von Projektleistungen Erfassung von Projektleistungen von Mitarbeitern (CRM Benutzern) Erfassung von Leistungen externer Dienstleister (nicht CRM Benutzer) Erfassung von Leistungen der Unternehmenseinheit Verwendung von Ressourcen Verwendung von Sachmitteln Auswirkung der Zeiterfassung auf das Projekt Restaufwandschätzung Änderungen in gebuchten Aktivitäten Reisemanagement Reisen erstellen Belege Einstellungen zur Reise Abrechnung von Reisen gegenüber Kunden Abrechnung von Reisebelegen durch den Mitarbeiter Projektcontrolling Dashboard Controlling in der Oberfläche von Microsoft CRM Projektauswertung über den Projektstrukturplan Projektauswertung über das Projekt Gantt Projektcontrolling über das Organisationsweite Gantt Chart Projektportfolio-Controlling mit dem Projektportfoliobericht Historisierung von Projektdaten Digitale Signatur 83 CRM-Project ab Rollup 14

4 11.9 Projektmanagement Reports Dashboard Reports CRM-Project Standard Reports Reports aus dem Berichtspaket Abrechnung Voraussetzung für die Durchführung von Abrechnungen Benutzer, Services, Produkte und Preislisten Grundeinstellungen Zuordnung eines Projektes zu einem Kundenauftrag Auftragsprodukte Leistungszuordnung Reiseeinstellungen im Auftrag Rechnungstellung inklusive Steuern Abrechnung durchführen Generelle Funktionsweise der Abrechnung Vorbereitung einer Abrechnung Ausdrucken des Leistungsnachweis für den Kunden Erstellung von Rechnungen Abschließen der Abrechnung Projekte abschließen Erweiterungen Regionen Region Überblick (Felder) Erstellen einer neuer Region Import von Region Datensätzen Integrieren und Anwenden der Region Lizenzen und Berechtigungen Einstellungen Lizenz anfordern Lizenz hochladen Projekteinstellungen Reisemanagement Global Installation Aktivierung der Solution (Activation Wizard) Kostenlose Testversion aktivieren Temporäre oder erworbene Lizenz aktivieren Konfigurieren der Solution (Configuration Wizard) Lizenzverwaltung Berechtigungskonzept CRM-Project Berechtigungsrollen CRM-Project Absence Submitter CRM-Project Administrator CRM-Project Forecast Calculation CRM-Project HR Manager CRM-Project Project Assistant CRM-Project Project Manager CRM-Project Tax and Product Administration CRM-Project Time Entry CRM-Project Template Manager CRM-Project Time Entry Restricted CRM-Project Time Recording Administrator Einschränkung der CRM-Project Berechtigungsrollen Lizenztypen und Zuweisung von Lizenzen Zusätzliche Konfigurationen und Customizing Personaldaten bei den Benutzern Verbindung von Services und Produkten Verhalten für Beziehungen Kennzeichnung eigener Firmen Customizing der Mitarbeiter Cockpit Maske Anpassen von Grids und Sichten Hinzufügen neuer Elemente Hinzufügen, entfernen oder neu anordnen von Spalten im Table Grid Konfiguration des Projekt Journal 147 CRM-Project ab Rollup 14

5 Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor und Übersetzer übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der itara GmbH unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, - Adressen und Logos ist rein zufällig. xrm1 Business Solutions, a brand of itara GmbH, Beethovenstraße 5, Würzburg, Deutschland, Alle Rechte vorbehalten. DIN A4, v286 Tel: +49 (931) ; sales@xrm1.com CRM-Project ab Rollup 14

6 0 Bevor Sie starten 0.1 Vorwort CRM-Project ist das 4. Modul für Microsoft Dynamics CRM zur Unterstützung von Projektmanagement Anforderungen und Prozessen. Wir empfehlen dem Leser dieses Handbuchs, sich vorab grundlegende Kenntnisse über Projektmanagement anzueignen und den Umgang mit Microsoft Dynamics CRM sicher zu beherrschen. Sollten Sie diese Voraussetzungen noch nicht erfüllen, empfehlen wir Ihnen, sich aus Gründen Ihrer persönlichen Effizienz und dem sinnvollen Umgang mit CRM-Project vorab mit o.g. Themen zu beschäftigen. Hinweis: Das 4. Modul für Projektmanagement baut auf sämtliche Microsoft CRM Standards insbesondere auch hinsichtlich Formulare, Sichten und Berechtigungen auf. Sollten Sie Elemente, Funktionen oder Informationen nicht wie in der Dokumentation beschrieben vorfinden, dann stellen Sie bitte sicher, dass der von Ihnen genutzte CRM User über die erforderlichen Berechtigungen verfügt und die erforderlichen Grundeinstellungen im System hinterlegt wurden. 0.2 Informationen vorab Insbesondere folgende Informationen sollten verfügbar sein, bevor Sie ein Projekt in CRM-Project planen: Wie soll das Projekt heißen? Wie viel Aufwand in Personentagen und Geld soll investiert werden? Wie viel Projektstruktur benötigen Sie, um den Überblick zu wahren? Wer ist der Projektleiter? Wer ist der Sponsor (Kunde, intern usw.)? Wann wird das Projekt durchgeführt? Viel Erfolg und gute Projekte wünscht Ihnen das Team von xrm Wie viel Struktur macht Sinn? Nachfolgend einige Tipps zur Projektstrukturierung und Ressourcenplanung aus der Erfahrung des CRM-Project- Teams Projektdetaillierung Im Microsoft CRM Projektmanagement-Modul können Sie den Umfang der Projektstruktur völlig frei definieren. Daher möchten wir Ihnen an dieser Stelle einige Hinweise für die Fragestellung Für welche Projekte macht welcher Umfang Sinn? geben. Risikoprojekte: Für Projekte mit hohem Risiko macht es Sinn, eine sehr detaillierte Projektstruktur anzuwenden, insbesondere in den Bereichen, aus denen das hohe Risiko resultiert. Wiederholungsprojekte: Geringster Strukturumfang, wenig Struktur notwendig. Der Projektleiter würde sich gegängelt fühlen. Große Projekte: Große Projekte benötigen in der Regel auch einen höheren Strukturumfang. Überlegen Sie sich jedoch, wie oft sich Projektbereiche (Teilprojekte, Arbeitspakete usw.) ändern oder potenziell ändern werden. Jede Änderung muss verwaltet werden. Wie viel Zeit haben Sie dafür? Klären Sie vorab, welche Fragen Sie während der Projektdurchführung und nach Fertigstellung des Projektes beantworten müssen. Wenn Sie alle Fragen beantworten können, sind keine zusätzlichen Details mehr nötig Ressourcenplanung Hier noch einige Tipps zur Ressourcenplanung, insbesondere mit Blick auf organisationsweite Aspekte: 1. Planen Sie Ihre Projekte zunächst mit wenigen Projektknoten maximal auf Projektebene und einer weiteren Ebene darunter; idealerweise sogar nur mit einem einzigen Knoten, also das Projekt. 2. Weisen Sie dieser groben Projektstruktur die erforderlichen Ressourcen gemäß Ihren Präferenzen zu (gewünschte, kostengünstige, verfügbare, sympathische Ressourcen). 3. Lassen Sie sich das Projekt, falls erforderlich, von Ihrem Vorgesetzten freigeben. 4. Pflegen Sie ggf. Änderungen aus der Freigabe ein. Durch die nicht zu detaillierte Planung vorab sollte dies einfacher möglich sein als bei einer zu detaillierten Planung. 5. Planen Sie erst anschließend detaillierter: a. Strukturieren Sie das Projekt tiefer und detaillierter. b. Weisen Sie Ressourcen, die dem Hauptknoten zugewiesen sind, nun dem Unterknoten des Projektes zu. c. Dadurch werden die zugewiesenen Projektarbeiten für die Teammitglieder automatisch konkreter und sind auf definierte Zeiträume bezogen. CRM-Project ab Rollup 14 6 / 150

7 6. Halten Sie Ihr Projekt aktuell und ziehen Sie Änderungen in der Realität auch kurzfristig im System nach Aktualität im Projekt Überlegen Sie sich, ob es in der Vergangenheit schwierig war, Projektverläufe aktuell zu halten. Wenn dies schwierig war, dann lassen Sie sich mehr Zeit für die Projektplanung und das Projektmanagement einräumen. Falls dies nicht akzeptiert wird, dann planen Sie weniger detailliert. Weniger Details sind besser als falsche Details. 0.4 Tipps für effiziente Zeiterfassung (Buchen) Nachfolgend einige Tipps aus der Praxis unserer Kunden für den täglichen Umgang mit der Erfassung von Zeiten und Leistungen in den Projekten. Pflegen Sie die Daten zeitnah - besonders dann, wenn Sie viele Vorgänge am Tag eingeben. Der Vorteil: es wird nichts vergessen, Ihre Kollegen haben stets einen aktuellen Überblick und Sie sparen sich lästige Rekonstruktionsarbeit am Ende eines Tages/einer Woche /eines Monats. Das Projekt wird gleichzeitig sofort dokumentiert. Führen Sie Ihren Kalender so, dass Sie ihn jederzeit einer dritten Person offen legen könnten, ohne die Einträge erklären zu müssen. Dann ergibt sich die Vorgangs-, Zeit- und Dokumenterfassung für Ihre Projekte wie von selbst, denn Sie müssen die Beschreibung der Vorgänge nicht mehr jedes Mal beim Buchen neu formulieren. Zusätzlich profitieren Sie vom besseren Überblick in Ihrer Tagesplanung. Buchen Sie Einträge, die sich auf mehrere Projekte beziehen, auch mehrfach auf diese Projekte. Vergessen Sie nicht, den Zeitaufwand korrekt aufzuteilen. 0.5 Begriffsdefinitionen Arbeit Der Begriff Arbeit bezeichnet in CRM-Project die tatsächliche Arbeitszeit von Ressourcen innerhalb eines Projektes oder einer Aufgabe. Die Arbeit wird in Stunden oder Personentagen (PT) angegeben. Die Dauer eines Personentages kann in den Settings individuell gesetzt werden. Als Standard ist 8h voreingestellt. Sämtliche Felder mit der Bezeichnung PT innerhalb von CRM-Project verwalten die Arbeit (geplant, verkauft und gebucht) des Projekts Dauer Die Dauer bezeichnet den gesamten Zeitraum, in dem Arbeit für ein Projekt verrichtet wird. Die Dauer wird innerhalb von CRM-Project über Datumswerte, die den Beginn und das Ende der Dauer vorgeben, festgelegt. Die Dauer kommt in verschiedenen Ausprägungen innerhalb von CRM-Project vor, z.b. geplante Dauer und tatsächliche Dauer Kosten Kosten bezeichnen im Projekt die monetären Aufwände, die das Projekt in Ihrer Organisation verursacht. Es handelt sich ausschließlich um interne Kosten in verschiedenen Ausprägungen (z.b. aus personenbezogenen Aufwänden, Sachmitteleinsatz, Reisen, etc.) Budget Das Budget stellt die geplanten Kosten des Projektes dar. CRM-Project ermöglicht es, das zur Verfügung stehende Gesamtbudget für das Projekt, aufgeteilt in ein Budget für Personalkosten und ein Budget für sonstige Kosten (z.b. Sachmittelverwendung, Reisen, etc.), zu planen Erträge Erträge stellen die monetären Einkünfte gegenüber Ihren Kunden oder Auftraggebern dar. Die Informationen zu Erträgen ergeben sich aus den im Projekt erbrachten Leistungen in Personentagen und den zum Projekt zugehörigen Aufträgen mit den dort hinterlegten Tagessätzen. Aus dieser Kombination errechnet CRM-Project innerhalb der Abrechnungsfunktion die Projekterträge und stellt diese zur Fakturierung zur Verfügung Projektknoten Projekte bestehen aus vielen Informationen. Die Struktur von Projekten besteht aus zahlreichen Elementen: Phasen, Teilprojekte, Arbeitspakete, konkrete Aktivitäten. Als einheitliche Bezeichnung verwendet CRM-Project auf allen Ebenen der Projektstruktur den Begriff Projektknoten. Ein Projektknoten ist ein Element innerhalb der Projektstruktur. Durch zusätzliche Parameter, wie bspw. die Definition der Ebene, wird aus dem Projektknoten dann ein Projekt, eine Phase, ein Teilprojekt, ein Arbeitspaket oder ein Meilenstein. CRM-Project ab Rollup 14 7 / 150

8 0.6 Systemvoraussetzungen Zur Nutzung von CRM-Project müssen bestimmte Systemvoraussetzungen gegeben sein. Diese können im Getting started guide auf unserer Homepage abgefragt werden. CRM-Project ab Rollup 14 8 / 150

9 1 Das Projektmanagement-Modul in Microsoft CRM Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die Bereiche und Funktionen des 4. Moduls für Projektmanagement in Microsoft CRM. 1.1 Projektmanagement-Funktionen innerhalb von Microsoft CRM Das 4. Modul für Projektmanagement befindet sich in der Hauptnavigation gleich unter dem 3. Modul für die Serviceverwaltung. Über dieses Menü erreichen Sie die zentralen Funktionen rund um das Projektmanagement, unterteilt in die Bereiche Allgemein und Persönlich. CRM-Project ab Rollup 14 9 / 150

10 1.1.1 Projekte Über das Navigationselement Projekte erhalten Sie Zugriff auf die im System hinterlegten Projekte. Verschiedene Ansichten auf die gespeicherten Projekte erleichtern die Organisation. In diesem Bereich stehen die Standard Microsoft CRM-Funktionen wie bspw. Neu oder Exportieren nach Excel, bezogen auf die einzelnen Projekte, zur Verfügung. Details zur Projektanlage und -strukturierung finden Sie in den Kapiteln 2 und Gantt Über den Menüpunkt Gantt erreichen Sie das organisationsweite Gantt-Chart. Dort finden Sie eine Übersicht über die aktuell laufenden Projekte in Ihrer Organisation. Weitere Informationen zum Organisationsweiten Gantt- Chart entnehmen Sie bitte Kapitel Ressourcenauslastung Die Ressourcenauslastung gibt für den gewählten Zeitraum einen Überblick über sämtliche Ressourcen und Services innerhalb der Organisation. Weitere Details zu den Funktionen innerhalb der Ressourcenauslastung und den dargestellten Informationen entnehmen Sie bitte Kapitel Teamkalender Der Teamkalender für die Integration mit dem 3. Modul (Service) ermöglicht eine detaillierte Planung der Services über die im System vorhandenen Ressourcen. Die dort geplanten Informationen stehen selbstverständlich auch in allen Planungsfunktionen des 4. Moduls zur Verfügung Aufträge Der Bereich Aufträge ermöglicht den direkten Zugriff auf die im System enthaltenen Aufträge Leistungsnachweise Im Bereich Leistungsnachweise finden Sie die zu den Projekten erstellten Leistungsnachweise. Weitere Informationen zu Leistungsnachweisen und den dort verfügbaren Funktionen finden Sie im Kapitel Firmen Über den Menüpunkt Firmen haben Sie direkten Zugriff auf alle im System hinterlegten Firmendatensätze Kontakte Der Bereich Kontakte ermöglicht den direkten Zugriff auf die im System enthaltenen Kontaktdatensätze Vorgaben Im Bereich Vorgaben finden Sie sämtliche Vorgaben die in Ihrer Organisation hinterlegt sind. Weitere Informationen zur Nutzung von Vorgaben für das Projektcontrolling finden Sie im Kapitel Support Über den Menüpunkt Support erreichen Sie das Support-Portal für das 4. Modul in Microsoft CRM. Hierüber erhalten Sie direkten Onlinezugriff auf das Internet-Support-Portal von CRM-Project. Dieses Portal wird ständig aktualisiert und weiter ausgebaut, um Ihnen aktuelle Informationen rund um das 4. Modul sowie Tipps und Tricks für das Projektmanagement zu bieten Aktivitäten Über den Bereich Aktivitäten erhalten Sie Zugriff auf Ihre eigenen CRM Aktivitäten oder auch Aktivitäten anderer Benutzer Reisen In diesem Bereich finden Sie Reisen, die von Ihnen oder anderen Benutzern geplant sind oder bereits durchgeführt wurden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, neue Reisen zu erstellen Urlaubsanträge Mit dem Menüpunkt Urlaubsanträge erhalten Sie Zugriff auf sämtliche Urlaubsanträge, die von Ihnen erstellt wurden sowie die Möglichkeit, neue Urlaubsanträge anzulegen Arbeitsplan Der persönliche Arbeitsplan stellt eine detaillierte Sicht auf die Projektarbeiten, Termine und Aktivitäten des aktuellen Benutzers dar, Weitere Informationen zum Arbeitsplan entnehmen Sie bitte Kapitel CRM-Project ab Rollup / 150

11 Zeiterfassung Die Funktion Zeiterfassung befindet sich an vielen Stellen innerhalb von Microsoft CRM in der oberen Menüleiste. Die Zeiterfassung stellt eine Schnellerfassungsmaske für die Eingabe von Zeiten dar. Details zur Funktion Zeiterfassung entnehmen Sie bitte Kapitel Mitarbeiter Cockpit Die HTML-Anwendung Mitarbeiter Cockpit befindet sich in vielen Microsoft CRM Sichten in der oberen Menüleiste. Diese Funktion wird für die Eingabe der Arbeitsstunden verwendet. Um weitere, detailliertere Informationen zu erhalten, empfehlen wir Ihnen Kapitel Nutzung der Projektmanagement Funktionen im persönlichen Arbeitsbereich Ausgewählte Funktionen zu Projekten, Planungen und Arbeitsorganisation können auch im persönlichen Arbeitsbereich jedes Benutzers ein- oder ausgeblendet werden. Über das Dateimenü Optionen können Sie diese Einstellungen für jeden User individuell vornehmen. Durch das Anwählen des Arbeitsbereichs Planung werden die projektbezogenen Funktionen Gantt, Ressourcenverwaltung, Servicekalender, Reisen, Urlaubsanträge und Arbeitsplan im Arbeitsbereich des jeweiligen Benutzers eingeblendet. CRM-Project ab Rollup / 150

12 1.3 Projektmanagement-Einstellungen in der Systemverwaltung Im Hauptmenü Einstellungen finden Sie im Bereich Erweiterungen einige Funktionen, die dem Projektmanagement-Modul zugeordnet sind Grundsätzliche Einstellungen zum Projektmanagement-Modul Grundsätzliche Einstellungen zum Projektmanagement-Modul werden innerhalb der Solution vorgenommen. Details hierzu entnehmen Sie bitte Kapitel Kompetenzen Über diese Funktion können für die Services, die von den Ressourcen ausgeführt werden können, Effizienzfaktoren sowie die verfügbaren und geplanten Erfahrungen und dazugehörigen Weiterbildungsmaßnahmen hinterlegt werden. Details hierzu sind in Kapitel 7.3 beschrieben Produkt-Service Zuordnung Über den Bereich Produkt-Service Zuordnungen können für die in der Organisation verfügbaren Services und Skills die jeweils verfügbaren Kapazitäten pro Tag hinterlegt werden. Details hierzu entnehmen Sie bitte Kapitel Regionen Die Entität Regionen repräsentiert die geographische Lage und deren Merkmale. Detailliertere Informationen finden Sie in Kapitel xrm1 Lizenzzuordnungen xrm1 Lizenzzuordnungen stellt eine sichtbare Liste der gegenwärtigen Lizenzzuordnungen dar. Bitte lesen Sie auf Kapitel 15.9 für weitere Details xrm1 Lizenztypen xrm1 Lizenztypen geben einen Überblick über die gegenwärtigen Lizenztypen und deren dazugehöriges Fälligkeitsdatum. Bitte beziehen Sie sich auf Kapitel 15.9für weitere Details Abwesenheitsverwaltung Die Abwesenheitsverwaltung behandelt die Verwaltung der Abwesenheiten der Mitarbeiter, bezogen auf Krankheiten und andere Abwesenheitsgründe. Feiertage und Betriebsferien können ebenfalls abgebildet werden. Für detailliertere Informationen lesen Sie bitte auf Kapitel CRM-Project ab Rollup / 150

13 1.3.8 Produkt Regions Steuerschlüssel, Steuerschlüssel und Steuerwerte Die Bereiche Projekt Regions Steuerschlüssel, Steuerschlüssel und Steuerwerte behandeln die steuerliche Gestaltung. Detailliertere Information finden Sie in Kapitel CRM-Project ab Rollup / 150

14 2 Projekterstellung Mit dem 4. Modul erstellen und strukturieren Sie Ihre Projekte direkt in der Ihnen bekannten Microsoft Dynamics CRM-Oberfläche. Phasen, Teilprojekte, Meilensteine und Arbeitspakete können individuell definiert und angeordnet werden. Alle in Ihrem CRM vorhandenen Daten sind für das Projektmanagement nutzbar. 2.1 Projekt anlegen Starten Sie zunächst Microsoft CRM. Ob sie den Zugriff über den Outlook Client oder den Webclient verwenden, bleibt Ihnen überlassen CRM-Project funktioniert in allen Oberflächen. Ausgewählte Funktionen von CRM-Project stehen Ihnen über die mobilen Clients von Microsoft CRM auch auf dem Smartphone zur Verfügung. Im Hauptmenü klicken Sie auf Projekte und anschließend auf Neu. 2.2 Projektinformationen Füllen Sie die für Sie wichtigen Felder aus. Je nach Komplexität und Methode können Angaben optional oder zwingend erforderlich sein. Je nach Projektart können Sie selbst entscheiden, ob Informationen wie bspw. verkaufte Personentage ( PT verkauft ) oder die Klassifikation des Risikos (Pickliste Risiko ) überhaupt verfügbar oder im Projekt hinterlegt sein sollen. Die einzigen Pflichtfelder sind der Projektleiter, die Firma, für die das Projekt durchgeführt wird, und der interne Projekttitel. 2.3 Unterscheidung Interne / Externe Projekte CRM-Project unterscheidet interne und externe Projekte anhand der Information, für welche Firma das Projekt durchgeführt wird. Legen Sie für alle Ihre eigenen oder verbundenen Unternehmen und Kooperationspartner die jeweiligen Firmen auch in Microsoft CRM an. Über den Schalter Eigenes Unternehmen können Sie für jede Firma individuell definieren, ob dies ein Unternehmen aus Ihrer eigenen Organisation ist oder nicht. Standardmäßig ist die Auswahl immer auf Nein gesetzt. Wählen Sie also im Projekt innerhalb des Lookup-Feldes Firma ein Unternehmen aus, für welches die Auswahl Eigenes Unternehmen auf Ja steht, so klassifiziert CRM-Project dieses Projekt als internes Projekt. Für Firmen, bei denen Nein gewählt wurde, ist das Projekt ein externes Projekt. 2.4 Automatische Aktualisierung von Informationen Einige Werte innerhalb der Projekte werden von CRM-Project automatisch berechnet. Teilweise erfolgt diese Berechnung nicht nur für den angegebenen Projektteil, sondern über verschiedene Ebenen des Projektes hinweg. Alle Felder im Bereich Arbeit und vom Typ Kosten werden immer dann automatisch aktualisiert, wenn eine Buchung auf das Projekt erfolgt. Zusätzlich wird das Datumsfeld Letzte Aktivität bei jeder Buchung für den gesamten Projektbaum aktualisiert. Je nach Einstellung für den jeweiligen Projektknoten wird auch der Projektfortschritt in % automatisch bei jeder Buchung aktualisiert. CRM-Project ab Rollup / 150

15 Alle Umsatz Felder werden ebenfalls automatisch aktualisiert, mit Ausnahme de Feldes Umsatz abgerechnet. Diese Felder werden nur dann aktualisiert, wenn das Projekt neu berechnet wird. Innerhalb der Menüleiste jedes Projektes steht hierfür die Funktion Neu berechnen zur Verfügung. CRM-Project ab Rollup / 150

16 3 Nutzung von Projektvorlagen Zusätzlich zur manuellen Erstellung von Projekten über den Projektstrukturplan (PSP) oder das Gantt-Chart bietet CRM-Project die Möglichkeit, Projektvorlagen zu erstellen und diese zum Generieren neuer Projekte zu nutzen. Die Vorlagenfunktion steht innerhalb jedes Projektes in der Menüleiste zur Verfügung. Die Verwaltung von Vorlagen ist verfügbar für Benutzer mit CRM-Project Enterprise oder CRM-Project Professional Rechten. Nur User mit dieser Rolle können aktive Projekte auf den Statusgrund Vorlage in Überarbeitung setzen und die Vorlagen-Funktionen, wie z.b. erstellen, ändern und freigeben von Vorlagen, nutzen. Das Generieren der Projekte aus den freigegebenen Vorlagen ist hingegen für User mit den Rollen CRM-Project Project Assistant und CRM-Project Project Manager verfügbar. Auch bei der Anlage von Projekten aus Kundenaufträgen kann optional eine Projektvorlage ausgewählt werden. Es werden dann die Informationen aus dem Auftrag mit denen aus der Projektvorlage kombiniert und das Projekt aus diesen Informationen erstellt. Tipp: Sie können Projektvorlagen nutzen, um einerseits vollständige Projekte auf Basis der Vorlage zu erzeugen. Andererseits können Sie auch Vorlagen für Teile oder Module der Projekte Ihrer Organisation anlegen und sich dann aus einem Baukasten von Vorlagen bedienen, sowie aus verschiedenen Projektvorlagen ein neues Projekt zusammenstellen. Details zum Strukturieren und Anordnen von Projekten finden Sie u.a. im Kapitel Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Anlagen von Projektknoten, welche Felder mit Feldsicherheit beinhalten, bei der Nutzung der Vorlagenfunktion nur möglich ist, wenn der Benutzer eine Feldsicherheitsrolle mit Schreibrechten besitzt. 3.1 Grundsätzliche Funktionsweise Eine Projektvorlage unterscheidet sich von einem Projekt über den Statusgrund, den die Projektknoten zugewiesen bekommen haben. Für Projektvorlagen stehen folgende Statusgründe zur Verfügung: Vorlage in Überarbeitung (aktiver Status) Vorlage (Entwurf) (inaktiver Status) Vorlage (freigegeben) (inaktiver Status) Durch diese verschiedenen Statusgründe, die eine Projektvorlage haben kann, wird ein Freigabe- und Überarbeitungsprozess für Vorlagen ermöglicht. Nachfolgend sind die grundsätzlichen Abläufe bei der Vorlagenerstellung dargestellt. CRM-Project ab Rollup / 150

17 Je nach Auswahl des Statusgrunds des Projektes bzw. der Projektvorlage stehen folgende Funktionen für die Vorlagenbearbeitung zur Verfügung: Projekt ist im Status Mögliche Funktion(en) Anmerkung Aktiv: Keine Vorlagenfunktion möglich Der Anwender erhält eine Meldung, dass Bearbeitung oder Planung Projekte mit diesem Status nicht verarbeitet werden können. Aktiv: Vorlage in Überarbeitung Inaktiv: Vorlage Entwurf Inaktiv: Vorlage freigegeben Inaktiv: alle anderen Status Umwandeln der Projektvorlage in Vorlage freigegeben oder Vorlage Entwurf Umwandeln der Vorlage in Vorlage freigegeben oder Vorlage in Überarbeitung Erzeugung eines neuen Projektes aus dieser Vorlage oder Umwandeln der Vorlage in Vorlagen in Überarbeitung Keine Vorlagenfunktion möglich Durch Auswählen der jeweiligen Funktion wird die gesamte Projektvorlage Inaktiv mit dem jeweiligen Statusgrund gesetzt (ähnlich zur Berechnen und Schließen - Funktion). Durch Auswählen der Option Vorlage in Überarbeitung wird die gesamte Projektvorlage wieder aktiviert, so dass weitere Überarbeitungen erfolgen können. Beim Erzeugen eines Projektes aus einer freigegebenen Vorlage wird der Anwender nach bestimmten Einstellungen für das neue Projekt gefragt. Der Anwender erhält eine Meldung, dass Projekte mit diesem Status nicht verarbeitet werden können. Tipp: Sie können die verschiedenen Statusgründe nutzen, um den Freigabe- und Überarbeitungsprozess bspw. durch Workflows und Aktivitäten zu unterstützen bzw. Ihre Unternehmensprozesse anzupassen. 3.2 Erstellung einer Projektvorlage Die Erstellung einer Projektvorlage erfolgt analog zur Erstellung eines Projektes. Details finden Sie in Kapitel 2. Fügen Sie dem Projekt eine beliebig breite oder tiefe Projektstruktur hinzu (über den PSP oder Gantt) und hinterlegen Sie Aktivitäten und Reisen im Projekt. Die Projektknoten können Sie bereits in der Vorlage definierten Benutzern zuweisen, falls diese die Tätigkeiten in der Regel übernehmen. Setzen Sie anschließend den Statusgrund auf Vorlage in Überarbeitung, um das Projekt als Vorlage zu definieren. Durch das Setzen des Statusgrundes auf der obersten Projektebene wird dieser auf alle darunterliegenden Projektknoten übernommen. Ab jetzt können Sie mit dieser Vorlage die Vorlagenfunktion nutzen. CRM-Project ab Rollup / 150

18 Durch Überführen der Vorlage in den Statusgrund Vorlage Entwurf wird die Überarbeitung der Vorlage beendet. Die Projektvorlage wird in einen inaktiven Status überführt, um zu verhindern, dass andere Benutzer die Projektvorlage zur Buchung von Leistungen verwenden. andere Benuzter etwas an der Projektvorlage ändern. andere Benutzer diese Projektvorlage bereits zur Erzeugung neuer Projekte verwenden. Falls die Vorlage bereits vollständig ist und der Organisation zur Nutzung bereitgestellt werden soll, so wählen Sie Vorlage freigeben. Dadurch wird die Vorlage in den Statusgrund Vorlage freigegeben überführt. Dies ist ebenfalls ein inaktiver Status, so dass keine Veränderungen an der Vorlage vorgenommen werden können. Über die Vorlagenfunktion kann ab diesem Zeitpunkt ein Projekt aus der Vorlage erzeugt werden. Für die Vorlagen existieren separate Sichten unter dem Menü Projekte. Je nach gewähltem Statusgrund erscheint die Vorlage in der dafür vorgesehenen Sicht. 3.3 Erzeugen eines Projekts aus einer Vorlage Zur Erzeugung einer Vorlage aus einem Projekt wählen Sie die gewünschte Projektvorlage unter der Ansicht Vorlagen (freigegeben) und führen Sie die Vorlagenbearbeitung aus. Beim Erzeugen eines Projektes aus der Vorlage stehen diverse Automatisierungsfunktionen zur Verfügung, um das neue Projekt möglichst passend anzulegen. Zunächst können Sie ein Datum definieren, welches als Startdatum oder Enddatum des zu erzeugenden Projektes genutzt wird. Auf Basis dieses Datums führt die Vorlagenfunktion eine Vorwärtsterminierung (bei Auswahl Startdatum) bzw. Rückwärtsterminierung (bei Auswahl Enddatum) sämtlicher Knoten und Aktivitäten in der Vorlage durch. Der Titel der Vorlage (sowohl intern als auch extern) sowie sämtliche Betreffe der Aktivitäten in der Vorlage können über ein Suchen und Ersetzen automatisch mit projektbezogenen Informationen gefüllt werden. Definieren Sie im Feld Suchen den Begriff, den Sie als Platzhalter in den Knoten und Aktivitäten der Vorlage eingegeben haben. Hinterlegen Sie im Feld Ersetzen den oder die Begriffe, die dafür eingesetzt werden sollen. Wählen Sie die Firma aus, der das neu erzeugte Projekt zugeordnet wird. Wählen Sie die Währung aus, in der das neue Projekt durchgeführt wird. Wählen Sie, ob sämtliche Projektteile und Aktivitäten an die in der Vorlage definierten Benutzer zugewiesen werden oder ob der Benutzer, welcher die Vorlagenfunktion ausführt, sämtliche Projektelemente zugeordnet bekommt. Anschliessend können die Projektteile und Aktivitäten dann bei Bedarf manuell verteilt werden. Falls in der Vorlage bereits Ressourcen über die Plantafel definiert wurden, kann die Verteilung der Arbeit auf diese Ressourcen auch in das neue Projekt übernommen werden. CRM-Project ab Rollup / 150

19 Durch Betätigung des Startknopfs wird das entsprechend definierte Projekt aus der Vorlage erzeugt. 3.4 Beispiel für die Neuberechnung der Termine Bei der Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung werden sämtliche Termine neu anhand des in der Vorlagenmaske definierten Termins gerechnet. Nachfolgendes Beispiel zeigt die Neuberechnung der Termine bei Rückwärtsterminierung. Folgende Vorlage wurde definiert. Die Laufzeit ist vom bis , sie beträgt also 30 Tage. In den ersten drei Tagen befinden sich einige Aktivitäten, danach zwei Projektteile mit acht bzw. 16 Tagen. CRM-Project ab Rollup / 150

20 Durch Erzeugen eines Projektes aus dieser Vorlage mit folgender Einstellung wird nachfolgendes Projekt erzeugt: CRM-Project ab Rollup / 150

