Technisches Gebäudemanagement

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1 Technisches Gebäudemanagement Prof. Dipl.-Ing. Uwe Rotermund M. Eng. Öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility Management (Ingenieurkammer Niedersachsen) Benchmarking 2012 in Kooperation mit GEFMA, RealFM Leiter Benchmarking Fachhochschule Münster Fachbereich Architektur Lehrstuhl Immobilien-Lebenszyklus-Management Institut für Baumanagement, Gebäudedatenmanagement u. Bewertung e.v. U. Rotermund/2012 Seite: 1

2 BETREIBERMODELLE EINFÜHRUNG U. Rotermund/2012 Seite: 2

3 Strategie Betreibermodelle Langfristige Kosten? Welche Leistungen? Eigenleistung Fremdleistung Beteiligungsgesellschaft Organisationsmodelle Qualität der Dienstleitung? U. Rotermund/2012 Seite: 3

4 Typische schnelle Argumente für die Eigenleistung Nur unser eigenes Personal versteht uns. Das haben wir schon immer so gemacht.. Unsere Gebäude sind so einzigartig. Unser Kerngeschäft ist von uns zu stark abhängig. Beim Outsourcing verlieren wir an Zugriffsmöglichkeit U. Rotermund/2012 Seite: 4

5 Typische schnelle Argumente für die Fremdleistung Das interne Personal ist viel zu teuer.. Die Ausfallzeiten der Mitarbeiter sind zu hoch.. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. Mit uns sparen Sie 20-30% der Kosten. Unsere Professionalität erreichen Sie mit der Eigenleistung niemals. U. Rotermund/2012 Seite: 5

6 VORSTELLUNG BETREIBERMODELLE U. Rotermund/2012 Seite: 6

7 Variante 1: Eigenleistung (nicht optimiert) Geschäftsführung Stab Kerngeschäft 1 Kerngeschäft 2 Kerngeschäft 3 Kerngeschäft x MA Produktiv 1 MA Produktiv 1 MA Produktiv 1 MA Produktiv 2 MA Produktiv 2 MA Produktiv 2 MA Produktiv 3 MA Produktiv 3 MA Produktiv 3 MA FM MA FM MA FM U. Rotermund/2012 Seite: 7

8 Variante 2: Eigenleistung (optimiert) Geschäftsführung Stab Kerngeschäft 1 Kerngeschäft 2 Kerngeschäft 3 Abteilung FM MA Produktiv 1 MA Produktiv 1 MA Produktiv 1 MA FM MA Produktiv 2 MA Produktiv 2 MA Produktiv 2 MA FM MA Produktiv 3 MA Produktiv 3 MA Produktiv 3 MA FM MA Produktiv 4 MA Produktiv 5 U. Rotermund/2012 Seite: 8

9 Variante 3: Tochtergesellschaft Gesellschafter Musterbetrieb Geschäftsführung FM xyz GmbH Stab Rechnungswesen, Vertrieb FM Abteilung 1 TGM FM Abteilung 2 IGM FM-Abteilung 3 KGM TGM MA 1 IGM MA 1 KGM MA 1 TGM MA 2 IGM MA 2 KGM MA 2 TGM MA 3 IGM MA 3 KGM MA 3 U. Rotermund/2012 Seite: 9

10 Variante 4: Beteiligungsgesellschaft Gesellschafter Musterbetrieb Gesellschafter Extern FM Geschäftsführung FM xyz GmbH Stab Rechnungswesen, Vertrieb FM Abteilung 1 TGM FM Abteilung 2 IGM FM-Abteilung 3 KGM Externe Leistungen IGM TGM MA 1 IGM MA 1 KGM MA 1 MA Gesellschafter 1 TGM MA 2 KGM MA 2 MA Gesellschafter 2 TGM MA 3 KGM MA 3 U. Rotermund/2012 Seite: 10

