Handbuch OES. Handreichung 7 Projektmanagement. Autorenteam: Andrea Haushalter Dr. Reinhard Maier (verantwortlich) Handbuch OES, Handreichung 7

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1 Handbuch OES Handreichung 7 Projektmanagement Autorenteam: Andrea Haushater Dr. Reinhard Maier (verantwortich) Handbuch OES, Handreichung 7

2 Veragsnummer: Verag: Woters Kuwer Deutschand Car Link Adof-Koping-Str Kronach Te: + 49 (0) E-Mai: info@carink.de

3 Inhat Projektmanagement 1 Eineitung Projektmanagement im Kontext der Quaitätsentwickung Definitionen von Projekt und Projektmanagement Entscheidungsinstanz Schueitung Nutzen des Projektmanagements Phasen des Projektabaufs Panungsphase (Pan) Durchführungsphase (Do) Evauationsphase (Study) Abschussphase (Act) Zusammenfassung zu den Phasen des Projektabaufs Die Roe der Schueitung im Projektmanagement Roe der Projektgruppe Projektdokumentation Anregungen für die Ausgestatung von Projektmanagement Zusammenfassung Literatur Handbuch OES, Handreichung 7 3

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5 1 Eineitung Die Arbeit mit und in Projekten ist in Schuen gängige Praxis. Seit jeher führen engagierte Lehrkräfte im Schuatag, insbesondere im Unterricht, Projekte durch. Der Begriff Projekt wird dabei as Sammebezeichnung für vieerei Innovationsaktivitäten verwendet. Projekte sind von zentraer Bedeutung für die Schuentwickung und damit ist die Kompetenz, professione mit und in Projekten zu arbeiten, für ae an der systematischen Quaitätsentwickung beteiigten Personen unerässich. Systematisches Projektmanagement dient dazu, Entwickungsvorhaben in der Schue zieorientiert durchzuführen und zu koordinieren. Dabei umfasst es zwei Aspekte: Die Fçrderung von Projektkompetenz der Beteiigten sowie den Aufbau und die Pfege von Verfahren und Strukturen für die Arbeit in Quaitätsentwickungsprojekten. Leitinie des schuischen Projektmanagements ist, das Engagement der Lehrkräfte in Projekten zu unterstützen und deren Ergebnisse nachhatig in der Schue zu verankern. Die Mitgieder von Projektgruppen brauchen Projektkompetenz, um effizient die gemeinsamen Ziee zu erreichen. Die Mitgieder der Quaitätsentwickungsgruppe brauchen Projektkompetenz, um ihre Koeginnen und Koegen dabei wirksam zu unterstützen. Die Mitgieder der Schueitung brauchen Projektkompetenz, um die Entwickung der Schue systematisch steuern zu kçnnen. Es gehçrt zu den Aufgaben der Schueitung und einer Quaitätsentwickungsgruppe, Strukturen und Verfahren für die Arbeit in Projekten festzuegen. Immer wieder stet sich im Projektmanagement die Frage nach dem Grad der Formaisierung. Er ist dann richtig gewäht, wenn er die Zieorientierung, Transparenz, Durchführung und Nachhatigkeit des Projekts fçrdert bzw. ereichtert und zur jeweiigen Schukutur passt. Pragmatismus hat hier wie übera in der Schuentwickung Vorrang vor der Einhatung der reinen Lehre. Die voriegende Handreichung bietet Impuse zur Einführung eines systematischen Projektmanagements an Schuen sowie Anregungen zur Refexion und Weiterentwickung der eigenen Praxis. Sie iefert dazu eine pointierte Zusammensteung wesenticher Bestandteie des Projektmanagements. Unterrichtsprojekte im Sinne von Lehr- und Lernarrangements oder Hinweise zum Bereich Projektkompetenz in der Berufsschue sind nicht Gegenstand der Handreichung. Handbuch OES, Handreichung 7 5