21 4 Microsoft Project Import & Export Die Microsoft Project-Schnittstelle ermöglicht es, bestehende Projektpläne nach Microsoft Project zu exportieren und neue Projekte auf Basis von Microsoft Project-Projektplänen anzulegen. 4.1 Microsoft Project Import Import vorbereiten Um einen Microsoft Project-Projektplan in CRM-Project importieren zu können, muss dieser auf der Microsoft Project-Importvorlage von CRM-Project basieren. Laden Sie daher zunächst die Microsoft Project-Importvorlage aus Microsoft CRM herunter. Das System erzeugt eine Projektvorlage für Microsoft Project im XML-Format. Speichern Sie die Datei ab und öffnen Sie die Datei mit Microsoft Project. Verwenden Sie diese Vorlage, um das Projekt in Microsoft Project zu planen und zu strukturieren. Blenden Sie zusätzlich die Spalte Gliederungscode 1 (CRM-Project) ein. Über diese Klassifizierung können Sie für den Import je Vorgang definieren, ob es sich bei dem Vorgang um einen Projektknoten oder eine Aktivität handelt, und zusätzlich für Projektknoten die Ebene und für Aktivitäten den Aktivitätstyp definieren. CRM-Project ab Rollup / 150

22 Für die Klassifikation als Projektknoten stehen sämtliche Ebenen zur Verfügung: Project (Projekt) Program (Programm) Phase (Phase) Subproject (Teilprojekt) Activity Package (Arbeitspaket) Milestone (Meilenstein) Für die Klassifikation als Aktivität stehen folgende Aktivitätstypen zur Verfügung: ( ) Task (Aufgabe) Rendered Service (Projektleistung) Letter (Brief) Fax (Fax) Phonecall (Telefonanruf) Appointment (Termin) Service Activity (Serviceaktivität) Sobald Sie das Projekt fertig strukturiert haben, speichern Sie den Projektplan im Microsoft Project XML-Format ab. Der Projektplan steht jetzt für den Import in CRM-Project zur Verfügung. Hinweis: CRM-Project kann nur Microsoft Project-Projektpläne importieren, die auf der Importvorlage basieren und im Microsoft Project XML-Format abgespeichert wurden! Import durchführen Um den vorbereiteten Projektplan zu importieren, wählen Sie die Funktion Projekt importieren in der Menüleiste. Wählen sie die Firma, die als Kunde für das neu erstellte Projekt in CRM-Project hinterlegt wird. Legen Sie zudem die Währung fest, in der das Projekt bearbeitet wird. Wählen Sie Importieren, um die Microsoft Project Datei auszuwählen. Anschließend wird das Projekt in CRM- Project angelegt und steht als Projekt in Planung zur Verfügung. CRM-Project ab Rollup / 150

23 Beim Import werden folgende Informationen des Microsoft Project Projektplans nach CRM-Project übertragen: Information des Microsoft Projektplans Projektknoten Zuordnung durch den Import zu CRM Feldern für Aktivitäten Vorgangsname Titel intern und Titel Kunde Betreff Notizen Beschreibung Beschreibung Anfang Start geplant Startzeit (nur Termin + Serviceaktivität) Ende Ende geplant Endzeit (nur Termin + Serviceaktivität) Fällig (alle übrigen Aktivitätstypen) Arbeit PT geplant (1 PT = 8 Stunden) Arbeit Vorgänger Vorgänger - Übergeordneter Vorgang CRM-Project Klassifikation Übergeordnet Ebene Bezug Festlegung des Microsoft CRM-Aktivitätstyp 4.2 Microsoft Project Export Um ein Projekt aus CRM-Project nach Microsoft Project zu exportieren, öffnen Sie das Projekt, welches Sie exportieren möchten und klicken Sie in der Menüleiste auf Exportieren nach Project. CRM-Project bereitet Ihnen die Projektstruktur als Microsoft Project XML-Datei auf und stellt Ihnen die Datei zum Download bereit. Die Felder die von CRM-Project in die Microsoft Project-Datei exportiert werden, entsprechen den Feldern beim Import (sowohl für Projektknoten als auch für Aktivitäten). Tipp: Sie können auch nur einen Teil eines Projektes nach Microsoft Project exportieren. Öffnen Sie dazu einfach den jeweiligen Projektknoten innerhalb des Gantts oder Projektstrukturplans und wählen Sie dort die Exportieren nach Project -Funktion. CRM-Project exportiert dann nur die Projektstruktur unterhalb dieses Projektknotens. CRM-Project ab Rollup / 150

24 5 Rund um das Projekt Das 4. Modul ermöglicht es auf jeder Ebene innerhalb eines Projektes die gleichen Informationen zu erfassen und zu verwalten. Dadurch können Projekte ineinander verschachtelt werden. Durch das Attribut Ebene kann die Art jedes dieser Projektknoten (Teilprojekt, Phase, Arbeitspaket, etc.) genau festgelegt werden. Der Vorteil: Dadurch können Projekte beliebiger Größe, Tiefe oder Breite strukturiert werden. Nachfolgende beispielhafte Darstellung dient der Verdeutlichung, wie die einzelnen Projektknoten untereinander angeordnet werden können. Projektknoten Projekt Projektknoten Teilprojekt Projektknoten Phase Projektknoten Projekknoten Projektknoten Projektknoten Projektknoten Arbeitspaket Arbeitspaket Teilprojekt Meilenstein Teilprojekt Projektknoten Arbeitspaket Projektknoten Arbeitspaket Die einzelnen Ebenen innerhalb eines Projektes werden nachfolgend als Projektknoten bezeichnet. Zahlreiche Informationen innerhalb der Projektstruktur werden automatisch von oben (Hauptknoten) auf die darunterliegenden Projektknoten weitergegeben (z.b. zugeordnete Firma ). Andere Informationen wie bspw. gebuchte Personentage oder bislang entstandene Kosten werden automatisch von unten liegenden Projektknoten an die darüber liegenden Knoten hochgereicht und dabei ggf. aufsummiert. 5.1 Projektinformationen Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die Projektinformationen, welche im System hinterlegt sind. Diese sind abhängig von den jeweils gewählten Rollen. Ein Projektmanager sieht mehr Informationen als ein Mitarbeiter, der lediglich Zeiten zurückmeldet. Die Informationen der Datenfelder im Projekt bzw. im aktuellen Projektknoten sind untergliedert in die folgenden Bereiche: Allgemein : Allgemeine Informationen zum Projekt. Dauer : Alle zeitbezogenen Informationen im Projekt. Arbeit : Alle Informationen rund um Personentage im Projekt. Kosten : Alle Informationen zu Aufwänden im Projekt. Budget : Die Budgetberechnung für das Projekt. Vertrieb : Informationen bzgl. der gegenüber dem Kunden kommunizierten Aufwände. Umsatz : Automatisch berechnete Informationen zum Projektumsatz. Beschreibung & Notizen : Informationen über den Projektinhalt, die Aufgabenstellung, das Projektziel und weiterführende Notizen. Einstellungen : Auf das Projekt bezogene Einstellungen und Werte. Hinweis: Einige Felder können Sie nicht ausfüllen, da diese vom System ausgefüllt werden. Sie erkennen diese Felder daran, dass sie grau hinterlegt und nicht beschreibbar sind. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Anlagen von Projektknoten, welche Felder mit Feldsicherheit beinhalten, bei der Nutzung der Vorlagenfunktion nur möglich ist, wenn der Benutzer eine Feldsicherheitsrolle mit Schreibrechten besitzt. CRM-Project ab Rollup / 150

25 5.1.1 Projekthistorie Die Charts im oberen Bereich der Projektform zeigen die historische Entwicklung der Werte Budget Kosten, Umsatz und Arbeit. Standardmäßig sind die Charts auf Budget und Kosten gesetzt. Sie können jedoch leicht auf andere Werte ( Umsatz oder Arbeit ) wechseln, indem Sie den Dropdown-Pfeil neben der Kopfzeile benutzen. Ebenfalls können die Werte über die Dynamics Standard-Charttechnik angepasst oder hinzugefügt werden. Die für dieses Chart verwendeten Werte sind in der Entität Projekthistorie gespeichert und werden durch den Workflow Create Journal Entry aufgezeichnet. Mehr Informationen finden Sie in der Projekthistorien - Konfiguration in Kapitel CRM-Project ab Rollup / 150

26 5.1.2 Allgemein Externe Informationen Titel Kunde : Die Bezeichnung des Projektknotens, die auch gegenüber Externen bzw. dem Kunden verwendet wird. Kunde : Die Firma bzw. der Kunde, der den Sponsor des Projektes darstellt. Hierüber wird auch gesteuert, ob es ein internes oder externes Projekt ist. Details hierzu entnehmen Sie dem Kapitel % erledigt : Der Fortschritt bzw. Abarbeitungsgrad des Projektes in Prozent. Das Feld kann entweder manuell oder automatisch gefüllt werden. Die Auswahl zwischen automatischer Berechnung und manueller Eingabe erfolgt im Abschnitt Einstellungen für jedes Projekt individuell. Bei automatischer Berechnung ergibt sich der Wert aus der Division der gebuchten und der geplanten Personentage im Projektknoten Interne Informationen Titel intern : Bezeichnung des Projektknotens, die vorwiegend für interne Kommunikation rund um das Projekt oder den entsprechenden Projektteil verwendet wird. Diese kann deckungsgleich sein mit dem Titel Kunde, kann aber bspw. auch nur die Kostenstellennummer des Projektes beinhalten. Wichtig: Dieser Titel wird für alle Lookup Felder und Darstellungen innerhalb der Projektstrukturen verwendet. Wählen Sie diese Bezeichnung möglichst eindeutig (z.b. zusammengesetzt aus Firma/Kunde + Projekt). Ident Nummer : Eine eindeutige fortlaufende Nummerierung sämtlicher Projektknoten. Statusgrund : Für aktive Projektstatus stehen die Statusgründe Planung, Bearbeitung und Vorlage in Überarbeitung bereit. Für inaktive Projektstatus stehen die Statusgründe Erledigt, Abgebrochen, Ausgesetzt, Vorlage Entwurf und Vorlage freigegeben bereit. Sie finden Informationen zur Anlage und Abschluss von Projekten in den Kapiteln 2 und 13. Besitzer : Benutzer innerhalb der Organisation, der für diesen Projektknoten verantwortlich ist. In der Regel entspricht diese Person dem Projektleiter. Ebene : Über die Ebene wird die Art des Projektknotens definiert. Näheres zur Nutzung der Ebenen entnehmen Sie bitte Kapitel 2.2. Abrechnung : Definieren Sie, ob der Projektknoten fakturiert werden kann und ob die Abrechnung nach Festpreis, nach Zeit & Material oder nach beidem erfolgt (z.b. wenn sich unterhalb dieses Projektknotens weitere Projektknoten befinden, die zum Teil nach Festpreis und zum Teil nach Aufwand fakturiert werden). Übergeordneter Projektteil : Gibt an, ob über dem gewählten Projektknoten ein weiterer Projektteil vorhanden ist und wenn ja, wie dieser heißt. Priorität": Hier können Sie auswählen, ob der Projektknoten priorisiert behandelt werden soll und wenn ja, ob die Priorität niedrig, mittel oder hoch ist. Risiko : Wählen Sie, ob es sich um ein Risikoprojekt handelt und ob das Risiko mit hoch, mittel oder niedrig zu bewerten ist. Bereich : Über dieses Lookup können Sie den Projektteil einem Unternehmensbereich bzw. einer Abteilung zuordnen. Die Unternehmensbereiche und Abteilungen entsprechen der Struktur Ihrer Organisation, wie Sie in Microsoft CRM hinterlegt ist. Klassifikation : Die Klassifikation dient der zusätzlichen, individuellen Klassifikation der Projekte innerhalb Ihrer Organisation. Im Auslieferungsumfang ist diese Pickliste mit nur einem Standardwert gefüllt. Sie können diese Pickliste über das Customizing von Microsoft CRM mit beliebigen weiteren Werten füllen bzw. den Standardwert ändern. So können Sie Ihre individuelle Klassifikation an vielen Stellen innerhalb der Projektorganisation nutzen. Kennzeichen : Vergeben Sie optional für jeden Projektknoten ein selbst definiertes Kennzeichen. Dieses kann sich bspw. aus Teilen der Projektnummer, Kundennummer, Priorität, etc. zusammensetzen. CRM-Project ab Rollup / 150

27 Tipp: Verwenden Sie für den internen Titel des Projektes eine Bezeichnung, unter der auch Ihre Projektmitglieder das Projekt klar identifizieren können. So wird die Leistungserfassung für Ihr Projektteam vereinfacht Dauer Start tatsächlich : Dieses Datumsfeld wird automatisch von CRM-Project beschrieben, sobald die (zeitlich) erste Aktivität des Projektes abgeschlossen wird. Als Wert wird das Fälligkeitsdatum der abgeschlossenen Aktivität verwendet. Letzte Aktivität : Dieses Datumsfeld wird immer dann automatisch von CRM-Project aktualisiert, sobald eine Aktivität des Projektes abgeschlossen wird. Als Wert wird das Fälligkeitsdatum der abgeschlossenen Aktivität verwendet. So erkennen Sie immer, wann zum letzten Mal an dem Projekt gearbeitet wurde. Fixiertes Datum : Über diese Einstellung können die geplanten Datumswerte fixiert werden, so dass Sie nicht mehr veränderbar sind. So können feststehende Ereignisse (z.b. Messeauftritte) markiert werden und die Planung wird insbesondere in den Funktionen vereinfacht, in denen mit Drag-and-Drop gearbeitet werden kann. Start geplant : Zur Festlegung der geplanten Dauer eines Projekts dient das Datumsfeld Start geplant. Es gibt den Beginn des Zeitrahmens für das Projekt bzw. den gewählten Projektknoten vor. Ende geplant : Zur Festlegung der geplanten Dauer eines Projekts dient das Datumsfeld Ende geplant. Es gibt das Ende des Zeitrahmens für das Projekt bzw. den gewählten Projektknoten vor Arbeit Gebucht vs. Geplant PT gebucht ( ) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld wird die gesamte Arbeit in Personentagen für den jeweiligen Projektteil inkl. der darunter befindlichen Projektteilen dargestellt. Betrachtet man den obersten Projektteil eines Projektes, so findet man in diesem Feld die gesamte Arbeit, die bislang in dem Projekt geleistet wurde. Sobald ein Teammitglied eine Aktivität innerhalb dieses oder eines darunterliegenden Projektknotens abschließt, wird die in der Aktivität angegebene Arbeitszeit von CRM-Project zu dem dort vorhandenen Wert addiert. PT gebucht (Ebene) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld wird nur die Arbeit aufsummiert, die direkt auf dem aktuell dargestellten Projektknoten gebucht wurde. Sobald ein Teammitglied eine Aktivität innerhalb dieses Projektknotens abschließt, wird die in der Aktivität angegebene Arbeitszeit von CRM-Project zu dem dort vorhandenen Wert addiert. Die Summe aus diesem Feld ( PT gebucht (Ebene) ) und dem PT gebucht (geerbt) ergibt den Wert für das Feld PT gebucht ( ). PT gebucht (geerbt) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld wird für alle Projektteile, die sich unterhalb des betrachteten Projektteils befinden, die gesamte Arbeit in Personentagen angezeigt. Die Differenz der Werte in PT gebucht ( ) und PT gebucht (geerbt) ist die Arbeit, die auf das betrachtete Projektelement selbst gebucht wurde und steht im Feld PT gebucht (Ebene). Der Wert PT gebucht (geerbt) wird von CRM-Project ebenfalls automatisch aktualisiert, sobald auf Projektknoten unterhalb des aktuell ausgewählten Projektknotens Aktivitäten gebucht wurden. PT geplant ( ) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld wird die Summe aus dem Feld PT geplant (Ebene) und PT geplant (geerbt) gebildet. Der Wert stellt somit die geplante Anzahl der Personentage für diesen und alle darunterliegenden Projektknoten in Summe dar. PT geplant (Ebene) : Über dieses Feld können die Personentage geplant werden, die für den aktuell gewählten Projektknoten an Arbeit erwartet werden. Die beiden Werte PT geplant ( ) und PT geplant (geerbt) werden ausschließlich über dieses Feld gesteuert. PT geplant (geerbt) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld wird die Summe der geplanten Arbeit in Personentagen aus den untergeordneten Projektelementen zusammen addiert. CRM-Project ab Rollup / 150

28 Ausstehend Hinweis: Werte in den Feldern Ausstehend werden nur berechnet, wenn in der Auswahlliste Prognose berechnen den Wert auf Basis von Aktivitäten ausgewählt wurde. Diese Einstellungen finden Sie auf der Projektform im Abschnitt Einstellungen. Nicht erledigte PT ( ) : Der Wert in diesem Feld wird durch das System berechnet. Das Feld zeigt die geplante Arbeit in Summe (in Personentagen) für den relevanten Projektteil, inklusive der unterliegenden Projektteile, an. Betrachtet man die oberste Ebene des Projektes, so zeigt dieses Feld die ausstehende Arbeit im Gesamten an. Sobald eine personal-bezogene Aktivität erstellt wird, für diesen oder einen unterliegenden Projektteil, wird die im Feld Dauer spezifizierte Arbeitszeit der Aktivität durch CRM- Project zu diesem Feld aufaddiert. Nicht erledigte PT (Ebene) : Der Wert in diesem Feld wird durch das System berechnet. In diesem Feld wird die geplante Arbeit (in Personentagen) auf der konkreten Ebene aufsummiert und angezeigt. Sobald eine personenbezogene Aktivität auf dieser Ebene geplant wird, wird die eingetragene Dauer aus der Aktivität in diesem Feld aufaddiert. Die Summe der Felder Nicht erledigte PT (Ebene) und Nicht erledigte PT (geerbt) ergibt die Summe im Feld Nicht erledigte PT ( ). Nicht erledigte PT (geerbt) : Der Wert in diesem Feld wird durch das System berechnet. Dieses Feld zeigt die geplante Arbeit (in Personentagen), für alle Projektteile unterhalb der gegenwärtigen Projektebene an. Die Differenz zwischen Nicht erledigte PT ( ) und Nicht erledigte PT (geerbt) ergibt den anzuzeigenden Wert der Arbeit (in Personentagen) im Feld Nicht erledigte PT (Ebene). Nicht erledigte PT (geerbt) wird ebenfalls automatisch von CRM-Project aktualisiert, sobald Aktivitäten unterhalb des gegenwärtig ausgewählten Projektknotens geplant werden. Hinweis: Das Neuberechnen der Stunden in Personentagen basiert auf den Einstellungen Stunden pro Personentag, siehe für mehr Informationen Historie PT geplant ( ) : In diesem Feld wird die Summe der ursprünglich geplanten Menge an Personentagen gespeichert. Der Wert wird automatisch berechnet, sobald der Projektstatusgrund von Planung auf Bearbeitung gesetzt wird. PT geplant (Ebene) : In diesem Feld wird die im aktuell ausgewählten Projektknoten ursprünglich geplanten Menge an Personentagen gespeichert. Der Wert wird automatisch berechnet, sobald der Projektstatusgrund von Planung auf Bearbeitung gesetzt wird. Genehmigt von : Eine digitale Signatur kann für die Freigabe von geplanter Arbeit (PT geplant) genutzt werden. Nur der gegenwärtig angemeldete Benutzer kann diese Funktion ausüben. Dies ist eine Präventivmaßnahme gegenüber unauthorisierten Freigaben und kann auch im Bezug auf Projektplanung und Kontrollieren von Prozessen angewendet werden. Tipp: Diese beiden Historisierungswerte dienen dazu, in Standard CRM Listendarstellungen einen Vergleich von Planungs- und Ist-Werten im Projektverlauf verfügbar zu machen. Darüber hinaus ist eine Historisierung jeglicher Projektwerte über die Überwachungsfunktion (Auditing) von Microsoft CRM möglich. Tipp: Sie können die digitale Signatur im Feld Genehmigt von ebenfalls für andere Ziele und Freigaben durch einfache Customizings verwenden. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte dem Microsoft CRM Anwenderhandbuch. CRM-Project ab Rollup / 150

29 5.1.5 Kosten Details Personalkosten ( ) : Der Wert in diesem Feld wird durch das System berechnet. Dieses Feld ist die Summe der Felder Personalkosten (Ebene) und Personalkosten (geerbt). Der Wert repräsentiert die Summe aller aufgelaufenen personalbezogenen Kosten im Projekt, inklusive aller darunter liegenden Projektknoten. Personalkosten (Ebene) : Der Wert in diesem Feld wird durch das System berechnet. In diesem Feld werden die auf Projektebene aufgelaufenen personenbezogenen Kosten dargestellt (nicht mit darunter liegenden Knoten). Personalkosten (geerbt) : Der Wert in diesem Feld wird durch das System berechnet. Dieses Feld zeigt die personenbezogenen Kosten der darunter liegenden Projektknoten an. (Personalkosten der aktuellen Projektknotenauswahl sind nicht enthalten) Tipp: Personalkosten beinhalten personenbezogene Kosten die anhand von Zeiterfassungen im Projekt auftreten. Mehr Details finden Sie im Kapitel 9. Sachkosten ( ) : Der Wert in diesem Feld wird durch das System berechnet. Das Feld beinhaltet die Summe der Felder Sachkosten (Ebene) und Sachkosten (geerbt). Der Wert des Feldes repräsentiert r die aufgelaufenen Sachkosten für dieses Projekt, inklusiver aller darunter liegenden Projektknoten. Sachkosten (Ebene) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. In diesem Feld werden die Sachkosten auf Projektebene angezeigt. (nicht mit unterliegenden Knoten) Sachkosten (geerbt) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. In diesem Feld werden alle Sachkosten der darunter liegenden Projektknoten dargestellt. (Sachkosten der aktuellen Projektknotenauswahl sind nicht enthalten) Tipp: Sachkosten beinhalten sachbezogene Kosten. Diese entstehen durch das Verwenden der Aktivitätstypen Sachmittelverwendung (siehe Kapitel 9.6) und Ressourcenverwendung (siehe Kapitel 9.5)) im Projekt. Reisekosten ( ) :Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. Das Feld ist die Summe der Reisenkosten (Ebene) und Reisekosten (geerbt). Der Wert repräsentiert die die Summe aller gegenwärtig aufgelaufenen Reisekosten für diesen Projektknoten, inklusive alle darunterliegenden Projektknoten.. Reisekosten (Ebene) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. In diesem Feld werden alle aufgelaufenen Reisekosten der Projektebene dargestellt. (nicht inklusive der darunterliegenden Projektknoten). Reisekosten (geerbt) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. Das Feld zeigt die aufgelaufenen Reisekosten, aller darunterliegenden Projektknoten an. (Reisekosten der aktuellen Projektknotenauswahl sind nicht enthalten). Tipp: Reisekosten beinhalten reisebezogene Kosten, die bei Zeiterfassungen in zur Reise gehörigen Aktivitäten und bei Belegen auftreten. Für mehr Details siehe Kapitel Summe Kosten ( ) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld wird die Summe aus den Feldern Projektkosten (Ebene) und Projektkosten (Geerbt) gebildet. Der Wert stellt somit die aktuell aufgelaufenen Kosten für diesen und alle darunterliegenden Projektknoten in Summe dar. Kosten (Ebene) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld werden die Kosten angezeigt, die auf den jeweils betrachteten Projektknoten (ohne darunterliegende Knoten) aufgelaufen sind. CRM-Project ab Rollup / 150

30 Kosten (Geerbt) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld werden die Kosten aller unter dem gewählten Knoten hängenden Projektteile angezeigt Budget Planung Budget ( ) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld wird das geplante Budget für den jeweiligen Projektknoten (aus dem Feld Budget (Ebene) ) inkl. des Budgets der darunterliegenden Projektknoten dargestellt. Budget (Ebene) : In diesem Feld wird nur das geplante Budget für den aktuell dargestellten Projektknoten eingegeben. Die Eingabe bzw. Veränderung des Wertes ist nur solange möglich, wie sich das Projekt im Status Planung befindet. Aus der Summe der Felder Budget (Ebene) und Budget (Geerbt) ergibt sich der Wert für das Feld Budget ( ). Budget (Geerbt) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld wird das gesamte Budget für alle Projektknoten angezeigt, die sich unterhalb des aktuell betrachteten Projektteils befinden. Budget Personalkosten ( ) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet, falls in den Einstellungen das Verwenden der Personalkosten im Budget ausgewählt wurde. In diesem Feld wird das gesamte Budget für Personalkosten des jeweiligen Projektknotens inkl. der darunterliegenden Projektknoten dargestellt. Budget Personalkosten (Ebene) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet, falls in den Einstellungen das Verwenden der Personalkosten im Budget ausgewählt wurde. In diesem Feld wird das Budget des aktuell dargestellten Projektknoten dargestellt. Der Wert errechnet sich automatisch aus den im Ressourcenplan eingetragenen Ressourcen. Näheres hierzu entnehmen Sie dem Kapitel 6.4. Budget Personalkosten (Geerbt) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet, falls in den Einstellungen das Verwenden der Personalkosten im Budget ausgewählt wurde. In diesem Feld wird das gesamte Personalkosten Budget für diejenigen Projektknoten angezeigt, die sich unterhalb des aktuell betrachteten Projektknotens befinden. Budget gesamt ( ) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld werden die Werte Budget ( ) und Budget Personalkosten ( ) addiert. Der Wert entspricht somit dem vollständigen Budget in Summe, welches für das Projekt inkl. sämtlicher darunterliegenden Projektknoten zur Verfügung steht. Budget gesamt (Ebene) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld werden die Werte Budget (Ebene) und Budget Personalkosten (Ebene) addiert. Der Wert entspricht somit dem Budget, welches für den aktuell ausgewählten Projektknoten in Summe zur Verfügung steht. Budget gesamt (Geerbt) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld werden die Werte Budget (Geerbt) und Budget Personalkosten (Geerbt) addiert. Der Wert entspricht somit der Summe der Budgets, welche aus den Projektknoten unterhalb des aktuell gewählten Projektknotens bereitgestellt werden. Tipp: Im Rahmen des Budgets, also der geplanten Kosten des Projektes, haben Sie die Wahl, mit oder ohne gesonderten Ausweis der Personalkosten zu arbeiten. Je nachdem werden die Felder Budget Personalkosten dann benötigt oder nicht. Falls Sie ohne den gesonderten Ausweis von Personalkosten arbeiten, werden in den Feldern Budget (Zeile 1) und Budget gesamt (Zeile 3) die gleichen Werte angezeigt. Weitere Details zur Budgetierung finden Sie in Kapitel Historie Budget gesamt ( ) : In diesem Feld wird die Summe des ursprünglich geplanten Budgets gespeichert. Der Wert wird automatisch berechnet, sobald der Projektstatusgrund von Planung auf Bearbeitung gesetzt wird. Budget gesamt (Ebene) : In diesem Feld wird das, im aktuell ausgewählten Projektknoten, ursprünglich geplante Budget gespeichert. Der Wert wird automatisch berechnet, sobald der Projektstatusgrund von Planung auf Bearbeitung gesetzt wird. CRM-Project ab Rollup / 150

31 Tipp: Diese beiden Historisierungswerte dienen dazu, in Standard CRM Listendarstellungen einen Vergleich von Planungs- und Ist-Werten im Projektverlauf verfügbar zu machen. Darüber hinaus ist eine Historisierung jeglicher Projektwerte über die Überwachungsfunktion (Auditing) von Microsoft CRM möglich. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte dem Microsoft CRM Anwenderhandbuch Vertrieb PT verkauft ( ) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld wird die Summe für die verkauften Personentage des aktuellen Projektknotens und der darunterliegenden Projektknoten dargestellt. PT verkauft (Ebene) : In diesem Feld können die verkauften Personentage des aktuellen Projektknotens hinterlegt werden. Die beiden Werte PT verkauft ( ) und PT verkauft (Geerbt) werden ausschließlich über dieses Feld gesteuert. PT verkauft (Geerbt) : Der Wert in diesem Feld wird vom System berechnet. In diesem Feld werden die verkauften Personentage aller Projektknoten, die sich unterhalb des gewählten Knotens befinden, aufsummiert Umsatz Geplant Umsatz geplant ( ) : Der Wert dieses Feldes ist durch das System berechnet. Das Feld zeigt die Gesamtsumme des geplanten Umsatzes, kalkuliert aus den geplanten Aktivitäten/Arbeiten und basiert auf den Preisen der Angebotsprodukte,. Die Summe beinhaltet den aktuellen Knoten, inklusive aller darunterliegenden Projektknoten. Umsatz geplant (Ebene) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. Das Feld zeigt die Gesamtsumme der geplanten Erträge, kalkuliert aus den geplanten Aktivitäten/Arbeiten und basiert auf den Preisen der Angebotsprodukte, an. Die Summe beinhaltet die geplanten Ertäge des aktuell ausgewählten Projektknoten (nicht darunterliegende Projektknoten) Umsatz geplant (geerbt) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. Das Feld beinhaltet die Summe der geplanten Erträge, kalkuliert aus den geplanten Aktivitäten/Arbeiten und basiert auf den Preisen der Angebotsprodukte, an. (Dies gilt für alle Projektknoten unterhalb des aktuell ausgewählten Projektknotens). Tipp: Es gibt verschiedene Wege die Werte in den Umsatz geplant Feldern zu berechnen. Benutzen Sie Prognose berechnen um den präferierten Modus zu wählen. Für weiterführende Informationensehen Sie bitte Kapitel Erreicht Umsatz erzielt ( ) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. Das Feld zeigt die Gesamtsumme des erreichten Umsatzes, kalkuliert aus den geplanten Aktivitäten/Arbeiten basierend auf den Preisen der Angebotsprodukte, an. Dies gilt für den aktuellen Projektknoten, inklusive aller darunterliegenden Knoten. Umsatz erzielt (Ebene) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. Das Feld zeigt die Gesamtsumme des erreichten Umsatzes, kalkuliert aus den geplanten Aktivitäten/Arbeiten basierend auf den Preisen der Angebotsprodukte, an. Dies gilt für den aktuell, ausgewählten Projektknoten (ohne darunterliegende Projektknoten). CRM-Project ab Rollup / 150

32 Umsatz erzielt (geerbt) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. Das Feld zeigt die Summe des errechneten Umsatzes, kalkuliert aus den geplanten Aktivitäten/Arbeiten basierend auf den Preisen der Angebotsprodukte, an. Dies gilt für alle darunterliegenden Projektknoten, exklusive des aktuell ausgewähltem Projektknoten In Rechnung gestellt Umsatz verrechnet ( ) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. Das Feld zeigt die Gesamtsumme der in Rechnung gestellten Erträge, kalkuliert aus den geplanten Aktivitäten/Arbeiten basierend auf den Preisen der Angebotsprodukte, an. Dies gilt für den gegenwärtig ausgewählten Projektknoten inklusive der darunter liegenden Projektknoten. Umsatz verrechnet (Ebene) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. Das Feld zeigt die Summe des errechneten Umsatzes, kalkuliert aus den geplanten Aktivitäten/Arbeiten basierend auf den Preisen der Angebotsprodukte, an. Dies gilt für den aktuell ausgewählten Projektknoten (ohne darunterliegende Projektknoten). Umsatz verrechnet (geerbt) : Der Wert dieses Feldes wird durch das System berechnet. Das Feld zeigt die Summe des errechneten Ertrtages, kalkuliert aus den geplanten Aktivitäten/Arbeiten basierend auf den Preisen der Angebotsprodukte, an. Dies gilt für alle darunterliegenden Projektknoten, exklusive des aktuell ausgewähltem Projektknoten. Tipp: Der Wert in diesen Feldern wird nicht automatisch aktualisiert. Das Feld wird nur aktualisiert, wenn das Projekt neu berechnet wird. Die Neu berechnen Funktion ist über die Menüleiste für jedes Projekt aufrufbar Beschreibung & Notizen Beschreibung In diesem Textfeld können Beschreibungen des Projektinhaltes, der Aufgabenstellung und des verfolgten Zieles hinterlegt werden Notizen In diesem Bereich können Standard Microsoft CRM Notizen hinterlegt werden. Neben den Notiztexten ist dort auch das Hinterlegen von Dokumenten und Anhängen möglich. Tipp: Wir empfehlen Ihnen für das Hinterlegen von Dokumenten im Projekt die Nutzung der Dokumentenmanagement-Integration von Microsoft CRM mit Microsoft SharePoint Einstellungen Automatisierung & Controlling Verantwortung übergeben : Für einen Projektknoten kann festgelegt werden, ob die Vererbung der Verantwortung bei den Änderungen erfolgen soll. Als Standard ist Ja voreingestellt. Projektfortschritt automatisch berechnen : Wählen Sie über diese Einstellung, ob der Projektfortschritt in Prozent (vgl. Feld % erledigt ) automatisch durch das System gefüllt werden soll oder ob die Information manuell durch den Projektverantwortlichen eingetragen wird. Personalbudget einbeziehen : Diese Einstellung ist nur auf der obersten Ebene jedes Projektes verfügbar. Über diesen Schalter können Sie steuern, ob bei der Budgetierung nur mit den von Ihnen manuell eingegebenen Budgets kalkuliert werden soll oder ob die von Ihnen geplanten Ressourcen über die dort hinterlegten Kostensätze mit in die Budgetierung einbezogen werden sollen. Näheres zum Thema Budgetierung entnehmen Sie bitte Kapitel 6.4. CRM-Project ab Rollup / 150

