VHS-Kurs Excel Grundkurs Grundlagen und Formeln und Funktionen fu r Excel- Einsteiger Teil 1

Transkript

1 VHS-Kurs Excel Grundkurs Grundlagen und Formeln und Funktionen fu r Excel- Einsteiger Teil 1 Skripterstellung: B. Weißkopf Manche Abbildungen sind vielleicht etwas klein. Einfach die Taste STRG drücken und gedrückt halten, dann mit dem Mausrad oben in der Mitte der Maus nach oben scrollen, so vergrößert man ganz leicht die Ansicht! Es empfiehlt sich, nicht nur einzelne Abschnitte zu lesen, sondern das Skript im Ganzen, speziell im Kapitel FUNKTIONEN gibt es immer wieder themenübergreifende Informationen, so dass es sich empfiehlt, zumindest alle Funktionen durchzulesen.

2 EXCEL TEIL 1 GRUNDLAGEN ANFÄNGER... 6 Der Arbeitsbildschirm... 6 Menüband... 7 Aufgabenorientierte Registerkarten mit der Multifunktionsleiste... 7 Gruppen und Startprogramme... 7 Befehle mit Tastenkombination auswählen... 8 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff... 8 Die Bearbeitungsleiste... 9 Formelassistent aufrufen Tabellenerstellung und -bearbeitung Navigieren Tastenkombinationen Zellenmarkierung Tabellenbereich markieren Auseinanderliegende Bereiche markieren Rechter Mausklick Ausfüllen eines Bereichs mit gleichem Inhalt Kopieren und Verschieben Zellbereich kopieren Kopie erstellen mit Drag & Drop Kopieren mit der Zwischenablage Einfügen aus der Zwischenablage Formeln kopieren Kopieren von Formeln oder Formaten Werte einfügen Zellbereich verschieben Leere Bereiche beim Verschieben von Zellen automatisch ausfüllen Zeilen oder Spalten fixieren Dateneingabe Datenkorrektur Besonderheiten bei der Eingabe Eingaben abbrechen Gruppenmodus Gruppenmodus aufheben Zeilenumbruch Manueller Zeilenumbruch Zeilen und Spalten Zeilenhöhe bestimmen Spaltenbreite bestimmen Einfügen von Zeilen Einfügen von Spalten Ein-und Ausblenden Zellen, Zeilen, Spalten, Blätter löschen Automatisches Ausfüllen mit Smarttags Automatisches Ausfüllen Tabellenblätter Zwischen Tabellenblättern wechseln Tabellenblätter wechseln mit tastenkombination Zwischen Tabellenblättern navigieren Tabellenblätter Umbenennen, anordnen, einfügen, löschen Tabellenblätter Kopieren/Verschieben Tabellenblätter umbenennen Tabellen sortieren und Filtern Tabellen mit Überschriften sortieren Mehrere Spalten sortieren Tabellen filtern... 27

3 Formatieren Einrücken Zellen formatieren Zeichenformatierung Schriftgröße schnell verändern Schriftschnitt, Schriftgrad, Schrifttyp, Schriftgröße, Schriftfarbe zuweisen Schriftart Ausrichten über Symbole -Text Diagonal oder vertikal ausrichten Ausrichtung über das Fenster Zellenformatieren Zellen verbinden Zahlenformatierung Schnelle Formatübertragung Löschen Löschen von Formatierung Rahmen und Linien Rahmenlinienart und Rahmenlinienfarbe Rahmenlinien entfernen Zellenschattierungen/Hintergrundfarben Seitenlayout Manuellen Seitenumbruch einfügen Hoch- oder Querformat Gitternetzlinien aktivieren Gitternetzlinien Kopf- und Fußzeilen Umgang mit Großen Tabellen Skalieren Breite reduzieren Höhe reduzieren Seitenränder in der Vorschau korrigieren Einstellung Ausdruck lange Tabellen: Drucken Drucktitel Ausgewählte Blätter drucken: Druckbereich angeben Ansichten Umbruchvorschau Automatisierte Listen Suchen, ersetzen, gehe zu Schützen Zellschutz Arbeitsmappe schützen Zugriff schützen Ausgewählte Tabellenbereiche oder Zellen schützen Schutz aufheben EXCEL TEIL 2 ERSTE FORMELN Grundrechenarten Rechnen mit konstanten Werten Rechnen mit Zellbezügen Addieren mit der Zeigemethode: Subtrahieren... 49

4 Multiplizieren Prozentrechnen Prozentformat zuweisen Dividieren Zinsen ausrechnen mit Multiplizieren und Dividieren Autosumme Rechnen mit Datum Übungsteil Grundrechenarten Übungsteil: Addieren, Subtrahieren, Dividieren, Multiplizieren, Prozentrechnung Übungsteil Kassenstand Einfache Formeln, bedingte Formatierung Weiteres Formelwissen Fehler in Formeln Fehlerart kein Zellbezug/Falsche Zellbezug Fehlerart leere Zellen Fehlerart Zahlenbereich Fehlerart Zirkelbezug Fehlerart Syntax:fehler Fehlerart Division durch Null Fehlerart zu geringe Spaltenbreite Fehlerart Formelname Formeln kopieren Überträge erzeugen Absolute Bezüge Rechnen mit Uhrzeiten Probleme beim Rechnen mit Uhrzeit Addieren von Uhrzeiten Uhrzeiten in eine Dezimalzahl umwandeln Rechnen mit Soll- bzw. Ist-Stunden Rechnen über Tagesgrenze Übungsteil Rechnen mit UHRZEITEN EXCEL Arbeitstechniken -Tipps & Tricks Nützliche Einstellungen in den Optionen Zellinhalt auf mehrere Spalten verteilen Text aus Zellen trennen Zellen zusammenführen Werte einfügen Symbolleiste für den Schhnellzugriff anpassen Identisches Ausfüllen aller Zellen leere Zellen einer Tabellen ausfüllen Eingabe von Brüchen: Vorangehende Nullen Text in Zellen als Zahl definieren Textinhalt einer Zelle auf mehrere Zellen aufteilen Schnelles Einfügen von Zeilen und Spalten Negative Zeitwerte anzeigen lassen Negative Uhrzeiten rot darstellen: Datum und Uhrzeit schnell anzeigen: Rechnen ohne Formeln Gleichheitszeichen vor der Formel Transponieren Tabellen schnell formatieren Die Suchfunktion Formeln anzeigen lassen Zeiten summieren... 86

5 PDF umwandeln Aktives Tabellenblatt in PDF umwandeln: Ganze Arbeitsmappe in PDF umwandeln: Zusammenfassende Grundlagenübung mit ausführlicher Anleitung Text und Zahleneingabe Ausfüllfunktion nutzen (1) Tabelle formatieren Überschrift zentrieren: Zellen verbinden Schrift formatieren Markierung deaktivieren Zeilenhöhe verändern Hintergrund einfärben Rahmenlinien erzeugen Smarttags Zellen kopieren Datenreihe ausfüllen Nur Format ausfüllen Ohne Formatierung ausfüllen Zahlen formatieren Autosumme Spaltenbreite anpassen Zeilen und Spalten einfügen Zeilen und Spalten nachträglich einfügen Schnelle Formatübertragung Tabellenzeilen sortieren Mehrfachmarkierung aufheben Namen und Farbe für Tabellenblätter Tabellenblätter einfärben Werte aus anderen Tabellenblättern übernehmen Kopf- oder Fußzeilen Erzeugen der Seitenanzahl Tabelle auf dem Blatt zentrieren Gitternetzlinien aktivieren Hoch- oder Querformat Druckansicht Druckvorschau schließen Tabellenbereiche kopieren und einfügen Kopieren und Einfügen über die Zwischenablage Wiederholungszeilen einrichten

6 Excel TEIL 1 Grundlagen Anfänger Was ist Excel? Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft. Informationen (Zahlen, Texte) können auf Tabellenblättern zusammengestellt und anschließend ausgewertet bzw. berechnet werden. Um Berechnungen und Auswertungen durchzuführen stellt Excel viele Funktionen und Tools zur Verfügung, wie z. B. die automatische Ausfüllfunktion, automatisierte Listen, die bedingte Formatierung oder Formatvorlagen, Sortierwerkzeuge u.a. Funktionen. Für einfache Berechnungen wie z. B. für das Erzeugen einer Summe hält Excel spezielle Verfahren bereit, die dem Anwender die Arbeit fast vollkommen abnehmen. Excel- Tabellenblätter sind Bestandteil einer Arbeitsmappe, die standardmäßig aus 3 Tabellenblättern besteht, die Arbeitsmappe kann aber um beliebig viele Tabellenblätter erweitert werden. Rufen wir Excel auf, erhalten wir eine leere Arbeitsmappe mit 3 Tabellenblättern. Die noch umgespeicherte Arbeitsmappe trägt den Namen Mappe1. Jedes Tabellenblatt verfügt am unteren Rand über ein Register, sodass man von Tabellenblatt zu Tabellenblatt wechseln kann indem man einfach auf das Register der gewünschten Tabelle klickt. Das Tabellenblatt besteht aus Spalten und Zeilen aufgebaut. Die Zeilen sind durchnummeriert, die Spalten tragen Buchstaben. Beides zusammen, also der Buchstabe der Spalte (Spaltenkopf) und die Zeilennummer (Zeilenkopf) ergeben den so genannten Zellbezug, der auch Zelladresse genannt wird. Eine Zelladresse dient der exakten Lokalisierung eines Eintrags, was Voraussetzung ist für die Rechenfunktionen. Beliebig viele Tabellenblätter können der Arbeitsmappe hinzugefügt werden, aber auch gelöscht, umbenannt oder eingefärbt werden. Auch das Visualisieren von Zahlenmaterial in Form von graphischen Darstellungen, wie z.b. mit Hilfe von Diagrammen, kann mit Excel im Handumdrehen durchgeführt werden. Excel kann also Berechnungen durchführen und zwar sowohl einfache Berechnungen wie addieren, subtrahieren, multiplizieren, dividieren oder rechnen mit Prozenten handelt sowie Berechnungen der komplizierteren Finanzmathematik. Dafür benötigt Excel die entsprechenden Befehle des Anwenders in Form von Formeln. Wie man diese eingibt und wo man schon vorgefertigte Formeln findet, das lernen wir ganz schnell. Die Benutzeroberfläche von Excel umfasst folgende Elemente: Der Arbeitsbildschirm Der Arbeitsbildschirm bietet Register an, die alle Befehle, die wir für die Arbeit mit Excel benötigen, enthalten. Die Befehle sind in Gruppen zusammengefasst. Jede Gruppe enthält miteinander verwandte Befehle in Form von kleinen Grafiksymbolen. Fahren Sie einfach mit der Maus auf einen beliebigen Befehl. Die Bedeutung wird Ihnen sofort angezeigt. Neben manchen Symbolen steht eine Bezeichnung. Wenn ein kleiner Pfeil zu sehen ist, bedeutet dies, dass hier noch weitere Befehle vorhanden sind.

7 Die Leiste, auf der die Befehle in Form von Symbolen angeordnet sind, nennt man Multifunktionsleiste bzw. in der neueren Version Menüband. MENÜBAND AUFGABENORIENTIERTE REGISTERKARTEN MIT DER MULTIFUNKTIONSLEISTE Wir sehen zunächst 7 Standardregister. Das Register START ist standardmäßig aktiv und zeigt die zu diesem Register zugehörige Multifunktionsleiste. Wenn auf ein anderes Registerkarten klicken, erhalten wir die entsprechende Multifunktionsleiste dieses Registers. Die Multifunktionsleiste enthält eine Zusammenstellung von Befehlen, geordnet in Gruppen. Wir können auch mit dem Mausrad scrollen um von Register zu Register zu wechseln. In dem Fall mit dem Mauszeiger in die Multifunktionsleiste scrollen und das Mausrad bewegen. Die Registerkarten werden auch manchmal als sogenannte RIBBONS, also Bänder bezeichnet. Im Register schließen usw. findet man Befehle wie speichern, öffnen, drucken, GRUPPEN UND STARTPROGRAMME Gruppenbezeichnung! Jede Gruppe enthält miteinander verwandte Befehle in Form von kleinen Grafiksymbolen. Die Bedeutung der Symbole wird uns angezeigt wenn wir den Mauszeiger kurz darauf ruhen lassen. Neben manchen Symbolen steht die Bezeichnung.

8 BEFEHLE MIT TASTENKOMBINATION AUSWÄHLEN Wenn wir die ALT-Taste unten links auf der Tastatur antippen, erscheinen Zahlen und Großbuchstaben auf der Multifunktionsleiste. Tippen wir z. B. auf das F, öffnet sich das Register ANSICHT. Wir können also ohne Maus von Register zu Register navigieren und Befehle aufrufen. Wo ein kleiner Pfeil zu sehen ist, bedeutet dies, dass hier noch weitere Befehle vorhanden sind. Die kleinen Pfeile neben der Gruppenbezeichnung öffnen die Fenster, die uns aus EXCEL 2003 bekannt sind. DIE SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF Schauen wir einfach einmal ganz nach oben links. Dort sehen wir eine kleine Symbolleiste. Diese ist für den Schnellzugriff gedacht, damit wir nicht immer wieder die entsprechenden Startmenüs aktivieren müssen, was auf Dauer lästig sein kann. Diese Symbolleiste kann angepasst werden. Alle Befehle, die wir oft verwenden, können hier integriert werden. So geht s: Klicken wir auf den nach unten weisenden kleinen Pfeil Wir erhalten diese Liste Nun klicken wir einfach auf einen Befehl, den wir zusätzlich in die Symbolleiste für den Schnellzugriff mit aufnehmen möchten. Weiteres Anpassen: Wir wählen aus dem Befehlsmenü den gewünschten Befehl aus, klicken auf HINZUFÜGEN OK. und bestätigen mit Übung zum Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff Wir wählen WEITERE BEFEHLE und klicken im Fenster Excel-Optionen, das sich nun geöffnet hat auf ALLE BEFEHLE

9 Wir suchen nun nach dem Befehl AUTOFORMAT (Die Einträge sind alphabetisch sortiert) und klicken auf Hinzufügen Mit OK bestätigen. Nun ist auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff folgendes Symbol sichtbar:. Über dieses Symbol lassen sich nun Ihre Tabellen ganz einfach über Autoformat gestalten. Wir weisen unserer Tabelle die Autoformatierung zu indem wir: Tabelle markieren Auf das Symbol Autoform klicken Auf das gewünschte Format klicken Mit OK bestätigen DIE BEARBEITUNGSLEISTE Die Bearbeitungsleiste finden wir gleich unterhalb der Multifunktionsleiste

10 In der Bearbeitungsleiste wird der Eintrag der aktiven Zelle angezeigt, ohne Formatierung. Liegt der Zelle eine Formel zugrunde, zeigt die Bearbeitungsleiste nicht den Wert, sondern die Formel an. FORMELASSISTENT AUFRUFEN Über das Zeichen links von der Bearbeitungsleiste rufen wir den FORMELASSISTENTEN auf. Den Formelassistenten erhält man aber auch über das Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK. Doch dazu später. Tabellenerstellung und -bearbeitung Ruft man Excel auf, so öffnet sich eine Arbeitsmappe mit 3 Tabellenblättern. Oberhalb des Tabellenblattes lesen wir die Spaltenbezeichnung der aktiven Tabelle im Tabellenkopf ab. Hier ist die Zelle A1 aktiv. Das Tabellenblatt ist Teil einer Arbeitsmappe und ist aufgeteilt in Zellen. Jede Zelle trägt eine Spaltenbezeichnung (A-Z usw.) und eine Zeilennummer. Die Spaltenbezeichnung ist der SPALTENKOPF und die Zeilennummer bezeichnet man als ZEILENKOPF. Aus Spaltenkopf und Zeilennummer ergibt sich die Zelladresse der aktiven Zelle. In unserem Beispiel trägt die markierte Zelle die Adresse B5. Wir können unsere Arbeitsmappe um beliebig viele Tabellenblätter erweitern, indem wir einfach auf dieses Register neben dem letzten Tabellenblatt klicken Insgesamt kann die Arbeitsmappe Tabellenblätter umfassen, ein Tabellenblatt kann Zeilen beinhalten (siehe Abschnitt Arbeiten mit Tabellen). NAVIGIEREN Wir können jede beliebige Zelle mit der Maus anklicken, aber auch mit der Tabulatortaste Die Tabulatortaste (TAB-Taste) findet man ganz links, 3. Taste von oben nach rechts ansteuern. Mit den Pfeiltasten im mittleren Tastenblock Ihrer Tastatur bewegen wir uns außerdem in alle Richtungen. Einfach auf die gewünschte Zelle klicken um Zahlen oder Text einzugeben.

