5 Mit Funktionen rechnen

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1 5 Mit Funktionen rechnen Ziele dieses Kapitels A A A A Sie wissen, wie Funktionen in EXCEL aufgebaut sind. Sie kennen einige wichtige Funktionen. Sie können die Formelpalette und Funktions-Assistenten verwenden. Sie können bedingte Formate anwenden. Microsoft Excel 2002 Einführung 79

2 EXCEL verfügt über eine Vielzahl an vordefinierten Funktionen. Funktionen sind Teile einer Formel, die für Sie Berechnungen durchführen. Dies lässt sich am besten an einem Beispiel verdeutlichen. Um die Umsätze der folgenden Tabelle zu addieren, hätten wir die Formel =B2+B3+B4+B5 verwenden können. Es ist ersichtlich, dass es bei 100 Werten recht mühsam wäre, auf diese Art eine Summe zu bilden. Die Funktion SUMME() erledigt diese Aufgabe über einen Bereichsbezug sehr einfach. Zusätzlich gibt es für die häufig verwendete Summenfunktion ein Symbol, mit dem Sie Additionen mit einem Mausklick erledigen können. Funktion SUMME B Sie verwenden die Funktion SUMME(). 1. Tippen Sie die folgende Zahlenreihe ein und markieren Sie die Zelle darunter also B6. Abb. 5.1: Eine Zahlenreihe zur Eingabe 2. Klicken Sie nun auf das Summen-Symbol. EXCEL trägt nun automatisch die Funktion =SUMME() ein und zeigt mit einem Laufrahmen den Zellbereich an, der addiert wird. Ignorieren Sie zunächst die weiteren Auswahlmöglichkeiten des Listenfeldes hinter dem Pfeil. 3. Sie brauchen nur noch die -Taste zu drücken, um das Ergebnis zu sehen. Hinweis für Umsteiger: Das ist neu Wie Sie in der obigen Grafik sehen, zeigt Excel 2002 bei der Eingabe Quickinfos für Funktionsargumente an. 5.1 Aufbau einer Funktion Die Summenfunktion haben Sie eben exemplarisch kennen gelernt. Diese soll nun gründlich auf ihre Bestandteile untersucht werden. Jede Formel besteht aus drei Teilen und erfordert eine genaue Einhaltung der korrekten Syntax. Gleichheitszeichen Entsprechend den Formeln beginnt jede Funktion mit einem Gleichheitszeichen (=). Daran erkennt EXCEL, dass nun eine Berechnung ausgeführt werden soll und erwartet eine Formel oder Funktion als Eingabe. 80 Ikon Verlags GesmbH 2001

3 Funktionsname Nach dem Gleichheitszeichen folgt der Funktionsname. SUMME(), MAX(), MIN() und MITTELWERT() sind Beispiele für vordefinierte Funktionen. Geben Sie Funktionsnamen immer in Kleinbuchstaben ein EXCEL wandelt sie automatisch in Großbuchstaben um. Daran erkennen Sie sofort, dass EXCEL die Funktion richtig erkannt hat. Klammern Hinter dem Funktionsnamen öffnet sich die runde Klammer. Es gibt Funktionen, die keine Argumente benötigen; hier müssen Sie trotzdem leere Klammern eingeben. Erwartet die Funktion ein Argument beziehungsweise mehrere Argumente, steht dieses beziehungsweise stehen diese innerhalb der Klammern. Argumente sind die Informationen, die eine Funktion dazu einsetzt, um einen neuen Wert zu berechnen oder einen Vorgang auszuführen. In unserem Beispiel benötigt die Funktion SUMME() als Argument den Zellbereich, der addiert werden soll. Folgen mehrere Argumente nacheinander, müssen sie durch ein Semikolon (;) voneinander getrennt werden. In dem Beispiel wird unter Verwendung der Funktion SUMME() die Summe eines Zellbereichs erstellt. Die resultierende Formel hat dabei folgendes Aussehen: =SUMME(B2:B5) Die drei Bestandteile der Funktion: zunächst das Gleichheitszeichen, dann der Funktionsname (hier SUMME) und schließlich in den Klammern das Argument. Die Syntax einer Funktion lautet: =Funktionsname(Argument1;Argument2...) Die Formel AutoKorrektur von EXCEL berichtigt häufige Eingabefehler bei der Formeleingabe automatisch beziehungsweise macht per Meldungsdialog auf den Fehler aufmerksam. Sie können dann entscheiden, ob die Formel berichtigt oder so belassen werden soll. Tipp Übungsaufgaben A Addieren Sie Einnahmen und Ausgaben Ihrer Übungstabelle 1 (Finanzübersicht) mit der Summenfunktion. A Berechnen Sie dann den Überschuss. A Ersetzen Sie alle Additionen in Ihren weiteren Übungstabellen durch die Summenfunktion. Microsoft Excel 2002 Einführung 81