11 Variante 5: Externe Dienstleistung Geschäftsführung Stab Kerngeschäft 1 Kerngeschäft 2 Kerngeschäft 3 Koordination FM FM-Vertrag MA Produktiv 1 MA Produktiv 1 MA Produktiv 1 Gesellschafter Extern FM Externe Dienstleistungs- GmbH MA Produktiv 2 MA Produktiv 2 MA Produktiv 2 Stab Rechnungswesen, Vertrieb FM Abteilung 1 TGM FM Abteilung 2 IGM FM-Abteilung 3 KGM TGM MA 1 IGM MA 1 KGM MA 1 TGM MA 2 KGM MA 2 U. Rotermund/2012 Seite: 11

12 Variante 6: Management-Modell Geschäftsführung Kerngeschäft 1 Kerngeschäft 2 Kerngeschäft 3 Abteilung FM MA Produktiv 1 MA Produktiv 1 MA Produktiv 1 MA FM Strategie 1 MA Produktiv 2 MA Produktiv 2 MA Produktiv 2 MA FM Strategie 2 Interne Leistungsvereinbarung FM-Vertrag FM-Vertrag Externe Dienstleistungs- GmbH 1 Externe Dienstleistungs- GmbH 2 Interne Leitung operativ FM Abteilung 1 FM Abteilung 2 FM-Abteilung 3 FM Abteilung 1 FM Abteilung 2 MA FM operativ 1 MA FM operativ 2 U. Rotermund/2012 Seite: 12

13 Weitere Parameter zur Bewertung der Betreibermodelle Anzahl der betreuten Gebäude Anzahl Gebäude in Eigentum Anzahl Gebäude als Mietobjekt Größe der Gebäude Alter der Gebäude Nutzung der Gebäude Nutzungszeiten der Gebäude Flächen für FM-Organisation Abteilungsgröße FM Zentralisierungsgrad FM Anzahl Stellen, Altersstruktur Personalqualifikation Personalbedarfsbemessung Ausfallzeiten des Personals Administrative Kosten Operative Kosten Externe und interne Kosten Verteilung der Liegenschaften Ablauforganisation Aufgabenteilung Eigen/Fremd Reaktionszeiten Kundenzufriedenheit Auftragswesen Auftragsabrechnung DV-Ausstattung Sonst. Betriebsmittel Vernetzungsgrad der Anlagen Sicherheitsbedürfnisse U. Rotermund/2012 Seite: 13

14 BETRIEBSHANDBUCH U. Rotermund/2012 Seite: 14

15 Konzept Betriebshandbuch/ -strategie Gebäudedaten IT-Systeme Vergabestrategie Organisationsaufbau Arbeitsanweisungen Personalbedarf Gebäude/Bauteile Wartungshinweise Anlagenverzeichnis Arbeitskarten Anlagenkennzeichnungssystem Verfügbarkeitsanforderung Internes Betriebshandbuch Externes Betriebshandbuch Nutzerhandbuch Notfallhandbuch U. Rotermund/2012 Seite: 15

16 Festschreiben der Organisation im Betriebskonzept/-handbuch Ein Dokument in dem alle wesentlichen Fakten/Anweisungen des zukünftigen Gebäudebetriebs niedergeschrieben sind Fortlaufendes Füllen und weiterentwickeln des Betriebshandbuchs Bei Neubauten: Beginn in der Bauphase, spätestens während der Ausführungsplanung Als Masterfile gut für neue Mitarbeiter geeignet Kann als Loseblatt-Sammlung permanent ergänzt werden Einen Verantwortlichen für das Betriebshandbuch benennen U. Rotermund/2012 Seite: 16

17 Umsetzung Betriebshandbuch Word-Dokument In Ordner, fortlaufende Ergänzung Als Masterfile mit Querverweisen zu den eingesetzten IT-Systemen Betrachtung als Organisationshandbuch Mögliche Zusätzliche IT-Systeme: Gebäudeautomation CAFM-System Dokumentenmanagement-System Instandhaltungsplanungssystem U. Rotermund/2012 Seite: 17

