edmp Elektronische DMP-DOKUMENTATION Merkblatt für Arztpraxen zur elektronischen Übermittlung der DMP-Dokumentation an die Datenstelle

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1 edmp Elektronische DMP-DOKUMENTATION Merkblatt für Arztpraxen zur elektronischen Übermittlung der DMP-Dokumentation an die Datenstelle Version: 2.8 Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1 KURZÜBERSICHT VORGEHENSWEISE 3 2 VORBEMERKUNGEN edmp-behandlungsprogramme VORAUSSETZUNG: DMP-ZERTIFIZIERUNG DER SOFTWARE DURCH KBV 4 4 ELEKTRONISCHE DMP-DOKUMENTATION ERSTELLEN DMP-Fallnummer EDMP-DOKUMENTATION AN DATENSTELLE ÜBERMITTELN Datenübermittlung per Datenträger Datenträgerformat Beschriftung der CD/DVD Versand an die Datenstelle Adress- und Kontaktdaten, IK der Datenstelle Datenübermittlung mit D2D D2D-Adressierung Weitere D2D-Anwendungen Nutzung des Online-Portals der Datenstelle Kontaktdaten der Datenstelle WEITERE HINWEISE Datenschutz Ansprechpartner edmp bei der KV Nordrhein LITERATURHINWEISE 7 Seite 2 von 7 Version: 2.8, Stand:

3 1 Kurzübersicht Vorgehensweise Welche Vorbereitungen sind für das elektronische DMP-Verfahren (edmp) zu treffen: 1. Entscheiden, ob die DMP-Dokumentation per CD/DVD, Online aus dem PVS via D2D an die Datenstelle übermittelt oder im Portal der Datenannahmestelle erfasst werden soll. 2. Mit Softwarehaus abklären, ob für das vorgesehene DMP-Behandlungsprogramm eine DMP-Zertifizierung seitens der KBV vorliegt. Falls Übermittlung mit CD/DVD: 3. Mit zertifizierter Software DMP-Daten erfassen, auf CD/DVD speichern, Datenträger beschriften und an die Datenstelle versenden. Falls Übermittlung im Online-Verfahren mit D2D: 5. D2D-Registrierung mit Schlüsselvergabe durchführen. 1 (entfällt bei bereits vorhandener D2D-Anbindung der Praxis) 6. D2D-Anbindung an das Praxissystem vom Softwarehaus integrieren lassen. 7. edmp-daten erfassen und via D2D an Datenstelle übermitteln. Falls Erfassung über das Online-Portal der Datenstelle: 8. Teilnahmeantrag für das Vertragsgebiet Nordrhein von der Website herunterladen, ausfüllen und an die angegebene Anschrift senden. 9. Innerhalb von vier Wochen werden die Zugangsdaten per Post verschickt. Ab diesem Zeitpunkt kann mit der Erfassung begonnen werden. Es wird keine separate Software mehr benötigt. 2 Vorbemerkungen Dieses Merkblatt beschreibt im Folgenden die Anforderungen für die Arztpraxis, die im Rahmen einer Datenübermittlung zur edmp-dokumentation mit der Datenstelle erfüllt sein müssen. Ab dem können die internistischen DMP-Programme Diabetes 1 und 2, Koronare Herzkrankheiten, Asthma und COPD nur noch elektronisch dokumentiert werden, für das DMP Brustkrebs besteht ab dem die Verpflichtung für edmp. Basis hierfür ist die 17. Änderung der Risikostrukturausgleichsänderungsverordnung. Die edmp-dokumentation kann entweder auf CD/DVD oder Online via D2D 2 an die Datenstelle übermittelt werden. Des Weiteren ist auch die Dokumentation im Portal der Datenstelle möglich. 1 Vgl. D2D-Anmeldung, Merkblatt für Arztpraxen zur D2D-Registrierung 2 D2D = Doctor to Doctor Seite 3 von 7 Version: 2.8, Stand:

4 2.1 edmp-behandlungsprogramme Bislang sind im Bereich der KV Nordrhein edmp-verfahren für folgende Behandlungsprogramme vereinbart: Diabetes mellitus Typ 1 Diabetes mellitus Typ 2 KHK (Koronare Herzkrankheit) Asthma / COPD Brustkrebs 3 Voraussetzung: DMP-Zertifizierung der Software durch KBV Unabhängig von der Art der Datenübermittlung an die Datenstelle via Datenträger oder per DFÜ benötigt die an der edmp-dokumentation teilnehmende Praxissoftware eine DMP-Zertifizierung der KBV je DMP-Behandlungsprogramm (z.b. Diabetes mellitus Typ 2 ). Diese DMP-Zertifizierung für das entsprechende Behandlungsprogramm ist im Datenaustausch mit der Datenstelle unbedingte Voraussetzung für eine Teilnahme an der elektronischen DMP-Dokumentation. Fragen im Zusammenhang mit der DMP-Zertifizierung richten Sie bitte direkt an Ihr Softwarehaus! 4 Elektronische DMP-Dokumentation erstellen 1. Erstellung von elektronischen DMP-Daten in der Arztpraxis Die Arztpraxis erstellt die edmp-dokumentation mit ihrem zertifizierten Praxiscomputersystem oder zertifizierten DMP-Modul. Innerhalb von 14 Kalendertagen nach Erstellung der Dokumentation muss diese an die Datenstelle übermittelt werden. 2. Einwilligungserklärung des Patienten zur Teilnahme am DMP Die gesonderte, vom Patienten unterschriebene Einwilligungserklärung in papierner Form, wird bei elektronischer Datenübermittlung weiterhin an die Datenstelle weitergeleitet und von dort an die Krankenkasse übermittelt. Eine elektronische Übermittlung der Teilnahmeerklärung des Patienten ist nicht möglich. 3. Aushändigung eines Ausdrucks der Dokumentationsdaten an den Versicherten Ein Ausdruck der übermittelten Dokumentationsdaten muss dem Versicherten ausgehändigt werden. 4. Sicherung/Archivierung der Dokumentationsdaten Die Dokumentationsdaten sollten in geeigneter Weise archiviert werden. Für den Fall, dass ein Datenträger in der Datenstelle nicht lesbar ist, fordert die Datenstelle die Arztpraxis zur Neulieferung der entsprechenden Daten auf. 5. Ein Datenträger für alle DMP-Typen möglich Dokumentationen von unterschiedlichen DMP-Programmen dürfen auf einem Datenträger (z.b. CD/DVD) gespeichert werden. 4.1 DMP-Fallnummer 1. Für jeden Patienten sollte genau eine DMP-Fallnummer vergeben werden. Dieselbe DMP-Fallnummer soll auch dann verwendet werden, wenn derselbe Patient Seite 4 von 7 Version: 2.8, Stand:

5 an unterschiedlichen DMP s (z.b. Diabetes mellitus Typ 2 und KHK) teilnimmt. 1 Ist dies aus technischen Gründen nicht möglich, dürfen auch unterschiedliche DMP-Fallnummern vergeben werden. 2. Die DMP-Fallnummer ist maximal 7-stellig und alphanumerisch. 5 edmp-dokumentation an Datenstelle übermitteln 5.1 Datenübermittlung per Datenträger Datenträgerformat Als Datenträger sind nur CDs/DVDs mit nachfolgend beschriebener Normierung zulässig 2. Datenträger, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, werden von der Datenstelle zurückgewiesen. Compact-Disc-Recordable (CD-R) / Digital Versatile Disk (DVD) Die CD/DVD muss über einen Durchmesser von 12 cm (Standardgröße) und einer Kapazität von 650 MB (74 min) bzw. 700 MB (80 min) verfügen. Die CD/DVD muss des Weiteren als Single-Session-CD/DVD gebrannt werden und darf nicht bootfähig sein Beschriftung der CD/DVD Zum Versand der CD/DVD an die DMP-Datenstelle ist folgendes Kapitel zu beachten: Kap Versand an die Datenstelle. CD/DVD Es sind keine Aufkleber auf die CD/DVD aufzubringen. Stattdessen sind CDs/DVDs direkt mit geeignetem Permanent-Marker zu beschriften. Die Beschriftung muss folgende Angaben enthalten: BSNR, ggf. LANR, Arztname, Datum, edmp-art (z.b. KHK) Versand an die Datenstelle edmp-dokumentationen (Erst- und Folgedokumentation), die auf CD/DVD gespeichert werden, werden an die DMP-Datenstelle Nordrhein in Bamberg übermittelt. Die Datenträger können mit einem Anschreiben an die Datenstelle verschickt werden Adress- und Kontaktdaten, IK der Datenstelle DMP-Datenstelle Nordrhein, Postfach , Bamberg Telefon: 0951 / Grund: Synchronisation der Dokumentationsdaten 2 Die technische Beschreibung der Datenträger entspricht den Anforderungen der Datenträger bei der KVDT-Abrechnung der KV Nordrhein. Seite 5 von 7 Version: 2.8, Stand:

6 Telefax: 0951 / Im Fehlerfall wendet sich die Praxis zur Klärung direkt an die Datenstelle. Das IK der DMP-Datenstelle Nordrhein lautet: Datenübermittlung mit D2D Die von der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein entwickelte Kommunikationslösung D2D 1 basiert auf dem PaDok-Konzept des Fraunhofer Institut für Biomedizinische Technik (IBMT) und bildet eine funktionsfähige zwischenärztliche und sogar sektorenübergreifende Kommunikationsplattform. Sie eignet sich damit auch idealerweise für eine elektronische DMP-Dokumentation mit der Datenstelle. Voraussetzungen für die Arztpraxis Damit eine Arztpraxis DMP-Daten elektronisch erfassen und via D2D an die Datenstelle versenden kann, muss neben einer erfolgreichen D2D-Anbindung 2 eine von der KBV zertifizierte DMP-Dokumentationssoftware (siehe Kap. 3) eingesetzt werden. Folgende Vorbereitungen sind notwendig: a) D2D-Registrierung 3 Für den Einsatz von D2D lässt sich die Arztpraxis registrieren (schriftliche Anmeldung erforderlich!) b) D2D-Anbindung Die Arztpraxis informiert das Softwarehaus über die durchgeführte D2D- Registrierung und veranlasst beim Softwarehaus die D2D-Anbindung D2D-Adressierung Bei der Einrichtung des Online-Verfahrens via D2D wird die Arztpraxis durch das betreuende Softwarehaus unterstützt. Nachfolgend die Eckdaten für die Adressierung der edmp-datenstelle via D2D: D2D Teilnehmer-ID der edmp-datenstelle Nordrhein: Teilnehmerbezeichnung edmp-nordrhein Weitere D2D-Anwendungen Neben der edmp-dokumentation sind herstellerabhängig u.a. folgende D2D- Anwendungen möglich: Online-Abrechnung mit der KV, DALE-UV (Online-Abrechnung bei der DGUV 4 ), earztbrief, ekoloskopie, epvs (privatärztliche Abrechnung mit der PVS), LDT mit D2D (siehe auch 1 weitere Informationen: 2 Voraussetzungen für die D2D-Anbindung sind beschrieben im Merkblatt der KV Nordrhein: D2D-Anmeldung, Merkblatt für Betriebsstätten zur D2D-Registrierung 3 dito 4 Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung Seite 6 von 7 Version: 2.8, Stand:

7 5.3 Nutzung des Online-Portals der Datenstelle Auf der Website finden Sie die Systemvoraussetzungen, die für die Nutzung des Portals notwendig sind. Folgende Vorbereitungen sind notwendig: a. Teilnahmeantrag für das Vertragsgebiet Nordrhein von der Website herunterladen, ausfüllen und an die angegebene Anschrift schicken. b. Innerhalb von vier Wochen erhalten Sie per Post die Zugangsdaten c. Ab diesem Zeitpunkt Erfassung der Dokumentationen im Portal unter der Webadresse Dabei werden die Patientenstammdaten direkt im Portal erfasst und auf deren Grundlage die Dokumentationen erstellt und angezeigt. Bei Folgedokumentationen entfällt die erneute Erfassung der Patientenstammdaten Kontaktdaten der Datenstelle Bei Hilfestellungen zum Antragsverfahren etc. steht Ihnen die Datenstelle unter der Telefonnummer 0951 / montags bis freitags von 8:00 bis 17:00 Uhr zur Verfügung. 6 Weitere Hinweise 6.1 Datenschutz Aus Sicherheitsgründen und wegen der restriktiven Anforderung des Landesdatenschutzes NRW wird seitens D2D zu keinem Zeitpunkt ein Zugang zum Internet gewährt. Das D2D-Konzept wurde von der Landesdatenschutzbeauftragten NRW eingehend geprüft; das Ergebnis mündete in einem positiven Datenschutzgutachten. 6.2 Ansprechpartner edmp bei der KV Nordrhein Ansprechpartner für Ärzte ist Herr Eschweiler, Fon (02 11) , Fax (02 11) , franz-josef.eschweiler@kvno.de 7 Literaturhinweise 1. D2D-Anmeldung, Merkblatt für Betriebsstätten zur D2D-Registrierung 2. Online-Abrechnung mit der KV Nordrhein, Merkblatt für Betriebsstätten, die sich über die verschiedenen Online-Abrechnungs-Varianten informieren möchten Seite 7 von 7 Version: 2.8, Stand: