UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung

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1 Anwenderhandbuch UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung Version: U Datum: Diese Dokumentation enthält urheberrechtlich geschützte Informationen. Eine Haftung für Schäden, die im Zusammenhang mit der Dokumentation entsteht, ist ausgeschlossen. Änderungen sind jederzeit ohne Vorankündigung möglich. Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, bleiben vorbehalten. Kein Teil der Dokumentation darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne vorherige schriftliche Zustimmung von NCT reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet werden. NCT AG Weinberglistrasse Luzern Schweiz Tel Fax support@nct.ch

2 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung 1 Inhaltsverzeichnis 1 Stammdaten Firmenzusatz Kreditoren Text Text Kreditoren Auswahl Geg Kto Auftrag Kreditorstamm Auswahl Kreditorzahlstelle Kreditorzahlstelle Auswahl Daueraufträge Selektion Daueraufträge Modifikation Dauerauftrag Ausführen Dauerauftrag 32 2 Bewegungen Fakturen / Zahlungen erfassen Belegnummer pro Kreditor Suchen Belegnummer Kreditoren Auswahl OCR-B Skonto pro Faktur Skonto pro Faktur Zahlungsvorschlag Selektion Zahlungsvorschlag Ändern Zahlungsvorschlag Auswahl Kreditoren f.zlg.vor Zahlungsvorschlag Zahlstelle Zahlstellen Parameter Zahlungsvorschlag drucken Anpassen Devisenkurse Kontoauszug Auswahl Detailbuchungen Kontoauszug Detailanzeige Kreditor-Umsätze/-Saldi Drucken Kreditoren-Umsatzliste 69 3 Drucken Drucken Buchungsjournal Drucken Firmenzusatz Kredi Drucken Kreditorstamm Drucken Kreditorkonto / OP Drucken Offene-Posten-Liste Drucken Fälligkeitsrapport Drucken Umsatz- und Saldoliste Zinsstaffel-Rechnung Zinsstaffel-Rechnung Zinsstaffel-Zinssatz Aussenwirtschaftsverordnung Auswahl Zahlungskennziffern Zahlungskennziffern Saldobestätigung Hilfsprogramme Reorganisation Kreditoren Buchungen entsperren Ändern Zahlstellen-Id's Generieren Zahlungen Kreditoren Konto Übernahme 119

3 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 2 1 Stammdaten 1.1 Firmenzusatz Kreditoren Mit diesem Arbeitsfenster wird das Kreditorenpaket als ganzes konfiguriert. Falls Sie für eine Firma das erste Mal ein Kreditorenprogramm aufrufen, wird aus diesem Grund automatisch in diese Funktion verzweigt. Felder Automatische Kreditornummernvergabe Ist diese Option aktiv, so wird die Nummer des Kreditors automatisch vergeben. Adressnummer als Vorgabe Ist diese Option aktiv, so wird die Nummer der Adresse automatisch vorgeblendet. Letzte Kreditorennummer Hier wird die zuletzt vergebene Kreditorennummer angezeigt. Positionen auf Zahlungs-Avis Mit dieser Checkbox bestimmen Sie dass sie auf dem Zahlungs-Avis die einzelnen Positionen der Rechnungen aufgelistet werden. Maximale Kursabweichung in % Bei Kursabweichungen (Abweichungen zwischen dem aktuellen Kurs gemäss Kurstabelle und den Kurs innerhalb der Buchung), die grösser als der in diesem Feld hinterlegte Wert sind, wird im Fakturen und

4 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 3 Zahlungserfassungsprogramm eine Warnung angezeigt. Geben Sie 0 (Null) als maximale Kursabweichung ein, wenn Sie keine entsprechende Abweichungs-Prüfung wünschen. Firmenzahlstelle Definieren Sie hier die Zahlstelle, mit der Sie üblicherweise den Kreditor bezahlen möchten. Sie können mit der 'INFO' - Taste eine Zahlstelle aus dem Firmenzahlstellenstamm des Manager auswählen, bzw. erfassen oder ändern. Die hier erfasste Firmenzahlstelle wird beim neuerfassen eines Kreditors vorgeschlagen und nötigenfalls bei der "Batch" Kreditordatenübernahme in der Schnittstelle ebenfalls verwendet. Gegenkonto Erfassen Sie hier das Vorgabegegenkonto. Dieses Konto wird beim Erfassen eines Kreditoren vorgeschlagen. Bei Batch Datenübernahmen via Schnittstelle wird es nötigenfalls ebenfalls verwendet. Gegenkonto Auftrag Erfassen Sie hier das Vorgabegegenkonto für das Gegenkonto Auftrag. Dieses Konto wird beim Erfassen eines Kreditoren vorgeschlagen. Bei Batch Datenübernahmen via Schnittstelle wird es nötigenfalls ebenfalls verwendet. Geg Kto Skonto Falls Sie den Skontoabzug nicht nach Ursprung buchen möchten, können Sie hier das Gegenkonto definieren, das im Kreditorstamm bei der Neuerfassung eines Kreditors vorgeschlagen wird. Sie können mit der INFO - Taste ein Konto aus dem Kontostemm auswählen bzw. erfassen. Geg Kto Ausgleich Im Kreditorstamm muss, um Ausgleiche automatisch buchen zu können, das Gegenkonto 'Ausgleich' angegeben werden. Sie können hier ein Konto angeben, das beim Erfassen eines neuen Kreditors im entsprechenden Feld vorgegeben wird. Sie können mit der INFO - Taste ein Konto aus dem Kontostemm auswählen bzw. ein Konto erfassen. Geg Kto Kursgewinn Im Kreditorstamm muss, um Kursdifferenzen über ein definiertes Konto buchen zu können, das Gegenkonto Kursgewinn angegeben werden. Sie können hier ein Konto angeben, dass beim Erfassen eines neuen Kreditors im entsprechenden Feld vorgegeben wird. Sie können mit der INFO - Taste ein Konto aus dem Kontostamm auswählen, bzw. nötigenfalls ein Konto erfassen. Vereinnahmte Steuer n Ursprung Falls die Steuer vereinnahmt abgerechnet wird, können Sie hier bestimmen, ob die Steuerbuchungen nach Ursprung = Gegenkonto der Rechnungen (Standardvorgabe) oder über ein spezielles "Aufwandsteuerkonto" gebucht werden sollen. Aufwandsteuerkonto Falls die Steuer vereinnahmt abgerechnet wird, muss hier das Aufwandsteuerkonto eingegeben werden. Über dieses Konto wird, wenn die Steuer nach Ursprung (Aufwand gemäss Rechnungserfassung) verbucht wird, die Steuer der Vorauszahlungen bzw., falls Sie die Steuer nicht nach Ursprung verbuchen, sämtliche Steuern gebucht. Steuercode Erfassen Sie hier den Steuercode der bei der Neuerfassung eines Kreditoren vorgeschlagen wird. Sie können mit der "INFO-Taste" einen Steuercode auswählen bzw. erfassen. Zahlungskonditionscode Erfassen Sie hier den Zahlungskonditionscode der bei der Neuerfassung eines Kreditoren vorgeschlagen wird. Sie können mit der "INFO-Taste" einen Code auswählen bzw. erfassen. Lieferkondition Bestimmen Sie hier die Lieferkondition. Sie kann mit der "INFO-Taste" ausgewählt werden. Check-Limite Falls Sie hier einen Betrag erfassen, wird bei Zahlungen welche diesen Betrag erreichen bzw. übersteigen automatisch die Zahlung als Checkzahlung abgesetzt. Solche Zahlungen können in der Zahlungsschnittstelle NICHT mehr auf einem anderen Weg ausgeführt werden.