18 AUSSCHREIBUNG TGM U. Rotermund/2012 Seite: 18

19 Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb Woche Nr. Arbeitsschritt Strategie Ausschreibung 2 Veröffentlichung Teilnahmewettbewerb 3 Rücklauf Teilnahmewettbewerb 4 Auswertung Teilnahmewettbewerb 5 Festlegung Bieterkreis 6 Bestandsaufnahme Basisdaten 7 Erstellung Vertrag 8 Erstellung Leistungsbeschreibung 9 Erstellung Massenteil 10 Zusammenstellung Ausschreibung 11 Versand Ausschreibung 12 Angebotserstellung 13 Angebotseingang 14 Kaufm. Angebotsprüfung 15 Technische Angebotsprüfung 16 Bietergespräche 1 17 Überarbeitung Angebote 18 Bietergespräche 2 19 Vergabeentscheidung 20 Beauftragung 21 Start-Up-Phase 22 Beginn Dienstleistungserbringung U. Rotermund/2012 Seite: 19

20 Typische Projektdauer einer Ausschreibung/Vergabe Sehr schnelle Ausschreibung ohne Anforderung an Vergaberecht, Normale Ausschreibung mit Aufbau Betriebskonzept und Datenerfassung Umfangreiche Ausschreibungen mit besonderen Anforderungen im Vergaberecht 2-3 Monate 4-6 Monate 6-9 Monate U. Rotermund/2012 Seite: 20

21 Nutzung von Standard-/Musterverträgen Die Nutzung von Standard- oder Musterverträgen kann nicht empfohlen werden Musterverträge werden von Vertretern AG und AN erstellt, einseitige Interessenvertretung ist möglich Eine Adaption an die Anforderungen des Auftraggebers ist sehr zu empfehlen Vertrag muss die Anforderungen an die Leistungserbringung vollumfänglich regeln Vertrag und Leistungsbeschreibung müssen zusammenpassen Erfahrungen aus Gutachten müssen einfließen (rotermund.ingenieure sind Mitglied bei GEFMA u. RealFM) U. Rotermund/2012 Seite: 21

22 Schematischer Ablauf von Ausschreibungen - Leistungsinhalte 1 Ausschreibungsvorbereitung (1) Übernahme bisherige Verträge, Übernahme Unterlagen aus Planung Besprechung von möglichen Outsourcing-Szenarien, Störungsprioritäten/Verfügbarkeit Wirtschaftlichkeitsberechnungen Eigen- und Fremdleistungen Empfehlung zur Ausschreibungsstrategie 2 Ausschreibungsvorbereitung (2) Festlegen des Bieterkreises (überregional/regional), Matrix zur Bieterbewertung Klärung der Ausschreibungsstruktur (LV, Lose, Titel, Positionen) Erstellen Vertragsmuster und Leistungsbeschreibung Erstellen Massenteil des LV s 3 Angebotsphase und Angebotsauswertung Beantwortung der Bieterfragen, Vor-Ort-Begehung mit den Anbietern Kaufmännische u. technische Angebotsprüfung Erstellen des Preisspiegels Vergabeverhandlungen, min. 2 Bietergespräche, Vergabe der Leistungen 4 Start-Up Einweisung des Dienstleisters, Übergabeinspektion Detaillierte Erläuterung der Anforderungen Sicherstellen Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit Technisches und kaufmännisches Berichtswesen 5 Zyklische Kontrolle Stichprobenartige Überprüfung der Leistungen Überprüfung der Rechnungsstellung Feststellen des Erfüllungsgrades der Dienstleistungen Aktivierung Bonus-Malus-Regelung U. Rotermund/2012 Seite: 22

23 Besonderheiten bei einer GM-Ausschreibung Betriebs- zeiten Verfügbarkeit des Gebäudes u. FM- Dienstleistungen Technisierungsgrad Reaktionszeiten Abhängigkeit der Mieter U. Rotermund/2012 Seite: 23

