rza fakt Modul Baustellen-/Projektverwaltung

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1 rza fakt Modul Baustellen-/Projektverwaltung Fakturierung Baustellenlieferschein. Seite 1 Auswertungen.. Seite 2 Teil-/Schlussrechnungen Seite 2 Projektübersicht Seite 4 Extras Einstellungen Projektverwaltung: Standard-Projektverwaltung verwenden. Seite 4 Erweiterte Projektverwaltung verwenden Seite 5 Baustellenmodul Das Baustellenmodul ist eine spezielle Anpassung für Handwerker, Baufirmen, Installateure usw. um die Kosten einer Baustelle anhand der geschriebenen Lieferscheine festzustellen. Für jede Baustelle werden Lieferscheine geschrieben, diese Lieferscheine können dann in Baustellenlieferscheine umgewandelt werden. Somit erhält man eine Aufstellung der Kosten, die für eine bestimmte Baustelle angefallen sind (nur anhand der Lieferscheine). Wird die Baustelle dann abgerechnet, so geschieht dies mit einer Pauschalrechnung, wo nur der Endbetrag in Rechnung gestellt wird und nicht jeder einzelne Artikel, der geliefert wurde. Die Lieferscheine werden also nicht in die Rechnung übernommen! Weiters können bei jedem Kunden Projekte angelegt werden. Beim Schreiben von Formularen (Lieferschein, Rechnung, etc.) können diese einem bestimmten Projekt zugeordnet werden. In einer Projekthistory kann man alle Vorgänge zu einem Projekt kontrollieren und nachvollziehen. Die Projektübersicht dient als Plattform, um die offenen Formulare anzuzeigen und diese auch gleich weiterzuverarbeiten (z.b.: offene Aufträge liefern, etc.). Außerdem können Teil-/Schlussrechnungen erstellt werden. Wurde diese Reg. Nummer eingegeben und akzeptiert (gültig), so können Sie folgende Funktionen nutzen: Baustellenlieferscheine: Lieferscheine in Baustellen-Lieferscheine umwandeln Um die Kosten einer Baustelle ermitteln zu können, müssen die Lieferscheine als Baustellen- Lieferscheine gekennzeichnet werden. Dies können Sie unter Auswertungen-Fakt bzw. Sonstiges (Grundmodul) - Zeile Baustellen-Verwaltung. Sie gelangen zunächst zur Adressenauswahl, wo Sie den gewünschten Kunden aufrufen. Danach werden im Register "offene Lieferscheine" alle geschriebenen Lieferscheine angezeigt, welche noch nicht abgerechnet wurden. Durch Anklicken der Formulare oder mittels Betätigen der Schaltflächen können Sie die Lieferscheine markieren und auswählen. Um die Auswahl an Lieferscheinen einzuschränken, kann auch nach Projekten selektiert werden (Voraussetzung dafür ist die Projektverwaltung). Danach klicken Sie auf die nebenstehende Schaltfläche markierte Lieferscheine jetzt in Baustellen-Lieferscheine umwandeln. Bevor dies durchgeführt wird, werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie diese Formulare auch wirklich auflösen möchten, da diese Lieferscheine anschließend nicht mehr verrechnet werden können und auch der Lagerstand nicht rückgestellt wird. Sie scheinen in der Liste Lieferscheine als erledigt auf und werden gleichzeitig aus der Liste offene Lieferscheine entfernt. Antworten Sie mit JA, so werden die Lieferscheine umgewandelt, antworten Sie mit NEIN wird der Vorgang abgebrochen. Seite 1

