300 Sekunden. Automatisierte, datenbankgestützte Katalogproduktion bei Hilti (Schweiz) AG.

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1 300 Sekunden. Automatisierte, datenbankgestützte Katalogproduktion bei Hilti (Schweiz) AG. Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 1

2 Management Summary Die Hilti (Schweiz) AG, (nachfolgend Hilti genannt), ist im Bereich Befestigungsund Abbautechnik tätig und stellt Produkte für die Baubranche her. Vertrieben werden diese Produkte über das eigene Verkaufsnetz mit Landesvertretungen in 120 Ländern. Dem vielfältigen Produktangebot des Unternehmens entsprechend kommt dem Produktkatalog als Instrument des Marketings eine bedeutende Rolle zu. Hilti produziert jährlich drei Produktkataloge in den Sprachen Deutsch, Französisch und Italienisch. Jeder Produktkatalog umfasst rund 400 Seiten. Die Online Consulting AG (Online) hat für Hilti eine integrierte und automatisierte Lösung für die Erstellung von Produktkatalogen realisiert. Im Rahmen dieses Projekts sind vorhandene Daten aus bestehenden konzernweiten Systemen konsequent integriert worden. Dies bedeutet, dass Daten aus dem Produktdatenmanagement-System (PDM von Stibo) und dem Enterprise Ressource Planning System (ERP von SAP) in eine Datenbank importiert, veredelt und automatisiert an ein Desktop Publishing Tool (DTP von Quark Xpress) ausgegeben werden. Die realisierte Lösung erlaubt die einfache und kostengünstige Erstellung des Hauptkataloges und bietet gleichzeitig neu die Möglichkeit, branchenspezifische Kataloge und Produktflyer herzustellen. Fazit: Das Bedürfnis, kunden- und branchenspezifische Kataloge in kleiner Auflage schnell und flexibel zu produzieren, kann Hilti mit der von Online realisierten Lösung als erste Landesvertretung abdecken. Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 2

3 Ausgangslage Das Produktdatenmanagement-System des weltweit tätigen Hilti-Konzerns deckt die Grundbedürfnisse aller Ländergesellschaften ab und dient damit als Grundlage für jegliche Produktmarketingaktivitäten. Die länderspezifische Produktauswahl mit ihren marktspezifischen Ausprägungen erfolgt durch die jeweilige Landesvertretung. Hilti (Schweiz) AG produziert jährlich drei Hauptkataloge in den Landessprachen Deutsch, Französisch und Italienisch. Ein Produktkatalog besteht aus neun Kapiteln mit durchschnittlich 40 Seiten. Ziel und Zweck Auf der Grundlage des Gesamtkataloges benötigt Hilti vermehrt auch kleinere Kataloge, die den gleichen Gestaltungsregeln unterliegen wie der Hauptkatalog. Dabei handelt es sich um kundenspezifische Branchenkataloge mit bedürfnisgerechten Produkten. Das Unternehmen hatte den Wunsch, diese Branchenkataloge im gleichen Atemzug mit dem Gesamtkatalog, jedoch mit deutlich geringerem Aufwand herzustellen. Durch den Einsatz einer medienneutralen Datenbank soll zudem die Qualität der Inhalte erhöht und die Fehleranfälligkeit reduziert werden. Die Standardisierung des Katalog-Layouts soll die Lesbarkeit verbessern und die Kundenorientierung erhöhen. Die in dieser Form aufbereiteten Daten müssen optional auch in andere Medien (Microsoft Office, CD-ROM, Internet, Business to Business-Plattformen) ausgegeben werden können. Vorhandene Systeme Folgende bestehenden Systeme mussten integriert werden: Marketingspezifische und technische Produktdaten aus dem Produktdatenmanagement-System Stibo des Hilti-Konzerns Kommerzielle Produktdaten aus dem SAP-Abrechnungssystem Smartsite Catalog, die medienneutrale Datenbank, zur Anreicherung der Produktdaten mit CH-Markt spezifischen Informationen Desktop Publishing System Quark Xpress zur Möglichkeit der manuellen Nachbearbeitung Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 3