5 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 4 Letzte J-Nr Rechnungen Hier wird Ihnen die aktuelle Journalnummer der Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres zur Information angezeigt. Letzte J-Nr Zahlungen Hier wird Ihnen die aktuelle Journalnummer der Zahlungen des aktuellen Geschäftsjahres zur Information angezeigt. Bezeichnung des Steuercodes Falls Sie einen Vorgabesteuercode erfassen, wird dessen Bezeichnung hier zur Kontrolle angezeigt. Bezeichnung Zahlungskondtion Falls Sie einen Vorgabezahlungskonditionscode erfassen, wird dessen Bezeichnung hier zur Kontrolle angezeigt. Lieferkondition Bezeichnung Hier wird die Bezeichnung der Lieferkondition des Kreditors angezeigt. Plz / Ort Firmenzahlstelle Hier wird die Postleitzahl und der Ort der Firmenzahlstelle angezeigt. Sammelkonto Erfassen Sie hier das Vorgabesammelkonto. Dieses Konto wird beim Erfassen eines Kreditoren vorgeschlagen. Bei Batch Datenübernahmen via Schnittstelle wird es nötigenfalls ebenfalls verwendet. Name der Firmenzahlstelle Hier wird der Name der Firmenzahlstelle angezeigt. Belegnummerierung Sie können zwischen folgenden Belegnummerierungs-Systemen wählen: A = automatische Belegnummerierung - Innerhalb des Fakturen- und Zahlungserfassungsprogrammes definieren Sie jeweils den Startpunkt. Die Belegnummer kann sich nur aus Ziffern zusammensetzen. M = manuelle Belegnummerierung - Innerhalb des Fakturen und Zahlungserfassungsprogrammes können Sie die Belegnummern manuell vergeben. Es sind Buchstaben und Ziffern möglich. K = keine Belegnummerierung - Innerhalb des Fakturen und Zahlungserfassungsprogrammes ist das entsprechende Feld inaktiv. Gegen KS/KT Falls die aktuelle Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird und Sie als "Gegenkonto" ein Erfolgskonto gewählt haben, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkonstenträger definieren der im Kreditorenstamm bei der Neuerfassung eines Kreditors im entsprechenden Feld vorgeschlagen wird. Sie können mit der INFO - Taste eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger aus dem Stamm auswählen, bzw. nötigenfalls erfassen. Falls Kreditoren im Batch verfahren über die Schnittstelle importiert werden, wird diese Kostenstelle bzw. dieser Kostenträger nötigenfalls verwendet. Gegen KS/KT Auftrag Falls die aktuelle Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird und Sie als "Gegenkonto Auftrag" ein Erfolgskonto gewählt haben, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkonstenträger definieren der im Kreditorenstamm bei der Neuerfassung eines Kreditors im entsprechenden Feld vorgeschlagen wird. Sie können mit der INFO - Taste eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger aus dem Stamm auswählen, bzw. nötigenfalls erfassen. Falls Kreditoren im Batch verfahren über die Schnittstelle importiert werden, wird diese Kostenstelle bzw. dieser Kostenträger nötigenfalls verwendet. Geg KS/KT Skonto Falls Sie den Skontoabzug nicht nach Ursprung buchen möchten, die aktuelle Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird und Sie als "Gegenkonto Skonto" ein Erfolgskonto gewählt haben, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkonstenträger definieren, der im Kreditorstamm bei der Neuerfassung eines Kreditors im entsprechenden Feld vorgeschlagen wird. Sie können mit der INFO - Taste eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger aus dem Stamm auswählen, bzw. nötigenfalls erfassen.

6 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 5 Geg KS/KT Ausgleich Falls die aktuelle Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird und Sie als "Gegenkonto Ausgleich" ein Erfolgskonto gewählt haben, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger definieren, der im Kreditorstamm bei der Neuerfassung eines Kreditors im entsprechenden Feld vorgeschlagen wird. Sie können mit der INFO - Taste eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger aus dem Stamm auswählen bzw. erfassen. Geg KS/KT Kursgewinn Falls Sie die Kursdiffernzen nicht nach Ursprung buchen möchten, die aktuelle Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird und Sie als "Gegenkonto Kursgewinn" ein Erfolgskonto gewählt haben, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger definieren, der im Kreditorstamm bei der Neuerfassung eines Kreditors im entsprechenden Feld vorgeschlagen wird. Sie können mit der INFO - Taste eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger aus dem Stamm auswählen, bzw. nötigenfalls erfassen. Gegenkostenstelle Steuer Falls die Steuer vereinnahmt abgerechnet wird und die aktuelle Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird, können Sie hier abhängig vom Konto "Aufwandsteuerkonto" die zugehörige Kostenstelle definieren, über die die Steuern gebucht werden. Mit Fremdwährung Hier wird Ihnen angezeigt, ob die aktuelle Firma Fremdwährungen führt oder nicht. Basiswährung Hier wird Ihnen zur Information die Basiswährung der Firma angezeigt. Geg Kto Kursverlust Im Kreditorstamm muss, um Kursdifferenzen über ein definiertes Konto buchen zu können, das Gegenkonto Kursverlust angegeben werden. Sie können hier ein Konto angeben, dass beim Erfassen eines neuen Kreditors im entsprechenden Feld vorgegeben wird. Sie können mit der INFO - Taste ein Konto aus dem Kontostamm auswählen, bzw. nötigenfalls ein Konto erfassen. Durchsch. Zlg. Tage Hier wird Ihnen die durschnittliche Anzahl Tage bis eine Rechnung bezahlt wird angezeigt. Dies ist der Durchschnitt der ganzen Firma. Kursdifferenz steuerneutral Ist diese Option aktiv, so erfolgt die Kursdifferenz der Zahlung steuerneutral (ohne MWST). Diese Einstellung ist lediglich bei Fremdwährungsbuchungen relevant. Bei der Zahlung einer Rechnung in Fremdwährung kann es zu Kursdifferenzen führen, d.h. der Wechselkurs der Rechnung unterscheidet sich von jedem der Zahlung. In diesem Falle wird eine Kursgewinn/Verlustbuchung abgesetzt. In der Schweiz muss diese immer steuerneutral, also ohne MwSt-Anteil, verbucht werden. Daher ist diese Option standardmässig immer eingeschaltet. Geg KS/KT Kursverlust Falls Sie die Kursdiffernzen nicht nach Ursprung buchen möchten, die aktuelle Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird und Sie als "Gegenkonto Kursverlust" ein Erfolgskonto gewählt haben, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger definieren, der im Kreditorstamm bei der Neuerfassung eines Kreditors im entsprechenden Feld vorgeschlagen wird. Sie können mit der INFO - Taste eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger aus dem Stamm auswählen, bzw. nötigenfalls erfassen. Nur Inlandverkehr Mit dieser Checkbox bestimmen Sie dass eine erfasste Checklimitte nur im Inlandverkehr gelten soll. Mit Inlandverkehr sind alle Transaktionen gemeint welche von einer Firmenzahlstelle mit identischem Landcode wie die aktuelle Firma aus zu einer Zahlstelle mit ebenfalls identischem Landcode führen. Betragslimite Falls Sie hier einen Betrag erfassen, so wird bei Rechnungs- und Zahlungserfassungen eine Warnmeldung an den Benutzer generiert, sobald dieser Betrag überschritten wird. Hiermit kann erreicht werden, dass grosse Betragswerte jeweils bestätigt werden müssen. Wird dieses Feld leer gelassen (Betragswert = 0), so wird keine Meldung generiert.