4 5.2 Bereiche in Funktionen In dem obigen Beispiel wurde mit der Funktion SUMME() die Summe aller in einem Bereich enthaltenen Zahlen addiert. Sicher ist Ihnen das neue Zeichen im Argument der Funktion aufgefallen: der Doppelpunkt (:). Mathematisch werden Bereiche dadurch festgelegt, dass man den Bezug ihrer Eckpunkte (links oben und rechts unten) angibt und ihn durch einen Doppelpunkt trennt. Zwei Bezüge getrennt durch einen Doppelpunkt kennzeichnen einen Bereich. Sie wollen aus diesem Bereich berechnen Die Summe Den Mittelwert Das Maximum Das Minimum Wie viele Zahlen im Bereich enthalten sind Formel =SUMME(A2:B5) =MITTELWERT(A2:B5) =MAX(A2:B5) =MIN(A2:B5) =ANZAHL(A2:B5) Nun könnte es sein, dass Ihre Zahlen nicht direkt nebeneinander stehen. Sie möchten die Summe aus drei nicht zusammenhängenden Bereichen bilden (markieren mit -Taste und linker Maustaste). In der Excel-Syntax hieße das, dass die Funktion drei Argumente enthalten soll. Argumente werden durch ein Semikolon (;) voneinander getrennt: Abb. 5.2: Summenfunktion mit mehreren Argumenten 82 Ikon Verlags GesmbH 2001

5 Die Markierung besteht aus den drei Bereichen A1:A4, A8:A9 und C5:C7. Der gesamte Bereich wird als Excel-Bezug geschrieben: A1:A4;A8:A9;C5:C7. Achten Sie auf die Funktion von Doppelpunkt und Semikolon. Die Summe bilden Sie wie folgt: =SUMME(A1:A4;A8:A9;C5:C7). Das Semikolon trennt die Argumente. Das Leerzeichen hat in den Formeln von Excel die Funktion eines Schnittmengenoperators. Deshalb darf es in Formeln und Funktionen nur dort eingesetzt werden, wo eine Schnittmenge gebildet werden soll. Die Funktion = Summe(A1:B10 A3:D5) summiert nur die Zellen, die in beiden Bereichen vorkommen, also die Zellen A3 bis A5 sowie B3 bis B5. Das Gleichheitszeichen, das eine Funktion einleitet, wird immer nur einmal zu Beginn geschrieben. Das ist vor allem bei verschachtelten Formeln (mehrere Funktionen innerhalb einer Formel) wichtig. Beispiele =KÜRZEN(SUMME(B17:B21;D17:D21)) =375/MITTELWERT(B2:B5)+3 Übungsaufgaben A Verwenden Sie wiederum Ihre Übungstabelle 1 und berechnen Sie die Summe der Einkünfte von Januar und März. A Berechnen Sie dann den Mittelwert aller Einkünfte und aller Ausgaben. A Verwenden Sie die Funktion =MAX(), um die höchsten Einnahmen und die Funktion =MIN(), um die niedrigsten Ausgaben festzustellen. 5.3 Dialoggesteuerte Funktionseingabe Wenn Sie eine Formel erstellen, die eine Funktion enthält, unterstützt EXCEL Sie mittels mehrerer Dialoge bei der Eingabe von Tabellenfunktionen. Beim Eingeben einer Funktion in die Formel zeigt die EXCEL in den entsprechenden Dialogen den Namen der Funktion an, die einzelnen Argumente der Funktion, eine Beschreibung der Funktion und der einzelnen Argumente, das momentane Ergebnis der Funktion sowie das momentane Ergebnis der gesamten Formel. Microsoft Excel 2002 Einführung 83

