working paper Leitfaden und Evaluationshilfe zur Unterstützung der Softwareevaluation einer ERP-Lösung (ERP = Enterprise Ressource Planning)

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1 Leitfaden und Evaluationshilfe zur Unterstützung der Softwareevaluation einer ERP-Lösung (ERP = Enterprise Ressource Planning) 1

2 1. Wer die Wahl hat, hat die Qual Mittelständische Unternehmen stehen seit geraumer Zeit im Mittelpunkt des öffentlichen Interesses. Die Politik, die Unternehmensverbände sowie die Gewerkschaften sprechen allzu gern von der besonderen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Stellung des Mittelstandes und dessen Rolle als Rückgrat der Wirtschaft. KMU, die sich auf die Suche nach einer geeigneten betriebswirtschaftlichen Softwarelösung begeben, stehen vor einer grossen Herausforderung. Das Angebot auf dem Business- Software-Markt ist mit etlichen Hundertschaften an verschiedenen Softwareprodukten immens und nur sehr schwer zu überblicken. Somit wird die Evaluation einer passenden ERPlösung oftmals zu einer grosse Herausforderung. Diese beginnt mit der Festlegung des Projektteams und endet mit den Vertragsverhandlungen. Die Softwareauswahl entwickelt sich im Normalfall für den KMU zu einer äusserst schwierigen und zeitintensiven Aufgabe, da sie nicht über die notwendigen Mitarbeiterkapazitäten, ausreichend finanzielle Mittel sowie über ein fachspezifisches Wissen zur Beurteilung der Softwareprodukte verfügen. Um Ihnen schnell Klarheit zu geben inwieweit Ihre Bedürfnisse und Anforderungen mit MS Dynamics AX lösbar wären haben wir Ihnen eine Checkliste sowie einen Kriterienkatalog ausgearbeitet, welcher Ihnen hilft die Kernfragen zügig beantworten zu können. Die vorliegenden Unterlagen können Sie, da diese so neutral wie möglich gehalten wurden auch für weiterführende Evaluationen anderer Anbieter nutzen. Unsere Stellungnahme zur Auswertung Ihrer Anfrage erhalten Sie innert Wochenfrist zugestellt Für das Verständnis der Zielsetzung sind zunächst einige Begriffe zu definieren: 1.1 Softwareauswahl Die vorliegenden Unterlagen behandeln mit dem Auswahlprozess einen wichtigen Abschnitt im Verlauf der Beschaffung und Einführung einer betriebswirtschaftlichen Software. ERP- Systeme sind grundsätzlich nicht an den individuellen Anwendungsfall angepasst, sondern sind aufgrund ihrer Flexibilität und Parametrisierbarkeit dazu geeignet, vergleichbare Geschäftsprozesse in unterschiedlichen Unternehmen zu unterstützen. Daraus folgt eine unvollständige Abdeckung der unternehmensspezifischen Anforderungen. Für die entsprechenden Anpassungen sind zusätzlich finanzielle Aufwendungen notwendig. Die Investitionskosten sind für kleine Betriebe dementsprechend hoch und können bei einer Fehlentscheidung bezüglich der Auswahl des Produktes die Existenz des Unternehmens gefährden. Deshalb ist die Entscheidung für ein bestimmtes ERP-System nicht davon abhängig zu machen, ob es der Mitbewerber erfolgreich einsetzt oder der Software-Anbieter eine marktführende Position besitzt, sondern muss auf einer sorgfältigen und systematischen Auswahl beruhen. 2