7 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 6 Anzahl Perioden Hier wird Ihnen zur Information die aktuelle Anzahl Perioden der Firma angezeigt. Menu Parameter Mit dieser Menüleiste können verschiedene Konfigurationen eingestellt werden. Sammelverbuchung in Fibu Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist (Standardvorgabe), werden die Fakturen und Zahlungen nach Perioden, Konti und Kostenstellen gesammelt in die Finanzbuchhaltung gebucht. Dies führt zu einem übersichtlicheren Hauptbuch, da nur die Rekapitulationsbuchungen der Journale verbucht werden. Einzelverbuchung in Fibu Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, wird jede Faktur und Zahlung einzeln in die Finanzbuchhaltung gebucht. Steuer vereinbart Bei vereinbarter Steuerpflicht (Standartvorgabe) wird die Steuer beim Erfassen der Faktur ausgeschieden. Steuer vereinnahmt Bei vereinnahmter Steuerpflicht wird die Steuer beim Erfassen der Zahlung ausgeschieden. Bei dieser Abrechnungsform können Sie entscheiden, ob die Steuer nach Ursprung (Standardeinstellung) oder über ein spezielles Konto (siehe "Aufwandsteuerkonto") abgerechnet wird. Das Aufwandsteuerkonto muss jedoch in jedem Fall eingegeben werden, um Vorauszahlungen abrechnen zu können.

8 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 7 Steuerbefreit Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, bestimmen Sie, dass die Firma steuerbefreit arbeitet. Kreditorname bei RG in B-Text Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, wird beim Erfassen einer Rechnung der Name des Kreditors jeweils automatisch in der Buchungstext Zeile 1 vorgeschlagen. Kreditorname bei ZLG in B-Text Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, wird beim Erfassen einer Zahlung der Name des Kreditors jeweils automatisch in der Buchungstext Zeile 1 vorgeschlagen. mit Eingangsdatum Ist diese Option eingeschaltet, so können Sie beim Erfassen von Fakturen zusätzlich ein Eingangsdatum erfassen. Wird es erfasst, so bestimmt es den Beginn der Zahlungsfrist. Belegnummer Warnung Ist diese Option ausgewählt so erhalten Sie beim Versuch eine für diesen Kreditor bereits existierende Belegnummer zu erfassen ein Warnung. Beachten Sie dass die Warnung nur im Programm "Fakturen/Zahlungen erfassen" erfolgt. Beachten Sie weiter dass es nicht möglich ist zwei offene Posten mit identischer Nummer zu führen. D.h. falls bereits ein offener Beleg vorhanden ist erfolgt keine Warnung sondern eine Fehlermeldung. Skontotabelle pro Position Diese Option verändert die Art und Weise wie Skonti behandelt werden. Die Funktionen "Fakturen und Zahlungen erfassen" und "Zahlungsvorschlag" verhalten sich dann entsprechend. Ist diese Option eingeschaltet, so erstellt das System beim Erfassen der Zahlungskondition einer Faktur eine Tabelle welche pro vorhandene Zahlungskonditionstage eine Zeile enthält. Diese Tabelle enthält eine Kolonne mit den entsprechenden Tagen, den gewährten Skonti in % den gewährten Skonti in Basiswährung sowie dem entsprechenden Verfalldatum. Das Feld "Valutadatum" verhält sich dann so dass mit der Info-Taste bzw. durch Erfassen eines anderen Datums als dem vorgeschlagenen sich diese Tabelle öffnet und von Ihnen verändert werden kann. IBAN: Kosten Begünstigter Falls diese Option eingeschaltet ist, wird beim Erfassen einer Kreditorzahlstelle dees Typs IBAN, die Kostenteilungspotion so eingestellt dass die Überweisungskosten nicht wie sonst geteilt, sondern zu lasten des Begünstigten gehen. IBAN: Kosten übernehmen Falls diese Option eingeschaltet ist, wird beim Erfassen einer Kreditorzahlstelle dees Typs IBAN, die Kostenteilungspotion so eingestellt dass die Überweisungskosten nicht wie sonst geteilt, sondern übernommen werden. IBAN: Kosten teilen Falls diese Option eingeschaltet ist, wird beim Erfassen einer Kreditorzahlstelle dees Typs IBAN, die Kostenteilungspotion so eingestellt dass die Überweisungskosten zwischen den beiden Parteien zu gleichen Teilen geteilt werden. Interface: Z-Avis b. m. als 1 Falls Ihre Kreditorstammdaten aus einer externen Applikation stammen, können Sie hier bestimmen, ob bei neu eröffneten Kreditoren die Option "Zahlungsavis bei mehr als einem" aktiviert wird oder nicht. Dieses Menü ist nur aktiv, falls die aktuelle Firma im Firmenzusatz Manager die Applikation "IF" zugewiesen hat. Interface: Firmenzahlstelle Falls Ihre Kreditorstammdaten aus einer externen Applikation stammen und diese Applikation die Firmenzahlstelle nicht übermitteln kann, können Sie hier bestimmen, ob als "Firmenzahlstelle" das hier im Firmenzusatz verwendete Konto übernommen werden soll. Interface: Sammelkonto Falls Ihre Kreditorstammdaten aus einer externen Applikation stammen und diese Applikation das Sammelkonto nicht übermitteln kann, können Sie hier bestimmen, ob als "Sammelkonto" das hier im Firmenzusatz verwendete Konto übernommen werden soll.