6 Um die Dialoge aufzurufen, klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf das Icon Funktion einfügen ( ) Formel über Dialoge eingeben B Sie geben dialog-gesteuert eine Formel ein. 1. Geben Sie die folgende Zahlenreihe ein. Abb. 5.3: Beispieltabelle 2. Markieren Sie zunächst die Zelle C2, hier soll am Ende das Ergebnis stehen. 3. Klicken Sie dann auf das Symbol Funktion einfügen. EXCEL blendet nun den Dialog Funktion einfügen ein. 4. Sie erhalten eine Vorauswahl von Funktionen anhand des Listenfeldes Kategorie auswählen. Sollten Sie den Namen der gesuchten Funktion wissen, können Sie sie über das Feld Funktion suchen und suchen lassen. Suchen Sie auf diese Weise die Funktion MITTELWERT. Oder wählen Sie aus der Kategorie Alle die Funktion MITTELWERT aus und klicken Sie auf. Abb. 5.4: Funktionsassistent 5. Es erscheint der Dialog Funktionsargumente. Im Feld Zahl1 müssen Sie nun den Zahlenbereich definieren. Sie können hierzu den Bereich in der Tabelle per Mausziehen bestimmen, indem Sie einfach einen Rahmen um die gewünschten Zellen ziehen. 84 Ikon Verlags GesmbH 2001

7 Abb. 5.5: Zahlenbereich und reduzierter Formelassistent 6. Falls der Funktions-Assistent den Zahlenbereich überdeckt, der als Argument für die Funktion gebraucht wird, klicken Sie auf das Symbol am Ende der Zeile Zahl 1. Dadurch blendet EXCEL den Dialog bis auf die aktuelle Eingabezeile aus. Sie können den Zahlenbereich nun bequem markieren. 7. Blenden Sie danach den Dialog durch Klicken auf das Symbol wieder ein. 8. Beenden Sie die Formeleingabe mit. Sie haben Ihre erste verschachtelte Funktion erstellt. Übungsaufgaben A Erstellen Sie eine weitere Zahlenkolonne und berechnen Sie den Mittelwert. A Berechnen Sie dann die Summe beider Zahlenkolonnen. 5.4 Bereichsnamen verwenden Automatische Bereichsnamen Wie bereits im vorhergehenden Kapitel beschrieben, können Sie Namen dazu verwenden, Bezüge wie $D$35 besser durch sprechende Namen wie MwSt. ersetzen. Verwenden Sie Namen auch in Funktionen, werden Formeln leichter durchschaubar. Zum Beispiel können Sie bei der Funktion Summe einen Namen als Argument verwenden: =SUMME(Umsatz_2001). EXCEL macht Ihnen die Verwendung von Namen innerhalb einer Formel durch automatische Bereichsnamen noch leichter. Wenn Sie in einem Tabellenblatt Zeilen- und Spaltenbeschriftungen verwendet haben, können Sie sich in einer Formel direkt auf diese Beschriftungen beziehen oder diese als Namen für die zugehörigen Zellen verwenden. Microsoft Excel 2002 Einführung 85