2 Auswertung Wurden die offenen Lieferscheine umgewandelt, ist es möglich, eine Liste aller Baustellen- Lieferscheine zu erstellen. Im Register Auswertung können Sie nach einigen Suchkriterien einschränken und zwischen mehreren Anzeigen wählen. Sie können nach Artikel- und Untergruppe suchen, oder auch einen Teil der Artikelnummer eingeben. Weiters ist die Auswertung nach einem bestimmten Zeitraum möglich. Unter dem Punkt Anzeige wählen Sie das gewünschte Format. Hier befindet sich die Kostenaufstellung für sämtliche Baustellen eines gewählten Kunden. Wird mit der Projektverwaltung gearbeitet, kann man sich die Kosten jedes einzelnen Projektes anzeigen lassen. Neben dieser Auswertung kann auch in vielen anderen Listen nach diesen Projekten selektiert werden (z.b.: Formularlisten, Erfolgsrechnung, Verkaufsübersicht, etc.) Teil-/Schlussrechnungen Werden im Baustellenmodul auch Teil- und Schlussrechnungen geschrieben, so muss dazu ein eigener Belegkreis mit der Belegart Rechnung angelegt werden. Danach muss die Beleg-Bezeichnung (z.b.: Teil- /Schlussrechnungen), der Titel auf Teilrechnung/Schlussrechnung und die Abkürzung eingegeben werden. Es wird empfohlen die Teil-/Schlussrechnungen von den normalen Rechnungen entweder mittels Kennzeichen vor Formularnummer (z.b.: TS) oder einer anderen Nummerierung sichtlich voneinander zu trennen. Benötigen Sie auch eine Indexanpassung für Lohn- und Materialpreise, muss die Einstellung Zuschläge verwenden (und ev. auch Prozentsatz ausdrucken) aktiviert werden. Anschließend unter Menü Extras, Punkt Definition Zuschläge einen Zuschlag für Lohn und einen für Material anlegen. Erfassen der Teil-Schlussrechnung Nachdem Sie den Kunden ausgewählt haben, gelangen Sie wie gewohnt zur Formularauswahl, wo Sie wahlweise ein neues Formular erstellen, eine bestehende TR fortsetzen oder wiederholen können. Zwei Preise Hier können Sie die Option "Zwei Preise" aktivieren, sodass Material- UND Lohnpreise getrennt ausgedruckt werden. Wahlweise kann dazu in der Formulargestaltung im Register erweiterte Einstellungen die Einstellung in Betragsspalte Preisanteile drucken aktiviert werden, um eigene Spalten mit Summen für die Material- und Lohnpreise zu erhalten. Bevor Sie zur Positionseingabe gelangen erfolgen noch folgende Abfragen: Art der Rechnung Geben Sie hier bitte an, ob es sich bei dem neuen Formular um eine Teil- oder Schlussrechnung handelt. Seite 2

3 Übertrag in rza fibu Falls die Teil-/Schlussrechnung noch nicht fertig ist oder noch über arbeitet werden muss, können Sie hier das Kennzeichen deaktivieren, sodass die Rechnung noch nicht in rza fibu übertragen werden kann. Zuschläge für Indexanpassung Da beim Fortsetzen einer Teilrechnung keine Änderungen an Preisen mehr vorgenommen werden dürfen, können die Preise nur mittels Indexanpassung erhöht werden. Hierbei wird ein Gesamtzuschlag auf die Lohn- und Materialpreise berechnet. Geben Sie hier auch den Prozentsatz für die Erhöhung ein. Deckungsrücklass bei Teilrechnungen Der Deckungsrücklass wird vom Nettobetrag abgezogen (erst dann wird vom verminderten Betrag die MWSt. berechnet). Den %-Satz können Sie in nebenstehendes Fenster eingeben (im Normalfall sind dies 7%). Haftrücklass bei Schlussrechnungen Der Haftrücklass wird auf der Schlussrechnung vom Bruttobetrag (Gesamtpreis zuzüglich MWSt.) abgezogen und beträgt im Normalfall 3%. bisherige Zahlungen Tragen Sie beim Fortsetzen einer Teilrechnung die Zahlungen der vorangegangenen Teilrechnungen händisch ein. Falls sich der Kunde einen Skonto abgezogen hat, geben Sie den Zahlbetrag und daneben den Skontobetrag ein. Die eingegebenen Zahlungen (und Skontobetrag) wirken sich bei der Schlussrechnung auf das Verbuchen der Gutschriften in RZA-Fibu aus (siehe unter Punkt Buchen in rza fibu). Die bisherigen Zahlungen werden am Schluss der Rechnung abgezogen, sodass die Restforderung für den Kunden ersichtlich ist. Mengeneingabe Teil-/Schlussrechnung Beim Fortsetzen oder Wiederholen