Die guten Zwölf. Lösungen für Ihren SharePoint. Eingangsrechnungsverarbeitung Migration. ecspand Integration for SAP ERP. Qualitätsmanagement

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1 Dynamics Integration Eingangsrechnungsverarbeitung Migration Office-Integration Qualitätsmanagement ecspand Integration for SAP ERP Scan SharePoint Compliance Vertragsmanagement Kunde + Lieferant Personalakte Posteingang Die guten Zwölf. Lösungen für Ihren SharePoint. 1

2 Schön, dass Sie reinschauen. Wir präsentieren Ihnen unsere ECM-Lösungen für Ihren SharePoint. Inhalt Einführung...5 Dynamics Integration...7 Eingangsrechnungsverarbeitung...9 Migration...11 Office-Integration...13 Qualitätsmanagement...15 ecspand Integration for SAP ERP...17 Scan...19 SharePoint Compliance...21 Vertragsmanagement...23 Kunde + Lieferant...25 Personalakte...27 Posteingang...29

3 einfach, smart, schnell. Mit ecspand wird der SharePoint zur hundertprozentigen ECM-Lösung. ecspand ist das technologisch optimale Produkt für Microsoft SharePoint und bietet zwölf fertig vorkonfigurierte ECM-Lösungen, u. a. Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung, Qualitätsmanagement. ecspand erweitert SharePoint nicht nur um fehlende technische Features wie Storageanbindung, sondern steht vielmehr für die Erweiterung um eine intelligente Informationsarchitektur, die sich an Ihren Geschäftsobjekten orientiert. ecspand....für Entscheider: managt Prozesse und Informationen; spart Zeit und Kosten Hilft bei der Compliance Funktioniert mit unterschiedlichen Endgeräten Teams (auch extern!) werden zusammengebracht; die Transparenz erhöht..für Partner: fertige Lösungen: mehr Projekte und Umsatz in kürzerer Zeit Standardlösung: schnelle Installation Keine Programmierung erforderlich Reduzierung von Individualentwicklung..für Benutzer: Bessere, schnellere Zusammenarbeit Integriert in die Welt, die Sie kennen: Microsoft Keine umfangreiche Qualifizierung Einfache Bedienung..für die IT: Investitionsschutz für Ihre SharePoint-Plattform making the SharePoint simply smart Releasesichere Standardlösung Kein Template, sondern ein Produkt mit Standardlösungen 5

4 Intelligenter Arbeiten. Dynamics Integration Die Lösung besteht aus zwei grundlegenden Funktionsblöcken: Verarbeitung von ausgehenden sowie eingehenden Dokumenten. Dadurch stehen nicht nur die vom Anwender erzeugten Belege innerhalb von SharePoint zur Verfügung, sondern auch die übrigen prozessbeteiligten Dokumente. ecspand Dynamics Integration bietet ebenfalls eine Erweiterungsmöglichkeit zur digitalen Eingangsrechnungsprüfung. Bei der ecspand-lösung Dynamics Integration liegen die Vorteile auf der Hand: Geschäftsprozessoptimierung, vorgangsbezogene Transparenz und schnelle Auskunfts fähigkeit. Abgerundet wird die Lösung durch die zusätzlich zur Verfügung stehende Archivierung der erzeugten steuerrelevanten Dokumente sowie die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Direkter Aufruf der abgelegten Dokumente aus Dynamics heraus Zusammenfassung sämtlicher Dokumente in spezifische Vorgänge und Akten Nahtlose Integration Bekannte Oberfläche Einheitliche Microsoft Plattform Basierend auf dem standardisierten Objektmodell von Dynamics Integration für Dynamics NAV, AX und CRM Module sind einzeln selektierbar (z. B. Archivierung nur im Finanzbereich) Zertifizierte Schnittstelle 7

