Projektmanagement. Ressourcenmanagement. Version: 3.0 Stand: Autor: Dr. Olaf Boczan

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1 Projektmanagement Ressourcenmanagement Version: 3.0 Stand: Autor: Dr. Olaf Boczan

2 Lernziel Sie können die Ziele des Ressourcenmanagement in Projekten erläutern Sie können den Unterschied zwischen dem Projekt- und Projektmanagementteam erklären Sie können den Prozess zur Beschaffung von Personal beschreiben Sie können die Aufgaben des Projektleiters im Ressourcenmanagement nennen und erklären Referenz: PMBoK Kapitel 9 Ressourcenmanagement 2

3 Ressourcenmanagement Einleitung Ressourcenmanagement umfasst das organisieren des Projektteams managen des Projektteams leiten des Projektteams Das Projektteam besteht aus zugewiesen Rollen und Verantwortlichkeiten Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 3

4 Ressourcenmanagement Projektteam vs. Projektmanagementteam Projektteam arbeitet am Projektziel Projektmanagementteam definiert, plant und steuert das Projekt 4

5 Ressourcenmanagement Projektteam vs. Projektmanagementteam 5

6 Ressourcenmanagement Aufgaben Ausführungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Planung Ressourcenmanagement planen Ressourcen für Vorgänge schätzen Ausführung Ressourcenbeschaffung Team entwickeln Team managen Überwachung und Steuerung Ressourcen steuern 6

7 Ressourcenmanagement planen (Planungsprozessgruppe) 7

8 Ressourcenmanagement planen Einleitung Ressourcenmanagement planen ist der Prozess zur Festlegung und Dokumentation von: Projektrollen Verantwortlichkeiten erforderlichen Kenntnissen Berichtswegen Der Ressourcenmanagement legt fest, welche Fertigkeiten und Fähigkeiten welche Person benötigt Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 8

9 Ressourcenmanagement planen Werkzeuge und Methoden Fachurteil Datendarstellung Organisationstheorie Meetings Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 9

10 Ressourcenmanagement planen wichtige Arbeitsergebnisse Ressourcenmanagement Rollen und Verantwortlichkeiten Projektorganigramme Terminplan für die Verpflichtung und Freigabe von Personal Festlegung von Schulungsbedarfen Strategien zur Teamentwicklung Pläne für Anerkennungs- und Belohnungsprogramme Überlegungen zur Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen Teamauftrag Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 10

11 Ressourcenmanagement planen Werkzeuge und Methoden PM Hierarchische Diagramme PMO TPL TPL SME DB Programmierer Meier Business Analyst ABAP Programmierer Müller DB Designer Schulze 11

12 Ressourcenmanagement planen Werkzeuge und Methoden Matrixbasierte Diagramme (RACI) RACI Matrix Person Vorgang Meier Müller Schulze DB Prog. SME Vorgang 1 A R I I Vorgang 2 R A I I C Vorgang 3 R A I C C Vorgang 4 R C A I Verantwortlichkeitsmatrix (Responsibility Assignment Matrix (RAM)) R Responsible, Verantwortlich A Accountable, Zuständig C Consult, Beraten I Inform, Informieren 12

13 Ressourcenmanagement planen Projektmanagementplan Qualitätsmanagementplan Inhalts- und Umfangsmanagementplan Faktoren der Unternehmensumwelt Prozessvermögen der Organisation Ressoucenmanagementplan Projektmanagementplan Projektdokumenten Projektterminplan Dokumentation der Anforderungen Risikoregister Stakeholderregister 4.1 Projektauftrag entwickeln Projektauftrag 9.1 Ressourcenmanagement planen Aktualisierung der Projektdokumente Annahmenprotokoll Risikoregister Teamauftrag Projektdokumente Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S

14 Ressourcen für Vorgänge schätzen (Planungsprozessgruppe) 14

16 Ressourcen für Vorgänge schätzen Einleitung ist der Prozess zum Schätzen der Team Ressourcen nach Art und Menge Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 16

17 Ressourcen für Vorgänge schätzen Methoden Fachurteil Button-up-Schätzung Analoge Schätzung Parametrische Schätzung Datenanalyse Meetings Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 17

18 Ressourcen für Vorgänge schätzen wichtige Arbeitsergebnisse Ressourcenanforderungsplan Ressourcenstrukturplan Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 18

19 Ressourcenmanagement planen Ressourcenstrukturplan Projekt Mitarbeiter Material Ausrüstung Rolle 1 Material 1 Ausrüstung 1 Rolle 2 Material 2 Ausrüstung 2 Material 3 19

20 9.2 Ressourcen für Vorgänge schätzen Projektmanagementplan Ressourcenmanagementplan Inhalts- und Umfangsmanagementplan Projektdokumenten Vorgangsatribute Vorgangsliste Annahmeprotokoll Kostenschätzung Ressourcenkalender Risikoregister Faktoren der Unternehmensumwelt Prozessvermögen der Organisation 9.2 Ressourcen für Vorgänge schätzen Aktualisierung der Projektdokumente Vorgangsattribute Annahmenprotokoll Register der gesammelten Erfahrungen Ressourcenanforderungen Ausgangsbasis für die Schätzungen Ressourcenstrukturplan Projektdokumente Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S

