Mit Change Management zum Erfolg: Das Projekt. Eines der größten SAP Einführungsprojekte Europas

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1 Mit Change Management zum Erfolg: Das Projekt Eines der größten SAP Einführungsprojekte Europas

2 Ausgangssituation 12 Kollektionen pro Jahr 7 Marken Über Verkaufsflächen ist eines der innovativsten Unternehmen der Modebranche Bis zu Das Projekt S 4 ist als Business Transformation essentiell für s.oliver Damit auch in Zukunft die richtige Ware zuverlässig zur richtigen Zeit am richtigen Ort beim Kunden ist. Darum ist eine effiziente Warenwirtschaft so wichtig für s.oliver. 2,8 Mio. Teile weltweit jede Woche

3 Hintergründe und strategische Ziele Effiziente Warenwirtschaft als Grundlage des Business-Erfolgs Michael Zimmer Director of Sales Operations Wenn wir S 4 nicht erfolgreich umsetzen, erreichen wir zentrale strategische Ziele wie z. B. Vertikalisierung und Internationalisierung nicht. Dr. Alexander Bradel Director Information Services Nur durch die Implementierung einer state of the art Software- Lösung können wir unseren Wettbewerbsvorteil langfristig sicherstellen. Barbara Neitzel Director Product Operations & Strategy S 4 ist somit kein IT-, sondern ein für gesamt s.oliver erfolgskritisches Business-Projekt.

4 Herausforderungen im Projekt und grundlegende Lösungsansätze HERAUSFORDERUNGEN Schwerwiegende Verzögerung des Projekts Ineffiziente und komplexe Projektstrukturen Kein festgelegter Scope Unklare Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten Lange Entscheidungswege Geringe Glaubwürdigkeit bei projektinternen / -externen Mitarbeitern Mangelnde Verzahnung von Teilprojekten S 4 Relaunch: Neuausrichtung des Projekts Reduktion der Komplexität Integration von Schnittstellenprojekten Verantwortungsübernahme durch die Führungskräfte LÖSUNGSANSÄTZE

5 Die Zielsetzung S 4 auf allen Ebenen neu ausrichten, konsequent umsetzen und als Vorbild nutzen 0.1 Relaunch Projekt 0.2 Change Management Strukturelle, organisatorische und personelle Neuausrichtung des Projekts zur Effizienzsteigerung (S 4 Phase 2.0) Enge Verknüpfung von Projektmanagement und Change Management ( Projektmitarbeiter) Befähigung der Führungskräfte zur Umsetzung der neuen Strukturen und Prozesse Management von Projektrisiken Kontinuierliches, ganzheitliches Change Management in den Dimensionen Kommunikation, Qualifikation und Partizipation Synchronisation von Stakeholdern und Schnittstellen Identifikation von Erfolgsfaktoren wie Dialog und Vernetzung Unternehmensweite Sensibilisierung für Veränderungsnotwendigkeit (7.800 betroffene Mitarbeiter) 0.3 Change Management Role Model Relaunch Projekt Role Model Frühzeitige Integration von HR in S 4 Change Management Befähigung von HR im Bereich Change Management Ableitung von Learnings und Erfolgsfaktoren aus S 4 Change Management für künftige Veränderungsprozesse Vorgehensweise im Change Management als generelles Vorbild / Blueprint für das Gesamtunternehmen s.oliver

6 Die Umsetzung: Relaunch Projekt Die Neuausrichtung des Projekts wird aktiv vorangetrieben se Neue Rahmenbedingungen der Projektphase 2.0 sind gemeinsam mit Führungskräften aus Business und IS erarbeitet und umgesetzt Führungskräfte nehmen Rolle als Multiplikator wahr und tragen Neuausrichtung aktiv in die Projektstruktur Erste Systemumsetzungen und GoLives zur Zufriedenheit der Business Kunden Die Mannschaft ist nun bereit auf das Spielfeld zu gehen und das Spiel zu gewinnen. Michael Zimmer Director of Sales Operations

7 Die Umsetzung: Change Management Kontinuierliches Change Management für S 4 wird implementiert Kaskadierter Rollout mit dialogorientierten Formaten zur Stärkung der bereichs- und ebenenübergreifenden Kommunikation eingeführt Learnings aus regelmäßigen Feedbackschleifen (z. B. Quick Check Befragungen) konsequent in Projekt und Change Management umgesetzt S 4 im gesamten Unternehmen greifbar und attraktiv gemacht Dialog ist der Schlüssel zum Erfolg bei s.oliver. Karim Roth Head of S 4 Projects Schnittstellenprojekt aus dem Logistikbereich in S 4 integriert

8 Die Umsetzung: Role Model S 4 dient als Vorbild für Change s.oliver Aufbau von Change Management Know How und Ressourcen bei HR für S 4 und s.oliver s.oliver-spezifische Herangehensweise für Change Management am Pilotprojekt S 4 verprobt HR als Change Management Partner für Business-Projekte positioniert Q.3 Q.4 Q.2 Q.3 Q.1 Q.4 Schritt 1: Maßnahmenkonzeption und Umsetzung durch Promerit Schritt 2: Gemeinsame Konzeption und Umsetzung mit Promerit Schritt 3: Interne Konzeption und Sparring, punktuelle Unterstützung von Promerit Auf Basis der positiven Erfahrungen im Projekt S 4 werden bereits einige Ansätze im Gesamtunternehmenskontext verwendet. Charlotte Kröger Head of HR Development

9 Einblick in die Werkstatt Methodenvielfalt im Change Management Kommunikation Mangelnde Kommunikation / Greifbarkeit von S 4 und geringes Faktenwissen zum Projekt Keine ansprechende Aufbereitung wesentlicher Projektinformationen S 4 Prezi Interaktive Prezi-Präsentation mit relevanten Inhalten und Botschaften Qualifikation Geringe Kenntnisse und Erfahrung in journalistischem Schreiben bei Verantwortlichen S 4 Schreibwerkstatt Konzeption und Durchführung eines zweitägigen Qualifizierungsformats zur Vermittlung von journalistischem Basiswissen Partizipation Keine Möglichkeit zur objektiven Erfassung des Feedbacks aller Projektbeteiligten S 4 Quick Check Konzeption und Umsetzung einer regelmäßigen Kurzbefragung zu Erfolgsfaktoren und Handlungsfeldern im Projekt Neue Projektmarketing- Maßnahme schafft Aufmerksamkeit für S 4 u. a. in 36 Bereichsvorstellungen Eigenständige Erstellung von Kommunikationsmedien und -texten Individuelle Beispiele aus Schreibwerkstatt für ideale Wissensvermittlung Wirksamkeitsmessung der Change Maßnahmen über den Zeitverlauf sowie Partizipation der Projektbeteiligten

10 Projektergebnis und Nutzen Change Management macht den Unterschied 96% der Projektbeteiligten ist die Bedeutung von S 4 bewusst 75% Change Management von Projektbeteiligten als wesentlicher Erfolgsfaktor verinnerlicht kennen ihre neue Rolle und Aufgaben Projekt S 4 durch intensive Kommunikation über S 4 hinaus greifbar und attraktiv gemacht Effiziente Projektstrukturen inkl. klarer Rollen und Verantwortlichkeiten Erste Systemumsetzungen und GoLives nach S 4 Relaunch zur Zufriedenheit der Business Kunden und in-time umgesetzt se des S 4 Change Managements Quick Check Juni 2014: Wirksamkeit wird konsequent gemessen 71% sind gerne ein Teil von S 4 70% fühlen sich gut über S 4 informiert

11 Projektergebnis und Nutzen Change Management: Die Methode wirkt! Die erfolgreichen GoLives bestätigen auch für uns im Business, dass der Relaunch von S 4 Wirkung zeigt und Ziele konsequent umgesetzt werden. Die größte Veränderung der Unternehmensgeschichte muss von allen getragen werden. Durch das Change Management wurde die Bedeutung von S 4 auch für das Business greifbar. Matthias Jobst Global Product Director s.oliver Armin Fichtel CEO Comma Das S 4 Change Management ist ein essentieller Erfolgsfaktor des Projekts. Karim Roth Head of S 4 Projects