33 Prognose berechnen : Über diese Einstellung können Umsätze abhängig von der Auswahl in diesem Feld (siehe Kapitel 5.1.8) berechnet werden. Benutzen Sie die Option auf Basis von Aktivitäten, um Erträge auf Basis der geplanten Aktivitäten zu kalkulieren. In diesem Fall werden geplante, jedoch noch offene Aktivitäten als ausstehende Personentage repräsentiert. (siehe Kapitel ). Bei der Auswahl der Option auf Basis der Plantafel, wird die Arbeitszuweisung der Projektmitglieder über Plantafel betrachtet. Falls Sie den prognostizierten Ertrag nicht kalkulieren wollen, setzen Sie die Option auf Aus. Zuletzt manuell berechnet am : Das Datum und die Uhrzeit der letzten manuellen Berechnung (nach dem Betätigen des Neu Berechnen Buttons in der Menüleiste) wird in diesem Feld gesetzt. Das Feld kann ebenfalls als Auslöser für individuelle Berechnungen genutzt werden. Letzter Historieneintrag erzeugt am : Das Datum und die Uhrzeit des letzten erzeugten Historieneintrag wird in diesem Feld gespeichert. (für Information siehe Kapitel 0) Monetär Hinterlegen Sie hier die für das Projekt gültige Währung Weitere Entitäten Hier kann dem Projekt eine Verkaufschance zugeordnet werden, um Projekte, die sich noch im Pre-Sale befinden, frühzeitig mit der Projektstruktur zu unterstützen. 5.2 Bereich Aktivitäten CRM-Project ab Rollup / 150

34 5.2.1 Aktivitäten In diesem Bereich finden Sie sämtliche offenen Aktivitäten, die dem aktuell gewählten Projektknoten zugeordnet sind. Um einen Überblick über sämtliche Aktivitäten innerhalb der gesamten Projektstruktur (und nicht nur die des aktuell gewählten Projektknotens) zu erhalten, stehen Ihnen zusätzlich Ansichten und Filter innerhalb der Gantt- Darstellung und des Projektstrukturplans zur Verfügung Geschlossene Aktivitäten In diesem Bereich finden Sie sämtliche abgeschlossenen Aktivitäten, die dem aktuell gewählten Projektknoten zugeordnet sind. Um einen Überblick über sämtliche Aktivitäten innerhalb der gesamten Projektstruktur zu erhalten, stehen Ihnen Ansichten und Filter innerhalb der Gantt-Darstellung und des Projektstrukturplans zur Verfügung Dokumente (falls Share Point Einbindung vorhanden) In diesem Bereich finden Sie Informationen über Share Point hinzugefügten Dokumente Reisen Hier befinden sich sämtliche Reisen, die mit dem aktuell gewählten Projektknoten zusammenhängen. Für einen Überblick über sämtliche Reisen innerhalb der gesamten Projektstruktur stehen Ihnen Ansichten und Filter innerhalb der Gantt-Darstellung und des Projektstrukturplans zur Verfügung Belege Über den Bereich Belege erhalten Sie direkten Zugriff auf die Belege, die innerhalb von Reisen bzgl. dieses Projektknotens erstellt wurden. Für einen Überblick über sämtliche Belege innerhalb der gesamten Projektstruktur stehen Ihnen Ansichten und Filter innerhalb der Gantt-Darstellung und des Projektstrukturplans zur Verfügung Anfragen Über den Bereich Anfragen sehen Sie, ob und wenn ja, welche Serviceanfragen diesem Projektknoten zugeordnet wurden. So können Serviceanfragen, die einen bestimmten Bearbeitungsbereich betreffen, in einem Projekt oder Teilprojekt gesammelt werden. CRM-Project ab Rollup / 150

35 5.3 Bereich Planung Projektstrukturplan (PSP) Der Projektstrukturplan ist neben der Gantt Darstellung eine weitere Möglichkeit, ein neues Projekt zu strukturieren oder ein bestehendes Projekt zu bearbeiten und zu überwachen Abschließen -Button Mit dem Abschließen -Button über dem Strukturbaum können mehrere Arbeitspakete gleichzeitig als erledigt markiert werden. Ist in einem zu schließenden Knoten des Strukturplans noch eine offene Aktivität vorhanden, gibt es einen Warnhinweis, um diese nicht ungewollt abzuschließen. Das Abschließen dieser Aktivität ist nur möglich, wenn die Aktivität beim geöffneten Knoten zum Schließen selektiert wurde Filter Der Filter ist im Projektstrukturplan, projektbezogenen Gantt Chart und unternehmensweitem Gantt Chart verfügbar und filtert die dargestellten Elemente anhand des Attributs Klassifikation (Details zum Attribut finden Sie in Kapitel ). Die Option Filter Nur Hauptknoten ist nur im unternehmensweiten Gantt Chart verfügbar, da im Projekt bezogenen Gantt Chart immer nur ein Hauptknoten verfügbar ist. Es können beliebig viele Klassifikationswerte ein- bzw. ausgeschlossen werden. Die Filterung bezieht sich im Standard auf alle Knoten in der dargestellten Projektstruktur. Wahlweise können alle Elemente der Projektstruktur dargestellt werden. Dabei werden Elemente, die nicht den Kriterien entsprechen, grau hinterlegt dargestellt. Oder aber es wird die Option Nur gefilterte Elemente darstellen gewählt. Dann werden sämtliche Elemente ausgeblendet, die nicht der Klassifikation entsprechen. Zu diesem Zweck wird die Struktur des Projektes in dieser Ansicht in eine Listendarstellung überführt Aktivitäten Der Aktivitätenfilter ermöglicht es Ihnen, innerhalb der Projektstruktur Aktivitäten, Reisen und Belege einzublenden. Es stehen folgende Filter zur Verfügung: Leer : Standardmäßig erfolgt keine Darstellung von Aktivitäten in der Projektstruktur. Alle Aktivitäten : Alle Aktivitäten, Reisen und Belege werden unabhängig von ihrem Status (offen oder erledigt) in der Projektstruktur angezeigt. Alle Offenen : Alle noch zu erledigenden Aktivitäten (Status ist aktiv ) werden in der Projektstruktur eingeblendet. Meine Aktivitäten : Alle Aktivitäten, Reisen und Belege des aktuell angemeldeten Benutzers werden unabhängig von ihrem Status (offen oder erledigt) in der Projektstruktur angezeigt. CRM-Project ab Rollup / 150

36 Meine Offenen : Alle noch zu erledigenden Aktivitäten (Status ist aktiv ) des aktuell angemeldeten Benutzers werden in der Projektstruktur eingeblendet Erledigt ausblenden Erledigt ausblenden bezieht sich auf Projektknoten innerhalb des Projektstrukturplans bzw. des Gantt-Charts. Standardmäßig ist der Haken gesetzt und sämtliche bereits erledigten Projektknoten werden aus Gründen der Übersichtlichkeit ausgeblendet. Durch Abwählen der Option werden die erledigten Projektknoten mit eingeblendet Automatischer Modus Der automatische Modus stellt diverse Automatisierungen zur Verfügung, welche die Planung mit dem Gantt-Chart vereinfachen und beschleunigen. Weitere Details finden Sie im Kapitel Tipp: Sie können im PSP auch die Gantt-Funktion einblenden, in dem Sie die vertikale Trennleiste vom rechten Rand mit der Maus nach links ziehen Sicht Über die Auswahl Sicht kann die Darstellung der Zeitleiste im Gantt-Chart vergrößert oder verkleinert werden. Weitere Details finden Sie im Kapitel Spalten des PSP Zeilennummer : Automatische Nummerierung der dargestellten Zeilen. Durch Klick auf die Zeilennummer öffnet sich das gewählte Element in einem neuen Fenster. Titel : Stellt den internen Titel des jeweiligen Projektknotens bzw. den Titel der jeweiligen Aktivität, Reise oder Beleg dar. Start (geplant) und Ende (geplant) : Das geplante Start- bzw. Enddatum des jeweiligen Elements. Bei Aktivitätstypen, die nur auf einen Tag bezogen sind (z.b. Aufgaben), wird das Fälligkeitsdatum sowohl im Start- als auch im Enddatum angezeigt. Dauer : Die Dauer in Kalendertagen ist eine berechnete Information aus Enddatum abzgl. Startdatum. Vorgänger : Über die Spalte Vorgänger besteht die Möglichkeit, einen oder mehrere Projektknoten als Vorgänger für den gewählten Projektknoten zu definieren. Unterschiedliche Beziehungstypen sind möglich. Ebene : Stellt die im Projekt definierte Ebene dar und ermöglicht die Änderung der Ebene über ein Dropdown Menü. Besitzer : Stellt den Besitzer des jeweiligen Projektknoten dar. Diese Auswahl kann über das Feld auch verändert werden. Nur Benutzer, die für Projektmanagement aktiviert sind, erscheinen in der Auswahlliste. Statusgrund : Stellt den Statusgrund des Projektknotens dar. PT geplant (Ebene) : Stellt die auf dem jeweiligen Projektknoten geplanten Personentage dar. Änderungen können direkt eingetragen werden. PT geplant (geerbt), PT geplant ( ), PT gebucht ( ) : Informationen des Projektformulars, die vom System berechnet werden und nur lesend zur Verfügung stehen. PT verkauft (Ebene) : Die Information aus dem gleichlautenden Feld im Projektformular mit der Möglichkeit, diese direkt zu verändern. Klassifikation : Darstellung der Projektklassifikation mit der Möglichkeit, diese zu ändern. Priorität": Darstellung des gewählten Wertes aus dem Projektformular mit der Möglichkeit, diesen zu verändern. Risiko : Darstellung des gewählten Wertes aus dem Projektformular mit der Möglichkeit, diesen zu verändern Funktionen des PSP Folgende Funktionen stehen innerhalb der tabellarischen Darstellung des PSP zur Verfügung Bearbeitungsunterstützung mit der Tastatur Für eine schnelle Bearbeitung über die Tastatur stehen folgende Tastenkürzel innerhalb der Tabelle bereit: F2 : Editiert die markierte Zelle Esc : Verlassen des Editiermodus ohne Speicherung der Änderungen Tab oder Enter : Speichern des Feldinhalts Erstellen von Projektknoten Neue Projektknoten und Aktivitäten können mit Hilfe eines Kontextmenüs oder auch per Tastaturkürzel angelegt werden. Das Kontextmenü ist über Betätigung der rechten Maustaste in der Tabellenansicht verfügbar. CRM-Project ab Rollup / 150

37 Folgende Elemente können über das Kontextmenü hinzugefügt werden: Aktivitäten: Aufgabe, Fax, Telefonanruf, , Brief, Termin, Serviceaktivität, Projektleistung, Ressourcenverwendung, Sachmittelverwendung Projektknoten: Programm, Projekt, Projektphasen, Teilprojekte, Arbeitspakete, Meilensteine Folgende Elemente können per Tastaturkürzel angelegt werden: Zeile hinzufügen (Tastenkürzel: Einfg ): Fügt einen weiteren Projektknoten der gleichen Ebene unterhalb der selektierten Zeile ein. Untergeordnete Zeile hinzufügen (Tastenkürzel: Shift + Einfg ): Fügt einen weiteren Projektknoten auf der darunter liegenden Ebene unterhalb der selektierten Zeile ein Entfernen von Projektknoten Existierende Projektknoten können ebenfalls per Kontextmenü (Zeile entfernen) oder per Tastenkürzel ( Entf ) entfernt werden. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass durch das Entfernen eines Projektknotens auch sämtliche darunterliegenden Projektknoten und alle damit zusammenhängenden Aktivitäten und Informationen unwiederbringlich gelöscht werden. Falls Sie nur einen einzelnen Projektknoten löschen möchten, die darunterliegende Struktur aber erhalten bleiben soll, so empfehlen wir Ihnen die darunterliegenden Knoten zuvor umzuhängen. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel CRM-Project ab Rollup / 150

38 5.3.2 Gantt Zusätzlich zu den Funktionen des PSP stehen über den Navigationspunkt Gantt eine Gantt-Chart-Darstellung mit weiteren Funktionen zur Projektanlage und Organisation zur Verfügung. Tipp: Generelle Informationen zur Darstellung von Projekten innerhalb einer Gantt-Visualisierung finden Sie in einschlägiger Projektmanagement-Literatur Darstellung Symbole Folgende Symbole sind für Projektknoten mit den nachfolgenden Einstellungen für die Ebene verfügbar: Projekt / Programm / Phase / Undefiniert (Klammer) Teilprojekt / Arbeitspaket (Balken) Meilenstein (Raute) Für Aktivitäten, Reisen und Belege werden Punkte am jeweiligen Datum innerhalb des Gantt-Charts angezeigt. Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen werden im Gantt durch rote Pfeile dargestellt. Für Projektknoten mit der Ebenen-Einstellung Projekt, Programm, Teilprojekt, Phase und Arbeitspaket wird der Projektfortschritt / Abarbeitungsgrad zusätzlich visuell im Gantt-Chart durch eine Linie innerhalb des jeweiligen Gantt-Balkens dargestellt. Als Wert wird die Information aus dem Feld % erledigt des jeweiligen Projektknotens herangezogen. Sollte ein Projekt zu mehr als 100% abgearbeitet worden sein, wird dies hinter dem entsprechenden Balken im Diagramm mit einem roten Ausrufezeichen signalisiert. Hinweis: Eine Abarbeitung von mehr als 100% kann dann eintreten, wenn Sie den Projektfortschritt automatisch durch das System berechnen lassen und bereits mehr Personentage auf das Projekt gebucht wurden als ursprünglich von Ihnen geplant Farben Die Objekte innerhalb des Gantt-Charts (Projektteile, Meilensteine, Aktivitäten) werden je nach Status farblich unterschiedlich dargestellt: Blau = Aktiv, In Bearbeitung Orange = Aktiv, In Planung CRM-Project ab Rollup / 150

39 Grün = Inaktiv, Erledigt Grau = Inaktiv, Abgebrochen oder Ausgesetzt Violett = Vorlage Funktionen Filter Siehe Aktivitäten Siehe Erledigt ausblenden Siehe Automatischer Modus Der Automatische Modus stellt diverse Automatisierungen zur Verfügung, welche die Planung mit dem Gantt Chart vereinfachen und beschleunigen. Zur besseren Erläuterung wird nachfolgend das Verhalten mit eingeschaltetem sowie mit ausgeschaltetem Automatischem Modus ausgeführt. Hinweis: Nachfolgend beschriebenen Auswirkungen beziehen sich nur auf Projektknoten, deren Start- und Enddatum nicht als Fixiertes Datum markiert sind. Fixierte Elemente werden weder mit noch ohne Automatischem Modus verschoben oder angepasst Veränderung von über- und untergeordneten Elementen mit deaktiviertem Automatischem Modus Innere Begrenzungen für übergeordnete Knoten: Sofern ein zu verschiebender bzw. zu verändernder Knoten untergeordnete Elemente besitzt, kann der übergeordnete Knoten nur im zeitlichen Bereich der untergeordneten Elemente verschoben werden. Das Setzen eines späteren Startdatums bzw. eines früheren Enddatums als es durch die untergeordneten Knoten definiert ist, ist nicht möglich. Äußere Begrenzung für untergeordnete Elemente: Start- und Enddatum eines Balkens oder einer Klammer lassen sich nur innerhalb des Zeitraums der umschließenden Klammer (übergeordneter Projektknoten) verschieben. Dies gilt auch für Änderungen in der Tabelle auf der linken Seite der Ganttansicht Veränderung von über- und untergeordneten Elementen mit aktiviertem Automatischem Modus Automatisches Anpassen von übergeordneten Projektknoten: Eine Verschiebung bzw. eine Veränderung der Datumswerte eines untergeordneten Knotens hat zur Folge, dass die übergeordneten Knoten automatisch das Startdatum des frühesten bzw. das Enddatum des spätesten untergeordneten Knotens erhalten. Automatisches Anpassen von untergeordneten Projektknoten: Eine Verschiebung eines übergeordneten Knotens hat folgende Auswirkung auf untergeordnete Elemente: o o o Bei Verschiebung des übergeordneten Elements werden alle untergeordneten oder in Verbindung stehenden Knoten(Nachfolgerknoten) ebenfalls um den gleichen Zeitraum verschoben. Das Anpassen von Startdatum bzw. Enddatum des übergeordneten Elementes verschiebt die Start- bzw. Enddatumswerte der darunterliegenden oder in Verbidnung stehenden Elemente (Nachfolgerelementen), sofern diese sonst außerhalb des neuen Bereichs liegen würden. Die Dauer der untergeordneten Elemente wird jedoch nicht verändert. Eine Vergrößerung des Zeitraums des übergeordneten Elements hat keine Auswirkung auf die darunterliegenden Knoten. Tipp: Für Aktivitäten, deren Fälligkeitsdatum sich nach einer Veränderung des Endtermins des zugehörigen Projektknotens nicht mehr im Zeitraum des Projektknotens befindet, wird das Fälligkeitsdatum im Automatischen Modus auf den Datumswert Ende geplant des der Aufgabe zugehörigen Projektknotens gesetzt. Aktivitäten ohne Fälligkeitsdatum werden bei dieser Automatisierung nicht berücksichtigt. Zusätzlich wird diese Anpassung nur für aktive Aufgaben durchgeführt. Bereits geschlossene bzw. erledigte Aufgaben bleiben unverändert. CRM-Project ab Rollup / 150

40 Sicht Über die Auswahl Sicht kann die Darstellung der Zeitleiste im Gantt-Chart vergrößert oder verkleinert werden. Es stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Wochenansicht Monatsansicht Quartalsansicht Jahresansicht Drag & Drop Die einzelnen Klammern und Balken des Gantt-Diagrammes können per Drag & Drop auf der zeitlichen Achse verschoben werden. Zusätzlich können Start und Ende im Diagramm durch Verschieben des Balkenanfangs bzw. Balkenendes angepasst werden. Hinweis: Der Bereich, in dem verschoben werden kann, richtet sich nach den entsprechenden Einstellungen des Automatischen Modus. Außerdem können alle Elemente im Gantt oder Strukturplan von kleinen Aufgaben bis zu ganzen Projektteilen per Drag & Drop verschoben und damit in der Struktur neu angeordnet werden. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Plantafel Die Plantafel dient der Zuordnung von Ressourcen zu den im Projekt geplanten Knoten. Somit erfolgt die Zuordnung maximal bis auf die Detaillierungsebene Arbeitspaket. Für noch detailliertere Planung stehen konkrete CRM Aktivitäten innerhalb der Projektknoten zur Verfügung. Die Plantafel besteht aus verschiedenen Bereichen, die aufeinander aufbauen. CRM-Project ab Rollup / 150

41 Bereich 1: PSP Bereich 3: Arbeitsverteilung Bereich 2: Ressourcen-auswahl Bereich 4: Einlastung Bereich 1: Projektstrukturplan PSP Bereich 2: Ressourcenauswahl Bereich 3: Arbeitsverteilung Bereich 4: Einlastung Über den Bereich 1 erhalten Sie Zugriff auf sämtliche Knoten des Projektes. Die Ressourcenzuordnung erfolgt je Knoten, also je Zeile. Zunächst ist der gewünschte Projektknoten auszuwählen. Anschließend erfolgt die Zuordnung von Ressourcen für diesen Knoten über den Bereich 2. Sie können wählen, ob Sie definierte Benutzer und/oder Servicearten zuordnen wollen. Mitarbeiter können bei der Einplanung nach dem Kriterium Services oder Unternehmenseinheit ausgewählt werden. Nach Auswahl der gewünschten Ressourcen durch die Markierung der Checkboxen erfolgt die Verteilung der Arbeiten in Bereich 3. Über die Spalte PT geplant (Ebene) erhalten Sie Auskunft, welche Menge an Arbeit auf dem Projektknoten geplant ist. Durch DIE Aktivierung des Schalters PT gebucht (in der Legende) werden für jedes Teammitgliec, neben den geplanten Zeiten, auch die bereits gebuchten Zeiten eingeblendet. In der Spalte Arbeit zugewiesen wird automatisch die Summe der bereits verteilten Personentage gebildet. Rechts daneben befinden sich alle gewählten Ressourcen in Spalten. Die zugeteilte und gebuchte Arbeit je Ressource kann auch für die Teammitglieder angeschaut werden. Weitere Informationen hierzu in Kapitel Durch das Einlasten von Personentagen auf die vorausgewählten Ressourcen werden diese Ressourcen und Ihre jeweilige Projekteinlastung im Bereich 4 unterhalb der Arbeitsverteilung angezeigt. Hinweis: Die Aktualisierung der Einlastung in Bereich 4 kann vom Benutzer deaktiviert werden. Dies hilft insbesondere beim Einplanen von großen Projekten mit vielen Knoten. Über die Option Ressourcenauslastung anzeigen in der Legende, kann die Einlastung ein- und ausgeschaltet werden. Die Bedeutung der einzelnen Farben der dort angezeigten Balken können Sie der Legende entnehmen: Die Legende ist standardmäßig zugeklappt, kann aber mit dem Betätigen des Pfeiles geöffnet werden. Die Arbeitseinlastung aus dem aktuell gewählten Projektknoten wird in cyan dargestellt. Sonstige Projekte, die bei der Ressource noch eingelastet sind werden orange dargestellt, solange sie noch in Planung sind. Blau, sobald CRM-Project ab Rollup / 150

42 sich die Projekte in Bearbeitung befinden. Fix geplante Termine werden in gelb am jeweiligen Tag angezeigt. Ein roter Rahmen entsteht, falls der Mitarbeiter abwesend ist (Urlaub, Krankheit, Wochenende) und für diesen Zeitraum eine Projekteinlastung erfolgt. Je nach Einlastung der Arbeiten kann es zu Überlastungen oder Unterauslastungen kommen. Diese Fälle können Sie bspw. durch folgende Aktionen lösen: Verteilen Sie die Arbeiten des Projektknotens in anderen Verhältnissen oder auf weitere Ressourcen im Bereich 3. Verändern Sie die Laufzeit des Projektknotens über Startdatum / Enddatum im Bereich 1. Schieben Sie im Bereich 3 die Gantt-Darstellung des Projektes auf und verschieben Sie den Balken des Projektknotens in einen anderen Bereich, in dem die Auslastung zu weniger Konflikten führt. Tipp: Über den Haken Ebenentransparenz haben sie die Gantt-Darstellung jederzeit im Blick, auch wenn Sie nur die Arbeitsverteilung nutzen wollen. Nach der Einplanung der Ressourcen können Sie die Projektmitglieder und die Service-Verantwortlichen über anstehende Projektzuteilungen per informieren. Dazu wählen Sie den gewünschten Projektknoten über einen Rechtsklick und verschicken die per Mausklick. Das System sucht die Beteiligten des Projektes sowie der Projekt-Unterknoten heraus und sendet diesen die zur Benachrichtigung Projekteinlastung Die Projekteinlastung ist eine gefilterte Variante der Ressourcenauslastung. Im Gegensatz zur Ressourcenauslastung, in der alle Ressourcen in allen Projekten dargestellt werden, wird in der Projekteinlastung nur die Verteilung sämtlicher Projektarbeit auf die im Projekt eingeplanten Ressourcen dargestellt. Andere Projekte innerhalb der Organisation bleiben hierbei unberücksichtigt Teammitglieder Im Bereich Teammitgliedern wird hinterlegt, welche Mitarbeiter und/oder Services im jeweiligen Projektknoten mit wie vielen Personentagen Arbeit eingeplant sind und wie viele Personentage Arbeit von den jeweiligen Ressourcen bereits gebucht wurden. CRM-Project ab Rollup / 150

43 5.3.8 Verbindungen Verbindungen sind eine Standardfunktion von Microsoft CRM Das 4. Modul nutzt die Verbindungen, um alle relevanten Informationen zu anderen Objekten (Kontakten, Firmen, etc.) innerhalb von Microsoft zu speichern. Dort können bspw. über individuell definierte Rollen alle Kontakte von Kunden und/oder Projektpartnern klassifiziert und hinterlegt werden. Zusätzliche Verbindungen zur Klassifizierung Ihrer Kunden und/oder Partnerkontakte erstellen Sie in den Microsoft CRM-Einstellungen im Unternehmensmanagement im Bereich Verbindungsrollen. Weitere Informationen zu Verbindungsrollen und deren Verwaltung entnehmen Sie bitte dem Microsoft CRM 2011 Benutzerhandbuch. 5.4 Bereich Abrechnung Aufträge Im Bereich Aufträge finden sich alle dem Projekt zugeordneten Aufträge. Einem Projekt können mehrere Aufträge zugeordnet werden (bspw. der initiale Auftrag und weitere Folgeaufträge). Aus Aufträgen heraus können Projekte generiert werden. Alle für das Projekt relevanten Informationen werden dabei automatisch übergeben. Die Aufträge werden benötigt, um auf abrechnungsrelevante Informationen zugreifen zu können. Näheres hierzu finden Sie in Kapitel Abrechnung Die Abrechnungsfunktion ermöglicht es, alle Leistungen innerhalb des Projektes für einen gewählten Zeitraum im Detail zu analysieren und darauf aufbauend zu entscheiden, welche der Leistungen an den Kunden fakturiert werden sollen. Dazu werden alle zur Abrechnung gewählten Leistungen in einem Leistungsnachweis hinterlegt. Aufbauend auf dem Projekt zugrundeliegenden Auftrag und dem Leistungsnachweis kalkuliert die Abrechnungsfunktion, welche Summen dem Kunden gegenüber in Rechnung gestellt werden und erzeugt bei Bedarf auch eine Rechnung innerhalb von Microsoft CRM. Näheres zur Abrechnungsfunktion finden Sie in Kapitel Leistungsnachweise Unter dem Punkt Leistungsnachweise finden Sie sämtliche Leistungsnachweise, die für das jeweilige Projekt bislang erstellt wurden. Aktive Leistungsnachweise sind noch in Bearbeitung durch den Projektleiter. Inaktive CRM-Project ab Rollup / 150

44 Leistungsnachweise wurden bereits vollständig verrechnet. Über die Leistungsnachweise können auch die entsprechenden Ausdrucke für den Kunden als Report (z.b. PDF) erstellt werden; vgl. Kapitel Bereich Controlling Vorgaben Zur aktiven Steuerung Ihrer Projekte empfehlen wir die Nutzung von Vorgaben. Vorgaben bzw. Ziele sind eine Standardfunktion von Microsoft CRM. Unter den Zielmetriken ist bereits eine Zielmetrik für den Umsatz (engl. Revenue) vorhanden. Ergänzen Sie die Zielmetriken um eine weitere für Anzahl Personentage. Durch hinterlegen von Zielen in Ihren Projekten oder in dedizierten Projektknoten können Sie bestimmte Fokusbereiche für Ihre Projektleiter definieren und Vorgaben (in Geld oder Arbeit) hinterlegen. Mittels Reports und/oder Dashboard Charts können Sie diese Vorgaben überwachen. Tipp: Generelle Informationen zur Nutzung der Microsoft CRM 2011-Ziele und die Einstellungen der Zielmetriken finden Sie in der Microsoft CRM 2011 Anwenderdokumentation für das Modul (Vertrieb) Überwachungsverlauf Wenn Sie für die Entität Projekt die Überwachung aktiviert haben, werden im Überwachungsverlauf sämtliche Veränderungen an den Daten im Formular gespeichert, inkl. von wem und wann die Änderung durchgeführt wurde. Hinweis: Da sämtliche Projektbuchungen in Echtzeit auf das Projekt hochgerechnet werden, werden sämtliche Felder vom Typ Arbeit PT gebucht und Typ Kosten sehr häufig verändert. Wir empfehlen daher, diese Felder explizit von der Überwachung auszunehmen. Nehmen Sie diese Felder nur dann in die Überwachung mit auf, wenn Sie diese für Ihre Auswertungen dringend benötigen und wenn Sie sicherstellen können, dass Ihr System leistungsfähig genug ist und ausreichend Ressourcen zur Speicherung des zusätzlichen Datenvolumens bereitstehen. CRM-Project ab Rollup / 150

45 6 Projekte strukturieren 6.1 Untergeordnete Projektelemente anlegen Je nach Projektgröße und Struktur ist es ggf. sinnvoll, das Projekt in weitere Teilelemente zu untergliedern. Dafür stehen nachfolgende Ebenen-Typen zur Verfügung: Programm: Nutzen Sie Programme zur Bündelung von Projekten mit inhaltlich zusammenhängenden Zielen im Rahmen Ihres Multiprojektmanagements. Projekt: Ein einmaliges Vorhaben mit Anfangs- und Endtermin, ggf. bestehend aus mehreren abgestimmten Tätigkeiten, unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit und Ressourcen, um ein definiertes Ziel zu erreichen. Phase: Die Phase stellt die gröbste Untergliederung eines Projektes dar. Beispiel Hausbau - Phase 1: Planung, Phase 2: Bau. Phasen können wiederum Teilprojekte, Arbeitspakete und Meilensteine enthalten. Phasen sollten eher zur Erstellung von zeitlichen als zur Erstellung von inhaltlichen Klammern genutzt werden. Teilprojekt: Teilprojekte können eine inhaltliche Untergliederung eines Projektes oder einer Phase sein, z.b. in der Phase Bau Teilprojekt 1 Rohbau, Teilprojekt 2 Innenausbau. Teilprojekte müssen nicht unter einer Phase angeordnet werden, sondern können auch direkt unter einem Projekt angeordnet werden. Arbeitspaket: Arbeitspakete stellen die zweitkleinste Organisationseinheit innerhalb der Projektstrukturierung dar, z.b. im Teilprojekt Rohbau das Arbeitspaket Wasserinstallation oder Wärmedämmung. Je nach Projektstruktur (z.b. bei kleinen Projekten) können Arbeitspakete auch direkt unterhalb von Projekten verwendet werden. Meilenstein: Ein Meilenstein steht für einen Punkt in einem Projekt, der unerlässlich für den Fortgang des Projektes ist. Zum Beispiel kann im Projekt Hausbau nicht weitergearbeitet werden, wenn der Meilenstein Fundament fertiggestellt nicht erledigt wurde. Meilensteine können an jeder Stelle und auf jeder Ebene im Projekt definiert werden. Innerhalb dieser Ebenen-Typen können Aufgaben, Termine oder sonstige Aktivitäten zu konkreten Terminen geplant werden. Einzige Ausnahme ist der Meilenstein Projekt strukturieren Es ist empfehlenswert, vor der Anlage der Projektelemente die grundsätzliche Struktur des Projektes und die Zusammenhänge der einzelnen Phasen, Teilprojekte und Arbeitspakete durchdacht zu haben. Auf diese Weise können Sie in wenigen Arbeitsschritten sowohl die Unterelemente anlegen als auch deren Position innerhalb des Projektes festlegen. Nutzen Sie zur Anlage der Projektstruktur das Gantt-Chart oder den Projektstrukturplan wie in Kapitel 0 beschrieben Projektknoten umhängen Sollten Sie feststellen, dass ein Projektknoten nicht an der richtigen Stelle innerhalb der Projekthierarchie steht, können Sie dies folgendermaßen korrigieren: Öffnen Sie den betroffenen Projektknoten, indem Sie auf die Zeilennummer des jeweiligen Elements klicken. Korrigieren Sie im Lookup Übergeordneter Projektteil den Projektknoten, unter dem Sie diesen Projektteil einordnen wollen, und speichern Sie die Änderungen. Um die Änderung im Gantt oder PSP sehen zu können, müssen Sie ggf. noch die jeweilige Ansicht aktualisieren. Einfacher können Sie die Umstrukturierung direkt im Gantt oder Strukturplan vornehmen, indem Sie die Drag & Drop Funktion nutzten. Zum Verschieben des Knotens per Drag & Drop gehen Sie mit der Maus in die zweite Spalte des entsprechenden Knotens im Gantt oder Strukturplan, fixieren Sie diesen mit der linken Maustaste und verschieben zu der gewünschten Stelle in der Struktur. Die neue Stelle wird dabei blau markiert. Sobald sie den Mausknopf loslassen, CRM-Project ab Rollup / 150

46 wird der Knoten in die neue Stelle verschoben und die Struktur neu angeordnet. Der verschobene Knoten erhält somit einen neuen übergeordneten Knoten. Sollte der übergeordnete Knoten nach dem Verschieben einen abweichenden Datumsbereich aufweisen, es ist empfehlenswert, die Start- und Enddaten des verschobenen Knotens entsprechend anzupassen. Sie werden darüber auch über eine Warnmeldung informiert Vererben von Statusgründen CRM-Project gibt Statusänderungen an übergeordneten Projektknoten direkt auf die untergeordneten Projektteile weiter. Wird beispielsweise der Statusgrund des Hauptprojektes von Planung auf Bearbeitung gestellt, so erhalten alle darunterliegenden Knoten ebenfalls den Statusgrund Bearbeitung. Projektknoten die sich in einem inaktiven Status (z. B. Erledigt) befinden, werden von der automatischen Statusänderung ausgenommen. 6.2 Vorgänger- / Nachfolgerbeziehungen CRM-Project bietet die Möglichkeit, Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen zu definieren und darzustellen. Projektinterne Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen können innerhalb des Projekts über das projektbezogene Gantt- Chart oder den PSP definiert werden (siehe auch ). Folgende Beziehungstypen können definiert werden. Ende - Anfang (EA) Anfang - Anfang (AA) Ende - Ende (EE) Anfang - Ende (AE) Ergänzend kann eine Dauer zwischen den Knoten angegeben werden. CRM-Project ab Rollup / 150