11 Mit der Tabulatortaste bewegen wir uns schnell nach rechts von Zelle zu Zelle. Mit den Pfeiltasten im mittleren Tastenblock Ihrer Tastatur bewegen wir uns in Pfeilrichtung Mit der Taste Bild bewegen wir uns nach unten oder nach oben, je nach Pfeilrichtung Pos 1 wechselt in die erste Zelle der aktuellen Zeile Strg + Pos 1 wechselt zur ersten Zelle des Tabellenblattes Strg + Ende wechselt zur letzten Zeile des Tabellenblatts mit Inhalt TASTENKOMBINATIONEN Kopieren STRG+C Einfügen STRG+V Ausschneiden STRC+X STRG+1 Zellen formatieren STRG+2 Fett Strg+9 Ausblenden markierter Zeilen STRG+0 Ausblenden markierter Spalten STRG+A Markiert gesamte Tabelle STRG+UMSCHALT+( Blendet ausgeblendete Zeilen im markierten Bereich ein. STRG+UMSCHALT+) Blendet ausgeblendete Spalten im markierten Bereich ein. Große Bereiche: mit Erweiterungsmodus F8: ZELLENMARKIERUNG Gesamtes Dokument Ganze Spalte Bis zum Ende der Spalte Bis zum Anfang der Spalte STRG+A STRG+Leertaste oder a uf den Spaltenkopf klicken STRG+SHIFT+END STRG+SHIFT+Pos1 Wenn wir Zellbereiche formatieren, kopieren oder verschieben möchten, müssen wir zunächst die gewünschten Bereiche auswählen, also markieren. Mit gedrückter Maustaste über den gewünschten Zellbereich fahren Ganze Spalte markieren: Auf den Spaltenkopf klicken Ganze Zeile markieren: Auf den Zeilenkopf klicken Ganze Tabelle markieren: Auf das Quadrat zwischen Spalten und Zellen klicken oder Strg+A Mehrere Zellbereiche markieren: Zelle markieren, STRG gedrückt halten, weitere Zellen markieren. Aktuelle Zeile markieren: Umschalten + Leertaste: Aktuelle Spalte markieren: Strg + Leertaste: Ab aktiver Zelle in die gewünschte Richtung: Umschalttaste + Pfeiltaste : Ab aktiver Zelle bis unterste Zelle mit Inhalt: Umschalten + Strg + ENDE: Mehrfachmarkierung: mit gedrückter Strg-Taste oder Umschalttaste +F8

12 Wenn eine Zelle markiert, also ausgewählt ist, erhält sie einen dicken Rahmen. Ein markierter Zellbereich ist farbig hinterlegt. Die erste Zelle jedoch ist nicht farbig hinterlegt, sondern trägt lediglich den dicken Rahmen, dies führt oft zu Verwirrung. Um eine Auswahl von Zellen, also eine Markierung aufzuheben, klicken wir auf eine beliebige Zelle im Arbeitsblatt. TABELLENBEREICH MARKIEREN Klick in die erste Zelle der Tabelle Tasten STRG + Umschalttaste drücken und gedrückt halten Den nach unten weisenden Pfeil im mittleren Tastenblock drücken Jetzt ist die Tabelle bis zur letzten Zeile markiert Jetzt den nach rechts weisenden Pfeil im mittleren Tastenblock drücken Nun ist die komplette Tabelle markiert. AUSEINANDERLIEGENDE BEREICHE MARKIEREN Bereich markieren STRG drücken und gedrückt halten Nächsten Bereich und alle weiteren Bereiche markieren Wenn alle Bereiche markiert sind, STRG-Taste loslassen RECHTER MAUSKLICK Mit dem rechten Mausklick auf das Tabellenblatt erhalten wir eine Liste der Befehle, die an dieser Stelle möglich sind. Einfach den gewünschten Befehl aus dem Kontextmenü auswählen. AUSFÜLLEN EINES BEREICHS MIT GLEICHEM INHALT Im leeren Tabellenblatt gewünschten Bereich markieren Die erste Zelle ist wie immer von der Farbhinterlegung ausgeschlossen Hier den Text oder die Zahl eintragen STRG+Umschalt gedrückt halten ENTER KOPIEREN UND VERSCHIEBEN ZELLBEREICH KOPIEREN Um einen Zellbereich auf eine andere Position zu kopieren, markiert man den Bereich, klickt auf das Symbol Kopieren, oder wähle die Tastenkombination STRG+C

13 oder wählt Kopieren über den rechten Mausklick Dan klickt an auf die Zielposition und Klickt auf das Symbol EINFÜGEN Oder fügt mit der Tastenkombination STRG+V ein Oder wählt Einfügen über den rechten Mausklick Merke: Den gewünschten Zellbereich markieren und klicken Sie in der Symbolleiste auf kopieren oder Ausschneiden, anschießend Zielposition auswählen und auf das Symbol für Einfügen im Register Gruppe Zwischenablage klicken. Mit den Befehlen Ausschneiden Tastenkombination STRG+X Kopieren Tastenkombination STRG+C Einfügen Tastenkombination STRG+V können wir Inhalte kopieren und verschieben. Beim Kopieren und Verschieben von Zellbereichen erhalten Sie den SMARTTAG, wie damit umzugehen ist, wurde bereits beschrieben. Siehe auch Automatisches Ausfüllen mit SMARTTAGS. KOPIE ERSTELLEN MIT DRAG & DROP Tabelle markieren Mauszeiger so bewegen dass ein Doppelkreuz sichtbar wird Jetzt linke Maustaste drücken und halten Tabelle auf die Zielposition mit gedrückter Maustaste ziehen STRG drücken, gedrückt halten Maustaste los lassen, fertig KOPIEREN MIT DER ZWISCHENABLAGE Kopieren und Verschieben von größeren Zellbereichen funktioniert am besten mit Hilfe der Zwischenablage. Zwischenablage über den kleinen Pfeil in der Gruppe Zwischenablage öffnen

14 ZWISCHENABLAGE Ersten Bereich markieren und kopieren (oder ausschneiden, je nachdem was man tun möchte) Dieser befindet sich sofort in der Zwischenablage Nun den nächsten Bereich kopieren und alle weiteren Bereiche, die kopiert werden sollen, man kann mitverfolgen, wie sich die Zwischenablage füllt. EINFÜGEN AUS DER ZWISCHENABLAGE Zielposition anklicken, dass kann auch ein anderes Arbeitsblatt sein, sogar ein anderes Programm wie PowerPoint oder Word. Falls die Zwischenablage an der Zielposition nicht geöffnet ist, diese hier auch öffnen, die kopierten bzw. ausgeschnittenen Objekte befinden sich natürlich auch an der Zielposition in der Zwischenablage. Und die gewünschte Zielposition anklicken und auf das Objekt klicken, dass man zuerst einfügen möchte. Nächste Zielposition anklicken und auf das nächste Objekt klicken und so weiter bis alle Objekte, die eingefügt werden sollen in der Zielposition sind. Dann kann man die Zwischenablage schließen. Wenn man die Objekte nicht mehr benötigt, können diese in der Zwischenablage gelöscht werden. FORMELN KOPIEREN Zellen deren Werte auf Formeln basieren können ausgeschnitten und eingefügt werden, die Formeln bleiben erhalten, ansonsten können Formeln nur kopiert werden, wenn die Zellbezüge absolut gesetzt wurden. KOPIEREN VON FORMELN ODER FORMATEN wie oben beschrieben.

15 Klicke auf den Pfeil unter dem Symbol Einfügen im Register START, Gruppe ZWISCHENABLAGE WERTE EINFÜGEN Angenommen ich möchte alle Zellen, in denen Formeln hinterlegt sind, in feste Werte umwandeln. Ich klicke die Zelle an, wähle Kopieren, klicke auf das Symbol einfügen und wähle die Option Werte einfügen den Wert als solchen.. Nun enthält die Zelle keine Formeln mehr, sondern ZELLBEREICH VERSCHIEBEN Wenn der Mauszeiger sich in Form eines Doppelkreuzes zeigt, linke Maustaste gedrückt halten und Zelle auf die gewünschte Position ziehen. LEERE BEREICHE BEIM VERSCHIEBEN VON ZELLEN AUTOMATISCH AUSFÜLLEN Werden Zellbereiche verschoben, entsteht im Ausgangsbereich eine Lücke. Sind im Zielbereich bereits Daten eingetragen, werden diese überschrieben. Dies kann man verhindern, indem man beim Verschieben die UMSCHALTTASTE gedrückt hält. Lücken an der Ausgansposition werden jetzt automatisch geschlossen. Um leere Zellen im Zielbereich muss man sich auch nicht mehr kümmern, denn diese werden nicht mehr überschrieben, sondern einfach in die Nachbarzellen verschoben. ZEILEN ODER SPALTEN FIXIEREN Bei großen Tabellen empfiehlt es sich, die Überschriften zu fixieren, damit sie im Bild bleiben auch wenn wir uns weiter nach unten bewegen. So geht s: Unterhalb bzw. rechts der Zellen, die fixiert werden sollen klicken Register ANSICHT, Gruppe Fenster Jetzt können wir beliebig in der Tabelle nach unten navigieren, die Überschriften bleiben immer im Bild. Über den gleichen Weg zurück (Menü Fenster/Fixierung aufheben) heben wir die Fixierung auf.

16 Spalten können mit einem Klick dem Umfang der Eingabe angepasst werden indem Sie die Spalten markieren und dann doppelt auf die Trennlinie klicken. DATENEINGABE Wenn wir Daten, also Zahlen oder Text eingeben möchten, klicken wir einfach in die Zelle hinein, in die wir etwas eintippen möchten. Eingaben mit der ENTER-Taste um in die nächste darunter liegende Zelle zu gelangen Eingabe mit der TAB-Taste ab, um in der angrenzenden Zelle rechts weiterzuschreiben Excel setzt Zahlen standardmäßig rechtsbündig, Text wird linksbündig gesetzt. Bei nicht ausreichender Spaltenbreite werden die Nachbarzellen überdeckt. Sind die Nachbarzellen bereits beschrieben, erscheinen die Daten abgeschnitten, die Werte oder Text bleiben jedoch erhalten und können in der Bearbeitungsleiste gesehen werden. Sind die Nachbarzellen also nicht mehr frei, erscheint die Eingabe am Spaltenrand abgeschnitten, der Inhalt bleibt jedoch erhalten. DATENKORREKTUR Doppelt in die Zelle klicken, in der eine Korrektur vorgenommen werden soll, an, damit man direkt in der Zelle korrigieren kann. Sollten die Zelle zur Bearbeitung nicht aktiviert werden können, drücken Sie auf der Tastatur in der Funktionsleiste die Funktionstaste F2 Alternativ können wir auch in der Bearbeitungsleiste Korrekturen vornehmen. Hier einfach an die gewünschte Stelle klicken und Korrektur vornehmen. BESONDERHEITEN BEI DER EINGABE Angenommen unser Zelleintrag ist sehr umfangreich und wird daher nicht vollständig in der Bearbeitungsleiste angezeigt: - Wir klicken ganz rechts auf dieses Zeichen um die Bearbeitungsleiste zu erweitern. Eine oder mehrere führende Nullen werden nicht angezeigt: - Bevor die Zahl, z. B. eine Telefonnummer, die mit einer Null beginnt (Vorwahl), muss der Zelle das Textformat zugewiesen werden. (Register START, Gruppe ZHAL, Zahlenformat, TEXT) Prozentformatierung - Ich weise einer eingegebenen Zahl das Prozentformat zu in dem ich auf das Prozentzeichen in der Gruppe Zahl klicke - Tastenkombi: STRG+UMSCHALT+%. Jetzt wird aus 19 plötzlich 1900!

17 - Warum? Excel multipliziert die Zahl mit 100. Daher v o r der Eingabe der Zelle das Prozentformat zuweisen. Eine Zelle ist in der linken oberen Ecke mit einem kleinen grünen Dreieck gekennzeichnet, welches uns auf einen vermeintlichen Fehler hinweist. - Möglicherweise haben wir eine Zahl in eine als Text formatierte Zelle eingegeben. Klicken wir jetzt auf die Zelle, erhalten wir einen Warnhinweis. - Klicken wir auf den Warnhinweis, erhalten wir ein Menü. - Wir können den Warnhinweis ignorieren und auf Fehler ignorieren klicken. Die grüne Kennzeichnung wird übrigens nicht mit ausgedruckt. Siehe auch Kapitel SMART TAGS. Die Eingabe meiner Zelle wird in ein Datum umgewandelt: z.b. tippe ich ein: er erhalte aber:. - Excel hat die Eingabe als Datum interpretiert. Um dies zu verhindern, können wir vor der Eingabe das Hochkomma eingeben, dieses verhindert, dass Excel die Eingabe umwandelt. Alternativ kann der Zelle zuvor die Formatierung TEXT zugewiesen werden. Excel gleicht alle Eingaben mit den bisherigen Eingaben ab und vervollständigt automatisch den Text:. - Wenn der Vorschlag unerwünscht ist, einfach ignorieren und weiterschreiben, wenn der Vorschlag so übernommen werden soll, einfach ENTER drücken, damit ist Arbeit gespart. EINGABEN ABBRECHEN Modus, z. B. Formelmodus verlassen über Betätigen der ESC-Taste, ganz oben links auf der Tastatur.

18 GRUPPENMODUS Nehmen wir an, wir führen eine Inventurliste, getrennt für jeden Monat. Also für jeden Monat, Januar bis Dezember legen wir ein eigenes Tabellenblatt an. Oder wir führen eine Gehaltsliste und erstellen für jeden Mitarbeiter ein eigenes Tabellenblatt. Angenommen, jedes Tabellenblatt soll das gleiche Aussehen haben, mit den gleichen Überschriften usw. Natürlich wäre es viel zu viel Arbeit, jetzt jedes einzelne Tabellenblatt zu formatieren. Daher legen wir eine solche Arbeitsmappe im Gruppenmodus an. So geht s: Kick auf das erste Tabellenblatt. Jetzt drücken wir die Taste STRG und halten Sie diese gedrückt! Klick auf alle weiteren Tabellenblätter, die in den Modus mit einbezogen werden sollen. Alle Tabellenblätter befinden sich im Gruppenmodus, das wird auch in der Titelleiste angezeigt. Wir geben die Überschriften und Formatierungen, die jedes Tabellenblatt enthalten soll ein. Alle Tabellenblätter werden im Gruppenmodus gleichzeitig identisch angelegt, solange sie markiert sind. GRUPPENMODUS AUFHEBEN Wir entfernen den Gruppenmodus, indem wir einfach auf ein beliebiges Tabellenblatt 2 x klicken. Wir achten darauf, dass die Markierung verschwindet und in der Titelleiste nicht mehr [Gruppe] eingetragen ist. ZEILENUMBRUCH Manchmal reicht die Zellgröße für die Einträge nicht aus. Wenn die angrenzende Zelle bereits belegt ist, wird der Text nicht komplett angezeigt. Beispiel 1:. Wir klicken auf dieses Symbol im Register START, Gruppe AUSRICHTUNG, um einen Zeilenumbruch entsprechend der Zellgröße zu erzeugen: Register START, Multifunktionsleiste Gruppe Ausrichtung. Wenn der Text nun an einer unerwünschten Stelle umgebrochen wird, klicken wir doppelt in die Zelle, klicken an die Stelle, an der der Text umgebrochen werden soll, tippen ein Trennzeichen ein und bestätigen mit ENTER. Ergebnis: MANUELLER ZEILENUMBRUCH Wir halten die ALT-Taste gedrückt und drücken gleichzeitig auf die ENTER-Taste. An der gewünschten Stelle wird der Text umgebrochen, das heißt, die Daten werden in die gleiche Zelle geschrieben.

19 ZEILEN UND SPALTEN ZEILENHÖHE BESTIMMEN Mit der Einstellung einer größeren Schriftart passt sich die Zeilenhöhe automatisch an. Manchmal möchte man aber die Zeilenhöhe vergrößern, z.b. um eine Grafik einzufügen. Ganz schnell geht dies indem man mit der Maus auf die Trennlinie im Zeilenkopf fährt und bei gedrückter links Maustaste die Zeile auf die gewünschte Größe zieht. Alternativ: Register START, Gruppe ZELLEN. Klick auf FORMAT/ZEILENHÖHE und den gewünschten Wert eingeben. Dieses Fenster kann man auch ganz schnell über den rechten Mausklick Befehl Zeilenhöhe aufrufen. Mit OK bestätigen. Klick auf ZEILENHÖHE AUTOMATISCH anpassen, wenn die Zeilenhöhe automatisch dem Schriftgrad angepasst werden soll. Für die Einstellung der SPALTENBREITE gilt das Gleiche. SPALTENBREITE BESTIMMEN Wir haben bereits den Zeilenumbruch besprochen falls die Spalte zu klein ist und der Eintrag abgeschnitten wird. Wenn der Zeilenumbruch nicht erwünscht ist, sondern lediglich die Spalte breiter gemacht werden soll, dann fährt man mit der Maus auf die Trennlinie im Spaltenkopf, im Beispiel ist das die Trennlinie zwischen A und B und zieht mit gedrückter linker Maustaste die Trennlinie nach rechts bis auf die gewünschte Breite.. Ergebnis: Das geht noch leichter, wenn man an der Stelle einfach einen Doppelklick ausführt. Erscheint folgende Anzeige: muss die Spaltenbreite vergrößert werden. (Gruppe Zellen). Mit der Maus auf die Linie zwischen dem betreffenden Spaltenkopf (Zeilenbegrenzung) fahren. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Doppelkreuz. Jetzt die Maus-Taste gedrückt halten und die Spalte (Zeile) in die gewünschte Richtung ziehen. Beispiel 2:

20 Der Text in Zelle A1 ist abgeschnitten, da die angrenzende Zelle belegt ist.wir klicken auf Nun sieht das ganze so aus EINFÜGEN VON ZEILEN. Um eine Zeile einzufügen, Klick auf die Zeile, über der eine zusätzliche Zeile eingefügt werden soll. dann klicken wir auf EINFÜGEN in der Gruppe Zellen und wählen BLATTZEILEN EINFÜGEN Wenn wir mehrere Zeilen einfügen möchten, dann können wir die Taste zur Befehlswiederholung drücken, das ist die Taste F4 in der Funktionstastenzeile der Tastatur. Alternativ können Sie aber auch auf die Zelle, über der eine Zeile eingefügt werden soll klicken und dann mit gedrückter Maustaste die Anzahl der Zeilen, die wir einfügen möchten, markieren. Jetzt wählen wir einfach ZELLEN EINFÜGEN aus und die gewünschte Anzahl von Zeilen wird eingefügt. EINFÜGEN VON SPALTEN Am besten geht das Einfügen einer Spalte über den rechten Mausklick. Einfach in den Spaltenkopf der Spalte, vor der wir eine neue Spalte einfügen möchten rechtsklicken und Zellen einfügen wählen. Links der angeklickten Spalte wird nun eine neue Spalte eingefügt. Alternative: Wenn Sie eine Spalte einfügen möchten, klicken Sie in der Gruppe Zellen auf das Symbol EINFÜGEN und dann auf BLATTSPALTEN EINFÜGEN.

21 Spalten werden links der markierten Spalte eingefügt. EIN-UND AUSBLENDEN Manchmal möchten Sie Tabellenblätter, Zeilen oder Spalten ausblenden. Markieren Spalten oder Zeilen, oder auch das Tabellenblatt und Klick einfach im Register START in der Gruppe ZELLEN/FORMAT, Kategorie SICHTBARKEIT auf und die gewünschte Schaltfläche auswählen Über den gleichen Weg können wir die ausgeblendeten Bereiche wieder einblenden lassen. Dabei stets im Spalten- bzw. im Zeilenkopf die einschließenden sichtbaren Zeilen/Spalten markieren und über den rechten Mausklick den Befehl EINBLENDEN wählen. ZELLEN, ZEILEN, SPALTEN, BLÄTTER LÖSCHEN Register START, Gruppe ZELLEN Das zu löschende Objekt markieren und Klick auf die entsprechende Schaltfläche Um ein Tabellenblatt zu löschen, rechtsklicken auf das zu löschende Tabellenblatt am unteren Bildschirmrand und aus dem Kontextmenü den entsprechenden Befehl auswählen. AUTOMATISCHES AUSFÜLLEN MIT SMARTTAGS SMARTTAGS Smarttags tauchen in Form von kleinen Symbolen auf wenn wir kopieren, verschieben, die automatische Ausfüllfunktion nutzen. Wenn wir auf das +-Zeichen oder auf den nach

22 unten weisenden Pfeil klicken öffnet sich ein Menü. Wir werden gefragt und können antworten. In diesem Beispiel ist die Option Wochentage aktiviert, das bedeutet, der PC füllt die Kästchen mit den Wochentagen aus, ohne Samstag und Sonntag. Man hätte jetzt die Möglichkeit, eine andere Auswahl zu treffen. Indem man also auf den kleinen Pfeil klickt, öffnet man den Smarttag und kann aus verschiedenen Optionen die gewünschte aussuchen. AUTOMATISCHES AUSFÜLLEN Excel denkt mit und füllt logische Reihen selbständig aus: Excel berechnet die Differenz zwischen zwei eingegebenen und markierten Werten und vervollständigt die Reihe. Oder wenn die ersten Zeichen, die wir in eine Zelle eintippen, einem in dieser Spalte bereits vorhandenen Eintrag entsprechen, werden die übrigen Zeichen automatisch von Excel eingegeben. In dem Fall Enter-Taste drücken, um den Vorschlag anzunehmen oder Eintrag einfach überschreiben Man verwendet dazu einfach das Ausfüllkästchen, indem man mit dem Mauszeiger auf das rechte kleine Kästchen am unteren Zellenrand fährt, die linke Maustaste gedrückt hält und in die gewünschte Richtung zieht. Haben wir die gewünschte Position erreicht, Maustaste einfach loslassen. Nach dem Ziehen des Ausfüllkästchens wird die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen angezeigt, auch Smarttags genannt. Klick auf das Pluszeichen, dann werden die auswählbaren Optionen angezeigt. Klick auf die gewünschte Option. Beispiel 1: Angenommen wir möchten die 5er-Zahlenreihe erzeugen. Wir tippen die 5 und die 10 ein, fahren dann mit der Maus auf das Ausfüllkästchen rechts unten und ziehen bei gedrückter linker Maustaste die Maus nach unten. Excel berechnet die Differenz zwischen 5 und 1o und addiert in jeder Zelle 5 dazu. Ergebnis:

23 Beispiel 2: Hier wurde bereits in A1 Bonner Rheinschifffahrt eingetippt. Bei Tippen des ersten Buchstabens (B) in der nachfolgenden Zelle bietet Excel sofort den Begriff Bonner Rheinschifffahrt an. Wenn wir Daten oder Formeln in angrenzende Zellen kopieren möchten verwenden wir ebenfalls diese Funktion. Beispiel 3: Hier noch ein kleines Beispiel. Angenommen ich habe in A1 ein Datum eingetippt und möchte nun über die Ausfüllfunktion das Datum nach unten kopieren (wir erinnern uns, mit der Maus rechts unten bei gedrückter Maustaste das nach unten ziehen).. Standardmäßig erstellt Excel eine fortlaufende Reihe, also als nächstes kommt , dann und so weiter. Wenn ich die Maustaste an der gewünschten Position loslasse, habe ich also diese Zahlenreihe. Nun erscheint aber ein Smarttag, der noch mal fragt, was ich wirklich tun möchte: Die Option, die Excel ausgeführt hat, nämlich Datenreihe ausfüllen, ist aktiv. Wenn die ich Daten nur kopiert haben möchte, klicke ich jetzt auf Zellen kopieren, dies wünscht zu dem folgenden Ergebnis:

24 Kleine Übung: Wir geben in Zelle A1 eine 1 ein, in Zelle A2 eine 2 Zelle anklicken und mit der Maus auf das Ausfüllkästchen rechts unten fahren. Wenn wir das Pluszeichen sehen, gedrückter Maustaste die Zellen so weit wie gewünscht nach unten bzw. seitwärts. ziehen. Maustaste loslassen, wenn die Reihe beendet werden soll. Wenn Text eine Ziffer enthält, wie z. B. Quartal 1 oder 1. Quartal, dann können wir die Aufzählung ebenfalls automatisieren. Wie oben beschrieben mit gedrückter Maustaste auf das Ausfüllkästchen fahren und dann nach unten ziehen, bis die Aufzählung beendet werden soll. Excel erkennt auch Tages- und Monatseinträge wie Montag, Mo oder Jan und Januar In die erste Zelle Mo (oder Montag) eingeben. Mit der Maus auf das Ausfüllkästchen rechts unten fahren und bei gedrückter Maustaste die Reihe beliebig seitwärts oder nach unten ziehen. Siehe auch Kapitel Automatisches Ausfüllen mit Smarttags. Smarttags müssen übrigens nicht beantwortet werden. Lässt man sie außer Acht, verschwinden sie von selbst bei der nächsten Aktion. TABELLENBLÄTTER ZWISCHEN TABELLENBLÄTTERN WECHSELN Am unteren Bildschirmrand sehen Sie die standardmäßig angelegten 3 Tabellenblätter, die den Namen Tabelle 1, Tabelle 2 und Tabelle 3 tragen. Um das gewünschte Tabellenblatt zu bearbeiten, dieses einfach anklicken. Wir klicken auf dieses Symbol am unteren Bildschirmrand (neben den Tabellenregistern) um ein neues Tabellenblatt einzufügen

25 TABELLENBLÄTTER WECHSELN MIT TASTENKOMBINATION Statt die Tabellenblattregister anzuklicken kann man auch mit Tastenkombinationen arbeiten: Mit STRG+BILD Pfeil hoch (Siehe Tastenblock im mittleren Tastaturbereich) navigiert man nach links, mit STRG+BILD Pfeil nach unten navigiert man nach links. ZWISCHEN TABELLENBLÄTTERN NAVIGIEREN Klicken Sie einfach das gewünschte Tabellenblatt an. Über die Pfeile können Sie sich nach links bzw. nach rechts bewegen und das gewünschte Tabellenblatt anklicken. nach links oder rechts zum ersten Tabellenblatt zum letzten Tabellenblatt TABELLENBLÄTTER UMBENENNEN, ANORDNEN, EINFÜGEN, LÖSCHEN Wir klicken rechts (rechte Maustaste) auf das Tabellenblattregister, um einen der Befehle aus dem sich jetzt öffnenden Befehlsmenü auszuwählen. Wir klicken mit der rechten Maustaste auf ein Tabellenblattregister um das Kontextmenü zu erhalten: TABELLENBLÄTTER KOPIEREN/VERSCHIEBEN Wir öffnen die Arbeitsmappe, in die das Tabellenblatt verschoben werden soll. Wir markieren das Tabellenblatt, das verschoben werden soll indem wir auf das Register klicken, so dass das Register markiert ist. Nun klicken wir in der Gruppe ZELLEN auf FORMAT/BLATT VERSCHIEBEN Wir erhalten dieses Fenster:

26 Im Bereich Zur Mappe sind alle geöffneten Arbeitsmappen aufgelistet. Wir klicken auf die Arbeitsmappe, in die das Tabellenblatt verschoben oder kopiert werden soll. Wir wählen im Bereich EINFÜGEN VOR: das Tabellenblatt aus, vor dem das zu verschiebende oder zu kopierende Tabellenblatt eingefügt werden soll. Wir machen das Häkchen bei KOPIE ERSTELLEN wenn wir eine Kopie haben wollen. Wenn wir hier kein Häkchen machen, dann wird das Tabellenblatt verschoben. Bestätigen mit OK Tabellenblätter einfärben Das gewünschte Tabellenblatt anklicken In der Gruppe ZELLE auf FORMAT klicken und die gewünschte Option wählen Aus der Farbpalette eine gewünschte Farbe auswählen, Mit OK bestätigen TABELLENBLÄTTER UMBENENNEN Wie oben. Das Tabellenblattregister wird sofort markiert und wir überschreiben einfach den Namen. Tabellenblätter dürfen nicht die gleichen Namen haben. Wenn bereits ein Tabellenblatt mit dem gewünschten Namen existiert, erhält man einen Hinweis. Indem Fall muss der Name eines der Tabellenblätter geändert werden. TABELLEN SORTIEREN UND FILTERN Um eine Tabelle zu sortieren, genügt es auf eine beliebige Stelle zu klicken und auf das Symbol Sortieren und Filtern zu klicken. Register START. Gruppe BEARBEITEN

27 Um eine erstellte Tabelle zu sortieren, Klick auf eine beliebige Zelle. Tabelle muss nicht markiert werden! Klick auf dieses Symbol und auswählen ob von A-Z oder von ZA sortiert werden soll Ergebnis: TABELLEN MIT ÜBERSCHRIFTEN SORTIEREN Nun habe ich die Tabelle verändert und eine Überschrift eingegeben. Wenn ich jetzt auf das Symbol SORTIEREN klicke, dann sortiert Excel meine Überschrift mit ein. Damit dies nicht passiert, klicke ich auf benutzerdefiniertes Sortieren und setze den Haken bei Daten haben Überschriften MEHRERE SPALTEN SORTIEREN Wir können auch mehrere Spalten sortieren lassen. Klick auf BENUTZERDEFINIERTES SORTIEREN. Spalten nach denen nacheinander sortiert werden soll, auswählen. TABELLEN FILTERN Es können ganz bestimmte Kriterien einer Datenmenge herausgefiltert werden z. B. für eine Inventur oder wenn Sie den Lagerbestand überprüfen möchten. Register START, Gruppe BEARBEITEN Der gefilterte Bereich weist nur die Daten auf, die den Kriterien entsprechen. Im Gegensatz zur Sortierfunktion wird der Bereich beim Filtern nicht neu angeordnet. Durch das Filtern werden vorübergehend Zeilen ausgeblendet, die nicht angezeigt werden sollen. Klick auf Filter Wir erhalten jetzt eine Liste mit Ihren Einträgen Auswählen, wonach gefiltert werden soll

28 Mit OK bestätigen. Jetzt werden ausschließlich die Zeilen angezeigt, auf denen der Filter zutrifft. Filter löschen über diese Schaltfläche: FORMATIEREN EINRÜCKEN Über diese Symbol rücken wir Text ein, genau genommen vergrößern bzw. verkleinern wir den Einzug. Die Bedeutung er Symbole wird eingeblendet. Meistens erhalten wir auch Angaben zu Tastenkombinationen ZELLEN FORMATIEREN Im Register START, Gruppe ZELLEN über die Schaltfläche FORMAT können wir Zellen eine bestimmte Formatierung zuweisen. ZEICHENFORMATIERUNG SCHRIFTGRÖßE SCHNELL VERÄNDERN Über die Multifunktionsleiste der Gruppe Schriftart im Register START Mit Klick auf diese Zeichen vergrößern bzw. verkleinern wir die Schriftgröße in Schritten, die Sie mit verfolgen können. SCHRIFTSCHNITT, SCHRIFTGRAD, SCHRIFTTYP, SCHRIFTGRÖßE, SCHRIFTFARBE ZUWEISEN Über die Multifunktionsleiste der Gruppe Schriftart im Register START Zelle, deren Inhalt formatiert werden soll, markieren auf die entsprechenden Symbole klicken. SCHRIFTART Schriftattribute weisen wir über dieses Grafiksymbol (Register START, Gruppe SCHRIFTART)zu: Tipp: Gruppe Schriftart Wir können über das Startmenü das Fenster ZELLEN FORMATIEREN öffnen AUSRICHTEN ÜBER SYMBOLE -TEXT DIAGONAL ODER VERTIKAL AUSRICHTEN

29 Wir machen einen Aushang mit Spalten für die Telefonnr. oder wir möchten die Tel.-Nr. vertikal ausrichten. Kein Problem mit diesem Symbol. Zelle einfach markieren und auf dieses Symbol klicken. Ein Befehlsmenü wird eingeblendet, gewünschte Ausrichtung auswählen. AUSRICHTUNG ÜBER DAS FENSTER ZELLENFORMATIEREN Tabellenbereich markieren, auf die gewünschte Ausrichtung klicken. Immer daran denken, dass zuvor der Zellbereich, auf den der Befehl angewendet werden soll, markiert ist. Das Fenster Zellen formatieren öffnet man über das Register Start, Gruppe AUSRICHTUNG. Auf den kleinen Startpfeil rechts unten klicken. ZELLEN VERBINDEN Um Überschriften einzugeben markieren wir am besten die Anzahl der Spalten, über die sich die fertige Tabelle erstreckt jetzt auf das Symbol Zellen verbinden klicken. Jetzt leuchtet das Symbol orange. Manchmal kommt es zu Komplikationen wenn man bereits verbundene Zellen bearbeiten, möchte. Für diesen Fall machen Sie die Verbindung einfach wieder rückgängig, indem Sie erneut den verbundenen Zellbereich markieren und auf das gleiche Zeichen klicken(markieren vorher nicht vergessen!). Das Zeichen leuchtet jetzt nicht mehr. Überschriften zentrieren ohne Zellen zu verbinden Zellen, über die sich die Überschrift erstrecken soll, markieren, Register START, Gruppe AUSRICHTUNG, Im Fenster Zellen formatieren Register AUSRICHTUNG, Kategorie Textausrichtung, Button Horizontal, Eintrag Über Auswahl zentrieren, OK

30 ZAHLENFORMATIERUNG Register START Gruppe ZAHL Das richtige Format weisen wir einfach nach dem Tippen zu. Natürlich können wir auch vorab z. B. einen Bereich markieren: und dem Bereich im Voraus die richtige Formatierung zuweisen. Die nachfolgende Tabelle zeigt, wie die gleiche Zahl unterschiedlich dargestellt werden kann: Kleine Übung: 1000 eintippen Anschließend auf dieses Symbol in der Gruppe Zahl klicken, um die Zahl als Währung darzustellen Mit diesem Symbol aktivieren wir das 1.000er-Trennzeichen. Nicht vergessen, immer zuvor Zellbereich markieren und Eingabe mit ENTER abschließen. Mit Klick auf diese Symbole Startmenü ZAHL bestimmen Sie die Nachkommastellen Wir können über das Startmenü Zahl (wir sind noch immer im Register START) das Fenster ZELLEN FORMATIEREN öffnen)

31 Klick auf den kleinen nach unten weisenden Pfeil Wir erhalten ein Fenster mit 8 Registern Klick auf das Register ZAHLEN Klick im Bereich KATEGORIE auf das gewünschte Format Unter BEISPIEL sehen wir die Vorschau auf das eingestellte Format Anzahl der gewünschten Dezimalstellen eingeben, entweder über die Pfeile oder die gewünschte Anzahl direkt in das vorgesehene Feld schreiben Im Feld SYMBOL können wir das gewünschte Währungssymbol anklicken Wir können grundsätzlich negative Zahlen in roter Farbe anzeigen lassen. Wenn wir dies möchten, klicken wir einfach auf die rot dargestellten negativen Zahlen. SCHNELLE FORMATÜBERTRAGUNG Eine Zelle oder einen Zellbereich mit dem Format, das wir kopieren möchten, markieren. Um das Format in eine Zelle oder einen Bereich zu kopieren, klicken wir auf der Standardsymbolleiste auf Format übertragen Den Pinsel mit gedrückter Maustaste über den Bereich, der die Formatierung annehmen soll ziehen. LÖSCHEN Register START, Gruppe BEARBEITEN LÖSCHEN VON FORMATIERUNG Wenn die Daten im Zellbereich erhalten belieben sollen und lediglich das zugewiesene Format gelöscht werden soll, dann klicken wir auf das Radiergummi und dann auf Register START Gruppe BEARBEITEN Daten markieren, Klick auf Klick auf

32 ALLES LÖSCHEN Wir können mit diesem Symbol löschen. Einfach den entsprechenden Zellbereich markieren und Klick INHALTE LÖSCHEN Wenn die Formatierung erhalten bleiben soll, aber die eingegebenen Daten gelöscht werden sollen, dann klicken wir auf den Radierer und dann auf RAHMEN UND LINIEN Wir markieren den Zellbereich (Zeile oder Zelle, evtl. Spaltenbereich), der eine Rahmenlinie erhalten soll. Wir klicken auf den kleinen Pfeil nehmen dem Symbol für Rahmenlinien im Register START, Gruppe SCHRIFTART Klick auf den nach unten weisenden Pfeil und wählen Sie die passende Rahmenlinie aus. Dieses Symbol umrandet den markierten Bereich Rahmenlinie ein.. Mit diesem Symbol fügen wir eine dicke untere Wenn wir dieses Symbol anklicken, dann erhält die markierte Zelle oben eine dünne Linie und unten eine doppelte Linie Über diese Einträge bestimmen wir Rahmenlinienart und farbe. Um die gewünschte Linienart oder Farbe zuzuweisen, müssen wir die entsprechende Linie anklicken, also auswählen. Jetzt verwandelt sich der Mauszeiger in eine Art Stift mit dem wie zeichnen können. Jetzt auch in der Excel-Tabelle die Linie, die formatiert werden soll, nochmals anklicken, bzw. die Maus über die Linie ziehen. RAHMENLINIENART UND RAHMENLINIENFARBE Wir können auch mit dem Fenster ZELLE FORMATIEREN; Register RAHMEN unsere Rahmenlinien bearbeiten bzw. zuweisen. Register START, Gruppe Schriftart, Symbol Rahmenlinien, den kleinen rechten Pfeil anklicken, in der Liste den letzten Eintrag auswählen.

33 Über diese Schaltfläche gelangen wir zu dem Fenster ZELLEN FORMATIEREN. Hier haben wir die Möglichkeit, über die 6 Register weitere Einstellungen, wie Zahlenformate, Zellenausrichtung, Schriftattribute etc. zuzuweisen. So geht s: Tabelle im Tabellenblatt markieren. Wenn wir lediglich einer Zelle oder einem Zellbereich die Rahmenlinien zuweisen möchten dann natürlich nur den Bereich markieren, für den die nachfolgenden Befehle zutreffen sollen. Im Fenster sehe ich jetzt eine Vorschau Im obigen Beispiel sind k e i n e Rahmenlinien vorhanden. Ich klicke also die Rahmenlinien in der Vorschau an, die gesetzt werden sollen, jetzt sieht die Vorschau wie folgt aus: Ich habe im obigen Beispiel die obere, die untere und die mittlere Rahmenlinie angeklickt.

34 Jetzt wechsle ich zu dem Feld LINIEN Hier klicke ich auf die Linienart, die ich zuweisen möchte. Ich klicke genau auf die Linie in der Vorschau, die diese Linienart erhalten soll. Die Vorschau könnte jetzt so aussehen: Wenn eine Linie nicht zusagt, einfach erneut auf die Linie klicken, dann wird sie entfernt Nun wähle ich noch die passende Farbe über den kleinen Pfeil in der Kategorie FARBPALETTE Ich bestätige zuletzt mit OK. Der markierte Zellenbereich wird genauso aussehen, wie in der Vorschau RAHMEN angezeigt. Zum Schluss mit OK bestätigen. RAHMENLINIEN ENTFERNEN Am leichtesten geht das mit diesem Symbol (Radierer) Radiergummi einfach über die zu entfernenden Linien ziehen Radierer anschließend mit der ESC Taste auf der Tastatur deaktivieren. oder einfach über den Pfeil für Aktion rückgängig machen ZELLENSCHATTIERUNGEN/HINTERGRUNDFARBEN Register START Gruppe SCHRIFTART Klick auf den nach unten weisenden kleinen Pfeil rechts um die Farbpalette zu öffnen Mit Klick auf dieses Symbol den zuvor markierten Zellbereich schattieren. Aus der Palette eine beliebige Farbe auswählen. Wenn die Zellenschattierung wieder entfernt werden soll, KEINE wählen Seitenlayout MANUELLEN SEITENUMBRUCH EINFÜGEN Auf den Zeilenkopf klicken, über der der Seitenumbruch eingefügt werden soll Register SEITENLAYOUT, Gruppe Seite einrichten

35 Die wichtigsten Funktionen von SEITE EINRICHTEN : Im Register Seitenlayout, Gruppe Orientierung bestimmten wir Hoch- oder Querformat. HOCH- ODER QUERFORMAT Register SEITENLAOUT Klick auf Klick auf Im Register Seitenränder legen wir die Seitenränder fest und bestimmen, wie die Tabelle auf der Seite ausgerichtet wird: Im Register KOPF/Fußzeile werden Kopf/Fußzeilen (benutzerdefiniert) erstellt. Im Register Tabelle werden Drucktitel, Gitternetzlinien, Tabellenausrichtung bestimmt GITTERNETZLINIEN AKTIVIEREN GITTERNETZLINIEN Register SEITENLAYOUT Gruppe Seite einrichten STARTPROGRAMM Bereich DRUCKEN Gitternetzlinien aktivieren KOPF- UND FUßZEILEN Möglichkeit 1: Register SEITENLAYOUT, Gruppe Seite einrichten Auf das Startprogramm klicken Jetzt wird das Fenster Seite einrichten geöffnet. Jetzt das Register Kopf- und Fußzeile anklicken und dann Kopfzeile. Jetzt erhalten wir das folgende Fenster für die Eingaben. auf Benutzerdefinierte