3 1.2 Zielsetzung und Aufbau Das Ziel dieser Unterlagen ist es, Ihnen eine geeignete Methode zur Software-Vorauswahl zur Verfügung zu stellen. Wir können nicht garantieren dass Sie damit die 100% richtige Lösung zu finden, sondern möglichst schnell und sicher aus der Marktübersicht ca. 3-5 passende Produkte herauszufiltern bzw. uns mitberücksichtigen oder ausschliessen können. Anhand der Checkliste lassen sich die Anforderungen Ihres Unternehmens identifizieren. Der Kriterienkatalog dient dem Vergleich der Leistungsprofile der verschiedenen Softwarelösungen. Für den weiteren Auswahlprozess können mit dem erstellten Anforderungsprofil konkrete Angebote der selektierten Software-Anbieter eingeholt und sorgfältig miteinander verglichen werden. Diese Vorgehensweise schafft die notwendigen Voraussetzungen, um den gesamten Auswahlprozess zu beschleunigen und das Risiko einer Fehlentscheidung bei der Endauswahl zu verringern. 2. Softwareauswahl In der Praxis wird die Suche nach einer neuen Softwarelösung sehr unterschiedlich angegangen. Ein zentrales Problem sind die vielen verschiedenen Informationsquellen. Neben der freien Suche in Fachzeitschriften, im Internet, in Marktübersichten, auf Messen oder auf Fachveranstaltungen wir ein Projekt auch auf Basis des Hörensagen, welches bei der Softwareauswahl immer noch dominiert, aber keinesfalls verlässlich ist, initiiert. Eine dritte Möglichkeit zur Informationsgewinnung sind die Software-Anbieter selbst, zu welchen auch die ZiBESO AG gehört. Wir bieten Ihnen, nebst vorliegender Evaluationshilfe, eine Vorstudie an wie auch ein möglicher folgender ein Workshop an. Denn wir wissen: Fehlentscheidungen aufbauend auf nicht erhärteten Informationen, und dies zu Beginn der Softwarebeschaffung, sind im Verlauf der Einführung unter Umständen nicht mehr zu korrigieren. Die Folgen, die sich daraus ergeben, können für mittelständische Unternehmen ruinöse Konsequenzen haben. 3

4 3. Grundlagen 3.1 Strukturierte Vorgehensweise Mit einer strukturierten Vorgehensweise ist eine stufenweise Durchführung des Auswahlprozesses gemeint. Sie gewährleistet die Bewertung der am Markt angebotenen Softwarelösungen ohne subjektive und emotionale Einflüsse. In jeder Stufe sind bestimmte Kriterien zu definieren, welche die Software und der Hersteller erfüllen müssen. Auf diese Weise lassen sich die infrage kommenden Lösungen Schritt für Schritt reduzieren Teil A: Bewertung Rahmenbedingungen Teil A untergliedert sich in die Kriterien Kostenrahmen, allgemeine Funktionalitäten, Betriebssystem, Datenbank und Schnittstellen. Kostenrahmen Absolute Grundvoraussetzung zur Anschaffung eines ERP-Systems ist die Finanzierbarkeit. Den Kauf einer Softwarelösung allein über Kredite zu finanzieren, ist eine gangbare Möglichkeit. Trotzdem muss das erste Auswahlkriterium die Angabe eines groben Rahmens für die Investitionskosten sein, welche sich aus der Lizenzierung, Einführung, Anpassung und Schulung evtl. auch Infrastruktur - zusammensetzen. Somit ist sichergestellt, dass nur diejenigen Systeme in die engere Auswahl gelangen die auch finanzierbar sind. Allgemeine Funktionalitäten Diese Kriterien richten sich an die derzeitige Unternehmensstruktur und an die zukünftigen Bedürfnisse bezüglich der Erweiterung und Internationalisierung der Geschäftstätigkeiten. Das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Mitarbeiter mit dem System, die Anbindung von Filialen und Tochtergesellschaften (Mandantenfähigkeit), das Betreiben von Standorten in anderen Ländern und die Abwicklung von Geschäften mit Kunden und Lieferanten im In- und Ausland, der USA, Asien wie auch der EU sind wichtige Anforderungen. Betriebssystem, Datenbank und Schnittstellen Um die bisherigen getätigten IT-Investitionen zu schützen, müssen sich die ERP- Systeme in die bestehende IT-Systemlandschaft integrieren lassen. D. h. die Softwarelösungen müssen mit dem vorhandenen Betriebssystem und Datenbanksystem kompatibel sein. Des Weiteren ist die Bereitstellung von Schnittstellen zu Altsystemen erforderlich. 4