8 Automatische Bereichsnamen B Sie verwenden automatische Bereichsnamen in Formeln. 1. Erstellen Sie die nachfolgende Tabelle. Die Spalten C, D, E und F berechnen Sie mit Formeln. 2. Überprüfen Sie im Menü Extras Optionen, ob das Kontrollkästchen Beschriftungen in Formeln zulassen aktiviert ist. Abb. 5.6: Übungstabelle 8 3. Schreiben Sie nun die erste Formel in Zelle C2: =Menge*Einzelpreis 4. Die Formel für D2: =Gesamt*3% 5. In Zelle E2: =(Gesamt-Rabatt)*2,5% 6. Schließlich in Zelle F2: =Gesamt-Rabatt-Skonto 7. Kopieren Sie nun die Formeln, indem Sie den Bereich von C2 bis F2 markieren und nach unten ausfüllen. Sie können die Formelansicht über + # einblenden: Abb. 5.7: Übungstabelle 8 mit Formeln in natürlicher Sprache Im Gegensatz zu normalen Bereichsnamen bilden die automatischen Bereichsnamen relative Bezüge. 86 Ikon Verlags GesmbH 2001

9 5.4.2 Bedingte Formatierung Um Formelergebnisse und andere Zellwerte, die Sie überwachen möchten, hervorzuheben, können Sie die Zellen mit bedingten Formaten kennzeichnen. Angenommen, Sie möchten in einer Umsatztabelle alle Zahlen hervorheben, die einen bestimmten Wert über- beziehungsweise unterschreiten. Über den Befehl Bedingte Formatierung im Menü Format können Sie solche Bedingungen schnell und einfach definieren. Ändert sich der Wert der Zelle, so dass die formulierte Bedingung nicht mehr zutrifft, unterdrückt EXCEL vorübergehend die Formate, die diese Bedingung kenntlich machen. Bedingte Formate bleiben mit den Zellen verbunden, bis sie gelöscht werden. Sie erstellen bedingte Formatierungen. 1. Erstellen Sie die folgende Übungstabelle 9. Bedingte Formatierung B Abb. 5.8: Übungstabelle 9 2. Alle Zahlen, die mit mehr als 30% am Gesamtumsatz beteiligt sind, sollen mit blauer Farbe und Umrahmung, Umsätze, die mit weniger als 20% beteiligt sind, in roter Farbe und grauem Schatten hervorgehoben sein. 3. Markieren Sie zunächst den Bereich B2:B5 und wählen Sie den Befehl Format Bedingte Formatierung. 4. Geben Sie die Definition wie gezeigt ein. Den Bezug $B$6 können Sie einfach durch Markieren der betreffenden Zelle eintragen. Falls der Dialog die Zelle überdeckt, verkleinern Sie ihn durch Klicken auf die Schaltfläche am Zeilenende. Microsoft Excel 2002 Einführung 87

10 5. Um das Format für jene Zellen zu bestimmen, die einen Wert höher als 30% des Gesamtumsatzes enthalten, klicken Sie auf die Schaltfläche. Verwenden Sie blaue Schrift und im Register einen Rahmen mit durchgehender Linie und klicken Sie auf. Abb. 5.9: Einstellungen für bedingte Formatierung 6. Geben Sie nun die zweite Bedingung ein und klicken Sie auf. Die Tabelle erscheint wie folgt: Abb. 5.10: Tabelle mit bedingten Formaten Zusammenfassung A Verwenden Sie den Funktionsassistent vor allem dann, wenn Sie Hilfe zu der verwendeten Funktion benötigen. Geläufige Funktionen geben Sie schneller direkt in die Zelle ein. A Die Syntax einer Formel lautet =Funktionsname(Argument 1;Argument 2;...). Trennen Sie Argumente, die auf einen Zellbereich verweisen, mit Doppelpunkt, zum Beispiel B1:B4, und mehrere Argumente mit Semikolon. A Bereichsnamen können in Funktionen automatisch zugeordnet werden. Wenn Sie in einem Tabellenblatt Zeilen- und Spaltenbeschriftungen verwendet haben, können Sie sich in einer Formel direkt auf diese Beschriftungen beziehen oder diese als Namen für die zugehörigen Zellen verwenden. A Bedingte Formate erstellen Sie über den Menübefehl Format Bedingte Formatierung. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie durch Farben auf bestimmte Gegebenheiten hinweisen wollen, zum Beispiel wenn Werte eines Bereichs bestimmte Maximal- oder Minimalwerte über- oder unterschreiten. 88 Ikon Verlags GesmbH 2001