36 Entsprechende Bereiche ausfüllen. Über das oben stehende Symbol können wir die Eingaben formatieren Möglichkeit 2: Register EINFÜGEN Gruppe Text Excel wechselt nun zur Seitenlayoutansicht. In den vorgesehenen Bereich Kopfdaten eingeben. Sollte der Platz nicht ausreichen, schauen wir links: im vertikalen Lineal mit der Maus auf die Nahtstelle blauer/weißer Bereich fahren. Der blaue Bereich stellt die Höhe der Kopfzeile dar Die Kopfzeilenhöhe auf das gewünschte Maß ziehen. Wenn wir zurück zur NORMALANSICHT möchten, dann klicken wir einfach das Register ANSICHT an und wählen Sie in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT die Grafik NORMAL aus Umgang mit Großen Tabellen Große Tabellen mit Hilfe der Skalierung auf eine Seite bringen Register SEITENLAYOUT, Gruppe FORMAT ANPASSEN, Skalierung z. B. auf 80% setzen Alternativ: OFFICE SCHALTFLÄCHE Version 2007: Auf DRUCKEN klicken Rechts sieht man das Dokument in der Druckansicht

37 SKALIEREN Wenn ein Tabellenblatt auf einen Prozentsatz skaliert werden soll, dann muss im Register SEITENLAYOUT Gruppe Format Anpassen, die Höhe und Breite auf AUTOMATISCH festgelegt sein. Eine Tabelle, die mehrere Seiten umfasst, jedoch auf eine Seite passen soll, kann mit Hilfe der Funktion SKALIEREN formatiert werden. Natürlich lässt sich eine 10-seitige Tabelle nicht auf eine Seite skalieren, wenn die Tabelle noch lesbar sein soll. Register SEITENLAYOUT, Gruppe AN FORMAT ANPASSEN BREITE REDUZIEREN In der Liste BREITE die gewünschte Anzahl der Seiten auswählen. Jetzt wird die Breite des Arbeitsblattes so verkleinert, so dass die maximale Anzahl Spalten darauf Platz hat. HÖHE REDUZIEREN In der Liste Höhe wählen Sie die gewünschte Anzahl von Seiten aus. Jetzt wird die Höhe des Arbeitsblattes so verringert, dass eine maximale Anzahl von Zeilen auf die Seite passt. SEITENRÄNDER IN DER VORSCHAU KORRIGIEREN Häkchen rein bei Seitenränder anzeigen Dies sind die Anfasser um Spaltenbreite zu korrigieren Kopfzeile Linker bzw. rechter Seitenrand oberer Seitenrand Register SEITENLAYOUT, Startprogramm Seite einrichten, Fenster SEITE EINRICHTEN EINSTELLUNG AUSDRUCK LANGE TABELLEN: Register SEITENLAYOUT, Seite einrichten, Tabelle Einstellung Ausdruck breite Tabellen:

38 DRUCKEN Klick auf / Bei Version 2007 Klick auf die OFFICE SCHALTFLÄCHE und DRUCKEN wählen(strg+p). Selbstverständlich können wir auch ausgewählte Blätter drucken. Bei der Randeinstellung ist zu beachten, dass Drucker individuelle nicht druckbare Bereiche haben. DRUCKTITEL Wenn auf jeder Seite die gleiche Überschrift erscheinen soll (Drucktitel), dann können wir dies wie folgt eingeben: Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, Startmenü Seite einrichten: Möglichkeit 1 über das Startmenü Klick auf das Startmenü Seite einrichten Klick auf das Register TABELLE Bereich DRUCKTITEL Klick auf dieses Zeichen: Jetzt den gewünschten Drucktitel markieren Klick auf. Bestätigen mit OK, fertig! Ausgewählte Blätter drucken: Ein bestimmtes oder bestimmte Tabellenblätter Tabellenblatt auf dem Register anklicken, so dass es markiert ist: hier ist Tabellenblatt 2 markiert mehrere Tabellenblätter werden mit gedrückter STRG-Taste markiert die ganze Arbeitsmappe drucken (GESAMTE ARBEITSMAPPE) einen markierten Bereich drucken(markierung) gewünschte Option im Fenster DRUCKEN aktivieren, Kategorie Drucken DRUCKBEREICH ANGEBEN Klick auf Datei und in den Feldern gewünschte Optionen aktivieren:

39 ANSICHTEN Klick auf das Register ANSICHT und gewünschte Ansicht über die Symbole auswählen in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT UMBRUCHVORSCHAU Umbruchvorschau wie oben beschrieben aktivieren (Register ANSICHT, Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT, Umbruchvorschau. Wir sehen jetzt, wo das Blatt umgebrochen wird. in unserem Beispiel wird die Tabelle nach Zeile 44 umgebrochen. In dieser Ansicht haben wir z. B. die Möglichkeit, mit gedrückter Maustaste die blaue Linie weiter nach oben zu ziehen, so dass der Umbruch schon vor Beginn der neuen Tabelle vorgenommen wird. Somit wird die Tabelle nicht mehr auseinandergerissen Einfach mit der Maustaste auf die Umbruchlinie, die wir verändern möchten, fahren. Jetzt die Maustaste gedrückt halten und den Umbruch auf die gewünschte Stelle ziehen. Natürlich können wir eine A4 Seite nicht länger machen als sie ist! Manchmal hat man aber noch eine oder zwei Zeilen Spielraum. In diesem Beispiel empfiehlt sich er Umbruch oberhalb. Automatisierte Listen In einem Betrieb sind oft immer wieder gleiche Listen zu schreiben. Zum Beispiel die eine Liste der Kostenstellen, des Personals, Einkaufs- oder Lagerlisten usw. Eine einmal in Excel

40 getippte Liste kann gespeichert werden und beliebig abgerufen werden. Wir erstellen eine solche benutzerdefinierte Liste anhand unserer Kostenstellen: Wir markieren die Liste unserer Kostenstellen und klicken auf die Office Schaltfläche in Excel 2010, in Excel 2007 und dann auf Excel-Optionen Wir wählen die Rubrik HÄUFIG verwendet und klicken auf benutzerdefinierte Listen bearbeiten Der markierte Bereich ist bereits eingetragen Wir klicken auf importieren und sofort erscheint unsere Liste in der Vorschau Wir klicken auf HINZUFÜGEN und bestätigen mit OK Wenn wir nun den ersten Eintrag in eine Excelzelle eintippen, können wir die Liste mit Hilfe der Ausfüllfunktion wie sie bereits beschrieben wurde, aufrufen. Suchen, ersetzen, gehe zu Register START, Gruppe BEARBEITEN

41 Beispiel: Wir haben eine große Tabelle und suchen einen bestimmten Eintrag. Oder wenn wir Rechnungseingänge überwachen, dann suchen wir vielleicht einen Rechnungsbetrag. Genauso gut können Sie aber auch nach Namen oder nach anderem Text suchen. Wir können bestimmten, ob nur das aktuelle Tabellenblatt durchsucht werden soll, oder die ganze Arbeitsmappe. Vielleicht suchen wir auch eine Personalnummer oder den Umsatz eines bestimmten Kunden. Alles ist möglich. Klick auf dieses Symbol Klick auf SUCHEN bzw. auf die gewünschte Aktion. Wir geben den Suchbegriff ein. Klicken Sie auf Optionen Wir füllen nun die entsprechenden Schaltflächen mit unseren Angaben aus. Wenn wir z.b. nach einem Rechnungsbetrag oder nach einem Namen suchen, dann klicken wir auf WERTE Wir geben auch an, evtl. die gesamte Arbeitsmappe zu durchsuchen Bestätigen mit Anschließend erhalten wir eine Auflistung mit den gesuchten Werten Schützen ZELLSCHUTZ Register START, Gruppe ZELLEN, Schaltfläche FORMAT, Kategorie SCHUTZ

42 Auf die Schaltfläche klicken und ein geeignetes Kennwort eingeben. Wir können noch bestimmen, was wir anderen erlauben und bestätigen zum Schluss einfach mit OK. Anwendern erlauben bzw. nicht ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN Klicken Sie auf das Register ÜBERPRÜFEN Wählen Sie Blatt schützen Geben Sie ein Kennwort ein Wählen Sie aus, welche Bearbeitungen Sie zulassen möchten Entfernen Sie alle überflüssigen Häkchen Bestätigen Sie mit OK ZUGRIFF SCHÜTZEN Oder man kann die ganze Arbeitsmappe vor Zugriff schützen indem ich Datei/Speichern unter wähle und dann unten rechts auf den Pfeil neben TOOLS klicke. Hier finde ich die Allgemeinen Optionen. Ich gebe ein Kennwort zum Ändern ein, wenn andere die Mappe zwar öffnen, aber nicht ändern sollen. Ich gebe ein Kennwort zu Öffnen ein, wenn niemand die Mappe ohne das bekannte Kennwort öffnen soll. AUSGEWÄHLTE TABELLENBEREICHE ODER ZELLEN SCHÜTZEN Ausgewählte Tabellenbereiche können geschützt werden, z.b. auch einzelne Zellen, wie Zellen, die Formeln enthalten. Wenn wir ausgewählte Zellen schützen möchten, dann müssen wir die Zellen, die nicht geschützt werden sollen, vor dem Schutz entsperren, denn alle Zellen in Excel sind standardmäßig mit der Option Gesperrt belegt. weil Excel davon ausgeht, dass eine Tabelle im Ganzen geschützt werden soll. Die Option gesperrt wird erst dann wirksam, wenn die Mappe tatsächlich über das Register ÜBERPRÜFEN geschützt wird.

43 Sollen lediglich ausgewählte Bereiche geschützt werden, z. B. einzelne Zellen, dann müssen diese Bereiche zuvor von der standardmäßigen Sperrung ausgenommen, also entsperrt werden. Wir schauen uns im Register START, Gruppe AUSRICHTUNG, Register SCHUTZ die aktivierten Optionen an und sehen, dass ein Häkchen bei Gesperrt gesetzt ist. Wenn wir z.b. alle Zellen, die Formeln enthalten schützen möchten, dann müssen wir alle Zellen, die keine Formeln enthalten (vor dem Schutz) entsperren, wenn diese nicht geschützt werden sollen, denn sonst, würden diese Zellen bei der Aktivierung des Schutzes auch geschützt. TIPP: Am besten geht dies, wenn man zunächst das ganze Tabellenblatt entsperrt und später dann nur die Zellen die geschützt werden sollen, markiert und wieder mit dem Häkchen bei gesperrt versieht. Übung: Wir erstellen die nachfolgende Tabelle und schützen anschließend alle Zellen, die Formeln enthalten. ACHTUNG, bitte die Ergebnisse SUMME mit der Funktion SUMME berechnen und nicht abtippen! Wir möchten nun, dass alle Zellen, die Formeln enthalten, geschützt werden. So geht s: Tabellenblatt komplett oder den Bereich markieren, Register START, Gruppe AUSRICHTUNG, Fenster Zellen formatieren aufrufen Register Schutz anklicken. Wir sehen, das bei Gesperrt ein Häkchen gesetzt ist

44 Dieses Häkchen klicken wir weg, damit alle Zellen unseres Tabellenblattes (ggfls. Tabellenbereich zuvor markieren) entsperrt sind. TIPP: Soll der Inhalt (z. B. die hinterlegten Formeln einer Zelle) unsichtbar sein, dann müssen wir auch das Häkchen bei Ausgeblendet setzen. Wir bestätigen nun mit OK. Nun lassen wir uns die Zellen, die Formeln enthalten anzeigen, in diesem Beispiel möchten wir ja genau diese Zellen schützen. Wir klicken daher in der Gruppe BEARBEITEN auf das Symbol Suchen und Auswählen und klicken auf den Button Inhalte auswählen Da wir in unserem Beispiel ja alle Zellen mit Formeln schützen möchten, klicken wir auf Formeln

45 Wir bestätigen mit OK und sehen, dass nun alle Zellen unseres Tabellenblattes, die Formeln enthalten, markiert sind. Nun klicken wir im Registers START in der Gruppe ZELLEN auf den Pfeil unter dem Symbol FORMAT anschießend klicken wir auf Blatt schützen. Jetzt erscheint ein Dialogfenster, hier geben wir unser Kennwort ein. Wenn wir möchten, dass die gesperrten Zellen, also die geschützten Zellen, die Formeln beinhalten, ausgewählt werden dürfen, dann machen wir ein Häkchen bei gesperrte Zellen auswählen. Möchten wir, dass diese Zellen gar nicht erst angeklickt werden, dann lassen wir hier das Häkchen weg. und noch ein zweites Mal zur Bestätigung Mit OK bestätigen Da wir ja die Bearbeitung der Zellen, die nicht gesperrt sind erlauben, machen wir auf jeden Fall das Häkchen bei Nicht gesperrte Zellen auswählen

46 Alle Zellen mit Formeln können nun nicht mehr verändert werden, da sie geschützt sind. SCHUTZ AUFHEBEN Der gleiche Weg zurück, über das Symbol Format, Blattschutz aufheben, einfach nur das Kennwort eingeben, bestätigen, fertig. Übung: Wir erstellen folgende Tabelle und machen die Formeln unsichtbar:

47 Excel TEIL 2 Erste Formeln Grundrechenarten Formeln sind Gleichungen und beginnen somit stets mit einem ISTGLEICH: =. Das Gleichheitszeichen informiert Excel Darüber, dass jetzt eine Formel folgt. Welche mathematische Operation wir ausführen möchten, also ob wir addieren, subtrahieren, multiplizieren oder dividieren möchten, geben wir mit Hilfe von Operatoren ein. Nachfolgender Tabelle entnehmen Sie bitte die wichtigsten mathematischen Operatoren: Addition (plus) + Pluszeichen Subtraktion - Minuszeichen (minus) Multiplikation Sternchen (mal) Division (teilen) / Schrägstrich Prozent % Prozentzeichen Excel rechnet in einer bestimmten Reihenfolge. Excel rechnet von links nach rechts. Dabei geht Punktrechnung vor Strichrechnung! Um die Reihenfolge der Berechnung zu verändern, können Klammern gesetzt werden. Setzen Sie den Teil, der zuerst berechnet werden soll, in eine Klammer. RECHNEN MIT KONSTANTEN WERTEN Konstante Werte sind Zahlen oder Text, die direkt in die Formel eingeben werden. In der nachfolgenden Tabelle sollen die 3 Werte in A1, A2 und A3 addiert werden. Um die Berechnung durchzuführen, wird zunächst die ausgewählte Ergebniszelle angeklickt. Dann wird das ISTGLEICH-Zeichen eingetippt und genauso wie man es von einem Taschenrechner kennt, die Formel wie in der Abbildung angezeigt, eingegeben. Mit ENTER bestätigen. Abbildung 1- Addition Nachteil: Tippfehler sind vorprogrammiert und Korrekturen können später nur in der Bearbeitungsleiste vorgenommen werden. Diese Methode ist also möglich, aber weniger empfehlenswert. Konstante Werte sind also Zahlen, die Sie direkt in die Formel eingeben. Die Nachteile wurden bereits weiter oben beschrieben. Übung Addieren Geben Sie in eine Zelle =10+5 ein,

48 Drücken Sie auf ENTER Sie erhalten den Wert 15 Addieren Sie: Geben Sie in die Zelle, in der später das Ergebnis stehen soll, ein Gleichheitszeichen ein. Geben Sie den Wert (100) ein Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Geben Sie den zweiten Wert ein (200) Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Geben Sie den nächsten Wert ein (300) Die Eingabe der Formel können Sie in der Bearbeitungsleiste mit verfolgen Drücken Sie ENTER. Jetzt wird anstelle der Formel die Summe angezeigt. RECHNEN MIT ZELLBEZÜGEN Wenn möglich nutzt man bei der Formeleingabe die Möglichkeit, mit Zellbezügen zu rechnen, da diese sich automatisch aktualisieren sobald der Zellwert innerhalb der Zelle verändert wird. Spalten tragen Buchstaben und Zeilen Ziffern. Aus den Buchstaben und Ziffern ergibt sich die Zelladresse, dies ist der Zellbezug. Ein Zellbezug setzt sich also aus dem Buchstaben des Spaltenkopfes und aus der Zahl des Zeilenkopfes zusammen. Die folgende markierte Zelle hat folgenden Zellbezug (Zelladresse): A1 Aus den Buchstaben im Spaltenkopf und Ziffern Zeilenkopf ergibt sich die Zelladresse In unserem Beispiel befindet sich die Zahl 600 in der ersten Spalte A und in der Zeile 3. Die Zelladresse lautet also A3 ADDIEREN MIT DER ZEIGEMETHODE: Mit der Zeigemethode klickt man einfach die Zellen, die Excel in die Berechnung mit einbeziehen soll, mit der Maus an. Nun werden in der Formel die Zellbezüge angezeigt, nicht die Zellwerte. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich erstens nicht vertippen können. Die Werte können Sie jederzeit in der Zelle ändern. So geht s: Um eine Formel zu erstellen, klicken Sie zunächst auf die Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll, also auf die gewünschte Ergebniszelle. Wir üben anhand der unten dargestellten Tabelle:

49 Erste Addition 1 Geben Sie das Gleichheitszeichen ein = Klicken Sie auf die Zelle, in welcher der Wert steht, der in die Formel soll, im Beispiel ist das die Miete von 900,00 Geben Sie den Operator ein, also plus+, minus-, geteilt/, mal* Tippen Sie auf den nächsten Wert, also auf 200,00, Operator eingeben, also +, dann auf die Nebenkosten Bestätigen Sie mit ENTER. In der Ergebniszelle, die wir vorher angeklickt haben, wird nun die Summe ausgewiesen. Vorteil der Zeigemethode: Kein Vertippen, Änderungen in der Zelle jederzeit möglich Microsoft Excel aktualisiert Formeln, auch beim Verschieben von Zellen Die Bezüge werden entsprechend angepasst. Eine Formel, die sich auf eine gelöschte Zelle bezieht, zeigt jedoch den Fehlerwert #BEZUG! an. Excel ermittelt anhand der Zellbezüge die Zahlenwerte, mit denen Excel rechnen soll, somit wird jeder geänderte Wert einer Zelle automatisch bei der Berechnung neu berücksichtigt und das Ergebnis entsprechend korrekt aktualisiert. Addieren Sie die Ausgaben mit der Zeigemethode: Geben Sie in die Zelle, in der später das Ergebnis stehen soll, ein Gleichheitszeichen ein. Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle B2 Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle B3 Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle B4 Anstelle der Werte werden jetzt Zellbezüge angegeben. Drücken Sie ENTER. Jetzt wird anstelle der Formel die Summe angezeigt. SUBTRAHIEREN Geben Sie in einer Zelle =10-5 ein, um das Ergebnis 5 anzuzeigen. Oder rechnen Sie mit Zellbezügen Beispiel: Sie kaufen ein Auto und möchten vom Verkaufspreis den Preisnachlass abziehen.

