Jahrgang 1973 Wohnort: Oberhausen (NRW) IT-/Unternehmensberatung seit 1993 Lehrbeauftragter an der Graduate School Rhein-Neckar seit 2007

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1 Praxisbeispiele und Praxiserfahrungen Berater-Profil Joerg Bauditz Jahrgang 1973 Wohnort: Oberhausen (NRW) IT-/Unternehmensberatung seit 1993 Lehrbeauftragter an der Graduate School Rhein-Neckar seit 2007 Beratungsschwerpunkt: Corporate IT-Functions Geschäftsprozess-Modellierung, Konzeption, Projektmanagement und Coaching in den Themen Finanzwesen, Controlling und kaufmännische Aspekte der Logistik, Business Intelligence und Corporate Performance Management, Integrierte Unternehmensplanung sowie Supplier Relationship Management, Einkauf und Materialwirtschaft Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 1

2 Praxisbeispiel aus dem Bankensektor Management-Cockpit (Konzept) Transparenz für jede Org einheit hinsichtlich der eigenen Plan-Ist- Abweichung und hinsichtlich der Geschäftssituation aller anderen Org einheiten (interner Benchmark) Einsatz einer recht beliebten Management-Darstellung: Das Tachometer-Diagramm zeigt den Grad der Zielerreichung und baut gleichzeitig Druck auf, den Zeiger weiter nach rechts zu drücken. Grundsätzliche Beobachtung: Geringer Fokus auf die Kennzahlen, die Nachhalltigkeit zeigen. Schwerpunkt sind Finanzkennzahlen und das Neugeschäft Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 2

3 Praxisbeispiel aus der öffentlichen Verwaltung Balanced Scorecard einer Behörde Mitarbeiter-Perspektive: Ermittlung der Mitarbeiter-Zufriedenheit über regelmäßige Befragungen Darstellung der Krankenquote und des Anteils unbesetzter Stellen Monatliche Einschätzung zur Kompetenz und dem Know-how der Mitarbeiter durch die Führungskräfte Prozess-Perspektive: Auswertung der Geschäftsvorfälle in den Systemen und Bildung von Durchlaufzeiten Monatliche Einschätzung zur kaufmännischen Handeln und der Einbeziehung der Mitarbeiter durch die Führungskräfte Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 3

4 Praxisbeispiel aus dem Bereich der Industrie-Dienstleistungen Management-Cockpit der Geschäftsführung Personalkennzahlen: Anteil Verwaltungsmitarbeiter Aufgebaute Überstunden Anzahl Unfälle Krankenquote Finanzkennzahlen zur Bewertung der Org einheit: Deckungsbeitrag Offene Forderungen Top-/Flop-Aufträge Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 4

5 Praxisbeispiel einer Hochschule Balanced Scorecard (Konzept) Interessante Beobachtung: Keine Messung der Qualität Straker Fokus auf Einnahmen und Ausgaben Studierende als Input und Output Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 5

6 Praxisbeispiel aus der Versicherungsbranche Balanced Scorecard Kunden/Service-Perspektive: Durchlaufzeiten-Bewertung Messung der Kundenbeschwerden Finanz-Perspektive: Verantwortung für die Einhaltung der budgetierten Kosten Darstellung der Zielerreichung in Form von monatlichen Beitragseinnahmen Personal-Perspektive: Ausschließliche Fokussierung auf Personalkosten Prozess-Perspektive: Messung der Produktivität ( Kontakte je/bis Abschluß ) Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 6

7 Praxiserfahrung Seiten-Effekte der Management-Cockpits Im Rahmen der Bereitstellung eines Management Cockpits oder einer Balanced Scorecard wird zunächst als Basis ein so genanntes Data Warehouse aufgebaut. Nach übereinstimmender Meinung aller Autoren zu diesem Thema macht es hierbei Sinn, die Basisdaten vollständig (hinsichtlich Breite der Information und der Historie) auf Belegebene zu übernehmen. Dies wird als Operativer Daten- Speicher (ODS) bezeichnet. Beim Aufbau des Data Warehouse werden umfangreiche Stammdaten geladen. Auch hier erfolgt vor dem Hintergrund einer Flexibilität für zukünftige Anwendungen eine vollständige Übernahme. Die Technologie moderner Data Warehouse Systeme ermöglicht eine beliebige Kombination von Bewegungs- (ODS-) und Stammdaten in Berichten und Ad-hoc-Abfragen! Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 7

