Inhaltsverzeichnis. Einleitung. Einrichtung eines Kontos beim Authentifizierungsdienst der EU-Kommission (ECAS)

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1 Inhaltsverzeichnis Einleitung Einrichtung eines Kontos beim Authentifizierungsdienst der EU-Kommission (ECAS) Registrierung beim Teilnehmerportal URF / Startseite Reiter Willkommen Reiter Organisation Reiter Adresse Reiter Kontakt Reiter Programm Reiter Absenden Reiter Abgeschlossen Modifizierung der angelegten Daten / Hochladen von Dokumenten Ergänzung der Erasmus+ spezifischen Daten (bei bereits vorhandener PIC z. B. aus zentralen Maßnahmen)

2 Einrichtung eines Kontos beim Authentifizierungsdienst der EU-Kommission (ECAS) Füllen Sie die Pflichtfelder des Formulars aus und wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache. Es wird empfohlen, das Feld Benutzername zu überspringen und nur die Pflichtfelder auszufüllen. ECAS wird den Benutzernamen automatisch auswählen, wahlweise können Benutzer aber auch ihre Mail-Adresse oder einen anderen, selbst gewählten Namen verwenden. Geben Sie die Zeichen des Sicherheitscodes ein. Falls diese nicht klar lesbar sind, klicken Sie auf den Kreis, um einen anderen Code zu generieren. Lesen und akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung durch Setzen eines Häkchens per Klick. Klicken Sie auf Anmelden. Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt. Innerhalb weniger Minuten versendet das System eine an die im Registrierungsformular angegebene -Adresse. Diese enthält Ihren Benutzernamen sowie den Link zur Erstellung Ihres Passworts.

3 Klicken Sie auf den Link, um zur Passworterstellung weitergeleitet zu werden. Achtung: Sie haben 90 Minuten Zeit, diesen Link zu bedienen und Ihr Passwort zu erstellen. Falls die nicht angekommen ist (prüfen Sie auch Ihren Spam- bzw. Junkmail-Ordner) oder die Zeit überschritten ist, folgen Sie den Anweisungen im ausführlicheren Merkblatt. Füllen Sie das Formular aus. Bitte beachten Sie die Regeln für das Passwort. Es wird empfohlen, die -Adresse als Benutzernamen in ECAS zu verwenden. Klicken Sie auf Absenden. Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt. Der Vorgang der Einrichtung eines ECAS-Kontos ist nun abgeschlossen. Bewahren Sie Ihren Benutzernamen und das Passwort sicher auf. Sie benötigen diesen Zugang immer im Zusammenhang mit kommissionsinternen Systemen. Bitte benutzen Sie Ihre -Adresse als Login-Namen im ECAS- Anmeldefenster. Für die Änderung des Passworts oder persönlicher Daten in ECAS konsultieren Sie bitte das ECAS-Nutzerhandbuch auf unserer Homepage bzw. die ECAS-FAQs unter Bitte beachten Sie, dass nach erfolgter Registrierung in ECAS derselbe Benutzername und dasselbe Passwort für alle Systeme gelten, die von der Kommission unter ECAS verwaltet werden. Gehen Sie nun auf das Teilnehmerportal, um durch die dortige Registrierung einen PIC (Programmteilnehmer-Identifikations- Code) für Ihre Einrichtung zu erhalten:

4 Registrierung beim Teilnehmerportal URF / Startseite Bei den mit Sternchen versehenen Feldern handelt es sich um Pflichtfelder. Während bei ECAS eine Person ein Benutzerkonto einrichtet, erfolgt über das URF die Registrierung einer Organisation; die Person, die die Registrierung vornimmt, fungiert als Kontaktperson Ihrer Organisation. Klicken Sie auf Login

5 Es öffnet sich das Log-in-Fenster von ECAS; hier geben Sie Ihren Benutzernamen / -Adresse sowie Ihr Passwort ein, wie für das ECAS- Benutzerkonto angelegt. Klicken Sie auf Anmeldung. Sollte Ihr bereits bestehendes Passwort abgelaufen sein, so können Sie unter Passwort vergessen? unkompliziert ein neues anfordern (das Sie dann entsprechend ändern können). Sie landen nun automatisch wieder auf der Startseite des Teilnehmerportals URF und sind nun eingeloggt. Um das Registrierungsverfahren zu starten, klicken Sie auf Organisations / Organisationen ; im Drop-down-Menü wählen Sie nun Register / Registrieren.