9 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten Text Interface: Gegenkonto Falls Ihre Kreditorstammdaten aus einer externen Applikation stammen und diese Applikation das Gegenkonto nicht übermitteln kann, können Sie hier bestimmen, ob als "Gegenkonto" das hier im Firmenzusatz verwendete Konto übernommen werden soll. Interface: Geg Kto Skonto Falls Ihre Kreditorstammdaten aus einer externen Applikation stammen und diese Applikation das Gegenkonto für Skonto nicht übermitteln kann, können Sie hier bestimmen, ob als "Geg Kto Skonto" das hier im Firmenzusatz verwendete Konto übernommen werden soll, oder ob die Kreditoren mit "Skonto nach Ursprung" konfiguriert werden sollen. Interface: Geg Kto Ausgleich Falls Ihre Kreditorstammdaten aus einer externen Applikation stammen und diese Applikation das Gegenkonto für Ausgleiche nicht übermitteln kann, können Sie hier bestimmen, ob als "Geg Kto Ausgleich" das hier im Firmenzusatz verwendete Konto übernommen werden soll oder ob die Kreditoren mit "Ausgleich nach Ursprung" konfiguriert werden sollen. Interface: Geg Kto Kursdiff. Falls Ihre Kreditorstammdaten aus einer externen Applikation stammen und diese Applikation das Gegenkonto für Kursdifferenzen nicht übermitteln kann, können Sie hier bestimmen, ob als "Geg Kto Kursdiff." das hier im Firmenzusatz verwendete Konto übernommen werden soll, oder ob die Kreditoren mit "Ursprungskursanpassung" konfiguriert werden sollen. Interface: Steuercode Falls Ihre Kreditorstammdaten aus einer externen Applikation stammen und diese Applikation den Steuercode nicht übermitteln kann, können Sie hier bestimmen, ob als "Steuercode" der im Firmenzusatz definierte Code übernommen werden soll. Zusatztext Mit dieser Menüleiste starten Sie die Funktion "Zusatztext". Sie können in dieser Funktion freien Text hinterlegen. Mit diesem Arbeitsfenster können Sie Zusatztext erfassen, betrachten oder verändern.

10 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten Text Mit diesem Arbeitsfenster können Sie Zusatztext erfassen, betrachten oder verändern.

11 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten Kreditoren Auswahl Mit diesem Arbeitsfenster können Sie Kreditoren bzw. Kreditorenzusatzadressen auswählen, erfassen und ändern. Sie können die Anzeige nach Name oder Nummer sortieren und Kreditoren bzw. Zusatzadressen nach Name oder Nummer suchen. Falls Sie eine Zusatzadresse auswählen, wird automatisch der zugehörige Kreditor ausgewählt. Falls Sie auf einer Zusatzadresse 'ÄNDERN' wählen, gelangen Sie in den entsprechenden Kreditorstamm. Die Zusatzadresse können Sie dort mit der entsprechenden Funktion bearbeiten. Felder Aktive / Passive Kreditoren Entscheiden Sie hier, welche Kreditoren (aktive oder passive) angezeigt werden sollen. Kr-Nr Hier wird die Kreditornummer angezeigt. Zusatz 1 Hier wird die Zusatzzeile 1 des Kreditors bzw. der Kreditorenzusatzadresse angezeigt. Plz / Ort Hier wird die Postleitzahl und der Ort des Kreditors bzw. der Kreditorenzusatzadresse angezeigt. Adr-Nr Hier wird die Adressnummer des Kreditors bzw. der Kreditorenzusatzadresse angezeigt. Zusatzadresse In diesem Feld wird ein '*' dargestellt, wenn es sich bei der Adresse um eine Zusatzadresse handelt. Ist die Adresse keine Zusatzadresse, so bleibt dieses Feld leer. Name Hier wird der Name des Kreditors bzw. der Kreditorenzusatzadresse angezeigt. Strasse Hier wird die Strasse des Kreditors bzw. der Kreditorenzusatzadresse angezeigt.

12 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten Geg Kto Auftrag Aktivieren Sie diese Option wenn dieses Konto vom Firmenzusatz übernommen werden soll. Felder Kr-Nr Geben Sie hier die Nummer des Kreditors ein, den Sie suchen. Das System positioniert anschliessend den Lichtbalken so nahe wie möglich an diese Nummer. 1.6 Kreditorstamm Mit diesem Arbeitsfenster können Sie alle Stammdaten eines Kreditors erfassen bzw. verändern. Sie können über die Menüleiste "Adresse" die Adresse des Kreditors verändern, sowie die Codierungsmöglichkeiten der Adressverwaltung ausschöpfen. Falls die aktuelle Firma mit Finanzbuchhaltung geführt wird, können Sie Fibu-Konti auswählen bzw. falls nötig eröffnen. Über die Menüleiste "Aktuelle Werte" kann jederzeit ein Kontoauszug des Kreditors in allen aktuellen Jahren erstellt oder die Umsatzübersicht des Kreditors betrachtet werden.

13 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 12 Felder Saldi Mit diesem Aktionsmenü gelangen Sie in die Funktion "Kreditoren Saldi". Adresse Mit diesem Aktionsmenü können Sie die Adresse des Kreditors verändern und die vollen Codierungsmöglichkeiten der Adressverwaltung nutzen. Die Auswertungen der Kreditoren lassen eine Selektion nach diesen Codes zu. Damit sind beispielsweise vertreterorientierte Auswertungen oder die Zusammenfassung von Kreditoren in organisatorische Gruppen (z.b. Länder) möglich. Die Verbindung des Kreditors (Kreditornummer) mit der Adresse erfolgt durch die vordefinierte Adressreferenz "kreadr" (Siehe auch Adressverwaltung "Adressreferenzen" ). Kontoauszug Mit diesem Aktionsmenü gelangen Sie in die Funktion "Kreditoren Kontoauszug". Kreditor-Nr Hier können Sie beim Erfassen eines Kreditors dessen Nummer eintippen. Die Kreditornummer kann achtstellig sein, und darf nur einmal vorkommen. Name Hier wird der Name des Kreditors bzw. der Kreditorenzusatzadresse angezeigt. Passiv Wird ein Kreditor gelöscht, welcher bereits definitive Buchungen besitzt, so wird dieser auf den Status "passiv" gesetzt. So wird verhindert, dass auf diesem Kreditor weiterhin Rechnungen/Zahlungen erfasst werden können, aber trotzdem alte Buchungen eingesehen werden können.