5 3.1.2 Teil B: Funktionale Abdeckung Die Ausarbeitung der funktionalen Anforderungen bis ins kleinste Detail ist für die Vorauswahl der Softwarelösungen nicht notwendig. In dieser Phase ist es völlig ausreichend, die einzelnen Teilgeschäftsprozesse in den Unternehmensbereichen Vertrieb, Lagerwirtschaft, Einkauf, Produktion, Rechnungswesen und Personalwirtschaft als Kriterien zu definieren. Eine detaillierte Auflistung der Erfordernisse innerhalb der Teilprozesse ist erst in der Endauswahl erforderlich. Der niedrige Detaillierungsgrad dient in erster Linie der schnellen und sicheren Durchführung des Vorauswahlprozesses. In dieser Phase gilt es, sich auf die wesentlichen Funktionen zu konzentrieren und sich nicht von unnötigen Zusatzfunktionen ablenken zu lassen. Ein ERP System muss zunächst einmal mit vier Daten: Artikelnummer, Preis, Menge und Termin arbeiten können. Funktionen darüber hinaus sind nur schmückendes Beiwerk und dienen nicht der eigentlichen Abwicklung der Kerngeschäftsprozesse Teil C: Branchenlösungen Der Kriterienkatalog enthält zusätzlich allgemeingültige branchenspezifische Schnittstellen und Funktionen. Meist werden diese Branchenlösungen nicht von den Herstellern selbst angeboten, sondern über Partnerfirmen realisiert. Die Anpassung des Systems an branchenspezifische Bedürfnisse führt folglich zu einer Steigerung der Kosten. Aus diesem Grund soll schon im Rahmen der Vorauswahl geprüft werden, ob es Hersteller gibt, die z. B. eine EDI-Schnittstelle oder eine Aufmassverwaltung für Handwerksbetriebe oder eine Mindesthaltbarkeits-Verwaltung für die Lebensmittelbranche in der Standardversion anbieten Anbieterleistungen Diese umfassen wesentliche anbieterbezogene Kriterien. Sie sollen vor allem die generelle Leistungsfähigkeit und Kompetenz der Realisierungspartner aufzeigen. Dabei richten sie sich gleichermassen an: Umsetzungspartner (Lieferant und Vertragspartner) Softwarehersteller Wichtige Kriterien sind beispielsweise die Anzahl der Installationen bzw. Referenzen insgesamt und in den jeweiligen Branchen, verschiedene Arten der Finanzierung (Kauf, Miete und Leasing), die Kosten pro Arbeitsplatz des betreffenden Softwareproduktes wie auch die Betriebskonzepte (cloud / on promise). Zusätzlich sind mögliche Serviceangebote aufgelistet, die entweder im Paketpreis enthalten sind, oder gegen Aufpreis erhältlich sind. Die Kriterien werden nicht in die Auswertung der Anforderungsabdeckung mit einbezogen und sind deshalb auch nicht Bestandteil der Checkliste. Jedoch liefern sie aufschlussreiche Informationen für den weiteren Auswahlprozess. Denn nicht nur die Investitionskosten der ERP-Lösung sondern auch die Unterhaltskosten für Updates, Wartung, Kundendienst etc. sind zu berücksichtigen. Dieser Schritt dient ausschliesslich der besseren Einschätzung des Softwareanbieters und zur Vorbereitung der weiteren Entscheidungskriterien für die nachfolgenden Phasen des Auswahlprozesses. 5

6 4. Checkliste Die genaue Kenntnis der eigenen Anforderungen ist eine wichtige Voraussetzung für die Softwareauswahl. Der Einsatz von ERP-Systemen scheitert meist weniger an technischen Problemen als an ungenau definierten Anforderungen. Ohne spezielles Fach- und Hintergrundwissen ist diese Aufgabe sehr schwierig und erfordert einen hohen Zeitbedarf. Die Checkliste dient deshalb als Hilfestellung, damit die Anforderungen an ERP-Systeme auf einfache und schnelle Art und Weise zu identifizieren sind. 4.1 Aufbau der Checkliste Neben allgemeinen Fragen zu Adress- und Kontaktdaten, Branchenzugehörigkeit und Grösse des Unternehmens, ist die Checkliste in drei Bereiche eingeteilt: Teil A Rahmenbedingungen Kostenrahmen Allg. Entwicklungen Serverplattform und Datenbanken Schnittstellen Teil B Funktionale Anforderungen Vertrieb Materialwirtschaft Produktion Rechnungswesen Personalwesen Teil C Branchen- spez. Anforderungen Schnittstellen Spezielle Anforderungen 4.2 Konzeption der Fragestellung und Beantwortung Ziel der Checkliste ist es herauszufinden, welche Geschäftsprozesse mit einem ERP-System zu unterstützen sind damit der Einsatz der Softwarelösung zu einer Effizienzsteigerung im Unternehmen führt. Ebenfalls erkennen Sie inwieweit MS Dynamcis AX Sie hierbei unterstützen könnte. Senden Sie uns Ihre Resultate zu. Wir werden diese gerne auswerten. A) Rahmenbedingungen 6