8 Praxiserfahrung Organisationsmodell: Best practice Modell der freiwilligen Selbstverpflichtung Die IT stellt sicher, dass personenbezogene Daten nicht auswertbar sind. Zusätzlich wird diese Selbstverpflichtung regelmäßig durch Externe geprüft versus: Keine personenbezogenen Daten im Data Warehouse durch Filterung dieser Daten beim Laden und durch Ausschluss von Erfasser-Informationen bei allen Datensätzen Der Ausschluss personenbezogener Daten führt in vielen Fällen zu Problemen bzw. ist kaum praktikabel: - Die Bilanz geht nicht mehr per Saldo auf Null. - Rückfragen sind kaum möglich, wenn Erfasserdaten fehlen. - u.v.m Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 8

9 Praxiserfahrung Auswirkungen der Technik auf die Qualität Ein Data Warehouse ist ein komplexes technisches System. Die Datenmodelle und Datenflüsse können strukturelle Fehler enthalten. Zusätzlich können Ladeverfahren abbrechen bzw. nicht zum erforderlichen Zeitpunkt beendet sein. Der Anwender hat dazu oft keine Transparenz bzw. enthält relevante Informationen nicht. Die Berichte und die enthaltenen Kennzahlen sind oft abhängig vom Aufrufzeitpunkt. Insbesondere ist nicht sichergestellt, dass ein heute aufgerufener Bericht mit Vergangenheitsdaten deckungsgleich zu dem Bericht vor n Monaten ist. Oft wird nicht definiert, was mit der Datenhistorie bei organisatorischen Änderungen erfolgt. Übernimmt die neu verantwortliche Person die Verantwortung für die Vergangenheit und ist dies auch im Datenmodell wie organisatorisch geregelt abgebildet? Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 9

10 Praxiserfahrung Mängel in der fachlichen Definition Kennzahlen werden zwar technisch korrekt gebildet, es fehlt oft aber an zusätzlichen Kennzahlen zur Erläuterung und/oder an Überleitungen an andere verwandte Kennzahlen. Dazu zwei Beispiele: a) Die Krankenquote ist in zwei Gruppen unterschiedlich, die Arbeitsinhalte der Gruppe identisch. Zur Interpretation und Erläuterungen wären nun weitere Kennzahlen je Gruppe interessant, konkret: Anteil behinderter Personen, Anteil von Personen mit kleinen Kindern, Anteil von chronisch kranken Personen. Idealtypisch sieht diese Kennzahlen nur der direkte Verantwortliche, übrige Berechtigte sehen die Krankenquote inklusive eines Korrekturfaktors. b) Der Umsatz ist ein Begriff, der im Vertrieb (Faktura-Nettowert), Buchhaltung (Zahlungseingang) und Controlling (inklusive Rückvergütung u.a.) gesehen wird Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 10

11 Praxiserfahrung Organisatorische Mängel Gibt es eine Person im Unternehmen, die für den unternehmensweiten Kennzahlenkatalog verantwortlich ist? Eine Person, die Mindestanforderungen an Kennzahlen definiert und kontrolliert? Eine Person, die als Sparringspartner bei der Konzeption berät? Business Process Manager = Business Information Manager? Ist der Betriebs- bzw. Personalrat in das Berichtswesen eingebunden oder ist dies nur dann der Fall, wenn unmittelbare personenbezogene Daten in das Data Warehouse geladen werden sollen? Weiß der Betriebs- bzw. Personalrat überhaupt, welche Kennzahlen im Unternehmen existieren, welche Berichte in den Management- Ebenen relevant sind und welche Technologie eingesetzt wird? Gibt es Anweisungen oder Checklisten, welche Anforderungen an Informationssysteme hinsichtlich der Datenbereitstellung und hinsichtlich der Berechtigungen gestellt werden? Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 11

12 Praxiserfahrung Organisatorische Mängel Eine Business Intelligence Lösung allgemein sowie Management Cockpits und Balanced Scorecards im besonderen sind sinnvolle und nutzenstiftende Werkzeuge und Methoden zur Steuerung eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit Es Bedarf der Beachtung diverser Aspekte, damit die bereitgestellten Informationen nicht falsch interpretiert werden bzw. falsche Entscheidungen begünstigen. Der Betriebs- bzw. Personalrat muss dafür Sorge tragen, dass dies insbesondere bei allen Kennzahlen der Fall ist, die zur Beurteilung von Organisationseinheiten und Personen dienen. Aufgrund der Vielzahl der Aufgaben des Betriebs- bzw. Personalrats in Kombination mit der Komplexität von Business Intelligence Lösungen sind diesem Appell leider Grenzen gesetzt Business Intelligence: Sicht auf Mitarbeiter und Kennzahlen per Management-Cockpit 12