14 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 13 Gültig ab Erfassen Sie hier das "gültig ab" Datum dieses Kreditors. Ab diesem Datum können für diesen Kreditoren Zahlungen und Rechnungen erfasst werden. Das "gültig ab" Datum beginnt jeweils am Anfang eines Geschäftsjahres. Wird kein Datum erfasst (Feld leer), so ist dieser Kreditor für alle Geschäftsjahre gültig. Valutadatum Hier können Sie bestimmen, ob für den Kreditor beim Buchen ein Valutadatum geführt werden soll. Die Zinsstaffelrechnung kann in diesem Fall nach Valutadatum auswerten. Andernfalls wird das Belegdatum zur Zinsberechnung verwendet. Steuernummer In diesem Feld können Sie die Steuernummer des Kreditors erfassen. Diese Nummer wird unter der vordefinierten Referenz "steunr" der Kreditorenadresse als Referenz zugewiesen. Durchschnittliche Zahlung / Tg Hier wird Ihnen angezeigt, nach wievielen Tagen der Debitor durchschnittlich offene Posten pro Jahr bezahlt. Beachtet wird jeweils die Zeit zwischen Fälligkeit der Faktura und letzter eingehender Zahlung pro Rechnung. Je kleiner die Anzahl Tage desto besser ist die Zahlungsmoral des Debitors. Kontoauszug -> Umsatz Diese Option steuert das verhalten des Kontoauszug Druckprogrammes. Bei Kreditoren mit dieser Option wird anstelle des normalen Kontoauszuges nur der Kreditorumsatz gedruck. Dieses Verhalten kann im Kontoauszugdruckprogramm jedoch wieder mit dessen Option "geraffte normal" wieder übersteuert werden. Zahlungsavis immer Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, wird generell für jede Zahlung an den Kreditor ein Zahlungsavis erstellt. Avis bei mehr als einem Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, wird bei einer Zahlung immer dann ein Zahlungsavis an den Kreditor erstellt, wenn mehr als ein Posten bezahlt wird. nur Check Ist diese Option gewählt, werden Zahlungen an diesen Kreditor grundsätzlich nur als Checks ausgeführt. Diese Option und die Option "kein Check" schliessen sich gegenseitig aus. D.h. es kann zum gleichen Zeitpunkt beim aktuellen Kreditor nur eine der beiden Optionen eingeschaltet werden. kein Check In der Funktion "Firmenzusatz Kreditoren" kann im Feld "Checklimitte" definiert werden dass Zahlungen welche diesen Betrag erreichen automatisch als Check ausgeführt werden sollen. Die Option "kein Check" schaltet diesen Automatismuss aber für den aktuellen Kreditor aus. Beachten Sie bitte dass sich diese Option und die Option "nur Check" gegenseitig ausschliessen. D.h. zur gleichen Zeit kann beim aktuellen Kreditor nur eine der beiden Optionen angewählt werden. Name der Firmenzahlstelle Hier wird der Name der Firmenzahlstelle angezeigt. Firmenzahlstelle Definieren Sie hier die Zahlstelle, mit der Sie üblicherweise den Kreditor bezahlen möchten. Sie können mit der 'INFO' - Taste eine Zahlstelle aus dem Firmenzahlstellenstamm des Manager auswählen, bzw. erfassen oder ändern. Zahlungssperre Hier können Sie bestimmen ob Zahlungen an den Kreditor ausgeführt werden können ('N'), generell KEINE Zahlungen ausgeführt werden können ('J') oder ob Belegweise ('B') ausgeführt werden können. Auto. Zahlungsvorschlag Hier können Sie bestimmen, ob der aktuelle Kreditor beim Erstellen des automatischen Zahlungsvorschlages berücksichtigt werden soll oder nicht. Skonto nach Ursprung Sie können hier definieren, ob Skonto nach Ursprung oder über ein "Gegenkonto Skonto" gebucht wird. Standardvorgabe ist 'N'.

15 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 14 Geg Kto Skonto. Falls Sie den Skontoabzug nicht nach Ursprung buchen möchten, müssen Sie hier das entsprechende Gegenkonto für den Skonto definieren. Falls die aktuelle Firma mit Finanzbuchhaltung arbeitet, können Sie ein Erfolgskonto aus dem Kontenplan auswählen bzw. nötigenfalls das Konto erfassen. Geg. KS/KT Skonto Falls Sie Skonto nicht nach Ursprung buchen möchten und die Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger für Skonto definieren. Sie können bei angeschlossener Betriebsbuchhaltung eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger mit der 'INFO'-Taste auswählen bzw. erfassen. Ausgleich nach Ursprung Mit 'J' definieren Sie, dass Ausgleiche nach Ursprung gebucht werden, 'N' bedeutet, dass über ein "Gegenkonto Ausgleich" gebucht wird. Standardvorgabe ist 'N'. Geg. Kto Ausgleich Sie können hier das Konto bestimmen, über das ein Ausgleich einer Faktur dieses Kreditors gebucht wird. Vorgeschlagen wird das im Kreditoren Firmenzusatz optionale entsprechende Konto. Sie können mit der INFO - Taste auch ein Konto aus dem Kontostamm auswählen oder nötigenfalls erfassen. Geg. KS/KT Ausgleich Sie können hier die Kostenstelle bestimmen, über die ein Ausgleich einer Faktur dieses Kreditors gebucht wird. Vorgeschlagen wird die/der im Kreditoren Firmenzusatz entsprechende Kostenstelle/Träger. Sie können mit der INFO - Taste auch eine/ein Kostenstelle/Träger aus dem Stamm auswählen oder erfassen. Sammelkonto Definieren Sie hier das Sammelkonto des Kreditors. Falls die Firma mit der Finanzbuchhaltung arbeitet, können Sie mit der 'INFO'-Taste ein Konto aus dem Kontoplan auswählen bzw. erfassen. Gegenkonto Definieren Sie hier das Gegenkonto des Kreditors. Falls die Firma mit der Finanzbuchhaltung arbeitet, können Sie mit der 'INFO'-Taste ein Konto aus dem Kontoplan auswählen bzw. nötigenfalls ein Konto erfassen. Gegen KS/KT Falls die Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger definieren. Sie können bei angeschlossener Betriebsbuchhaltung eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger mit der 'INFO'-Taste auswählen bzw. erfassen. Gegenkonto Auftrag Falls die aktuelle Firma mit Auftragsbearbeitung geführt wird, können Sie hier das für die Auftragsbearbeitung gültige Gegenkonto erfassen bzw. 'X' an denen Positionen erfassen wo das Konto mit der entsprechenden Nummer des Artikels gemischt werden soll. Gegen KS/KT Auftrag Falls die Firma mit Betriebsbuchhaltung und Auftragsbearbeitung geführt wird, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger für die Auftragsbearbeitung definieren. Diese Kostenstellennummer darf 'X' enthalten. Anstelle derer die entsprechenden Nummern aus dem aktuellen Artikel verwendet werden. Zahlungskondition Bestimmen Sie hier die generelle Zahlungskondition, die Ihnen der Kreditor gewährt. Dieser Code wird Ihnen beim Erfassen einer Faktur vorgeblendet und kann übertippt werden. Zahlungskondition Bezeichnung Hier wird die Bezeichnung der Zahlungskondition des Debitors angezeigt. Lieferkondition Bestimmen Sie hier die Lieferkondition. Sie können mit der "INFO-Taste" einen Code auswählen. Lieferkondition Bezeichnung Hier wird die Bezeichnung der Lieferkondition des Kreditors angezeigt.

16 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 15 Steuercode Falls die Firma nicht steuerbefreit ist, können Sie hier den Vorgabesteuercode des Debitors definieren. Sie können mit der "INFO-Taste" einen Code auswählen bzw. den Steuercodestamm bearbeiten. Bezeichnung Steuercode Hier wird die Bezeichnung des Steuercode angezeigt. Brutto/Nettobeträge bei Bestellungserfassung Diese Optionen sind lediglich für die Applikation Auftragswesen relevant. Legen Sie hier fest, ob es sich bei den Preisen einer Bestellung jeweils um Brutto- oder Nettopreise handelt. Netto/Brutto-Steuerung Definieren Sie hier, wie die Brutto/Netto-Steuerung gehandhabt werden soll. Ist diese Option aktiv, so erfolgt die Definierung der Betragsart "Brutto/Netto" direkt auf der Bestellung selbst, bzw. wird entsprechend der zugewiesenen Auftragsart vordefiniert. Deaktivieren Sie diese Option, wenn die Betragsart über den Kreditoren selbst gesteuert werden soll. Währung Falls die Firma Fremdwährungen führt, können Sie hier den Währungscode des Kreditors eingeben, bzw. mit der 'INFO'-Taste eine Währung auswählen. Standardvorgabe ist die Basiswährung (Code 0) der Firma. Bewertungsart Mit diesem Feld können Sie definieren, wie Kursdifferenzen bewertet werden. Sie können definieren, dass keine 'K', nur Kursverluste 'V', nur Kursgewinne 'G' oder beide 'B' bewertet werden. Vorgabewert ist 'B' für beide. Falls Sie 'K' für 'keine Bewertung' gewählt haben, wird der aktuelle Kreditor vom Programm "Automatische Kursdifferenzen" ignoriert. Unabhängig von der Bewertungsart wird beim Ausgleich eines

17 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 16 offenen Postens eine Kursdifferenz des Postens ausgeglichen. Ursprungskursanpassung Die Programme Fakturen / Zahlungen erfassen sowie der Zahlungsvorschlag können Kursdifferenzen nach Ursprung (Warenkonto) oder über ein von Ihnen im Kreditorenstamm (Feld "Geg Kto Kursdiff") definiertes Konto buchen. Um die Kursdifferenzen nach Ursprung zu buchen, müssen Sie in diesem Feld 'J' eingeben. Geg Kto Kursgewinn Falls Sie Kursdifferenzen nicht nach Ursprung ausführen möchten, müssen Sie hier ein Kursgewinnkonoto definieren. Falls die aktuelle Firma mit Finanzbuchhaltung arbeitet, können Sie ein Erfolgskonto aus dem Kontenplan auswählen bzw. nötigenfalls das Konto erfassen. Geg Kto Kursverlust Falls Sie Kursdifferenzen nicht nach Ursprung ausführen möchten, müssen Sie hier ein Kursverlustkonto definieren. Falls die aktuelle Firma mit Finanzbuchhaltung arbeitet, können Sie ein Erfolgskonto aus dem Kontenplan auswählen bzw. nötigenfalls das Konto erfassen. Währungskurzbezeichnung Hier wird die Fremdwährungskurzbeiechnung angezeigt. Geg. KS/KT Kursgewinn Falls die Firma Fremdwährungen führt und Sie Kursdifferenzen nicht nach Ursprung ausführen möchten und die Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger für die Kursgewinnanpassung definieren. Sie können bei angeschlossener Betriebsbuchhaltung eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger mit der 'INFO'-Taste auswählen bzw. erfassen. Geg. KS/KT Kursverlust Falls die Firma Fremdwährungen führt und Sie Kursdifferenzen nicht nach Ursprung ausführen möchten und die Firma mit Betriebsbuchhaltung geführt wird, können Sie hier die Gegenkostenstelle bzw. den Gegenkostenträger für die Kursverlustanpassung definieren. Sie können bei angeschlossener Betriebsbuchhaltung eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger mit der 'INFO'-Taste auswählen bzw. erfassen.

18 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 17

19 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 18 Zahlstellen Mit diesem Aktionsmenü gelangen Sie in die Kreditor Zahlstellenverwaltung. Jedem Kreditor können beliebig viele Zahlstellen zugewiesen werden. Die Kreditorzahlstelle definiert das Ziel der Zahlung, das beteiligte Konto sowie die Informationen, welche für die automatische Zahlungsabwicklung benötigt werden. Zahlstellen ID Hier werden die Zahlstellen ID's der Zahlstellen des Kreditors angezeigt. Adresse Hier werden die Adressen der Zahlstellen des Kreditors angezeigt. Konto Hier werden die Konti der Zahlstellen des Kreditors angezeigt.

20 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 19 Daueraufträge Mit diesem Funktionsmenü gelangen Sie in die Funktion "Daueraufträge". Dort können Sie die Daueraufträge des aktuellen Kreditors bearbeiten. Kreditornummer In diesem Feld wird die Kreditornummer des Kreditors angezeigt, für den der Dauerauftrag erfasst wurde. Gültig von Hier wird das 'von' Datum des Gültigkeitsbereiches des Dauerauftrages angezeigt. Gültig bis Hier wird das 'bis' Datum des Gültigkeitsbereiches des Dauerauftrages angezeigt. Ausgeführt bis Hier wird das 'bis' Datum angezeigt, bis zu welchem der Dauerauftrag berücksichtigt wurde. Dieses Feld ist leer, falls der Dauerauftrag noch nie in einen Verarbeitungsbereich gefallen ist. (Beleg) Tag Sie können einen Dauerauftrag abhängig vom Typ (Woche/Monat) per jeden beliebigen Tag ausführen lassen. Das System zeigt Ihnen hier für Daueraufträge des Typ's "Woche" den Wochentag (MO,DI,MI etc.) bzw. den Tag des Monats, per den der Auftrag jeweils ausgeführt werden soll. Pro Auftrag muss ein Tag definiert werden, der letztlich das Belegdatum der generierten Faktur bestimmt und abhängig von der Kontierung und dem Kreditor allfällig auch noch ein Tag für die Berechnung des Valutadatums. Buchungstext 1 Zur besseren Übersicht wird Ihnen hier der erste Buchungstext des Dauerauftrages angezeigt.

21 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 20 Währungskurzbezeichnung Falls der Dauerauftrag in Fremdwährung erfolgen soll, wird hier die Kurzbezeichnung der entsprechenden Währung angzeigt. Für Aufträge in Basiswährung ist dieses Feld leer. Betrag Hier wird der Betrag des Auftrages in der Währung des Kreditors angezeigt. Ausführen Diese Menüleiste startet die Funktion "Ausführen Dauerauftrag". Zusatzadressen Mit diesem Aktionsmenü gelangen Sie in die Verwaltung der Zusatzadressen. Sie können jedem Kreditor beliebig viele Adressen zuweisen. Die Verbindung der Kreditornummer mit der Zusatzadresse erfolgt mit der vordefinierten Adressreferenz "krezad". Lieferadressen Erfassen Sie hier Lieferadressen des Kreditors. Diese Adressen können in der UNIFINANZ Auftragsverarbeitung als Lieferziele verwendet werden. Fakturaadressen Erfassen Sie hier Fakturaadressen des Kreditors. Diese Adressen können in der UNIFINANZ Auftragsverarbeitung als Fakturaadressen verwendet werden. Menu Vorgabewerte Mit dieser Menüleiste können Sie bestimmen, ob die Felder während einer Eingabesitzung immer wieder initialisiert werden, oder ob die Werte des zuvor erfassten Kreditors beibehalten werden sollen. Dies ist bei der Einführung des Kreditorenpaketes hilfreich, da Sie nur jeweils die von Kreditor zu Kreditor abweichenden Felder eingeben müssen. Sie können zusätzlich bestimmen, ob der zusätzlich eingegebene Text auch erhalten bleiben soll oder nicht.

22 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 21 Nein (ohne Vorgabewerte) Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, bleiben beim Erfassen von Kreditoren KEINE Werte erhalten und die Felder werden bei jedem neuen Kreditor neu initialisiert (dies ist die Standardvorgabe). Ja (mit Vorgabewerte) Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, bleiben beim Erfassen von Kreditoren die Werte des zuvor erfassten Kreditors erhalten und die Felder müssen nur noch wo nötig übertippt werden. Text (Text kopieren) Falls dieses Aktionsmenü ausgewählt ist, bleibt beim Erfassen von Kreditoren der zuvor erfasste Zusatztext erhalten und kann wo nötig übertippt werden. 1.7 Auswahl Kreditorzahlstelle Mit diesem Arbeitsfenster können die Zahlstellen des einzelnen Kreditors verwaltet werden. Sie bestimmen somit im Detail, wohin eine Zahlung, die Sie vornehmen, überwiesen wird.