7 5. Kriterienkatalog 5.1 Basisangaben Anschrift, Angaben zum Unternehmen Firmenname Firmentätigkeit Adresse Telefon/Fax Internet Ansprechpartner Name Funktion Telefon/Fax Angaben zum Unternehmen Gründungsjahr Geschäftsform Niederlassungen Grösse des Unternehmens Anzahl Mitarbeitende insgesamt Anzahl Mitarbeitende User Basisangaben 7

8 5.2 Rahmenbedingungen ( A ) In welchem Bereich liegt Ihre Preisobergrenze für die Investitionskosten (Lizenzierung, Einführung, Anpassung, Beratung und Schulung) o bis o bis o bis o bis oder höher Welche der folgenden Aussagen treffen zu oder sind für die Zukunft in Planung o Es sollen mehrere Mitarbeiter mit dem System gleichzeitig arbeiten. o Ihr Unternehmen besitzt Filialen und/oder Tochtergesellschaften. o Sie haben Standorte in anderen Ländern. o Sie müssen Ihre Korrespondenz auch in anderen Sprachen abwickeln. o Sie haben Kunden/Geschäftspartner in Ländern anderer Währung Welche der folgenden Aussagen hinsichtlich DB treffen zu o Es sollen ausschliesslich Microsoft Produkte zum Einsatz kommen o Sie möchten aus Oracle Datenbanken einsetzen o Sie möchten dass die Auslegung Datenbankunabhängig ist Allgemeine Schnittstellen o Ist eine Microsoft Word und Excel Schnittstelle für Serienbriefe, Berichtsdaten, Auswertungen etc möglich o Ist eine offene BDE-Schnittstelle zu Kassen-, Etikettendruck-, Erfassungssystem (Barcodeleser etc.) möglich o Ist die Anbindung von Online-Shops möglich o Ist die Anbindung an E-Marktplätzen oder E-Katalogen möglich o Sind EDI Implementationen für das SCM möglich o Ist die Anbindung an Wägesysteme etc. möglich 8

9 5.3. Funktionale Abdeckung ( B ) Marketing o Können Prognosen der Marktnachfrage für die Primärbedarfsplanung erstellt werden o Können zukünftige Umsatz- bzw. Absatzziele für Verkaufsgebiete und Mitarbeiter geplant werden o Wird die Planung neuer Produkte, das Management etablierter Produkte, sowie die Markenpolitik unterstützt o Können Produktdaten und der Produktlebenszyklus verwaltet werden o Unterstützt das System die Planung und Kontrolle von Projekten o Können Marketing-Aktionen geplant und Kunden aufgrund verschiedener Kriterien ausgewählt sowie zielgruppenspezifisch angesprochen werden Verkauf o Muss ein integriertes CRM in der Gesamtlösung enthalten sein o Können Anfragen und Angebote bearbeitet und vererbt werden o Können varianten verwaltet werden o Kann das System die Preise auf Basis der zuvor definierten Preise, Rabatte, Zu- und Abschläge etc. automatisch ermitteln o Können auch Liefer- und Zahlungsbedingungen für jeden Kunden bzw. Kundengruppen festgelegt werden o Kann direkt bei der Auftragserfassung automatisch eine Prüfung des Kreditlimits oder eine Überprüfung auf Zahlungsverzug für bereits getätigte Lieferungen vorgenommen werden o Kann bei Auftragserfassung sofort geprüft werden, ob der Auftrag zu dem gewünschten Termin in der gewünschten Menge durchführbar ist o Können Abrufaufträge (Kontrakt & Lieferplan) verwaltet werden o Kann ein Konsignationslager verwaltet werden o Müssen Aufträge dem Fortschritt entsprechend ( 30/30/30/10 % ) verrechnet werden können. o Besteht ein Produktkonfigurator o Ist eine Sachmerkmalleiste verfügbar o Besteht ein Variantengenerator Aussendienstverwaltung o Kann die Abrechnung der Vertreterprovisionen durchgeführt und die Provisionshöhe abhängig von Kunden-, Artikeldaten und weiteren Parametern festgelegt werden o Können die Aussendienstmitarbeiter die Auftragserfassung dezentral vor Ort beim Kunden abwickeln und die Daten per an die Zentrale senden Versand o Können auf Basis der im System erfassten Kundenaufträge automatisch Picklisten und Lieferscheine generiert werden o Kann das System Versandgebühren errechnen und einen Preisvergleich zur Ermittlung des günstigsten Paketentgeltes durchführen o Kann die Lieferung von Waren/Produkten ins Ausland unterstützt werden (Ausfuhr- und Zollinhaltserklärungen etc.) o Wird die Erstellung der Statistik des Warenverkehrs zwischen den Mitgliedsstaaten der EU unterstützt 9