6 Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Register Organisation / Organisation registrieren Übersetzung: Eine Organisation registrieren Um Anträge einzureichen und an Projekten teilzunehmen, müssen Sie zunächst Ihre Organisation registrieren. Nach der Registrierung wird Ihrer Organisation eine eindeutige Kennung zugeordnet. Hierbei handelt es sich um den 9- stelligen PIC (Programmteilnehmer- Identifikations-Code), der von der EU-Kommission bei allen zukünftigen Aktivitäten als Referenz verwendet wird. Diese Registrierung ist für jede Organisation nur einmal vorzunehmen. Bitte halten Sie die rechtlichen Daten der Organisation und programmbezogene Informationen bereit. Sie können in der Dokumentation des Aufrufs zur Einreichung von Vorschlägen prüfen, welche Informationen Sie für die Registrierung benötigen. Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Einreichung eines Projektantrags Ihre Organisation registrieren müssen. Sie können das Registrierungsverfahren jederzeit unterbrechen und später fortsetzen. Das System speichert den Entwurf der Registrierung automatisch und hält ihn bis zum Abschluss der Registrierung oder bis zu einem Jahr nach der letzten Bearbeitung aufrecht.

7 Reiter Willkommen Willkommen Was ist die rechtsgültige Bezeichnung Ihrer Organisation? Tragen Sie hier den rechtsgültigen, vollständigen Namen der Hochschule ein. In welchem Staat ist sie amtlich gemeldet? Wählen Sie aus dem Drop-down- Menü Germany / Deutschland aus; es öffnet sich daraufhin die nächste Frage. Verfügt Ihre Organisation über eine Umsatzsteuer- Identifikationsnummer? Öffentlich-rechtliche Institutionen klicken bitte nein an. Verfügt sie über eine Handels-/ Vereinsregisternummer? Verfügt Ihre Organisation nicht über eine eindeutige Nummer, über die sie identifiziert werden kann, tragen Sie nicht zutreffend ein. Überblick über die Registrierung Der Registrierungsassistent wird Sie durch das Verfahren leiten. Abschließend wird Ihnen der Programmteilnehmer-Identifikations- Code (PIC) für Ihre Organisation zugewiesen und angezeigt. Bitte halten Sie die grundlegenden rechtlichen Informationen zu Ihrer Organisation (Auszug aus dem Vereins- oder Handelsregister, Angaben zur Steuernummer) bereit, so dass Sie die Formulare zügig und korrekt ausfüllen können. Für das Registrierungsverfahren benötigen Sie normalerweise 5 bis 10 Minuten. Auf der aktuellen Willkommensseite werden Sie nach einigen Vorabinformationen zu Ihrer Organisation gefragt. Diese Informationen werden benötigt, um zu prüfen, ob die Organisation bereits registriert wurde bzw. um bereits bestehende PIC-Nummern ähnlicher Organisationen zu identifizieren, die möglicherweise Ihrer Registrierungsanfrage entsprechen.

8 Hat sie eine Website? Geben Sie die Webadresse nach herkömmlichem Format an. Wenn Sie mit dem Registrierungsverfahren fortfahren möchten, klicken Sie auf Next / weiter. Falls Sie schon eine PIC haben, wird Ihnen diese jetzt angezeigt. Bitte nutzen Sie für diesen Fall bitte folgende Anleitung: Bitte tragen Sie die Daten der Organisation ein, die Sie registrieren möchten. Falls Sie die Registrierung stellvertretend für eine andere Körperschaft vornehmen, tragen Sie die Daten bitte entsprechend ein. Hinweis: Möchten Sie auf eine von Ihnen bereits getätigte Registrierung zugreifen, schließen Sie dieses Fenster und wählen Sie die betreffende PIC- Nummer aus dem Drop-down-Menü Meine Organisationen, Option Organisation, auf dem Teilnehmerportal.

9 Reiter Organisation Geben Sie die Informationen zu Ihrer Organisation ein 1. Nein 2. Der PIC wird Einrichtungen zugeordnet, nicht natürlichen Personen, geben Sie daher für Ihre Hochschule Ja an. 3. Handelt es sich um eine gemeinnützige Organisation? 4. Handelt es sich um eine Körperschaft des öffentlichen Rechts? => in der Regel ja 5. Handelt es sich um eine Nichtregierungsorganisation (NGO)? => nein 6. Hier wird das entsprechende Feld aus der Willkommensseite repliziert. 7. Sofern Ihnen das Gründungsdatum Ihrer Schule / vorschulischen Einrichtung vorliegt, tragen Sie es bitte ein, ansonsten geben Sie den 1. Januar 1900 an. Daten der Organisation Bitte geben Sie die notwendigen Angaben zu der Organisation, die Sie registrieren, ein. Falls Sie die Registrierung im Namen einer anderen Organisation vornehmen, klicken Sie bitte das "Ja"- Feld oben auf der Seite an. In diesem Fall wird der Programmteilnehmer- Identifikations-Code (PIC), der am Ende der Registrierung erstellt wird, dieser anderen Organisation zugeteilt. Bitte stellen Sie daher sicher, dass die die Organisation betreffenden Kontaktinformationen korrekt sind. Hierzu gehört auch eine Kontaktperson, die im Verlauf der Validierung der Angaben gebeten wird, zusätzliche Unterlagen zur Verfügung zu stellen. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