24 Risikofaktoren und Abbildung in Ausschreibung (Auszug) Betriebs- zeiten Verfügbarkeit in Betriebszeiten vor Ort Geforderte Personalqualifikation in Betriebszeit Nur Anbieter mit hohem technischen Kenntnisstand Nachweis der Qualifikationen, Schulungs-/Einweisungsnachweis Technisierungsgrad Abhängigkeit Mieter Service-Level Definitionen Laufende Kontrollen, zyklische Tests Vorbeugende Instandhaltung Reaktionszeiten Verfügbarkeit an den Standorten Einteilung von Störungsprioritäten Verfügbar keit Gebäude Einsatz IT-Systeme Datenpflege durch Dienstleister, Dateneigentum beim AG U. Rotermund/2012 Seite: 24

25 Forderung für eine wirtschaftliche Dienstleistungserbringung Wirtschaftlichkeitsvergleich Eigen- und Fremdleistung Exakte Leistungsdefinition zur Fremdvergabe herstellen Pauschale Ausschreibung mit Massenbezug, insbes. bei Integration Instandsetzung Spätere Integration der Leistungsbeschreibung in CAFM-System Herstellen einer Angebotsvergleichbarkeit Völlige Transparenz der Leistungserbringung Hohe Qualität der Leistungen Kontroll-/Abnahmefähigkeit der Leistungen Möglichkeit weiterführender Wirtschaftlichkeitsberechnungen U. Rotermund/2012 Seite: 25

26 Datenbasis Prämisse Daten im Eigentum des Auftraggebers Daten in digitalen Räumen /Systemen Nutzung und Pflege der Daten durch den Dienstleister Kontrolle durch den AG Datenraum im Vergabeverfahren Einheitlicher Datenraum für alle Bieter Digitale Verfügbarkeit Zugriffsschutz Berichtswesen Berichte auf Basis des Datenraums Berichte in Anlehnung an Balanced Score Card Cockpit für den Auftraggeber Langfristigkeit Daten auf Dauer nutzbar Keine zyklischen Bestandsaufnahmen vor der Neuausschreibung U. Rotermund/2012 Seite: 26

27 Komponenten der Ausschreibung Vertragsmuster Leistungsbeschreibung Leistungskataloge/ Anlagen Massenteil Ausschreibung FM U. Rotermund/2012 Seite: 27

28 Beispiel einer Position im LV (Kurzfassung!) Aufbau von Leistungsverzeichnis-Positionen am Beispiel einer Klimaanlage Position Menge Einheit Kurztext EP GP Struktur entspr. der Ausschreibungssoftware ,00 Stck Klimaanlage Büros Sockelgeschoss Versorgungsbereich: Klimaanlage Büros 3.OG Standort: Technikzentrale 1 Luftbehandlungsfunktionen: HKBE-MI Volumenstrom: V= m³/h Baujahr: 1967 besteht im Wesentlichen aus: 1,00 Stck Zuluftventilator Pel= 15 kw p= 1000 Pa 1,00 Stck Abluftventilator 2,00 Stck Erhitzer 20,00 Stck Brandschutzklappen 1,00 psch Sonstige Komponenten Anlagenparameter Luftbehandlungsfunktionen Volumenstrom Baujahr Wesentliche Anlagenbaugruppen U. Rotermund/2012 Seite: 28 Teil 4

29 Variante: Einheitspreislisten zum Vergleich auf Positionsebene Einheitspreise auf Anlagenebene definiert Inspektionspreise Wartungspreise Instandsetzungspreise (optional) Betriebsführungspreise (optional) Einheitspreise durch Gesamtvergabe sehr günstig Einheitspreise inkl. Material und inkl. aller Nebenkosten Einheitspreise sind durch Einzelvergabe und Regieleistungen nicht zu erreichen! Leistungserfüllung wird durch Sachverständigenprüfungen sichergestellt U. Rotermund/2012 Seite: 29