4 Lösungsansatz Systemübersicht: kommerzielle Produktdaten Artikel Nr. Preis marketingspezifische technische Produktdaten B2B Prospekte Datenblätter Preislisten Print / PDF CD-ROM Eventuell spätere Weiterverwendung der Daten Crossmedia Datenbank Regelwerk & Templates Erstellung einer DTP-Version mit Verknüpfung zu den hochauflösenden Bildern. Bereit zur Ergänzung / Nachbearbeitung Ergänzende (Markt-CH spezifische) Daten Katalog- Layout Hochauflösende Bilder Katalog Druck - Gesamtkatalog - Branchenkataloge Workflow «Print-Prozess» Zentrales Element der Lösung ist die Crossmedia-Datenbank, basierend auf dem Produkt Smartsite Catalog. Die kommerziellen Produktdaten (ab SAP-System) und die Produktdaten (Marketingtexte und technische Daten) werden über eine standardisierte Schnittstelle in diese Datenbank importiert. Anschliessend werden die Daten über eine webbasierte Eingabeoberfläche in der Crossmedia- Datenbank katalogspezifisch veredelt. Im nächsten Schritt erfolgt per Knopfdruck die Ausgabe dieser aufbereiteten Daten über eine hochflexible intermediäre Softwarekomponente im gewünschten Format. Basis dieser Ausgabefunktion sind Gestaltungsvorlagen (Templates) sowie ein komplexes Regelwerk zur dynamischen Darstellung der Inhalte. Schliesslich werden die hochauflösenden Bilder direkt in das Dokument integriert. Mit der entsprechenden Desktop Publishing Software bei Hilti Quark Xpress kann die Datei wie gewohnt weiter verarbeitet, mit unstrukturierten Marketinginformationen angereichert und für den Katalogdruck freigegeben werden. Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 4

5 Datenpflege Die Pflege der Artikelinformationen erfolgt zentral im führenden System, der bestehenden Produktdatenbank von Stibo. In der Crossmedia-Datenbank erfolgt die Anreicherung der Daten mit katalog- und marktspezifischen Zusatzinformationen. Aus Gründen der Datenkonsistenz werden Artikelinformationen aus dem führenden System nicht mehr verändert; sie sind in der Pflegemaske für die Eingabe gesperrt. Die einzelnen Katalogstrukturen lassen sich analog dem vertrauten Dateimanager Windows-Explorer als Baumstruktur aufbauen und darstellen. Produkte und Rubriken lassen sich einfach mit «Drag and Drop» kopieren und verschieben. Dies alles erfolgt ohne spezifische Programmierkenntnisse direkt über eine Browseroberfläche und damit auch örtlich unabhängig. Die Applikation verfügt über verschiedene und weitreichende Funktionen, wobei nachfolgende speziell hervorzuheben sind: Benutzerverwaltung: individuelle Logins, benutzerspezifische Rechte Tabelleneditor: tabellarisches Erfassen von technischen Daten oder Zusatzinformationen Komfortable Suchfunktion: für das schnelle Auffinden von Kategorien oder Produkten Mehrsprachigkeit: Informationen übersichtlich in mehreren Sprachen einsehen und erfassen, wahlweise Sprachen ein- und ausblenden Bildverwaltungsfunktion: damit die Übersicht über die verwendeten Bilder gewährleistet bleibt Filterfunktionen: rasches und flexibles Ein- und Ausblenden von Informationen im jeweiligen Katalog Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 5

6 Übersicht über die Pflegeoberfläche Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 6