6 2 Projektmanagement im Kontext der Quaitätsentwickung 2.1 Definitionen von Projekt und Projektmanagement Projekte sind innovative Vorhaben, die eine Gruppe von Akteuren zeitich begrenzt, auf ein beschriebenes Zie orientiert und mit den erforderichen Ressourcen ausgestattet, durchführt. Sie dienen der Umsetzung mitte- und angfristiger strategischer Ziesetzungen, z. B. für die Weiterentwickung in einer Schuart, einer Abteiung oder der Schue as Ganzes. In jedem Quaitätsentwickungsprojekt werden definierte Ergebnisse erarbeitet. Ein soches Ergebnis kçnnte z. B. ein Produkt (Leitbid, Homepage, Evauationsbericht) sein, ein Prozessvorschag (Einschuungstag, kassenübergreifender Fçrderunterricht) oder ein Zustand (70% des Koegiums führen Lehrer-Lehrer-Feedback durch). Die Ergebnisse erfogreicher Projekte kçnnen in der Gesamtorganisation in wiederkehrende Regeabäufe, sogenannte Prozesse, überführt werden (siehe HR 8 Prozessmanagement) und sind so angfristig und personenunabhängig nutzbar. Ob eine Aufgabe in Form eines Projekts bearbeitet werden so, ist sorgfätig abzukären. Nach Dubs (2005, S. 237) ist die Arbeitsform Projekt nur bei Probemen und Aufgaben sinnvo, die für die Lehrkräfte reevant sind und zu denen sie substanzie etwas beitragen kçnnen. Projektthemen ergeben sich aus dem Leitbid, den Ergebnissen von Sebstevauationen der Schue, aktueen Probemagen und aus Initiativen des Koegiums, aus den Empfehungen der Fremdevauation und aus der Zievereinbarung der Schue mit dem Regierungspräsidium. Projektmanagement ist ein Instrument zur Strukturierung und Steuerung von Quaitätsentwickungsprozessen. Gerade bei Projekten, die die Entwickung von Unterricht zum Zie haben, hat sich ein systematisches Vorgehen bewährt, da hier unterschiediche Interessen berücksichtigt werden müssen. Projektmanagement trägt maßgebich dazu bei, dass schuische und pädagogische Quaitätsentwickung geingt. 2.2 Entscheidungsinstanz Schueitung Die Vorhaben der Quaitätsentwickungsprojekte stehen grundsätzich im Dienst der gesamten Schue. Um dies sicher zu steen, integriert die Schueitung jedes Quaitätsentwickungsprojekt in die Gesamtorganisation und Gesamtentwickung der Schue. Dabei stützt sie sich auf die Quaitätsentwickungsgruppe. Sie sorgt für eine strukturee Verankerung der Projekttätigkeit in der Schue. Die Gestatung des Stundenpans eistet hierzu einen entscheidenden Beitrag. Darüber hinaus definiert und sichert die Schueitung Freiräume, die die Projektgruppen bençtigen, um kreative Lçsungen entwicken und erproben zu kçnnen. Die Entscheidung, ob ein Entwickungsvorhaben as Projekt organisiert wird, trifft die Schueitung. Sie macht Rahmenvorgaben, vergibt Ressourcen, setzt die Projektgruppe ein und erteit ihr einen Auftrag. Der Vergabe des Projektauftrags durch die Schueitung gehen Abstimmungsprozesse mit der Quaitätsentwickungsgruppe voraus. Die Quaitätsentwickungsgruppe, ebenfas beauftragt durch die Schueitung, hat die Aufgabe, die Quaitätsentwickung an der Schue zu steuern. Die Mçgichkeiten, wie der Steuerungsprozess an den Schuen organisiert werden kann und wie diese Strukturen in schon bestehende eingebettet werden kçnnen, ist in der Handreichung Schuführung und Quaitätsentwickung dargestet (siehe HR 3 Schuführung). Wer konkret die Initiative oder die Roe des Auftraggebers übernimmt, hängt von der schuischen Aufbauorganisation zur Quaitätsentwickung ab. Mçgich sind hier die Schueiterin bzw. der Schueiter sebst oder deren Stevertreter/in, eine Abteiungseitung für Quaitätsentwickungsprojekte in ihrem Bereich oder auch übergreifend. Auch eine Lehrkraft kann as Quaitätsentwickungsbeauftragter fungieren. In diesem Fa sote die Person Mitgied der Quaitätsentwickungsgruppe sein und bei Bedarf der Schueitung berichten. Wichtig ist, dass grundegenden Projektentscheidungen stets ein Entscheidungsfindungsprozess vo- 6

7 rausgeht, in dem Initiativen des Koegiums angemessen zum Tragen kommen und in den sowoh die Projektgruppe, die Quaitätsentwickungsgruppe as auch die Schueitung eingebunden sind (siehe HR 3 Schuführung). Auf Basis der Projektauswertung befindet die Schueitung oder, wenn das Thema in die Zuständigkeit der Gesamtehrerkonferenz fät, das Koegium, weche Bedeutung die Ergebnisse im Anschuss an das Projekt für die weitere schuische Arbeit haben. 2.3 Nutzen des Projektmanagements Das Projektmanagement mit Vorgaben hinsichtich Organisation, Zuständigkeiten, Dokumentation und Arbeitsweise fçrdert Ziekarheit und Effizienz der Einzeprojekte. Projekte sind im Gegensatz zu Routinearbeiten einmaige und kompexe Aufgabensteungen, die von vieen Faktoren beeinfusst werden. Sie haben eine hçhere Erfogsaussicht, wenn sie nach Methoden des Projektmanagements systematisch organisiert und durchgeführt werden. Projektmanagement ermçgicht, dass die Quaitätsentwickung einer Schue eingebettet in ein koordiniertes Gesamtkonzept erfogt und dass Synergien genutzt werden. Darüber hinaus sorgt es für Transparenz in der Schue und gegenüber der Öffentichkeit. Kern des Projektmanagements ist es, für eine Probemsteung den Prozess der Lçsungsentwickung zu strukturieren und zu panen. Projektmanagement hift den Beteiigten, die Ziee ihres Vorhabens effizient und effektiv zu erreichen. Es schafft fçrderiche Organisations- und Abaufstrukturen mittes systematischer Panung, festgeschriebener Ziee und Inhate, vereinbarter Termine und kar umrissener Ressourcen. Kompex erscheinende Projekte werden durch Aufgiederung in überschaubare Projektaufgaben transparent und beherrschbar. Eine integrierte Fortschritts- und Ergebniskontroe ermçgicht es, sowoh Zwischenerfoge zu ereben as auch unerwünschten Entwickungen frühzeitig entgegenzuwirken. Im Verauf eines Projekts entstehen immer wieder Anässe, über Ziee und Wege des Vorhabens zu refektieren und mit anderen darüber in den Austausch zu treten. Die Zusammenarbeit der Personen eines Projektteams wie auch die Zusammenarbeit mit anderen Gruppen in der Gesamtorganisation wird durch das Projektmanagement gefçrdert. Die kar definierten Strukturen fordern einerseits von aen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die verbindiche und verantwortiche Eredigung der übernommenen Aufgaben, andererseits erhaten sie systematische Unterstützung und erwerben dadurch einen hçheren Grad an Handungssicherheit. Die Ergebnisse eines Projekts steen für die Mitgieder der Projektgruppe sichtbare Erfoge dar. Werden hingegen Projektziee nicht erreicht, kçnnen durch eine gemeinsame, sachiche Ursachenanayse die Gründe dafür ermittet und den verantwortichen Leitungspersonen und gegebenenfas dem Koegium mitgeteit werden. Handbuch OES, Handreichung 7 7