47 Die Pflege von Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen ist sehr komfortabel per Drag & Drop im Gantt oder PSP möglich. Die Checkbox Verbindungen im Header muss dabei aktiviert sein. Um eine Verbindung zwischen zwei Knoten zu erstellen, gehen Sie mit der angeklickten linken Maustaste in die Mitte des Knotens in der Gantt-Darstellung: eine Linie erscheint. Ziehen Sie nun diese Linie zum nächsten Knoten. Ein Fenster Anordnungsbeziehung geht auf und Sie können den Verbindungstyp und nach Bedarf auch den Zeitabstand für die Beziehung bestimmen. Falls der automatische Modus aktiviert ist, werden die Knoten nach der Erstellung der neuen Beziehung entsprechend angeordnet. Um die Verbindung zu entfernen, klicken sie direkt auf die Verbindungslinie und betätigen Sie im Pop-Up Fenster den Button löschen. Mit dem Deaktivieren der Checkbox Verbindungen, können die Anordnungen für die Vorgänger und Nachfolger ausgeblendet werden. Tipp: Es können auch Projektknoten aus anderen Projekten als Vorgänger oder Nachfolger definiert werden. So können Abhängigkeiten zwischen Projekten im Rahmen des Multiprojektmanagements dokumentiert werden. Verwenden Sie hierzu das globale Gantt-Chart im Hauptmenü Projekte. 6.3 Projekte neu berechnen Sollten Sie Projekte oder Projektteile neu strukturieren oder umorganisieren, werden ggf. falsche Werte für die aufsummierten Personentage, die geplanten Budgets und die aufsummierten Kosten angezeigt. Über die Funktion Neu berechnen im Menü eines jeden Projektes können Sie die Werte korrigieren. Öffnen Sie das Projekt, welches neu berechnet werden soll. Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu berechnen. CRM-Project ab Rollup / 150

48 Bestätigen Sie den Dialog über den Knopf Start. Das Projekt wird neu berechnet (eine Wartemeldung erscheint). Sobald die Berechnung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Schließen Sie das Neu Berechnen Fenster und das Projekt. Öffnen Sie das Projekt neu, um alle neu berechneten Informationen in den Projektformularen angezeigt zu bekommen. 6.4 Budgetierung CRM-Project bietet zwei Varianten, mit Budgets zu arbeiten. Vergabe von Budgets für alle Kosten im Projektknoten in Summe (Personalkosten, Externe Kosten, Sachkosten, etc.). Aufteilung des Budgets je Projektknoten in ein Budget für die Personalkosten und ein Budget für alle übrigen Kosten. Die beiden Varianten stehen bei der Planung eines Projekts zur Verfügung und können bei jedem Projekt unterschiedlich angewandt werden. Die Auswahl, wie innerhalb eines Projekts verfahren werden soll, wird im obersten Projektknoten eines Projektes im Bereich Einstellungen über den Schalter Personalbudget einbeziehen (Ja/Nein) gesteuert. Variante 1 entspricht Schalterstellung auf Nein, Variante 2 entspricht Schalterstellung auf Ja. Falls das Personalbudget nicht gesondert betrachtet wird (Variante 1), so werden nur die Felder Budget ( ), Budget (Ebene) und Budget (Geerbt) verwendet. Die in diesen Feldern verwalteten Informationen erscheinen zusätzlich nochmals bei den Budget gesamt -Feldern. Wird das Personalbudget gesondert betrachtet (Variante 2), so erhält der Projektleiter die Möglichkeit, alle Nicht- Personalkosten über die Felder Budget ( ), Budget (Ebene) und Budget (Geerbt) zu vergeben. Das Budget für das Personal wird über die Felder Budget Personalkosten automatisch über die innerhalb der Plantafel zugeteilten Mitarbeiter und die dort hinterlegten Kostensätze berechnet. Das Gesamtbudget erscheint in den Budget gesamt -Feldern. CRM-Project ab Rollup / 150

49 Hinweis: Änderungen am Budget und an der Einstellung für den Schalter Personalbudget einbeziehen sind nur im geplanten Projektstatus möglich. Die automatische Berechnung des Budgets über den Neu Berechnen - Knopf erfolgt nur dann, wenn das Projekt sich im Status Planung befindet. CRM-Project ab Rollup / 150

50 7 Planung Mit der Planungskomponente von CRM-Project ist es möglich, die zuvor mittels PSP oder Gantt strukturierten Projekte mit den erforderlichen Ressourcen zu bestücken. Die resultierende Auslastung erhält der Planer direkt als Feedback in Echtzeit über eine graphische Auswertung. 7.1 Plantafel Die Plantafel ist in jedem Projekt in der linken Navigation im Bereich Planung erreichbar. Die grundsätzliche Funktionalität finden Sie in Kapitel Die in Ihrem Unternehmen verfügbaren Ressourcen sind über MA: Unternehmenseinheit, MA: Services, Leistungen und Business Units aufrufbar. Nach der Auswahl eines Services, einer Unternehmenseinheit oder eines Mitarbeiters wird dieser in der Tabellenübersicht auf der rechten Seite als zusätzliche Spalte aufgeführt. In dieser Spalte können die für den Mitarbeiter oder den Service zugeordneten Personentage definiert werden. Nachdem ein Wert vergeben wurde, wird unterhalb der Planungstabelle die Ressourcenauslastung der für diesen Projektknoten eingeplanten Mitarbeiter, Services und/oder Business Units angezeigt. Innerhalb dieser Ressourcenaufstellung kann in der Zeile des jeweiligen Mitarbeiters der gewünschte Service selektiert werden, den der Mitarbeiter innerhalb des entsprechenden Projektknotens durchführen soll. Diese Services entsprechen den beim Mitarbeiter hinterlegten Services. Sollten Sie mit Effizienzfaktorenarbeiten (mehr dazu siehe Kapitel 7.3), so wird auch der zugrundeliegende Effizienzfaktor für diesen Mitarbeiter bei Ausführung des gewählten Services dargestellt. Sobald sämtliche Personentage eines Projektknotens auf die Ressourcen verteilt wurden, so wird ein grüner Haken in der Spalte rechts von Arbeit zugewiesen angezeigt. Wird der eingeplante Wert überschritten, so wird dies über ein gelbes Dreieck mit Ausrufezeichen gekennzeichnet. Am unteren Ende der Liste aufgeführten Projektknoten befindet sich eine zusätzliche Zeile, welche die Summen über alle eingeplanten Mitarbeiter darstellt. Die je Projektknoten eingeplanten Mitarbeiter und Services inkl. der geplanten Leistungsmengen werden unterhalb der jeweiligen Projektknoten als Teammitglieder hinterlegt. Hinweis: Die Planungskomponente berücksichtigt nur Auslastungen für die Zukunft. Sollten Sie Projekte oder einzelne Projektknoten planen, die zum Teil oder vollständig in der Vergangenheit liegen, so erfolgt die Planung der gesamten Arbeitsmenge für diese Projektteile ab heute bis zum Ende des geplanten Zeitraums. Dabei wird die bereits geleistete Menge in Abzug gebracht. Im extremsten Fall liegt der geplante Projektzeitraum jedoch vollständig in der Vergangenheit. Dann wird die Plantafel die gesamte noch zu leistende Arbeit auf den heutigen Tag terminieren, da die Leistungen überfällig sind. CRM-Project ab Rollup / 150

51 Tipp: Die geplanten Ressourcen werden nur dann innerhalb des Projektes als zugeordnet gespeichert, wenn mindestens eine Einplanung auf einer beliebigen Projektebene eingetragen wurde. Andernfalls ist die Ressource beim erneuten Öffnen der Projektplanung nicht mehr als Ressource vorgesehen, kann jedoch jederzeit wieder über die Liste der Ressourcen hinzugewählt werden. Hinweis: In der Liste der verfügbaren Ressourcen erscheinen nur diejenigen Mitarbeiter oder Business Units, für die in den Business Units oder / Benutzereinstellungen der Wert Für Planung berücksichtigen gesetzt wurde. Tipp: Sollten in der Aufstellung der geplanten Projektressourcen Spalten mit Mitarbeitern erscheinen, für die keinerlei Arbeit im Projekt eingeplant ist, so liegt dies daran, dass diese Mitarbeiter auf das Projekt gebucht haben, ohne dafür eingeplant gewesen zu sein. Sie können die Berechtigung der Buchung durch die Teammitglieder aktiv über die Berechtigungsrollen und Freigaben steuern. 7.2 Teammitglieder Für jeden Projektknoten existiert eine Liste der eingeplanten Teammitglieder. Die Teammitglieder werden erstellt durch: Einplanen eines Mitarbeiters oder Services auf den Projektknoten über die Plantafel und/oder Buchung eines Mitarbeiters auf einen Projektknoten, in dem er nicht zuvor bereits eingeplant war. Innerhalb jedes Teammitglied-Eintrages werden die geplante Menge an Arbeit für dieses Teammitglied und die bereits innerhalb dieses Projektknotens zurückgemeldete Arbeit verwaltet. Diese Informationen dienen zur Berechnung der noch offenen Arbeiten und somit der Auslastung der Mitarbeiter und Services. Tipp: Die Teammitglieder bieten die Basis, für die einzelnen Mitarbeiter die Zugriffsberechtigung auf den jeweiligen Projektteil zu steuern. Solche Konfigurationen richten sich speziell an Organisationen, in denen die Leseberechtigung auf Projekte spezifisch gesteuert wird und nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle Projekte erhalten soll. Verwenden Sie Freigaben für die explizite Steuerung der Projektfreigaben für Ihre Teammitglieder. Diese können über Workflows oder Plug-Ins von Microsoft CRM über die Teammitglieder angesteuert werden. Tipp: Im Menü Projekte finden Sie die Ansicht Meine Projektteilnahmen. Dort finden Sie alle Projektknoten, in denen Sie als Teammitglied eingeplant sind. 7.3 Effizienzfaktor Bei jedem Mitarbeiter kann für sämtliche durch ihn ausführbaren Services ein Effizienzfaktor hinterlegt werden. Die Konfiguration wird in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Kompetenzen durchgeführt. Sie benötigen die Rolle CRM-Project HR Manager, um die Information lesen und schreiben zu können. Der Effizienzfaktor gibt Auskunft darüber, welcher Mitarbeiter welchen Service wie gut ausführen kann. Der Wert 1,00 bedeutet, dass die Arbeit vom Mitarbeiter in normaler Geschwindigkeit ausgeführt wird. Ein Wert von kleiner als 1,00 bedeutet, dass der Mitarbeiter den Service schlechter bzw. weniger schnell erledigen kann. Bspw. bedeutet die Einstellung 0,50, dass für eine Tätigkeit mit einem Arbeitsumfang von 1 Tag vom entsprechenden Mitarbeiter 2 Tage für die Ausführung benötigt werden. Bei einem Effizienzfaktor größer als 1,00 kann der Mitarbeiter die Arbeit in kürzerer Zeit ausführen. Bspw. bedeutet die Einstellung 1,50 eine 50% schnellere Abarbeitung. 3 Tage Arbeit dieses Services werden somit von diesem Mitarbeiter in 2 Tagen erledigt. Wird für den Effizienzfaktor kein Wert hinterlegt, so wird der Wert 1,00 als Standard angenommen. CRM-Project ab Rollup / 150

52 8 Ressourcenauslastung Die Information über aktuelle und geplante Auslastungen der verfügbaren Ressourcen ist unerlässlich für die Planung von Projekten und als Grundlage für Entscheidungen. In CRM-Project stehen für die Darstellung der Ressourcenauslastung drei verschiedene Varianten zur Verfügung: Die globale Ressourcenauslastung über alle Projekte und alle Ressourcen der Organisation. Die Ressourcenauslastung für ein konkretes Projekt und die dort verplanten Ressourcen. Die persönliche Auslastung eines jeden Mitarbeiters innerhalb seines Arbeitsplans. 8.1 Voraussetzungen Die Grundvoraussetzung für eine Ressourcenplanung sind aktuelle Informationen über die Verfügbarkeit der vorhandenen Ressourcen. Daher sind vorweg folgende Einstellungen innerhalb des CRM-Systems vorzunehmen Arbeitszeiten der Mitarbeitern Damit die Informationen über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern korrekt dargestellt werden kann, muss die Arbeitszeit der Mitarbeiter innerhalb des CRM Systems korrekt eingestellt sein. Es handelt sich hierbei um eine Standardfunktionalität von Microsoft Dynamics CRM. Die Einstellungen sind im Kalender der einzelnen Benutzer vorzunehmen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie jeweils immer im Bereich Betriebsferien die Auswahl auf Berücksichtigen setzen, um sicherzustellen, dass auch Feiertage und Urlaub korrekt in der Ressourcenplanung dargestellt werden. CRM-Project ab Rollup / 150

53 8.1.2 Abwesenheit Zusätzlich zur regelmäßigen Arbeitszeit der Mitarbeiter sind auch korrekt eingetragene Abwesenheiten Voraussetzung für eine durchgängig richtige Darstellung der Ressourcenverfügbarkeit und die daraus resultierende Planung. Die Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit, etc.) lassen sich über die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung einstellen. Dabei werden für Feiertage und Betriebsferien (organisationsübergreifend) automatisch die notwendigen Einträge im Microsoft CRM Arbeitszeitkalender für alle vorhandenen Mitarbeiter gesetzt. für Urlaubstage, Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten die erforderlichen Abwesenheitseinträge in den individuellen Kalendern der betroffenen Mitarbeiter durchgeführt Urlaub Urlaub wird über den Bereich Urlaubsanträge verwaltet. Dieser befindet sich im persönlichen Bereich des Projektmenüs oder wahlweise im Arbeitsbereich, wenn dort der Menübereich Planung eingeblendet ist. Über diesen Menüpunkt wird die individuelle Abwesenheitsverwaltung des Mitarbeiters aufgerufen, wodurch sowohl das Erstellen von Urlaubsanträgen als auch die Beantragung von Ausgleichsurlaub ermöglicht wird. Die Urlaubsanträge dienen zur Planung von Abwesenheit durch den Mitarbeiter. Der Ausgleichsurlaub dient zur Gutschrift von Ausgleichstagen auf das Urlaubskonto eines Mitarbeiters. Dies kann bspw. erforderlich sein, wenn: der Mitarbeiter einen Urlaub abgebrochen hat, einen genehmigten Urlaub betriebsbedingt nicht antreten konnte oder Mehrarbeit geleistet hat, die durch Freizeit ausgeglichen wird. Sowohl die Beantragung von Urlaub als auch von Ausgleichsurlaub wird durch einen mehrstufigen Freigabeprozess mittels Microsoft CRM-Workflows und -Aktivitäten unterstützt. Diese Workflows können in den Microsoft CRM- Einstellungen im Bereich Prozesse auf die Regeln Ihrer Organisation angepasst werden. Im Auslieferungszustand sieht der Ablauf insbesondere folgende wesentlichen Prozessschritte vor: Auswahl eines Stellvertreters beim Erstellen des Antrags Annahme der Stellvertretung durch den Stellvertreter Freigabe des Urlaubs durch den Vorgesetzten (Manager) des Mitarbeiters Genehmigung und Verbuchung des Urlaubs durch die Personalleitung Nach der Bestätigung der Urlaubsvertretung, der Freigabe durch den Vorgesetzten und der Genehmigung durch den Personalleiter werden die Urlaubstage automatisch vom Resturlaub des Mitarbeiters abgezogen bzw. bei Ausgleichsurlaub hinzu gebucht. Die für den Mitarbeiter zuständigen Personen wie Manager und Personalleitung werden in den Benutzereinstellungen festgelegt. Hinweis: Zur Verwendung des Urlaubsantrages ist die Rolle CRM-Project Absence Submitter erforderlich. Hinweis: Bei nicht ganztägigen Urlaubseinträgen muss die Zeit eingetragen werden, in der aufgrund des Urlaubs nicht gearbeitet wird. Beispiel: Bei einer Arbeitszeit von 8:00 Uhr 16:00 Uhr und einem halben Tag Urlaub am Vormittag ist im Urlaubsantrag der Zeitraum von 8:00 Uhr bis 12:00 Uhr zu legen. CRM-Project ab Rollup / 150

54 Abwesenheitsverwaltung Alle weiteren Arten von Abwesenheit sowie das Hinzubuchen von neuem (Jahres-)Urlaub können durch die Personalabteilung zentral innerhalb der Abwesenheitsverwaltung im Bereich Einstellungen verwaltet werden. Für den Zugriff auf diesen Bereich ist die Rolle CRM-Project HR Manager erforderlich Betriebsferien Der Bereich Betriebsferien ermöglicht das Anlegen von Betriebsferien. Dabei werden für alle Benutzer mit der Rolle CRM-Project Absence Submitter die entsprechende Anzahl von Urlaubstagen vom Resturlaub subtrahiert und es wird ein Betriebsurlaub im Arbeitszeitkalender von Microsoft CRM generiert Abwesenheit Abwesenheit dient dazu, für einen Mitarbeiter einen bestimmten Zeitraum als nicht verfügbar zu kennzeichnen. Es erfolgt keine Änderung an der Anzahl der verbleibenden Urlaubstage des Mitarbeiters Feiertage Die Auswahl Feiertag fügt für das gewählte Datum eine Abwesenheit bei allen relevanten Mitarbeitern ein. Im Gegensatz zur Auswahl Betriebsferien erfolgt hierbei keine Änderung an der Anzahl der verbleibenden Urlaubstage der Mitarbeiter Neuer Jahresurlaub Um für alle Mitarbeiter neuen Jahresurlaub einzutragen, steht die Auswahl Neuer Jahresurlaub zur Verfügung. Das System übernimmt dabei für jeden Mitarbeiter den Wert Jahresurlaub, der bei jedem Benutzer in der Benutzerentität zu hinterlegen ist, und fügt einen ggf. noch vorhandenen Resturlaub hinzu Verfallender Urlaub Die Auswahl Verfallender Urlaub dient dazu, für jeden Mitarbeiter individuell den nicht genutzten Jahresurlaub vom Urlaubsguthaben abzuziehen. Dieser Vorgang ist für jeden Mitarbeiter einzeln von der Personalabteilung durchzuführen. Die Funktion reduziert die verbleibenden Urlaubstage für den entsprechenden Benutzer automatisch. CRM-Project ab Rollup / 150

55 8.1.3 Kapazitäten für Services / Leistungen Zur Planung mittels Services bzw. Leistungsarten werden die Kapazitäten für die jeweils verfügbaren Services über den Bereich Produkt/Service Zuordnung im Menü Einstellungen vorgenommen. Zuvor müssen die durch Ihre Organisation grundsätzlich verfügbaren Services in Microsoft CRM angelegt sein. Über den Bereich Produkt/Service Zuordnung können Sie pro Service definieren, in welchem Umfang (Stunden / Tag) der Service verfügbar ist. Dies ist die Grundlage für die Einplanung von Arbeitsmengen auf diesen Service. 8.2 Darstellung für die Ressourcenauslastung Die Darstellung der Ressourcenauslastung berücksichtigt für die Kapazitätsplanung die Elemente Projektknoten sowie die darin enthaltene Arbeitsmenge für das jeweilige Teammitglied, Termine und Serviceaktivitäten. Termine und Serviceaktivitäten werden am jeweils geplanten Datum (Tag) im entsprechenden Umfang (Stunden) als Auslastung für die jeweilige Ressource eingeplant und in gelber Farbe dargestellt. Für Projektknoten, in denen die jeweils betrachtete Ressource als Teammitglied eingeplant ist, wird deren Menge an Arbeit (geplante Arbeit abzgl. bereits gebuchter Arbeit) in diesem Projektknoten auf den entsprechenden Zeitraum gleichmäßig verteilt. Je geringer die Arbeitsmenge ist bzw. je länger der Zeitraum ist, desto geringer fällt auch die Auslastung pro Tag des Mitarbeiters aus. Die Auslastung, die aus Projektknoten resultiert, wird in blau für Projekte in Bearbeitung bzw. in orange für Projekte in Planung dargestellt. Termine und Serviceaktivitäten die als Bezug einen Projektknoten haben, für den der Mitarbeiter auch als Teammitglied geplant ist, werden als Terminblocker für die Aufgaben innerhalb des Projektknotens interpretiert. Somit werden diese Zeiten von der gesamten Leistungsmenge innerhalb des zugewiesenen Projektknotens abgezogen und die verbleibende Arbeitsmenge über den Zeitraum des Projektknotens verteilt Organisationsweite Ressourcenauslastung Die organisationsweite Ressourcenauslastung ist unter dem Hauptmenüpunkt Projekte zu finden. In dieser Ansicht werden alle im ausgewählten Zeitraum laufenden Projekte mit den beteiligten Mitarbeitern und Services angezeigt. CRM-Project ab Rollup / 150

56 Tipp: Um mehr Details zu den eingeplanten Tätigkeiten bei einem Mitarbeiter an einem bestimmten Tag zu erhalten, bewegen Sie einfach den Mauszeiger auf den jeweiligen Tag. So erscheint die konkrete Tagesplanung als Tooltip neben dem Mauszeiger Projektbezogene Ressourcenauslastung Die projektbezogene Auslastung ist für jedes Projekt über den Menüpunkt Projekteinlastung verfügbar. Die dort angezeigten Auslastungswerte beziehen sich nur auf Arbeiten aus dem jeweiligen Projekt. Diese Ansicht gibt dem Projektleiter eine Übersicht, in welchem Zeitraum welche Ressourcen für diese Projekt eingeplant sind. Es werden keine Auslastungen aus anderen Projekten dargestellt Persönliche Ressourcenauslastung Der Arbeitsplan Der Arbeitsplan ermöglicht jedem Mitarbeiter eine Übersicht bzgl. der für ihn geplanten Arbeit (Projektarbeit, Termine, Aufgaben, etc.) Darstellung Sowohl die konkreten Termine und Serviceaktivitäten als auch alle übrigen CRM Aktivitäten werden an den jeweils zugehörigen Tagen dargestellt. Zusätzlich werden alle geplanten Projektknoten in diesem Zeitraum für diesen Mitarbeiterdargestellt. Ergänzend sind für die jeweiligen Arbeitspakete per Mouseover die relevanten Details verfügbar. Angezeigt werden: Projektname Geplante Arbeit für den konkreten Tag Zugewiesene Arbeit und bereits abgearbeitetes Volumen für den Projektknoten Start und Ende des Projektknotens Die Höhe der Pakete gibt das Volumen an, mit dem dieses Paket für diesen Tag geplant ist. Die Höhe ist über die Dauer des Knotens (z.b. ein Teilprojekt) möglichst gleichmäßig verteilt, unter Berücksichtigung der bei Einlastung verfügbaren Zeitfenster. Je höher ein Paket ist, desto mehr Zeit des Tages ist für den Knoten geplant. Besonders kleine Arbeitspakete (< 1h / Tag) sind für eine bessere Handhabung und Darstellung separat mit einer fixen Größe am oberen Rand dargestellt. Die Farbe der Pakete gibt die Dringlichkeit dieses Knotens an. Je dunkler das Paket ist, desto dringender ist die Abarbeitung. Die Einfärbung ergibt sich aus der verbleibenden zugewiesenen Arbeit (zugewiesene Arbeit abzgl. bereits abgearbeiteter Menge) und der verbleibenden gesamten Arbeitszeit des Mitarbeiters, bis das geplante Ende des Projektknotens erreicht ist. Eine zusätzliche farbliche Eskalation für besonders dringende Arbeitspakte erfolgt durch Darstellung eines roten Rahmens um das Arbeitspaket. Diese Eskalation gibt an, dass der Mitarbeiter ab dem aktuellen Zeitpunkt nichts mehr anderes bearbeiten sollte als das rot markierte Arbeitspaket, wenn dieses noch rechtzeitig gemäß der Verfügbarkeit der Ressource erledigt werden soll. Der rote Rahmen erscheint ebenfalls bei überfälligen Arbeiten (z.b. geplantes Ende gestern). CRM-Project ab Rollup / 150

57 Tipp: Der Arbeitsplan wird für den aktuell angemeldeten Benutzer aufgerufen. Sie können über die Pickliste den Namen, aber auch den Arbeitsplan anderer Benutzer Ihrer Organisation einsehen. Um vollständige bzw. richtige Informationen über die Arbeitspläne anderer Benutzer zu erhalten, benötigen Sie jedoch auch die relevanten Rechte zum Lesen von Aktivitäten und Projekteinteilungen für die anderen Benutzer. Dies können Sie über die Microsoft CRM-Berechtigungsrollen konfigurieren Logik der Einplanung der Projektarbeiten Bei der Einlastung eines Projektknotens legen sich die Arbeitspakete im der geplanten Projektzeitraum automatisch um schon bestehende Termine und Projekte herum. Dabei werden Termine die zu diesem Projektknoten zugeordnet sind (Lookup-Bezug auf diesen Projektknoten) in die geplante Zeit eingerechnet, was dazu führt, dass die verbleibende zu verteilende Arbeitsmenge im Zeitraum entsprechend geringer ist. Termine, die nicht zu diesem Projekt gehören, werden bezogen auf den Projektknoten als nicht verfügbare Zeit behandelt und die Arbeit des Projektknotens wird um diese Termine herum geplant ; die Arbeitsmenge an den übrigen verfügbaren Tagen steigt also. Beispiel: Ein Projektknoten ist für die Dauer von einer Woche (Montag Freitag) eingeplant und dem Mitarbeiter sind 2,5 PT zugeteilt. Angenommen, der Mitarbeiter arbeitet 8 Stunden pro Tag und für den Mitarbeiter sind in dieser Woche noch keine sonstigen Arbeiten geplant, so wird in den Arbeitsplan des Mitarbeiters 4 Std./Tag (= 20 Std. = 2,5 PT à 8 Std.) gleichmäßig geplant. Jetzt plant der Mitarbeiter konkret 1 Tag (= 8 Stunden) der Arbeiten aus diesem Projektknoten am Montag zu erledigen. Er erstellt einen Termin und ordnet diesen per Bezug auf den Projektknoten zu. Die verbleibende Arbeit für den Projektknoten reduziert sich für die Tage Dienstag bis Freitag auf die insgesamt verbleibenden 1,5 PT. Somit werden nur noch 3 Std./Tag (= 12 Std.) beim Mitarbeiter für diese 4 Tage eingeplant. Plant der Mitarbeiter jedoch am Montag einen 8 Stunden-Termin für ein anderes Projekt, so werden die geplanten 2,5 PT vollständig auf die verbleibenden Tage Dienstag bis Freitag verteilt. Die Auslastung pro Tag für dieses Arbeitspaket erhöht sich somit auf 5 Stunden / Tag (20 Std. / 4 Tage). Zusätzlich priorisiert die Logik der Applikation die Planung in der folgenden Reihenfolge: Termine und Serviceaktivitäten Projekte mit Statusgrund Bearbeitung Projekte mit Statusgrund Planung Innerhalb jeder dieser Gruppen wird nach Datum von unten nach oben sortiert. Dies bedeutet, dass Projektknoten, die sich lediglich in Planung befinden, ganz oben und damit als erstes im Bereich einer potenziellen Überlastung zu finden sind. Innerhalb der Projekte mit Status Bearbeitung steht die zuletzt eigeplante Arbeit ganz oben. Alle Elemente (Termine, Projektknoten und Aktivitäten) können direkt im Arbeitsplan angeklickt werden und öffnen sich in einem neuen Fenster. CRM-Project ab Rollup / 150

58 9 Leistungs- und Zeiterfassung CRM-Project beinhaltet vielfältige Möglichkeiten zur Zeiterfassung. Dabei steht der Komfort für den Mitarbeiter im Mittelpunkt. Er kann aus vier verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten auswählen. Zur Verfügung stehen: der CRM Outlook Client, das Mitarbeiter Cockpit, eine Schnellerfassungsmaske zur Zeiterfassung, sämtliche Aktivitätstypen von Microsoft CRM und Mobile Apps Über die Erfassungsmaske für Dienstleistungen wird auch die Leistungserfassung für externe Dienstleister unterstützt. Sie können auch ausgewählte Aktivitäten zur mobilen Nutzung freischalten (über Microsoft CRM Standard Customizing) und die Zeiterfassung mit ihrem mobilen Gerät durchführen. Arbeit innerhalb von Projekten kann sehr einfach über alle verfügbaren CRM Aktivitätstypen erfasst werden. Alle Termine, Serviceaktivitäten, Aufgaben, usw. werden zu diesem Zweck mit der geleisteten Arbeitszeit versehen und mit dem jeweiligen Projektteil in Bezug gebracht. Sobald die Aktivität als erledigt markiert wird, ist die Leistungserfassung abgeschlossen. Durch die konsequente Nutzung der CRM-Standardaktivitäten stehen auch alle gebuchten Leistungen - je nach Typ - an den üblichen Stellen zur Verfügung (z.b. Aufgaben und Telefonanrufe in der Aktivitäten-Historie; Termine und Serviceaktivitäten zusätzlich im Outlook- und CRM-Kalender, usw.). Darüber hinaus steht eine Schnellerfassungsmaske für die Zeiterfassung zur Verfügung. Diese dient zur Schnellerfassung von insbesondere auch kleineren Leistungsmengen. Die Schnellerfassungsmaske basiert natürlich auch auf Microsoft CRM-Standardtechnologien (hier: Silverlight) und kann daher auch zur Zeiterfassung außerhalb Ihres Intranets genutzt werden. Sie können ihre Arbeitszeiten sehr schnell und einfach mit dem flexiblen und benutzerfreundlichen Mitarbeiter Cockpit bearbeiten. Es basiert zu 100 % auf HTML5- und Java Script-Technologie und kann ebenfalls außerhalb des CRM (integriert in Ihrer Intranet-Seite, auf der Outlook-Startseite, SharePoint-Seite) genutzt werden. CRM-Project ab Rollup / 150

59 Zu guter Letzt steht auch noch eine Sammelerfassungsmaske für Dienstleistungen zur Verfügung. Diese ist für Anwendungsfälle konzipiert, in denen Leistungen nicht im Detail sondern aggregiert als Summen erfasst werden sollen. Ein Anwendungsfall ist beispielsweise ein Projektleiter, der aus einer Abteilung lediglich die abzurechnenden Personentage der Abteilung als Summe erhält, welche aber natürlich mit in die Projektkosten einfließen sollen. Oder aber beispielsweise die Zeiterfassung von Beratern in lang laufenden Beratungsprojekten, die nur am Ende der Woche die gesamte Projektzeit auf eines oder wenige Projekte in Personentagen zurückmelden. Durch die beliebige Anwendbarkeit aller Zeiterfassungsmöglichkeiten können Sie jedem Projekt, jedem Team oder auch bestimmten Mitarbeitern die für sie passende Zeiterfassung zur Verfügung stellen. Für das Buchungscontrolling stehen diverse Ansichten und Reports zur Verfügung. Sie unterstützten sowohl den Mitarbeiter selbst als auch den Projektleiter und das übergeordnete Controlling. Der Mitarbeiter kann beispielsweise direkt in seinem Outlook-Kalender Buchungslücken identifizieren. 9.1 Zeiterfassung über CRM Standardaktivitäten Die Erfassung von Leistungen zu einem Projekt erfolgt über die Aktivitäten von Microsoft CRM. Es können nahezu alle Aktivitätstypen herangezogen werden (ausgenommen Kampagnenreaktionen). In CRM-Project wird das Erfassen von Leistungen zu einem Projekt durch die Projektmitglieder als Buchen bezeichnet. Durch das Buchen werden die Berechnungen, die CRM-Project durchführt, ausgelöst. Das Buchen von Aktivitäten erfolgt durch den erfolgreichen Abschluss einer Aktivität. Ohne eine Aktivität abzuschließen, können Aktivitäten beliebig zu Planungszwecken zu Projekten zugeordnet werden. Bevor diese Aktivitäten jedoch nicht abgeschlossen sind, werden weder Arbeit in Personentagen noch Kosten in Geldbeträgen auf das Projekt gebucht. Stornierte oder gelöschte Aktivitäten werden von CRM-Project ebenfalls nicht innerhalb der Leistungserfassung eines Projektes berücksichtigt. Aktivitäten können über die Microsoft CRM-Standardfunktionen auch anderen Mitarbeitern zugewiesen werden. So können z.b. Aufgaben an den jeweilig zuständigen Experten innerhalb des Projektteams delegiert werden. Zum einen kann der Projektleiter auf diese Weise die Aufgaben eines Projektes an seine Teammitglieder delegieren, zum anderen können die Teammitglieder untereinander die Aufgaben unter sich verteilen (bspw. im Falle von Krankheit oder Urlaub). Tipp: Bitte beachten Sie, dass hinsichtlich des Zuweisens von Aufgaben ggf. Einschränkungen durch die von Ihnen definierten Berechtigungsrollen innerhalb Ihres CRM-Systems bestehen können. Weitere Informationen hierzu können Sie der Microsoft CRM-Standarddokumentation entnehmen. Sämtliche Felder, die CRM-Project in den Microsoft CRM-Standardaktivitäten ergänzt wurden, sind im separaten Abschnitt Projektmanagement platziert. Dadurch besteht größtmögliche Flexibilität bei der Anpassung Ihres individuellen Customizing. CRM-Project ab Rollup / 150

