Informationsbrief 01/2014

Transkript

1 INHALT 1. In eigener Sache 2. Nachträgliche Anschaffungskosten bei Inanspruchnahme aus Gesellschafterbürgschaft 3. Reisekosten bei Ausbildungsdienstverhältnissen 4. Übernahme von Bußgeldern durch den Arbeitgeber 5. Geschenke an ausländische Geschäftsfreunde und Pauschalierung 37b EStG 6. Wohnungswechsel und Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen 7. Progressionsvorbehalt bei Krankengeld von Krankenversicherung 8. Ausgleichszahlungen bei Beendigung eines Leasingvertrages und Umsatzsteuer 9. Sicherheitseinbehalte und Berichtigung der Umsatzsteuer 10. Falsche Bezeichnung des Leistungsempfängers und Vorsteuerabzug 11. Rechnung und unzureichende Leistungsbeschreibung 12. Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz 13. E-Bilanz 14. Verbilligte Wohnraumüberlassung 15. Die Zuordnungsproblematik bei Photovoltaikanlagen und Blockheizkraftwerken 16. Aussonderung von Unterlagen 17. Weitere Informationen 1. In eigener Sache Am ist die letzte Frist zur Abgabe der Steuererklärungen für 2012 abgelaufen. Laut Anweisung der Finanzverwaltung sind von Steuerberatern erstellte Erklärungen spätestens bis zum des Folgejahres einzureichen, stillschweigend wird eine Abgabe bis des übernächsten Jahres akzeptiert. Darüber hinaus dürfen Fristverlängerungen nur in begründeten Einzelfällen gewährt werden, z. B. bei Krankheit, nicht aber wegen Arbeitsüberlastung beim Steuerberater. Immer wieder berichten uns Mandanten, dass laut ihrem Sachbearbeiter eine Fristverlängerung von uns beantragt werden könnte. Wegen der Vielzahl an Fällen, die im Februar fertig werden müssen, sind wir aber nicht in der Lage in jedem Fall zu testen, welcher Sachbearbeiter bereit ist gegen die bestehende Dienstanweisung zu handeln. Bitte bedenken Sie, dass wir oft mehrmals beim Finanzamt anrufen müssen, bis wir den zuständigen Beamten erreichen. Dies kostet wiederum Zeit für die Fertigstellung der Erklärungen, für die wir leider auch diesmal wieder zahlreicher als im Vorjahr erst nach Anmahnung der Finanzverwaltung Ende Januar die nötigen Unterlagen erhalten haben. Wir bitten daher um Verständnis dafür, dass wir Fristverlängerungsanträge wirklich nur noch in den von der Finanzverwaltung vorgesehenen begründeten Ausnahmefällen stellen. 2. Nachträgliche Anschaffungskosten bei Inanspruchnahme aus Gesellschafterbürgschaft Immer wieder ist strittig, ob die Erfüllung einer Gesellschafterbürgschaft zu nachträglichen Anschaffungskosten der Beteiligung führt. In einem beim Bundesfinanzhof (BFH) entschiedenen Fall übernahm ein Allein-Gesellschafter einer GmbH eine unbeschränkte selbstschuldnerische Bürgschaft zur Sicherung aller bestehenden und künftigen Verbindlichkeiten der GmbH gegenüber der Bank X. Die Gesellschaft befand sich zu diesem Zeitpunkt bereits in der Krise. 4 Jahre später wurde der Gesellschafter von der Bank X aus der Bürgschaft in Anspruch genommen. Nach weiteren 4 Jahren wurde die Gesellschaft wegen Vermögenslosigkeit aufgelöst. Eine Rückzahlung der Bürgschaftsleistung an den Gesellschafter konnte die GmbH nicht vornehmen. Der BFH kam zur Auffassung, dass die Bürgschaftsleistung als nachträgliche Anschaffungskosten der Beteiligung anzusehen ist. Die Übernahme der Bürgschaft war durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst und die Rückgriffsforderung gegen die Gesellschaft sei wertlos gewesen. Siehe hierzu Urteil des BFH vom , Az. IX R 1/