einer Teil-/Schlussrechnung werden vor dem Öffnen der Positionseingabe die Mengen abgefragt. Wenn Sie eine Teilrechnung fortsetzen, geben Sie hier in der Mengeneingabe die Mengen für diese neue Teilrechnung ein. Anschließend werden die eingegebenen Mengen mit den Mengen der vorangegangenen Teilrechnungen zusammengezählt. Auf der neuen Teilrechnung scheinen somit alle Artikel mit der Gesamtmenge auf. Wenn Sie eine Teilrechnung wiederholen können Sie hier in der Mengeneingabe noch Korrekturen bei den bestehenden Positionen vornehmen (Korrekturen sind jedoch auch noch in der Positionseingabe möglich). Pauschalbeträge in Teil-/Schlussrechnung Bei Teilrechnungen über Pauschalen gibt es in der Positionseingabe die Option Pauschalpreis. Wird diese Option angeklickt, so kann die Menge NICHT mehr geändert werden und bleibt automatisch auf 1, wohl aber kann der Preis verändert werden. Es erfolgt keine Abfrage der Mengen (siehe oben), sondern die Pauschalposition muss bearbeitet und der Preis und ggf. die Kosten verändert werden. Buchen in rza fibu Die Teil- und Schlussrechnungen werden wie normale Ausgangs-rechnungen in die rza fibu übertragen, jedoch erhalten die Teilrechnungen das Kennzeichen Teilrechnung. Beim Übertrag der Teilrechnungen wird immer der gesamte Teilrechnungsbetrag (inkl. der vorangegangenen TR) in die rza fibu übertragen und verbucht. Zusätzlich wird ab der 2. TR automatisch eine Teilrechnungs-Gutschrift für die 1. TR generiert, in rza fibu übertragen und Seite 3

4 verbucht. Beim Übertag der 3. TR wird eine Teilrechnungs-Gutschrift für die 2. TR mitgeschickt, usw. Bei der Schlussrechnung wird ebenfalls eine Gutschrift für die vorangegangenen Teilrechnungen generiert. Es wird aber unterschieden, ob die Teilrechnungen bereits bezahlt wurden oder ob diese noch offen sind. (Das wird über die Eingabe der bisherigen Zahlungen in RZA-Fakt gesteuert). Die bezahlten Teilrechnungen werden als normale Rechnungs- Gutschrift eingebucht, die nicht bezahlten als Teilrechnungs-Gutschrift. Allgemeine Hinweise Auf Teil-/Schlussrechnungen sind keine gemischten Steuersätze erlaubt/zulässig. Teil-/Schlussrechnungen können nicht an ausländische Kunden mit 0% MwSt. (Ausfuhrlieferungen, innergemeinschaftliche Lieferungen) geschrieben werden. Stornieren von Teil-/Schlussrechnungen erfolgt wie bei anderen Formularen über wiederholen, beachten Sie aber bitte, dass nur jeweils die letzte Teilrechnung bzw. die Schlussrechnung storniert werden kann Projektverwaltung Unter Projekt kann man sich z.b.: eine Baustelle, ein Werkstück oder eine Installation vorstellen, welche sich über einen bestimmten Zeitraum und mehrere Formulare (z.b.: Lieferscheine) erstreckt und dem Überblick über Kosten- oder Umsatzentwicklung dient. Für jeden Kunden können mehrere Projekte definiert werden, welche den verschiedenen Formularen zugewiesen werden können. Gibt ein Kunden beispielsweise zwei Baustellen in Auftrag, so muss beim Schreiben eines Lieferscheins ausgesucht werden, an welche Baustelle (welches Projekt) die Lieferung erfolgt. Nach dieser Zuweisung beim Schreiben des Formulars können Auswertungen in diversen Listen vorgenommen werden. Außerdem gibt es mit der erweiterten Projektverwaltung eine History, sowie eine Übersicht aller aktiven Projekte. Standard-Projektverwaltung: Projekte anlegen Im Adressenstamm der Kunden können im Register Projekte neue Projekte definieren bzw. bestehende bearbeiten. Mit der Schaltfläche Hinzufügen öffnen sich ein neues Fenster, wo die Projekteigenschaften festgelegt werden