8 3 Phasen des Projektabaufs Der zeitiche Abauf eines Projekts giedert sich in vier Phasen: Panungsphase Durchführungsphase Evauationsphase Abschussphase Der PDSA-Zykus nach Deming visuaisiert den ideatypischen Abauf von Projekten zur systematischen Quaitätsentwickung (siehe Abb. 1): Die im Fogenden dargesteten vier Phasen werden im Laufe eines Projekts nicht immer nacheinander durchaufen. Bei der praktischen Projektarbeit kçnnen Zwischenscheifen oder z. B. ein Neubeginn in der Panungsphase notwendig werden. 3.1 Panungsphase (Pan) Die Aufgabe der Schueitung und der Quaitätsentwickungsgruppe ist in dieser Phase, die Panung eines Projekts zu initiieren. Zunächst setzen sich die Projektbeteiigten, die Quaitätsentwickungsgruppe und die Schueitung mit der Projektidee auseinander. So die Projektidee weiterverfogt werden, sorgt die Schueitung für die Bidung einer Projektgruppe und gibt ihr den Auftrag, eine detaiierte Projektpanung zu ersteen. Die Projektgruppe erstet in einem ersten Schritt den Projektantrag mit einem Projektpan. Auf dieser Basis kären Schueitung und Projektgruppe den konkreten Projektauftrag, der in einer Projektvereinbarung fixiert wird. Auf dieser Grundage übernimmt die Projektgruppe die Verantwortung für die Umsetzung der Projektziee. Während des gesamten Projektveraufs und damit auch schon in der Panungsphase beteiigt die Projektgruppe diejenigen Personen und Gruppen in geeigneter Weise, die auf die Projektdurchführung Einfuss haben oder für die die Projektergebnisse reevant sind. Damit fçrdert sie die Akzeptanz und den Erfog des Projekts. In der Panungsphase sote die Projektgruppe fogende Punkte beachten: Die Ausgangsage kären Oft gibt es an der eigenen Schue und an anderen Schuen bzw. Institutionen bereits wertvoe Erfahrungen zum Projektthema. Diese Erfahrungen und das Wissen der Mitgieder der Projektgruppe trägt die Projektgruppe zusammen. Darüber hinaus kann eine Literaturrecherche weitere Impuse iefern. Die Projektgruppe prüft das Projektumfed und die Ausgangsage an der Schue sorgfätig. Fas umfangreichere Ist- Anaysen erforderich sind, sote die Projektgruppe hierfür ausreichend Zeit einpanen. Abb. 1: Der PDSA-Zykus nach Deming in der Projektarbeit 8

9 Die Projektgruppe identifiziert die verschiedenen, zum Tei widersprüchichen Erwartungen der Interessengruppen (Stakehoder). Sie anaysiert diese und kärt bzw. kommuniziert den Nutzen des Projekts für die Schue. Kare Ziee vereinbaren Grundsätzich git: Die Ziee des Einzeprojekts soen einen Beitrag eisten für das Erreichen der Gesamtziee der Schue, die z. B. im Leitbid festgeschrieben sind. Je karer die Ziee formuiert sind, die mit dem Projekt erreicht werden soen, desto besser. So macht es z. B. einen erhebichen Unterschied, ob unter dem Tite Einführung von Individuafeedback die Mitgieder einer Projektgruppe zunächst sebst Erfahrungen sammen und dann Vorschäge zur Einführung entwicken, oder ob sie die Einführung von Individuafeedback in der gesamten Schue koordinieren und gestaten. Der Zieformuierungsprozess ist deshab so bedeutsam, wei er einen Kärungs- und Verständigungsprozess über den Weg zur Zieerreichung in Gang setzt und im Ergebnis Karheit und Panungssicherheit bringt. Präzise Ziee sind auch für die spätere Projektevauation (s. u.) unerässich. Für die Formuierung und die Auswah der Ziee kann die Projektgruppe die SMART-Rege heranziehen: Die Ziee sind: spezifisch messbar attraktiv bzw. annehmbar reaistisch bzw. reaisierbar und terminiert. Bei der Entwickung der Projektziee orientiert sich die neue Projektgruppe an den strategischen Zieen der Schue, wie sie z. B. im Leitbid oder der Zievereinbarung definiert sind. Schnittsteen berücksichtigen Bei der Arbeit am Projekt gibt es verschiedene Berührungspunkte mit etabierten Abäufen der Schue und mit anderen Quaitätsentwickungsprojekten. Auch die Zuständigkeitsbereiche von Abteiungseitungen, Verwatungspersona usw. kçnnen sich überschneiden. Deshab muss die Projektgruppe Schnittsteen identifizieren, damit sie diese bei der Panung und Durchführung sorgfätig berücksichtigen kann. Stopersteine beachten Skepsis und Befürchtungen in den Interessengruppen beeinfussen die Projektdurchführung und deren Erfog ebenso wie personee, materiee und zeitiche Engpässe. Die Projektgruppe egt fest, wie sie vorab erkennbaren Stopersteinen aktiv begegnen kann. Den Weg zum Zie strukturieren Die Projektgruppe definiert Teischritte, wie sie auf dem Weg zum Zie vorgehen wi. Die konkreten Aktivitäten der Projektgruppe teit sie in Arbeitspakete auf und kärt Verantwortichkeiten. Den zeitichen Abauf festegen Die Arbeitspakete werden auf einer Zeiteiste, dem Projektabaufpan, angeordnet. Dabei sote sie die für die Projektarbeit günstigen bzw. ungünstigen Schujahresphasen, wie z. B. Prüfungszeiten, im Bick haben. Besonders bedeutsame Ereignisse im Projektverauf (z. B. Pädagogischer Tag, Anschaffungen, Zwischenberichte) trägt die Projektgruppe as Meiensteine in den Zeitpan ein. Projektevauation frühzeitig in den Bick nehmen Bereits während der Panungsphase sind erste Überegungen zur künftigen Evauation des Projekts wichtig. Die Projektgruppe formuiert konkret beobachtbare oder messbare Ergebnisse (z. B. Sachverhate, Vorgänge oder Verhatensweisen), an Hand derer am Ende des Projekts der Zieerreichungsgrad ersichtich wird. Die konsequente Operationaisierung von Zieen über Kriterien zu Indikatoren in einer frühen Projektphase setzt entsprechendes Know-how voraus (siehe HR 11 Sebstevauation). Jede Schue sote hierfür Experten haben bzw. dazu fortbiden. Die Evauationsgruppe (siehe HR 11 Sebstevauation) sote die Projektgruppen bei der Operationaisierung der Ziee unterstützen. Ressourcen panen Auf der Basis der Panung schätzt die Projektgruppe ab, weche Ressourcen, z. B. zeiticher, personeer und finanzieer Art, das Projekt erfordert. Diese Grçßen fießen in die Auftragsverhandung zwischen Projektgruppe und der Schueitung ein. Handbuch OES, Handreichung 7 9