21 Ressourcenbeschaffung (Ausführungsprozessgruppe) 21

23 Ressourcenbeschaffung Einleitung ist der Prozess der Bestätigung von Personalverfügbarkeit und der Zusammenstellung bzw. Bereitstellung des Teams, das zur vollständigen Erarbeitung der Projektaufgaben benötigt wird. Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 23

24 Ressourcenbeschaffung Methoden Versetzung Zuweisungen Verhandlungen mit Fachvorgesetzten und Linienmanagern Virtuelle Teams Entscheidungsanalyse über die Personalauswahl Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 24

25 Ressourcenbeschaffung wichtige Arbeitsergebnisse Zuweisungen Personalbereitstellung für das Projekt Ressourcenkalender Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 25

26 Ressourcenbeschaffung Änderungsanträge 4.6 Integrierte Änderungssteuerung durchführen Projektmanagementplan Ressourcenmanagementplan Inhalts- und Umfangsmanagementplan Projektdokumenten Vorgangsattribute Vorgangsliste Annahmeprotokoll Kostenschätzung Ressourcenkalender Risikoregister Faktoren der Unternehmensumwelt Prozessvermögen der Organisation Aktualisierung der Projektdokumente Register der gesammelten Erfahrungen Projektterminplan Ressourcenstrukturplan Ressourcenanforderungen Risikoregister Stakeholderregister 9.3 Ressourcenbeschaffung Projektmanagementplan Aktualisierung des Projektmanagementplans Ressourcenmanagementplan Kostenbasisplan Zuweisung physischer Ressourcen Projektteam-Zuweisungen Ressourcenkalender Projektdokumente Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S

27 Team entwickeln (Ausführungsprozessgruppe) 27

29 Team entwickeln Einleitung ist der Prozess der Verbesserung der Fähigkeiten und Interaktionen der Teammitglieder und des Teams insgesamt zur Steigerung der Projektleistung. Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 29

30 Teamentwickeln Methoden & Werkzeuge Schulung der sozialen Kompetenz Fachliche Schulung Teambildungsaktivitäten Festlegen von Grundregeln Trainings Zusammenlegung der Arbeitsplätze Anerkennungen und Belohnungen Werkzeuge zur Mitarbeiterbeurteilung und Mitarbeiterführung Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 30

31 Team entwickeln wichtige Arbeitsergebnisse Schulungspläne Teambildungsaktivitäten Grundregeln Projektarbeitsplatzgestaltung Festlegungen zur Anerkennungen und Belohnungen Mitarbeiterbeurteilungen Mitarbeiterentwicklungspläne Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 31

32 Team entwickeln Teambildungsaktivitäten Die Teamuhr (4 Phasen nach Tuckman) Testphase höflich unpersönlich gespannt vorsichtig Arbeitsphase Ideenreich Offen Flexibel leistungsfähig solidarisch Nahkampfphase Unterschwellige Konflikte Mühsames vorankommen Cliquenbildung Ausweglosigkeit Orientierungsphase Feedback ergeben Entwickeln neuer Umgangsformen Quelle: Tuckman, Bruce W. (1965): Developmental sequence in small groups, Psychological Bulletin, 63, S

33 Team entwickeln Mitarbeiterentwicklungspläne Mitarbeiter wollen und müssen sich auch in einem Projekt weiterentwickeln Der Projektleiter ist auch für die Entwicklung seines Teams verantwortlich Der Mitarbeiter hat eine Vorstellung von seiner Entwicklung Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 33

34 Team entwickeln Empfehlungen Legen Sie für jeden Mitarbeiter einen Entwicklungsplan fest. (Wo soll der Mitarbeiter sich hin entwickeln) Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter Ihre Vorstellungen und gleichen Sie diese Vorstellungen mit den Vorstellungen des Mitarbeiters ab Erstellen Sie einen Plan mit messbaren Zielen (SMART) 34

35 Team entwickeln Zieldefinition Erstellen Sie Ziele nach dem SMART Prinzip S Spezifisch M Messbar A Aktiv beeinflussbar / Akzeptiert R Realistisch T Terminiert 35

36 9.4 Team entwickeln Teamleistungsbeurteilungen 9.5 Team managen Projektmanagementplan Ressourcenmanagementplan Faktoren der Unternehmensumwelt Prozessvermögen der Organisation Änderungsanträge 4.6 Integrierte Änderungssteuerung durchführen Projektdokumenten Register der gesammelten Erfahrungen Projektterminkalender Ressourcenkalender Teamauftrag 9.4 Team entwickeln Aktualisierung des Projektmanagementplans Ressourcenmanagementplan Projektmanagementplan Projektdokumente Aktualisierung der Projektdokumente Register der gesammelten Erfahrungen Projektterminplan Projektteam-Zuweisungen Ressourcenkalender Teamauftrag Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S

37 Team managen (Ausführungsprozessgruppe) 37

39 Team managen Einleitung ist der Prozess der Verfolgung der Leistungen der Teammitglieder, der Erteilung von Feedback, der Lösung von Problemen und des Managements von Änderungen, um die Projektleistung zu optimieren. Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 39