60 9.1.1 Aufgaben, Telefonanrufe, Briefe, Faxe Aktivitäten des Typs Aufgabe, Telefonanruf, Brief oder Fax verhalten sich analog. Für CRM-Project ist es wichtig, dass das Feld Bezug den Projektknoten enthält, zu dem Sie die Leistung zuordnen möchten. Auf diesem Projektknoten werden dann durch das Buchen der Aktivität sowohl die Abarbeitung in Form von gebuchten Personentagen als auch die Kosten erhöht. Die für die Erledigung der Aktivität benötigte Dauer wird von CRM-Project als Grundlage für Buchung der Menge an Arbeit herangezogen. Um die Aktivität im Projekt zu verbuchen, wählen Sie Als erledigt markieren aus, um die Aktivität zu speichern und gleichzeitig auf das Projekt zu buchen. Hinweis: Beim Aktivitätstyp Aufgabe, Telefonanruf, Brief oder Fax muss das Projektmitglied, welches die Aktivität ausgeführt hat bzw. unter dem die Aktivität im Projekt verbucht werden soll, als Besitzer eingetragen sein. Tipp: Falls Sie eine Aktivität lediglich planen und die Durchführung bzw. Erledigung in der Zukunft erfolgt bzw. sich die Informationen und Werte in der Aktivität noch ändern können, so wählen Sie Speichern und schließen, um die Aktivität zu schließen. Sie können die Aktivität zu einem späteren Zeitpunkt wieder öffnen, ggf. modifizieren und dann Als erledigt markieren, um Sie auf das Projekt zu buchen. Hinweis: CRM-Project unterstützt keine Buchungen für Aktivitäten vom Typ Aufgabe, Telefonanruf, Fax oder Brief, die mehr als 8 Stunden Arbeit respektive mehr als einen Personentag Arbeit enthalten. Sollten Sie also Aktivitäten dieses Typs von mehr als 8 Stunden an einen Tag verbuchen wollen, so ist es erforderlich, mehrere Aktivitäten anzulegen. Natürlich können Sie auch direkt aus einem Projektknoten heraus eine Aktivität erstellen und buchen. Öffnen Sie den Projektknoten, in dem Sie Arbeiten ausgeführt haben, wählen Sie in der linken Navigation Aktivitäten und anschließend in der Menüleiste Neu: Aktivität. So wird der Bezug der Aktivität automatisch mit dem Projektknoten vorbelegt. CRM-Project ist das 4. Modul für Microsoft CRM und unterstützt natürlich auch den Microsoft CRM-Outlook Client. Sie können daher auch mit Hilfe von Outlook CRM-Aufgaben Buchungen erfassen. CRM-Project ab Rollup / 150

61 Verbinden Sie über die CRM-Integration des Microsoft CRM-Outlook Clients (Button In CRM nachverfolgen ) die Aufgabe mit Microsoft CRM und klassifizieren Sie in diesem Zug den Aktivitätstyp (Aufgabe, Brief, Fax oder Telefonanruf). Legen Sie zusätzlich einen Bezug zu einem Projekt oder Projektteil fest. Sobald Sie die Aufgabe Als erledigt markieren, wird diese auch auf das Projekt verbucht s Sowohl eingehende als auch ausgehende s mit Bezug zu einem Projekt werden innerhalb von CRM-Project erfasst. Ausschlaggebend für die Buchung ist, dass die den Status Empfangen oder Gesendet hat. Auch hier wird der Besitzer der für die Buchung als ausführender Projektteilnehmer herangezogen. Für eingegangene s genügt es, diese nach Microsoft CRM hoch zu stufen und mit dem entsprechenden Projektknoten in Bezug zu setzen. Ausgehende s müssen versandt sein, um in CRM-Project mit dem jeweiligen Arbeitsaufwand verbucht zu werden. Andernfalls werden Sie wie geplante Aktivitäten behandelt. CRM-Project ab Rollup / 150

62 Gleiches gilt auch für s, die über Microsoft Outlook erstellt werden. Hier ist die Verwendung analog zu Aufgaben, Telefonanrufen, etc. durchzuführen Termine und Serviceaktivitäten Aktivitäten vom Typ Termin und Serviceaktivität werden nahezu analog verarbeitet. Geben Sie alle Angaben ein, die Sie für den Termin benötigen. Für CRM-Project ist es wichtig, dass das Feld Bezug das Projekt bzw. den Projektteil enthält, zu dem Sie die Leistung erfassen möchten. Für die Menge an geleisteter Arbeit wird wie bereits in den übrigen Aktivitätstypen das Feld Dauer herangezogen. Der wichtigste Unterschied zu den übrigen Aktivitätstypen ist, dass bei Terminen und Serviceaktivitäten nicht der Besitzer der Aktivität als ausführendes Projektmitglied herangezogen wird, sondern die Erforderlichen Teilnehmer (Termin) bzw. die Ressourcen (Serviceaktivität). So wird zusätzlich auch ermöglicht, bspw. einen Termin mit mehreren Teilnehmern über eine einzige Buchung für alle Teilnehmer im System zu erledigen. Wählen Sie, wie bei allen übrigen Aktivitätstypen, Als erledigt markieren, um die Aktivität zu auf das Projekt zu buchen. Hinweis: Falls Sie als Terminplaner auch selbst am Termin teilnehmen und Sie dies entsprechend verbuchen möchten, so müssen Sie sich zusätzlich als erforderlichen Teilnehmer eintragen. Sollten Sie sich selbst in einer Serviceaktivität verbuchen wollen, müssen Sie Ihren Benutzer als Ressource hinterlegen. Tipp: Falls Sie die Aktivität lediglich planen und die Durchführung noch erfolgt bzw. sich die Informationen und Werte in der Aktivität noch ändern können, so wählen Sie Speichern und schließen um die Aktivität zu schließen. Sie können die Aktivität zu einem späteren Zeitpunkt wieder öffnen, ggf. modifizieren und dann Als abgeschlossen markieren, um Sie auf das Projekt zu buchen. Hinweis: CRM-Project unterstützt keine tagesübergreifenden Buchungen. Sollten Sie also Termine über mehrere Kalendertage buchen wollen, so müssen Sie für jeden Tag eine einzelne Aktivität anlegen. Buchungen von Terminen müssen immer innerhalb des gleichen Kalendertages erfolgen. Die Berechnung der Arbeit innerhalb eines Tages erfolgt auf Basis der Umrechnung 8 Stunden = 1 Personentag. D.h. wenn Sie an einem Tage eine Besprechung von 10 Stunden Arbeit hatten, so verbucht CRM-Project 1,25 Personentage Arbeit auf dem Projekt. CRM-Project ab Rollup / 150

63 Hinweis: Je nach Konfiguration Ihres individuellen Microsoft CRM-Customizing kann es erforderlich sein, in Serviceaktivitäten den ausgeführten Service anzugeben (Pflichtfeld). Natürlich können Sie auch direkt aus einem Projektknoten heraus eine Aktivität erstellen und buchen. Öffnen Sie den Projektknoten, in dem Sie Arbeiten ausgeführt haben, wählen Sie in der linken Navigation Aktivitäten und anschließend in der Menüleiste Neu: Aktivität. So wird der Bezug der Aktivität automatisch mit dem Projektknoten vorbelegt. CRM-Project ist das 4. Modul für Microsoft CRM und unterstützt natürlich auch den Outlook-Client. Sie können daher auch innerhalb des Outlook-Kalenders Termine anlegen. Legen Sie den Termin im Outlook-Kalender an, indem Sie alle notwendigen Daten eingeben und die teilnehmenden Projektmitglieder einladen. Hinweis: Wenn Sie auch selbst an dem Termin teilnehmen und CRM-Project Sie in der Buchung berücksichtigen soll, so ist es erforderlich, dass Sie sich auch selbst zu dem Termin einladen, um als teilnehmender Benutzer erfasst zu werden. Tipp: Je nach Anwendungsfall können Sie diese Einladung bzw. die Hinterlegung Ihres eigenen Benutzers als erforderlichen Teilnehmer bei Terminen auch mit Hilfe eines Workflows automatisieren. Stellen Sie über die CRM-Integration des Microsoft CRM-Outlook Clients einen Bezug zu dem gewünschten Projektknoten her. Damit wird der Termin in Microsoft CRM erfasst, aber noch nicht verbucht. Zur Verbuchung des Termins markieren Sie den Termin als Erledigt in Microsoft CRM. 9.2 Zeiterfassung über die Schnellerfassungsmaske Um die Zeiterfassung für Mitarbeiter mit oft wechselnden Tätigkeiten noch komfortabler zu gestalten, steht zum Buchen eine Schnellerfassungsmaske zur Verfügung. Die Schnellerfassungsmaske für die Zeiterfassung ist in fast allen Bereichen von Microsoft CRM über die obere Menüleiste zu erreichen. Zudem kann die Zeiterfassungsmaske für Benutzer ohne Microsoft CRM-Lizenz (z.b. ESS CAL User) als direkter Link zur Verfügung gestellt werden. CRM-Project ab Rollup / 150

64 Über die Zeiterfassungsmaske können die geleisteten Arbeiten ohne Umwege mit Start und Endzeit (oder Dauer) versehen, einem Projekt (oder andere Entitäten, wie Ticket, Lead, Auftrag usw.) zugeordnet und um die Tätigkeitsbeschreibung ergänzt werden. Anschließend kann die nächste Aktivität erfasst werden. Der obere Bereich der Zeiterfassung dient zum Erstellen einer neuen Buchung. Aktuelle Zeit : Setzt alle Datums- und Zeitwerte auf den aktuellen Zeitpunkt. Filter : Wählen Sie, ob in der Projektliste nur die zuletzt verwendeten Projekte oder alle Projekte aufgelistet werden. Sicht : Zeigt die Erfassungen für die ausgewählten Perioden an: Heute, Gestern, Diese Woche oder Letzte Woche. Name : Zeigt den aktuell angemeldeten Benutzer an, unter dem auch die Buchung erstellt wird. Datum : Datum der Buchung Startzeit : Beginn der Buchung. Endzeit : Ende der Buchung (ändert sich automatisch bei Änderung der Arbeitsmenge). Arbeit [h] : Die Arbeitszeit der Buchung (wird automatisch über Start- und Endzeit vorbelegt). Betreff : Zusätzliche Information für die ausgeführte Tätigkeit. Typ : Zeigt die verfügbare Liste der auswählbaren Entitäten für die Zeiterfassung an. Bezug : Liste der verfügbaren Datensätze, basierend auf dem gewählten Entitätstyp. RA : Restaufwand: hier kann Eintragung des Restaufwands erfolgen, siehe dazu Kapitel 9.8. Speichern : Speichert die Aktivität als erledigt ab. Alle über die Zeiterfassungsmaske erstellten Buchungen werden standardmäßig als Termine in Microsoft CRM abgespeichert und stehen somit auch im Outlook-Kalender des Benutzers zur Verfügung. Die Fast Time Entry-Datensätze werden allerdings systemtechnisch kennzeichnet. Kunden können damit den Outlook-Filter spezifisch für die Fast Time Entry-Einträge konfigurieren und somit das Erscheinen der Zeiterfassungseinträge in Outlook verhindern. Tipp: Die Anzahl der Einträge die als zuletzt verwendet herangezogen werden, wird über die Einstellungen der Solution konfiguriert (vgl. Kapitel ). Die Darstellung der getätigten Buchungen erfolgt gruppiert auf Tagesebene. Je Tag wird eine Summe der Arbeitsmenge ausgegeben, um ein Controlling der Vollständigkeit der Buchungen durch den Mitarbeiter zu unterstützen. Die aufgeführten Aktivitäten können durch den Benutzer entfernt oder editiert werden. Die Änderungen sind allerdings für die schon abgerechneten Einträge nicht mehr möglich. Der Zeitraum für die Änderungen kann auch über Settings eingestellt werden. Sie dazu Kapitel CRM-Project ab Rollup / 150

65 9.3 Zeiterfassung über das Mitarbeiter Cockpit Mit dem flexiblen und benutzerfreundlichen Mitarbeiter Cockpit können Sie ihre Arbeitsstunden schnell und einfach eingeben oder bearbeiten. Es kann in nahezu allen Bereichen der obersten Menüstruktur erreicht werden. Das Mitarbeiter Cockpit kann ebenfalls außerhalb des CRM genutzt werden. (integriert in ihrer Intranet-Seite, auf der Outlook-Startseite, im SharePoint, etc.) Nachdem Sie die Maske gestartet haben, können Sie über verschiedene Wege Zeiten erfassen: Verwenden des New Button im oberen Bereich Mit der Stoppuhr In der Kalender Sicht Die eingegebenen Items werden unmittelbar mit dem CRM System synchronisiert und können für Projekt Reporting und Controlling genutzt werden Zeiterfassung mit dem New Button Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf den New Button, in der linken oberen Hälfte des Menüs (1). Ein neuer Eintrag wird im Grid erstellt; Das Item erscheint ebenfalls in der Kalendersicht (2). Jetzt sind Sie in der Lage das Start- und End Datum und/oder die Dauer, einen Titel und falls gewünscht eine kleine Beschreibung, einzufügen. Der Look-up-Button ist für die Auswahl eines Bezug Item vorhanden. Nachdem Sie diesen betätigt haben, können Sie nach einem geeigneten Datensatz für das Bezug-Item mithilfe der CRM Lookup-Maske suchen. Um ihre Zeiterfassung zu komplementieren, klicken Sie auf das Disketten-Icon in der zweiten Spalte des Grids. Die Zeit ist anschließend erfasst, weshalb sich die Farbgebung (Zeile) des Termins, grau färbt. Um das Item im CRM anzeigen zu lassen, benutzen Sie das Kalender-Symbol in der ersten Spalte. CRM-Project ab Rollup / 150

66 Um das Item zu löschen, klicken Sie auf den Delete -Button in der dritten Spalte Zeiterfassung mit Stoppuhr Um ihre aktuellen Aufgaben nachzuverfolgen, benutzen Sie die Stoppuhr, bzw. den Timer in der Menüleiste (2). Um einen neuen Eintrag in der Kalendersicht zu erstellen (2), klicken Sie auf Record : Das neue blau gefärbte Item wird im Grid erstellt. Ebenso wie bei Ihren anderen Zeiterfassungen, füllen Sie die auf den Datensatz bezogenen und erforderlichen Informationen. Sie können die Information sofort oder nach stoppen des Timers eintragen. Für Erstellen, Bearbeiten oder das Löschen von Einträgen nutzen Sie die Optionen, die in den vorherigen Abschnitten beschrieben wurden. Zeiterfassung mit der Kalendersicht Um einen neuen Eintrag in der Kalendersicht (3) zu erstellen, klicken Sie einmal direkt in den Kalender: Das neue blau gefärbte Item wurde erstellt. Jetzt können Sie die Start- und Endzeit und/oder die Termindauer via ziehen und loslassen der oberen und unteren Grenzen des erstellen Items, verändern. Um einen neuen Titel des Datensatzes zu erstellen benutzen Sie die Event properties Maske auf der rechten Seite. Um das Bezug -Item auszuwählen, oder um weitere Details hinzuzufügen, können Sie die Grid-Sicht benutzen bzw. durch Doppelklick den Datensatz im CRM öffnen um ihn zu bearbeiten. Um ihre Zeiterfassung zu komplementieren, betätigen Sie die rechte Maustaste und wählen die Option Mark as completed aus. Die Zeit ist nun erfasst und wird durch die Farbänderung von blau zu grün signalisiert. Um den Eintrag zu löschen, benutzen Sie die Delete -Option Graphische Stunden Übersicht Ein Container, der den Stundenüberblick anzeigt, ist verfügbar: Ein Säulendiagramm zeigt die Gesamtanzahl der eingegebenen Stunden für jeden Tag an Navigation, Sichten und Filter In der Menüleiste finden Sie ebenfalls Navigations- und Filterfunktionalitäten. Sie können bestimmen, ob Sie zwischen heute, täglicher, wöchentlicher und monatlicher Sicht wechseln möchten. jeweils vorwärts und rückwärts. Die Filter open, closed, und invoiced liefern Ihnen eine transparentere und flexiblere Sicht, Zeiterfassungen darzustellen und zu erstellen. Sie können ebenfalls den Kalender auf der rechten Seite benutzen, um zu einem bestimmten Tag zu navigieren. CRM-Project ab Rollup / 150

67 9.3.5 Modifikationen des Mitarbeiter Cockpits Das Mitarbeiter Cockpit kann an ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden: Elemente und Sichten können individuell neu angeordnet oder entfernt werden Neue Elemente (iframes) können hinzugefügt werden Spalten können im Table-Grid hinzugefügt, neu angeordnet oder entfernt werden Hierzu sind keine Programmierkenntnisse notwendig. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie das Mitarbeiter Cockpit modifizieren, navigieren Sie zu Kapitel Bitte beachten Sie, dass eine entsprechende Sicherheitsrolle ( System Administrator oder System Anpasser ) notwendig ist. 9.4 Erfassung von Projektleistungen Die Erfassung größerer Mengen an Personentagen Leistung im Projekt kann durch den Aktivitätstyp Projektleistungen erfolgen. Sowohl Leistungen von Benutzern der Organisation als auch Leistungen von externen Projektteilnehmern können hier erfasst werden. Wie bei allen weiter oben beschriebenen Aktivitätstypen ist es auch für die Projektleistungen wichtig, dass das Feld Bezug den Projektknoten enthält, zu dem die Leistung zugeordnet werden soll. Um die Aktivität im Projekt zu verbuchen, wählen Sie Als erledigt markieren aus, um die Aktivität zu speichern und gleichzeitig auf das Projekt zu buchen. Tipp: Falls Sie die Aktivität lediglich planen und die Durchführung bzw. Erledigung in der Zukunft erfolgt bzw. sich die Informationen und Werte in der Aktivität noch ändern können, so wählen Sie Speichern und schließen, um die Aktivität zu schließen. Sie können die Aktivität zu einem späteren Zeitpunkt wieder öffnen, ggf. modifizieren und dann Als erledigt markieren, um Sie auf das Projekt zu buchen Erfassung von Projektleistungen von Mitarbeitern (CRM Benutzern) Die Erfassung von Leistungen von Mitarbeitern kann durch den jeweiligen Benutzer selbst erfolgen oder durch einen Stellvertreter bzw. den Projektleiter (abhängig von dem von Ihnen genutzten Berechtigungskonzept). Durch die Auswahl Ausführung durch Mitarbeiter im Abschnitt Ressource erfolgt die Leistungserfassung für den eingestellten Organisationsbenutzer. Das Start- und Enddatum ist für die Einordnung der Buchung im zeitlichen Ablauf des Projektes relevant. Für die Leistungsmenge ist jedoch der Wert PT gebucht ausschlaggebend. Ein Personentag (PT) entspricht standardmäßig 8 Stunden, kann allerdings über Settings flexibel angepasst werden. Optional kann für den Benutzer ein abweichender Service eingestellt werden. Wird hier nichts eingestellt, so erfolgt die Definition des erbrachten Services gemäß der standardisierten Servicezuordnung von CRM-Project (vgl. Kapitel ). CRM-Project ab Rollup / 150

68 9.4.2 Erfassung von Leistungen externer Dienstleister (nicht CRM Benutzer) Durch die Auswahl Ausführung durch externer Dienstleister im Abschnitt Ressource erfolgt die Leistungserfassung für einen Kontakt bzw. organisationsfremden Leistungserbringer. Das Start- und Enddatum ist für die Einordnung der Buchung im zeitlichen Ablauf des Projektes relevant. Für die Leistungsmenge ist jedoch der Wert PT gebucht ausschlaggebend. Für die Leistungserfassung eines externen Dienstleisters muss die erbrachte Projektleistung zwingend hinterlegt werden, da sonst keine Abrechnung der Leistungen erfolgen kann. CRM-Project ab Rollup / 150

69 Die Kosten für die Leistungserfassung werden direkt aus dem Kontakt bezogen, sofern Sie dort hinterlegt sind, und gemäß der gewählten Kostenart berechnet. Auch hier entspricht ein Personentag (PT) standardmäßig 8 Stunden, solange nicht abweichend unter Settings konfiguriert wurde. CRM-Project ab Rollup / 150

70 9.4.3 Erfassung von Leistungen der Unternehmenseinheit Wird Ausführung durch Unternehmenseinheit im Ressourcen-Abschnitt ausgewählt, können die Services für eine Unternehmenseinheit der Organisation eingegeben werden. Die Start- und Endzeit entsprechend der Ausführungszeit im Projekt sind anzugeben. PT gebucht bestimmt den geleisteten Arbeitsaufwand. In diesem Fall entspricht ein Personentag (PT) standardmäßig 8 Stunden, außer es wurde in den Einstellungen abweichend konfiguriert. 9.5 Verwendung von Ressourcen Um den Einsatz von Ressourcen sowie die jeweilige Auswirkung auf Kosten und Ertrag im Projekt zu dokumentieren, steht der Aktivitätstyp Ressourcenverwendung zur Verfügung. Dabei wird auf Ressourcen aus dem Bereich Raum/Arbeitsgeräte zurückgegriffen. Der Unterschied zwischen der Ressourcenverwendung und der Sachmittelverwendung besteht darin, dass die Ressourcen nach dem Einsatz weiterhin für andere Projekte zur Verfügung stehen. Die Sachmittel sind jedoch durch den Einsatz verbraucht worden. CRM-Project ab Rollup / 150

71 Das Start- und Enddatum ist für die Einordnung der Nutzung im zeitlichen Ablauf des Projektes relevant. Die Kosten der Ressource werden aus dem jeweiligen Arbeitsgerät automatisch herangezogen, sofern sie dort hinterlegt sind. Zusätzlich ist die Anzahl der genutzten Einheiten bzw. die Nutzungshäufigkeit im gewählten Zeitraum anzugeben. Der an den Kunden verrechenbare Betrag kann vom jeweiligen Benutzer bzw. vom Projektleiter vergeben werden. Wie bei allen weiter oben beschriebenen Aktivitätstypen ist es auch für die Ressourcenverwendung wichtig, dass das Feld Bezug den Projektknoten enthält, zu dem die Leistung zugeordnet werden soll. Um die Ressource im Projekt zu verbuchen, wählen Sie Als erledigt markieren. 9.6 Verwendung von Sachmitteln Um den Einsatz von Sachmitteln sowie die jeweilige Auswirkung auf Kosten und Ertrag im Projekt zu dokumentieren, steht der Aktivitätstyp Sachmittelverwendung zur Verfügung. Dabei wird auf Sachmittel aus dem Produktkatalog zurückgegriffen. Das Start- und Enddatum ist für die Einordnung der Nutzung im zeitlichen Ablauf des Projektes relevant. Die Kosten des Sachmittel werden aus dem jeweiligen Produkt automatisch herangezogen, sofern sie dort im Feld CRM-Project ab Rollup / 150

72 Aktuelle Kosten hinterlegt sind. Zusätzlich ist die Anzahl der genutzten Einheiten bzw. die Nutzungshäufigkeit im gewählten Zeitraum anzugeben. Der an den Kunden verrechenbare Betrag kann vom jeweiligen Benutzer bzw. vom Projektleiter vergeben werden. Der im Produkt hinterlegte Listenpreis kann hier als Indikation herangezogen werden. Alternativ kann das Sachmittel auch im Auftrag ergänzt werden, um den kundenindividuellen Preis von Microsoft CRM berechnen zu lassen. Wie bei allen weiter oben beschriebenen Aktivitätstypen ist es auch für die Sachmittelverwendung wichtig, dass das Feld Bezug den Projektknoten enthält, zu dem die Leistung zugeordnet werden soll. Um die Ressource im Projekt zu verbuchen, wählen Sie Als erledigt markieren. 9.7 Auswirkung der Zeiterfassung auf das Projekt Durch das Erfassen von Projektleistungen, also das erfolgreiche Abschließen von Aktivitäten mit Bezug zu einem Projekt oder Projektteil, erfolgt die Durchführung von automatischen Aktionen durch CRM-Project. Zum einen wird in dem Projektteil, zu dem die Aktivität in Bezug stand, der Wert für PT gebucht (Ebene) sowie PT gebucht ( ), um den Wert der Arbeitszeit der Aktivität erhöht. Gleichzeitig prüft CRM-Project, ob es über dem Projektteil, auf das soeben gebucht wurde, weitere übergeordnete Projektteile gibt. Sollte dies der Fall sein, wird in allen übergeordneten Projektteilen zum einen der Wert PT gebucht (Geerbt) als auch der Wert PT gebucht ( ) aktualisiert. Diese Aktualisierung erfolgt rekursiv so lange, bis die Aktualisierung beim Hauptprojekt angelangt ist, welchem keine weiteren Projektteile übergeordnet sind. Zusätzlich zur Arbeit aktualisiert CRM-Project auch die im Projekt entstandenen Kosten der soeben durchgeführten Buchung. Zu diesem Zweck ist es erforderlich, dass für alle Mitarbeiter die jeweiligen Stundensätze unter den Benutzereinstellungen hinterlegt sind. Genaueres zur Hinterlegung der Stundensätze entnehmen Sie bitte dem Kapitel 0. CRM-Project zieht für die Kalkulation der Kosten zunächst die Stundensätze aller Mitarbeiter heran, die in der Buchung vorkommen. Diese Stundensätze werden mit der gebuchten Arbeitszeit multipliziert und als Kostenbetrag zum jeweiligen Projektteil addiert. Somit werden die Buchungen für einen oder viele Teilnehmer einer CRM-Project ab Rollup / 150

73 Buchung ebenso berücksichtigt wie die Buchung von unterschiedlichen Stundensätzen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen. Wie bereits für die Personentage erfolgt auch für die Kosten die Aktualisierung der Kosten auf alle übergeordneten Projektteile (Felder Kosten (Geerbt), Projektkosten (Ebene) sowie Projektkosten ( ) ). Darüber hinaus wird für jeden verbuchten Benutzer der zugehörige Projektteameintrag sowie für den Projektknoten der Wert PT gebucht aktualisiert. So wird die Auslastung des Mitarbeiters in Echtzeit an die aktuelle Situation angepasst. 9.8 Restaufwandschätzung Projektmitglieder können nun optional eine Abschätzung des Restaufwandes (engl. Estimated Time To Complete = ETC) direkt bei der Buchung in allen zeitrelevanten Aktivitätstypen angeben. Der Mitarbeiter kann entscheiden, ob die noch zur Verfügung stehende Zeit für das Erledigen des Knotens ausreicht (Wert im Feld Verbleibender Aufwand ). Im Feld Geschätzter Aufwand kann abweichender Wert eingetragen werden. Der Mitarbeiter sollte die Abweichung allerdings begründen. Der Projektmitarbeiter kann auch bei der letzten Buchung mitteilen, dass der Projektknoten erledigt ist. Voraussetzung dafür ist, dass alle für den jeweiligen Knoten noch offene Aufgaben für diesen Mitarbeiter erledigt sind. Die Teameinträge und die zugewiesene Arbeit in der Plantafel werden bei den Restaufwands-Änderungen angepasst. Die Abweichungen werden in der Plantafel mittels eines gelben Warndreiecks sichtbar gemacht. Projektleiter erhalten so in Echtzeit wichtige Informationen über Abweichungen zur ursprünglichen Planung. CRM-Project ab Rollup / 150

74 Die Eintragung des Restaufwands ist auch in der Schnellerfassungsmaske möglich (siehe Button ETC unter Kapitel 9.2). CRM-Project ab Rollup / 150

75 9.9 Änderungen in gebuchten Aktivitäten Um bereits gebuchten Aktivität zu verändern, bietet Ihnen CRM-Project für jeden Aktivitätstyp einen Workflow, um die gebuchte Aktivität erneut zu öffnen: Öffnen Sie die bereits geschlossene Aktivität. Klicken Sie im Menü auf den Button Prozess und dann auf Workflow ausführen. Wählen Sie den Workflow auftauen aus. Schließen Sie die Aktivität und warten Sie einige Sekunden, bis der Workflow ausgeführt wurde. Öffnen Sie die Aktivität erneut. Die Aktivität ist nun wieder veränderbar. Ändern Sie die Daten in der Aktivität. Wurde eine Aktivität bspw. auf das falsche Teilprojekt gebucht, können Sie dies jetzt beheben, indem Sie den Bezug auf das korrekte Teilprojekt ändern. Oder Sie können Ergänzungen vornehmen, falls ein Teilnehmer innerhalb der Aktivität fehlt. Schließen Sie die Aktivität mit Als abgeschlossen speichern ab. Hinweis: Durch das erneute Öffnen einer Aktivität (= Auftauen), wird die Buchung innerhalb des Projektes rückgängig gemacht, d.h. sowohl Kosten als auch Zeiten werden aus dem Projekt ausgebucht. Durch das erneute Abschließen der Aktivität wird die Buchung mit allen geänderten Parametern neu durchgeführt. CRM-Project ab Rollup / 150

76 10 Reisemanagement Das in Microsoft CRM integrierte Reisemanagement ermöglicht die vollständige Planung, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen - mit oder ohne Projektbezug. Der Projektleiter hat über das in CRM-Project integrierte Reisemanagement Zugriff auf alle Reisen und Belege der Mitarbeiter innerhalb des Projektes. Über die im Auftrag gespeicherten und gegenüber dem Kunden vereinbarten Abrechnungsmodalitäten erstellt das System automatisch einen Abrechnungsvorschlag für die Weiterverrechnung der Reisen und die damit verbundenen Kosten. Über das Belegmanagement kann der Mitarbeiter Belege und Spesen einfach selbst erfassen. Der Belegnummerngenerator unterstützt automatisch die geordnete Erfassung der Belege je Reise. Der integrierte Spesenkalkulator unterstützt den Mitarbeiter bei der Berechnung der Spesen für die Abwesenheit, auch bei Reisen ins Ausland mit abweichenden Spesentagessätzen. Die erfassten Belege können direkt von der Personalabteilung als Report abgerufen werden und dienen als Vorlage für die Abrechnung der Reiseauslagen des Mitarbeiters. Durch die Klassifikation nach Zahlungsart wird die Spesenund Auslagenabrechnung der Personalabteilung gegenüber dem Mitarbeiter zusätzlich vereinfacht. Tipp: Planen Sie Ihre Reise im abwesenden Zeitraum und buchen benötigte Ressourcen (z.b. Firmenfahrzeuge). Über Workflows können Sie konfigurieren, dass die Arbeitsgeräte sofort reserviert werden und die Mitarbeiter automatisch in ihrem Outlook-Kalender einen Abwesenheitseintrag für den Reisezeitraum eingetragen bekommen Reisen erstellen Eine neue Reise können Sie entweder innerhalb des Microsoft CRM Menüs oder innerhalb eines Projektknotens anlegen. Bei Anlage im Projektknoten wird das Feld Projekt automatisch vorbelegt. Der Titel wird automatisch gefüllt und setzt sich aus dem Namen des Projekts, dem Zielort der Reise sowie dem Reisezeitraum zusammen. Der Besitzer bezeichnet den reisenden Mitarbeiter, der die Reise absolviert. Dieser Wert wird mit dem aktuell angemeldeten Benutzer vorbelegt. Das Feld Firma gibt den Kunden an, zu dem die Reise unternommen wird und wird bei Erstellung einer neuen Reise automatisch mit der Firma aus dem betreffenden Projekt gefüllt. Die Abteilung dient zur Detaillierung. Die Reisenummer dient als eindeutige Identifikationsnummer der Reise und der zugehörigen Belege. Im Feld Projekt wird das zugehörige Projekt dargestellt. Reisebeginn und Reiseende geben den Zeitraum der gesamten Reise an. Mittels der Auswahl Primäre Firmenadresse oder Abweichende Adresse wird angegeben, ob das Reiseziel die Firmenadresse oder eine abweichende Adresse, beispielsweise eine Baustelle oder eine Niederlassung, ist. Bei einer abweichenden Adresse werden weitere Felder zur Angabe von Straße, Postleitzahl, Ort und Adresszusatz angezeigt. CRM-Project ab Rollup / 150

77 Die Felder im Bereich Kosten werden automatisch vom System gefüllt, sobald Belege oder Zeiten auf die Reise gebucht werden. In der linken Navigation der Reise befindet sich, wie auch im Projekt selbst, die Möglichkeit, Aktivitäten anzulegen bzw. die Historie der erledigten Aktivitäten einzusehen. Die dort hinterlegten Aktivitäten werden aufgrund der Zuordnung zur Reise als Reisezeiten behandelt. Die konkrete An- und Abfahrt für einen Termin sollte also zur Reise und nicht zum Projekt zugeordnet werden. Die konkreten Leistungstermine mit Projektbezug sollten dagegen nicht mit der Reise, sondern mit dem entsprechenden Projekt verknüpft werden (z.b. Termin oder Serviceaktivität ). Beim Erstellen dieser Aktivitäten besteht im Reiter Reisemanagement die Möglichkeit, über das Feld Zugehörige Reise die Reise anzugeben, die mit dem Termin zusammenhängt. Innerhalb der Reise können diese Projekttermine und Projekt- Serviceaktivitäten über die Menüpunkte Zugehöriger Termin und Zugehörige Serviceaktivität eingesehen werden. Mittels Einstellungen in der Solution kann über die Behandlung der durch die Reise selbst induzierten Aktivitäten (An- und Abreise, Vorbereitungen und Buchungen, etc.) und die daraus abgeleiteten Zeiten und Kosten entschieden werden. Sie können für Ihre Organisation entscheiden ob die Reisezeiten und die daraus induzierten Kosten nur innerhalb der Reise aufsummiert werden, oder aber die Zeiten und resultierenden Kosten auch auf das Projekt hochgereicht werden. Die Kosten für Belege werden innerhalb der Reise im Feld Kosten summiert, sobald der Beleg geschlossen wird. Diese Kosten werden immer an die Kosten des Projektes weitergereicht Belege Belege sind im Auslieferungsumfang immer mit einer Reise verknüpft. Sie können aber auch Belege ohne eine Reise anlegen. Es existieren diverse Belegarten, welche über das Feld Belegart definiert werden können. Bewirtung Bürobedarf Bus/Bahn Firmenwagen Flug Geschenke Kraftstoff Mietwagen Parken Privat Sonstige Belegarten Privat PKW Sonstige Kfz-Kosten Spesen Taxi Telefon Übernachtung Je nach Belegart werden unterschiedliche Felder zur Eingabe der Beleginformationen angezeigt. Für die Kosten der Reise bzw. des Projektes werden die jeweiligen Nettokosten herangezogen. Bei der Belegart Firmenwagen werden die Informationen zu den Kosten aus der Ressource (z.b. Auto) herangezogen und es muss lediglich die zurückgelegte Distanz eingegeben werden. Zum Anlegen neuer Belege gehen Sie wie folgt vor: Über das Feld Reise wird der Beleg einer bestimmten Reise zugeordnet. Der Wert wird bei der Erstellung des Reisebelegs automatisch aus der Reise übernommen. Dies betrifft auch das Feld Projekt. Die Belegart bietet eine Auswahl des Verwendungszwecks an. Beispielsweise werden bei Auswahl von Firmenwagen die Felder für Kosten ausgeblendet und Felder zur Auswahl von Fahrzeug sowie zur CRM-Project ab Rollup / 150