2 3. Reisekosten bei Ausbildungsdienstverhältnissen Die Fahrtkosten eines sich in der dualen Ausbildung befindlichen Auszubildenden, in die berufspraktische Ausbildungsstätte sind nach einer Entscheidung des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom , Az. 6 K 1103/13, nach Reisekostengrundsätzen als Werbungskosten zu berücksichtigen. Nach Ansicht des Gerichts handelt es sich bei einem Ausbildungsverhältnis stets um eine befristete Maßnahme, so dass ein Vergleich zu einer Auswärtstätigkeitsstätte gegeben sei. Demnach sind die Fahrtkosten nicht lediglich im Umfang der Entfernungspauschale, sondern nach Dienstreisegrundsätzen unter Berücksichtigung der tatsächlichen Kosten für jeden gefahrenen km bzw. unter Ansatz der Pauschale von 0,30 je km zu ermitteln. Die Finanzverwaltung hat beim BFH Revision gegen die Entscheidung des Finanzgerichts erhoben. Diese ist unter dem Az. III R 60/13 anhängig. 4. Übernahme von Bußgeldern durch den Arbeitgeber Es gilt der Grundsatz: Vorteile die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zukommen lässt, stellen dann keinen Arbeitslohn dar, wenn diese im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt werden. Der BFH hat ein solches eigenbetriebliches Interesse bislang u.a. dann angenommen, wenn die Vorteilsgewährung als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen zu qualifizieren war. Unter dieser sperrigen Begrifflichkeit fasste der BFH bislang auch vom Arbeitgeber übernommene Bußgelder, die dem Arbeitnehmer z.b. aufgrund der Verletzung des Halteverbots der Straßenverkehrsordnung oder aufgrund eines Verstoßes gegen Lenk- und Ruhezeiten auferlegt wurden (BFH vom , Az. VI R 29/00, BStBl 2005 II S. 367). Diese Ansicht hat der BFH nun in seinem Urteil vom , Az. VI R 36/12 ausdrücklich aufgegeben. Mit Bußgeldern belegte rechtswidrige Handlungen des Arbeitnehmers erfolgen demnach auch wenn dies auf Weisung des Arbeitgebers erfolgt nicht im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Für viele Post- und Paketdienstangestellte gerade in Ballungsgebieten dürfte die Entscheidung spürbare Auswirkungen nach sich ziehen. Die Arbeitgeber sollten sich der damit verbundenen Lohnsteuer- und Sozialabgabepflicht bewusst sein. 5. Geschenke an ausländische Geschäftsfreunde und Pauschalierung 37b EStG Wird die Pauschalierung für Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde gewählt, kann sie nach Auffassung der Finanzverwaltung nur für sämtliche Sachgeschenke eines Wirtschaftsjahres an diese Gruppe insgesamt gewählt werden. Nach dieser Auffassung müssen auch Sachgeschenke an ausländische Geschäftsfreunde der Pauschalierung unterworfen werden. Der BFH hat hierzu aber aktuell anders entschieden. Die Pauschalierung der Einkommensteuer nach 37b EStG ist auf den Empfängerkreis zu begrenzen, bei dem die Sachzuwendungen zu einkommensteuerbaren und grundsätzlich auch einkommensteuerpflichtigen Einnahmen im Inland führen. Sachzuwendungen, die an Geschäftsfreunde und Arbeitnehmer geleistet werden, die im Inland weder beschränkt noch unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, dürfen nicht der Pauschalierung nach 37b EStG unterworfen werden. So BFH vom , Az. VI R 57/11 und vom , Az. VI R 78/ Wohnungswechsel und Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen Hochinteressante Aussagen zum Wohnungswechsel und Einbezug der künftigen (noch nicht bezogenen) Wohnung in 35a EStG enthält Tz. 19 des BMF-Schreibens vom Beabsichtigt der Steuerpflichtige umzuziehen, und hat er für diesen Zweck bereits eine Wohnung oder ein Haus gemietet oder gekauft, gehört auch diese Wohnung oder dieses Haus zu seinem Haushalt. Voraussetzung ist natürlich, dass er tatsächlich dorthin umzieht. Entsprechendes gilt auch umgekehrt. Sind nach dem Umzug in die neue Wohnung noch Handwerkerleistungen an der bisherigen Wohnung erforderlich, dann sind diese Arbeiten auch nach 35a EStG begünstigt. Die Maßnahmen zur Beseitigung der durch die bisherige Haushaltsführung veranlassten Abnutzung (z. B