11 Projektbezogene Übung Funktionen sind flexibler und leistungsfähiger als Formeln. Sie sollten immer dort zum Einsatz kommen, wo es möglich ist. In der Budgetplanung wurden die Werte der Zellen C8 bis C17 und D8 bis D17 addiert. Sobald Sie eine weitere Ausgabe in die Zeile 18 eintragen, wird dieser Wert bei der Berechnung nicht mehr berücksichtigt. Eine Anpassung der Formeln in der Zelle B1 und B2 ist unvermeidlich. Sie werden sich sicher schon denken, dass dies ein ziemlich umständliches und auch fehleranfälliges Verfahren ist. In den Zellen B1 und B2 wird die Summe der verplanten und der ausgezahlten Gelder ermittelt. Aus wie viel einzelnen Positionen sich diese Summe zusammensetzt, können Sie zu Beginn der Budgetplanung nicht wissen. Mit Hilfe der Funktion SUMME können Sie beliebig viele Zahlen ohne großen Aufwand addieren. Die Anzahl der Zahlen, die addiert werden, lässt sich bei Bedarf ohne großen Aufwand vergrößern oder verkleinern. 1. Bevor Sie die Funktion SUMME benutzen, löschen Sie die Formeln in den Bereichen B1 bis B3. Um die Fehlermeldung #DIV/0! kümmern wir uns etwas später. 2. Lassen Sie in der Zelle B1 den Wert der geplanten Ausgaben errechnen, indem Sie die Funktion SUMME benutzen. Addieren Sie mit der Funktion SUMME den Bereich C8 bis C Lassen Sie in der Zelle B2 den Wert der geplanten Ausgaben errechnen, indem Sie die Funktion SUMME benutzen. Addieren Sie mit der Funktion SUMME den Bereich D8 bis D Lassen Sie den verfügbaren Betrag ebenfalls mit der Funktion SUMME errechnen. Ihnen erscheint der Kommentar in Zelle C6, dass entweder nur in die Spalte geplant oder nur in die Spalte ausgezahlt ein Wert eingetragen werden soll, zu unsicher. Sie möchten, dass die Zahlen rot dargestellt werden, wenn sowohl in der Spalte geplant als auch in der Spalte ausgezahlt ein Wert eingegeben wird. Sie können diese Anforderung in EXCEL mit Hilfe eines bedingten Formats lösen. 1. Setzen Sie den Cursor in die Zelle C8 und tragen Sie die Bedingung der folgenden Abbildung ein. Lassen Sie den Text in roter Schrift darstellen. Bedingtes Format B Microsoft Excel 2002 Einführung 89