10 Mit Abschuss der Panungsphase soten aso fogende Punkte gekärt und vereinbart sowie im Projektantrag und -auftrag (siehe Formuar Projektbeschreibung Arbeitshife) dokumentiert sein: Bezug zu den strategischen Zieen der Schue (Leitbid, Zievereinbarung) Nutzenkärung Zieformuierung Zwischenergebnisse Arbeitspakete Projektabauf mit Meiensteinen Projekteitung, Projektmitarbeiter/innen Schnittsteen Ressourcen Grundzüge der Projektevauation (siehe Projektauftrag Lesekompetenz Praxisbeispie, Projektbeschreibung Sebstevauationskonzept Praxisbeispie, Projektantrag- Sebstevauation Praxisbeispie, Projektantrag-RAmahara Praxisbeispie). Die Aufgaben und Befugnisse der Projekteitung und Projektgruppenmitgieder werden im Kapite 5 beschrieben. Anfangs empfinden manche Akteure dieses systematische Vorgehen as zeitaufwändig und hinderich für Projektstart und -durchführung. Dies kann zur Foge haben, dass Projektgruppen die Panungsphase schne durchaufen bzw. überspringen, mit der Absicht, unverzügich und direkt auf Lçsungen hinzuarbeiten. Doch die Erfahrung an den Modeschuen zeigt, dass Projektgruppen nach Abschuss einer angemessen differenzierten Panung das Projekt zieorientiert und effizient umsetzen kçnnen. In der Panungsphase Zeit aufzuwenden, zaht sich in der Durchführungsphase und im Projekterfog aus. 3.2 Durchführungsphase (Do) Die Durchführung der gepanten Projektmaßnahmen ist im Verauf eines Projekts in der Rege die ängste Phase. Die Projektgruppe geicht fortwährend die aktueen Projekterfahrungen mit den Panungen ab und kann so frühzeitig Fehentwickungen entgegenwirken. Indem sie kontinuierich die nicht direkt am Projekt beteiigten Personen über den Verauf informiert, schafft sie Akzeptanz in der Schugemeinschaft und bereitet die nachhatige Wirkung über die Projektdauer hinaus vor. Die Schueitung hat die Aufgabe eines sensiben Projektcontroings. Dabei muss sie eine Baance finden: Einerseits ist es erforderich, dass die Schueitung über den Projektstand informiert ist; andererseits darf die Projektgruppe nicht das Gefüh haben, engmaschig kontroiert zu werden. Controing bedeutet Steuerung und ziet darauf, dass das Projekt voran kommt und ae Akteure frühzeitig Korrektur- bzw. Unterstützungsbedarfe erkennen. Eine gute Mçgichkeit bieten z. B. Besprechungen des verantwortichen Mitgieds der Schueitung bzw. der zuständigen Person der Quaitätsentwickungsgruppe mit der Projekteitung bzw. der Projektgruppe über den Stand des Projekts. Zwischen den Besprechungen kçnnen sich die Schueitung oder die Quaitätsentwickungsgruppe auch durch Einsichtnahme in die Projektdokumentation informieren. In der Durchführungsphase soten fogende Aspekte beachtet werden: Die Panung mit Refexionsscheifen umsetzen Zu zuvor festgeegten Zeitpunkten refektiert die Projektgruppe den Projektfortschritt und passt ggf. die Panung bzw. das Vorgehen an. Sie achtet dabei besonders auf Symptome, die z. B. auf unerwartete Stopersteine oder auf Widerstand hinweisen, und entscheidet, wie damit umgegangen werden kann. Dazu steht sie in Kontakt mit dem Auftraggeber. Transparenz sichersteen Eine wichtige Aufgabe neben der eigentichen Arbeit im Projekt ist die Kommunikation der Projektinhate und der erzieten Fortschritte in der Schue (siehe HR 9 Informations- und Kommunikationsmanagement). Dazu gehçrt neben der Berichterstattung an den Auftraggeber die regemäßige Information in den beteiigten oder tangierten Gremien der Schue, wie z. B. der Abteiungskonferenz, der Gesamtehrerkonferenz oder der Schukonferenz. Eine schuçffentiche Dokumentation, die einen Überbick bietet, ist hifreich, wenn es an einer Schue mehrere Projekte parae gibt zum einen aus Gründen der Projektkoordination, zum anderen as Information für die übrigen Beteiigten und ae Interessierten (z. B. Schüer, Etern und duae Partner). 10