5 Gute Übersicht. Eingangsrechnungsverarbeitung Die Vorteile der ecspand-lösung Eingangsrechnungsverarbeitung sind in knappen aber entscheidenden Worten erklärt: Automatisierung, Kosteneinsparung, Transparenz. Die Prozessgeschwindigkeiten werden erhöht und zeitnahe Monatsabschlüsse möglich gemacht. Mit durchgehenden, elektronischen Prozessen sorgt ecspand für eine automatisierte Er kennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen in Verbindung mit SAP oder Dynamics AX und NAV. Die unterschiedlichen Reports bieten Transparenz aller rechnungsbezogenen Daten und ermöglichen jederzeit eine Detailanalyse. Damit wird nicht nur die Produktivität gesteigert sondern auch deutlich Zeit und Kosten gespart. Nahtlose Integration zwischen SharePoint und ERP Einfachheit durch bekannte Oberfläche Keine Medienbrüche mehr Keine aufwändigen Rückfragen Komplette Prozesstransparenz Minimierung der manuellen Schritte für die Rechnungsbearbeitung ERP Integration in SAP und Dynamics AX/NAV über zertifizierte Schnittstellen Nutzung vorhandener Plattformen Reibungsloses Involvieren von weiteren Prozessteilnehmern Hochwertige Rechnungserkennung 9

6 Perfekte Zusammenführung Migration Warum benutzen Sie unterschiedliche Systeme, wenn Sie es auch mit einem schaffen können? Der wichtigste Aspekt für die Ablösung eines ECM-Systems und die Entscheidung für eine SharePoint-Lösung ist die Kostenreduktion. Mit ecspand Migration erreichen Sie neben der Kostenperspektive eine drastische Vereinfachung und Vereinheitlichung Ihrer Daten und Informationen in einem zukunftsfähigen, neuen, führenden System. SharePoint und ecspand bilden für Ihr Unternehmen die Informationsdrehscheibe und zwar für Ihr gesamtes Unternehmen. Simply smart. Die ecspand Lösung Migration erlaubt den Export von vorhandenen Daten eines zu migrierenden ECM-Systems in eine zentrale SharePoint Informationsstruktur ganz easy. Produktivität des Benutzers wird erhöht Eine zentrale Informationsarchitektur unternehmensweit Einheitliche Bedienung, kein Systemwechsel Komplexität verringern Support und Pflege vereinheitlichen Integration einfach machen 11

7 Zeitsparen ist wertvoll. Office-Integration Legen Sie Ihre Dokumente und s ganz einfach in SharePoint ab! ecspand erkennt bereits existierende Geschäftsobjekte, fügt das neue Dokument automatisch in die bestehende Aktenstruktur ein und startet bei Bedarf weitergehende Prozessschritte. Ihre Dokumente liegen von nun an zentral im SharePoint und stehen für das gemeinsame Bearbeiten zur Verfügung. Die ecspand Office-Integration sorgt für eine schnelle und einfache Ablage von vorgangsorientierten s und Office-Dateien. Dokumente werden einfach per Drag & Drop in die persönliche Ablagestruktur abgelegt. Intuitive und kontextbezogene Ablage sämtlicher Dokumente Vereinfachte Verschlagwortung durch automatisierte Übernahme von Ordnungskriterien Vorgangsbezogene Ablage von s und Dokumenten Einfaches Drag & Drop Universelle Schnittstelle verfügbar für Windows (ab Windows Vista) sowie als Addin für Office (ab Version 2010) Zentrale Administration Nur einmalige und zentrale Konfiguration 13

8 Qualität überzeugt. Qualitätsmanagement Die im Rahmen einer Qualitätssicherung anfallenden Dokumente verwaltet ecspand anhand digitaler Leitwege. Vorlagen vereinfachen das Qualitätsmanagement. Eingerichtete Dokumentbibliotheken geben Ihnen einen direkten Überblick über Arbeitsanweisungen, Formblätter, Handbücher u. v. m. Fristen und Wiedervorlagetermine sorgen dafür, dass Sie stets die Übersicht behalten. Vervollständigt wird das Qualitätsmanagement durch die Einbindung eines Prüfungs- und Freigabeworkflows inklusive Inkraftsetzungsfunktion. Die ecspand-lösung Qualitätsmanagement sorgt dafür, dass die Abläufe im Unternehmen anforderungsgerecht und qualitätshaltig strukturiert werden. Sie erfüllt die Compliance-Vorgaben und nutzt entsprechende Qualitätsmanagement-Methodiken. Das ecspand Qualitätsmanagement ist mehr als eine QM-Software sie ist die Ausgangsbasis für die Abbildung eines vollständigen und integrierten Dokumenten-Management-Systems, das alle Anforderungen an eine QM-Software nach ISO 9001 abbildet. Strukturierte Abbildung der Dokumente entsprechend ISO Norm Prozessorientierte Abbildung entsprechend Aufbau- oder Ablaufplanung Komfortable Suche nach QM Dokumenten Unterstützung aller Aufgaben durch mehrstufige Workflows Intuitives Arbeiten durch volle Office Integration Schnelle Bereitstellung Maximale Flexibilität bei gleichzeitiger hoher Upgrade-Sicherheit durch Standardisierung Grafische Visualisierung und Navigation durch die Prozesse mit Microsoft Visio Automatische PDF-Erzeugung 15

9 Abläufe optimieren. ecspand Integration for SAP ERP Mit der ecspand Integration for SAP ERP ist die Einhaltung der Compliance Anforderungen ganz einfach möglich; die vollständige Ablage kann sichergestellt werden, strategische Plattformen werden zusammengebracht und Geschäftsprozesse optimiert. Archivierung für SAP: mit ecspand ganz unkompliziert und vor allem in der gewohnten SAP-Oberfläche. Durch die Verarbeitung von ausgehenden und eingehenden Dokumenten sind Sie in der Lage nicht nur die vom Anwender erzeugten Belege innerhalb von SharePoint zur Verfügung zu haben, sondern auch die übrigen prozessbeteiligten Dokumente bereitzustellen: alle Dokumente auf einen Blick. Gewohnte Recherchemöglichkeiten in SharePoint auf Basis von ecspand (für non-sap Anwender) und aus SAP heraus möglich (für SAP Anwender) Anwender bleiben in ihrer gewohnten Umgebung (SAP und SharePoint) Automatische Aktenbildung in ecspand (direkter Aufruf der abgelegten Dokumente aus SAP heraus) Nahtlose Integration Zertifizierte archive link Schnittstelle inkl. Content Server Anbindung Customizing über SAP Standard Automatische Verarbeitung ausgehender und eingehender Belege Zertifizierter Dokumentenaufruf direkt aus der SAP Maske Anzeige im Webbrowser Archivierung der Dokumente mit ecspand auf Basis von SharePoint 17

10 Scan & more. Scan Die Scanlösung kümmert sich um die Digitalisierung der bestehenden oder neu anfallenden Papierdokumente. So haben Sie die Möglichkeit über zentrale Scanstellen und Anlieferungsverfahren Ihre papierbasierten Belege ganz einfach im SharePoint zu hinterlegen. Neben Standardfunktionen wie Barcodeerkennung, OCR Analyse oder automatisches Entfernen von Leerseiten können Metadaten bequem direkt in der Indexierungsmaske vergeben werden. Vervollständigt wird ecspand Scan durch eine leistungsfähige automatische Dokumentanalyse mit Erweiterungen durch vorgefertigte Module für Eingangsrechnungen und Posteingang. Die zentrale Scansoftware von ecspand sorgt für eine konsequente Nutzung von SharePoint. Papier wird digitalisiert und klassifiziert. Kein Medienbruch mehr, keine Mehrfachablage mehr. Die bestehende IT-Infrastruktur kann beibehalten werden. Geht es noch besser? Wohl kaum! Komfortables Scannen direkt in den SharePoint Manuelle, halbautomatische und automatische Verschlagwortung erleichtern das schnelle Erfassen der Belege Intuitive Oberfläche Scannen von Einzelseiten und Stapelscanning Verfügbar als Webanwendung oder Desktopapplikation Einfache Integration bestehender Hardware in das SharePoint-Umfeld Einbindung von Desktop oder Netzwerkscannern Integrierte OCR-Erkennung 19

11 Ihr gutes Recht. SharePoint Compliance Gesetze, Regeln und Richtlinien müssen auch mit SharePoint eingehalten werden. Der Gesetzgeber schreibt immer öfter die revisionssichere Langzeitarchivierung von Dokumenten auf nationaler und internationaler Ebene vor. Wir lösen dies mit der fertig vorkonfi gurierten Lösung SharePoint Compliance. ecspand überwacht regelbasiert aufbewahrungspflichtige Dokumenttypen, die besonderen Auflagen unterliegen, entnimmt diese automatisch aus der SharePoint Datenbank, speichert sie revisionssicher auf einer externen Complianceplattform und garantiert so, dass diese erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können. Mit SharePoint Compliance wird eine revisionssichere und gesetzes konforme Langzeitarchivierung aller aufbewahrungswürdigen Daten sicher gestellt. Alle Komponenten wurden durch eine Wirtschafts prüfungsgesellschaft zertifiziert. Keine Schulung notwendig Einfaches und transparentes Wiederauffinden aller Dokumente und Versionen Nutzen der gewohnten Anwendung Entlastung der SharePoint SQL Datenbank Schnelleres Backup und Recovery Optimale Speicherauslastung Zertifizierte Schnittstelle Flexibel konfigurierbare Retentionszeiten Einfache Administration über SharePoint 21

12 Ordnung für Ihre Verträge. Vertragsmanagement Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge Sie haben? Und was Sie das alles kostet? Verschaffen Sie sich Übersicht! Diese SharePoint Lösung ermöglicht die Erfassung, Recherche und Verwaltung beliebiger Vertragsformen. Erstellen Sie, dank der einheitlichen und vollständigen Abbildung aller Verträge, eine umfassende Sicht auf den Wert Ihres Unternehmens, Ihrer Geschäftsbeziehungen und über zeitliche und finanzielle Auswirkungen. Auch Ihre strategischen IT-Anwendungen lassen sich integrieren. Mit der Lösung Vertragsmanagement ist eine Übersicht über alle aktiven Verträge und Laufzeiten gegeben. Transparenz ist vorprogrammiert, Kündigungen und Fristen werden nicht mehr vergessen. Ein weiterer Vorteil: es handelt sich hierbei um ein komplettes Produkt, nicht um eine Projektlösung. Komfortables Verwalten sämtlicher Vertragsarten Einhalten von Fristen Prozessorientierte Erstellung der Verträge Intuitive Bedienung und hohe Maximale Flexibilität bei gleichzeitiger hoher Upgrade- Sicherheit durch Standardisierung Komfortables Fristen-, Terminund Aufgabenmanagement Flexibles Rollen- und Rechtekonzept auf Basis der Organisa - tionsstruktur Integriertes Vertragscontrolling und Reporting 23

13 Geschäftsobjekte komfortabel verwalten. Kunde + Lieferant ecspand bietet nicht nur fehlende technische Features, sondern erweitert den SharePoint um eine intelligente Informationsarchitektur, die sich an Ihren Geschäftsobjekten orientiert und über die Grenzen von SharePoint hinweg Informationen und Dokumente in Form von Akten und Vorgängen transparent und schnell bereitstellt für alle Benutzer komfortabel wiederauffindbar. Die aus diesen losen Informationen zusammengeführten Geschäftsfälle bilden das Fundament für das ecspand Vorgangsmanagement zum komfortablen Verwalten von Akten rund um Kunden, Lieferanten, Projekte oder Mitarbeiter. ecspand ist die optimale Prozessplattform für Informationsmanagement und ersetzt komplexe Geschäftsanwendungen durch intelligente Standardlösungen. Intuitive und einfach zu bedienende Oberfläche Einfaches Wiederauffinden dank intelligenter Suche Zusammenfassung sämtlicher Dokumente in spezifische Akten und Vorgänge Kontextbezogene Drag & Drop Ablage Schnelle Bereitstellung dank Standard Templates Basierend auf dem Objektmodell von SAP und Dynamics AX/NAV/CRM Automatische Aktenbildung in ecspand 25