7 Herausragende Merkmale dieser Lösung Dynamisch erstellte Tabellen von hoher Komplexität: Die dargestellten Produkte sind stark auf die Bedürfnisse der Kunden ausgerichtet. So werden beispielsweise Geräte und das entsprechende Zubehör bestmöglichst zusammengefasst. Über komplexe Tabellen mit technischen Daten können die Informationen pro Produkt optimal dargestellt werden. Schwarzfilmwechsel: Zur Optimierung der Druckkosten sind in jeder Sprachausgabe konsequent nur die Texte verschieden. Durch einen Wechsel der schwarzen Inhalte im farbigen Katalog können somit auch die französische und italienische Version im gleichen Verfahren erstellt werden. Seitenoptimierung: Die Generierung der Seiten wurde so optimiert, dass diese bestmöglichst ausgenutzt werden konnten. Cross Selling: Von den Hauptprodukten wird auf passendes Zubehör und Verbrauchsmaterial verwiesen. Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 7

8 Vorteile und Nutzen Die Vorteile der neuen Lösung reichen von der Herstellung der Kataloge über deren Ausgabe bis hin zur Benutzung. Wurde bisher jede einzelne Katalogseite manuell und für jede Sprache einzeln gestaltet, reicht es neu, die Informationen in das führende Produktdatensystem einzugeben. Nach dem automatischen Import werden die Informationen für die Katalogausgabe veredelt, die Daten für den jeweiligen Katalog selektiert und per Knopfdruck auf den Katalogseiten platziert. Dies bedeutet, dass weitere Katalogausgaben bedeutend schneller realisiert und flexibel gestaltet werden können. Die Produktion von Branchenkatalogen ist damit ohne grossen Zusatzaufwand möglich. Zudem erlaubt die zentrale, strukturierte Datenhaltung die Ausgabe in andere Medien und dies bei höherer Datenqualität. Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 8

9 Technisches Konzept Technologie.NET von Microsoft Smartsite Catalog basiert auf der zukunftsorientierten Technologie «Microsoft.NET» Die Schnittstellen für Datenimporte und -exporte werden über das standardisierte «XML-Format» behandelt Vorteile dieser modernen Technologien: hohe Flexibilität, kostengünstige und einfache Erweiterbarkeit, einfache Einbindung in bestehende Microsoft-Umgebungen Datenhaltung Als Datenbank dient ein MS-SQL Server 2000 Sämtliche für den Produktkatalog relevanten Daten werden in dieser Datenbank abgelegt Die hochaufgelösten Bilder für die Generierung des Kataloges werden in einem separaten Verzeichnis abgelegt Die Datenbank verweist auf diese abgespeicherten Bilder Betrieb Für die automatisierte Katalogproduktion hat Hilti eigens einen MS-Server 2003 installiert Sämtliche Systeme, die für die Generierung des Kataloges notwendig sind, wurden bei Hilti installiert Vorteile für Hilti: selbständige Generierung von weiteren Katalogen oder Prospektblättern inhouse (hohe Flexibilität); die zentrale Datenablage für alle für den Katalog relevanten Daten ist möglich Online bietet die Lösung auch als ASP-Modell an Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 9

10 Projektlearnings Rückblickend können zu diesem, unter hohem Zeitdruck realisierten Projekt, folgende Aussagen gemacht werden: Auch ein Katalog von der Komplexität eines Hilti-Kataloges kann innert drei Monaten automatisiert produziert werden. Die Datenqualität ist für ein derartiges Projekt zentral und wird in ihrer Bedeutung oft unterschätzt Die Automatisierung kann nur durch Standardisierung erfolgen, was Kompromisse im Bereich der Darstellung erfordert. Diese Automatisierung ist jedoch auch für die Benutzer des Kataloges sinnvoll, da geschichtlich gewachsene Unterschiede in der Darstellung korrigiert werden Ein automatisiert erstellter Katalog hat tendenziell mehr Seiten, als einer, der von Hand gestaltet wird. Die Seitenoptimierung wirkt dem entgegen und ermöglicht, die Kosten unter Kontrolle zu halten In einem Umfeld, in dem ein Katalog über mehrere Jahre oder gar Jahrzehnte historisch gewachsen ist, ist der Schritt von einem manuell gestalteten zu einem automatisierten Katalog ein revolutionärer. Dies erfordert die Bereitschaft der Beteiligten, die Abläufe der Katalogerstellung anzupassen und zu verändern Zahlen und Fakten 4000 Produkte 928 Attribute (Produkteigenschaften) 1630 im Katalog verwendete Bilder 8000 insgesamt erfasste und verwaltete Bilder Speicherbedarf: Crossmedia-Datenbank: 545MB 8000 Bilder: 12.7 GB 427 Katalogseiten insgesamt automatisch generiert: 325 manuell gestaltet: 102 Produktionsdauer für ein Geschäftsfeld (ca. 30 Seiten in drei Sprachen) automatisiert: ungefähr 5 Min. manuelle Nachbearbeitung: ungefähr 2 Tage Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 10