10 5.3.5 Fakturierung o Soll man Sammelfakturen durchführen können o Werden Fakturen in Fremdwährung erstellt o Werden Exportfakturen erstellt werden können o Gibt es Gutschriften o Gibt es Proforma-Rechnungen o Erfolgt ein Empfangen, Senden, Verarbeiten elektronischer Rechnungen Zusätzliche Funktionen o Werden ABC-Analysen und Umsatzstatistiken nach Artikel, Kunde oder Vertreter benötigt o Haben die Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Aussendienst die Möglichkeit, kontaktbezogene Vorgänge, wie z. B. Telefonate, Besprechungen, Kundenbesuche und Schriftverkehr (Brief, Fax, ) zu protokollieren und Aktivitäten und Termine zu planen o Ist das effiziente Verwalten der verschiedenen Belegarten, wie z. B. Angebote, Aufträge, Lieferscheine etc. möglich o Ist der Telefonverkauf mit dem System möglich (automatische Anruferkennung mit sofortiger Kundendatenbereitstellung) o Ist die Verwaltung und Ausführung periodisch wiederkehrender Verkaufsvorgänge, Musterund Wiederholungsverträge möglich o Sind die Verwaltung von Service-/Wartungsverträgen und die Planung von Wartungs- und Reparaturaufträgen möglich Waren- bzw. Materialwirtschaft o Gibt es bestimmte Prognoseverfahren zur verbrauchsgesteuerten und Methoden zur exakten Bedarfsermittlung (Brutto- und Nettobedarfsermittlung, Stücklistenauflösung etc.) o Ist die mengen- und wertmässige Führung der Waren- bzw. Materialbestände und die Berücksichtigung von dispositiven Beständen möglich o Ist die Kontrolle und Abwicklung sämtlicher Warenein- und -ausgänge und Umlagerungen und die Verwaltung der Lagerplätze möglich o Werden für alle Warenbewegungen die notwendigen Belegpapiere automatisch ausgedruckt o Unterstützt das System die Bewertung der Lagerbestände unter steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Aspekten und die Überprüfung der tatsächlichen Lagerbestände o Sind Konsignationslager notwendig o Werden unterschiedliche Packgrössen für den gleichen Artikel unterstützt o Muss das System Multilagerfähig sein o Muss das System eine chaotische Lagerhaltung abbilden können o Soll eine Schnittstelle zu einem LVS vorhanden/möglich sein. o Ist eine Packmittelverwaltung für Paletten, Behälter, Rollen, Kisten etc. enthalten o Unterstützt das System die Rückverfolgbarkeit o Sind Seriennummern-, Chargen und Lotverwaltung vorliegend o Ist eine Variantenverwaltung vorhanden 10

11 5.3.8 Einkauf o Können die Lieferanten, mit denen zukünftig enger zusammengearbeitet werden soll, nach bestimmten Kriterien, wie z. B. Preisniveau, Produktqualität, Lieferqualität, bewertet werden o Unterstützt das System die Anfragen- bzw. Ausschreibungserstellung und den Vergleich von Angeboten o Kontrolliert das System die Terminüberwachung automatisch o Können die Informationen abgerufen werden und im Falle einer Überschreitung des Liefertermins Mahnungen geschickt werden o Werden Abruf-/Rahmenbestellungen (Kontrakte und Lieferpläne) unterstützt o Ermöglicht das System die Analyse des Lagerbestandes, Lagerumschlag, Lagerdauer, Umschlagshäufigkeit etc. und die Lieferantenübersicht pro Artikel und Lieferant, die Artikelübersicht pro Lieferant, das Einkaufsvolumen pro Lieferant, das aktuelle Bestellvolumen, den durchschnittlichen Einkaufspreis und die durchschnittliche Anzahl der Bestellungen etc Produktionskonzept o Unterstützt das System die stochastische Bedarfsermittlung o Unterstützt das System die deterministische Bedarfsermittlung o Unterstützt das System, nebst der diskreten Fertigung, auch Fertigungsarten wie o Kanban, Lean Manufacturing und Prozessfertigung Fertigungsarten o Besteht die Möglichkeit einer Artikelschnellanlage für wachsende Stücklisten o Werden die besonderen Anforderungen an Stücklisten und Arbeitspläne erfüllt o Werden die besonderen Anforderungen an die Fremdfertigung erfüllt (Bearbeitung von Fremdfertigungsaufträgen, Vorplanung von Fremdfertigungsstrukturen für Engpasssituationen) o Werden Rahmenverträge und die Losgrössenplanung unterstützt o Wird eine chargen- und rezeptorientierte Produktion bzw. Kuppelproduktion unterstützt Ist die Anbindung von Produktionseinrichtungen an das System möglich o Wird eine rollierende Produktionsplanung unterstützt Produktionsplanung o Können Bedarfsmengen und Liefertermine für Enderzeugnisse und wichtige Baugruppen festgelegt werden o Wird die Nettobedarfsermittlung, Stücklistenauflösung, Losgrössenrechnung unterstützt o Wird die Ermittlung der Liefer- und Freigabetermine bei Fremdbeschaffung und die Ermittlung der Produktionstermine bei Eigenfertigung durch Vorwärts- und Rückwärtsterminierung unterstützt o Werden die Planung und die Ermittlung der Personal- und Maschinenkapazitäten unterstützt o Können Aufträge zusammengefasst oder gesplittet werden o Soll die Fertigungsplanung grafisch dargestellt werden 11

12 Fertigungssteuerung o Kann das System vor der Auftragsfreigabe eine Verfügbarkeitsprüfung der Materialkomponenten und der Kapazitäten an den Arbeitsplätzen durchführen o Kann eine grafische Feinplanung der Ressourcen (Personal, Maschinen), Reihenfolgeplanung und Terminplanung mit Hilfe von Gantt-Diagrammen durchgeführt werden o Können Betriebsdaten und Personenzeitdaten rückgemeldet werden o Ist die Anbindung an Produktionsanlagen in Sinne Leitstand/MDE möglich o Kann das System Simulationen von Fertigungsprozessen durchführen und somit Engpasssituationen aufzeigen o Ist die Übernahme von Konstruktionsdaten aus beliebigen CAD-Systemen möglich o Ist ein PDM im System vorhanden o Können anspruchsvolle Konfigurationen von Stücklisten durchgeführt werden zur Produkterstellung und Anpassung o Werden die VDA-Normen unterstützt (Lieferabrufe, DFÜ-Lieferschein, DFÜ-Rechnung etc.) Können direkt aus den Daten im System die entsprechenden VDA-Belegarten erstellt werden o Ist die Just-in-Time-Terminierung der Fertigungsaufträge möglich o Können Analysen durchgeführt und Statistiken, wie durchschnittlicher Auftragsbestand, Liefertermin- oder Fertigungsprogrammübersichten etc., erstellt werden o Soll die Fertigungssteuerung grafisch dargestellt werden Rechnungswesen o Ist die Online-Bankabwicklung möglich o Wird der Auslandszahlungsverkehr vom System unterstützt o Sind ESR, VESR, EZAG, DTA enthalten o Ist die Abwicklung über Postfinance enthalten Kalkulation o Wird die Vor- und Nachkalkulation in der Angebotskalkulationen und Kontrollrechnungen unterstützt Fibu & sonstige Module o Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen unabhängig von dem Finanzbuchhaltungs- Modul o Finanzbuchhaltung Kreditoren-, Debitoren- und Kontenbuchhaltung (frei gestaltbar) o Können Abschreibungen in der Anlagenbuchhaltung berechnet und gebucht werden o Stehen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung zur Verfügung o Können verschiedene Budgets verwaltet und Budget nach Termin/Summe geschlossen und Budgetüberschreitungen kontrolliert werden 12