12 Abb. 5.11: Bedingte Formatierung 2. Kopieren Sie anschließend das bedingte Format nach unten bis zur Zelle C Legen Sie für die Zellen D8 bis D100 ein analoges bedingtes Format fest. Hinweis EXCEL arbeitet bei bedingten Formaten normalerweise mit absoluten Adressen. Sie müssen in diesem Fall die absolute Adresse durch eine relative Adresse ersetzen. Beim Löschen des Wertes in der Zelle B3 erschien in den Zellen C1 bis C3 die Fehlermeldung #DIV/0!. Diese Meldung weist Sie daraufhin, dass Sie versuchen, einen Wert durch Null zu teilen. Dies ist in der Mathematik nicht erlaubt. In unserem Beispiel wurde diese Fehlermeldung durch das Löschen der Formel in der Zelle B3 ausgelöst. Wenn Sie ein neues Tabellenblatt für ein weiteres Teilbudget aufbauen, das noch keine Werte enthält, so erscheint die Fehlermeldung ebenfalls. Denn auch in diesem Fall würden Sie bei der Ermittlung der prozentualen Anteile durch Null dividieren. Mit Hilfe der WENN-Funktion ist es möglich, die Berechnung nur dann durchführen zu lassen, wenn es sinnvoll ist. In unserem Beispiel nur dann, wenn der Wert der festgelegten Beträge größer Null ist. 1. Löschen Sie die Formel in Zelle C1 bis C3. 2. Rufen Sie den Funktions-Assistenten mit der Funktion WENN auf. 3. Tragen Sie die Bedingung entsprechend der folgenden Abbildung ein. 90 Ikon Verlags GesmbH 2001

13 Abb. 5.12: Wenn-Funktion 4. Nachdem Sie die Funktion erstellt haben, kopieren Sie sie bis in Zelle C3. In dem Feld Prüfung lassen Sie durch EXCEL ermitteln, ob eine von Ihnen definierte Bedingung wahr oder falsch ist. In unserem Beispiel lassen wir überprüfen, ob in der Zelle B3 ein Wert eingetragen ist, der größer als Null ist. Die Zelle B3 wurde absolut gesetzt, damit die Formel kopiert werden kann. Rechts neben dem Feld, hinter dem Gleichheitszeichen, steht der Text FALSCH. Hierdurch wird angezeigt, dass die Bedingung, die formuliert wurde, nicht zutrifft. Im Feld Dann_Wert wird eingetragen, welche Aktion EXCEL durchführen soll, wenn die Bedingung aus dem Feld Prüfung erfüllt, das heißt wahr ist. In unserem Beispiel soll dann der prozentuale Wert durch eine Division ermittelt werden. Rechts neben dem Feld, hinter dem Gleichheitszeichen, steht die Fehlermeldung #DIV/0! Hierdurch wird angezeigt, dass die Berechnung nicht zu einem Ergebnis führt, sondern eine Fehlermeldung verursacht. Im Feld Sonst_Wert wird eingetragen, welche Aktion EXCEL durchführen soll, wenn die Bedingung aus dem Feld Prüfung nicht erfüllt, das heißt falsch ist. In unserem Beispiel soll dann nichts angezeigt werden. Dies wird EXCEL durch die Eingabe von zwei Anführungszeichen mitgeteilt. Rechts neben dem Feld, hinter dem Gleichheitszeichen, erscheinen die beiden Anführungszeichen. Hierdurch wird angezeigt, dass in der Excel-Tabelle nichts angezeigt wird. Microsoft Excel 2002 Einführung 91

14 Testaufgaben A Frage 1: Mit welchem Zeichen werden mehrere Bereichsbezüge abgetrennt? A. Mit Doppelpunkt B. Mit Komma C. Mit Strichpunkt A Frage 2: Welche Schreibweise ist richtig? A. =(MIN A2:A20) B. =(MINA2:A20) C. =MIN(A2:A20) A Frage 3: Welche Schreibweise ist richtig? A. =KÜRZEN(A1:A100;B200) B. 1 =KÜRZEN(A1:A100:B200) A Frage 4: Welche Voraussetzung muss erfüllt sein, damit man mit automatischen Bereichsnamen arbeiten kann? A. Die Namen, die als Bereichsnamen dienen, sollen müssen fett formatiert sein. B. Diese Funktion muss im Menü Extras Optionen aktiviert werden. C. Diese Funktion muss über Einfügen Namen aktiviert werden. A Frage 5: Welche Funktion verwenden Sie, um Zellen aufgrund ihres Inhalts zu formatieren? A. Format Zellen Zahlen B. AutoFormat C. Bedingtes Format 92 Ikon Verlags GesmbH 2001