30 Wartungsanweisung nach VDMA (1) U. Rotermund/2012 Seite: 30

31 Wartungsanweisung nach VDMA (3) U. Rotermund/2012 Seite: 31

32 Dokumentation der Wartungsleistungen (1) U. Rotermund/2012 Seite: 32

33 Dokumentation der Wartungsleistungen (2) U. Rotermund/2012 Seite: 33

34 Dokumentation der Wartungsleistungen (3) U. Rotermund/2012 Seite: 34

35 Preisspiegel aus Ausschreibung Instandhaltungsleistungen U. Rotermund/2012 Seite: 35

36 Angebotsauswertung und Vergabe Gesamtpaket oder Einzelvergaben möglich Überprüfung der Einheitspreise Prämisse: Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (Angebote) Aufstellung der Zuschlagskriterien mit der Wertungsform (Punktesystem) für eine nachvollziehbare Entscheidungsfindung Berücksichtigung der Softfacts bei Auswertung Zuschlagskriterien: Angebotssumme je Leistungsphase Erfahrungen und Referenzen der Bieter in vergleichbaren Objekten Betriebsführungsansatz und Organisationsaufbau Einsatz von Werkzeugen zum Gebäudemanagement Organisation der Räume und Werkstattplätze Personaleinsatzkalkulation Berichtswesen Bieterpräsentation Bietergespräche mit Vorstellung des Objektleiters Generelle Strategie: Vergabe auf das niedrigste Angebot? U. Rotermund/2012 Seite: 36 Teil 4

37 Szenarien nach Angebotsauswertung Überregionale Anbieter Regionale Anbieter (Kunden?) Sonstige Anbieter Struktur/Gliederung des LV gemäß den möglichen Szenarien Angebote und Angebotsauswertung Szenarien 2 1 Gesamtvergabe FM Teilvergabe FM Teilvergabe Gewerk FM 410 Gewerk 410 Teilvergabe FM Gewerk 410 Teilvergabe FM Objekte Süd U. Rotermund/2012 Seite: 37

38 Potenziale am Beispiel techn. Gebäudemanagement spez. Kosten TGM [ /m² BGF *a] fm benchmarking Ausschreibung Expon. (fm benchmarking) Expon. (Ausschreibung) U. Rotermund/2012 Seite: 38

39 Ansatz: Berechnung der Instandhaltungskosten (Verfahren Gewerke) Wiederbeschaffungswerte KGR 300 KGR 400 IH-Raten IH-Raten 0,5 1,5% 1,5 5,0% IH-Kosten Gebäude IH-Kosten Technik U. Rotermund/2012 Seite: 39

40 Online-Datenpflege Bestandsaufnahme Ausschreibungs-LV Auftrags-LV Bestandsaufnahme anhand Vor-Ort-Begehung Planungsdokumentation Revisionsunterlagen Ausschreibung in Online-System (Internet- Plattform) Betrieb der Plattform durch Kooperationspartner von rotermund.partner Nutzung ggf. in Angebotskosten enthalten Auftrags-LV nach Bietergesprächen Abrechnungs-LV Verpflichtung der Dienstleister zur Nutzung/Pflege des Online-Systems Endgültiger Datenstand nach Abrechnungs-LV Permanente Online-Daten Online-System bei Bedarf nutzbar Geringes monatliches Entgelt U. Rotermund/2012 Seite: 40

41 Zyklische Kontrolle der Leistungen Durchführung einer Übergabeinspektion an den Dienstleister Fotodokumentation des technischen Anlagenzustandes Zyklische Durchführung einer Leistungskontrolle Administrative Leistungen Operative Leistungen Zyklische Überprüfung der Rechnungsstellung Vergleich der Leistungskontrolle mit vertraglicher Vereinbarung Vergleich der Rechnungen/Zahlungen mit Auftrags-LV Ggf. zyklische Wirtschaftlichkeitsberechnungen Durchführung von Befragungen mittels Fragebogen Auf Wunsch Ausstellung als neutrales, zweckgebundenes Gutachten U. Rotermund/2012 Seite: 41

42 Deckblatt eines Gutachtens U. Rotermund/2012 Seite: 42

43 Erfahrungen aus Gutachten: Erfüllungsgrad der Leistungen 90% 80% 70% 60% 50% 40% Besondere Berücksichtigung in Vertrag und Leistungsbeschreibung 80% Minimum Maximum 30% Kritisch 60% 20% 10% 0% 15% 25% Adminstrative Leistungen Operative Leistungen U. Rotermund/2012 Seite: 43