14 Personalarbeit leicht gemacht. Personalakte Die Lösung erfüllt die Wünsche eines jeden Verantwortlichen an ein übersichtliches und effizientes System zur Personalverwaltung. Alle notwendigen Informationen rund um die Mitarbeiter sind nur einen Mausklick entfernt. Ob Vertragsdaten, Schriftverkehr, s, Fortbildungsnachweise, AU-Bescheinigungen, Gehalts- und Spesenabrechnungen sowie Sichten auf Urlaubskonto, Stundensaldo, Fristen u. v. m. Personalprozesse werden vereinfacht, Abläufe in der Personalabteilung verkürzt und der Datenschutz verbessert. Zentrale Ablage und Integration aller Dokumente Schneller und dezentraler Zugriff auf alle Personaldokumente Elektronische Workflows für HR-Prozesse Komfortables Fristen-, Terminund Aufgabenmanagement Individuell gestaltbares Berechtigungskonzept Zugriff auf Daten aus externen Anwendungen Die ecspand Lösung Digitale Personalakte ermöglicht die übersichtliche und effiziente Personalverwaltung und setzt damit den Maßstab für die moderne Personalabteilung. 27

15 Automatisch Weiterleiten. Posteingang Mit dieser Lösung können Sie Ihren Posteingang elegant digitalisieren und bequem intern verteilen. Sie besteht aus einer webbasierten Scanverarbeitung, automatischer Klassifizierung der Dokumente sowie einem Workflow, der die Dokumentweiterleitung und -verarbeitung in Ihrem Unternehmen steuert. Mitarbeiter werden automatisch über neue Posteingänge informiert. Sie können diese komfortabel und aufgabengesteuert zu bestehenden Geschäftsprozessen zuordnen oder zur weiteren Bearbeitung weiterleiten. Die Lösung gegen die drohende Papierflut: die Posteingangslösung von ecspand für den SharePoint. Sie beschleunigt die Durchlaufzeiten, Informationen werden schneller transportiert und transparent dargestellt, kurzum: das System erledigt Routineaufgaben und somit entsteht ein guter ROI und neuer Freiraum für qualifizierte, kreative Tätigkeiten. Optimierung des gesamten Posteingangs Einfachheit durch Arbeiten in der gewohnten Anwendung Intuitive Oberfläche Reduzierung der Papierflut Nutzen von bestehenden Dokumentenscannern und Multifunktionsgeräten Kurze Einrichtungszeiten dank Standardlösung Load Balancing: definiert, welche und wie viele Dokumente in den einzelnen Postkörben liegen dürfen Unterstützung mobiler Endgeräte 29

16 Our passion for your success. ecspand your SharePoint.

17 ecspand ist ein Produkt der d.velop Gruppe. Die d.velop international GmbH ist exklusiv für den nationalen und internationalen Vertrieb von ecspand sowie der internationalen Vermarktung von d.3 zuständig. Die d.velop international GmbH gehört zur d.velop Gruppe: Die 1992 gegründete d.velop AG ist ein innovatives und dynamisches IT-Dienstleistungsunternehmen. Mit mehr als 300 Mitarbeitern entwickelt und vertreibt die d.velop AG Software (d.3, ecspand, FOXDOX), die den Umgang mit Dokumenten vereinfacht und beschleunigt. Dokumentenmanagement, digitale Workflows und elektronische Archivierung sind die Kernthemen, mit denen die d.velop seit mehr als 20 Jahren über Kunden mit über Anwendern begeistert d-velop.international ecspand.de Stand: April Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung von der d.velop international GmbH geändert werden. Die d.velop international GmbH lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in dieser Publikation ab. Alle Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Hersteller oder Unternehmen.