Grevens Vereine fit für die Zukunft

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1 Mehr als nur reden Wie Kommunikation im Vorstand gelingt Workshop am 14. April 2016 Dokumentation Das Projekt wird gefördert durch das Programm Engagement braucht Leadership der In NRW wird das Programm von einem Netzwerk aus Paritätischem Wohlfahrtsverband Landesverband NRW, AIDS-Hilfe NRW, Landesarbeitsgemeinschaft der Freiwilligenagenturen und Landesarbeitsgemeinschaft der Seniorenbüros unter Federführung der Paritätischen Akademie durchgeführt. Das Netzwerk wird vom Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des Landes NRW unterstützt.

2 Impressum Hrsg. Stadt Greven, der Bürgermeister Rathausstr. 6, Greven April 2016 Fotos: Stadt Greven Kontakt: Ulrike Penselin, Zentraler Steuerungsdienst, Förderung Bürgerengagement Tel , Referentin Karin Gövert, kom.pakt Supervision & Coaching, Piusallee 109, Münster Tel , Internet: 2

3 1. Einleitung An der Veranstaltung nahmen 17 Personen aus 15 Vereinen teil. Interessierte aus 4 weiteren Vereinen konnten den Termin nicht wahrnehmen. Die Veranstaltung wurde dreistündig von bis Uhr angeboten. Referentin war Karin Gövert (kom.pakt Supervision & Coaching) 2. Einstieg - Erwartungsabfrage Die Teilnehmer/innen äußerten zu Beginn der Veranstaltung folgende Erwartungen: Neue Impulse für die Vorstandsarbeit Transfer der Ergebnisse aus den Qualifizierungen in den gesamten Vorstand Umgang mit Vielrednern Umgang mit dominanten Personen Konsensbildung aus vielen gleichwertigen Meinungen Kritik äußern / Optimierungsmöglichkeiten suchen Zielorientierung / Sitzungsmanagement Interesse / Begeisterung im Vorstand wecken für Themen verschiedener Abteilungen / Sparten Bereitschaft für Neues / Wandel im Verein Motivation zur Verantwortungsübernahme Sich durchsetzen gegen argumentationsstarke Personen 3. Input Kommunikation Klarstellung: Es geht in dem Workshop um die Kommunikation innerhalb des Vorstandes. Weitere wichtige Felder, wie die Kommunikation zwischen Vorstand und Mitgliedern sowie mit der Öffentlichkeit sind nicht Thema des Workshops. Rahmenbedingungen für eine gute Kommunikation in der Vorstandsarbeit: Anerkennung der Autorität und der Kompetenzen der im Vorstand vertretenen Personen sowie Ehrlichkeit schaffen Wertschätzung und Vertrauen. Erforderlich sind Klarheit über die jeweiligen Rollen und Funktionen der Vorstandsmitglieder. Obwohl das Engagement im Vereinsvorstand auch eine wichtige soziale Funktion hat, ist es wichtig, bei Vorstandssitzungen Privates von den Vorstandsaufgaben zu trennen. Eine gute Kommunikation besteht nicht nur aus der Kenntnis und Anwendung bestimmter Techniken, sondern beinhaltet auch eine akzeptierende Grundhaltung. Merksätze: Ich bin O.K. Du bist O.K! Ich verstehe nicht immer, was gemeint ist. Deshalb frage ich nach, statt zu interpretieren! Mein Gegenüber versteht nicht immer, was ich meine. Deshalb erkläre ich meine Aussagen und Fragen! Man kann nicht nicht-kommunizieren. 3