13 Personalwesen o Unterstützt das System die Errechnung und Abrechnung des Salärs, Sozialleistungen sowie die Verwaltung der Feriensaldi o Können Arbeitsleistungen, Fehlzeiten, Urlaubs- und Krankheitstage oder auch Leistungslohndaten (z. B. Akkord-, Prämien- und Zeitlohn) verwaltet werden o Unterstützt das System die Arbeitszeit- und Dienstplanung o Können die Reisen der Mitarbeiter komplett über das System erfasst, bearbeitet und abgerechnet werden o Wird die Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, wie Ausund Weiterbildungsveranstaltungen, Seminare, Kongresse und Konferenzen etc., unterstützt o Unterstützt das System die Erstellung von Ausschreibungen, die Bewerberverwaltung und die Bewerberbeurteilung o Kann die Jahresvorschau und eine Budgetplanung für alle Personalkosten erstellt werden 5.4. Branchenspezifische Funktionen ( C ) o Müssen Artikeldaten- und Preisänderungssätze ausgetauscht werden o Müssen Artikeldaten- und Preisänderungssätze verteilt werden o Müssen Einkaufsgenossenschaften/Verbände/Holdingstrukturen abgebildet werden o Werden Schnittstellen für Messgeräte benötigt o Wird eine Aufmassverwaltung und erfassung benötigt o Wird eine Festmaterialverwaltung und ein Abräumauftrag benötigt o Wird eine Mietmaterialverwaltung o Wird eine Zuschnittsoptimierung benötigt o Werden Rezepturen verwaltet o Werden Gefahrenstoffe verwaltet o Werden Mindesthaltbarkeitsdaten verwaltet o Werden Artikeln und Geräten vermietet oder verliehen o Werden Umsätze/Erträge möglichen Materialbezügen gegen gerechnet o Wird eine Vertragsverwaltung benötigt o Wird Leergut wie auch Verpackungsmaterial verwaltet o Werden Restlängen/Zuschnitte verwaltet o Wird ein Dokumentenmanagementsystem benötigt o Soll BI (Business Intelligence) zum Einsatz kommen o Soll eine BSC (Balance Score Card) zum Einsatz kommen o Soll ein Qualitätssicherungssystem eingesetzt werden o Sollen Projekt verwaltet werden können o Sollen Serviceobjekte, geplante Wartungs- wie auch ungeplante Serviceeinsätze verwaltet werden 13

14 6. Fazit Die Beschaffung einer betriebswirtschaftlichen Software gehört mit zu den strategischen Aufgaben eines Unternehmens. Hohe Investitionskosten, der Einfluss auf alle Geschäftsprozesse, Mitarbeiter und Geschäftspartner sowie eine lange Einsatzdauer begründen dies. Vor allem KMU bekommen dadurch die Chance sich mit den eigenen Geschäftsabläufen intensiv auseinanderzusetzen. Die gewünschten Ziele wie Produktivitätsgewinne, Innovationsvorsprünge, Kosten- und Zeitersparnis etc. stehen dabei im Vordergrund. Der Einsatz eines integrierten Gesamtsystems kann entscheidende Wettbewerbsvorteile ermöglichen, jedoch ist nicht sicher vorhersagbar, dass sich die Erwartungen an ein ERP-System erfüllen. Letztendlich hängt die Effizienzsteigerung massgeblich davon ab, ob das Unternehmen das Potential des Systems auch ausschöpfen kann. Daher muss die Lösung möglichst genau zu der unternehmensspezifischen Aufgabenstellung passen Auf dem grossen und unübersichtlichen Markt befindet sich vielleicht ein passendes Produkt, das für die Erreichung der angestrebten Ziele geeignet ist. Hierfür ist eine sorgfältige und strukturierte Auswahl zwingend erforderlich. Um sich jedoch einen schnellen Überblick zu verschaffen können wir Sie in Ihren Absichten mit den vorliegenden Checklisten unterstützen. Das Endergebnis bietet eine objektive Entscheidungsgrundlage für den Auswahlprozess. Der Zeitaufwand und das Risiko einer Fehlentscheidung lassen sich auf diese Weise deutlich verringern. Und wenn Sie uns die ausgefüllten Unterlagen zukommen lassen zeigen wir Ihnen gerne an, welche Möglichkeiten MS Dynamics AX wie auch die ZiBESO AG Ihnen bieten kann. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und stehen Ihnen für weiterführende Fragen gerne zur Verfügung. Ihre ZiBESO AG 14