11 3.3 Evauationsphase (Study) Die Projektevauation ist ein obigatorischer Arbeitsschritt in jedem Quaitätsentwickungsprojekt. Das Hauptzie dieser Evauation ist es, eine Datenbasis für die Entscheidung zu schaffen, wie mit den Ergebnissen des Projekts umgegangen werden so. Die Projektevauation kann dabei von der Projektgruppe sebst durchgeführt werden. In der Rege hot sie sich aerdings bei den Evauationsexperten der Schue Unterstützung oder sie beauftragt die Evauationsgruppe in Absprache mit der Schueitung bzw. der Quaitätsentwickungsgruppe mit der Durchführung der Projektevauation. Hier sind zwei Formen der Evauation zu unterscheiden: Die Zieerreichung des Projekts evauieren Mit der Ergebnisevauation zum Projekt so festgestet werden, inwieweit die vereinbarten Ziee des Projekts erreicht wurden. Hierbei geht es nicht nur um die Feststeung, ob ein Zie erreicht wurde oder nicht. Es geht auch um quaitative Einschätzungen, inwieweit die Ergebnisse des Projekts von den Beteiigten as hifreich für die Weiterentwickung der schuischen Quaität erachtet werden, sowie um Empfehungen für weitere Maßnahmen. Die konkreten Schritte einer Projektevauation sind in der Handreichung Sebstevauation ausgeführt (siehe HR 11 Sebstevauation). Den Projektprozess evauieren Mit der Evauation des Projektprozesses kann sich die Projektgruppe Rückmedungen zur Art und Weise ihrer Arbeit und Zusammenarbeit einhoen (siehe HR 11 Sebstevauation). Die fogenden Fragen sind Beispiee dazu: Wie effizient hat die Projektgruppe (ink. Projekteitung) gearbeitet? Wie hat sich das Zusammenwirken mit der Schueitung und dem Koegium gestatet? Wie hat die Projektgruppe as Team zusammengearbeitet? Aus den Ergebnissen kçnnen Empfehungen zum Projektmanagement abgeeitet und persçniche Lernprozesse der Projektmitgieder angestoßen werden. 3.4 Abschussphase (Act) Abschussbericht ersteen Die Projektgruppe stet die Ergebnisse des Projekts in Form eines Abschussberichts dar, der die wesentichen Inhate und Erkenntnisse, wie z. B. die Schussfogerungen aus der Ergebnisevauation oder aus ihrer Prozessevauation, umfasst. Der Abschussbericht ist die Grundage für eine Abnahme des Projekts durch den Projektauftraggeber und die Entastung des Projektteams. Er ist im Agemeinen schuçffentich (siehe Webdatenbank: Formuar Projektabschussbericht Arbeitshife; Projektabschussbericht Sebstevauationskonzept Praxisbeispie). Schussfogerungen ziehen In der Abschussphase werden die Weichen für die Zukunft gestet. Zum einen steht die Frage nach den Projektergebnissen im Zentrum: Weche Bedeutung haben sie für die Schuquaität? Kann die Projektgruppe, gestützt auf die Evauation, z. B. empfehen, die Errungenschaften des Projekts in einen die gesamte Schue betreffenden Regeprozess zu überführen (siehe HR 8 Prozessmanagement)? Zum anderen werden die Projekterfahrungen, die ein Projektteam im Verauf eines Projekts gemacht hat, anaysiert und ausgewertet, um diese Erkenntnisse auf neue Quaitätsentwickungsprojekte übertragen zu kçnnen. Den Projektabschuss gestaten In einer Abschusspräsentation kann die Projektgruppe das Koegium über die Projektergebnisse und ihre Erfahrungen informieren. Die Abschusspräsentation bietet dem Auftraggeber darüber hinaus Raum für die Würdigung des Projekts und der Leistungen der Gruppe. Bei der Beurteiung der Projektergebnisse ist zu beachten, dass der Grad der Zieerreichung nie aein von der Projektgruppe und ihrer Arbeit, sondern immer auch vom Umfed abhängt. Mit dem Projektabschuss ist die Tätigkeit der Projektgruppe beendet. Nun entscheidet der Auftraggeber bzw. die Schueitung darüber, in wecher Form die Projektergebnisse für die Schue nutzbar gemacht bzw. in einen Prozess überführt werden. Handbuch OES, Handreichung 7 11

12 3.5 Zusammenfassung zu den Phasen des Projektabaufs In der fogenden Übersicht sind die Schritte der einzenen Phasen eines ideatypischen Projektabaufs aufgeistet und kurz eräutert. Darüber hinaus werden die Akteure benannt: Ideatypischer Abauf eines Quaitätsentwickungsprojekts Schritte im Projektabauf Eräuterungen Aktive Personen Panungsphase Die Projektidee formuieren Den Auftrag zur Projektpanung erteien Den Projektantrag formuieren Über den Projektantrag entscheiden Den Projektauftrag erteien Durchführungsphase Die Panungsschritte umsetzen Erste Konkretisierung des QE-Projekts mit Definition des Nutzens und Abschätzung der Reaisierbarkeit = Basis für die Entscheidung, ob das QE-Projekt im Detai gepant werden so Arbeitsform: Gespräch mit Protoko und Formuar (Formuar Projektbeschreibung Arbeitshife) Ersteen einer Projektpanung (Formuar Projektbeschreibung Arbeitshife) = Basis für Entscheidung, ob das QE-Projekt wie gepant durchgeführt werden so Beauftragung der Projektgruppe Dokument: genehmigter Projektantrag mit Unterschriften Verçffentichung in der Schue Refexion des Projektfortschritts ggf. Anpassung des Pans oder Neuvereinbarung des Auftrags Ersteen eines Zwischenberichts Information der Beteiigten, Hersteen von Transparenz Controing des Projekts Initiative bei Einzeperson, Gruppe, Schueitung Beteiigung von QE-Gruppe oder QE-Beauftragtem oder bzw. und Schueitung Schueitung, QE-Gruppe oder QE-Beauftragter as Auftraggeber Projektgruppe Beratung durch QE-Gruppe oder externe Personen (z. B. Fachberater Schuentwickung) Schueitung, QE-Gruppe oder QE-Beauftragte/r as Auftraggeber Schueitung, QE-Gruppe oder QE-Beauftragter as Auftraggeber Leitung und Mitgieder der Projektgruppe Projekteitung und Projektgruppe Schueitung, QE-Gruppe oder QE-Beauftragter 12

13 Schritte im Projektabauf Eräuterungen Aktive Personen Evauationsphase Das Projekt evauieren Abschussphase Das Projekt abschießen Basis für die Entscheidung, weche Projektergebnisse und wie diese in die Schue übernommen werden Zusammensteung der Ergebnisse der Projektevauation und der daraus abgeeiteten Schussfogerungen Formuar (Projektabschussbericht Arbeitshife) Projektabschussgespräch: Würdigung und Entastung der Projekteitung und der Projektgruppe Projekteitung und Projektgruppe, ggf. Evauationsexperten der Schue Projekteitung und Projektgruppe Schueitung und ggf. QE-Gruppe sowie Projektgruppe und Projekteitung Abb. 2: Ideatypischer Abauf eines Quaitätsentwickungsprojekts Handbuch OES, Handreichung 7 13