10 8. Sofern Ihnen bekannt ist, durch welche Stelle Ihre Schule / vorschulische Einrichtung eingesetzt wurde, tragen Sie es bitte ein, ansonsten tragen Sie unbekannt ein. 9. VAT number / Umsatz- Identifikationsnummer => in der Regel nein 10. NACE Code => wählen Sie Bildung / Education aus dem Drop-down-Menü 9) 10) 11) 11. Legal Form / Rechtsform: Da für Hochschulen keine hinreichend zutreffende Vorgabe angeboten wird, wählen Sie unknown / unbekannt aus. Die übrigen Felder sind selbst erklärend. Gehen Sie zur nächsten Seite über die Schaltfläche Next / weiter.

11 Reiter Adresse Geben Sie die Angaben zur offiziellen Anschrift ein: Bei der Angabe der Telefon- und Faxnummern ist zu beachten, dass das gezeigte Format (mit internationaler Vorwahl, ohne Zwischenräume) eingehalten wird. Angaben zur offiziellen Anschrift Geben Sie hier bitte die registrierte offizielle Anschrift der Organisation ein. Registrieren Sie sich im Namen einer anderen Organisation, geben Sie hier bitte deren offizielle Anschrift ein. Gehen Sie zur nächsten Seite über die Schaltfläche Next / weiter.

12 Reiter Kontakt Geben Sie die Kontaktinformationen ein: Kontakt Title: Geben Sie hier sowohl die Anrede Herr bzw. Frau wie auch ggf. akademische Titel an. Position in the organisation => Funktion in der Organisation (sofern zutreffend, kein Pflichtfeld) Adresse: Sofern die Kontaktadresse mit der Adresse der Organisation übereinstimmt, kann Yes angeklickt werden und die Angaben werden automatisch dupliziert; klicken Sie No an, wenn es sinnvoll ist, eine andere Kontaktadresse anzugeben. Kontaktdaten In diesem Schritt stellen Sie die offiziellen Kontaktdaten für die Kommunikation mit Ihrer Organisation während des Validierungsverfahrens und als zukünftige teilnehmende Organisation zur Verfügung. Die Validierungsdienste werden diese Angaben nutzen, um Sie oder die benannte Kontaktperson während des Validierungsverfahrens zu kontaktieren. Bitte scrollen Sie, um die komplette Ansicht des Reiters Kontakt zu erhalten.

13 Das gleiche trifft auf die Angabe der Telefonnummern zu. Gehen Sie über Klicken auf die Schaltfläche Next auf die folgende Seite.

14 Reiter Programm Programmspezifische Informationen Für die spätere Nutzung der PIC im Antragsformular (eform) ist es notwendig, dass Sie das Programm Erasmus+ aus dem Drop-down-Menü auswählen und diesen Punkt unbedingt bearbeiten. Programmspezifische Daten Vielen Dank, dass Sie den ersten Schritt zur Registrierung Ihrer Organisation durchgeführt haben. Nun können Sie entweder Ihre Registrierung abschließen und den Programmteilnehmer-Identifikations- Code (PIC) erhalten oder zusätzliche Informationen zu einem bestimmten Programm bereitstellen: Wählen Sie ein Programm aus der Liste auf der rechten Seite aus und befolgen Sie die Anleitung im Eingabeformular, das sich für das entsprechende Programm öffnet (Sie kehren danach zur aktuellen Seite zurück). Erasmus+

15 Generaldirektion Bildung und Kultur Im Drop-down-Menü Organisation type wählen Sie bitte die entsprechende Angabe. Is your organisation a small/mediumsized enterprise? Wählen Sie hier die entsprechende Option EAC (Education and Culture) Bitte wählen Sie aus den Listen die Art und den Einzugsbereich Ihrer Organisation. Falls keine der Optionen für Ihre Organisation relevant ist, wählen Sie 'SONSTIGE' und fügen Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Organisation hinzu. Falls Sie weitere Informationen zu Ihrer Hochschule geben möchten, können Sie diese fakultativ im Feld Organisation description einfügen. Klicken Sie abschließend auf die grüne Schaltfläche Save and Return, um zur vorherigen Seite zurückzukehren und das Registrierungsverfahren abzuschließen, indem Sie die blaue Schaltfläche Finish your registration anklicken.