3 Renovierungsarbeiten eines ausziehenden Mieters) gelten als im Haushalt erbracht. 7. Progressionsvorbehalt bei Krankengeld von Krankenversicherung Erhält ein Steuerpflichtiger von seiner gesetzlichen Krankenversicherung Krankengeld als Lohnersatzleistung, dann ist diese Lohnersatzleistung einkommensteuerfrei. Allerdings sind diese Lohnersatzleistungen beim positiven Progressionsvorbehalt zu berücksichtigen und führen somit zu einer höheren Gesamtsteuerbelastung. Im Rahmen des Progressionsvorbehalts werden lediglich Krankengelder berücksichtigt, die von einer gesetzlichen Krankenversicherung bezogen werden. Krankengelder aus einer privaten Krankenversicherung fallen nicht unter den Progressionsvorbehalt. Deswegen stellt sich die Frage, ob diese Ungleichbehandlung gegen den im Grundgesetz verankerten Grundsatz der Gleichberechtigung verstößt. Beim BFH liegt zu dieser Rechtsfrage unter dem Az. III R 36/13 ein Verfahren. Die Rechtsfrage lautet u.a.: Ist 32b Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b EStG verfassungswidrig wegen Verstoßes gegen das Willkürverbot und das Sozialstaatsprinzip, weil lediglich das von einer gesetzlichen Krankenversicherung bezogene Krankengeld, nicht aber das von einer privaten Krankenversicherung bezogene Krankentagegeld erfasst wird? 8. Ausgleichszahlungen bei Beendigung eines Leasingvertrages und Umsatzsteuer Mit aktuellem Erlass vom folgt das Bundesfinanzministerium der Rechtsprechung des BFH vom , Az. XI R 6/11. Danach sind Zahlungen für einen Minderwertausgleich wegen Schäden an einem Leasingfahrzeug nicht umsatzsteuerbar. Eine eigenständige Leistung des Leasinggebers darin, dass dieser die Nutzung des Fahrzeugs über den vertragsgemäßen Gebrauch geduldet habe, wird daher nicht mehr angenommen. 9. Sicherheitseinbehalte und Berichtigung der Umsatzsteuer Nach Auffassung des BFH liegt eine Uneinbringlichkeit nach 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG vor, wenn bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass der Leistende die Entgeltforderung (ganz oder teilweise) jedenfalls auf absehbare Zeit rechtlich oder tatsächlich nicht durchsetzen kann. Kann der Unternehmer das Entgelt für seine bereits erbrachten Leistungen aus Gründen, die bereits bei Leistungserbringung vorliegen, für einen Zeitraum über zwei bis fünf Jahre nicht vereinnahmen, ist ebenfalls von einer Uneinbringlichkeit auszugehen. Gerade im Bauhaupt- und im Baunebengewerbe sind Sicherungseinbehalte üblich. Wird keine Bankbürgschaft vorgelegt, dann behält der Kunde z.b. 5 % der Bruttorechnungssumme ein. Dieser vertragliche Einbehalt dient zur Absicherung von Gewährleistungsansprüchen über einen Zeitraum von zwei bis fünf Jahren. In diesem Zeitraum kann der Leistungserbringer die Vereinnahmung nicht verwirklichen, so dass er bereits für den Voranmeldungszeitraum der Leistungserbringung zur Steuerberichtigung berechtigt ist. So BFH mit Urteil vom , Az. V R 31/ Falsche Bezeichnung des Leistungsempfängers und Vorsteuerabzug Eine AB-GmbH mit 2 Gesellschaftern bezog Waren, die ordnungsgemäß nach Preis und Menge abgerechnet wurden. Allerdings war als Leistungsempfänger in den Eingangsrechnungen nicht die AB-GmbH sondern eine Gesellschafterin ausgewiesen. Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung wurden erstmals korrigierte Rechnungen mit dem zutreffenden Leistungsempfänger vorgelegt. Das Finanzamt versagte für den Prüfungszeitraum trotzdem den Vorsteuerabzug. Das Finanzgericht Münster gab dem Finanzamt Recht. Eine Korrektur des Leistungsempfängers entfalte keine Rückwirkung. Somit kann die Vorsteuer erst in dem Voranmeldungszeitraum geltend gemacht werden, in dem die Rechnungen alle erforderlichen Angaben des 14 UStG enthalten