14 4 Die Roe der Schueitung im Projektmanagement Die Schueitung trägt für die an einer Schue stattfindenden Projekte die Gesamtverantwortung und ist somit die oberste Entscheidungsinstanz (siehe HR 3 Schuführung). Um erkennen zu kçnnen, was eine systematische Projektarbeit erfordert, bençtigt die Schueitung sebst gute Kenntnisse des Projektmanagements. Sie schafft die Rahmenbedingungen, unter denen Projekte nutzbringend und in das Gesamtsystem Schue eingebettet durchgeführt werden kçnnen. Damit steen sich der Schueitung die fogenden vier Kernaufgaben: die organisatorische Einbindung gewähreisten eine systematische Projektarbeit sichersteen Formen der Unterstützung zuteien im Projekt Geeistetes anerkennen. Organisatorische Einbindung gewähreisten Der organisatorische Rahmen für Quaitätsentwickungsprojekte muss so gestatet sein, dass die Projekte in die Gesamtorganisation der Schue eingebunden sind. Die Quaitätsentwickungsgruppe, in der die Schueitung as oberste Entscheidungsinstanz Mitgied ist, koordiniert die verschiedenen Einzeprojekte. Instrumente wie ein einheitiches Formuarwesen, z. B. für Zeitpäne (siehe Formuar Zeitpan 1 Arbeitshife; Formuar Zeitpan 2 Arbeitshife) und Projektübersichten (siehe Webdatenbank Formuar Projektübersicht Arbeitshife; Projektübersicht Praxisbeispie) ereichtern die Koordination. Mittes Deegation überträgt die Schueitung den Projekteiterinnen und -eitern sowie den Projektgruppenmitgiedern Aufgaben und Befugnisse (siehe Aufgabenbeschreibung Projekteiter/in Praxisbeispie). Die Schueitung stet sicher, dass die Gesamtorganisation regemäßig über den Stand der Projekte informiert ist. Verbindungen und Vernetzungen der Projekte mit anderen Bereichen sind so für ae Lehrkräfte sichtbar. Projekteitung und Auftraggeber refektieren regemäßig die Wechsewirkungen zwischen Organisation und Projektgruppe und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor. Systematische Projektarbeit sichersteen Systematisch durchgeführte Projekte führen zu gesicherten Ergebnissen und ermçgichen fundierte Entscheidungen der Schueitung und der GLK. Systematisches Vorgehen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das Verfahren, wie ein Projektauftrag entsteht und erteit wird, für das Koegium transparent ist. In aen Phasen des Projekts muss kar sein, wer die Beteiigten sind und von wem bzw. wie anstehende Entscheidungen getroffen werden. Genehmigte Projektaufträge werden von der Schueitung oder der Quaitätsentwickungsgruppe in der Schue verçffenticht. Um eine systematische Projektarbeit sicherzusteen, sind fogende Aspekte zu berücksichtigen: Ausgangspunkt für ein Projekt ist eine Projektidee. Die Schueitung (ggf. mit Quaitätsentwickungsgruppe) trifft aufgrund eines vorgeegten Projektantrags und nach Abschätzung von Nutzen, Aufwand und Risiko des gepanten Projekts die Entscheidung, ob das Projekt durchgeführt wird. Die Schueitung erteit den Projektauftrag. Das Projektteam wird von der Schueitung benannt. Zugeich werden Projektteam-Leitungen und -Mitgiedern verbindich Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen übertragen. Die Schueitung fordert eine kare Projektorganisation. Es gibt eine Projektgruppenbzw. Teameitung, die der direkte Ansprechpartner der Schueitung oder der dafür von ihr beauftragten Quaitätsentwickungsgruppe ist. Die Roe, Aufgaben und Befugnisse der Projekteitung sind bestimmt und dokumentiert. Dassebe git für die Mitgieder der Projektgruppe. Im Verauf des Projekts hat die Schueitung die Entscheidungshoheit über Ziekorrekturen bzw. ggf. den Projektstopp. Projektevauation und Projektdokumentation sind für die Schueitung die Grundage für weitere Entscheidungen. Sie geben Auskunft darüber, inwieweit die Projektergebnisse ge- 14

15 eignet sind, einen dauerhaften Prozess und damit eine nachhatige Quaitätsentwickung einzueiten. Beim Projektabschuss entässt die Schueitung das Projektteam aus der Verantwortung. Formen der Unterstützung zuteien Projekte zur Quaitätsentwickung sind keine Routinearbeiten, sondern einmaige Aufgabensteungen. Für jedes Projekt muss die Schueitung prüfen, weche Unterstützung bzw. Ressourcen in wechem Umfang notwendig sind. Schießich ist die Schueitung gegenüber dem Gesamtkoegium, dem Land und dem Schuträger rechenschaftspfichtig und für einen verantwortungsvoen Umgang mit den bereitgesteten Ressourcen verantwortich. Die Schueitung kann u. a. aus den fogenden Unterstützungsformen auswähen: fachiche Unterstützung, z. B. durch Beratung von Fachberaterinnen und Fachberatern Schuentwickung bzw. Unterrichtsentwickung oder durch Fortbidungen prozessuae Unterstützung, z. B. begeitet die Quaitätsentwickungsgruppe die Projektgruppe während ihrer Arbeit oder bei der Durchführung eines projektbezogenen Pädagogischen Tages zeitiche Unterstützung durch Vergabe von Anrechnungsstunden organisatorische Unterstützung, z. B. durch ein festgeegtes Zeitfenster für Projektsitzungen. Geeistetes anerkennen Die Beteiigung an Quaitätsentwickungsprojekten und das Führen von Projektgruppen gehçren zu den Aufgaben von Lehrkräften. Wie erfogreich die Schue in ihrer Quaitätsentwickung ist, hängt in hohem Maß vom Leistungsvermçgen und der Einsatzbereitschaft der Lehrkräfte ab. Diese Einsatzbereitschaft ist hoch, wenn die Lehrkräfte mit ihrem Arbeitspatz und ihrer Arbeitsaufgabe zufrieden sind. Der Schueitung kommt an dieser Stee die Aufgabe eines Motivators zu, der die Arbeit der einzenen Lehrkraft bzw. des Teams im Quaitätsentwickungsprojekt gaubhaft anerkennt und wertschätzt. Handbuch OES, Handreichung 7 15