78 Angabe der gefahrenen Kilometer eingeblendet. Bei der Auswahl des Wertes Spesen wird ein Reiter eingeblendet, der zu einem Spesenkalkulator im Internet verlinkt ist. Belegnummer wird automatisch gefüllt. Zahlungsart auswählen (nicht bei allen Belegen verfügbar). Zahlungsmittel auswählen (nicht bei allen Belegen verfügbar). Reisetag auswählen. Belegdatum auswählen. Bruttobetrag auswählen. Abzugsfähige Steuer auswählen. Nettobetrag wird automatisch berechnet. Fahrzeug auswählen, wenn Belegart Firmenwagen gewählt wurde. (Nur bei Belegart Firmenwagen): Aus dem Kilometerstand zu Reisebeginn und dem Kilometerstand zu Reiseende wird automatisch die Zurückgelegte Distanz berechnet. Der berechnete Wert lässt sich überschreiben. Beschreibung ermöglicht das Erfassen von Zusatzinformationen. Der Reiter Spesenkalkulator ist nur verfügbar, wenn als Belegart Spesen ausgewählt wurde. Belege werden beim Deaktivieren (Buchen) auf die Reise berechnet. Hinweis: Bei den meisten Belegen wird als Ausgangsfeld für die Kostenberechnung das Feld Nettobetrag verwendet. Eine Ausnahme bildet hier der Firmenwagen. Die Kosten für den Firmenwagen ermitteln sich aus Kosten pro Einheit im gewählten Raum/Arbeitsgerät, multipliziert mit dem Wert im Feld Zurückgelegte Distanz. Tipp: Alternativ zur Eingabe der Belege durch die jeweiligen Benutzer können Sie die Belege auch zentral, z.b. durch das Backoffice, erfassen lassen. Blenden Sie zu diesem Zweck die Belege an den gewünschten Stellen in der Navigation ein. So können die verantwortlichen Mitarbeiter über diesen Weg alle Belege erfassen und den verursachenden Mitarbeitern bspw. zur weiteren Klassifizierung oder Zuordnung zu einer Reise oder einem Projekt direkt zuweisen Einstellungen zur Reise Um Abrechnungen der Reise durchzuführen, müssen diverse Einstellungen vorgenommen werden. Siehe dazu Kapitel Abrechnung von Reisen gegenüber Kunden Die Abrechnung von Reisen ist im Kapitel beschrieben Abrechnung von Reisebelegen durch den Mitarbeiter Zur Abrechnung der innerhalb von Reisen verauslagten Kosten durch den Mitarbeiter steht die der Report CRM- Project Mitarbeiter Spesenabrechnung zur Verfügung. Dort werden alle Belege die vom Mitarbeiter im gewählten Zeitraum selbst verauslagt wurden aufgeführt. CRM-Project ab Rollup / 150

79 11 Projektcontrolling Das Controlling und die Auswertung von Projekten sind jederzeit möglich. Abgestimmte Sichten für alle relevanten Rollen sowie eine Bibliothek an Reports, Charts und Dashboards sind im Lieferumfang enthalten. Diese werden zudem kontinuierlich erweitert. Alle Reports, Charts und Dashboards werden quelloffen ausgeliefert. Sie können diese also beliebig auf spezielle Bedürfnisse anpassen Dashboard Für einen schnellen Überblick steht dem Projektleiter das Dashboard im Arbeitsbereich zur Verfügung. Es enthält eine Auswahl an Charts für das Projektcontrolling. Im Standard ist das Dashboard folgendermaßen aufgebaut: Sie können das Dashboard beliebig erweitern bzw. verändern. Es können bspw. auch Listendarstellungen aus den Projektansichten ergänzt werden, wie bspw. die Aufstellung Meine Projektteilnahmen Controlling in der Oberfläche von Microsoft CRM Innerhalb der Listendarstellung der Projekte bietet Ihnen CRM-Project unterschiedliche Ansichten ( Laufende Projekte, Meine Projekte, Externe Projekte, etc.), um eine schnelle Übersicht der Projekte und der jeweiligen Kennzahlen zu erhalten. CRM-Project ab Rollup / 150

80 11.3 Projektauswertung über den Projektstrukturplan Über den Projektstrukturplan kann jedes Projekt bis in jede beliebige Projekttiefe analysiert und überwacht werden. Als zusätzliches Controlling-Instrument steht in der letzten Spalte eine Ampelfunktion zur Verfügung, die auf einen Blick die Projektknoten ausweist, welche im Budget sind (Grün), Gefahr laufen, das Budget zu übersteigen (Gelb) oder über dem Budget sind (Rot) Projektauswertung über das Projekt Gantt Das Projekt Gantt bietet neben der Projektstruktur zusätzliche Informationen zu den geplanten Umsetzungszeiträumen sowie zum Stand der Aufwände in den einzelnen Projektelementen. Details zur Darstellung finden Sie in Kapitel CRM-Project ab Rollup / 150

81 11.5 Projektcontrolling über das Organisationsweite Gantt Chart Im organisationsweiten Gantt-Chart erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Projekte, die aktuell in Ihrer Organisation in Bearbeitung oder in Planung sind. Falls die Projekte untergeordnete Projektknoten haben, können Sie diese mittels der + -Zeichen vor den Projektnamen aufklappen. Über den Zeitraum und weitere Filter kann die Auswahl eingeschränkt werden. Filter : Über diesen Filter können sowohl anhand des Merkmals interne/externe Projekte als auch anhand der Klassifikation der Projekte gefiltert werden. Projekte : Über diese Auswahl können die Darstellung der Projekte auf die internen oder externen Projekte eingeschränkt werden. Standardmäßig sind beide Projektarten ausgewählt und somit werden sowohl alle internen als auch externen Projekte angezeigt. Weitere Informationen zur Unterscheidung zwischen internen und externen Projekten entnehmen Sie bitte Kapitel 2.3. Klassifikation : Diese Auswahl filtert die dargestellten Elemente anhand des Attributs Klassifikation (Details zum Attribut finden Sie in Kapitel ). Wahlweise wirkt der Filter nur auf die Hauptknoten der Projekte oder alternativ auf alle Projektknoten. Es können beliebig viele Klassifikationswerte ein- bzw. ausgeschlossen werden. Die Filterung bezieht sich im Standard nur auf die Hauptknoten in der dargestellten Projektstruktur. Zusätzlich ist wählbar, ob alle Elemente der Projektstruktur dargestellt werden. Dabei werden Elemente, die nicht den Kriterien entsprechend grau hinterlegt sind, dargestellt. Oder aber es wird die Option nur gefilterte Elemente darstellen gewählt. Dann werden sämtliche Elemente ausgeblendet, die nicht der Klassifikation entsprechen. Zu diesem Zweck wird die Struktur des Projektes in dieser Ansicht in eine Listendarstellung überführt. Weitere CRM-Project ab Rollup / 150

82 Informationen zu generellen Funktionen innerhalb des Gantt-Charts sowie zu Erledigte ausblenden, dem Automatischen Modus und der Auswahl Sicht entnehmen Sie bitte den detaillierten Informationen zum Gantt- Chart im Kapitel Projektportfolio-Controlling mit dem Projektportfoliobericht Der Projekt Portfolio Bericht wird gestartet über: Projekte > Bericht ausführen -> Projekt Portfolio. Der Bericht besteht aus zwei Teilen: Einem Diagramm und einer Projektübersichtstabelle. Das Diagramm basiert auf der Earned-Value-Analyse und repräsentiert den Status der Performance- und Kostenabweichung der Projekte. Der Kreis in der Matrix veranschaulicht das Projekt. Die Größe des Kreises wird durch das Gesamtbudget ( ) bestimmt. Interne Projekte sind farblich in grau und externe Projekte farblich in blau gehalten. Die X-Achse zeigt den geplanten Performance Index (Scheduled Performance Index = SPI) an. Der Index misst den gebuchten Projektfortschritt in Relation zum zeitlichen Projektfortschritt. Ist der kalkulierte SPI und die verrichtete Arbeit kleiner als 1, wird das Projekt auf der linken Seite der Matrix angezeigt. Ist der kalkulierte SPI größer als 1, wird das Projekt auf der rechten Seite (ausgehend von 1) angezeigt. CRM-Project ab Rollup / 150

83 Die Projektübersichtstabelle repräsentiert die wichtigsten Projektkennzahlen. Auf der Übersichtsseite, können Projekte mit hohem Risiko bzw. mit einer hohen Priorität schnell erkannt werden Historisierung von Projektdaten Über die Historisierung werden die wichtigsten Projektdaten, welche zur Planungszeit festgelegt wurden, pro Projekt hinterlegt. Dies geschieht beim Statuswechsel eines Projektes von Bearbeitung in Planung. Daraufhin werden die Werte PT geplant (Summe), PT geplant (Ebene), Budget geplant (Summe) sowie Budget geplant (Ebene) in der Projektentität hinterlegt (siehe auch Kapitel ) Digitale Signatur Die digitale Signatur wird im Standardfür Budgetfreigaben (PT Geplant) mitgeliefert, siehe Kapitel Zudem kann die digitale Signatur im Genehmigt von Feld für individuelle Zwecke, Freigaben und Controlling- Prozesse verwendet werden. Um individuelle Signaturen zu erstellen, fügen Sie das Genehmigt von Feld den verschiedenen Bereichen der CRM-Entitäten zu. Für weitere Details empfehlen wir einen Blick in das CRM-Handbuch Projektmanagement Reports Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit, des Managements und des Controllings von Projekten wurden zahlreiche Projektmanagementreports entwickelt. Diese werden im Folgenden kurz erläutert. Hierbei ist zu unterscheiden zwischen Dashboard Reports und CRM-Project Standard Reports bzw. Berichte aus einem Berichtspaket. Letztere werden in einer separaten Reportsammlung für OnPremise-Kunden zur Verfügung gestellt um die Onlinefähigkeit des 4. Moduls zu erhalten Dashboard Reports Die Dashboard Reports können, wie von anderen Microsoft CRM-Bereichen bekannt, im Arbeitsbereich unter Dashboards aufgerufen werden. Zwischen den einzelnen Dashboards kann mit Hilfe der Auswahlliste von einem Dashboard zu einem anderen gesprungen werden. Nachfolgend werden die einzelnen Übersichten kurz CRM-Project ab Rollup / 150

84 beschrieben. Für eine Beschreibung der Anpassungsmöglichkeiten bzw. der Erstellung von individuellen Dashboards verwenden Sie bitte ein handelsübliches CRM-Handbuch Projekt Mitarbeiter Dashboard Das folgende Dashboard soll die tägliche Arbeit der einzelnen Mitarbeiter unterstützen. Hierfür werden folgende Informationen von rechts oben nach links unten dargestellt: - Aktivitäten des angemeldeten Benutzers nach Typ - Offene Aktivitäten des angemeldeten Benutzers - Aktuell laufende Projektknoten, in denen der Benutzer eingeplant ist Projekt Manager Dashboard Um dem Projektmanager eine Übersicht über den aktuellen Stand seiner Projekte zu ermöglichen, werden auf dem folgenden Dashboard die Informationen für Personentage und Kosten jeweils als Plan-Ist-Vergleich zur Verfügung gestellt. Darunter befinden sich noch einige Listenansichten für: - Die aktuell laufenden Projektknoten des Benutzers - Die demnächst startenden Projektknoten des Benutzers - Die Anfragen für benötigten Restaufwand des Benutzers - Die demnächst endenden Projektknoten des Benutzers CRM-Project ab Rollup / 150

85 Projekt Portfolio Dashboard Um eine Gesamtübersicht der Projekte über ein Portfolio von Projekten zu ermöglichen, stellt CRM-Project folgende Dashboard Reports zur Verfügung: Geplante und gebuchte Personentage der Projekte, welche in den nächsten 3 Monaten enden Top 10 Projekte in Bearbeitung nach Personentagen Eine Übersicht der Projekte pro Mitarbeiter Top 10 Projekte in Planung nach Personentagen CRM-Project ab Rollup / 150

86 CRM-Project Standard Reports Diese Berichte befinden sich im Arbeitsbereich des Mitarbeiters unter dem Punkt Berichte. Aufgrund der Onlinefähigkeit der Fetch XML-Reports werden diese mit in der CRM-Project Solution ausgeliefert. Hier sind folgende Berichte, die sowohl online als auch On-Premise verfügbar sind, enthalten: Mitarbeiter Aktivitätenübersicht Der Mitarbeiter Aktivitätenübersicht - Report spiegelt die erfassten Zeiten für alle relevanten Datensätze wider: Projekte, Tickets, Firmen, Verkaufschancen (etc.). Benutzen Sie diesen Bericht um die geplanten Stunden für alle Aktivitätstypen, für einen oder mehrere Mitarbeiter in einen bestimmten Zeitraum zu überwachen. Die erste Seite zeigt eine graphische Zusammenfassung; Die folgenden Seiten stellen detaillierte Informationen bezüglich denen auf dem Report angezeigten Datensätzen bereit. Die Legende der verschieden angezeigten Aktivitätstypen wird am rechten oberen Rand angezeigt. CRM-Project ab Rollup / 150

87 Die folgenden Seiten stellen detaillierte Informationen, bezüglich den im Bericht enthaltenen Datensätze, bereit. Die Datensätze sind nach Datum sortiert. Es kann ebenfalls der Sortierpfeil neben der Tabellenüberschrift benutzt werden, um die Sortierung nach Tagen umzustellen. CRM-Project ab Rollup / 150

88 Der Bericht zeigt Ihnen die Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag und die Gesamtsumme des ausgewählten Zeitraums an. Um mehr Details über einen Datensatz zu erhalten, klicken Sie auf die relevante Zeile. Ein neues Fenster, mit einer Microsoft CRM-Form, öffnet sich Spesenabrechnung Dieser Bericht stellt alle Reisebelege des ausgewählten Mitarbeiters für den entsprechend gewählten Zeitraum zur Verfügung. Hierzu werden nur die Belege angezeigt, die im Reisebeleg-Feld Zahlung durch auf Mitarbeiter und der Reisebeleg auf Inaktiv gesetzt sind. CRM-Project ab Rollup / 150

89 Verrechnet versus Gebucht Mit Hilfe dieses Reports können pro Mitarbeiter die gebuchten Stunden über alle Aktivitätstypen nachverfolgt werden. Zusätzlich unterscheidet der Report zwischen gebuchten Stunden des Mitarbeiters und den tatsächlich verrechneten Stunden (in der Abrechnung als abgerechnet markierte Buchungen) des jeweiligen Mitarbeiters Reports aus dem Berichtspaket Zusätzlich zum normalen Produktumfang wird für OnPremise-Kunden ein zusätzliches Berichtspaket zur Verfügung gestellt. Diese sind in einer Microsoft Online Installation nicht funktionsfähig, da hierzu entsprechende Rechte auf dem Server benötigt werden, die Nutzern von Microsoft Online nicht zur Verfügung stehen Projektstatus Mit Hilfe des Projektstatusberichtes werden zahlreiche Informationen zum Projekt zusammengefasst ausgewertet. Hier werden folgende Informationen zusammengestellt: Auftragswert des Projektes aus der Summe aller verknüpften Aufträge (grün) Rechnungswert des Projektes aus der Summe aller verknüpften Rechnungen (gelb) Rechnungswert des Projektes aus der Summe aller verknüpften und bezahlten Rechnungen (orange) Geplante Kosten des Projektes (blau) Tatsächliche Kosten des Projektes (rot) Geplante Manntage des Projektes (hellgrau) Tatsächliche Personentage des Projektes (dunkelgrau) Übersicht aller Aufträge (mit dem Projekt verknüpft) Übersicht aller Rechnungen (mit dem Projekt verknüpft) Gegenüberstellung der Aufträge, Rechnungen und daraus noch offener Tage CRM-Project ab Rollup / 150

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91 Mitarbeiter Buchungsübersicht Die Mitarbeiterbuchungsübersicht stellt dem Mitarbeiter bzw. dessen Führungskräften eine Übersicht der erbrachten Projektleistungen sowie aller nicht gebuchten Zeiten (Urlaub, Abwesenheit, ) zur Verfügung. Während die erste Seite eine Buchungsübersicht in graphischer Form zeigt, geben die folgenden Seiten Aufschluss über die Details der erbrachten Leistungen. Auch eine Trennung nach internen und externen Buchungen ist hier ersichtlich. CRM-Project ab Rollup / 150

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93 Auslastungsreport Der Report zur Auslastung zeigt eine Vorschau für die Zukunft auf Monatsbasis. Hierzu werden die entsprechenden Planungsdaten aus den Projekten ausgelesen und in graphischer sowie tabellarischer Form dargestellt. CRM-Project ab Rollup / 150

94 12 Abrechnung Die Abrechnungskomponente von CRM-Project ermöglicht es Ihnen, aus Projekten heraus Leistungen gegenüber Kunden, Mitarbeitern und externen Dienstleistern abzurechnen. Sowohl die Abrechnung zu Festpreisen also auch nach Time & Material wird unterstützt. Die Abrechnung erfolgt in vier einfachen Schritten: 1) Festlegung des Abrechnungszeitraums und der Grundlage (Auftrag) Die im Projekt erfassten Leistungen können nach frei definierbaren Zeiträumen (Monate, Quartale oder abweichende Zeiträume) abgerechnet werden. Bei Bedarf können ausgewählte Leistungen für eine spätere Abrechnung markiert werden. Diese werden beim nächsten Abrechnungslauf vom System automatisch wieder vorgeschlagen. Zusätzlich wird die parallele Abrechnung in Bezug auf unterschiedliche Aufträge sogar mit unterschiedlichen Konditionen unterstützt. 2) Aufbereitung der Buchungen Vor der Abrechnung werden die erfassten Projektleistungen sehr komfortabel in einer einzigen Übersicht bearbeitet und abrechnungsrelevante Leistungen als solche markiert. Rechtschreibfehler oder unpassende Formulierungen können einfach entfernt bzw. korrigiert werden. Eines der Highlights ist die Möglichkeit, Leistungen abweichend von der erfassten Arbeitszeit zu fakturieren. Die im Projekt erfassten Reisekosten und Reisezeiten können ebenfalls fakturiert werden. Für Reisezeiten kann über den Auftrag festgelegt werden, wie die Verrechnung erfolgt (pauschaler Betrag pro Reise, anteiliger Stundensatz, fester Stundensatz, keine Verrechnung). Für Reisekosten stehen für die Verrechnung ebenfalls alle möglichen Optionen über den Auftrag zur Auswahl (pauschale Verrechnung, belegmäßige Verrechnung, keine Verrechnung). Dabei wird über die Microsoft CRM-Produkte im Auftrag definiert, zu welchen Sätzen die Verrechnung erfolgt (z.b. Verrechnung der Reisezeit/Stunde, Kilometergeld, etc.). 3) Erzeugung des Leistungsnachweises Die Generierung der Leistungsnachweise erfolgt dann auf Knopfdruck vollautomatisch. Die Grundlage für den Leistungsnachweis ist ein Microsoft CRM-Report. Dieser kann auf Ihre individuellen Bedürfnisse hin angepasst werden. Sie können den Leistungsnachweis abschließend ausdrucken sowie als PDF- oder Excel-Dokument speichern. 4) Abschluss einer Abrechnung Mit einem Klick werden die im Leistungsnachweis enthaltenen Einträge als abgerechnet markiert, so dass diese bei der nächsten Abrechnung nicht wieder vom System zur Abrechnung vorgeschlagen werden. Zusätzlich erzeugt das System die Zusammenstellung der abgerechneten Leistungen auf Produktebene. Diese Aufstellung dient zur Erstellung der Rechnung im Faktura-System. Die Übertragung dorthin kann manuell durchgeführt werden, über Workflows automatisiert werden oder per Webservice an ERP-Systeme (z.b. SAP, NAV oder Datev) erfolgen Voraussetzung für die Durchführung von Abrechnungen Die Voraussetzungen zur Nutzung der Abrechnungsfunktionen in einem Projekt sind: Notwendige Grundeinstellungen sind vorhanden. Die Informationen zu Benutzern, Services, Produkten und Preislisten sind vollständig. Es existiert mindestens ein Auftrag, der dem Projekt zugeordnet ist. Der Auftrag enthält eine erforderliche Einstellung zur Abrechnung. Für sämtliche Leistungen des Projektes ist verfügbar, welcher Service ausgeführt wurde. Neben den Grundeinstellungen ist der Auftrag ein zentrales Element der Abrechnung, da dort alle mit dem Kunden getroffenen und für die Abrechnung relevanten Vereinbarungen hinterlegt sind. Dies sind bspw. die Menge der gekauften Leistung, deren Preis, Rabatte, der Umgang mit Reisekosten, usw. Im 1. Modul von Microsoft CRM (Vertrieb) werden die zur Abrechnung benötigten Aufträge erstellt bzw. um die Projektzuordnung ergänzt Benutzer, Services, Produkte und Preislisten Vervollständigen Sie alle Informationen und Datensätze zu Benutzern, Services, Produkten und Preislisten. Details finden Sie im Kapitel Grundeinstellungen Führen Sie die Grundeinstellungen hinsichtlich: Produkt-Service Zuordnung, Zuordnung der Reiseprodukte und Verbindungen der Services mit Produkten CRM-Project ab Rollup / 150

95 durch. Details hierzu finden Sie im Kapitel Zuordnung eines Projektes zu einem Kundenauftrag Ordnen Sie dem Projekt mindestens einen Auftrag zu. In diesem Auftrag sind die kaufmännischen Konditionen gegenüber dem im Auftrag definierten Kunden gespeichert. Diese werden vom Projekt bei der Abrechnung herangezogen. Projekte können auch direkt aus aktiven Aufträgen heraus generiert werden. Alle für das Projekt relevanten Informationen werden dabei automatisch übergeben Auftragsprodukte Innerhalb eines Auftrags können auf Basis der Standardfunktion von Microsoft CRM einzelne Auftragspositionen sogenannte Auftragsprodukte hinterlegt werden. Für Aufträge, die einem Projekt zugeordnet sind, ist es erforderlich, dass Sie die Arten von Services, die Sie gegenüber Ihren Kunden in Projekten verkaufen bzw. die als Leistungen im Projekt erbracht werden, als Produkte gemäß den verkauften Konditionen im Auftrag aufgeführt werden. Genaueres zum Anlegen von Aufträgen, Produkten und der Zuordnung von Produkten zu Auftragspositionen entnehmen Sie bitte der Microsoft CRM-Anwenderdokumentation. CRM-Project ab Rollup / 150

96 CRM-Project berücksichtigt bei der Abrechnung von Projekten die Preise für die Dienstleistungen innerhalb des Auftrags. Es ist also möglich, im Rahmen der Standardfunktion von Microsoft CRM den Preis für eine Dienstleistung über Preis- und/oder Rabattlisten, je nach Kunde und/oder Auftrag, zu variieren. Zusätzlich ist es möglich, im Rahmen der Microsoft CRM-Standardfunktionen den Preis für das Dienstleistungsprodukt innerhalb eines Auftrags abzuändern. Für CRM-Project ist nur der Tagessatz der jeweiligen Leistung wichtig. Die Menge der Leistungen kann sich von Auftrag zu Projekt beliebig unterscheiden (z.b. mehr oder weniger Leistung verkauft als geplant/gebucht, etc.). Hinweis: In einem Auftrag kann das gleiche Produkt mehrmals verwendet werden. Es muss aber sichergestellt werden, dass gleiche Dienstleistungen in ein und demselben Auftrag immer zum gleichen Tagessatz verkauft werden. Ist dies nicht der Fall, kann CRM-Project nicht unterscheiden, zu welchem Preis eine bestimmte Dienstleistung verkauft wird. Manuelle Auftragsprodukte werden in der Abrechnung nicht berücksichtigt. Hinweis: Wir empfehlen, dass alle Produkte, die im Projektmanagement abgerechnet werden, mit Decimal Supported: 5 angelegt werden, um Rundungsfehler bei der Abrechnung zu vermeiden. CRM-Project ab Rollup / 150

97 Leistungszuordnung Die Abrechnung von CRM-Project legt zugrunde, dass jeder Mitarbeiter in jeder Buchung/Aktivität innerhalb eines Projektes eine Leistungsart erbringen kann. Daher existiert für die Festlegung, welche Art von Service in einer Aktivität erbracht wurde, eine Applikationslogik die mit einer 3-fach-Eskalation arbeitet. Die niedrigste Stufe, die dabei ein Ergebnis für den zu verwendenden Service liefert, wird als maßgeblich für die Abrechnung der Aktivität herangezogen. 1. Eskalationsstufe: Wurde für die Aktivität ein spezieller Service explizit angegeben (Lookup Service)? 2. Eskalationsstufe: Wurde für den Benutzer dieser Aktivität im Auftrag eine explizite Leistungszuordnung durchgeführt? Der Benutzer führt also innerhalb dieses Auftrags (sofern in einer Aktivität nichts explizit angegeben ist) immer den zugeordneten Service aus. 3. Eskalationsstufe: Wurde für den ausführenden Benutzer dieser Aktivität ein Service als Standardservice definiert? Dies dient als Fallback, falls sowohl in der Aktivität als auch im Auftrag nicht definiert wurde, welchen Service der Mitarbeiter erbringt. Dies erfordert jedoch auch, dass das Produkt, welches dem Standardservice des Benutzers zugeordnet ist, auch im Auftrag als Produkt enthalten ist. Dienstleistungen von Mitarbeitern werden im Microsoft CRM-Standard als Services bezeichnet. CRM-Project setzt auf diesem Standard auf und verwendet ebenfalls die Zuordnung von Mitarbeitern zu Services. Zusätzlich ist eine Verbindung zwischen den Services und Produkten erforderlich. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel Für die Eskalationsstufe 2 kann es erforderlich sein, die Leistungszuordnungen im Auftrag zu pflegen und anzugeben, welcher Mitarbeiter welche Service innerhalb dieses Projektes erbringt. Dies ist nur notwendig, wenn Ihre Mitarbeiter nicht bei jeder Buchung explizit den geleisteten Service angeben müssen, Sie für einen oder mehrere Mitarbeiter des Projektes keinen Standardservice hinterlegt haben oder Ein oder mehrere Mitarbeiter innerhalb des Projektes Leistungen erbringt, die nicht seinem Standardservice entsprechen (z.b. der Mitarbeiter hat als Standardservice Möbelpacker und in diesem Auftrag wird nur die Leistung LKW-Fahrer erbracht). CRM-Project ab Rollup / 150

98 Zusammenfassung: Es wird für die Abrechnung immer zuerst nach einem Service direkt in der Aktivität gesucht. Ist dort keiner vorhanden, wird eine passende Leistungszuordnung im Projekt für den Benutzer gesucht. Wird diese nicht gefunden, wird das Feld Standard Service in der Systemuser-Entität überprüft. Ist auch dort kein Service hinterlegt, werden Sie mit der entsprechenden Warnmeldung auf das Fehlen der Servicezuordnung hingewiesen. Tipp: Sollten keine Services in Ihrem System verfügbar sein, so erstellen Sie diese gemäß der Vorgehensweise, wie sie in der Standardanwenderdokumentation von Microsoft CRM beschrieben ist. Bitte achten Sie auf die zusätzlich notwendige Zuordnung zwischen Services und Produkten wie unter Kapitel 16.2 beschrieben Reiseeinstellungen im Auftrag Falls in Ihrem Auftrag auch Reisen und Belege enthalten sind, so ist es zusätzlich erforderlich, im Abschnitt Reisemanagement des dem Projekt zugeordneten Auftrags festzulegen, wie mit den Reisekosten und Reisezeiten in der Abrechnung gegenüber dem Kunden verfahren werden soll. Zusätzlich sind die zugehörigen Produkte für die Abrechnung der Reisekosten und Zeiten (vgl. Einstellungen in Kapitel ) als Auftragsprodukte mit den jeweiligen Kundenkonditionen im Auftrag zu hinterlegen Behandlung von Reisezeiten Für Reisezeiten sind folgende Optionen wählbar: Keine Verrechnung der Reisezeiten : Ist diese Einstellung getroffen, werden Reisezeiten nicht in die Abrechnung übernommen. Anteilige Verrechnung der Reisezeiten : Bei der anteiligen Verrechnung wird der Mitarbeiter, der die Reise durchgeführt hat, an Hand des von ihm durchgeführten Services berechnet und dieser Betrag wird mit dem angegebenen Faktor multipliziert (%-Satz des verrechneten Tages- bzw. Stundensatzes). Beispiel: Mitarbeiter: Peter Maurer Service: Projektmanagement Auftrags(Produkt): Projektmanagement = 1.000,00 Arbeitszeit der Aktivität (Reisezeit): 2 h = 0,25 PT Eingetragener Faktor für die Verrechnung: 50% Verrechneter Betrag = 1.000,00 * 0,25 * 50% = 125,00 Vorgegebener Stundensatz für alle Mitarbeiter : Hierfür wird im Auftrag das Auftragsprodukt benötigt, welches zuvor in den Grundeinstellungen als das Produkt für die Verrechnung von Reisezeiten CRM-Project ab Rollup / 150

99 hinterlegt wurde. Für dieses Produkt kann der Tagessatz (respektive Stundensatz = Tagessatz / 8) für die Verrechnung gegenüber dem Kunden hinterlegt werden. Beispiel: Produkt: Reisezeiten = 400,00 / PT => / 8 h => 50,00 / h Reisezeit eines Mitarbeiters = 0,25 PT = 2 h Verrechneter Betrag = 400,00 * 0,25 = 100,00 Beispiel: Pauschaler Betrag pro Mitarbeiter und Reise : Alternativ kann auch eine pauschale Berechnung von Reisezeiten durchgeführt werden. Dafür wird ebenfalls das Produkt für die Verrechnung der Reisezeiten (vgl. Grundeinstellungen) als Grundlage herangezogen. Innerhalb des konkreten Auftrags wird dieses Auftragsprodukt dann zur Eingabe des pauschalen Betrags pro Reise und Mitarbeiter verwendet. Auftrags(Produkt): Reisezeiten = 300,00 Im Projekt befindet sich eine Reise, in der ein Mitarbeiter jeweils 2 h an- und abreist. Pro Mitarbeiter wird einmal das Produkt Reisezeiten für diese Reise abgerechnet. Verrechneter Betrag = 1 Reise * 1 Mitarbeiter * 300,00 = 300,00 Hinweis: Im Leistungsnachweis werden pauschal abgerechnete Belege als Flat gekennzeichnet Behandlung von Reisekosten Für die Reisekosten (Fahrkilometer, Belege, ) sind folgende Optionen wählbar: Keine Verrechnung der Reisekosten : Die Reisekosten werden nicht in die Abrechnung übernommen. Pauschale Verrechnung pro Reise : Alternativ kann auch eine pauschale Berechnung der Reisekosten durchgeführt werden. Dafür wird das Produkt für die Verrechnung der Reisekosten (vgl. Grundeinstellungen) als Grundlage herangezogen. Innerhalb des konkreten Auftrags wird dieses Auftragsprodukt dann zur Eingabe des pauschalen Betrags pro Reise verwendet. Pro Reise wird der Betrag des Reisekostenproduktes abgerechnet. Verrechnung der vom Projektleiter gekennzeichneten Belege : Informationen über die zu fakturierenden Beträge werden gemäß der zur Abrechnung markierten Belege über die Abrechnungsfunktion ausgerechnet. Innerhalb des Auftrags werden für diese Variante das Produkt zur Verrechnung der Reisekosten und das Produkt, in dem der Kilometersatz für diesen Kundenauftrag definiert ist (vgl. Kapitel 0), benötigt. Die Abrechnungsfunktion verwendet zur Abrechnung sämtlicher Belege vom Typ Firmenfahrzeug den Kilometersatz und zur Abrechnung sämtlicher anderer Reisekosten das Produkt für die Verrechnung der Reisekosten. Dort wird ein summierter Betrag für alle Belege aufgeführt. Die Details zu den Belegen können dem Leistungsnachweis entnommen werden. Hinweis: Im Leistungsnachweis werden pauschal abgerechnete Belege als Flat gekennzeichnet Rechnungstellung inklusive Steuern Mit CRM-Project können Sie Rechnungen erstellen und die Steuern für verschiedene Länder und Produkte berechnen. Benutzen Sie die automatische Mehrwertsteuerberechnung oder wenden Sie Steuersätze manuell für Ihre Rechnungsprodukte an; für beide Möglichkeiten werden die entsprechenden Steuerwerte pro Produkt berechnet und diese im Rechnungsreport anzeigt Basis Konfiguration Bevor Sie starten können, sind einige Basiskonfigurationen notwendig. Die relevanten Entitäten für die Steuerkonfiguration finden Sie unter Einstellungen/Erweiterungen, in der User-Entität, im Produktkatalog und in Firmen. Bitte beachten Sie dass Sie die notwendige Sicherheitsrolle für das Erstellen und Konfigurieren von Stammdaten benötigen. 1. Zuerst definieren Sie die Steuerschlüssel unter Einstellungen => Erweiterungen => Steuerschlüssel. Der Steuerschlüssel ist ein generischer Name für eine Steuerart, wie beispielsweise DE voller Steuersatz, DE befreiter Steuersatz, etc. CRM-Project ab Rollup / 150