50 LÖSUNG: Klicken Sie die Zelle an, in der später das Ergebnis ausgewiesen werden soll, Geben Sie das Zeichen ISTGLEICH (=) ein Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle, deren Wert Sie in die Formel übernehmen möchten, in unserem Beispiel unten ist das der Preis. Geben Sie den Operator ein, also das MINUSZEICHEN (-) Klicken Sie jetzt auf die 2. Zelle, deren Wert Sie in die Formel übernehmen möchten. In unserem Beispiel ist das der Wert des Preisnachlasses, weil Sie ausrechnen möchten, wie hoch die Rechnung nach Abzug des Preisnachlasses ist. Drücken Sie jetzt ENTER. Das Ergebnis wird angezeigt Übung: Subtrahieren. Rechnen Sie aus, wie viel Ihnen nach Abzug der bisherigen Ausgaben im Budget übrig bleibt LÖSUNG: MULTIPLIZIEREN Geben Sie in einer Zelle =5*10 ein, um das Ergebnis 50 anzuzeigen. Oder zeigen Sie einfach auf die Zahlen, die Sie miteinander multiplizieren möchten. Das Sternchen dient als Operator:* Formel-Beispiel: =A1*A2*A3 Übung Multiplizieren Schreiben Sie die Tabelle bis auf die Ergebnisse in Spalte E ab, Berechnen Sie die Spalte E. Erstellen Sie die notwendige Formel in Zeile E3, Kopieren sie die Formel, nach unten, Bilden Sie die Summe in Zeile E9, Kopieren Sie die Formel anschließend nach unten Lösung

51 Übung: Berechne Spalte E und F PROZENTRECHNEN Prozent ist der 100ste Teil einer Zahl. In Excel wenden wir die Multiplikation an, wenn wir Prozente berechnen möchten. Wir multiplizieren den Wert mit der gewünschten Prozentzahl im Prozentformat: Angenommen wir möchten von 1.000,00 EUR den MWST-Wert von 19% berechnen, dann sieht die Formel wie folgt aus: =1000*19% Ich möchte von dem Wert % ausrechnen. Die Rechnung lautet: Übung Prozent Ich möchte von dem Wert 1000 den Mehrwertsteuersatz von 19% ausrechnen. Die Formel lautet dann =1000*19%. Klick auf die Zelle, in der das Ergebnis später ausgewiesen werden soll ISTGLEICH eingeben = Klick auf den Betrag, von dem der Prozentsatz, wie z. B. die MWST berechnet werden soll Sternchen eingeben (für die Multiplikation) 19% eingeben (oder auf die Zelle klicken, in der der Prozentwert steht) Enter drücken. Schreibe die Tabelle ohne die Werte in D und E ab und berechne die Felder D und E bei einer MWSt von 19%.

52 Lösung Übung Prozent Lösung: Übung Prozent Erstelle die Formel zur Berechnung der Provision. Lösung: Übung Prozent Erstelle die Formeln zur Berechnung der schattierten Zellen:

53 Lösung: Übung Prozent Erstelle die Formeln zur Berechnung der schattierten Felder. PROZENTFORMAT ZUWEISEN Der Wert 0,01 in einer Zelle soll als Prozentzahl formatiert werden, indem man einfach auf das %-Zeichen klickt: Der Zell wert 0,01 formatiert sich dann zu 1 %. den Wert mit 100 multipliziert.. Excel hat also Man muss wissen, dass Excel 100% mit dem Wert 1 verwaltet. Wenn man nun von einem Betrag z.b. 5% abziehen möchte, dann muss man, um zum Ergebnis zu gelangen, eine Zwischenrechnung erstellen. Im Beispiel wurde eine Spalte eingefügt für die Berechnung von 5% und in einer weiteren Spalte wurde

54 dann die Rechnung Betrag minus 5% durchgeführt um zum Ergebnis zu gelangen. Die Formel hätte auch wie folgt lauten können:. Warum? Wir haben zuvor gesagt, dass von dem Ausgangsbetrag 5 % subtrahiert werden soll. In dieser Rechnung haben wir durch die Formel 1-5% Excel angewiesen, den Ausgangsbetrag mit 95 % anzugeben: 1-5%=95%, denn wir haben ja gelernt, dass Excel 100% mit dem Wert 1 verwaltet Übung Multiplikation/Prozent Schreiben Sie die Tabelle ab ohne die Ergebnisse in Spalte D. Erstellen Sie alle notwenigen Formeln und kopieren Sie die Formeln soweit erforderlich nach unten. Berechnen Sie die Zwischensumme netto Berechnen Sie die Mehrwertsteuer (Lebensmittel 7%) Berechnen Sie die Bruttosumme (Rechnungsbetrag netto + MWSt) Berechnen Sie 3 % Skonto vom Rechnungsbruttobetrag Berechnen Sie die Endsumme (Rechnungsbruttobetrag minus Skontobetrag) LÖSUNG: Formel: Monatszinsen=Kapital x Zinssatz x Monate/12 DIVIDIEREN Geben Sie =10/5 in einer Zelle ein, um das Ergebnis 2 anzuzeigen.

55 Übung: Sie haben Einkäufe in Höhe von 658,00 getätigt. Dafür kochen Sie ein Gericht für 12 Personen. Wie viel kostet das Gericht pro Person? Orientieren Sie sich am Beispiel SUBTRAKTION. Gehen Sie genauso vor, allerdings denken Sie daran, das der Operator für die Division der Schrägstrich ist. Alternativ können Sie auch das Geteilt-Zeichen im Nummernblock anwenden. Die Formel in unserem Beispiel lautet also =B1/B2 Formelbeispiel: Übung Dividieren Sie kaufen für 6 Personen ein. Wie hoch ist der Betrag pro Person? Schreiben Sie die Einkaufsliste ab ohne das Ergebnis in Zeile B12 und ohne das Ergebnis in Zeile B13. Erstellen Sie die Einkaufssumme mit der entsprechenden Formel Dividieren Sie den Einkaufsbetrag durch die Anzahl der Personen um den Betrag pro Person zu ermitteln. LÖSUNG Übung Bruttopreis aus Nettopreis berechnen Erstelle die Formel zur Berechnung des Nettopreises bei bekanntem Bruttopreis (Bruttopreis geteilt durch 1,19 (bei 19% MWST)) : Lösung:

56 ZINSEN AUSRECHNEN MIT MULTIPLIZIEREN UND DIVIDIEREN Berechne die Tageszinsen des eingesetzten Kapitals wenn ,00 Euro angelegt wurden zu einem Zinssatz von 3% für 90 Tage. Formel: Tageszinsen=Kapital x Zinssatz x Tage/360 Lösung: AUTOSUMME Sie haben bereits gelernt, wie einfache Formeln erstellt werden. Sie beherrschen die Formeleingabe zu den Grundrechenarten Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren und Dividieren, aber auch Prozentrechnen. Nun ist die am häufigsten verwendete Berechnung die Addition, darum haben sich die Programmierer hier etwas ganz Besonderes einfallen lassen, nämlich die Funktion AUTOSUMME. Nun ist die am häufigsten verwendete Berechnung die Addition, darum haben sich die Programmierer hier etwas ganz Besonderes einfallen lassen. Es gibt eine einfachere Methode, Zahlen zu addieren, nämlich mit der sogenannten Funktion Summe. Man markiert den Bereich, den man addieren möchte einschließlich der noch leeren Ergebniszeile und dann klickt man auf das Symbol für die Autosumme. Das Symbol für die Autosumme befindet sich ebenfalls in der Gruppe Bearbeiten des Registers Start. Man kann hier mit der Funktion rechnen aber auch im Register FORMELN, FUNKTIONSBIBLIOTHEK Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK Multifunktionsleiste: Markieren Sie einfach den Bereich, der addiert werden soll einschließlich der leeren Ergebniszelle und wählen Sie im Register START Gruppe bearbeiten

57 oder geben Sie folgende Tastenkombination ein: ALT +=. Drücken Sie anschließend ENTER Es gibt über 350 Funktionen, die Sie aber nicht kennen müssen, sofern Sie nicht in die tiefere Finanzmathematik, Mathematik oder Statistik usw. eindringen möchten. Die Funktion AUTOSUMME ist eine dieser vielen Funktionen und für diese Funktion gibt es sogar ein eigenes Symbol: Übung Autosumme: Markieren Sie einfach den kompletten Zellbereich, den Sie addieren möchten einschließlich der Ergebniszelle. wählen Sie im Register START Gruppe bearbeiten oder geben Sie folgende Tastenkombination ein: ALT +=. Drücken Sie anschließend ENTER. Im gleichen Moment erscheint das Ergebnis In der Bearbeitungsleiste erkennen Sie, dass Excel die Formel selbständig gesetzt hat. Excel hat dabei den Funktionsnamen SUMME verwendet und en zu addierenden Bereich in Klammern gesetzt. Der Doppelpunkt weist auf den Bereich (von..bis). Übung: Auch im folgenden Beispiel markieren Sie die komplette Tabelle einschließlich aller Zellen, die berechnet werden sollen. Klicken jetzt auf und alle leeren Zellen und Spalten sind berechnet. Denken Sie daran, dass möglicherweise die Zellenbreite nicht ausreicht, um die hohen Zahlen anzuzeigen. Sie erhalten Zäune. Ziehen Sie entweder manuell mit gedrückter Maustaste die Spaltentrennlinie (im Spaltenkopf!)zwischen den Spalten auf die richtige Größe oder klicken Sie ganz einfach doppelt auf diese Spaltenlinie.

58 Übung Addieren unter Verwendung verschiedener Möglichkeiten Schreiben Sie die Tabelle bis auf das Ergebnis ab (ohne Tausender Trennzeichen und ohne Eurosymbol. Diese Formatierung wird anschließend durch Klick auf das Euro-Symbolzeichen erzeugt) Geben Sie die Formel in Zelle B6 ein, so dass Sie dieses Ergebnis erhalten. Es gibt drei mögliche Formeln!! Verwenden Sie zuerst konstante Werte, die Sie direkt in die Zelle eingeben LÖSUNG: Löschen Sie das Ergebnis und benutzen Sie jetzt die Zeigemethode LÖSUNG: Löschen Sie das Ergebnis und benutzen Sie jetzt die Funktion AUTOSUMME LÖSUNG: RECHNEN MIT DATUM Auch hier lassen sich alle bereits beschriebenen Regeln anwenden. Datumsangaben werden in Excel als fortlaufende Zahlen angesehen. Uhrzeitangaben als Dezimalbrüche (Bruchteile eines Tages, ein Tag hat den Wert 1, ein Stunde den Wert 1 geteilt durch 24 = 0, ). Jeder Datumswert stellt für Excel also eine fortlaufende Zahl dar. Man kann z. B. zu einem Datumswert einfach eine Zahl dazu addieren, um z. B. das Zahlungsziel einer Rechnung zu berechnen ( = ). Zeitdifferenzen lassen sich übrigens nur in Tagen berechnen. In Formeln wird ein Datum in Anführungszeichen gesetzt! Die ältere Zeit ist übrigens die Kleinere Zahl und die jüngere Zeit ist die größere Zahl. Also immer ältere Zeit minus jüngere Zeit. Beispiel zum THEMA Rechnen mit Datum Im folgenden Beispiel wird das ältere Datum vom jüngeren Datum abgezogen. Das Ergebnis weist die Anzahl der Nächte einer Hotelrechnung aus. Hotelrechnung ÜBUNG zum THEMA Rechnen mit Datum

59 Übung: Die folgenden Rechnungen werden 14 Tage später fällig. Schreiben Sie die Tabelle ohne Ergebnis ab. Decken Sie die Lösung ab! Erstellen Sie die Formel zur Berechnung der Fälligkeit. Tipp: Verwenden Sie eine einfache Addition. Übung: Wir fahren in die Jugendherberge und wollen uns ausrechnen, wie viele Nächte wir zu bezahlen haben: Mit der Formel =B3-B2 erhalten wir das richtige Ergebnis

60 Übungsteil Grundrechenarten ÜBUNGSBLATT Erste Formeln Berechne den Kassenistrest

61 ÜBUNGSTEIL: ADDIEREN, SUBTRAHIEREN, DIVIDIEREN, MULTIPLIZIEREN, PROZENTRECHNUNG Lösung: Formeln kann man sich anstelle von Werten anzeigen lassen, indem man die Taste Strg gedrückt hält und dann die Raute auf der Tastatur gedrückt hält. Möchte man wieder zurück zu der normalen Anzeige, die gleiche Tastenkombination STRG+Raute wiederholen.

62 ÜBUNGSTEIL KASSENSTAND EINFACHE FORMELN, BEDINGTE FORMATIERUNG Bürokasse. Lerninhalt: einfache Formel erstellen; bedingte Formatierung Wir haben eine Bürokasse und verwalten diese mit Excel. Wir möchten die Tabelle so führen, dass wir jeweils mit einem Blick sehen, wie hoch der Kassenistrest ist. Zunächst erstellen wir das Grundgerüst mit folgenden Angaben: Wieviel befindet sich aktuell in der Kasse (Anfangsbestand) Spalten für Vorgangsnr., Datum, Art der Einnahme bzw. Ausgabe, Spalte für Einnahmen und Ausgaben, Spalte für den Kassenistrest. Die Formatierung beherrschen wir ja bereits. Nun klicken wir auf die 1 (für den ersten Vorgang) in Zeile A6 und kopieren den Eintrag mit Hilfe des Ausfüllkästchens bei gedrückter Maustaste. Den Smarttag klicken wir an und wählen Datenreihe ausfüllen! Nun tragen alle Ausgaben und Einnahmen ein, einschließlich in Spalte B das entsprechende Datum.

63 Die Tabelle sieht nun so aus! Was noch fehlt sind die Formeln, damit Excel uns den Kassenistrest anzeigt. Das erste Ergebnis soll natürlich in der Zelle E 6 stehen. Wir wollen Excel folgendes mitteilen: Nimm den Anfangsbestand (3000,99 Euro) und ziehe davon unsere Ausgaben ab. Da wir erst einmal n u r für die erste Zelle, also die Zelle E6 eine Formel erstellen möchten, interessiert uns auch nur der erste Eintrag in D6. Wenn die Formel nämlich einmal steht, können wir sie für die weiteren Zeilen einfach kopieren. Die Formel muss also heißen 3000,00-100,00. Aber wir haben ja bereits gelernt, dass Excel mit Zellbezügen rechnet, wir erinnern uns, wir geben die Zahlen nicht als Konstanten ein, sondern wir klicken einfach die Zellen, die Excel für uns berechnen soll, an. Das heißt, zunächst geben wir das = ein, denn wir wissen, jeden Formel beginnt mit = dann klicken wir auf die Zelle E4, geben das Minuszeichen ein und klicken auf die Zelle D6. Wir bestätigen mit ENTER Nun soll Excel von dem aktuelle Restwert, nämlich 2.900,00 alle weitere Ausgaben bzw. Einnahmen berechnen. Wir müssen nochmal eine Formel erstellen, vor wir die Formel endgültig nach unten ziehen können. Wir müssen in die Zelle E7 klicken und = eingeben. Jetzt klicken wir in E6, weil dort unser aktueller Restbestand steht. Jetzt geben wir das Minuszeichen ein und klicken auf die nächste Ausgabe D7. Wir bestätigen mit Enter. Jetzt ziehen wir die Formel nach unten bis zur Zelle E11. ACHTUNG: Uns fällt auf, dass Excel den Zahlungseingang in D11 vom Anfangsbestand subtrahiert hat, dabei erhöht ein Zahlungseingang doch den Kassenbestand! Aber n i c h t Excel hat den Fehler gemacht! Woher soll Excel wissen, dass wir die 1000,00 Euro addiert haben möchten, Excel kann den Eintrag in Zelle C11 doch nicht lesen. Wir müssen also einen Befehl eingeben, der Excel veranlasst, den Rechnungseingang, also den Zahlungseingang auch als einen solchen zu addieren. Wenn wir nur eine Spalte für Einnahmen/Ausgaben haben, dann müssen wir Zahlungseingänge als negative Zahl eintragen, also mit einem Minuszeichen versehen. Dann lautet die Formel nämlich : 3000,00 minus minus 1000,000 und da zweimal minus in der Mathematik plus ergeben, ist das Ergebnis wieder richtig. Bedingte Formatierung Wir stellen über die Zahlenformatierung ein, dass alle negativen Beträge rot ausgewiesen werden (Register START, Gruppe ZAHL, Register Zahlen, Kategorie Währung). Die gleiche Aufgaben, das Budget aber etwas anders angeordnet erfordert allerdings auch eine andere Formel (siehe Bearbeitungsleiste):

64 Weiteres Formelwissen FEHLER IN FORMELN Häufig kommt es vor, dass eine Formel einen Fehler enthält. Die verschiedenen Fehlerarten werden auf unterschiedliche Weise angezeigt: Fehlerhafte Formel: Korrekte Formel: HEUTE vergessen. FEHLERART KEIN ZELLBEZUG/FALSCHE ZELLBEZUG #NULL! Hier kann Excel den Zellbezug nicht finden. #BEZUG! FEHLERART LEERE ZELLEN #NV die Zelle auf die sich die Formel bezieht, ist leer! FEHLERART ZAHLENBEREICH Wir hatten also das Klammernpaar hinter #ZAHL! Hier liegen die Argumente außerhalb der korrekten Zahlenbereiche. Übrigens: Unterschiedliche Zellbezüge erhalten auch verschiedenartige Rahmenfarben in der Formel! FEHLERART ZIRKELBEZUG Bei einem Zirkelbezug verweist ein Zellbezug in der Formel auf die eigene Zelle, also wenn die Formel sich auf die Zelle bezieht, in der die Formel steht. Zirkelbezüge haben eine Fehlermeldung zur Folge. Werden in einer Tabelle Änderungen vorgenommen, wie das Löschen oder Einfügen von Zellbereichen, kann es schnell zu Fehlern in Formeln kommen, die nicht korrekt angepasst werden konnten. Ein häufiger Fehler entsteht, wenn Zelleninhalte eines Tabellenbereichs, der Bestandteil einer Formel ist, gelöscht werden. Viele Anwender schließen gelöschte Bereiche, indem die Zelle, die die Formel und das Berechnungsergebnis enthält, einfach z. B. weiter nach oben auf die Lücke verschoben wird. Hier kommt es zu einer Fehlermeldung Zirkelbezug. Denn der gelöschte Zelleninhalt ist nach wie vor Bestandteil der Formel. Die Formel wird aber gerade auf die Zelle geschoben, deren Inhalt zwar leer ist, deren Zelladresse aber noch in der Formel enthalten ist. Excel kann in den meisten Fällen den Fehler selbständig korrigieren, indem man das Fehlerfenster mit OK bestätigt.