16 5 Roe der Projektgruppe Der Erfog des Projektmanagements der Schue hängt wesentich von der Professionaität der Projektgruppen ab. Deshab empfieht es sich, sorgfätig die Zusammensetzung und die Aufgaben jeder Projektgruppe zu kären und fähige Projekteitungen heranzubiden. Zusammensetzung der Projektgruppe gestaten Die personee Zusammensetzung hat großen Einfuss auf die Arbeit in der Projektgruppe und auf ihre Wirkung in der Schue. Erfahrungsgemäß sind heterogen zusammengesetzte Gruppen für die Bearbeitung kompexer, neuer Aufgabensteungen gut geeignet (vg. Kçnigswieser u. a. 2005, S. 63; siehe HR 10 Arbeit im Team). Hier eine Auswah von Kriterien für die Zusammensetzung von Projektgruppen: Die Personen sind am Thema interessiert. Das Projektthema betrifft das Arbeitsgebiet der Personen. Die Personen sind im Koegium gut vernetzt und akzeptiert. Die Personen verfügen, z. B. as Abteiungseitung, über projektreevante Entscheidungsbefugnisse. Die Personen haben bereits Kompetenzen bezogen auf das Thema. Die Personen haben Erfahrung mit Projektmanagement. Zu Beginn der Arbeit sote sich die neu zusammengesetzte Projektgruppe Zeit nehmen, die verschiedenen Einsteungen, Sichtweisen, Vorkenntnisse und Erfahrungen ihrer Mitgieder auszutauschen und kennenzuernen. So schafft die Gruppe eine tragfähige Grundage für die gemeinsame Arbeit. Eine soche Investition zaht sich in der Foge durch die Quaität der Arbeit und die Akzeptanz des Projekts in der Schue aus. Aufgaben der Projektgruppe vereinbaren In der Rege treffen die Schueitung und das Koegium eine generee Vereinbarung über die Aufgaben und Funktionsweise der Projektgruppe. Darin sind die Anforderungen und Befugnisse von Projekteitung und Projektgruppenmitgiedern gereget. Dies erhçht die Karheit und die Verbindichkeit des Arbeitsauftrags für ae Beteiigten. Die Projektgruppe spricht mit ihrem Auftraggeber ab, weche Personen und Gremien durch die Projektgruppe regemäßig auf bestimmte Art und Weise (z. B. durch Bericht in der GLK, eine gemeinsame Sitzung mit dem Auftraggeber oder per Informationswand) informiert werden (siehe HR 9 Informations- und Kommunikationsmanagement). Projekteitung gestaten Die Projekteiter/innen sind in der Rege Lehrkräfte. Um diese Leitungsfunktion gut auszufüen, verfügen sie über die erforderichen Kompetenzen oder entwicken diese z. B. in Fortbidungen. Verantwortungsbereiche und Aufgaben der Projekteitung sind viefätig (siehe Aufgabenbeschreibung Projekteiter/in Praxisbeispie). Hier ein kurzer Überbick: Information und Kommunikation Ansprechpartner für ae am Projekt Beteiigten sein für Information und Transparenz über den Projektverauf sorgen das Projekt nach innen und außen vertreten Strukturierung und Koordinierung die Systematik der Projektarbeit gewähreisten fas es Teigruppen im Projekt gibt, die wechseseitige Abstimmung sichersteen Leitung von Teamsitzungen Einadungen, Tagesordnung, Moderation, Protoko etc. übernehmen oder deegieren Feedbackphasen gewähreisten (vg. HR 10 Arbeit im Team). Wichtig ist, dass die Projektgruppe das Vertrauen sowoh der Schueitung as auch des Koegiums genießen kann. Durch die Transparenz ihres Arbeitsprozesses trägt sie dazu maßgebich bei. 16

17 6 Projektdokumentation Zie der Projektdokumentation ist es, den Verauf eines Quaitätsentwickungsprojekts nachvoziehbar zu machen. Dadurch werden Verbindichkeit und Handungssicherheit gefçrdert, Evauationen und Entscheidungen ereichtert. Die Dokumentation macht die gewonnenen Informationen dauerhaft verfügbar, sebst dann, wenn die für das Projekt verantwortichen Personen nicht mehr an der Schue tätig sein soten. Zur Strukturierung von Projektabäufen und as Grundage für Entscheidungen zu Quaitätsentwickungsprojekten hat sich im Modevorhaben die Verwendung einheiticher Formuare bewährt. Sie fçrdern die Kärung innerhab der Projektgruppe und mit dem Auftraggeber und machen die schuinterne Kommunikation effizienter und übersichticher. Im Gegensatz zum kassischen Projektmanagement in Unternehmen, das zum Tei sehr ausdifferenziert ist, hat sich an Schuen eine pragmatische, deutich reduzierte Dokumentationsweise herausgebidet. Quaitätsentwickungsgruppe, Projektgruppe oder Schueitung kären, wie die Dokumentation gestatet werden so. Festzuegen sind hierbei u. a. die Form (von handschriftich bis digita), der Speicherort (zentra und/oder dezentra), der Grad der Einheitichkeit und die Verantwortichkeiten für Ersteung und Pfege. Fogende Dokumente haben sich im schuischen Projektmanagement as unentbehrich erwiesen: Projektauftrag (Formuar Projektbeschreibung Arbeitshife) Ergebnisprotokoe der Projektsitzungen Projektabschussbericht (Formuar Projektabschussbericht Arbeitshife). Handbuch OES, Handreichung 7 17

18 7 Anregungen für die Ausgestatung von Projektmanagement Durch die konsequente Anwendung und Refexion eines systematischen Projektmanagements wächst in der Schue die Zah von Personen mit Projektkompetenz. Wie Schuen das Projektmanagement ausgestaten und systematisieren, zeigen fogenden Beispiee. Diese sind nicht as Entwickungsstandards für ae Schue zu werten: Ersteung einer schuinternen Handreichung zum Projektmanagement zur Unterstützung der QM-Dokumentation an berufichen Schuen der ZPG, LS 2009) Unterstützung der Projektgruppen durch Evauationsexperten bzw. die schuische Evauationsgruppe as Diensteister in der Panungsund Evauationsphase Deegation der Projektverantwortung für abteiungsinterne Projekte an die Abteiungseiterinnen und Abteiungseiter. Beschreibung der Prozesse zum Projektmanagement im Quaitätshandbuch bei großen Schuen Benennung einer schuinternen Beratungsperson as Projektdiensteister Einführung von Softwaretoos zur Projektkoordination (vg. Handreichung Software Inwieweit die Schuen ihr Projektmanagement systematisieren und formaisieren, wei dies von ihnen as hifreich erebt wird, beibt abzuwarten. Zweifeos wird es auch künftig ein schuspezifisches Projektmanagement geben. Eine Refexion der Praxis des Projektmanagements as Tei der Quaitätsentwickung ist die Basis für eine erfogreiche Weiterentwickung der Schue as Ganzes. 18