4 Finanzgericht Münster, Beschluss vom , Az. 5 V 1915/13 U 11. Rechnung und unzureichende Leistungsbeschreibung Während beim Einhalten der formellen Rechnungsangaben bisher in der Praxis hauptsächlich Schwierigkeiten darin bestanden, den korrekten Leistungsempfänger oder das Leistungsdatum auf der Rechnung vorzufinden, kristallisiert sich nun das Problem der Leistungsbeschreibung heraus. Gem. 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 5 UStG ist in der Rechnung eine ausreichende Leistungsbeschreibung anzugeben. Zur Sicherung des Vorsteuerabzugs ist auf eine aussagekräftige Leistungsbeschreibung sowohl bei Eingangsals auch bei Ausgangsrechnungen zu achten. Dabei können sich die genauen Leistungsbeschreibungen sehr wohl auch aus anderen Unterlagen ergeben. Allerdings muss in der Rechnung auf diese anderen Unterlagen verwiesen werden. So hat z.b. der BFH mit Urteil vom , Az. V B 228/07, entschieden, dass die Bezeichnung "Beratungsleistung" unzureichend ist, wenn sich aus den Rechnungsangaben nicht leicht und eindeutig ergibt, über welche Leistung abgerechnet worden ist. 12. Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz Einige wichtige Punkte aus dem am im Bundesgesetzblatt 2013 I S verkündeten Gesetz: a) Ausschluss von Prozesskosten als außergewöhnliche Belastung Ab dem Veranlagungszeitraum 2013 wird die positive Rechtsprechung des BFH zu den Prozesskosten ausgehebelt. Nur noch in Ausnahmefällen sind die Prozesskosten als außergewöhnliche Belastung abziehbar. b) Einführung einer Lohnsteuer-Nachschau Es wird eine Lohnsteuer-Nachschau eingeführt. Es soll dadurch die Beteiligung von Lohnsteuer-Außenprüfern bei Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit erleichtert werden. Eine Lohnsteuer-Nachschau muss nicht angekündigt werden. Sie dient der zeitnahen überwachenden Kontrolle, die die Außenprüfung nicht verdrängen soll. Vertiefte Ermittlungen sind weiterhin einer Außenprüfung vorbehalten. c) Gutschrift als Rechnung In 14 Abs. 4 UStG wurde eingefügt, dass in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe Gutschrift zwingender Bestandteil der Rechnungsvorschriften ist. Die Neuregelung gilt seit dem d) Zusätzliche Pflichten bei Rechnungen Für innergemeinschaftliche Lieferungen und für im Inland steuerpflichtige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers ist spätestens am 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Steuertatbestand eingetreten ist, eine Rechnung auszustellen. 13. E-Bilanz Die E-Bilanz steht unmittelbar bevor; was dies für Ihr Unternehmen bedeutet, darüber möchten wir Sie kurz informieren. a) Der Start Der Jahresabschluss des Geschäftsjahres 2013 (bei abweichendem Geschäftsjahr 2013/2014) ist auf elektronischem Wege an die Finanzverwaltung zu übertragen. Hierbei ist nicht nur der Übertragungsweg geändert, sondern die Finanzverwaltung verlangt deutlich detaillierte Angaben in den Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen, als dies bisher notwendig war. b) Der Übertragungsweg Die elektronische Übertragung erfolgt mittels des Datensatzes XBRL. Dieser Datensatz findet auch Verwendung bei der Einreichung der Unterlagen zum elektronischen Bundesanzeiger für die Offenlegung auf c) Die betroffenen Unternehmen Betroffen von den Regelungen zur E-Bilanz sind alle bilanzierenden Betriebe. Es ist dabei gleichgültig, aus welchem Grunde bilanziert wird. Egal, ob Bilanzie