65 FEHLERART SYNTAX:FEHLER #WERT! Jeder Formel liegt eine festgelegte Syntax: zugrunde, das bedeutet, der Formelaufbau, also Anzahl, Art und Reihenfolge der Argumente sind festgelegt. Folgende Syntax: hat z. B. die Funktion SUMEMWENN:. Hält man sich nicht genau an diese Syntax:, kommt es zum SYNTAX:FEHLER. FEHLERART DIVISION DURCH NULL #DIV/0! Im Beispiel haben wir eine Kostenaufstellung. Die Gesamtkosten sollen durch die Anzahl der Mieteinheiten dividiert werden, um den Anteil jeder Mieteinheit zu berechnen. doch hier wurde vergessen, einen Wert einzutragen. Im Ergebnisfeld wird sofort eine Fehlermeldung angezeigt. Da die Zelle B13 leer ist, wird angezeigt: DIV/0!: Excel kann nicht nur 0 dividieren! LÖSUNG: Wir klicken auf die Formel und erhalten einen Smart Tag. Im Listenfeld des Smarttags wird uns der Fehler angezeigt, wir haben auch die Möglichkeit, Hilfe für diesen Fehler anzeigen zu lassen oder den Fehler zu ignorieren. FEHLERART ZU GERINGE SPALTENBREITE ##### Einfach die Spaltenbreite vergrößern! FEHLERART FORMELNAME #NAME? Excel bietet auch die Formelüberwachung an, mit deren Hilfe wir die Spur zum Fehler verfolgen können. Die Formelüberwachung finden wir im Register FORMELN Gruppe Es gibt auch eine Formelüberwachung! Formelüberwachung Im folgenden Beispiel haben wir eine Tabelle mit Geburtsdaten erstelle, Excel soll mit der Funktion DATEDIF das jeweilige Alter

66 berechnen. IN B2 wurde die richtige Formel eingetragen, C2 enthält einen Fehler Wir klicken im Register Formeln auf Formelüberwachung und auf dieses Symbol, klicken im sich öffnenden Fenster auf Berechnungsschritte anzeigen und erhalten sofort den Hinweis auf den Fehler FORMELN KOPIEREN Formeln können kopiert werden, um sie nicht jedes Mal wieder neu eingeben zu müssen. Geben Sie die Formel ein Bewegen Sie den Mauszeiger so, dass der Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen zeigt. Das Ausfüllkästchen sehen Sie am rechten unteren Ecke der Zelle. Wenn der Mauszeiger sich in ein Pluszeichen verwandelt, dann ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Formel nach unten. Jetzt werden alle Zellen automatisch angepasst und berechnet. ÜBERTRÄGE ERZEUGEN Werte aus anderen Tabellenblättern übernehmen Angenommen Sie erstellen ein Budget. Sie benutzen für jeden Monat ein Tabellenblatt. Sie möchten jeweils den Saldo des Vormonats übernehmen. Klicken Sie in die Ergebniszelle (Zelle in die der Zellbezug übernommen werden soll)

67 Tippen Sie ein Gleichheitszeichen = ein, denn schließlich handelt es sich hier um eine Formel Wechseln Sie jetzt auf das Tabellenblatt, das den zu übernehmenden Zellbezug enthält Klicken Sie auf die Zelle, dessen Eintrag Sie übernehmen möchten Drücken Sie jetzt auf ENTER ABSOLUTE BEZÜGE Werden Zellbezüge absolut gesetzt, so werden Sie beim Kopieren von Formeln nicht dem aktuellen Zellbereich angepasst. Das kann wünschenswert sein, wenn Excel innerhalb einer Berechnung jeweils auf eine bestimmte Zelle zurückgreifen soll, die nicht verändert werden darf. Bezüge setzt man absolut indem man direkt nach der Eingabe eines Zellbezugs die Funktionstaste F4 drückt. Der Zell Bezug wird von Excel in Dollarzeichen $ gesetzt, diese weisen auf einen absoluten Zellbezug hin. Denken Sie daran, den Gesamtverbrauch (Zelle D20) absolut zu setzen (in der Bearbeitungsleiste markieren und F4 drücken, ENTER) Absolute Bezüge werden beim Kopieren bzw. Verschieben von Formeln nicht angepasst. Das ist wünschenswert, wenn Excel innerhalb einer Berechnung immer auf ein und dieselbe Zelle zurückgreifen soll. Möchte man einen Zellbezug absolut setzen, drückt man direkt nach der Eingabe des Zellbezugs die Funktionstaste F4. Dann wird der Zellbezug in Dollarzeichen gesetzt, diese kann man natürlich auch manuell setzen. Relative Bezüge nennt man übrigens die Bezüge, die beim Kopieren bzw. Verschieben einer Formel angepasst werden. Es gibt auch gemischte Bezüge. Manchmal ist es erforderlich, dass nur eine Spalte oder nur eine Zeile absolut gesetzt wird. Beispiel: $F2 (Gemischter Bezug, die Spalte ist absolut gesetzt. F$2 (Gemischter Bezug, die Zeile wurde absolut gesetzt). Beispiel: Im folgenden Beispiel soll berechnet werden, ob der Kunde mit seiner Zahlung im Rückstand ist bzw. wenn ja, um wie viele Tage. Dabei wird natürlich vom aktuellen Datum ausgegangen, welches in einer bestimmten Zelle eingetragen ist. Für die Berechnung wird also immer der Zellbezug, der Datumzelle zugrunde gelegt, daher wird diese Zelle absolut gesetzt: Formel: Die Zelle B1 wurde daher absolut gesetzt. Übung: Absolute Werte Sie erhalten die Aufstellung für den Stromverbrauch. Sie möchten gerne wissen, wie hoch der Verbrauchsanteil in Prozent der verschiedenen Räumlichkeiten ist. Schreiben Sie die Tabelle ab aber ohne die Ergebniswerte

68 Geben Sie zuerst die Formel in Zeile D20 ein, um den Gesamtverbrauch in Einheiten zu ermitteln Geben Sie jetzt die Formel ein um den Raumanteil des Schulungsraumes zu ermitteln Formel: Verbrauch in D3 geteilt durch Gesamtverbrauch in D20 nicht vergessen, die Gesamtsumme, also absolut zu setzen! Denken Sie daran, dass Sie vorher immer in die Zelle klicken müssen, in der das Ergebnis stehen soll Jetzt das Ergebnis mit dem %-Zeichen formatieren und dann die Formel einfach nach unten kopieren. Wie hoch ist der prozentuale Anteil eines jeden Mitarbeiters an den Gesamteinheiten?

69 Rechnen mit Uhrzeiten Auch Uhrzeitangaben können in Berechnungen verwendet werden. Das Rechnen mit Datum und Zeit ist in Excel ziemlich einfach. Die Werte von zwei Uhrzeitangaben können z. B. voneinander subtrahiert werden, um den Abstand zwischen den beiden Angaben zu ermitteln. Allerdings kann es zu Schwierigkeiten kommen, sowohl beim Rechnen mit negativen Uhrzeiten, also auch beim Rechnen mit der 24-Stunden-Überschreitung. Hinter jeder Uhrzeit verbirgt sich ein Dezimalwert. 0,50 = ½; 0,75 = ¾; 0,25 = ¼ Diese Dezimalwerte sind als Teil des 24-Stunden-Tages zu betrachten, also steht 0,50 für die Hälfte von 24 Stunden, also 12 Stunden bzw. 12:00 Uhr, 0,75 für Dreiviertel von 24, also für 18 Stunden bzw. 18:00 Uhr und 0,25 für ein Viertel, also für 6 Stunden des Tages bzw. 6:00 Uhr Somit ist das Rechnen mit Uhrzeiten einfach. Im untenstehenden Beispiel kann man daher ganz einfach vom Arbeitsende den Arbeitsanfang subtrahieren und erhält als Ergebnis die gearbeiteten Stunden. Es handelt sich hier um eine einfache Subtraktion. PROBLEME BEIM RECHNEN MIT UHRZEIT Was man wissen muss: Jeder Tag ist für Excel eine ganze Zahl. Die Zeitrechnung beginnt unter Excel mit dem Dies entspricht also der Zahl 1, die sich mit jedem Tag um 1 erhöht. Der entspricht also der Zahl Uhrzeiten dagegen stellen für Excel Dezimalzahlen dar (sie sind ja lediglich Teil des Ganzen). Wenn Excel mit der Uhrzeit 12:00 Uhr mittags rechnet soll, dann rechnet Excel intern mit der Dezimalzahl 0,5. Als Zahlenformat muss 37:30:55 bzw. "[h]:mm" verwendet werden (dies ist wichtig, damit Ergebnisse korrekt dargestellt werden und auch über 24 Stunden hinaus korrekt angezeigt werden können. Die jüngere Uhrzeit wird von der älteren Uhrzeit subtrahiert. Gibt man eine Uhrzeit ein und formatiert diese mit dem Format STANDARD, dann wird die Uhrzeit als Dezimalzahl angezeigt. ADDIEREN VON UHRZEITEN Wenn ein Tag der Zahl 1 entspricht, dann entspricht eine Stunde dem 24. Teil, also 1/24=0, Beim Addieren von Uhrzeiten ist es wichtig, auf die korrekte Formatierung zu achten. Denn wenn die Summe der Stunden, z. B. bei der Ermittlung Ihrer Dienstzeiten die 24-Stunden-Grenze überschreitet, rechnet Excel zwar korrekt, ist aber mit der korrekten Ausgabe überfordert. Warum? Excel rechnet wie bereits angegeben mit Bruchteilen von Tagen. Sobald die 24-Stunden-Grenze erreicht wird, schneidet Excel diese in der Anzeige ab und weist nur den Rest aus. Daher ist beim Rechnen mit Zeit darauf zu achten, dass die Formatierung umgestellt wird: Die Formatierung des Ergebnisses muss wie folgt eingegeben werden: [h]:mm

70 Beispiel: Wenn man ausrechnen möchte, wie viel man gearbeitet hat, lautet die Formel wie folgt: Ende minus Anfang = Ergebnis, also B3-A3. Beispiel und Übung: Sie beschäftigen die Aushilfe Tim Braun zu einem Stundenlohn von 10,00 Euro. Herrn Braun hat vom bis zum für Sie gearbeitet. Entnehmen Sie die Zeiten der untenstehenden Tabelle und berechnen Sie den Lohn mit Hilfe der entsprechenden Formeln Beachten Sie folgende Formate: Zu Berechnung des Lohns ist zu beachten, dass die Anzahl der gearbeiteten Stunden in eine Dezimalzahl umgewandelt werden muss. Dies kann man ganz einfach, indem man die gearbeiteten Stunden mit 24 multipliziert und anschließend das Format STANDARD oder ZAHL zuweist. Jetzt kann die Dezimalzahl mit dem Stundensatz multipliziert werden. Formelansicht:

71 Lösung: Die Uhrzeit wird in A3 als Uhrzeit formatiert dargestellt, dahinter verbirgt sich eine Dezimal-Zahl. Daher kann sowohl mit dem Arbeitsanfang als auch mit dem Arbeitsende gerechnet werden. Rechnet man mit dem Ergebnis weiter um z.b. den Stundenlohn auszurechnen, muss zuvor das Ergebnis (gearbeitete Zeit 10:00 Uhr!) in eine Dezimalzahl umgewandelt werden, indem die Uhrzeit mit 24 multipliziert wird (Ein Tag hat 24 Stunden). Anschließend mit dem Format ZAHL oder STANDARD formatieren. Formelansicht Übung Im nachfolgenden Beispiel kommt der Mitarbeiter um 08:00 Uhr zur Arbeit. Von 12:00 Uhr bis 12:30 Uhr, also 30 Minuten macht der Mitarbeiter Pause. Um 17:00 Uhr geht er nach Hause. Zunächst wird die Anwesenheit berechnet D3 A3. Dann muss von der Anwesenheit noch die Pause abgezogen werden, also das Ergebnis von B3-C3. Damit Excel weiß, in welcher Reihenfolge gerechnet werden soll, werden Klammern gesetzt. Da der Mitarbeiter jeden Tag zu einer anderen Zeit kommt und geht, gibt es auch unterschiedliche Ergebniswerte. Aber keine Angst, die Formel muss nur ein einziges Mal eingegeben werden und kann dann mit Hilfe des Ausfüllkästchens wie im Kapitel FORMELN KOPIEREN beschrieben nach unten kopiert werden.

72 UHRZEITEN IN EINE DEZIMALZAHL UMWANDELN Wenn wir z. B. für die Arbeitszeit den Lohn aufgrund des Stundenlohns ausrechnen möchten, dann geht das nur, wenn zuvor die Zeit in eine Dezimalzahl umgewandelt wurde. Wenn wir uns also das obige Beispiel ansehen und das Ergebnis von 04:00 abgeleisteten Stunden mit 10 Euro multiplizieren möchten, ist Excel mit der korrekten Darstellung erstmal überfordert. Wir multiplizieren die Stunden einfach mit 24 und weisen dem Ergebnis die Formatierung ZAHL zu Format ZAHL dem Ergebnis zuweisen, dann stimmt's wieder. RECHNEN MIT SOLL- BZW. IST-STUNDEN Wenn das Resultat eine negative Zahl ist, weil wir z. B. Minusstunden gemacht haben, hat Excel Schwierigkeiten mit der Darstellung, da Minusstunden grundsätzlich nicht dargestellt werden können. Excel kann keine negativen Zeiten, z. B. Minusstunden, darstellen. In dem Fall werden Zäune ausgegeben:#########. Möglichkeit 1 negtive Uhrzeiten zu umgehen Um dieses Problem zu lösen, kann man in den Excel Optionen eine Einstellung vornehmen: Menü DATEI (ab Version 2010, bei älteren Versionen auf die Office-Schaltfläche links oben klicken), OPTIONEN, Kategorie ERWEITERT Häkchen bei 1904-Datumswerte Office-Schaltflche, Excel-Optionen (unten rechts), Kategorie ERWEITERT, mit dem Balken nach unten scrollen bis "beim Berechnen dieser Arbeitsmappe" und dann das Häkchen setzen: Die einfachste Lösung ist in den Excel-Optionen das Häkchen bei 1904-Datumswerten anzuklicken. Excel unterstützt sowohl das 1900 (1. Tag 1. Januar 1900) als auchdas 1904 Datumssystem (1. Tag 1. Januar 1904). Jedem Datum wird in eine fortlaufende Zahl zugrunde gelegt, als im Datumssystem 1900 ist z.b. der 08. Juni 2012 der Tag und im Dateisystem 1904 ist es der Tag Achtung: bei dieser Methode springen alle bereits vorhandenen Datumswerte um 4 Jahre weiter, beim Rechnen mit Uhrzeiten muss diese Einstellung daher zuvor, also vor dem Eintragen von Datumswerten, vorgenommen werden! Für jede Arbeitsmappe kann über die Optionen ein anderes Dateisystem festgelegt werden, Standard ist ds System Ausführliche Informationen finden Sie unter

73 Übung Im folgenden Beispiel wird die Soll-Stundenzahl nicht erreicht. Da Excel Negativ-Zeiten nicht darstellen kann, kann unter Excel/Optionen/Erweitert das Häkchen bei Datumswerten gesetzt werden In der oberen Tabelle wurden genau 40 Stunden gearbeitet, dies entspricht der SOLL-Zeit In der unteren Tabelle wurden nur 38 Stunden gearbeitet, der Mitarbeiter hat also 2 Minusstunden gemacht!! Möglichkeit 2 dieses Problem zu umgehen: Excel stellt das Ergebnis richtig dar, wenn man das negative Ergebnis mit 24 multipliziert und dem Ergebnis dann die Formatierung STANDARD zuweist Der einfachste Weg, negative Uhrzeiten darzustellen, ist daher folgender: In einer Hilfszelle (Zelle daneben) negative Uhrzeit mit 24 multiplizieren Format ZAHL oder STANDARD zuweisen (man kann dies auch mit einer mehr oder weniger komplizierten Formel lösen, darauf wird im Unterricht jedoch nicht eingegangen). Legen Sie in Ihrer Arbeitsmappe eine Hilfsspalte an, in der die negativen Uhrzeitwerte positiv dargestellt werden. Negatives ergebnis mit 24 multiplizieren und Formatierung STANDARD zuweisen

74 STANDARD Zelle C9 wurde mit 24 multipliziert, Format Möglichkeit 3 Mit Hilfe einer Formel (Wenn-Dann-Sonst-Bedingung) die Rechenoperation umzudrehen. 4: Möglichkeit 4 mit der ABS-Funktion

75 RECHNEN ÜBER TAGESGRENZE Schwierig ist es, wenn die 24-Stunden-Grenze überschritten wird. Hier hat Excel Schwierigkeiten mit der Darstellung. Dies ist z.b. der Fall beim Berechnen der Arbeitszeiten z. B. Arbeitsanfang 22:00 Uhr, Arbeitsende 02:00 Uhr. Hier gibt es eine Formel, aber auch zwei sehr einfache Tricks, Excel zu überlisten : So sieht das Ergebnis aus, wenn man die Anzahl der Stunden bei der 24- Tagesüberschreitung berechnen möchte: Hier hilft außer einer komplizierten Formel ein einfacher Trick: Ab der 24-Stunden Grenze wird einfach weitergezählt. Wir geben n i c h t 2:00 Uhr ein, sondern 26:00 Uhr! Jetzt wandelt Excel die Uhrzeit selbständig richtig um und kann auch noch damit rechnen. Excel bekommt Problem beim Überschreiten der 24-Stunden-Grenze. Eine andere Lösung: Man gibt einfach das Datum mit in die Zelle ein! Die Zellen werden umformatiert, sodass man das Datum in der Zelle nicht mehr sieht: Jetzt sieht die Tabelle so aus:

76 ÜBUNGSTEIL RECHNEN MIT UHRZEITEN Lösung: Übung: Berechnung der gearbeiteten Stunden Übung: Berechnung der Arbeitszeiten Hier kommt es auf die korrekte Zellenformatierung an, damit die richtigen Ergebnisse angezeigt werden können. Problemhinweis: Excel hat ein Problem mit der Anzeige von Minusstunden.

77 Eine Lösungsvariante: über Excel-Optionen-Erweitert ganz unten in der Kategorie "Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe" bei 1904-Datumswerte ein Häkchen zu setzen. Dann kann Excel wieder "Negativstunden" anzeigen. Lösung: Übung Berechne die geleisteten Stunden und wandle das Ergebnis in Dezimalstellen um (mit 24 multiplizieren und als Zahl formatieren) Lösung:

78 2 Übungen: Schreibe die untenstehende Tabelle Arbeitsbeginn.. Gearbeitete Stunden ohne Ergebnisfelder ab und berechne die Arbeitszeit. Addiere die gearbeiteten Stunden, denke dabei daran, dass das Format umgestellt werden muss. Berechne dann den Auszahlungsbetrag.

79 EXCEL Arbeitstechniken -Tipps & Tricks NÜTZLICHE EINSTELLUNGEN IN DEN OPTIONEN Seitenumbrüche dauerhaft anzeigen lassen: Excel-Optionen, Kategorie ERWEITERT, Bereich Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen, Häkchen bei Seitenumbrüche einblenden ZELLINHALT AUF MEHRERE SPALTEN VERTEILEN Häufig erhält man Tabellen, die zur Weiterbearbeitung ungeeignet sind, da Inhalte in eine Zelle geschrieben wurden, die eigentlich auf mehrere Spalten aufgeteilt sein sollten. Klassisches Beispiel sind Adressen, die, wenn sie in einer Zelle erfasst sind, sich nur schwer nach unterschiedlichen Kriterien sortieren lassen, oft sind auch Text und Zahlen zusammen in eine Zelle geschrieben. Angenommen wir erhalten die folgende Tabelle: Hier ist Text mit Zahlen vermischt worden, es ist unmöglich, die Zahlen zu addieren. Lösung: Tabelle markieren Klick auf das Register DATEN Klick auf das Symbol Text in Spalten in der Gruppe DATENTOOLS Im Textkonvertierungsassistenten die Option Getrennt anklicken und auf WEITER klicken.