4 4. Selbsteinschätzungsbogen Grevens Vereine fit für die Zukunft Die Teilnehmer/innen bearbeiteten in Einzelarbeit einen Arbeitsbogen zu Fragen der Aufgabenteilung, Kompetenz und dem ehrlichen Umgang im eigenen Vorstand (s. Anhang 2). Die Ergebnisse wurden anschließend diskutiert. Diskussionsergebnisse: Es ist wichtig im Vorstand klare Arbeitsstrukturen zu entwickeln: Aufgaben delegieren Die Stärken und Schwächen der Vorstandsmitglieder müssen bekannt sein. Aufgaben sollen entsprechend der Fähigkeiten der Mitglieder verteilt werden. Bei Nicht-Einhaltung oder Verstößen ist das offene (Kritik-)Gespräch zu suchen. Die Implementierung einer Feedback-Kultur erweist sich als förderlich. Darstellung und Erörterung eines Best-Practice-Beispiels (Sportverein) 5. Kleingruppen Nach einer Pause wurden in Kleingruppen drei verschiedene Themen diskutiert: Thema 1: Austausch und gegenseitige Beratung zur Situation Widerstand gegen Wandel Thema 2: Austausch und gegenseitige Beratung zur Situation eingefahrener Vorstand Thema 3: Reflexion des eigenen Kommunikationsverhaltens (Arbeitsbogen s. Anhang 3, zwei Gruppen) Folgende Aspekte wurden besprochen, erarbeitet und anschließend diskutiert: Ziele lassen sich leichter erreichen, wenn Mitstreiter gefunden werden. Taten und konkrete positive Ergebnisse überzeugen Skeptiker. Permanenter Widerstand löst Resignation und Abkehr aus. Um dem entgegenzutreten, sind eine funktionierende Kommunikationskultur sowie eine Auseinandersetzung auf Augenhöhe wichtig. Auch gegen Widerstände ist es möglich, die eigene Sache in die Hand zu nehmen. Das eigene kommunikative Verhalten schlägt einem manchmal Schnippchen. Um erfolgreich zu kommunizieren ist deshalb Selbstbeobachtung angezeigt: Falle ich jemandem ins Wort? Höre ich genau zu? Wende ich mich meinem Gesprächspartner auch körperlich zu? etc. 6. Abschluss Die breit gestreuten Erwartungen an die Veranstaltung konnten in dem zur Verfügung stehenden Zeitrahmen und unter Berücksichtigung der Themenstellung nicht komplett bearbeitet werden. Zahlreiche der Fragen stehen auch im Zusammenhang mit dem Thema des geplanten Folgeworkshops Spannung pur Zum Umgang mit Konflikten in der Vorstandsarbeit. Die offenen Fragen werden bei der Planung dieses Workshops berücksichtigt. 4

5 7. Literaturempfehlungen empfehlungen Benien, Klaus: Schwierige Gespräch führen, Rowohlt Taschenbuch 2012 Gellert, Manfred; Nowak, Claus: Ein Praxisbuch für die Arbeit in und mit Teams, Limmer Verlag 2004 Gührs, Manfred; Nowak Claus: Das konstruktive Gespräch, Limmer Verlag 2006 Langmaack, Barbara: Einführung in die Themenzentrierte Interaktion (TZI). Leben rund ums Dreieck, Beltz Verlag 2001 Schulz von Thun, Friedemann: Miteinander reden 1-3, Rowohlt Taschenbuch Bewertung der Veranstaltung Die Teilnehmenden wurden abschließend gebeten, die Veranstaltung zu bewerten. 17 Bewertungsbögen wurden ausgefüllt. Das Ergebnis ist in der folgenden Tabelle dargestellt Entsprach die Veranstaltung inhaltlich Ihren Erwartungen? Wie beurteilen Sie den Beitrag des Referenten? Wie beurteilen Sie den Nutzen für Ihre Praxis bei der ehrenamtlichen Tätigkeit? Waren Räume und Organisation o.k.? 10 7 War die Dauer der Veranstaltung angemessen? viel zu kurz zu kurz 6 passend 10 zu lang 1 viel zu lang Weitere Anmerkungen, Anregungen, Kritik oder Themenwünsche: Das hätte sicherlich auch noch viele andere Vorstandsmitglieder interessiert Nochmals Danke, es ist schön, dass es solche Angebote in Greven gibt! Auf Themen länger eingehen Im nächsten Block Vertiefung von: Konsensbildung, dominante Personen, Zielorientierung / Sitzungsmanagement Zu wenig stringent, für mich wenig verwertbare Inhalte Im Hinblick auf die Essenz besonders für dieses Thema gute Dauer, aber heute leider mit zu wenig Mehrwert. 5

6 9. Liste der teilnehmenden Vereine DJK Blau-Weiß Greven 1962 e.v. Förderverein der Kindertagesstätte des DRK "Mit Herz und Hand" e.v. Forum unabhängiger Berater e.v. Freiwilligenagentur PlusPunkt Greven e.v. GreTa - Grevener Tageseltern e.v. Handballfreunde Reckenfeld/Greven 05 e.v. Heimatverein Greven 1982 e.v. Radsportfreunde Greven e.v. Schützenverein Voßkotten-Floth e.v. Siedlerverein Anton Minnebusch Spielmannszug Einigkeit Greven von 1931 e.v. The Scales e.v. Turnverein Eintracht Greven 1898 e. V. TV Emsdetten e.v. Vereinigte Schützengesellschaften Greven 1923 e.v. 6

7 Anhang 1: Präsentation 7

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12 Anhang 2: Arbeitsbogen Fragen zur Selbsteinschätzung 12

13 Anhang 3: Arbeitsbogen A Checkliste Kommunikation zur Überprüfung des eigenen Verhaltens 13

14 Anhang 4: Einladung 14

15 Anhang 5: : Presse Westfälische Nachrichten vom Westfälische Nachrichten vom