5 rungspflicht nach HGB, aufgrund des Steuerrechtes oder aus welchen Gründen auch immer besteht oder ob einfach freiwillig bilanziert wird: Die Abschlüsse sind von den Regeln der E-Bilanz betroffen. d) Die Zielstellung der Finanzverwaltung Die Finanzverwaltung möchte mit der Einführung der E- Bilanz nicht nur die Daten auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt bekommen, sondern auch eine Vereinheitlichung der Inhalte von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bei allen Unternehmen erreichen. Zielstellung ist ein durch die EDV der Verwaltung schematisch auswertbarer Datensatz. Dieser Datensatz erfordert ein deutlich feingliedrigeres Aufteilen der Sachverhalte auf Buchungskonten (Taxonomie genannt), als dies bisher der Fall war. Die Finanzverwaltung verfolgt dabei einen risikoorientierten Ansatz und möchte gezielt diese Unternehmen, die der detaillierten Aufteilung der Sachverhalte auf die Buchungskonten nicht und nur in geringem Umfang nachkommen, weitergehenden Prüfungen unterziehen. e) Der Umstellungsaufwand für Selbstbucher Es ist notwendig, bereits auf Ebene der laufenden Finanzbuchhaltung die Aufteilung der Geschäftsvorfälle auf die entsprechenden Konten vorzunehmen, da einen nachträgliche Umbuchung nur unter großem Aufwand möglich ist. Es ist somit unumgänglich, dass Sie im Rahmen der durch Sie erstellten Finanzbuchhaltung bereits eine detaillierte Aufgliederung der einzelnen Sachverhalte vornehmen. Sie sollten dabei den von Ihnen verwendeten Kontenrahmen auf Kompatibilität zu den Vorgaben der Taxonomie überprüfen. Auch inhaltlich ist es notwendig, sich mit den nunmehr geltenden Vorgaben auseinander zu setzen. Sie sollten davon ausgehen, dass der Buchungsaufwand beträchtlich ansteigen wird. Falls Sie in diesen Bereichen Unterstützung benötigen, stehen wir als Ihre Partner in sämtlichen Angelegenheiten rund um Steuern und Rechnungswesen gerne zur Verfügung. f) Der Umstellungsaufwand bei Buchhaltung durch den Steuerberater Wir als Ihre Partner bei der Erstellung der laufenden Finanzbuchhaltung, stellen das notwendige Wissen und die EDV-technischen Voraussetzungen sicher, so dass Sie hier nichts zu unternehmen brauchen. 14. Verbilligte Wohnraumüberlassung Häufig wird an Angehörige verbilligt vermietet. Beträgt das Entgelt für die Überlassung einer Wohnung zu Wohnzwecken ab 2012 weniger als 66 % der ortsüblichen Marktmiete, so ist die Nutzungsüberlassung in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil aufzuteilen. Soweit die Aufwendungen (Werbungskosten) auf den unentgeltlich überlassenen Teil entfallen, liegen keine abziehbaren Werbungskosten vor. 15. Die Zuordnungsproblematik bei Photovoltaikanlagen und Blockheizkraftwerken a) Grundproblem Werden PV-Anlagen, die sowohl unternehmerisch als auch nichtunternehmerisch genutzt werden, angeschafft oder hergestellt, dann stellen sich verschiedene Fragen: Inwieweit soll der Gegenstand dem umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen zugeordnet werden? Wann muss die Zuordnungsentscheidung fallen? Wie muss die Zuordnungsentscheidung dokumentiert werden? Muss die Zuordnungsentscheidung dem Finanzamt bekannt gegeben werden? Was geschieht, wenn keine oder verspätete Zuordnungsentscheidungen getroffen werden? b) Vorsteuerabzug bei gemischt genutzten Photovoltaikanlagen Bei Photovoltaikanlagen, die ab dem in Betrieb genommen wurden bzw. werden, wird der Selbstverbrauch nicht mehr gesondert vergütet. Soweit der erzeugte Strom für die eigengenutzte Wohnung ver

6 braucht wird, liegt ertragsteuerlich eine Entnahme und umsatzsteuerlich eine gleichgestellte Lieferung vor. Dies bedeutet, dass es sich bei der Photovoltaikanlage (Inbetriebnahme ab ) um einen gemischt genutzten Gegenstand handelt. Dies wirft erhebliche Probleme beim Vorsteuerabzug auf. c) Die Zuordnungsentscheidung Beträgt die unternehmerische Nutzung mindestens 10 %, kann der Unternehmer in vollem Umfang sein Wahlrecht ausüben. Dabei gibt es für die Zuordnung der Photovoltaikanlage folgende Varianten: voll zuordnen voll nicht zuordnen Zuordnung soweit unternehmerisch genutzt. Dient eine PV-Anlage zu weniger als 10% unternehmerischen Zwecken, liegt nach deutscher