80 Häkchen dort setzen, wo getrennt werden soll Auf WEITER klicken Dann erhält man nochmals eine Datenvorschau Jetzt auf Fertig stellen klicken und unsere Tabelle sieht nun so aus: Nun kann die Tabelle weiterbearbeitet und berechnet werden. TEXT AUS ZELLEN TRENNEN Spalte markieren Register DATEN Symbol TEXT in Spalten Option GETRENNT WEITER Trennzeichen eingeben, meistens ist dies ein Komma oder Leerzeichen Fertigstellen ZELLEN ZUSAMMENFÜHREN Aus den beiden Zellen Nachname und Vorname möchten wir eine einzige Zelle machen, in welcher Nachname und Vorname zusammen stehen: Klick in die Ergebniszelle

81 Klick auf die 1. Zelle, die zusammen geführt werden soll Das kaufmännische UND eingeben & Anführungszeichen oben Leertaste Anführungszeichen oben Kaufmännisches UND & Klick auf die zweite Zelle, die zusammengeführt werden soll. Fertig! WERTE EINFÜGEN Ganz häufig möchte man Formelergebnisse kopieren und das Ergebnis als Wert in ein andere Zelle kopieren und nicht als Formelergebnis. Vorteil: Die Formel kann nicht mehr versehentlich geändert werden, unerwünschtes Einsehen er Formel wird verhindert usw. So geht s: Klick auf die Zelle, deren Ergebnis kopiert werden soll, kopieren (STRG+C), Zielzelle auswählen, Symbol EINFÜGEN, den kleinen nach unten weisenden Pfeil anklicken,, auf das Symbol Werte klicken.. Wenn dieser Vorgang des Öfteren zu erledigen ist, sollte man sich das Symbol auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff legen: SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHHNELLZUGRIFF ANPASSEN Klick auf weitere Befehle. Im Bereich Befehle auswählen auf Alle Befehle stellen, ddann in der alphabetische Liste nach dem gewünschten Befehl suchen, diesen anklicken und auf HINZUFÜGEN klicken. Mit OK Bestätigen. Fertig. Das Symbol befindet sich nun in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, sobald man etwas kopiert hat, ist es aktiv. IDENTISCHES AUSFÜLLEN ALLER ZELLEN Angenommen alle Zellen sollen den gleichen Inhalt erhalten, z.b. sollen Zellbereiche, die keine Zahlen enthalten mit einer 0 (Null) gefüllt werden: Zellbereich markieren, dann Text oder Zahl einfach eintippen, die Eingabe erscheint in der ersten Zelle des markieren Bereichs, dann STRG drücken und gedrückt halten, ENTER. LEERE ZELLEN EINER TABELLEN AUSFÜLLEN Angenommen ich habe eine Tabelle mit Zahlen erstellt, jedoch nicht alle Zellen enthalten Zahlen, diese möchte ich mich Nullen füllen, ich möchte also, dass Excel automatisch die leeren Zellen ausfüllt.

82 Ich öffne über die Tastenkombination STRG+G das Fenster Gehe zu und klicke auf den Button Inhalte. Nun wähle ich Leerzellen und bestätige mit ok Alle leere Zellen sind nun markiert, ich tippe einfach die Eingabe, die jede Zelle erhalten soll ein und bestätige mit STRG und ENTER. EINGABE VON BRÜCHEN: Man tippt am besten eine 0 plus Leerzeichen voran. Z.B. 0 1/3 ergibt 1/3. Ansonsten wandelt Excel den Bruch in ein Datum um. VORANGEHENDE NULLEN Vorangehende Nullen, etwa bei der Eingabe einer Telefonvorwahl werden nicht angezeigt. In den Excel-Optionen. Kategorie Erweitert, kann man das Häkchen bei In Zellen mit Nullwert eine 0 anzeigen aktivieren. Alternativ kann auch ein Hochkomma voran eingetippt werden oder die Zelle vorab als TEXT formatiert werden. TEXT IN ZELLEN ALS ZAHL DEFINIEREN Angenommen in einer Zelle habe ich den Text WAHR oder FALSCH stehen. Dieser hat sich möglicherweise aus einer Bedingung heraus ergeben. Möchte ich mit diesem Zellinhalt rechnen, dann muss ich den Text in eine Zahl konvertieren. Dies kann ich durchführen, indem ich vor dem Zellbezug in der Formel 2 Minuszeichen eingebe. Bei WAHR wird dann mit 1 gerechnet, bei FALSCH mit 0.

83 TEXTINHALT EINER ZELLE AUF MEHRERE ZELLEN AUFTEILEN Angenommen wir führen eine Adressdatenbank. Leider befindet sich die komplette Adresse unserer Kunden jeweils in einer einzigen Zelle. Um mit der Tabelle arbeiten zu können, soll der Inhalt auf mehrere Spalten aufgeteilt werden. Unterrichtsübung Wir schreiben folgenden Text in die Zelle A1: Wir möchten den Text aufteilen auf die Spalten Vorname, Name, Straße, PLZ, Ort Klick auf das Register DATEN Klick in der Gruppe DATENTOOLS auf das Symbol Text in Spalten Im nun folgenden Fenster aktivieren wir die Option getrennt, da wir unseren Text trennen möchten Wir bestätigen unten rechts den Button WEITER Immer vor hinter jedem Leerzeichen soll der Text getrennt und in die nächste Spalte transportiert werden, daher klicken wir die Option Leerzeichen an Mit WEITER bestätigen Wir erhalten eine Vorschau, die wir mit Fertig stellen bestätigen.

84 Ergebnis: SCHNELLES EINFÜGEN VON ZEILEN UND SPALTEN Am schnellsten geht es mit der Tastenkombi STRG und +(Plus). Löschen mit STRG und (Minus) NEGATIVE ZEITWERTE ANZEIGEN LASSEN Wir haben gelernt, das Excel keine negativen Zeitwerte darstellen kann. Auch hier gibt es einen Trick. In den Excel-Optionen finden wir in der Kategorie ERWEITERT den Eintrag Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe. Hier aktivieren wir das Häkchen bei Datumswerte verwenden. NEGATIVE UHRZEITEN ROT DARSTELLEN: Formatierung Uhrzeit benutzerdefiniert: [h]:mm;[rot]-[h]:mm So soll das Ergebnis sein: So geht s: Tabelle komplett markieren und Kopieren Zwischenablage öffnen (Register START, kleiner Pfeil rechts Gruppe ZWISCHENABLAGE) Zelle des gewünschten Zielbereichs anklicken Pfeil unter dem Symbol EINFÜGEN anklicken Transponieren auswählen Fertig DATUM UND UHRZEIT SCHNELL ANZEIGEN: Wir drücken STRG+UMSCHALT plus. (Punkt) Sofort erscheint die Uhrzeit Wir drücken STRG+.(Punkt) Sofort erscheint das Datum. RECHNEN OHNE FORMELN Manchmal möchte man einfach schnell eine Summe erhalten und auf lästige Formeln gerne verzichten. Tipp: Einfach den Bereich, der addiert werden soll, markieren und ganz unten in die Statusleiste schauen: Dort wird nicht nur die Summe, sondern auch Anzahl und Mittelwert ausgegeben.

85 GLEICHHEITSZEICHEN VOR DER FORMEL Wem es zu lästig ist, das Gleichheitszeichen einzutippen, tippt einfach ein +-Zeichen oder ein Minuszeichen zu Beginn einer Formel ein: Excel wandelt automatisch ins Gleichheitszeichen um. TRANSPONIEREN Ich kann Zeilen- und Spalten miteinander vertauschen. Diese Funktion benötige ich, wenn ich eine Tabelle erstelle habe, aber im Nachhinein bemerke, dass die Anordnung doch nicht ideal ist. Die Anordnung dieser Tabelle möchte ich vertauschen: So soll das Ergebnis sein: So geht s: Tabelle komplett markieren und Kopieren Zwischenablage öffnen (Register START, kleiner Pfeil rechts Gruppe ZWISCHENABLAGE) Zelle des gewünschten Zielbereichs anklicken Pfeil unter dem Symbol EINFÜGEN anklicken Transponieren auswählen Fertig TABELLEN SCHNELL FORMATIEREN Excel verfügt zwar über im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN über Formatvorlagen, mit denen man markierte bzw. aktive Tabellen formatieren kann, doch vielfach wird die Funktion aus der Vorversion vermisst, die zwar noch vorhanden, nur leider sehr versteckt ist. Mit dem Symbol für AUOTOFORMAT zaubern wir in Kürze eine ansprechende Tabelle. Dieses Symbol integrieren wir auf unsere Symbolleiste für den Schnellzugriff: Klick auf den kleinen nach unten zeigenden Pfeil neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff Klick auf WEITERE BEFEHLE Im Feld BEFEHL AUSWÄHLEN geben wir ALLE BEFEHLE ein Jetzt Scrollen wir soweit nach unten bis wir das Symbol AUTOFORMAT finden und klicken auf HINZUFÜGEN. Mit OK bestätigen fertig. Wenn wir jetzt eine Tabelle formatieren möchten, markieren wir diese und klicken auf das Symbol. Sofort werden uns viele

86 Formatvorlagen angezeigt. Über das Feld Optionen kann man noch auswählen, welche Formateigenschaften eventuell deaktiviert werden sollen. DIE SUCHFUNKTION Angenommen wir haben eine große Tabelle, in der alle Kunden, Rechnungsnummern, Beträge, Kundennummern usw. eingetragen sind. Wenn wir zum Beispiel nach einem bestimmten Betrag suchen, gehen wir einfach im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Feld suchen. Wenn wir auf das Feld Optionen klicken, können wir sogar die komplette Arbeitsmappe mit allen Tabellenblättern durchsuchen lassen FORMELN ANZEIGEN LASSEN Um die Formeln einer Tabelle anzeigen zu lassen gehen wir auf das Register FORMELN und wählen in der Gruppe Formelüberwachung Formeln anzeigen. Ältere Versionen zeigen mit STRG+# Formeln an. ZEITEN SUMMIEREN Wer mit Uhrzeiten rechnet, merkt irgendwann, dass Excel anscheinend nicht korrekt addiert. Das stimmt nicht ganz, die Darstellung von addierten Stunden ist möglicherweise nur nicht ganz richtig. Warum? Excel beginnt bei der Zeitüberschreitung von 24 Stunden für die Anzeige wieder bei 0 an zu zählen. Das bedeutet, Excel rechnet zwar richtig, verschluckt aber

87 Stunden bei der Darstellung. Daher einfach das Ergebnis markieren und mit folgendem Format formatieren: 37:30:55 (START, Gruppe ZAHL, Zahlen, Uhrzeit) PDF UMWANDELN AKTIVES TABELLENBLATT IN PDF UMWANDELN: Einfach als PDF abspeichern: Klick auf Datei speichern unter oder Tastenkombi STRG+S Nun ganz rechts auf den kleinen Pfeil klicken um den aktuellen Dateityp *.xlsx zu ändern und zwar auf, findet man in der Liste der Dateitypen ziemlich weit unten. Fertig. Jetzt wird das Tabellenblatt als PDF gespeichert, man muss noch einen entsprechenden Namen vergeben, sonst nennt Excel dieses Mappe 1. GANZE ARBEITSMAPPE IN PDF UMWANDELN: Datei>Speichern und Senden>PDF/XPS-Dokument erstellen > Namen geben > veröffentlichen > > > >

88 Zusammenfassende Grundlagenübung mit ausführlicher Anleitung Aufgabenteil 1: Umgang mit Arbeitsmappen und Tabellen, Summenfunktion Arbeitsmappen anlegen, Arbeiten mit Tabellenblättern, Eingabe- und Korrektur, Zeichenformatierung Aufgabe: Es soll eine Arbeitsmappe angelegt werden, mit den Kosten der Abteilungen einer Firma in den Quartalen 1 bis 4 Auf einem zweiten Tabellenblatt sollen die Gesamtkosten ersichtlich sein Auf der zweiten Tabelle sollen die Überträge der Tabellen Quartal 1,2,3 und 4 von Excel übernommen werden Arbeitshinweis: Wir benötigen also 4 Tabellenblätter für die Quartale 1 bis 4 Mehrfachmarkierung - Gruppenmodus Um nicht jedes Tabellenblatt einzeln anlegen zu müssen, markieren Sie 4 Tabellenblätter mit Hilfe der Mehrfachmarkierung. So geht s: Erstes Tabellenblatt anklicken Taste STRG drücken und gedrückt halten Weitere Tabellenblätter anklicken

89 Tipp: So geht s noch einfacher: Rechtsklick auf ein beliebiges Tabellenblatt und im aufklappenden Kontextmenü den Befehl "Alle Blätter auswählen" anklicken. Arbeitshinweis: Nun werden die Einträge, die auf jedem Tabellenblatt identisch sind, vorgenommen: TEXT UND ZAHLENEINGABE Füllen Sie wie in der oben stehenden Abbildung die Zellen aus, indem Sie einfach die Zelle, die einen Eintrag erhalten soll anklicken. Dass die Breite der Spalte A für den Eintrag Kostenaufstellung nicht ausreicht, stört Excel nicht, solange die angrenzende Zelle leer ist! Der Eintrag wird in voller Länge angezeigt, auch wenn die angrenzende Zelle dabei überdeckt wird. Drücken Sie sich anschließend die Enter-Taste, jetzt ist die nächste Zelle unten zur Eingabe markiert. Navigieren Mit der TAB-Taste bewegen Sie sich nach rechts. Auch mit den Pfeiltasten im mittleren Tastenblock können Sie im Tabellenblatt in die angezeigten Richtungen navigieren. Die Taste Pos 1 bringt Sie immer wieder zum Anfang Ihrer Tabelle. Arbeitshinweis: Nun werden die Monate Februar und März eingetragen. Excel verfügt über eine automatische Ausfüllfunktion, so können wir uns viel überflüssige Schreibarbeit ersparen. In diesem Fall kann Excel selbständig die noch fehlenden Monate Februar und März eintragen: AUSFÜLLFUNKTION NUTZEN (1) Klicken Sie auf den Eintrag Januar Die Zelle ist jetzt aktiv und daher schwarz umrahmt, also aktiv. Rechts unten im Rahmen sehen Sie ein kleines Kästchen, das sogenannte Ausfüllkästchen. Fahren Sie mit dem Mauszeiger so auf das Ausfüllkästchen, sodass ein Plus-Zeichen (+) erscheint. Jetzt drücken Sie die linke Maustaste, halten diese gedrückt und ziehen die Maus nach rechts

90 Beim Ziehen zeigt Excel die Ausfülleinträge an. Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie den letzten Ausfülleintrag lesen. Excel hat jetzt automatisch die noch fehlenden Monate Februar und März eingesetzt. Tabelle formatieren die Überschrift soll über der Tabelle zentriert erscheinen die Höhe der Überschriftenzeile soll verändert werden die Spalten und Zeilenüberschriften sollen fett formatiert werden und das Ergebnis eine doppelte Rahmenlinie erhalten! Wir erinnern uns, noch sind alle Tabellenblätter markiert, so dass alle Eingaben und Formatierungen sich auf alle Tabellenblätter auswirken. ÜBERSCHRIFT ZENTRIEREN: ZELLEN VERBINDEN Abb. Markierung Um die Überschrift zu zentrieren, müssen wir zunächst die Zellen A1 bis E1 verbinden. Klicken Sie in die Zelle A1 und ziehen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste bis hin zur Zelle E1. Dieser Bereich erhält jetzt einen Rahmen, das heißt, dieser Bereich ist aktiv. Alle Zellen bis auf die erste Zelle A1 sind außerdem farblich markiert. Nun weiß Excel, dass der nachfolgende Befehl sich genau auf diesen Bereich auswirken soll. Sie müssen jetzt nur noch den entsprechenden Befehl, also den Befehl zum Verbinden der Zellen eingeben. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste: SCHRIFT FORMATIEREN Jetzt markieren wir die Überschrift und den Bereich A2 bis E2 und A 1 bis A 11, also den Bereich, wo die Monate sowie die Überschrift Gesamtkosten eingetragen ist und den Bereich der Abteilungen und Quartalskosten. Dies können wir wieder mit der Mehrfachmarkierung durchführen. Also zunächst die Maus über die Überschrift ziehen, dann die Taste STRG drücken und gedrückt halten und die Maus über die Spaltenüberschriften Januar bis Gesamtkosten ziehen und anschließend über die Zeilenüberschriften (Personal bis Quartalskosten) ziehen. Wer hier noch Schwierigkeiten hat, führt die nachfolgenden Schritte einfach nacheinander und einzeln durch.

91 Vorausgesetzt die entsprechenden Bereiche sind nun markiert, klicken Sie einfach in der Symbolleiste auf das Symbol für die fette Formatierung im Register START, Gruppe Schriftart. Jetzt sollte die fette Formatierung zu sehen sein. MARKIERUNG DEAKTIVIEREN Klicken Sie einfach auf eine freie Zelle, um die Markierung zu deaktivieren ZEILENHÖHE VERÄNDERN Um die Zeilenhöhe der Überschrift zu verändern, markieren wir die Zeile oder klicken einfach in die Zeile hinein. Im Register START (das sowieso standardmäßige aktive Register) in der Gruppe ZELLEN finden wir das Symbol FORMAT Wir klicken auf das Symbol und dann auf Zeilenhöhe. In dem eingeblendeten Assistenten können wir die Zeilenhöhe manuell überschreiben. In diesem Beispiel wird die Zeilenhöhe auf den Wert 28,5 gesetzt. HINTERGRUND EINFÄRBEN Um die Tabelle ansprechender und übersichtlicher zu gestalten, werden wir jetzt den mit farbigen Hintergründen arbeiten. Die Überschriftenzeile erhält ein helles blau, die Spalten und Zeilenüberschriften erhalten ein helles Grau. Markieren Sie die Überschrift Klicken Sie jetzt auf den winzigen nach unten weisenden Pfeil neben dem Symbol für Hintergrundfarbe im Register START, Gruppe Schriftart und wählen Sie aus den Designfarben ein beliebige Farbe, z. B. ein helles Blau durch Anklicken mit der linken Maustaste aus Markieren Sie jetzt mit Hilfe der Mehrfachmarkierung die übrigen Bereiche, die einen Hintergrund erhalten sollen und gehen Sie vor wie unter Punkt 2 beschrieben. Wählen Sie eine andere beliebige Farbe aus, z. B. ein helles Grau. Orientieren Sie sich bei der Markierung an oder obenstehenden Abbildung Abb. Markierung. RAHMENLINIEN ERZEUGEN Um die Rahmenlinie zu setzen markieren Sie die letzte Zeile A 11 bis E 11.

92 Klicken Sie im Register START, Gruppe Schriftart auf den Pfeil neben dem Symbol für Rahmenlinien Wählen Sie aus dem Menü Rahmenlinie oben und doppelte unten indem Sie darauf klicken. Fertig! Arbeitshinweis: Nun ist das Grundgerüst unserer Tabelle erstellt. Es fehlen aber noch Einträge der Kosten und die Formeln zur Berechnung der Kosten. Die Formeln können wir bereits ohne Zahlenmaterial eingeben. Damit unser Beispiel aber besser nachvollziehbar ist, geben wir die Kosten zuerst ein. Tippen Sie die Beträge wie in der nachfolgenden Abbildung zu sehen, ein, aber ohne Komma und Nachkommastellen, auch ohne Eurosymbol! Wir geben lediglich 3 Beträge ein, um uns Zeit und Arbeit zu ersparen, den Rest lassen wir Excel mit Hilfe der Ausfüllfunktion erledigen. Es ist uns doch im Beispiel egal, welche Zahlen hier stehen. Warum geben wir nur die vier Beträge ein? Damit wir die Ausfüllfunktion nutzen von Excel kennen lernen: - So geht s: Excel berechnet die Differenz von zwei Werten, wenn wir diese markieren und kopieren wie bereits weiter oben unter Ausfüllfunktion nutzen (1) beschrieben. Geben Sie wie in der Abbildung gezeigt die entsprechenden Werte ein Markieren Sie nun diese 4 Zellen also B3 bis C2.