100 2. Jetzt erstellen Sie Steuerwerte mit relevanten Steuerschlüsseln (bspw. 7%, 19%, 0%) und weisen diese geeigneten Steuerschlüssel zu. Fügen Sie das Datum des Inkrafttreten des Schlüssels ein. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle relevanten Steuerschlüssel und Steuersätze. Zusätzlich können kleine ergänzende Rechungstexte zum Steuerwert hinzugefügt werden. Dieser Text wird dann auf der gedruckten Rechnung auftauchen. Hinweis: Steuerdaten (für Deutschland) werden automatisch durch den xrm1 Wizard erstellt. Diese Basisdaten fügen die erforderlichen Steuerschlüssel für den vollen, reduzierten und steuerfreien Steuersatz ein. CRM-Project ab Rollup / 150

101 3. Erstellen Sie Produkt-Regions-Steuerschlüssel für relevante Gebiete und Kombinationen und fügen Sie die entsprechenden Produkte zum Produkt-Grid hinzu. Bei jeder Erzeugung einer Rechnung wird nun, wenn diese mit den eingestellten Kombinationen der Steuerregionen und Produkte einhergehen, systemseitig der richtige Steuersatz automatisch, basierend auf den gespeicherten Daten, eingefügt. Hinweis: Sie können die Regionen manuell erstellen oder das bereitgestellte Importpaket nutzen. Weitere Informationen über Regionen finden Sie unter Kapitel 14.1 CRM-Project ab Rollup / 150

102 Der Eskalation anhalten Button stoppt die Suche nach Steuersätzen und erweiternden Rechnungstexten für das überliegende Regionsbaumlevel. Beispielsweise wird es die Anzeige des erweiterten europäischen Rechnungstexts auf einer deutschen Rechnung verhindern. Ist die Eskalation aktiviert, wird es die Steuersätze der existierenden Regionen-Levels aufaddieren. Die Pickliste der Steuerberechnungslogik, welche die Steuerberechnung definiert, beinhaltet die nachfolgenden Einträge. Diese werden in den nachfolgenden Produktversionen kontinuierlich erweitert. 4. Fügen Sie den entsprechenden Regions-Steuerschlüssel zu den Firmendatensätzen hinzu. Für firmeninterne Organisationen (Firmen in der Organisation) ist die Option auf Ja gesetzt. Hierbei wird noch eine Rechnungsfusszeile und ein Link zum Rechnungslogo gesetzt. Für externe Firmen (dieoption Eigenes Unternehmen ist hierbei auf Nein gesetzt) kann die Umsatzsteuer-ID hinzugefügt werden. Die eingegebenen Daten werden dann auf der Rechnung aufgedruckt. CRM-Project ab Rollup / 150

103 5. Fügen Sie die Standard Rechungsfirma zum User Datensatz hinzu. Dies Firma wird automatisch ausgewählt, sobald der entsprechende User eine Rechnung erstellt. CRM-Project ab Rollup / 150

104 Erstellen einer Rechnung inklusive Steuern Sind alle erforderlichen Basis-Daten erstellt, wie oben erklärt (s ), werden die entsprechenden Daten-, und Steuerkalkulationen größtenteils für die Rechnung ermittelt. Sie können eine Rechnung manuell von Grund auf erstellen, ausgehend von einem Auftrag oder Sie benutzen die Abrechnungsfunktionalität. Falls Sie eine Rechnung manuell von Grund auf erstellen, stellen Sie sicher dass Sie alle Rechnungsprodukte und die Firma hinzugefügt haben. Wenn Sie eine Rechnung ausgehend von einem Auftrag erstellen, werden diese Informationen vererbt und dahingehend ausgefüllt. CRM-Project ab Rollup / 150

105 Drucken der Rechnung inklusive Steuern Um einen Rechnungsreport zu erstellen, navigieren Sie zu Bericht ausführen, dann wählen Sie Rechnung drucken in der Menüleiste. Von jetzt an kann die Rechnung ausgedruckt, lokal gespeichert und/oder an den Kunden gesendet werden. CRM-Project ab Rollup / 150

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107 Multipler Rechnungsdruck Falls benötigt, können Sie mehr als einen Rechnungsreport auf einmal ausführen. Wählen Sie die gewünschten Rechnungen in der Sicht Aktive Rechnungen und betätigen Sie Rechnungen drucken in der Menüleiste Abrechnung durchführen Der Menüpunkt Abrechnung enthält alle Funktionen, die zum Durchführen einer Leistungsabrechnung gegenüber dem Kunden notwendig sind: Vorbereiten der Abrechnung Erstellung des Leistungsnachweis inkl. Exportmöglichkeiten (Timesheet) Abrechnung durchführen und Rechnung erstellen CRM-Project ab Rollup / 150

108 In der Kopfzeile des Abrechnungsbereichs besteht die Möglichkeit, den abzurechnenden Zeitraum über das Startund das Enddatum zu wählen. Durch Klick auf Refresh-Knopf werden die Datensätze für diesen Zeitraum neu geladen. Zur Abrechnung von Projekten werden mehr Informationen benötigt als im Projekt selbst verfügbar sind. Die wichtigste Information, die im Projekt selbst unbekannt ist, sind die Tagessätze, mit denen die Leistungen der Projektteammitglieder gegenüber dem Kunden fakturiert werden. Um die fehlenden Informationen zu erhalten, greift CRM-Project auf eine Standardinformation von Microsoft CRM zurück den Auftrag. Innerhalb des dem Projekt zugeordneten Auftrags befinden sich nahezu alle Informationen die zur Abrechnung benötigt werden. Nur einige wenige Informationen müssen innerhalb der Abrechnung noch ergänzt werden Generelle Funktionsweise der Abrechnung Die Abrechnungsfunktion von CRM-Project 2011 erstellt beim Durchführen der Abrechnung einen Leistungsnachweis (engl. Timesheet). Dieser Leistungsnachweis mit den Informationen welches Projekt wird über welchen Auftrag innerhalb welchen Zeitraums mittels welcher Rechnung an den Kunden verrechnet, wird persistent in Microsoft CRM gespeichert. Zusätzlich werden sämtliche Elemente (Aktivitäten, Reisen, Belege), die innerhalb dieses Leistungsnachweises fakturiert werden, mit dem Leistungsnachweis verknüpft. Des Weiteren speichert CRM-Project 2011 in jedem fakturierten Element (Aktivität, Reise, Beleg) den gegenüber dem Kunden verrechneten Betrag. So kann selbst nach Preisanpassungen gegenüber dem Kunden jederzeit ein historischer Leistungsnachweis mit den korrekten, fakturierten Werten aufgerufen werden. Zusätzlich stehen die Informationen für Auswertungen mittels Dashboards und Reports zur Verfügung. Hinweis: Die Abrechnungsfunktion von CRM-Project steht den Anwendern vollumfänglich nur im Onlinebetrieb zur Verfügung. Projekte können offline und online angelegt und gebucht werden. Die Vorbereitung der Abrechnung, die Erstellung des Leistungsnachweises und die Abrechnungsfunktion sind nur mit einer Verbindung zum CRM-Server verfügbar. Des Weiteren benötigt der ausführende Benutzer die Sicherheitsrolle CRM-Project Project Manager. CRM-Project ab Rollup / 150

109 Vorbereitung einer Abrechnung Der erste Schritt zur Abrechnung ist die Registerkarte Vorbereitung Anwendungszweck In der Registerkarte Vorbereitung finden Sie alle Aktivitäten, Reisen und Belege im ausgewählten Zeitraum. So bietet sich dem Projektleiter die Möglichkeit, zu entscheiden welche Leistungen der Kunde in der Abrechnung aufgeführt bekommt, die Beschreibung der Leistung ggf. noch zu korrigieren oder abzuändern und/oder die fakturierbare Zeit anzupassen. All diese Einstellungen können innerhalb der Übersichtsdarstellung sofort durch den Projektleiter vorgenommen werden und dann per Klick aktualisiert werden Aufbau der Funktion Startdatum und Enddatum : Auswahl des Zeitraums, in dem die Abrechnung durchgeführt werden soll (wird beim Laden eines Leistungsnachweises mit dem dort vorgegebenen Zeitraum vorbelegt). Neu : Dient zur Erstellung eines neuen Leistungsnachweises. Die Funktion ist nicht verfügbar, wenn dem Projekt noch kein Auftrag zugeordnet ist. Leistungsnachweis laden : Über die Pickliste sind sämtliche Leistungsnachweise auswählbar, die für den aktuell geöffneten Projektknoten bislang erstellt wurden. Zugehöriger Auftrag : Zeigt nach Auswahl eines Leistungsnachweises an, zu welchem Auftrag der Leistungsnachweis zugeordnet ist. Aktualisieren -Knopf: Aktualisiert sämtliche Einträge im unteren Bereich gemäß dem ausgewählten Zeitraum. Diskettensymbol : Speichert veränderte Werte im unteren Bereich in Microsoft CRM. Filter Kleinstaktivitäten anzeigen : Filtert alle Aktivitäten innerhalb der unten dargestellten Liste, die als verrechenbare Arbeitszeit einen Wert von 15 Minuten oder weniger haben. Die Filterung erfolgt auf folgende Art und Weise: o Alle Aktivitäten, die eine gebuchte Arbeitszeit zwischen 0 und 15 Minuten haben, werden ausgeblendet. Die gebuchte Arbeitszeit bezieht sich in diesem Zusammenhang auf die Arbeit in der jeweiligen Aktivität multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmer. Ein 15-Minuten-Meeting mit o o zwei Teilnehmern hat eine gebuchte Arbeitszeit (Summe) von 30 Minuten und bleibt daher eingeblendet. s werden auch ausgeblendet, falls die Arbeitszeit in der Aktivität nicht definiert (also NULL) ist. Dies ist häufig bei eingehenden s der Fall. Alle übrigen Aktivitätstypen, bei denen die Arbeitszeit nicht definiert wurde (also NULL ist), bleiben eingeblendet, um dem Projektleiter ein Controlling und ggf. notwendige Korrekturen über alle verfügbaren Projektbuchungen zu ermöglichen. Tipp: Die Erfahrung unserer Kunden und unserer eigenen Arbeit in Kundenprojekten hat gezeigt, dass es bei der Mehrheit der Kunden sinnvoll ist, nicht jede kleinste Tätigkeit an den Kunden zu verrechnen. Insbesondere s haben in der Regel eine Bearbeitungszeit von 5-10 Minuten und fallen daher genauso wie kurze Telefonate von max. 15 Minuten in das Raster der Kurzzeit Aktivitäten. Durch den Filter Kurzzeit-Aktivitäten anzeigen können Sie als Projektleiter bei der Vorbereitung der Abrechnung die weniger relevanten Projektbuchungen ausblenden, um den Blick auf die wesentlichen Buchungen zu konzentrieren. Sollten Sie dennoch alle Buchungen sehen wollen, genügt ein Klick, um alle Informationen zu sehen. CRM-Project ab Rollup / 150

110 Die Spalte Titel zeigt den Titel des jeweiligen Projektknotens bzw. bei Aktivitäten die Beschreibung der Tätigkeit, die verrichtet wurde. Der Status der Datensätze wird zur schnelleren Bearbeitung durch eine farbliche Kennzeichnung wie folgt visualisiert: Bearbeitung: schwarz Planung: orange Erledigt: grün Ausgesetzt/Abgebrochen: grau Die Aufstellung erfolgt auf Basis der Projektstruktur. Innerhalb eines Projektteils erfolgt die Sortierung der Aktivitäten aufsteigend nach der Spalte Datum. Die Spalte Aktivitätstyp gibt an, um welche Art von Aktivität es sich bei der Projektbuchung handelt. In der Spalte Personen wird angezeigt, wie viele Teilnehmer in der jeweiligen Aktivität verbucht wurden. Bei Terminen und Serviceaktivitäten kann diese Zahl 1 oder mehr sein. Falls die Teilnehmeranzahl einer Buchung 0 ist, so liegt dies in der Regel daran, dass ein Projektmitglied einen Termin für sich selbst gebucht und dabei vergessen hat, sich selbst als Teilnehmer / Ressource des Termins zu hinterlegen. Arbeitnehmer : Hier stehen die Namen der Mitarbeiter, die die jeweilige Aktivität verbucht haben. Verwendeter Service : In dieser Spalte werden die Services angezeigt, die bei der Buchung der Aktivitäten entsprechend der Leistungszuordnung erbracht wurden (mehr dazu im Kapitel Leistungszuordnung). Sollten die gebuchten Services noch angepasst werden, ist dies direkt über die Maske möglich: Die vorhandenen Services können geändert und die fehlenden Services ergänzt werden. Unter der Spalte Arbeit [h] wird die Arbeitszeit angegeben, die in der jeweiligen Aktivität verbucht wurde. Bei dieser Arbeitszeit handelt es sich um den Wert (in Stunden), der in der Aktivität durch den Bearbeiter angegeben wurde, ganz gleich wie viele Teilnehmer beteiligt sind. Für eine einstündige Aufgabe erscheint hier also genauso eine 1,00 wie für einen einstündigen Termin mit vielen Teilnehmern. In der Spalte Verrechenbare Arbeit [h] besteht für den Projektleiter die Möglichkeit, die Arbeitszeit der jeweiligen Aktivität zu modifizieren. In der Regel ist dieser Wert bereits mit dem Wert aus der Spalte Arbeit [h] vorbelegt. Nur der Wert der Spalte Verrechenbare Arbeit [h] wird im Leistungsnachweis für die Abrechnung herangezogen. Bleibt diese Spalte leer, so wird dem Kunden für diese Aktivität nichts verrechnet. Die Spalte Betrag gibt dem Projektleiter auf Basis der im Auftrag an den Kunden verkauften Dienstleistungen eine Vorschau auf den Betrag, der durch die Abrechnung generiert wird. In der Spalte Markiert zur Abrechnung hat der Projektleiter die Möglichkeit zu wählen, welche Aktivitäten er für die Abrechnung vormerken will. Dadurch wird die Aktivität dem aktuell gewählten Leistungsnachweis zugeschrieben. Zusätzlich wird in der Spalte Leistungsnachweis derjenige angezeigt, dem der Posten zugeordnet ist. CRM-Project ab Rollup / 150

111 In der Spalte Verrechenbarer Betrag werden die Positionen angezeigt und aufsummiert, die sich aus den vom Projektleiter zur Abrechnung ausgewählten Elementen ergibt. Somit kann bereits während der Vorbereitung eine gezielte Auswahl erfolgen, um bestimmte Beträge abzurechnen oder nicht abzurechnen. Tipp: Damit Ihnen die Spalten Betrag, Verrechenbarer Betrag und Markiert zur Abrechnung angezeigt werden, müssen Sie zuvor einen Leistungsnachweis auswählen. Näheres hierzu finden Sie in Kapitel Abrechnungstypen im Vorbereitung -Fenster CRM-Project ermöglicht das Anlegen von unterschiedlichen Abrechnungsverfahren für einzelne Projektknoten: Abrechnung nach Festpreis Abrechnung nach Zeit & Material Abrechnung nach Festpreis und nach Zeit & Material Keine Abrechnung Projektknoten, die nach Festpreis oder nicht abgerechnet werden sollen, werden zwar in der Abrechnungsvorbereitung angezeigt, jedoch nicht mit einberechnet. Dargestellt werden die entsprechenden Projektknoten und Aktivitäten mit einem grauen Hintergrund. Tipp: Die Variante Festpreis und Zeit & Material wird genauso behandelt wie Zeit & Material. Sie dient dazu, einen Projektknoten zu klassifizieren, unter dem sich weitere Projektknoten befinden welche vermischt, also teilweise zu Festpreis und teilweise nach Zeit & Material, berechnet werden Leistungsnachweis auswählen oder Neu erstellen Nach dem Aufruf der Abrechnung fordert Sie das Vorbereitungsfenster zur Auswahl eines Leistungsnachweises auf. Wenn Sie zuvor bereits Leistungsnachweise erstellt haben oder die Bearbeitung eines Leistungsnachweises fortsetzen möchten, wählen Sie den entsprechenden Leistungsnachweis über die Pickliste Leistungsnachweis laden. Falls Sie für das Projekt noch keinen Leistungsnachweis erstellt haben oder einen neuen Zeitraum abrechnen möchten, wählen Sie Neu. Ein Dialogfeld fragt sie anschließend nach dem Zeitraum, in dem der Leistungsnachweis angelegt werden soll. Der Zeitraum ist mit dem der vorangegangenen Maske vorbelegt. Achtung: der Zeitraum des Leistungsnachweises ist nachträglich nicht mehr veränderbar! Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, einen Namen für den Leistungsnachweis zu vergeben. Schließlich ist es erforderlich, zu definieren, auf welcher Auftragsbasis die Abrechnung des Leistungsnachweises erfolgen soll. Ist dem Projekt nur ein einziger Auftrag zugeordnet, so wird dieser sofort vorbelegt. Sind mehrere Aufträge im Projektbaum hinterlegt, so werden diese in der Pickliste zur Auswahl aufgeführt. Sobald Sie einen Leistungsnachweis gewählt haben, stehen Ihnen die Funktionen der Vorbereitungsfunktion vollumfänglich zur Verfügung. CRM-Project ab Rollup / 150

112 Arbeiten mit der Vorbereitungsfunktion Innerhalb der aufgeführten Projektknoten und Leistungen können Sie zur schnelleren Bearbeitung mit den Steuerungstasten Links, Rechts, Oben, Unten auf der Tastatur arbeiten. Alle Zellen, die mit weißem Hintergrund dargestellt sind, bieten eine Bearbeitungsfunktion. Titel : Veränderung der Beschreibung des Projektknotens oder der Leistung Verrechenbare Arbeit [h] : Veränderung der Menge an Arbeit, die verrechnet werden soll Markiert zur Abrechnung : Hinzufügen oder Herausnehmen des Postens aus der Abrechnung in diesem Leistungsnachweis. Wichtig: Alle Änderungen in der Vorbereitungsübersicht werden nicht automatisch gespeichert. Sobald Sie die erste Änderung ausführen, wird eine Erinnerung eingeblendet, dass es erforderlich ist, die von Ihnen durchgeführten Änderungen zu speichern. Hinweis: Sollten für einige oder alle Projektknoten keine Titel erscheinen, so prüfen Sie bitte, ob das Feld Titel Kunde für die betroffenen Projektknoten gefüllt ist. Die Abrechnungsfunktion verwendet für die Abrechnung der Projektknoten nicht die internen Projekttitel, sondern die ggf. abweichenden Bezeichnungen für den Kunden. Tipp: Über den Knopf Markiert zur Abrechnung in der Spaltenüberschrift werden alle verfügbaren Posten des aufgeführten Zeitraums im gewählten Projekt zum Leistungsnachweis hinzugefügt. Auf Zeilenebene lassen sich Posten durch Verwendung der Leertaste in der Spalte Markiert zur Abrechnung sehr schnell zur Abrechnung zu- oder abwählen. Tipp: Nutzen Sie die Spalte Verrechenbare Arbeit [h] um den zu verrechnenden Wert zu reduzieren, falls Sie nicht den gesamten Aufwand an den Kunden verrechnen können. Sie können die verrechenbare Arbeit sogar auf 0 setzen, um dem Kunden etwas zu schenken. Im Bericht für den Ausdruck des Leistungsnachweises können Sie wählen, ob Sie den Vergleich ( Arbeit geleistet, Arbeit fakturiert ) plakativ darstellen wollen oder nicht. Oder aber erhöhen Sie die verrechenbare Arbeit, falls Ihre Mitarbeiter schneller waren als geplant oder falls es aufgrund verschiedener Umstände im Projekt zu einem Zuschlag kommt (z.b. Nachtarbeit). Auch hierfür haben Sie im gedruckten Leistungsnachweis wieder die Möglichkeit, Ihrem Kunden die Differenz darzustellen oder nicht Ausdrucken des Leistungsnachweis für den Kunden Zum Drucken und/oder Speichern des Leistungsnachweises für den Kunden steht ein Report in Microsoft CRM zur Verfügung. Dieser Report kann auf Ihr eigenes Corporate Identity hin angepasst und/oder von der Darstellung und Aufbau verändert werden. CRM-Project ab Rollup / 150

113 Der Report ist im Arbeitsbereich unter Berichte und überall dort zu finden, wo Projekte oder Leistungsnachweise in Microsoft CRM dargestellt werden (z.b. direkt im Projekt, für das der Leistungsnachweis soeben erstellt wurde). Auf Basis des Berichts stehen Ihnen alle Standard-Reporting-Exportmöglichkeiten und selbstverständlich die Druckfunktion zur Verfügung. CRM-Project ab Rollup / 150

114 Erstellung von Rechnungen Sobald die Abrechnungsdaten über die Vorbereitungsfunktion konfiguriert sind, können Sie in der Registerkarte Abrechnung den Prozess zur Rechnungserstellung ausführen. Die der Faktura vorgelagerte Leistungsabrechnung von CRM-Project stellt alle zur Rechnungsstellung notwendigen Daten zur Verfügung. Diese Informationen werden in der Abrechnung von den einzelnen Aktivitäten Buchungen auf die zugrundeliegenden Leistungen respektive die abrechnungsrelevanten Produkte konsolidiert. Diese konsolidierte Darstellung auf Produktebene wird in der Registerkarte Abrechnung dargestellt. Durch Betätigen des Knopf Rechnung erstellen werden zum dem Leistungsnachweis zugeordneten Auftrag eine neue Rechnung erstellt und die Mengen auf die Leistungsmengen des Leistungsnachweises angepasst. Zusätzlich wird im Leistungsnachweis hinterlegt, mit welcher Rechnung die Leistungen fakturiert wurden. Hinweis: CRM-Project verwendet die Standardfunktionalität von Microsoft CRM, um die Rechnung aus dem Auftrag zu generieren. Dabei werden Rechnungsprodukte gemäß der Abrechnung auf die entsprechenden Werte korrigiert. Nicht benötigte Rechnungsprodukte werden mit der Menge 0 belegt. Auf Basis dieser Rechnung in Microsoft CRM besteht die Möglichkeit, den Ausdruck der Rechnungen direkt innerhalb des CRM-Systems vorzunehmen. Dazu können Sie wahlweise einen Report oder die Word-Integration von Microsoft CRM verwenden (beide optional). Alternativ ist die Übergabe dieser Rechnungsinformationen an ein Fremdsystem möglich. Durch die vollständige Hinterlegung aller relevanten Informationen in der CRM Datenbank schafft CRM-Project alle Voraussetzungen für die vollautomatische Übergabe an ERP-Systeme. Im Rahmen eines Integrationsprojektes kann mit geeigneten Adaptern eine kostengünstige Anbindung realisiert werden. Wir empfehlen den Microsoft Dynamics Connector für NAV oder GP Integration, den Rödl Adapter für SAP Integration und die Donaubauer Datev-Schnittstelle für die Anbindung an Datev Rechnungswesen. Die notwendige Dienstleistung und die Adapter selbst sind nicht Bestandteil der CRM-Project-Lizenzen. CRM-Project ab Rollup / 150

115 Abschließen der Abrechnung Nachdem die Abrechnung vorbereitet ist und die benötigten Rechnungsinformationen generiert wurden, kann die Abrechnung abgeschlossen werden. Nutzen Sie hierzu die Funktion Abrechnen auf der Registerkarte Abrechnung. Durch diese Funktion werden sämtliche Leistungen (Aktivitäten, Reisen, Belege) als Abgerechnet markiert. Zusätzlich wird der zugehörige Leistungsnachweis deaktiviert. Der Leistungsnachweis und sämtliche abgerechneten Leistungen sind ab diesem Zeitpunkt nur noch lesend in der Vorbereitungsfunktion der Abrechnung verfügbar. Es können nach der Abrechnung keinerlei weitere Leistungen hinzugefügt werden oder ausgebucht werden. CRM-Project ab Rollup / 150

116 13 Projekte abschließen CRM-Project bietet Ihnen für den Abschluss von Projekten eine Komfortfunktion, um insbesondere große Projekte mit vielen Teilprojekten abzuschließen. Projekte können entweder direkt im Strukturplan (siehe Kapitel ) oder über das Menü Neu berechnen und abschließen abgeschlossen werden. Folgende Schritte sind in letztgenannter Option notwendig: Öffnen Sie das Projekt welches abgeschlossen werden soll. Klicken Sie im Projekt Menü auf Neu berechnen und abschließen. Bestätigen Sie den Dialog über den Button Start. Das Projekt wird neu berechnet, um alle Werte final zu aktualisieren. Anschließend wird das Projekt inkl. darunter liegenden Elemente abgeschlossen. Hinweis: Falls das Projekt oder ein Teilprojekt noch nicht erledigte Aktivitäten enthält, so gibt CRM-Project eine Warnmeldung aus. Das Projekt kann erst geschlossen werden, wenn alle Aktivitäten erledigt wurden. Tipp: Über diese Funktion können auch Teilprojekte eines Gesamtprojektes geschlossen werden. Die Funktion bezieht sich immer auf den Teil des Projekts, aus dem sie aufgerufen wurde, sowie alle darunter liegenden Projektteile. CRM-Project ab Rollup / 150

117 14 Erweiterungen 14.1 Regionen xrm1 Solutions beinhaltet eine Entität Regionen, um deren geographischen Standort und deren Charakteristika zu repräsentieren. Regionsstrukturen können in Microsoft Dynamics CRM hinzugefügt werden und für verschiedene Prozesse genutzt werden. Sie können die mitgelieferten Daten importieren oder individuelle Strukturen erstellen. Die Strukturen können hierarchisch ausgehend vom Wirtschaftsraum auf Top Level Ebene, bis zur Stadt auf unterer Ebene aufgebaut werden. Die nachfolgende Grafik verdeutlicht den möglichen hierarchischen Aufbau der Regionsstrukturen. Die Entität Region ist unter Einstellungen => Erweiterungen zu finden. CRM-Project ab Rollup / 150

118 Sie können das vorgefertigte Daten-Set importieren oder ihre eigenen Strukturen erstellen. Mehr über das Import- Verfahren erfahren Sie unter Abschnitt Region Überblick (Felder) Die Entität Region beinhaltet folgende Felder (Attribute): In Level verfügbar Felder Beschreibung Wirtschaftsregion General Kontine nt Region Land Staat Stadt Name (Englisch/ Global gültiger Name in Englisch x x x x x x offiziell) Name (local) Name in Landessprache x x x x x x Ebene Ebene in der Regionsstruktur x x x x x x Übergeordnete Region Übergeordnete Region x x x x x Währung Währung des Landes x x x x x x Besitzer Besitzer des Datensatzes x x x x x x Internationale Codes Landesvorwahl Telefonvorwahl für internationale Telefonate x x x ISO Alpha-2 Code Zweistelliger Landescode definiert durch ISO x ISO Alpha-3 Code ISO Numeric Code Dreistelliger Landescode definiert durch ISO Dreistellig nummerischer Ländercoder definiert durch ISO x x Wirtschaftsdaten Einwohnerzahl Einwohnerzahl für die definierte Region x BIP [Mrd] Kaufkraft von 1 US-$ Das Bruttoinlandsprodukt (Abkürzung: BIP) gibt den Gesamtwert aller Güter, d. h. Waren und Dienstleistungen an, die innerhalb eines Jahres innerhalb der Landesgrenzen einer Volkswirtschaft hergestellt wurden und dem Endverbrauch dienen. Die Kaufkraft gibt an, welche Gütermenge für einen bestimmten Betrag des Zahlungsmittels gekauft werden kann x x Erstellen einer neuer Region Die Entität Region ist unter Einstellungen => Erweiterungen zu finden. Um einen neuen Datensatz dieses Typs zu erstellen, klicken Sie auf Neu. Sie können Ihre eigene Region erstellen und/oder Ihre Region in die vorhandene Struktur integrieren. Hierzu benutzen Sie die Felder Übergeordnete Region und Ebene. Abhängig von der Auswahl der Ebene, können zusätzliche Daten in das System eingetragen werden. Mehr hierzu finden Sie in Abschnitt CRM-Project ab Rollup / 150

119 Import von Region Datensätzen Sie können ein Daten-Set, für die Entität Region, von unserem Kunden-, bzw. Partnerportal herunterladen und diese in Ihr System importieren. Das Daten-Set beinhaltet 249 Länder, entsprechend 9 Kontinental-Regionen (Nord-, Süd-, Mittelamerika, Europa, Naher Osten, Asien, Afrika, Ozeanien, Antarktis), in allen unterstützen Sprachen. Internationale Vorwahl Nummern ISO Alpha-2 Code ISO Alpha-3 Code ISO Numeric Code BIP Bevölkerung Kaufkraft von 1 US-$ Um das Region Daten-Set importieren zu können, entpacken Sie zuerst den zip-ordner Area_Content_Varius_Language und starten den CRM Import. Mit Browse.., wählen Sie die zu importierende Sprache für den Import aus. Bsp: Wählen Sie das Daten-Set Area_EN aus, wenn Ihre Benutzeroberflächensprache englisch ist. CRM-Project ab Rollup / 150

120 Screenshot Integrieren und Anwenden der Region Sie können die Region leicht in Ihre Geschäftsprozesse integrieren. Beispielsweise können Sie die Struktur und Daten der Regionen für folgende Abwendungsfälle verwenden: Organisieren, Evaluierung und controllen ihrer globalen Projekte Organisation Ihrer Reisen, abhängig vom Standort Abbilden Ihres Rechnungstellungsprozesses bezogen auf den relevanten Standort (etc.) CRM-Project ab Rollup / 150

121 15 Lizenzen und Berechtigungen Zur fehlerfreien und vollständigen Nutzung von CRM-Project sind nachfolgende Grundeinstellungen einmalig vorzunehmen. Die Einstellungen können entweder automatisiert mit Hilfe von xrm1 Activation- oder Configuration-Wizards (siehe dazu Kapitel 0 oder 15.4) oder auch manuell vorgenommen werden Einstellungen Die Einstellungen des Projektmanagement-Moduls können Sie im Bereich Einstellungen -> Lösungen -> xrm1 vornehmen. Beim Anklicken der Zeile mit der Lösung werden Sie automatisch auf die Einstellungsseite weitergeleitet. Hinweis: Sie benötigen die Berechtigungsrolle CRM-Project Administrator, um die Einstellungen vorzunehmen! CRM-Project ab Rollup / 150

122 Lizenz anfordern Falls Sie eine xrm1 Lizenz benötigen, können Sie diese über unser Kundenportal anfordern: Die Lizenzdatei wird dann für die gewünschten Lizenzen von xrm1 erstellt, Ihnen zugesendet und kann nun in die Lösung hochgeladen werden. CRM-Project ab Rollup / 150

123 Lizenz hochladen Im Lizenzschlüssel-Bereich können Sie Ihren Lizenzschlüssel hochladen und abspeichern. CRM-Project ab Rollup / 150

124 Projekteinstellungen Stunden pro Personentag : Legen Sie die Anzahl der Arbeitsstunden pro Arbeitstag eines Vollzeit- Mitarbeiters fest. Als Standard sind 8h voreingestellt. Angaben zwischen 0h und 24h sind möglich. Zeiterfassung : Legen Sie fest, wie viele Projekte in der Fast Time Entry bei der Auswahl zuletzt verwendete Projekte aufgelistet werden sollen. Der Zeitraum, in dem die Korrekturen der Schnellerfassungseinträgen erlaubt sind, kann hier definiert werden. Mitarbeiter Cockpit : Das Datum eines Neueintrags im Mitarbeiter Cockpit kann auf das aktuelle Datum ( ja ) oder das Datum des letzten Eintrags ( nein ) gesetzt werden. Versatz in Minuten zur Zeitzone des Servers sollte gewählt werden, wenn sich Ihre Client Computer NICHT in der selben Zeitzone befinden wie Ihr Server. Spezifizieren Sie Ihren Zeitzonenversatz wie folgt: o o Wenn Sie Microsoft CRM online nutzen, ist Ihr Server mit UTC Zeit installiert. Deshalb ist der Versatz 0. Wenn Sie auf einen Server mit Clients in einer anderen Zeitzone zugreifen, müssen sie den Zeitzonenversatz ihres Servers im Vergleich zur UTC Zeit eingeben: Bsp.: Wenn Ihr Server sich in der EST Zeitzone (UTC-5) befindet, ist Ihr Zeitzonenversatz 5h x 60 = 300 Minuten. Bsp.: Wenn Ihr Server sich in Sydney (UTC+10) befindet, ist Ihr Zeitzonenversatz -10h x 60 = Minuten. Nummerierung : Legen Sie den Nummernkreis und den Präfix für die automatische Projektnummerierung fest. Wenn Sie kein Präfix eingeben, werden die Projekte ohne Präfix durchnummeriert. Wenn Sie keine Nummer als Startwert hinterlegen, so erfolgt keinerlei Nummerierung für Projektknoten. Plantafel : Hier steuern Sie die Rechte, die Projektmitglieder erhalten, falls sie in der Plantafel eine Zuteilung mit 0 eintragen. CRM-Project ab Rollup / 150