Rechtsauffassung zwingend ein Konsumgut vor. Eine Zuordnung zum Unternehmensvermögen ist nicht möglich. d) Zeitpunkt der Zuordnungsentscheidung und Mitteilung an die Finanzbehörde Generell ist nach der neuen Rechtslage davon auszugehen, dass bei gemischt genutzten Gegenständen immer eine volle Zuordnung zum Unternehmensvermögen sinnvoll ist. Diese Zuordnungsentscheidung muss dabei der Finanzbehörde wirksam und zeitgerecht mitgeteilt werden. Dabei hat die schriftliche Erklärung an das Finanzamt in einem zeitlichen Rahmen vom Beginn der Herstellung/Anschaffung bis spätestens zur rechtzeitigen Abgabe entweder einer USt-Voranmeldung oder bei der Umsatzsteuerjahreserklärung zu erfolgen. Dabei ist die USt-Jahreserklärung spätestens bis zum 31. Mai des Folgejahres beim zuständigen Finanzamt einzureichen. e) VorSt-Abzug nach erfolgter Zuordnung Wurde die Photovoltaikanlage voll dem Unternehmensvermögen zugeordnet, ist die insgesamt damit zusammenhängende Vorsteuer den kompletten Regelungen der 14 u. 15 UStG zu unterwerfen. Für die Abzugsfähigkeit der Vorsteuer sind nunmehr folgende Kriterien zu beachten: Vorsteuer-Abzug, soweit Verwendung ohne Ausschlussumsätze Vorsteuer-Abzug, soweit nichtunternehmerische Nutzung, aber Besteuerung des Selbstverbrauchs (gleichgestellte Lieferung) kein Vorsteuer-Abzug soweit Verwendung mit Ausschlussumsätzen (bestimmte steuerfreie Umsätze). Wurde die Zuordnungsentscheidung nicht bis spätestens zum 31. Mai des Folgejahres (nach der Anschaffung/Herstellung der gemischt genutzten Anlage) getroffen, dann wird unterstellt, dass eine Zuordnung zum Unternehmensvermögen nicht gewollt war. Dadurch scheitert vollständig der Vorsteuerabzug aus der Anschaffung/Herstellung der Photovoltaikanlage. f) Blockheizkraftwerke Die vorgenannten Regelungen geltend entsprechend bei der Anschaffung bzw. Herstellung von Blockheizkraftwerken. 16. Aussonderung von Unterlagen a) Fristberechnung Zu Beginn des Jahres 2014 dürfen wieder umfangreiche Geschäftsunterlagen ausgesondert werden. Maßgeblich für die Berechnung dabei ist, wann, d.h. in welchem Jahr, letztmals ein Beleg erstellt wurde, eine Eintragung vorgenommen wurde bzw. die Abschlussarbeiten durchgeführt wurden. Die rechtlichen Grundlagen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind in 257 HGB (Handelsgesetzbuch), 147 Abs. 3 AO (Abgabenordnung) und 41 Abs. 1 EStG (Einkommensteuergesetz) niedergelegt. Beispiel: Die letzten abschließenden Buchführungsarbeiten für das Wirtschaftsjahr 2002 wurden im November 2003 durchgeführt. Zu diesem Zeitpunkt wurde auch das Inventarverzeichnis dieses Wirtschaftsjahres berichtigt. Die Aufbewahrungsfrist für die o.g. Unterlagen beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem letztmalig Eintragungen oder Änderungen vorgenommen wurden. Dies ist das Jahr Somit beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres 2003 und endet mit Ablauf des Jahres Die Unterlagen für 2002 dürfen dann erst mit Ablauf des Jahres 2013 ausgesondert werden

7 b) 10-jährige Aufbewahrungspflicht Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z.b. für folgende Unterlagen: Prima-Nota Saldenlisten Sachkonten Debitoren- und Kreditorenkonten Eröffnungsbilanz Jahresabschluss und Lagebericht Anlagenverzeichnis Warenbestandsaufnahmen Verträge (Soweit es sich um Dauerverträge handelt, z.b. Mietverträge, die auch für die nachfolgenden Jahre gelten, gilt die Aufbewahrungsfrist der nachfolgenden Jahre) Organisationsunterlagen zur Buchführung Kassenberichte, Kassenbücher Bankauszüge, Darlehensauszüge Eingangsrechnungen, falls Verwendung als Buchungsbeleg Ausgangsrechnungen, falls Verwendung als Buchungsbeleg Buchungsbelege c) 6-jährige Aufbewahrungspflicht Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z.b. für