23 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 22 Felder Zahlstellen ID Hier werden die Zahlstellen ID's der Zahlstellen des Kreditors angezeigt. Konto Hier werden die Konti der Zahlstellen des Kreditors angezeigt. Adresse Hier werden die Adressen der Zahlstellen des Kreditors angezeigt. 1.8 Kreditorzahlstelle Dieses Arbeitsfenster lässt Sie eine Kreditorzahlstelle erfassen, im Detail betrachten oder verändern. Kreditorzahlstellen, die mit einer Zahlstelle des Typ's Bank, Post oder Post direkt verbunden werden, können mit den für VESR-Zahlungen nötigen Informationen ergänzt werden.

24 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 23 Felder Kein VESR Falls Sie für die Zahlung keinen VESR-Einzahlungsschein verwenden, können Sie hier eine entsprechende Zahlstelle erfassen. Dies entspricht der Standardvorgabe. Nur VESR Nur VESR 27 stellige Referenznummer Falls Sie dieses Menü ausgewählt haben, bestimmen Sie, dass es sich um eine VESR-Zahlstelle mit einer 27 Stellen langen Referenznummer handelt. 16 stellige Referenznummer Falls Sie dieses Menü ausgwählt ist, bestimmen Sie, dass es sich um eine VESR-Zahlstelle mit einer 16 Stellen langen Referenznummer handelt. 15 stellige Referenznummer Falls Sie dieses Menü ausgwählt ist, bestimmen Sie, dass es sich um eine VESR-Zahlstelle mit einer 15 Stellen langen Referenznummer handelt. Giro Falls Sie dieses Menü ausgewählt haben, bestimmen Sie, dass es sich um eine Giro-Zahlstelle handelt. Durch diese Definition können Sie die Giro Teilnehmernummer und optional die "VESR-Definiton" erfassen um den Kreditor (optional die Belegnummer) mit einem Optischen Belegleser automatisch zu erkennen. Beachten Sie bitte dass bei Giro Belegen KEINE Betragserkennung möglich ist. Teilnehmernummer Erfassen Sie hier für VESR-Zahlstellen die Teilnehmernummer der Zahlstelle. Beachten Sie bitte, dass VESR-Zahlungen sich immer auf eine einzelne Faktur beziehen müssen. Falls Sie also VESR-Fakturen mit Gutschriften verbinden, werden diese nur über die "normale" Kontoverbindung bezahlt. Die Teilnehmernummer wird auch dazu verwendet um bei Verwendung eines (unterstützten) OCR-B Leser's im Fakturen- Zahlungserfassungsprogramm den Kreditor direkt auszuwählen. Falls Sie ein nicht unterstütztes Beleglesegerät verwenden, können Sie die maximal 27 Stellige Referenznummer einlesen (die Eingabe muss dazu aber auf dem entsprechenden Feld stehen).

25 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 24 VESR - Typ Mit dieser Menüleiste bestimmen Sie den VESR - Typ (Anzahl Stellen der Teilnehmernummer bzw. kein VESR) einstellen. VESR-Definition In diesem Feld hinterlegen Sie den Aufbau der Referenzzeile. Aus dieser Referenzzeile kann einerseits die Rechnungsnummer gelesen werden. Um die Position der Rechnungsnummer innerhalb der Referenzzeile zu bestimmen, definieren Sie an der jeweiligen Stelle ein "R". (siehe Beispiel) Da die Teilnehmernummer von VESR-Zahlstellen mehrfach erfasst sein kann (dabei handelt es sich um die Teilnehmernummer der Bank des Kreditors), beinhaltet die Referenzzeile auch die Kundennummer des Kreditors aus Sicht der Bank. Wenn Sie diese Kundennummer innerhalb der Referenznummer erfassen, erkennt UNIFINANZ beim Einlesen einer Rechnung mit Belegleser eindeutig, um welchen Kreditor es sich handelt (Die Information, an welcher Stelle diese Nummer erfasst ist, erhalten Sie von der Bank des Kreditors). Ohne das Erfassen dieser Nummer werden alle Kreditoren mit der Teilnehmernummer des Einzahlungsscheins zur Auswahl angezeigt. (siehe Beispiel) Falls Sie Fakturen manuell erfassen (ohne Belegleser) bringt Ihnen die Definition der Referenzzeile keine Vorteile. Beispiel: Erfasste Kreditoren mit VESR-Zahlstellen Kreditor x, Teilnehmer-nr , VESR Definition 12345xxxxxxxRRRRRxxxxxxxxx Kreditor y, Teilnehmer-nr , VESR Definition 54321xxxxxxxRRRRRxxxxxxxxx Sie lesen mittels Belegleser einen Einzahlungsschein mit folgenden Informationen ein: Teilnehmernummer: Referenzzeile: Aufgrund der ersten fünf Stellen erkennt UNIFINANZ, dass es sich um Kreditor x handelt. Zudem wird als Beleg-/Rechnungsnummer (je nach Definition) die Nummer im Fakturenerfassungsprogramm eingesetzt. Zahlstellen ID Geben Sie hier die Zahlstellenidentifikation der Zahlstelle des Kreditors ein. Sie können einen Zahlstelle mit der 'INFO' Taste auswählen bzw. erfassen. Beachten Sie bitte, dass bei Zahlungen an ein Bankkonto einer Bank dieses Feld eine Clearingnummer enthalten muss. Bei Zahlungen an eine Zahlstelle des Typ's "Post" muss dieses Feld die entsprechende PC Nummer enthalten. Bei Zahlungen an Postcheckkonti, deren Inhaber der Kreditor selber ist, (Zahlstellen des Typ's "Post direkt") können Sie die PC Nummer im Feld "Konto" erfassen. Konto Falls Sie an eine Bank zahlen, müssen Sie in diesem Feld, unabhängig davon, ob dies über eine Postcheckzahlstelle oder eine Clearingzahlstelle läuft, die Bankkontonummer des Zahlungsempfängers erfassen. Bei Zahlungen an eine Zahlstelle des Typ's "Post direkt", erfassen Sie in diesem Feld die PC Nummer. Falls das Konto als "IBAN" Konto markiert ist, wird die Pruefsumme der erfassten Nummer nachgerechnet und eine Fehlermeldung ausgegeben falls diese nicht stimmt. Wird eine IBAN Kontonummer der Schweiz oder des Fürstentum Lichtensteins erfasst (CH oder LI am Anfang) wird die Clearingnummer der betroffenen Bank aus der IBAN Nummer immer dann extrahiert wenn eine neue oder andere IBAN Nummer eingegeben wird. Diese Clearingnummer wird dann als Zahlstellen-ID vorgeschlagen. Dies bedeutet auch dass es trotzdem möglich ist eine abweichende Zahlstellen-Id zu erfassen, da die Zahlstellen-IDs und die Clearingnummern nicht zwingend in immer übereinstimmen müssen. Es liegt also in Ihrer Verantwortung sicherzu stellen dass die mittels der Zahlstellen-ID gewählte Bank bei IBAN Konten mit der in der IBAN Kontonummer definierten Bank übereinstimmt. Kostenaufteilung: Kosten trägt Begünstigter Definieren Sie hier die Kostenaufteilung bei IBAN-Zahlungen. Ist diese Option aktiv, so werden die Kosten vom Zahlungs-Empfänger übernommen. Kostenaufteilung: Kosten übernehmen Definieren Sie hier die Kostenaufteilung bei IBAN-Zahlungen. Ist diese Option aktiv, so werden die Kosten vom Zahlungs-Auftragsgeber übernommen. Kostenaufteilung: Kosten teilen Definieren Sie hier die Kostenaufteilung bei IBAN-Zahlungen. Ist diese Option aktiv, so werden die Kosten