19 8 Zusammenfassung Projektmanagement ist kein Sebstzweck. Viemehr kçnnen Schuen mit Personen, die über ein gutes Know-how im Projektmanagement verfügen, Instrumente nutzen, die maßgebich zum Geingen von Projekten und damit zur Quaitätsentwickung beitragen. Abschießend fogt hier eine Zusammenfassung von Geingensfaktoren des Projektmanagements, die sich im Modevorhaben zu OES bewährt haben: Strategisch handen Die Schueitung und die Quaitätsentwickungsgruppe (QE-Gruppe) sensibiisieren das Koegium für die hohe Bedeutung der Quaitätsentwickung für die systematische interne Weiterentwickung der Schue. Die Schueitung und die QE-Gruppe panen die Quaitätsentwickung angfristig und ordnen die Quaitätsentwickungsprojekte den strategischen Ziesetzungen der Schue, d. h. dem Leitbid, zu. Die Schueitung bzw. die QE-Gruppe schafft eine kare Aufbau- und Abauforganisation für das Projektmanagement. Kompetenzen aufbauen Die Schueitung, die QE-Gruppe und die Projekteitungen biden sich in Projektmanagement fort. Die Akteure refektieren regemäßig die Praxis des Projektmanagements und eiten daraus Konsequenzen für die Weiterarbeit ab. Projekte sorgfätig auswähen Notwendige Entwickungsmaßnahmen, wie z. B. die Lernfedumsetzung, werden as Quaitätsentwickungsprojekte aufgenommen. Die Ziee für ein Quaitätsentwickungsprojekt sind aus den Zieen der Schue, z. B. aus dem Leitbid, abgeeitet. Die Schueitung anaysiert, gestützt auf die QE-Gruppe, sorgfätig, weche Quaitätsentwickungsprojekte in den einzenen Schuarten bzw. Abteiungen sinnvo und notwendig sind. Die Anforderungen an ae Quaitätsentwickungsprojekte sind eindeutig definiert. Die Rahmenbedingungen des Projekts kären Die Projekteitung erhät von der Schueitung Karheit über die organisatorischen Rahmenbedingungen sowie über die Bedeutung des Projekts innerhab der angfristigen Ziesetzung der Schue. Die Dokumentationsanforderungen sind mit den Projekteitungen abgesprochen. Für Transparenz sorgen Das Koegium ist angemessen informiert über Projektfortschritte, erreichte Meiensteine, erfogreich abgeschossene Projekte und Ergebnisse von Projektevauationen (z. B. in der Gesamtehrerkonferenz, in Abteiungskonferenzen, am Pädagogischen Tag, durch Aushang oder per Intranet). Erfoge werden von der Projektgruppe und auch vom Koegium gefeiert. Unterstützung bzw. Ressourcen anbieten und nutzen Eine schuinterne QE-Gruppe begeitet und unterstützt die Projektgruppen, z. B. bei Ziedefinition und Ersteung des Zeitpans. Die Schueitung zeigt Koeginnen und Koegen die persçnichen Entwickungschancen auf, die in einem angfristigen Engagement für die Quaitätsentwickung iegen. Die Schueitung vergibt Anrechnungsstunden für arbeitsaufwändige Projekte. Externe Speziaisten, wie z. B. Fachberater Schuentwickung, werden einbezogen. Damit sich eine gute Projektmanagementkutur an der Schue herausbiden kann, muss die Schueitung die Anforderungen des systematischen Vorgehens, die hierzu notwendigen Quaifikationen der Verantwortichen und die Bereitschaft der Betroffenen, sich darauf einzuassen, in Baance bringen. Dabei stützt sie sich auf die Quaitätsentwickungsgruppe. Eine Kernaufgabe der Schueitung und der Quaitätsentwickungsgruppe ist es, die Motivation aer Beteiigten zur Mitarbeit in Projekten dauerhaft zu pfegen und zu fçrdern. Handbuch OES, Handreichung 7 19

20 9 Literatur Boy, Jacques/Dudek, Christian/Kusche, Sabine: Projektmanagement, Offenbach 8. Auf Dubs, Rof: Die Führung einer Schue, Zürich 2005 Heinte, Peter/Krainz, Ewad: Projektmanagement, Wiesbaden 4. Auf Kçnig, Eckard/Luchte, Katja: Projektmanagement, in: Buchen, Herbert/Roff, Hans-Günter (Hrsg.): Professionswissen Schueitung, Weinheim 2. Auf. 2009, S Kçnigswieser, Roswita/Hiebrand, Martin: Einführung in die systemische Organisationsentwickung, Heideberg 2. Auf Landesinstitut für Schuentwickung, ZPG-Arbeitsgruppe QM-Dokumentation: Handreichung Software zur Unterstützung des QM-Dokumentation an berufichen Schuen Bestandsaufnahme, Stuttgart 2009 (Downoad unter Ott, Bernd/Scheib, Thomas: Quaitäts- und Projektmanagement in der berufichen Bidung, Berin 2002 Roff, Hans-Günter/Buhren, Caus/Lindau-Bank, Detev/Müer, Sabine: Manua Schuentwickung, Weinheim/Base 3. Auf. 2000, S Techt, Uwe/Lçrz, Hoger/Rottuff, Joachim: Quaität und Eigenständigkeit. Leitfaden zur Schuentwickung der Staufen Akademie, Bad Bo 2004 Tiemeyer, Ernst: Projektmanagement in Lernsituationen, Haan-Gruiten