40 Team managen Methoden & Werkzeuge Beobachtungen und Gespräche Beurteilungen der Mitarbeiterleistung Führung Konfliktmanagement Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 40

41 Team managen Empfehlungen Beurteilen Sie regelmäßig die Leistung ihrer Mitarbeiter Geben von Feedback Lösen von Problemen Beobachten der Teamdynamik (Auswechseln von Spielern ) Empfehlung: Sein Sie konsequent! 41

42 Team managen Konfliktmanagement In einem Projekt treten Konflikte auf, immer! Merkmale von Konflikten: Verallgemeinernd lässt sich sagen, dass dann ein Konflikt vorliegt, wenn: Zwei oder mehrere Parteien beteiligt sind. Die Parteien miteinander in Beziehung stehen. Die Parteien-scheinbar oder tatsächlich-unvereinbare Interessen haben. Die Parteien sich ihrer Konfrontation bewusst sind. 42

43 Team managen Konfliktmanagement 43

44 Team managen Konfliktmanagement Aufgaben des Projektleiters Der Projektleiter hat im Konfliktmanagement drei Hauptaufgabe: 1. Konflikte wahrnehmen 2. die Ursache der Konflikte zu analysieren 3. die Konflikte zu lösen 44

45 Team managen Konfliktmanagement Echte Konfliktlösung Echte Konfliktlösungen gehen aktiv mit dem Konflikt um und wollen ihn beseitigen: 1. Möglichkeit : Konflikt aktiv angehen, Problem lösen durch beseitigen der Konfliktursache 2. Möglichkeit : Finden eines Kompromisses 45

46 Team managen Konfliktmanagement Pseudo Konfliktlösung Pseudo-Konfliktlösungen versuchen nicht, die Ursachen des Konfliktes aufzuspüren und den Konflikt dauerhaft zu beseitigen. Beispiele hierfür sind: Unterdrückung von Meinung, erfolgt beispielsweise durch das anordnen von Lösungen. Vermeidung, zum Beispiel dadurch, dass die Konfliktbehandlung auf das nächste Meeting verschoben wird. Übergehen, hier wird der Konflikt für nebensächlich erklärt: Im Großen und Ganzen sind wir uns doch einig. 46

47 Team managen 4.5 Projektarbeit überwachen und steuern Arbeitsleistungsberichte Projektmanagementplan Ressourcenmanagementplan Faktoren der Unternehmensumwelt Prozessvermögen der Organisation Änderungsanträge 4.6 Integrierte Änderungssteuerung durchführen Projektdokumenten Problemprotokoll Register der gesammelten Erfahrungen Projektteam-Zuweisungen Teamauftrag 9.5 Team managen Aktualisierung des Projektmanagementplans Ressourcenmanagementplan Terminbasisplan Kostenbasisplan Projektmanagementplan 9.4 Team entwickeln Teamleistungsbeurteilung Aktualisierung der Projektdokumente Register der gesammelten Erfahrungen Problemprotokoll Projektteam-Zuweisungen Projektdokumente Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S

48 Ressourcen steuern (Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe) 48

50 Ressourcen steuern Einleitung ist der Prozess zur Sicherstellung der planmäßigen Verfügbarkeit der Ressourcen, zur Überwachung des planten Einsatzes zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen Das Hauptziel des Prozesses ist es, dass die zugewiesenen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 50

51 Ressourcen steuern Methoden & Werkzeuge Datenanalyse Problemlösung Verhandlungen Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe 51

52 Ressourcen steuern 4.3 Projektdurchführung lenken und managen Arbeitsleistungsdaten Projektmanagementplan Ressourcenmanagementplan Faktoren der Unternehmensumwelt Prozessvermögen der Organisation Arbeitsleistungsinformationen Änderungsanträge 4.5 Projektarbeit überwachen und steuern 4.6 Integrierte Änderungssteuerung durchführen Projektdokumenten Problemprotokoll Register der gesammelten Erfahrungen Zuweisung physischer Ressourcen Projektterminkalender Ressourcenstrukturplan Ressourcenanforderungen Risikoregister 12.2 Beschaffung durchführen 9.6 Ressourcen steuern Aktualisierung des Projektmanagementplans Ressourcenmanagementplan Terminbasisplan Kostenbasisplan Aktualisierung der Projektdokumente Annahmen-Protokoll Problemprotokoll Register der gesammelten Erfahrungen Zuweisung physischer Ressourcen Ressourcenstrukturplan Risikoregister Projektmanagementplan Projektdokumente Vereinbarungen Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S

53 Copyright Alle Texte und Bilder in dieser Präsentation stehen, sofern nicht anders angegeben, unter der Creative Commons Namensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz. Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen. Die Vorlesung beruht auf dem Buch : Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK guide). 4. Ausg. (2008)., 5. Ausg. (2013) und 6. Ausg. (2017) Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard). Auf den Folie sind Teile des Buches übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen, sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesem Buch, dessen geistiger Eigentümer das Project Management Institute (PMI) ist. "PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations. 53