16 Sie gelangen nun auf die Zwischenseite, die Ihnen mitteilt, dass Ihre Registrierung bis zu 12 Monate gespeichert wird; sollten die Daten bis dahin von Ihnen nicht genutzt werden, werden sie gelöscht. Schließen Sie das Fenster mit OK. Der Entwurf ist erfolgreich abgespeichert. Schließen Sie auch dieses Fenster mit Close.

17 Reiter Absenden Überprüfen Sie nun die von Ihnen gemachten Angaben; scrollen Sie nach unten, um alle Felder überprüfen zu können. Falls Sie Änderungen an dieser Stelle vornehmen möchten, können Sie auf die entsprechenden Reiter im Menü klicken: falls Sie z. B. eine Telefonnummer der Hochschule ändern möchten, klicken Sie auf den Reiter Organi-sation, um auf die entsprechende Seite zu gelangen. Nach Abschluss der Änderung klicken Sie so lange auf die Schaltfläche Next, bis Sie zum Reiter Absenden zurückkehren. Klicken Sie nicht auf Close, sonst verlassen Sie Ihren Datensatz! Zusammenfassung: Wenn Sie die Daten Ihrer Organisation angesehen und verifiziert haben, klicken Sie auf 'Bestätigen', um sie abzusenden. Danach können Sie zusätzliche Unterlagen hochladen. Drucken Sie die Zusammenfassung für Ihre Unterlagen über Print aus und bestätigen Sie am Ende die Angaben, indem Sie Confirm anklicken. Falls notwendig können Sie zusätzliche Unterlagen direkt oder zu einem späteren Zeitpunkt hochladen: gemeint sind das sogenannte Rechtsträgerformular bzw. zu den Finanzangaben.

18 Reiter Abgeschlossen Sie können auch dieses Fenster mit dem PIC separat für Ihre Unterlagen ausdrucken. Sie haben das Registrierungsverfahren für Ihre Hochschule nun erfolgreich abgeschlossen! Schließen Sie das Portal mit Close und schließen Sie das sich öffnende Fenster Do you want to quit the selfregistraion wizard? mit Yes, um den Selbstregistrierungsassistenten zu verlassen. Loggen Sie sich abschließend aus dem Teilnehmerportal aus. Wir empfehlen dringend, den PIC sicher zu verwahren und den Code intern all denjenigen Personen zugänglich zu machen, die mit der unter diesem PIC gemeldeten Hochschule Anträge für EU- Programme stellen möchten. Nächste Schritte Sie können nun die folgende PIC- Nummer verwenden, um Ihre Organisation in der weiteren Kommunikation oder Interaktion mit der Europäischen Kommission und ihren Agenturen zu identifizieren. Sie erhalten in Kürze eine mit der Bestätigung Ihrer Registrierung. Sie können jetzt unter dem 'Meine Organisationen'-Reiter im Teilnehmerportal die Daten Ihrer Organisation ändern und zusätzliche Unterlagen hochladen. Im Nachgang erhalten Sie eine zusammenfassende, abschließende Nachricht an die -Adresse, die Sie zur Registrierung angegeben haben.

19 Modifizierung der angelegten Daten / Hochladen von Dokumenten Sie können nun zurück auf der Startseite des Teilnehmerportals unter dem Reiter Organisations => My Organisations die Daten Ihrer Organisation ändern und zusätzliche Unterlagen und Dokumente hochladen. Unter VO (= View Organisation) können Sie die Daten der von Ihnen registrierten Einrichtung ansehen; Unter MO (= Modify Organisation) können Sie Änderungen vornehmen

20 Ergänzung der Erasmus+ spezifischen Daten Im Bereich MO (= Modify Organisation) können Sie im Tab Organisation unten links unter Choose your Framework Programme Erasmus+ auswählen. Daten der Organisation

21 Ergänzung der Erasmus+ spezifischen Daten Nach der Auswahl erscheint ein neues Register EAC in der rechten oberen Ecke. Daten der Organisation Bitte ergänzen Sie dort die noch fehlenden Angaben an.

22 Generaldirektion Bildung und Kultur Im Drop-down-Menü Organisation type wählen Sie bitte die entsprechende Angabe. Is your organisation a small/mediumsized enterprise? Wählen Sie hier die entsprechende Option EAC (Education and Culture) Bitte wählen Sie aus den Listen die Art und den Einzugsbereich Ihrer Organisation. Falls keine der Optionen für Ihre Organisation relevant ist, wählen Sie 'SONSTIGE' und fügen Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Organisation hinzu. Falls Sie weitere Informationen zu Ihrer Hochschule geben möchten, können Sie diese fakultativ im Feld Organisation description einfügen. Klicken Sie abschließend auf die grüne Schaltfläche Save and Return, um zur vorherigen Seite zurückzukehren und das Registrierungsverfahren abzuschließen, indem Sie die blaue Schaltfläche Finish your registration anklicken.