11 Projektpartner Hilti (Schweiz) AG Hilti AG (Hauptsitz Schaan) ist eines der weltweit führenden Unternehmen im Bereich Befestigungs- und Abbautechnik. Die Ländervertretung für die Schweiz hat ihren Sitz in Adliswil/Zürich als Familienunternehmen gegründet, beschäftigt Hilti heute in über 120 Ländern mehr als Mitarbeitende. Das umfassende Systemangebot besteht aus aufeinander abgestimmten Produkten der Messtechnik, der Direktmontage, der Bohr-, Meissel-, Schraub-, Dübel- und der Diamanttechnik. Abgerundet wird die Angebotspalette durch die Bereiche Installationstechnik, Bauchemie und Holzbearbeitungsgeräte. Kernkompetenzen des Unternehmens sind vor allem die herausragende Innovationskraft und höchste Qualität. Online Group Die Online Group besteht aus Online Consulting AG (Wil), Online Consulting AG (Luzern) und Online Technology (Poland) sp. z o.o. Die Online Group ist als Integrator mit über 100 Mitarbeitern in der Schweiz und Polen auf die Umsetzung von nutzenorientierten Lösungen zur Verwaltung von Informationen und Produktdaten mit Internettechnologie spezialisiert. Spezialisten aus den Bereichen Beratung, Software-Entwicklung, Datenbank, Design und Projektleitung bieten umfassende und kompetente Dienstleistungen aus einer Hand. Abgerundet wird das Angebot durch ein eigenes Hostingcenter. Im Bereich Product Information Management (PIM), also den Lösungen für die Verwaltung von Produktdaten und für die Erstellung von Katalogen und Webshops, ist die Online der grösste Schweizer Anbieter. Für Enterprise Content Management-Projekte (ECM) als Internet- oder Extranetlösung oder als interne Arbeitsplattform (Portale) nimmt die Online ebenfalls eine starke Stellung ein. Für Web 2.0-Plattformen (social networks) ist die Online mit erfolgreichen Projekten für die Zukunft gut positioniert. Durch die Standorte Wil (Hauptsitz und Entwicklung), Luzern (Vertrieb und Entwicklung), Zürich (Rechenzentrum) und Wroclaw, Polen (Offshore- Entwicklung) ist eine hohe Leistungsfähigkeit sichergestellt. Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 11

12 Referenzen-Auszug Alcadis Gruppe Betty Bossi Biella Bühler AG Burckhardt Compression AG HG COMMERCIALE Hyundai Suisse AG Kanton St. Gallen Kantonsspital St. Gallen Lusso Metrohm AG NeoVac Gruppe Oerlikon Textile OSRAM (Schweiz) AG Reichle & De-Massari AG (R&M) Ringier Blick Siemens Schweiz AG Spaeter Gruppe Spühl AG Stadt St. Gallen Suva Unique (Flughafen Zürich AG) Online Consulting AG Martin Kaiser Weststrasse 38 CH-9500 Wil Telefon +41 (0) Online Consulting AG Patrik Döös Töpferstrasse 5 CH-6004 Luzern Telefon +41 (0) info@online.ch, Case Study Hilti (Schweiz) AG Online Consulting AG, Schweiz 12