26 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 25 an beide Zahlungspartner zu gleichen Teilen aufgeteilt. IBAN Kostenaufteilung Falls Sie in IBAN Konto erfassen, können Sie hier festlegen wie die Kostenaufteilung bei Zahlungen an dieses Konto zu erfolgen hat. Zahlungsgrund Hier können Sie für alle Zahlungsarten ausser VESR-Zahlungen einen bis zu vierzeiligen Zahlungsgrund erfassen. Falls Sie auf der ersten Stelle der ersten Zeile ein '-' erfassen, wird die erste Zeile des Buchungstextes der Faktur, bei '*' die zweite Zeile des Buchungstextes der Faktur, bei '+' beide Buchungtextzeilen und bei "#" die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum als Zahlungsgrund übernommen. Endbegünstigter Falls Sie hier Text erfassen, wird dieser als Ersatz für die Kreditoradresse verwendet. Dadurch ist es möglich, statt des Kreditoren eine andere Person zu begünstigen (z.b.im Konkursfall das Konkursamt). Falls Sie in diesem Feld auf der ersten Stelle der ersten Zeile ein Minuszeichen ('-') erfassen, wird bei den Überweisungen nur die Kontonummer, aber keine Adresse weitergegeben. Bei Überweisungen auf Nummernkonti kann diese Option benutzt werden. IBAN oder Kontonummer Definieren Sie hier, ob es sich hier bei der erfassten Nummer um eine Kontonummer oder eine IBAN Nummer handelt. Bei IBAN muss der Zahlstelle zwangsläufig eine SWIFT / BIC Adresse hinterlegt werden. IBAN-Überweisungen innerhalb der Scheiz oder Lichtenstein benötigen immer eine Bank als Zahlstelle. IBAN-Zahlungen über die Post laufen über die Clearing-Nr. "9000" / SWIFT "POFICHBE" ab. Zahlungsinstruktion Falls Sie Fremdwährungszahlungen ab einer Schweizer Clearingbank buchen, besteht die Möglichkeit, im elektronischen Zahlungsverkehr (DTA) sogenannte "Zahlunsinstruktionen" zu übermitteln. Diese können hier erfasst werden. In allen anderen Fällen wird der Inhalt ignoriert.

27 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten Auswahl Daueraufträge Mit diesem Arbeitsfenster können (abhängig vom Aufruf) alle Daueraufträge, bzw die Daueraufträge eines Kreditors verwaltet werden. Sie können mit 'EINFÜGEN' einen neuen Dauerauftrag erfassen, mit 'ÄNDERN' ändern und mit 'LÖSCHEN' löschen. Felder Kreditornummer In diesem Feld wird die Kreditornummer des Kreditors angezeigt, für den der Dauerauftrag erfasst wurde. Gültig von Hier wird das 'von' Datum des Gültigkeitsbereiches des Dauerauftrages angezeigt. Gültig bis Hier wird das 'bis' Datum des Gültigkeitsbereiches des Dauerauftrages angezeigt. Ausgeführt bis Hier wird das 'bis' Datum angezeigt, bis zu welchem der Dauerauftrag berücksichtigt wurde. Dieses Feld ist leer, falls der Dauerauftrag noch nie in einen Verarbeitungsbereich gefallen ist. (Beleg) Tag Sie können einen Dauerauftrag abhängig vom Typ (Woche/Monat) per jeden beliebigen Tag ausführen lassen. Das System zeigt Ihnen hier für Daueraufträge des Typ's "Woche" den Wochentag (MO,DI,MI etc.) bzw. den Tag des Monats, per den der Auftrag jeweils ausgeführt werden soll. Pro Auftrag muss ein Tag definiert werden, der letztlich das Belegdatum der generierten Faktur bestimmt und abhängig von der Kontierung und dem Kreditor allfällig auch noch ein Tag für die Berechnung des Valutadatums. Buchungstext 1 Zur besseren Übersicht wird Ihnen hier der erste Buchungstext des Dauerauftrages angezeigt.

28 UNIFINANZ - Kreditorenbuchhaltung - Stammdaten 27 Währungskurzbezeichnung Falls der Dauerauftrag in Fremdwährung erfolgen soll, wird hier die Kurzbezeichnung der entsprechenden Währung angzeigt. Für Aufträge in Basiswährung ist dieses Feld leer. Betrag Hier wird der Betrag des Auftrages in der Währung des Kreditors angezeigt. Menu Selektion Mit diesem Funktionsmenü gelangen Sie zum Arbeitsfenster "Selektion Dauerauftrag". Dort kann ein Dauerauftrag nach seinem Gültigkeitsdatum "von" gesucht werden. Ausführen Diese Menüleiste startet die Funktion "Ausführen Dauerauftrag" Selektion Daueraufträge Mit diesem Arbeitsfenster können Sie Daueraufträge nach 'von' - Datum suchen (Aufruf aus Kreditorstamm) bzw. Daueraufträge nach Kreditor und 'von' - Datum suchen oder nur nach 'von' - Datum suchen (Direkter Aufruf). Die Selektion erfolgt gemäss gewählter Sortierung. Falls die Funktion "Daueraufträge" aus dem Kreditorenstamm aufgerufen wurde, entfällt die Eingabe des Kreditors und die Aufträge werden somit immer nach 'von' - Datum sortiert aufgelistet. Felder Kreditornummer Abhängig ob Sie die Funktion "Dauerauftrag" direkt aufgerufen haben, können Sie hier den Kreditor auswählen, nach dem Sie suchen bzw. bleibt der Kreditor festgelegt. Datum von Hier können Sie das 'von' - Datum des Dauerauftrages, nach dem Sie suchen, eintippen. Abhängig von der Sortierung und dem Aufruf der Funktion "Daueraufträge", erfolgt dann die Suche in allen Aufträgen bzw. in den Aufträgen des aktuellen Kreditors. Menu Sortierung Falls Sie die Funktion "Dauerauftrag" direkt gestartet haben können Sie wählen, ob Sie die Aufträge nach 'von' - Datum oder nach Kreditor und innerhalb des Kreditors nach 'von' - Datum sortieren möchten. Da beim Aufruf aus dem Kreditorsstamm sowiso nur die Aufträge des aktuellen Kreditors angezeigt werden, ist nur die Eingabe des 'von' - Datums möglich.