können. Geben Sie die Projekt-Nummer, - Bezeichnung sowie den Gültigkeitszeitraum (Projekt läuft von Datum - bis Datum) ein. In diesem eingegebenen Zeitraum ist es möglich, ein Projekt einem Formular (z. B. einem LS) zuzuordnen. Somit kann verhindert werden, dass z. B. noch Lieferscheine auf eine Baustelle geschrieben werden, obwohl diese schon abgeschlossen ist. Für jedes Projekt kann auch eine Lieferadresse eingegeben werden, welche auf Lieferscheinen rechts oben im Bezugszeichenblock ausgedruckt wird. Es steht ein Notizblock, sowie frei definierbare Felder zur Verfügung. Der Ansprechpartner für dieses Projekt, sowie dessen Kontakte können ebenfalls festgehalten werden. Projekt einem Formular zuordnen Sobald Sie die Projektverwaltung aktiviert haben und bei einem Kunden ein Projekt definiert haben, erscheint beim Schreiben eines Formulars automatisch ein weiteres Fenster, nachdem Sie Weiter zur Positionseingabe wählen. Seite 4

5 Beachten Sie allerdings, dass nur aktuelle Projekte (abhängig vom Datum des Formulars)ausgewählt werden können. Schreiben Sie ein Formular für kein bestimmtes Projekt, können Sie die Zeile keinem Projekt zuordnen wählen. Sie können das Projekt auch im Nachhinein einem Formular zuordnen. Gehen Sie dazu in die Liste Lieferscheine und öffnen Sie die Detaildaten. Dort befindet sich ein eigenes Register weitere Formulardaten, wo Sie das Projekt für dieses Formular suchen und zuordnen können. Liste Rechnungen Sie können ein beliebiges Projekt auswählen bzw. suchen, nach welchem sie die Liste auswerten möchten. erweiterte Projektverwaltung Kein Vorschlag (Nummer wird händisch eingegeben): Bei der Eingabe des Projekts kann die Nummer selbst eingegeben werden. Automatische Nummerierung mit folgenden Kombinationsmöglichkeiten Gestalten Sie die Proj.Nr. mit Hilfe der Pfeiltasten und den zur Verfügung stehenden Feldern selbst (die gewünschten Felder in die rechte Box schieben, ev. die Reihenfolge festlegen). Mit Doppelklick der jeweiligen Zeile, kann diese bei den Feldern ergänzt oder weggegeben werden. Sie können anschließend noch das Trennzeichen zwischen den einzelnen Feldern wählen (vorgeschlagen wird der Schrägstrich "/"). Für jedes Projekt kann der aktuelle Status festgelegt werden. Die Status können Sie hier selbst definieren bzw. die Standard-Vorschläge abändern oder verschieben. Wählen Sie in diesem Falle, bei welchem Ihrer Status der Erledigt-Vermerk für das Projekt gesetzt werden soll. Möchten Sie den Status jeweils nach Abschluss eines Formulars ändern können, aktivieren Sie die Einstellung Statusänderung nach Speichern eines Formulars ermöglichen. Standardauswahl bei Formularen, wenn kein Projekt vorhanden Da vor dem Erfassen neuer Formulare auch immer das Projekt gewählte werden muss, können Sie mit Hilfe dieser Einstellung wählen, ob autom. Keinem Projekt zuordnen oder Neues Projekt anlegen vorgeschlagen werden soll. Projekt einem Formular zuordnen Wird ein neues Formular erfasst, so erhalten Sie sofort nach Aufruf des Kunden die Projektauswahl. Hier können Sie auch gleich ein neues Projekt erstellen, oder aber das neue Formular gar keinem Projekt zuweisen. Beim Wiederholen eines bestehenden Formulars oder beim Umwandeln in ein anderes, erhalten Sie ebenfalls diese Abfrage. Wählen Sie das entsprechende Projekt aus und es werden nur noch die zugehörigen Formulare angezeigt und nicht die Formulare ALLER Projekte. Seite 5

6 Unter Projekteigenschaften bearbeiten können noch Änderungen durchgeführt werden und man sieht auch den Projekt-Verlauf. Seite 6