93 Fahren Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen von Zelle C2 und ziehen Sie die Maus bei gedrückter Maustaste nach rechts auf die Zelle D3. Jetzt sieht der Bereich wie folgt aus: jetzt noch in N eintippen und mit Hilfe des Ausfüllkästchens nach rechts bis D 3 ziehen SMARTTAGS Beim Ausfüllen wird rechts wird ein sogenannter Smart-Tag eingeblendet. Sie können Smart-Tags unbeachtet lassen, sie verschwinden bei der nächsten Aktion von selbst. Sie können aber auch den Smart-Tag öffnen: Wird ein Smarttag eingeblendet, klicken Sie den kleinen, nach unten weisenden Pfeil an. Excel möchte mit Ihnen kommunizieren und bietet Ihnen deshalb verschiedene Optionen an. Im Fall unseres Beispiels sieht das so aus: Klicken Sie die gewünschte Option an. ZELLEN KOPIEREN Wenn Sie Zellen kopieren anklicken, dann werden die markierten Zellen nach rechts kopiert. DATENREIHE AUSFÜLLEN Diese Option bedeutet, dass Excel die Differenz zwischen den markierten Zellen berechnet und diese addiert. In unserem Fall ist bereits Datenreihe ausfüllen aktiviert, das bedeutet, Excel hat bereits die Differenz der markierten Zellen berechnet und diese Differenz aufaddiert, so dass in unseren Zellen die entsprechend größere Zahl eingetragen ist. NUR FORMAT AUSFÜLLEN Diese Option ist nützlich, wenn nur die Formatierung von Zellen, nicht aber deren Inhalt übertragen werden soll OHNE FORMATIERUNG AUSFÜLLEN Der Zelleninhalt wird mit der Standardformatierung übertragen, die eventuell den Zellen zuvor zugewiesene Formatierung wird nicht mit übertragen. In unserm Fall lassen wir den Smart-Tag unbeachtet und füllen auch die nächsten leeren Zellen mit Hilfe der Ausfülloption nach unten aus

94 . B3 bis D4 markieren und auf das Ausfüllkästchen unten rechts fahren. Mit gedrückter linker Maustaste nach unten ziehen. Arbeitshinweis Nun sollten die Zahlen formatiert werden. ZAHLEN FORMATIEREN Jetzt sind alle Zellen mit Zahlen gefüllt: Markieren Sie den Bereich, dem Sie eine Formatierung zuweisen möchten, in unserem Fall ist es der Bereich, in den wir unsere Werte eingetragen haben, einschließlich der Bereich, der zwar jetzt noch leer ist, der aber später auch Werte erhalten soll, also B3 bis E11. Schauen Sie jetzt auf die Symbolleiste START, Gruppe Zahl und klicken Sie auf das Euro-Symbol. Sofort erhalten alle Werte die gewünschte Formatierung. Werden später in die noch leeren Zellen Zahlen eingetragen, werden diese sofort mit der gerade zugewiesenen Formatierung dargestellt. Arbeitshinweis Noch immer ist unsere Tabelle nicht fertig. Es fehlen noch die Ergebnisse. Excel bietet natürlich auch hier komfortable Lösung an. Mit einem Mausklick können wir die gewünschte Summe berechnen lassen: Mit Hilfe der Funktion Autosumme! AUTOSUMME Markieren Sie alle Zellen, die aufaddiert werden sollen, einschließlich der leeren Zellen, in denen später das Ergebnis ausgewiesen werden soll. In unserem Beispiel ist das der Bereich

95 B3 bis E11. Klicken Sie jetzt im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Autosummenzeichen So sollte jetzt das Ergebnis aussehen: Arbeitshinweis: Jetzt stören noch die komischen Zäune, die zu sehen sind, wenn eine Spalte für den Eintrag in der Breite nicht ausreicht. Das bedeutet, wir müssen die Spaltenbreite der Spalten B, C und D verändern. SPALTENBREITE ANPASSEN Fahren Sie mit der Maus auf die Trennlinie zwischen Spalte B und Spalte C im Spaltenkopf, weil Sie die Spalte B verbreitern möchten. Klicken Sie, sobald sich der Mauszeiger verwandelt in ein Kreuz mit Pfeilenden rechts und links. Die Spaltentrennlinie wird eingeblendet und die aktuelle Spaltenbreite wird angezeigt. Halten Sie die Maustaste gedrückt, ziehen Sie jetzt mit gedrückter Maustaste die Maus nach rechts. Jetzt wird die Spaltenbreite vergrößert. Tipp: So geht s einfacher: Klicken Sie einfach doppelt auf die Spaltentrennlinie im Spaltenkopf und die Spalte passt sich automatisch dem längsten Eintrag an. Sie können auch die komplette Tabelle mit einem Mausklick anpassen: Dazu klicken Sie in das freie Feld wo sich Spalte A und Zeile 1 kreuzen:.jetzt ist die komplette Tabelle markiert. Alle Spalten werden gleichzeitig angepasst, wenn Sie auf eine beliebige Trennlinie zwischen zwei Spalten im Spaltenkopf doppelt klicken.

96 ZEILEN UND SpALTEN EINFÜGEN Im Register START, Gruppe ZELLEN werden Zeilen und Spalten mit Hilfe des rechten Mausklicks eingefügt. In die Zelle bzw. Spalte, über der bzw. neben der eine Zeile bzw. Spalte eingefügt werden soll, rechtsklicken und aus dem Kontextmenü gewünschte Option auswählen. FERTIG! Arbeitshinweis: Wir stellen fest, dass wir eine Abteilung vergessen haben, die Abteilung Service. Die Kosten dieser Abteilung müssen auch noch erfasst werden. Das bedeutet, wir müssen eine zusätzliche Zeile einfügen. ZEILEN UND SPALTEN NACHTRÄGLICH EINFÜGEN Wir klicken Sie in die Zeile Betriebstechnik A3 (Anmerkung Grundsätzlich klickt man auf die Zeile, über der man eine zusätzliche Zeile einfügen möchten, in unserm Beispiel klicke wir aber auf A3). Im Register START, in der Gruppe ZELLEN klicken Sie auf die Option EINFÜGEN und dann auf Blattzeilen einfügen oder wir fügen die Zeile über den rechten Mausklick ein: Wir haben jetzt die Zeile Service eingefügt und tippen einfach noch die Kosten ein wie oben in der Abbildung ersichtlich. Jetzt müssen wir aber die Zeile noch entsprechend formatieren, denn die Zeile Service soll natürlich nicht grau hinterlegt sein, das sind die anderen Zeilen der Kostenabteilungen ja auch nicht. SCHNELLE FORMATÜBERTRAGUNG Wir nehmen einfach das Format einer Zelle, die die richtige Formatierung trägt, in unserem Beispiel auf die Zelle B4 Nun klicken wir im Register START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf den Pinsel Unser Mauszeiger enthält nun einen Pinsel, das sehen wir, wenn wir mit dem Mauszeiger über unsere Tabelle fahren

97 Nun fahren wir mit dem Mauszeiger genau auf die Zelle B3, weil diese Zelle die gleiche Formatierung erhalten soll, wie die Zelle B4, die wir angeklickt haben bevor wir auf den Pinsel geklickt haben. Wir klicken auf die Zelle B3 und halten die Maustaste gedrückt. Wenn wir versehentlich die Maustaste losgelassen haben, müssen wir den Vorgang wiederholen. Jetzt ziehen wir mit gedrückter Maustaste den Pinsel über den Bereich B3 bis D3 und unsere Zahlen sollten nun das gleiche Format wie alle anderen Zellen auch haben. Sollte dies nicht geklappt haben formatieren wir einfach auf herkömmliche Art, das haben wir ja bereits gelernt, also Bereich markieren, Schattierung entfernen über den Farbeimer (keine Füllung) und auf das Euro-Symbol klicken. Jetzt weist die eingefügte Zelle aber noch keine Summe auf. Die möchten wir automatisch von Excel ermitteln lassen. Das können wir, indem wir einfach wieder in die leere Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll, hinein klicken und auf das uns bereits bekannte Summensymbol klicken. Etwas Fortgeschrittene können versuchen, die Formel der darunter liegenden Zelle E4 auf die Zelle E3 zu kopieren, einfach mit Hilfe des Ausfüllkästchens, wie wir es schon gelernt haben. Klicken Sie einfach in die Zelle, die die Formel, die Sie kopieren möchten, beinhaltet, in unserem Beispiel auf die Zelle E4. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie die Maus mit gedrückter Taste nach oben. So geht s noch einfacher: Man hätte auch den gesamten Zahlenbereich noch einmal markieren können, um dann auf das Symbol AUTOSUMME zu klicken. Die Ergebnisse werden sofort neu berechnet. TABELLENZEILEN SORTIEREN Dadurch dass wir eine Zeile eingefügt haben, stimmt jetzt die Sortierung nicht mehr. Markieren Sie den Bereich A3 bis E 11 und wählen Sie im Register START, Gruppe BEARBEITEN den Filter aus Jetzt gewünschte Richtung auswählen. Fertig. Tipp: So geht s einfacher: Wenn unsere Tabelle keine Ergebniszeile erhielte, hätte es auch gereicht, wenn Sie in eine beliebige Tabellenzelle geklickt hätten.

98 Unsere fertige Tabelle Arbeitshinweis Alle notwendigen Eingaben und Formeln sind nun erledigt. Das bedeutet, wir können die Mehrfachmarkierung für die Tabellenblätter aufheben. Allerdings müssen wir jetzt auf den Tabellenblättern für die 3 anderen Quartale Korrekturen vornehmen, denn aus Gründen der Übersichtlichkeit haben wir auf dem ersten Tabellenblatt Zahlen eingetragen, doch diese Zahlen sollen nicht für alle Quartale gelten. Außerdem benötigen wir noch zwei weitere Tabellenblätter, eines für das vierte Quartal und eines für die Übersichtstabelle der Gesamtumsätze der Quartale 1 bis 4. Und natürlich müssen auch die Monatsnamen mit Hilfe der Ausfüllfunktion aktualisiert werden, denn noch steht überall Januar, Februar und März! MEHRFACHMARKIERUNG AUFHEBEN Klicken Sie einfach auf ein beliebiges Tabellenblatt. in der Titelleiste sollte der Eintrag [Gruppe] verschwunden sein) Alternativ rechtsklicken Sie auf eine Tabellenblatt und wählen Sie anschließend im aufgeklappten Kontextmenü die Option Gruppierung aufheben Tabellenblätter einfügen Klicken Sie auf dieses Symbol. Sofort erhält Ihre Tabelle ein weiteres Tabellenblatt. Fügen Sie insgesamt zwei Tabellenblätter ein. NAMEN UND FARBE FÜR TABELLENBLÄTTER Und aus Gründen der Übersichtlichkeit geben wir unseren Tabellenblättern jetzt Namen. Wenn wir mit der Mausspitze auf eines der Tabellenregister zeigen und rechtsklicken, dann erhalten wir ein Kontextmenü mit Befehlen. Wenn wir dem Tabellenblatt einen Namen geben möchten, wählen wir Umbenennen und überschreiben einfach den vorgegebenen Namen.

99 Rechtsklicken Sie auf das erste Tabellenblatt und klicken Sie im Kontextmenü auf umbenennen. Tippen Sie ein: 1. Quartal Verfahren Sie genauso mit den zwei weiteren Tabellenblättern und vergeben Sie die Namen 2. Quartal, 3. Quartal und 4. Quartal. Das 5. Tabellenblatt benennen Sie: Kosten für Quartal 1 bis 4 TABELLENBLÄTTER EINFÄRBEN Rechtsklicken Sie auf das Tabellenblatt und wählen Sie im Kontextmenü Registerfarbe. Klicken Sie auf eine beliebige Farbe in der Palette. In unserem Beispiel soll jedes Quartal eine eigene Farbe erhalten. TABELLENBLÄTTER LÖSCHEN Rechtsklick auf das Tabellenblatt, aus dem Kontextmenü Löschen auswählen. Quartalsnamen ändern (Korrektur) der fertigen Tabellen Klicken Sie auf das Tabellenblatt, in dem Sie Korrekturen vornehmen möchten, in unserem Fall zunächst auf das Tabellenblatt 2. Quartal. Klicken Sie einfach im auf den Monat Januar und überschreiben diesen mit dem Monat April. Mit Hilfe der Ausfüllfunktion füllen Sie die Namen der beiden weiteren Monate, also Mai und Juni für das zweite Quartal aus. Führen Sie diese Korrekturen auch für die Tabellenblätter 3. und 4. Quartal durch Nun geben Sie folgende Werte für die Quartale 2 bis 4 ein und nutzen Sie die Ausfüllfunktion: Quartal 2: Wir überschreiben die korrekten Monate für die entsprechenden Quartale Arbeitshinweis

100 Wir sind nun fertig mit den Tabellen für die 4 Quartale. Jetzt möchten wir die Kosten des ganzen Jahres auf einem Tabellenblatt übersichtlich zusammenfassen, das bedeutet, wir müssen die Beträge der Tabellenblätter 1. bis 4. Quartal auf das letzte Tabellenblatt übertragen. WERTE AUS ANDEREN TABELLENBLÄTTERN ÜBERNEHMEN Wir erstellen zunächst folgende kleine Tabelle auf dem Tabellenblatt Kosten Quartale 1 bis 4: Denken Sie daran, für die Zeilen A4 bis A6 die Ausfüllfunktion zu nutzen. Nun übertragen wir die noch fehlenden Werte. Klicken Sie auf das Tabellenblatt, auf welches Sie Werte anderer Tabellenblätter übertragen möchten, in unserem Beispiel Kosten für Quartale 1 bis 4. Klicken Sie in die Zelle, in der der gesuchte Wert ausgewiesen werden soll, in unserem Beispiel ist das B3. Wir müssen an dieser Stelle eine Formel erstellen, die Excel den Befehl gibt, auf den Wert einer anderen Tabelle zuzugreifen. Aber keine Angst, Excel schreibt die Formel ganz alleine. Sie müssen lediglich den Befehl zum Schreiben einer Formel eintippen und das ist das Gleichheitszeichen. Das Gleichheitszeichen leitet eine Formel ein. Anders ausgedrückt, vor jede Formel gehört ein Gleichheitszeichen. Los geht s: Tippen Sie ein Gleichheitszeichen ein (ISTGLEICH =). Wechseln Sie zum Quell-Tabellenblatt, in unserem Beispiel ist es das Tabellenblatt 1. Quartal, da dieses Tabellenblatt ja den ersten Wert, nämlich die Kosten für das erste Quartal, enthält

101 Klicken Sie jetzt einfach auf die Zelle, in der die Kosten ausgewiesen sind, in unserem Beispiel ist es die Zelle E12. In dieser Zelle sind ja die Gesamtkosten des 1. Quartals aufaddiert worden. Die Zelle erhält jetzt einen Laufrahmen. Bestätigen Sie mit der ENTER-Taste. Sofort wird das aktuelle Tabellenblatt angezeigt, der Wert wurde bereits in die zuvor markierte Zelle übertragen. Verfahren Sie mit den übrigen Quartalen genauso. Arbeitshinweis Fast ist die Aufgabe geschafft. Was fehlt ist die Summe Gesamtkosten in Zelle B7. Das können Sie bereits. Klicken Sie einfach in die Zelle B7 und Klicken Sie anschließend auf das Symbol für Autosumme im Register START Gruppe BEARBEITEN. Arbeitshinweis: Nun fehlt noch die abschließende Gestaltung unserer Tabelle. Oft ist es sinnvoll, Kopf- oder Fußzeilen einzugeben, aus denen z. B. ersichtlich ist, welcher Bearbeiter diese Tabelle erstellt hat, aus welcher Abteilung sie stammt, wann sie erstellt wurde. Oder ganz einfach kann auch die Tabellenüberschrift in der Kopfzeile stehen oder ein Logo Außerdem möchten wir manchmal die Randeinstellung oder das Format ändern. Die meisten Tabellen werden im Querformat erstellt. Häufig sollen Tabellen auf der Seite vertikal oder horizontal zentriert werden, auch dafür hat Excel eine Lösung parat. Auch ganz häufig sind sogenannte Gitternetzlinien gewünscht, die dem Druck eine bessere Übersichtlichkeit geben. Natürlich erstrecken sich viele Tabellen über mehrere Seiten, dann ist es sinnvoll, das sich bestimmte Zeilen auf jeder Seite wiederholen, das nennt man Drucktitel Häufig bearbeiten mehrere Personen eine Tabelle. Dafür gibt es die Möglichkeit, Kommentare einzufügen. Kommentare sind auch sehr nützlich, um bestimmte Dinge festzuhalten, damit man sie nicht vergisst, z. B. dass in einer ganz bestimmte Zelle noch ein Wert fehlt, der zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht vorlag. KOPF- ODER FUßZEILEN Markieren Sie alle Tabellenblätter gleichzeitig

102 Wechseln Sie jetzt auf das Register EINFÜGEN und klicken Sie in der Gruppe TEXT auf das Symbol Kopf- und Fußzeile Excel wechselt zur Seitenlayout-Ansicht und sofort werden sogenannte Kopf- und Fußzeilentools eingeblendet Geben Sie in das für die Kopfzeile vorgesehene Feld den gewünschten Text ein, in unserem Beispiel: Wechseln Sie über dieses Zeichen zur Fußzeile Geben Sie hier in der Gruppe KOPF- UND Fußzeilen-ELEMENTE den Befehl zum ERZEUGEN DER SEITENANZAHL Klicken Sie auf eine freie Stelle und kontrollieren Sie Ihre Eingaben. Tipp: An dieser Stelle gehen wir wieder zur Normalansicht zurück. Klicken Sie einfach auf das Register ANSICHT und dann in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT auf NORMAL. Entscheiden Sie selbst, welche Ansichtsform Ihnen eher gefällt. Tipp: Schauen Sie mal im Register SEITENLAYOUT auf die Gruppe Seite einrichten. Schauen Sie nach rechts unten auf den kleinen Pfeil, klicken Sie diesen an. Hier finden Sie das Register, das Sie aus früheren Excel Versionen kennen und können auch ganz leicht Seitenrandeinstellungen und Hoch- oder Querformat einstellen. Sogar die Gitternetzlinien und Wiederholungszeilen finden Sie hier im Kopf- und Fußzeilen lassen sich auch ganz leicht auf herkömmliche Art und Weise, also ähnlich wie in früheren Versionen einfügen:

103 Einfach auf das Register SEITENLAYOUT klicken und dann in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf das Startprogramm SEITE EINRICHTEN, so nennt man den winzigen kleinen Pfeil rechts unten Jetzt wird das bereits aus vorherigen Versionen bekannte Fenster SEITE EINRICHTEN eingeblendet mit 4 Registern. Im Register Kopfzeile/Fußzeile klicken Sie nun auf den entsprechenden Button und geben hier den gewünschten Text ein Mit OK bestätigen, fertig TABELLE AUF DEM BLATT ZENTRIEREN Im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Startmenü SEITE EINRICHTEN finden Sie das Register Seitenränder. Unten links gibt es die Option Auf Seite zentrieren. In unserem Beispiel klicken wir auf HORIZONTAL und bestätigen mit OK GITTERNETZLINIEN AKTIVIEREN Im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Startmenü SEITE EINRICHTEN finden Sie auch das Register Tabelle. Setzen Sie das entsprechende Häkchen HOCH- ODER QUERFORMAT Im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Startmenü SEITE EINRICHTEN finden Sie auch das Register Papierformat. Setzen Sie das entsprechende Häkchen, in unserem Beispiel klicken Sie bitte auf Querformat

104 DRUCKANSICHT Natürlich interessiert uns, wie unsere Tabelle nun im Druck aussehen würde. Wir klicken einfach auf. Rechts wird die Tabelle in der Druckansicht gezeigt. So sollte unsere Tabelle 1. Quartal in der Seitenansicht angezeigt werden. DRUCKVORSCHAU SCHLIEßEN Über dieses Symbol verlassen wir die Druckvorschau Kommentare Register ÜBERPRÜFEN, Gruppe Kommentare auf das Symbol NEUER KOMMENTAR klicken Im Feld einfach den Kommentar eintippen - Fertig! In unserm Beispiel schreiben wir :