125 Über die Aktivierung der Ensstellung Einplanung der User im Outlook Kalender anzeigen können Projekt- Zuteilungen (Team-Eintrag über Plantafel) mit dem Outlook Kalender bei Bedarf synchronisiert und dort angezeigt werden Reisemanagement Abrechnung & Rechnungsstellung : Damit CRM-Project korrekt abrechnen kann, ist es erforderlich festzulegen, welche Produkte aus dem Produktkatalog Ihrer Organisation für die Verrechnung von Reisekosten und Reisezeiten herangezogen werden sollen. Es sind drei Produkte zu spezifizieren: o Produkt zur Verrechnung der Reisekosten (pauschal oder gemäß Belegen) o Produkt, welches den Verrechnungssatz für Entfernungskilometer enthält o Produkt zur Verrechnung der Reisezeiten (pauschal oder Stundenbezogen) Um die Abrechnung von Reisen durchzuführen, ist es je nach Abrechnungsmodus gegenüber dem Kunden notwendig, eines oder mehrere dieser Produkte als Auftragsprodukte innerhalb des dem Projekt zugeordneten Auftrags zu hinterlegen (vgl. Auftragseinstellungen für Reisemanagement, Kapitel ). Berechnungen : Dieser Schalter gibt an, ob die aus Reisen resultierenden Reisezeiten und die zugehörigen Aufwände auf das zugehörige Projekt addiert werden sollen oder nicht. Dies betrifft lediglich Aktivitäten (z.b. Anreisetermin, Abreisetermin), die direkt auf die Reise gebucht wurden sowie deren induzierte Kosten (z.b. auf Basis des Stundensatz des Benutzers). Die Belege (Reisekosten) werden von diesem Schalter nicht beeinflusst und immer zu den Projektkosten hinzugerechnet. Nummerierung : Legen Sie den Nummernkreis und den Präfix für die automatische Nummerierung von Reisen und Belege fest. Wenn Sie kein Präfix eingeben, werden die Reisen bzw. Belege ohne Präfix durchnummeriert. Wenn Sie keine Nummer als Startwert hinterlegen, so erfolgt keinerlei Nummerierung für Reise und/oder Beleg. CRM-Project ab Rollup / 150

126 Global Berechnung : Diese Einstellung wird benötigt, falls Sie die Rechte für den Zugriff auf die Projekte einschränken möchten. Der an dieser Stelle ausgewählte Benutzter soll die Zugriffsrechte auf die abrechnungsrelevanten Projekt- Felder haben. Zusätzlich ist erforderlich die Sicherheitsrollen entsprechend einzustellen: mehr dazu in Kapitel und Zwischenspeicher : Legen Sie fest, wie lange die zwischengespeicherten Informationen zu den benutzerbezogenen Kalenderverfügbarkeiten gültig sein sollen. Je seltener Sie die Kalendereinstellungen bzgl. der Arbeitszeiten Ihrer Benutzer anpassen, desto höher können Sie den Wert wählen. Protokollierungsstufe : Legen Sie den Protokollierungslevel für xrm1 Lösung fest. Wir empfehlen die Einstellung Error Installation Informationen, wie Sie die Solution installieren können, finden Sie im Getting Started Guide. Dieser kann von der xrm1 Website heruntergeladen werden. Klicken Sie dort auf Produkte und anschließend auf CRM- Project. Das Dokument befindet sich auf der rechten Seite unter Downloads CRM-Project. CRM-Project ab Rollup / 150

127 15.3 Aktivierung der Solution (Activation Wizard) Die Aktivierung der Solution erfolgt mit dem Activation Wizard. Diesen finden Sie in der Ribbon Bar unter Einstellungen --> xrm1 Lizenztypen. Im ersten Schritt werden Sie gefragt, ob Sie eine Testversion, eine temporäre oder eine erworbene Lizenz aktivieren möchten. CRM-Project ab Rollup / 150

128 Kostenlose Testversion aktivieren Hier wählen Sie per Setzen von Haken die Solution(s) aus, welche Sie aktivieren möchten. Bitte beachten Sie, dass die Lizenztypen CRM-Project Employee, Idea Management Employee und Time Tracking Employee nicht eigenständig verwendet werden. Es muss jeweils noch ein anderer Lizenztyp der entsprechenden Business Solution ausgewählt werden. Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, Grundeinstellungen und Basisdaten/Demodaten zu erstellen. Setzen Sie hierzu die entsprechenden Haken. CRM-Project ab Rollup / 150

129 Damit grundlegende Features einwandfrei funktionieren, sind Grundeinstellungen zu konfigurieren. Für erweiterte Features werden zusätzliche Änderungen an der Konfiguration empfohlen. Es werden folgende Daten eingespielt: Einstellung Standard-Wert Beschreibung Stunden pro Personentag [h] 8 Anzahl der letzten Projekte 5 Zeitraum in dem ein Eintrag verändert werden kann [h] Aktuelle Projekt Nummer Bestimmt die Anzahl der Arbeitsstunden pro Arbeitstag eines Vollzeit-Mitarbeiters. Anzahl der Projekte, die in der Fast Time Entry bei der Auswahl zuletzt verwendete Projekte aufgelistet werden sollen. Der Zeitraum, in dem die Korrekturen der Schnellerfassungseinträge erlaubt sind. Nummernkreis für die automatische Projektnummerierung. Projekt Nummer Präfix PRO Präfix für die automatische Projektnummerierung Reisezeiten / Reisezeitenkosten zum Projekt addieren Aktiv Aktuelle Reisenummer Reise Nummer Präfix TRV Aktuelle Belegnummer Dieser Schalter gibt an, ob die aus Reisen resultierenden Reisezeiten und die zugehörigen Aufwände auf das zugehörige Projekt addiert werden sollen oder nicht. Nummernkreis für die automatische Nummerierung von Reisen. Präfix für die automatische Nummerierung von Reisen. Nummernkreis für die automatische Nummerierung von Belege. Beleg Nummer Präfix VOU Präfix für die automatische Nummerierung von Belege. Zwischenspeicher 500 Zeitraum, wie lange die zwischengespeicherten Informationen zu den benutzerbezogenen Kalenderverfügbarkeiten gültig sein sollen. Protokollierungsstufe Error Hiermit wird das Protokollierungslevel festgelegt. Um den sofortigen Beginn eines Solution-Tests zu ermöglichen, empfehlen wir, Basisdaten/Demodaten zu konfigurieren. Hier werden folgende Daten eingespielt: Entität Beschreibung des Datensatzes Werte Standardeinheit Standardeinheit für Reise Name: Per Diem Menge: 1 Standardeinheit für gefahrene Strecke Standardeinheit für Arbeit/Reisezeiten Name: Mile Menge: 1 Name: MD Menge: 1 Einheitsgruppe Einheitsgruppe für Reise Name: xrm1 Travel Einheitsgruppe für gefahrene Strecke Name: xrm1 Distance Einheitsgruppe für Arbeit/Reisezeiten Name: xrm1 Work Produkt Produkt für Reisezeiten Name: Traveltimes (xrm1) Standardeinheit: MD Einheitsgruppe: xrm1 Work Standardpreisliste: Price List (xrm1) Unterstützte Dezimalstellen: 5 Produkt für Reisekosten Produkt für Entfernungskilometer Produkt für ein Dienstleistungsprodukt (1) Name: Travelcosts (xrm1) Standardeinheit: Per Diem Einheitsgruppe: xrm1 Travel Standardpreisliste: Price List (xrm1) Unterstützte Dezimalstellen: 5 Name: Distance (xrm1) Standardeinheit: Mile Einheitsgruppe: xrm1 Distance Standardpreisliste: Price List (xrm1) Unterstützte Dezimalstellen: 5 Name: Professional Service 1 (xrm1) CRM-Project ab Rollup / 150

130 Entität Beschreibung des Datensatzes Werte Standardeinheit: MD Einheitsgruppe: xrm1 Work Standardpreisliste: Price List (xrm1) Unterstützte Dezimalstellen: 5 Produkt für eine Dienstleistungsprodukt (2) Produkt für eine Dienstleistungsprodukt (3) Name: Professional Service 2 (xrm1) Standardeinheit: MD Einheitsgruppe: xrm1 Work Standardpreisliste: Price List (xrm1) Unterstützte Dezimalstellen: 5 Name: Professional Service 3 (xrm1) Standardeinheit: MD Einheitsgruppe: xrm1 Work Standardpreisliste: Price List (xrm1) Unterstützte Dezimalstellen: 5 Services Service für eine Projekt-Dienstleistung (1) Name: User Service 1 (xrm1) Anfänglicher Statusgrund: reserviert Standarddauer: 2 Stunden Aktivitäten starten alle: 2 Stunden Beginnend mit: 8:00 Service für eine Projekt-Dienstleistung (2) Service für eine Projekt-Dienstleistung (3) Name: User Service 2 (xrm1) Anfänglicher Statusgrund: reserviert Standarddauer: 2 Stunden Aktivitäten starten alle: 2 Stunden Beginnend mit: 8:00 Name: User Service 3 (xrm1) Anfänglicher Statusgrund: reserviert Standarddauer: 2 Stunden Aktivitäten starten alle: 2 Stunden Beginnend mit: 8:00 Produkt-Service Zuordnung Zuordnung eines Projekt-Dienstleistung (1) zum Dienstleistungsprodukt (1) Zuordnung eines Projekt-Dienstleistung (2) zum Dienstleistungsprodukt (2) Zuordnung eines Projekt-Dienstleistung (3) zum Dienstleistungsprodukt (3) Professional Service 1 (xrm1) <=>User Service 1 (xrm1 demo) Professional Service 2 (xrm1) <=>User Service 2 (xrm1 demo) Professional Service 3 (xrm1) <=>User Service 3 (xrm1 demo) Preisliste Preislistenelemente Demo-Preisliste für die Abrechnung von Demo- Dienstleistungsprodukten und Reisen Preislistenelement für Dienstleistungsprodukt (1) Preislistenelement für Dienstleistungsprodukt (2) Preislistenelement für Dienstleistungsprodukt (3) Preislistenelement für Reisekosten Name: Price List (xrm1) Währung: $/ / (System-Währung) Produkt: Professional Service 1 (xrm1) Mengenverkaufsoptionen: Komplett und in Teilen Einheit: MD Preisberechnungsmeth.: Währungsbetrag Betrag: 1100 Produkt: Professional Service 2 (xrm1) Mengenverkaufsoptionen: Komplett und in Teilen Einheit: MD Preisberechnungsmeth.: Währungsbetrag Betrag: 900 Produkt: Professional Service 3 (xrm1) Mengenverkaufsoptionen: Komplett und in Teilen Einheit: MD Preisberechnungsmeth.: Währungsbetrag Betrag: 750 Produkt: Travelcosts (xrm1) Mengenverkaufsoptionen: Komplett und in Teilen Einheit: Per Diem CRM-Project ab Rollup / 150

131 Entität Beschreibung des Datensatzes Werte Preisberechnungsmeth.: Währungsbetrag Betrag: 1 Preislistenelement für Reisezeiten Produkt für Entfernungskilometer Produkt: Traveltimes (xrm1) Mengenverkaufsoptionen: Komplett und in Teilen Einheit: MD Preisberechnungsmeth.: Währungsbetrag Betrag: 1 Produkt: Distance (xrm1) M Mengenverkaufsoptionen: Komplett und in Teilen Einheit: MD Preisberechnungsmeth.: Währungsbetrag Betrag: 0,5 Benutzter (gilt nur für den angemeldeten Benutzer) Projektbezogene Benutzer-Daten Benutzer: angemeldeter User Lizenztyp: wie beim Wizard ausgewählt Standard Service: User Service 1 (xrm1) Jahresurlaub: 24 Resturlaub: 6 Kosten pro Stunde: 100 $/ / (System- Währung) Configuration of xrm1 Connection for the Travel Products Produkt für Reisezeiten: Traveltimes (xrm1) Produkt für Reisekosten: Travelcosts (xrm1) Produkt für Entfernungskilometer: Distance (xrm1) Steuerschlüssel Deutscher Steuerschlüssel für Produkte die nicht steuerpflichtig aufgrund des Reverse- Charge-System oder einer dritten Vertragspartei (Land) sind. Steuerschlüssel für steuerfreie Produkte Reduzierter Steuerschlüssel für MwSt in Deutschland Standard Steuerschlüssel für MwSt in Deutschland Name: MwSt Deutschland (Europa) Name: MwSt Deutschland (frei) Steuersatz [%]: 0,0 Name: MwSt Deutschland (reduziert) Steuersatz [%]: 7,0 Name: MwSt Deutschland (voll) Steuersatz [%]: 19,0 Entität Beschreibung des Datensatzes Werte Steuerwerte Steuersatz ist in Deutschland nicht versteuerbar aufgrund des Reverse-Charge Verfahrens oder dritten Vertragspartei (Land) sind Steuersatz: [%]:0,0 Steuersatz für steuerfreie Produkte. Steuersatz: [%]:0,0 Reduzierter Steuersatz für die MwSt (Deutschland). Standard Steuersatz für die MwSt (Deutschland) Steuersatz [%]:7,0 Steuersatz [%]:19,0 Anschließend kann die Aktivierung beginnen. CRM-Project ab Rollup / 150

132 Nach Abschluss der Aktivierung wird Ihnen folgende Maske angezeigt Temporäre oder erworbene Lizenz aktivieren Wenn Sie die Aktivierung einer temporären oder erworbenen Lizenz auswählen, öffnet sich ein Fenster, in dem eine Lizenz hochgeladen werden kann. Beim Klick auf den entsprechenden Button öffnet sich ein Explorer-Fenster, in dem Sie Ihre in abgespeicherte Lizenzdatei auswählen können. CRM-Project ab Rollup / 150

133 Nach dem Klick auf Öffnen wird die Datei hochgeladen und es erscheint ein Hinweis, ob Sie eine gültige oder eine ungültige Lizenz hochgeladen haben. Die nächsten Schritte sind dann identisch mit den Schritten 3 bis 5 bei kostenlosen Testlizenzen. Zunächst wählen Sie aus, ob Sie Standardeinstellungen und/oder Basisdaten/Demodaten erzeugen möchten. Anschließend erfolgen die Aktivierung der Lizenz und der Abschluss der Aktivierung. Sie können Ihre xrm1 Lizenz auch über xrm1 Konfigurationsmaske anfragen und hochladen. Mehr dazu finden Sie im Kapitel CRM-Project ab Rollup / 150

134 15.4 Konfigurieren der Solution (Configuration Wizard) Der Configuration Wizard ist Teil des Activation Wizard, kann aber separat ausgeführt werden. Dies bspw. bei bereits aktivierten Systemen, wenn nachträglich Basisdaten/Demodaten oder Einstellungen geladen werden sollen. Tipp: Bei der Nutzung des Configuration Wizard werden bereits vorhanden Daten nicht überschrieben. Hier entfällt die Auswahl, ob man eine kostenlose Testversion, eine temporäre oder eine erworbene Lizenz aktivieren möchte. Vielmehr beginnt man direkt mit dem Schritt der Auswahl von Grundeinstellungen und/oder Basisdaten/Demodaten. Anschließend bestätigt man die ausgewählte Konfiguration. CRM-Project ab Rollup / 150

135 Nach Abschluss der Konfiguration erscheint folgendes Fenster: 15.5 Lizenzverwaltung Für CRM-Project benötigt jeder Benutzer eine gültige Lizenz. Diese kann im CRM Benutzer eingestellt werden. Mit Vergabe der Lizenz werden dem Benutzer gemäß der folgenden Übersicht entsprechende Sicherheitsrollen zugewiesen. Security Role CRM-Project Employee CRM-Project Standard Billing and Invoicing CRM-Project Licenz Typ CRM-Project Standard Resource Management CRM-Project Professional CRM- Project Enterprise CRM-Project Absence Submitter x x x x x CRM-Project HR Manager x x x CRM-Project Forecast Calculation x x x x x CRM-Project Project Assistant x x x CRM-Project Project Manager x x x x CRM-Project Tax and Product x x x Administration CRM-Project Template Manager x x CRM-Project Time Entry x x x x x 15.6 Berechtigungskonzept CRM-Project nutzt das Standard-Berechtigungskonzept von Microsoft CRM. Die Einstellungen in den Rollen dienen als Grundeinstellung und können auf die konkreten Anforderungen Ihrer Organisation hin weiter konfiguriert werden. Detaillierte Informationen zum Konfigurieren von Berechtigungsrollen entnehmen Sie bitte der Microsoft CRM Standard-Anpassungsdokumentation. CRM-Project ab Rollup / 150

136 15.7 CRM-Project Berechtigungsrollen Die folgenden Rollen sind im Auslieferungsumfang enthalten: CRM-Project Absence Submitter Alle Benutzer, welche die userbezogene Abwesenheitsverwaltung (Urlaubsanträge, Ausgleichsurlaub) nutzen und von Betriebsferien beeinflusst werden sollen, benötigen diese Sicherheitsrolle CRM-Project Administrator Für den Zugriff auf die CRM-Project Settings innerhalb der CRM-Project Solution ist diese Rolle erforderlich CRM-Project Forecast Calculation Diese Rolle wird benötigt, um dem User Lese- und Schreibrechte für alle Projektfelder, die mit der Funktion Prognose berechnen verbunden sind, zu erteilen CRM-Project HR Manager Zur Benutzung der Abwesenheitsverwaltung im Bereich Einstellungen und die Einsicht in Personaldaten des Benutzers ist diese Rolle erforderlich CRM-Project Project Assistant Über diese Rolle erhält der jeweilige Benutzer im Projekt lesen und schreibenden Zugriff auf alle internen Informationen, alle Projektmanagement Funktionen und die Informationen über die Arbeit (geplant und gebucht) CRM-Project Project Manager Benutzer mit dieser Rolle erhalten in Projekten zusätzlichen Einblick in alle monetären Information und Funktionen (z.b. Abrechnung). Die Rolle beinhaltet auch alle Rechte des Project Assistant CRM-Project Tax and Product Administration Benutzer mit dieser Rolle erhalten Lese und Schreibrechte auf alle Felder die mit der Steuerkalkulierung verbunden sind CRM-Project Time Entry Diese Rolle ist erforderlich, um Leistungen in Projekten erfassen und korrekt verbuchen zu können. Zusätzlich gewährt diese Rolle Zugriff auf die Funktionen Schnellerfassungsmaske und Arbeitsplan CRM-Project Template Manager Diese Rolle ist erforderlich zur Verwaltung von Vorlagen. Nur User mit dieser Rolle können aktive Projekte auf den Statusgrund Vorlage in Überarbeitung setzen und die Vorlagen-Funktionen, wie z.b. erstellen, ändern und freigeben von Vorlagen, nutzen. CRM-Project ab Rollup / 150

137 CRM-Project Time Entry Restricted Diese Rolle ist erforderlich, falls für einen Benutzer die Zugriffsrechte auf Projekte eingeschränkt werden sollen. Der Benutzer mit dieser Rolle hat nur auf die Projekte Zugriff, die ihm über Plantafel zugeteilt wurden CRM-Project Time Recording Administrator Diese Rolle ist erforderlich, um die Berechnung für die Projekte sicherzustellen, für Benutzer die mit den eingeschränkten Zugriffsrechten der Rolle CRM-Project Time Entry Restricted arbeiten. Weisen Sie diese Rolle einem beliebigen CRM-Project Benutzer zu, welcher Zugriff auf alle Projekte hat, und wählen Sie diesen Benutzer in den Einstellungen der CRM-Project Konfigurationsseite (vgl ) unter Global- >Calculation ->Calculation User Einschränkung der CRM-Project Berechtigungsrollen Standardmäßig dürfen alle Mitarbeiter auf alle Projekte zugreifen und auf sämtliche Projektknoten Leistungen erfassen. Mit dieser Einstellung wird das Produkt ausgeliefert. Möchten Sie die Zugriffe einschränken und bspw. über Freigaben arbeiten, sind folgende Punkte zu beachten: Die Benutzer benötigen weiterhin die Rolle CRM-Project Time Entry, um Funktionen wie die Schnellerfassungsmaske oder den Arbeitsplan zu nutzen. Lassen Sie also diese Rollen den Benutzern weiterhin zugeordnet und passen Sie die Berechtigung in dieser Rolle an. Damit die durch die Buchung von Aktivitäten ausgelösten Funktionen korrekt verarbeitet werden können, ist es abhängig von der von Ihnen genutzten Projektstruktur ggf. erforderlich, einige Plugins des 4. Moduls innerhalb von Microsoft CRM unter einem anderen Kontext zu veröffentlichen. Im Standard werden alle Plugins im Kontext des aktuell angemeldeten Users ausgeführt. Verfügt dieser nicht mehr über ausreichend Rechte, so ist es ggf. erforderlich, die Plugins unter dem Kontext eines Users mit mehr Rechten auszuführen (z.b. ein Projekt Management Administrations-Benutzer). Tipp: Standardmäßig verfügen Benutzer mit der Rolle CRM-Project Project Manager und CRM-Project Project Assistant über Vollzugriff auf alle Projekte. Falls es die Berechtigungen in Ihrer Organisation erfordern, können Sie diese Rollen einschränken (z.b. nur Vollzugriff auf eigene Projekte) und zusätzlich eine Berechtigungsrolle Gesamtprojektleitung oder Programm Manager erstellen. Diese Rolle kann dann bspw. den Vollzugriff auf alle Projekte erhalten Lizenztypen und Zuweisung von Lizenzen Unter Einstellungen --> Lizenztypen finden Sie eine Übersicht der vorhandenen Lizenztypen sowie deren jeweiliges Ablaufdatum. CRM-Project ab Rollup / 150

138 Unter Einstellungen --> License Assignments ist eine Liste der aktuellen Lizenzzuordnungen zu sehen. Um einem Benutzer eine Lizenz zuzuweisen, klicken Sie unter Einstellungen --> License Assignments in der Ribbon Bar auf Neu. Im sich öffnenden Fenster wählen Sie den Lizenznutzer und den Lizenztyp aus, den dieser Benutzer erhalten soll. CRM-Project ab Rollup / 150

139 Beim Option Set Rollen automatisch zuweisen empfehlen wir, die Vorbelegung Ja beizubehalten, da der User so alle Sicherheitsrollen der zugeordneten Lizenz automatisch erhält. Nach dem Speichern und Schließen erscheint der Benutzer mit der entsprechenden Lizenz in der Liste der aktiven Lizenzzuordnungen. CRM-Project ab Rollup / 150

140 16 Zusätzliche Konfigurationen und Customizing 16.1 Personaldaten bei den Benutzern Damit CRM-Project die Kosten in einem Projekt korrekt berechnen kann, müssen für alle Anwender von Microsoft CRM, die innerhalb von Projekten arbeiten, die jeweiligen Stundensätze im CRM System hinterlegt werden. HINWEIS: Um diese Einstellungen ausführen zu können, benötigen Sie die Sicherheitsrolle CRM-Project HR Manager. Sonst erhalten Sie keinen Zugriff auf die Personaldaten der Benutzer. Bitte achten Sie darauf, dass Sie zum CRM-Project HR Manager Formular gewechselt haben. Weiterhin ist es für die Ressourcenplanung erforderlich, dass die Felder Resturlaub, Jahresurlaub und Personalleiter im Abschnitt Urlaubsverwaltung, sowie der Manager im Abschnitt Allgemein gepflegt sind. Für Benutzer, die schwerpunktmäßig nur einen einzigen Service leisten, sollte dieser als Standard Service für den Benutzer hinterlegt werden Verbindung von Services und Produkten Als 4. Modul orientiert sich CRM-Project immer an den Standards von Microsoft CRM. Leistungen von Mitarbeitern werden in Microsoft CRM über Services definiert. Diese Methodik übernimmt CRM- Project. Neben einem Standardservice kann innerhalb eines zum Projekt zugehörigen Auftrags definiert werden, welchen Service ein Mitarbeiter erbringt und sogar abweichend je Aktivität ist eine Auswahl des Services möglich. Im Bereich der Aufträge, die den Projekten zugeordnet sind, verwendet das 4. Modul die vollständige Standardfunktionalität des 1. Moduls (Vertrieb), bestehend aus Produkten, Preislisten, Aufträgen, usw. CRM-Project ab Rollup / 150

141 Um eine Abrechnung erstellen zu können, ist es erforderlich, eine Verbindung zwischen den Services und den Produkten zu etablieren, um so festzulegen, welcher Service über welches Produkt respektive mit welchem Preis in dem jeweils betrachteten Auftrag gegenüber den Kunden abgerechnet wird. Diese Verbindung wird durch die Entität Produkt-Service Zuordnung zur Verfügung gestellt. Diese Zuordnung ermöglicht es, neben der eindeutigen Zuordnung eines Services zu einem Produkt auch mehrere Services zu einem Produkt zuzuordnen; bspw. wenn in Ihrer Organisation das Produkt Programmierung gegenüber Kunden verkauft wird, Sie jedoch für die exakte interne Planung mit den Services Programmierung Java, Programmierung PHP und Programmierung C++ arbeiten. CRM-Project ab Rollup / 150

142 Erstellen Sie also für alle verwendeten Services, die Sie in Kundenprojekten fakturieren wollen, ein Produkt im Produktkatalog und vergeben Sie dem Produkt über eine oder mehrere Preislisten entsprechende Preise. Details zur Erstellung von Services, Produkten und Preislisten sowie zur Verwendung des Microsoft CRM-Produktkatalogs entnehmen Sie bitte der Standardanwenderdokumentation von Microsoft CRM. Schlussendlich erstellen Sie für all diese Services und Produkte die notwendigen Beziehungen im Bereich Produkt-Service Zuordnung. Hinweis: Bei der Anlage von Elementen in den CRM-Preislisten ist darauf zu achten, dass für Produkte, die über die Abrechnungsfunktion von CRM-Project fakturiert werden sollen, die Einstellung Mengenverkaufsoptionen auf nur vorhandene Einheiten oder Komplett und in Teilen gesetzt wird. Bei Einstellung dieser Option auf Komplett ist es nicht möglich, Teile der Projektleistungen über die CRM-Project Abrechnungsfunktion zu fakturieren. Hinweis: Eine Zuordnung von mehreren Produkten zu ein und demselben Service ist nicht gestattet, da sonst die Applikationslogik von CRM-Project keine eindeutige Zuordnung eines geleisteten Service zu einem Produkt CRM-Project ab Rollup / 150

143 durchführen kann. Um dies sicherzustellen, empfehlen wir bei einem sehr umfangreichen Katalog an Services und oder Produkten die Nutzung einer Duplikatserkennungsregel bzgl. der Entität Produkt-Service Zuordnung Verhalten für Beziehungen Da CRM-Project auf Microsoft Dynamics CRM-Aktivitäten aufbaut, gibt es Einflüsse auf das Verhalten zwischen Projekten und den dazugehörigen Aktivitäten auf Basis der definierten Beziehungen. Zwischen allen Aktivitätstypen (Termin, Aufgabe, Telefonanruf, etc.) und der CRM-Project-Projektentität ist als Auslieferungsumfang die Beziehung wie folgt voreingestellt: Zuweisen: Nicht kaskadieren Freigeben: Alle kaskadieren Freigabe aufheben: Alle kaskadieren Erneut überordnen: Nicht kaskadieren Diese Einstellung ist eine Empfehlung aus einer Vielzahl von Kundeninstallationen. Sollten Sie eine abweichende Einstellung für Ihre Installation benötigen, können Sie diese Änderung jederzeit im Customizing von Microsoft CRM vornehmen. Wir empfehlen diese Einstellung speziell im Zusammenhang mit der Zuweisung von Projektknoten an andere Projektleiter, da ansonsten der Besitzerkontext für alle Aktivitäten auf den neu definierten Projektleiter überschrieben wird. Hinweis: Das Verhalten der Beziehungen wurde in der Version 4.6 verändert. Sollten Sie weiterhin die bisherige Konfiguration verwenden wollen, so können Sie diese über die Customizing-Funktionalität des CRM-Systems wieder zurücksetzen Kennzeichnung eigener Firmen CRM-Project unterscheidet interne und externe Projekte über die Information, für welche Firma das Projekt durchgeführt wird. Legen Sie für alle Ihre eigenen oder verbundenen Unternehmen und Kooperationspartner die jeweiligen Firmen auch in Microsoft CRM an. Über den Bereich Eigenes Unternehmen können Sie für jede Firma individuell definieren, ob dies ein Unternehmen aus Ihrer eigenen Organisation ist oder nicht. Standardmäßig ist der Schalter immer auf Nein gesetzt. Wählen Sie also im Projekt innerhalb des Lookup Feldes Firma ein Unternehmen aus, für welches der Schalter Eigenes Unternehmen auf Ja steht, so klassifiziert CRM-Project dieses Projekt als internes Projekt. Für Firmen, bei denen der Schalter auf Nein steht, ist das Projekt ein externes Projekt Customizing der Mitarbeiter Cockpit Maske Die Mitarbeiter Cockpit Maske kann nach Ihren individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Die folgenden Anpassungen können durch Standard Microsoft-Customizing durchgeführt werden: Grids und Sichten können modifiziert werden. Neue Elemente (iframes) können hinzugefügt werden. Spalten können im Table Grid hinzugefügt, entfernt oder neu angeordnet werden. CRM-Project ab Rollup / 150

144 Bitte beachten Sie, dass eine angebrachte Sicherheitsrolle dafür erforderlich ist. ( System Administrator oder System Customizer ) Anpassen von Grids und Sichten Um die Grids und Sichten des Mitarbeiter Cockpits anzupassen, gehen Sie unter Einstellungen => Anpassungen => System anpassen. Das xrm1 Mitarbeiter Cockpit ist dort als Entität zu finden und das xrm1 Mitarbeiter Cockpit Formular kann geöffnet werden. Die drei Elemente Ribbon, Subgrid und Kalender werden jetzt angezeigt. Sie korrespondieren zu den relevanten Bereichen im Mitarbeiter Cockpit. Sie können die Neuanordnung oder Löschung der Elemente mit durch Standard-CRM-Customizing vornehmen. Um die Größe des Bereichs zu ändern, klicken Sie auf das relevante Element und gehen über den Tab Formatierung zu Zeilenlayout. Verändern Sie die Anzahl der Zeilen, wird als Ergebnis eine Erhöhung oder Verminderung der Elementgröße die Folge sein. CRM-Project ab Rollup / 150

145 Hinzufügen neuer Elemente Sie können ebenfalls zusätzliche Elemente (iframes) zum Mitarbeiter Cockpit hinzufügen. Um dies zu tun, benutzen Sie den Einfügen -Tab im Mitarbeiter Cockpit Formular. Um neue Elemente hinzufügen zu können, müssen Sie die Parameter des iframes kennen (iframe-name, iframe- URL). Beispielsweise können Sie den Arbeitsplan als neuen iframe einsetzen. Benutzen Sie die folgenden Parameter. IFRAME: xrm1_work_schedule URL: CRM-Project ab Rollup / 150

146 Nach dem Speicher- und Publishingvorgang, ist das folgende Ergebnis sichtbar. CRM-Project ab Rollup / 150

147 Hinzufügen, entfernen oder neu anordnen von Spalten im Table Grid Sie können die Spalten im Table Grid ebenfalls hinzufügen, entfernen oder neu anordnen: Um dies zu tun, gehen Sie zu Einstellungen => Anpassungen => System anpassen => Aktivitäten => Sichten => inaktive Sichten und wählen dann das xrm1 Mitarbeiter Cockpit Grid aus. Jetzt können Sie via Microsoft CRM Standard Customizing die gewünschten Änderungen (Hinzufügen, Löschen, Neu anordnen) durchführen Konfiguration des Projekt Journal Die Werte, die für die Charts der Projekthistorie verwendet werden (siehe Kapitel 0) sind in der Entität Projekthistorie gespeichert und durch den Workflow Create Journal Entity aufgezeichnet. Sie können das Chart gemäß ihren Anforderungen anpassen und die gespeicherten Werte modifizieren oder erweitern. Die Einstellungen sind via Standard Microsoft CRM Customizing vorzunehmen. Um Änderungen vorzunehmen, navigieren Sie zu Einstellungen => Anpassungen => System anpassen. Suchen Sie die Projekt Journal -Entität heraus und wählen Sie das Main-Formular aus. Sie können die jeweiligen Felder und Werte, welche den Standardwerten Budget, Kosten, Umsatz und Arbeit entsprechen, einsehen. CRM-Project ab Rollup / 150

148 Sie können zusätzliche Datentypen und Felder durch Standard CRM-Prozesse hinzufügen. Um die Zeitintervalle für die Datenaufnahme oder für die Updatetrigger einzustellen, modifizieren Sie einfach die Workflow-Konfiguration unter Create Journal Entity. CRM-Project ab Rollup / 150

149 Der Standardwert eines Updateintervalls beträgt 8 Stunden. Dies bedeutet: Wenn ein definierter Wert geändert wurde und das Zeitfenster der letzten Aktualisierung größer 8 Stunden ist, wird ein neuer Projekthistorieneintrag erzeugt und im Chart auftauchen. CRM-Project ab Rollup / 150

150 Zusätzlich werden Uhrzeit und das Datum im Projektfeld gespeichert. CRM-Project ab Rollup / 150