folgende Unterlagen: Schriftverkehr bzgl. des Geschäftsverkehrs Lohnkonten sowie die dazugehörigen notwendigen Belege und Bescheinigungen mit entsprechenden Eintragungen. Sämtliche sonstige für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen , soweit sie nicht unter die 10-jährige Aufbewahrungspflicht fallen. d) Lieferscheine Auch wenn sich die Angaben aus den Rechnungen ergeben, fallen die Lieferscheine unter die Aufbewahrungspflicht. Lieferscheine sind als empfangene Handelsoder Geschäftsbriefe nach 147 Abs. 1 Nr. 2 AO aufbewahrungspflichtig. Dabei gilt für diese empfangenen Handelsbriefe eine 6- jährige Aufbewahrungspflicht. Sollten die Lieferscheine als Buchungsbeleg verwendet werden, gilt für die Lieferscheine die 10-jährige Aufbewahrungsfrist nach 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. e) Aufbewahrungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz Gemäß 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) hat der Unternehmer aufzubewahren: ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist ( 147 Abs. 3 Satz 3 AO). Die Aufbewahrungspflichten gelten auch: für Fahrzeuglieferer ( 2a UStG), in den Fällen, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach 13a Abs. 1 Nr. 5 UStG schuldet, für den letzten Abnehmer und in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Steuer nach 13b Abs. 5 UStG schuldet, für den Leistungsempfänger (unabhängig davon, ob die Leistung für den unternehmerischen oder nichtunternehmerischen Bereich bezogen wurde). f) Vernichtungsverbot für bestimmte Unterlagen Ein Vernichtungsverbot besteht allerdings für die o.g. Unterlagen, wenn eine Außenprüfung bereits begonnen hat und diese Unterlagen für diese Außenprüfung von Bedeutung sind, oder ein steuerstrafrechtliches bzw. bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren anhängig ist, oder ein Rechtsbehelfsverfahren aufgrund einer Außenprüfung zu erwarten ist, oder die Belege sind für Zeiträume bedeutsam, für die eine Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. g) Private Unterlagen Private Unterlagen, wie zum Beispiel Belege zu Zinsund Mieteinnahmen, Sonderausgaben, außergewöhnli

8 cher Belastung, Werbungskosten usw. unterliegen regelmäßig keiner Aufbewahrungspflicht. D.h., sobald für das jeweilige Jahr eine endgültige Steuerfestsetzung vorliegt, könnten diese Belege vernichtet werden. Solange der Fall offen ist (Rechtsmittel oder Vorbehalt der Nachprüfung/Vorläufigkeitsvermerk), sollten die Belege aufbewahrt werden, da im Regelfall die Beweispflicht beim Steuerbürger liegt, wenn es sich um steuermindernde Anträge handelt. h) Aufbewahrungspflicht bei Lieferungen und Leistungen für den Privatbereich Seit dem gilt eine Aufbewahrungspflicht für Nicht-Unternehmer. Soweit eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück vorliegt, besteht eine Rechnungsausstellungspflicht auch gegenüber einem Nicht- Unternehmer. Der Nicht-Unternehmer (Leistungsempfänger) hat die Rechnungen, einen Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre aufzubewahren. Die 2-Jahres-Frist gilt nur, wenn er 1. nicht Unternehmer ist oder 2. Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. 17. Weitere Informationen Die vorstehenden Ausführungen und Beiträge sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand verfasst worden. Es handelt sich nicht um abschließende Informationen die eine Beratung ersetzen können. Eine Haftung für den Inhalt dieses Informationsbriefs kann daher nicht übernommen werden. Gerne beraten wir Sie zu diesen und anderen Themen. Bitte vereinbaren Sie bei Interesse einen Besprechungstermin. Wir analysieren individuell Ihre persönliche Situation, zeigen Ihnen Vor- und Nachteile auf und geben Ihnen Gestaltungsempfehlungen